B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse

Transkript

1 CHEFGRUPPEN Ullasvej Rønne Tlf.: Fax: Referat, møde nr. 76. Chefgruppens møde den kl , mødelokale C, Ullasvej 23, Rønne Fraværende: Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) 2. Ansættelse af pensionerede tjenestemænd (B) v/ Marianne Westergaard og Torben Munch 3. Budgetproces 2013 (D) v/ Stine Hansen og Claus Stensgaard Jensen 4. Det videre projektsamarbejde med konsulentfirmaet Samfundsinvestor (B) v/ Henrik Eybye Nielsen 5. Genovervejelse af afslag om indkøb af tablets (D/B) v/jørgen Dreyer 6. Samling af administrationen (B) v/martin Petersen og Kenth Ferning 7. Gensidig orientering (O) 8. Evt. J.nr.: B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse

2 Side 2/9 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) Godkendt. 2. Ansættelse af pensionerede tjenestemænd (B) Resumé Ansættelse af pensionerede tjenestemænd sker med jævne mellemrum i BRK. Direktionen besluttede den 18. januar 2005, at Løn og Personale skal kontaktes med henblik på en vurdering af, hvilke ansættelsesvilkår ansøgeren skal tilbydes. Dette fremgår af ansættelsesguiden på Dragenettet. Der er behov for, at direktionen efter drøftelse i chefgruppen beslutter om dette fortsat skal gælde og om ansættelse af en pensioneret tjenestemand kan ske i direkte forlængelse af tjenestemandsansættelsens ophør. Løn- og ansættelsesvilkår for pensionerede tjenestemænd En tjenestemand kan oppebære pension på grundlag af alder, svagelighed eller diskretionær afskedigelse. Pensionerede tjenestemænd kan ansættes på individuel kontrakt, hvor de ikke er omfattet af overenskomsten på området. Dette gælder for eksempel på lærerområdet. En række overenskomster omfatter pensionerede tjenestemænd med undtagelse af bestemmelserne om pensionsindbetaling, for eksempel på HK-området. Når virksomheden ønsker at ansætte en pensioneret tjenestemand, skal Løn og Personale som tidligere nævnt kontaktes med henblik på en vurdering af, hvilke løn- og ansættelsesvilkår ansøgeren skal tilbydes for at sikre en vis ensartethed. Løn- og ansættelsesvilkårene tilbydes ud fra en konkret og individuel vurdering, idet der tages højde for, om tjenestemanden har en ganske lav pension på grund af en tidlig pensionering eller om tjenestemanden har optjent fuld alderspension. KL har meldt følgende ud vedrørende lærerområdet: KL s råd til kommuner, der ønsker at ansætte tjenestemandspensionister, er, at de individuelle lønvilkår tager udgangspunkt i princippet om forskelsløn, dvs. differencen mellem den alderspension, som tjenestemandspensionisten oppebærer, og lønnen for stillingen. Hensynet er en ligestilling i vilkår mellem ikke-pensionister og pensionister, herunder at der ikke skal kunne spekuleres i, at det bedre kan svare sig at arbejde som pensionist. Heri ligger også et hensyn til samfundsøkonomisk ansvarlighed. Da denne tilgang ikke kan anvendes for pensionerede tjenestemænd, der er omfattet af en overenskomst, finder Løn og Personale det hensigtsmæssigt, at pensionerede tjenestemænd med en høj alderspension som udgangspunkt aflønnes på grundløn samt eventuelle overenskomstbestemte anciennitetsbestemte tillæg, ligesom der ikke sker pensionsindbetaling. Individuelle løntillæg herudover ydes alene efter en konkret og individuel vurdering, der foretages i samarbejde med Løn og Personale.

3 Side 3/9 Dette bør praktiseres for såvel pensionerede tjenestemænd, der er omfattet af en overenskomst som dem, der ansættes på individuel kontrakt, da de således bliver stillet lige. Fortsættelse i stilling efter pensioneringstidspunktet Efter Løn og Personales opfattelse skal det som udgangspunkt ikke være muligt at overgå direkte fra en ansættelse som tjenestemand til en ansættelse på individuel kontrakt med sideløbende pensionsudbetaling, da det kan medføre spekulation. Nedenstående eksempel er fra virkelighedens verden i BRK og viser størrelsen af den indtægt en pensioneret tjenestemand oppebærer efter direkte overgang til en stilling i samme virksomhed på pensioneringstidspunktet. Stillingen er tidsbegrænset i 9 måneder. Eksempel Årlig tjenestemandspension: kr. Løn (16,5 timer/37 timer): kr. I alt: kr. Til sammenligning oppebar tjenestemanden en årsløn på kr. i sin hidtidige stilling på 37 timer. Løn og Personale indstiller, at: 1. Ansættelse af pensionerede tjenestemænd sker på følgende løn- og ansættelsesvilkår: Pensionerede tjenestemænd ansættes i henhold til individuel aftale, hvor en ansættelse efter overenskomst ikke er mulig. Aflønning sker som udgangspunkt på grundløn svarende til stillingens art samt eventuelle overenskomstbestemte anciennitetsbestemte tillæg og uden pensionsindbetaling. Individuelle funktions- og kvalifikationstillæg herudover ydes alene efter en konkret og individuel vurdering, der foretages i samarbejde med Løn og Personale. 2. Direkte fortsættelse i en månedslønnet stilling efter overgang til tjenestemandspension er ikke mulig med mindre personalechefen forinden har givet dispensation. Afbrydelsen skal minimum være af 3 måneders varighed. Chefgruppen besluttede, at når spørgsmålet om en eventuel ansættelse af en pensioneret tjenestemand er aktuelt, kontaktes Løn og Personale, hvorefter de i indstillingen opstillede retningslinjer følges. 3. Budgetproces 2013 (D) Resumé Oplæg til mål på Økonomi- og Erhvervsudvalgets områder, herunder mål af tværgående karakter.

4 Side 4/9 Jf. budgetvejledningen skal udvalgene komme med oplæg til mål for 2013 for alle politikområder som en del af deres budgetbidrag. Dette gælder også for de politikområder, som Økonomi- og Erhvervsudvalget er ansvarlig for: 0 Økonomi, strategi og styreform 11 Erhverv og samfund 12 Organisation, personale og politikere 13 Informationsteknologi 14 Fællesadministration, herunder de fire stabe og to områdesekretariater samt Borgerservice (del af Borgercentret) Chefgruppens medlemmer bedes til mødet have overvejet relevante ØKEmål for 2013, herunder mål af tværgående karakter. Et samlet oplæg fra Chefgruppen kan herefter drøftes med Økonomi- og Erhvervsudvalget på dialogmøderne den 19. april. I overvejelserne om relevante mål for 2013 kan indgå: 2012-mål, som ønskes videreført til 2013, evt. med tilpasning i forhold til udviklingen på området mål som udløber af arbejdet med de udvalgte områder fra budgetseminar 1 nye mål for at sikre, at der opstilles mål for alle politikområder budgetforligsemner fra 2012, som er under fortsat implementering i 2013 og som dermed kan opstilles som mål ØA indstiller, at der tages en fælles mål-drøftelse af chefgruppens oplæg til ØKE-mål for 2013 forud for dialogmøderne med Økonomi- og Erhvervsudvalget den 19. april. Chefgruppen drøftede mål-opstillelsen samt emner til eventuelle tværgående mål. Budgetvejledningen indeholder information, om hvordan målene skal formuleres. Formuleringen skal være så tilpas konkret, at målene også kan tænkes ind i lederaftalerne. Emnet vil blive behandlet af chefgruppen igen den Det videre projektsamarbejde med konsulentfirmaet Samfundsinvestor (B) Resumé Chefgruppen drøftede på et tidligere møde de muligheder, som et samarbejde med konsulentfirmaet Samfundsinvestor kunne genere i

5 Side 5/9 projektsammenhæng. Samfundsinvestor har nu konkretiseret fire projektønsker i BRK og angivet, hvordan de i samarbejde med både interne og eksterne aktører kan gennemføre og finansiere disse projektønsker. RU har indsamlet projektønsker fra chefgruppens medlemmer med henblik på et kvalificeret bud fra Samfundsinvestor, om disse projekter er realiserbare og efterfølgende kan finansieres. Der er fremsendt fire projektforslag til Samfundsinvestor : 1. Tværkommunalt/offentligt-privat løncenter på Bornholm 2. Skovhjælper projektet på Klippely 3. Christianshøj projektet for udviklingshæmmede og 4. Virtuel markedsplads for bl.a. studerende og virksomheder på Bornholm. Konsulentfirmaet havde møde med projektejerne, kommunaldirektøren, RU og BRK s fundraiser på Bornholm den 13. marts 2010 og havde forinden fremsendt deres bud på en mulig realisering af disse fire projektforslag. Denne oversigt er vedhæftet som bilag. På mødet med Samfundsinvestor var der en åben og konstruktiv dialog om de fire projektforlag og der blev drøftet både problemer, muligheder og barrier for disses mulige gennemførelse. I det vedhæftede bilag, hvortil der henvises, er alle fire projekter(dog er projekt 2+3 ovenfor behandlet som èt projekt) gennemgået ud fra: #Problemstilling #Løsning #Leveranceplan #Organisationsmodel Den finansieringsmodel vi har fået forlagt er, at konsulentfirmaet tager et honorar på kr. pr projekt samt en mindre procentdel af de evt. fondsmidler de måtte hjemtage til projektet. Såfremt projektet ikke er realiserbart, betales honoraret på de kr. tilbage. På mødet vil projektejerne uddybe deres projekter og mulige forsatte samarbejde med Samfundsinvestor. Bilag Oversigt fra Samfundsinvestor

6 Side 6/9 RU indstiller, at der arbejdes videre med de fire projektforslag, og at sagen forinden sendes videre til ØKE for politisk stillingtagen. Økonomi- og Erhvervsudvalget vil blive forelagt principperne for samarbejdet med den eksterne aktør. Dagsordenspunktet skal forelægges chefgruppen inden ØKEs behandling. Derudover blev indstillingen godkendt. 5. Genovervejelse af afslag om indkøb af tablets (D/B) BRKs chefgruppe har i 2011 besluttet, at der indtil videre ikke kan indkøbes og anvendes tablets. Baggrunden for denne beslutning var og er fortsat, at der endnu ikke kan etableres et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau i brugen af tablets, når de har adgang til kommunens net. Bornholms Biblioteker ansøgte for nogle uger siden om tilladelse til indkøb af et antal tablets. De pågældende tablets skal alene anvendes til uddannelse af borgere og skal IKKE have adgang til det kommunale netværk. Der er således ikke nogen formel anledning til at afvise indkøbet af tablets. Yderligere kan det oplyses: biblioteket afholder regelmæssigt smartphone-kurser, som led i et landsdækkende samarbejdsprojekt biblioteket afholder regelmæssigt kurser i brug af bibliotekets nettjenester, både disses brug gennem pc og via smartphones bibliotekets brugere anvender i stigende omfang tablets til at tilgå bibliotekets forskellige netservices, som fx ereolen.dk (downlån af e-bøger), og BibZoom (streaming af musik) både fra eget hjem og fra bibliotekets trådløse netværk Samlet er det en del af bibliotekets opgave, at varetage undervisning i brugen af de nutidige hjælpemidler, der gør det muligt for brugerne at drage nytte af bøger, musik mv., som kommunen stiller til rådighed Behovet opfyldes i dag ved at der tages kontakt til andre biblioteker der vil ikke blive tale om belastning af kommunens it-afdeling da de ikke skal kobles op til kommunens net Når Digitaliseringsstyrelsen i løbet af 2012 finder en løsning, så tablets (og smartphones) kan anvendes sammen med NemID vil der komme et uafviseligt behov for at biblioteket kan vejlede publikum på sine NemID-kurser, når de møder op med en tablet i stedet for en bærbar

7 Side 7/9 Områdechefen for Teknik & Forsyning indstiller, at beslutningen genoptages til drøftelse og ændring. Chefgruppen drøftede problematikken; It-afdelingen afventer afslutningen af det igangværende projekt på skoleområdet og kan først da understøtte den bredere brug af I-pads i BRK. Chefgruppen besluttede, at Bornholms Bibliotek bliver en del af skoleprojektet med de krav, der ligger deri om test og tilbagemeldinger. 6. Samling af administrationen (B) Resumé Godkendelse af procesplaner for projekterne Ny Organisation og Bornholms Rådhus. Chefgruppen besluttede på møde den 24. januar 2012 en ny organisering af projektet for samling af administrationen. Det indebærer udarbejdelse af en procesplan for projekt Ny Organisation og en procesplan for projekt Bornholms Rådhus. Procesplanerne indeholder udgangspunktet for formulering af vision, organisering af arbejdet og en tidsplan. Af procesplan for Ny Organisation følger: - rammerne for arbejdet med vision fastlægges med udgangspunkt i KB s visioner o Et godt og aktivt liv for alle o Bornholm som videnssamfund o Grøn bæredygtig ø o Økonomisk bæredygtig ø Visioner fra drejebogen o Vi skal tilbyde den bedste borgerservice. o En effektiv og professionel administration. o Trivsel og arbejdsmiljø. o Administrationen der arbejder på tværs. Den brændende platform - hvilke udfordringer skal den nye organisation være et middel til at løse Herudover skal diskuteres rammerne for arbejdet med punkterne: 1. Politik og administration Politisk styreform og de fremtidige politikerroller hvordan skal arbejdsdelingen mellem politikere og administrationen være og hvilke krav stiller det til den administrative opbygning? 2. Borgeren i centrum og sikker myndighedsdrift

8 Side 8/9 Et centralt element siden reformen er øget fokus på borgeren, herunder pejlemærket om "én indgang til den offentlige sektor". Men hvilke krav stiller det konkret til den administrative opbygning? Og hvordan organiserer vi den rette balance mellem serviceydelser og myndighedsopgaver? 3. Centralisering og decentralisering Langt de fleste har decentralisering som et organisatorisk mål. Hvilke konkrete frihedsgrader skal de decentrale enheder have, og hvordan opbygges organisationen så der sikres de fornødne muligheder for udvikling, ledelse og styring? 4. Styreform og organisationsmodel Styreform og organisationsmodel bør hænge sammen. Traditionelle hierarkiske forvaltningsmodeller harmonerer dårligt med en udbredt form for kontraktstyring. 5. Geografisk spredning og én kommune Et vilkår for den kommunale administration har været en geografisk spredning i de tidligere rådhuse. En lille del af dette fastholdes. Så hvilke krav til organisationsmodellen stiller en sådan fysisk adskillelse, og hvordan kan helhedstænkningen i den nye samlede organisation tænkes ind i den nye organisationsmodel? 6. Effektivitet og virksomhedsdannelse Faglig, økonomisk og personalemæssig bæredygtighed vil få betydning for, hvordan for eksempel de decentrale enheder videreudvikles. Hvordan udvikler vi fortsat virksomhederne (via målog rammebudgetter, samt lederaftaler) med vægt på balance mellem centralisering og decentralisering, og sikring af den fornødne bæredygtighed? Og hvordan undgår vi, at bæredygtighed alene ender i et spørgsmål om centralisering, eller i opbygning af for mange ledelseslag? 7. Udviklingskraft og sikker drift Kravene til større udviklingskraft skal håndteres samtidig med forventninger til driftssikker myndighedsudøvelse, større fokus på dokumentation og effektiv udnyttelse af ressourcerne. Men hvordan tegner vi en organisation, der på samme tid har fokus på udvikling og sikker drift? Ovenstående vil blandt andet tage udgangspunkt i: De typiske organisationsmodeller Udvalgsstyre Betjening af udvalg Stabenes virke centralt og decentralt Organisationen set i forhold til centralisering og decentralisering generelt. Som nævn ovenfor er bæredygtighed ikke bare et spørgsmål

9 Side 9/9 om centralisering, ligesom det heller ikke er et mål i sig selv. Det vil skulle vurderes i forhold til opgaver og funktioner. Helhed, strategi og tværgående Politikere, direktion og chefgruppe (herunder snitfladerne mellem ledelsesniveauer, ressourcerne til planlægning og udvikling i forbindelse med direktørernes virke) Samt også emner som digitalisering, kommunikation etc. Kommunaldirektøren indstiller ovenstående til drøftelse. Chefgruppen vil hvert møde følge op på arbejdet, der med udgangspunkt i ovenstående iværksættes. Udkast til tids- og handleplan i forb. m. samling af administrationen blev godkendt. Chefgruppen drøftede forslag til vision for den ny organisation. Udkastet er udarbejdet ud fra ideen om at forælle den gode historie om BRK, og formen er valgt med henblik på at få folk til at reagere. Visionen skal virkeliggøres ved en efterfølgende proces, der skal beskrives nærmere. Resultatet af chefgruppens drøftelser skal indarbejdes i det foreliggende udkast, inden visionen forelægges ad hoc MED-udvalget og ØKE. Derudover drøftede chefgruppen status for arbejdet med den ny organisation. 7. Gensidig orientering (O) Intet. 8. Evt. Intet.