Lønsumsstyring. Doknr /13

Transkript

1 Lønsumsstyring Doknr /13

2 Økonomisk decentralisering Principper og vilkår for aftalestyring Ønske om ansvar og øget fokus på målstyring. Mere info: HTKalle/Ledercockpit/Styringsredskaber/ samt i Principper for økonomistyring (PØS) punkt 3.1 Generelle principper for lønsumsstyring Overholdelse af lønsum med sikring af personalepolitik og den økonomiske styring Mere info: Principper for økonomistyring (PØS) punkt 3.2

3 Definitioner Normeringsstyring Lederen har ansvaret for overholdelse af en fastsat personalenormering. Eksempel Lederen af en daginstitution har ansvaret for at overholde en normering på 8,5 stilling - uden en præcis binding på kronebudgettet for lønnen.

4 Definitioner Lønsumsstyring Lederen har ansvaret for overholdelse af lønbudgettet udtrykt i kroner. Lederen har kompetencen til at disponere over lønsummen ved lønforhandling og ved ansættelser. Eksempel Lederen af en daginstitution har ansvaret for at overholde en lønsum på 2,2 mio. kr. - uden en præcis binding på normeringen.

5 Hvorfor lønsumsstyring? Formål At øge effektiviteten ved at øge frihedsgraderne for institutioner og afdelinger. Det sker ud fra den betragtning, at den decentrale leder er den bedste til at træffe de optimale beslutninger for den enkelte institution, og derved opnå den mest optimale udnyttelse af lønsummerne. Udmønte formålene med Ny Løn.

6 Hensigt Sikkerhed for den samlede lønudgift. Bedre styring og øget fokus på kommunens værdier.

7 Principperne i Høje-Taastrup Kommune Overordnet princip: De gældende politiske serviceniveauer, aftaler, lovgivning mv. skal til enhver tid overholdes. a) Løndele, der indgår. b) Afgrænsning af personalegruppen /lønbudgettet. c) Beregning af lønsummen ved opstart. d) Regulering af lønsummen. e) Puljer og lignende. f) Overførsel mellem løn og øvrig drift.

8 a)løndele, der indgår i lønsummerne Grundløn. Funktions-, kvalifikations- og resultatløn. Arbejds- og arbejdstidsbestemte tillæg. Vikarudgifter, herunder barsel. Dagpengerefusioner mv. Over- og merarbejdsbetaling. Feriefridage, pensionsbidrag (overenskomstansatte og tjenestemænd/reglementsansatte), ATP-bidrag og særlig feriegodtgørelse. AKUT-bidrag (et øre-beløb pr. ATP-pligtig arbejdstime) til Amtskommunernes (nu Danske Regioner) og Kommunernes Fond for Uddannelse af Tillidsrepræsentanter

9 VEU-bidrag (Voksen erhvervsuddannelsesstøtte). AUB-bidrag (Arbejdsgivernes uddannelsesbidrag). Fratrædelsesgodtgørelse og feriepenge for fratrådte medarbejdere.

10 b) Afgrænsning af personalegruppe/lønbudget Bestemmes af det ledelsesmæssige ansvar for den budgetansvarlige. Lederløn for den budgetansvarlige indgår ikke. c) Beregning af lønsummen Beregnet ud fra en gennemsnitsløn for hver enkel stillingskategori og for hvert lederniveau. Ressourcetildelingsmodeller anvendes som beregningsgrundlag Gennemsnitsbaseret lønsum har dette formål: Undgå at fastholde tilfældige forskelle i anciennitet. Sikre lige muligheder for alle institutioner.

11 d) Regulering af lønsummen Årlige reguleringer af alle lønsummer med den af KL udmeldte generelle fremskrivningsfaktor (pris og lønfremskrivning). Promillepuljen 1 %o til løn + 1 %o til IT e) Puljer og lignende Barselsudligningsordningen. Tjenestemandspensioner (ligger centralt).

12 f) Overførsel mellem løn og øvrig drift Fuld overførselsadgang mellem løn og øvrige driftsmidler (med mindre direkte bindinger)

13 Styring i dagligdagen Hvilke værktøjer er der til rådighed til at styre lønsummen? Lønsumsstyring Quick Lønsumsstyring Udvidet hjul

14

15 Et eksempel på Quick Eksempel vises

16 Eksempel på udvidet: Hjulet Eksempel vises

17 Løbende opfølgning Hyppighed er afhængig af afdelingens størrelse minimum 4 gange. Kurser

18 Formål Ledelseskontrol At der via ledelseskontrol sikres, at kommunens midler bliver brugt i overensstemmelse med byrådets beslutninger og i øvrigt på en forsvarlig måde. At den enkle budgetansvarlige leder via (stikprøve)kontrol og/eller fastlagte forretningsgange skaber sikkerhed for, at de formelle krav, der gælder på pågældendes område (lovgivning m.v.) efterleves, samt minimere risiko for svig og svindel. doknr /13

19 Ledelseskontrol Ledelseskontrol via Prisme Gennemgang af finansposteringer Lønkontrol af personalelister (lønudbetaling) Stikprøvekontrol Personaleweb eller Tjenestetid Ledelsestilsynet via HTK LIS Dialogbaseret Regnskabsresultat forventet forbrug for budgetår doknr.

20 doknr. PØS Principper for økonomistyring (PØS) er et nyt moderne beskrevet regelsæt, som tager udgangspunkt i ØIMs regler om budget- og regnskabsvæsen samt styrelseslovens 42. I hverdagen handler det for dig om: Sund fornuft, og at finde det rigtige snit, mellem styring, ansvar, kvalitet og kontrol. God økonomisk styring sammenkoblet med risikostyring er sund fornuft, og minimerer i sidste ende, dine ressourcer til interne kontroller og ledelseskontrol. En pligt for dig som leder uanset niveau, og en del af dit ledelsesansvar. Sund fornuft fordi det skaber det nødvendige overblik på dit område. Kender I til kommunens PØS og har I læst PØS?

21 Hvor finder jeg PØS? doknr.

22 PØS detaljerede principper doknr.

23 Hvorfor PØS? Dels et lovkrav og fordi vi vil Fastholde og yderligere fremme en omkostningsbevidst kultur Give dig det nødvendige overblik til styring af din økonomi Skabe sammenhæng mellem dine mål og midler Skabe sammenhæng mellem dit ledelsesansvar og budgetansvar Sikre en effektiv og korrekt administration af din økonomi, hvor du tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko. doknr.

24 Gruppeopgave 1. Må jeg udbetale gratiale til mig selv for min fantastiske indsats? 2. Må jeg købe en gave til min mor med institutionens dankort og selv betale senere? 3. Er konteringen med eller uden moms ligegyldig, bare der sker bogføring? 4. Cafeén afleverer dagens indtægter i en kuvert som jeg opbevarer i pengeskabet inden aflevering til banken er det ok? 5. Må en faktura på kr. deles op i to betalinger på kr.? 6. Må jeg bestille mad til julefrokosten fra Julemad ApS ejet af min søster? doknr.

25 Overordnede pointer Få styr på interne kontroller og ledelseskontrol Udpluk af indhold i en aktiv ledelseskontrol Dialogbaseret budgetopfølgning Ledelseskontrol i Prisme Ledelsesinformation (afrapportering) af udført tilsyn/kontrol Ager på problemstilling i stedet for brandslukning Tag initiativ til fejlretning af fundne problemstillinger (vidensdeling) Udarbejd en lokal tilsynshandleplan doknr.

26 PØS Spørgsmål? Yderste konsekvens ved manglende efterlevelse af PØS: - Oftest vil der være tale om en tjenstlig samtale - Alvorlige overskridelser kan medføre politianmeldelse NB! Så er du i tvivl omkring reglerne i kommunen, må du hellere spørge èn gang for meget end slet ikke, så kontakt altid ØDC, hvis du er i tvivl eller har spørgsmål til PØS! doknr.

27 Retningslinjer for indkøb og udbudsstrategi Niels Tiedemann, ØDC

28 ØDC Indkøbsteamet Digitaliserings- og indkøbsenhed (pt. ledig) Indkøbsteamet Jan Hansen Rasmus Krighaar Niels Tiedemann

29 Jeres udbytte Inspiration til God ledelse baseret på Overblik over indkøb Viden om roller og ansvar

30 Ordbog Indkøb: HTK s anskaffelse af varer og tjenesteydelser til brug for driften Rammeaftale: Kontrakt indgået efter udbud om levering af varer og tjenesteydelser efter løbende bestilling (alle vilkår fastsat undtagen mængde) eller mini-udbud Konkurrenceudsættelse: HTK skaber konkurrence mellem flere interesserede virksomheder om tildeling af en kontrakt f.eks. ved udbud eller tilbudsindhentning Tilbudsindhentning: HTK indhenter tilbud fra en eller flere virksomheder, som HTK efter eget valg retter henvendelse til Udbud: Fremgangsmåde ved indgåelse af en kontrakt med konkurrence EU-udbud: Fremgangsmåde ved indgåelse af offentlig kontrakt med konkurrence efter EU-regler Annoncering: National fremgangsmåde ved indgåelse af en kontrakt med konkurrence og annoncering i Udbud.dk Licitation: Fremgangsmåde ved konkurrenceudsættelse af bygge- og anlægsarbejde Udlicitering/outsourcing: HTK indgår aftale med en privat virksomhed om udførelse af opgave, som HTK hidtil selv har varetaget internt (Byrådet beslutter) Kontrolbud: HTKs interne kalkulation af pris for fortsat intern opgavevaretagelse ved konkurrenceudsættelse af opgave, som HTK hidtil selv har varetaget internt

31 Overblik 1 Udbudsstrategi Byrådets beslutning om opgavevaretagelse internt eller eksternt Udbudsregler Lovregler om fremgangsmåden ved indgåelse af offentlige kontrakter Indkøbsretningslinjer Interne regler om fremgangsmåden ved indkøb

32 Udbudsreglerne EUF traktaten Overblik 2 EU s udbudsdirektiv ( EU-udbud ) Tilbudsloven ( Annoncering ) Lov om håndhævelse af udbudsreglerne Kontraktgenstand og kontraktværdi bestemmer Hvilke udbudsregler (EU eller nationale regler) Tilladte fremgangsmåder Offentliggørelse (EU-Tidende, Udbud.dk eller hjemmeside) Udbudsform (Offentligt udbud, begrænset udbud eller udbud med forhandling)

33 Overblik 3 Udbud i en nøddeskal Procedureregler med krav om Offentliggørelse Ligebehandling Gennemsigtighed EU-udbud: Detaljerede regler Annoncering: Få, enkle regler

34 Overblik 4 Interne retningslinjer for indkøb (Nye retningslinjer forventes vedtaget af Økonomiudvalget i efteråret 2014) Interne forretningsgange skal sikre indkøb på økonomisk forsvarlig måde overholdelse af udbudsreglerne varetagelse af hensyn til miljø og samfundsansvar som ønsket af Byrådet

35 Overblik 5 Interne retningslinjer for indkøb Udnyttelse af stordriftsfordele ved koordineret indkøb på tværs af kommunen Pligt til brug af rammeaftaler (standardindkøb) Egne SKI, Statens Indkøb Indkøbsfællesskab (VIF)

36 Standardindkøb Indkøb i praksis Indkøb ved brug af bestående rammeaftale Individuelle indkøb Behov/krav Kontraktvilkår Fremgangsmåde

37 Indkøb i praksis (individuelle indkøb) Kontraktværdi under kr. Ingen regler om fremgangsmåden. Direkte henvendelse til leverandør efter frit valg. Når kontraktværdien er over kr., gælder der regler om fremgangsmåde for indkøbet. For varer og tjenesteydelser fremgår fremgangsmåden af tabellen nedenfor. Kontraktværdi (kr.) Fremgangsmåde Tilbudsindhentning Annoncering og derover EU-udbud Der gælder særlige regler om de såkaldte bilag II B-tjenesteydelser (sundhed, sociale ydelser mv.)

38 Gennemsigtighed i indkøb Indkøbsprognose og indkøbsrapport Forskudsregistrering og selvangivelse Indkøbsanalyser big data analyser

39 Roller Alle indkøb foretages af den enhed, som er ansvarlig for indkøbet (rådighed over budgetpost) Viden om kontraktgenstand (behov og krav) Praktisk gennemførelse (fremgangsmåde) Rådfører sig med Indkøbsteamet om fremgangsmåden Varemodtagelse og fakturakontrol Betaling Reklamation Indkøbsteamet Viden om proces (udbudsret, kontrakter) Udbudsretlige vurderinger Rådgivning og konsulentbistand Praktisk initiativ til rammeaftaler Effektivisering og optimering Prisme Indkøb Vejledninger ( Drejebog for indkøb )

40 Ansvar Den enkelte enhed er selv ansvarlig for indkøb i overensstemmelse med indkøbsretningslinjerne Overholdelse af indkøbsretningslinjerne er et linjeansvar

41 Nethindebillede Hver enhed gennemfører selv sine indkøb Standardindkøb (Prisme Indkøb) Individuelle indkøb (egen fremgangsmåde) Overholdelse af indkøbsretningslinjerne er et linjeansvar Indkøbsteamet er klar til at rådgive, vejlede og bistå om alle aspekter af indkøb