Underskriftsregler. Frederikshavn Forsyning A/S. og datterselskaber

Transkript

1 Underskriftsregler Frederikshavn Forsyning A/S og datterselskaber September 2011

2 Indhold 1. Indledning Selskabskonstruktion Tegningsret Fuldmagt Dispositioner udover sædvanlige drifts- og vedligeholdelsesopgaver Dispositioner der forventes at forpligte for over kr Dispositioner der forventes at forpligte for under kr Bank Online Banking Udbetaling af kundetilgodehavender fra afregningssystemet Udstedelse af checks Godkendelse af fakturaer Godkender/anvise (Godkender 2 bilag 1) Direktionen Chefgruppen Brug af VisaDankort Bestiller/attestation (Godkender 1 bilag 2) Bilagsflow Personale Ansættelser og afskedigelser Lønninger Udbetaling af lønninger... 6 Bilag 1 Godkender 2 - anviser... 7 Bilag 2 Godkender 1 - bestiller/attestation... 8 Side 2

3 1. Indledning Underskriftsforholdene beskrevet i dette dokument er gældende for Frederikshavn Forsyning A/S samt datterselskaber fra dags dato (AVØ A/S med virkning fra 1. januar 2012) og erstatter alle tidligere udstedte dokumenter og fuldmagter vedrørende anvisnings- og attestationsbemyndigelse. Underskriftsforholdene er beskrevet med udgangspunkt i selskabernes gældende vedtægter og selskabskonstruktion Selskabskonstruktion I dette dokument defineres direktionen i koncernen Frederikshavn Forsyning A/S ekskl. AVØ A/S som adm. direktør Claus Reimann Petersen. I AVØ A/S defineres direktionen som direktør Tore Vedelsdal. Selskabets daglige ledelse defineres som direktør Tore Vedelsdal, afdelingschef René Hansen, afdelingschef Lars B. Østergaard, afdelingschef Erik Gandrup Hall, administrationschef Annette Jensen og økonomichef Lone Rasmussen. 2. Tegningsret Selskaberne tegnes ved underskrift af én af følgende kombinationer: Bestyrelsens formand eller næstformand i forening med et andet bestyrelsesmedlem Bestyrelsens formand i forening med en direktør Den samlede bestyrelse Side 3

4 2.1 Fuldmagt Der er givet fuldmagt fra bestyrelsen til udstedelse af VisaDankort til Frederikshavn Forsyning A/S hovedkonto hos Nordjyske Bank A/S. Fuldmagten er givet til bestyrelsesformand Brian Pedersen, adm. direktør Claus Reimann Petersen, direktør Tore Vedelsdal samt faglig leder Helle Bech. 3 Dispositioner udover sædvanlige drifts- og vedligeholdelsesopgaver Korrespondance i forbindelse med indgåelse af kontrakter, rådgiverydelser, garantistillelser mv., som forpligter koncernen økonomisk, skal altid underskrives af to personer, og kombinationen skal være én af følgende: 3.1 Dispositioner der forventes at forpligte for over kr. Ét medlem af direktionen sammen med ét medlem af selskabets daglige ledelse. 3.2 Dispositioner der forventes at forpligte for under kr. Sagsbehandler sammen med én fra den daglige ledelse. 4. Bank 4.1 Online Banking Ved indsættelser og hævning i bank skal der foreligge to underskrifter/godkendelser. Der skal i online banksystem være én 1. håndsgodkendelse og én 2. håndsgodkendelse. 4.2 Udbetalinger af kundetilgodehavender fra afregningssystemet Udbetalinger af kundetilgodehavender fra afregningssystemet kan foretages af én person fra betalingskontoret. 4.3 Udstedelse af checks Udskrivning af manuelle checks sker ved brug af blankochecks, som ligger i pengeskab. 5. Godkendelse af fakturaer Som hovedregel modtages og registreres alle fakturaer i serviceselskabet Frederikshavn Forsyning A/S. Udgifter vedrørende et datterselskab vil herefter løbende blive afregnet med serviceselskabet uden yderligere godkendelse. Herudover er der nogle fakturaer, som skal bogføres direkte i det aktuelle datterselskab. Det er fx forsikringer, forbrugsafgifter, afdrag på lån, advokat og revisor. Alle fakturaer skal som hovedregel godkendes af to personer, én fra hver af følgende grupper: Bestiller (attestation): Godkender fakturaen, om pris, mængde, kvalitet osv. er i orden. (Godkender 1) Godkender (anvisning): Godkender, at fakturaen skal betales (den daglige ledelse). (Godkender 2) Godkendelse af betalinger, som foretages på grundlag af gældende kontrakter, løbende aftaler, ydelser på gældsbreve og betalinger til offentlige myndigheder mv., kan foretages administrativt jf. bilag 1 uden yderligere godkendelse, uanset at beløbet overstiger de fastsatte rammer for direktionens betalingsgodkendelse. Godkendelse af bilag vedrørende egne udgifter, fx kørsel, udlæg mv. skal ud over egen godkendelse altid godkendes af den nærmeste leder og i dennes fravær - en af de andre fra den daglige ledelse. Side 4

5 5.1 Godkender/anviser (Godkender 2 bilag 1) Direktionen Adm. direktør Claus Reimann Petersen kan godkende/anvise alle fakturaer i koncernen Frederikshavn Forsyning A/S ekskl. AVØ A/S. Direktør Tore Vedelsdal kan godkende/anvise alle fakturaer vedrørende AVØ A/S. I forbindelse med fravær som ferie, sygdom eller andet kan direktionen bemyndige én fra chefgruppen til at godkende/anvise fakturaer, hvis det skønnes ikke at kunne vente Chefgruppen Medlemmer af chefgruppen kan inden for eget ansvarsområde godkende/anvise alle fakturaer under kr. i koncernen Frederikshavn Forsyning A/S. Det drejer sig om følgende personer: Direktør Tore Vedelsdal *) jf. punkt Afdelingschef Erik Gandrup Hall Afdelingschef Lars B. Østergaard Afdelingschef René Hansen Administrationschef Annette Jensen Økonomichef Lone Rasmussen I forbindelse med fravær som ferie, sygdom eller andet er det enten én fra direktionen eller én af chefgruppen bemyndigede, som skal godkende/anvise fakturaer, hvis det skønnes ikke at kunne vente Brug af VisaDankort Følgende person kan i forbindelse med brug af VisaDankort alene tegne Frederikshavn Forsyning A/S: Bestyrelsesformand Brian Pedersen Adm. direktør Claus Reimann Petersen Direktør Tore Vedelsdal Faglig leder Helle Bech (tinglysning af skøder mv.) 5.2 Bestiller/attestation (Godkender 1 bilag 2) Alle med ret til at disponere over midler, det vil sige ledelsen i henhold til disse underskriftsregler samt alle, der har en indkøberkode jf. bilag 2, kan godkende modtagelsen af en faktura samt pris, mængde og kvalitet. 5.3 Bilagsflow Alle fakturaer registreres i Bogholderiet med den indkøberkode, som skal fremgå af alle modtagne fakturaer. Herefter fordeles fakturaerne jf. indkøberkoden. Indkøber/bestiller (Godkender 1) skal godkende fakturaen og kontere samt sende faktura til godkendelse hos den ansvarlige/godkender (Godkender 2). Fakturaen vil herefter blive betalt af Bogholderiet. Hvis der er fakturaer, som ikke kan godkendes og derfor ikke skal betales, skal bilaget i økonomisystemet både markeres med "afventer afklaring" og en forklarende bemærkning, så betalingen kan stoppes. Både indkøber og den ansvarlige har maksimalt 5 hverdage tilsammen til kontrol af en faktura, men aldrig længere end til fakturaens forfaldsdato. Fakturaerne skal altid være godkendt og afleveret til Bogholderiet inden fakturaens forfaldsdato. Side 5

6 6. Personale 6.1 Ansættelser og afskedigelser Alle ansættelser og afskedigelser skal godkendes af direktionen. Ansættelser og afskedigelser underskrives af et medlem af direktionen eller af den pågældende afdelingschef. 6.2 Lønninger Alle lønindplaceringer og -reguleringer skal godkendes af direktionen. 6.3 Udbetaling af løn mv. Lønkontoret har ansvaret udbetaling af løn, overarbejde, vagter mv. den sidste hverdag i hver måneden, samt at udbetalingerne sker i overensstemmelse med de af direktionen godkendte lønindplaceringer. Underskriftsforholdene er fremlagt og godkendt af bestyrelserne i koncernen Frederikshavn Forsyning A/S. Frederikshavn, den xx. september 2011 Brian Pedersen Bestyrelsesformand Claus Reimann Petersen Adm. direktør Tore Vedelsdal Direktør AVØ A/S Side 6

7 Bilag 1 Godkender 2 - anviser Claus Reimann Petersen, adm. direktør Ansvarlig for den samlede økonomi i Frederikshavn Forsyning A/S samt tilhørende datterselskaber ekskl. AVØ A/S. Tore Vedelsdal, direktør Ansvarlig for økonomien i AVØ A/S. Erik Gandrup Hall, afdelingschef Ansvarlig for økonomien i Frederikshavn Forsyning Erhverv A/S, Frederikshavn Elnet A/S og Frederikshavn Forsyningspligt A/S. Lars B. Østergaard, afdelingschef Ansvarlig for økonomien i Frederikshavn Varme A/S, Frederikshavn Vand A/S samt for den del af økonomien i Frederikshavn Forsyning A/S, der vedrører Entreprenørteamet. René Hansen, afdelingschef Ansvarlig for økonomien i Frederikshavn Spildevand A/S samt for den del af økonomien i Frederikshavn Forsyning A/S, der vedrører Ledningsregistrering. Annette Jensen, administrationschef Ansvarlig for den del af økonomien i Frederikshavn Forsyning A/S, der vedrører Sekretariat, Kundeservice, Drift af Knivholtvej 15 og Kantine. Lone Rasmussen, økonomichef Ansvarlig for den del af økonomien i Frederikshavn Forsyning A/S, der vedrører Økonomi og Lager. Administration af fællesopgaver Da der er nogle fakturaer, som skal bogføres direkte i et datterselskab, fx forsikringer, acontoregninger vedrørende forbrugsafgifter, administrativ it, markedsføring, flyrejser, hotelophold, afdrag på lån, advokat, revisor, er det den opgaveansvarlige chef og dennes medarbejder, der godkender fakturaerne i datterselskaberne. Lagerfunktionen Af hensyn til lagersystemet er det nødvendigt, at personalet i lagerfunktionen kan godkende fakturaer på vare, som skal registreres i lagersystemet; både som bestiller og betaler. Fakturaer på varer, som ikke skal registreres i lagersystemet (fx værktøj, biler), skal godkendes til betaling af den ansvarlige afdelingschef. Side 7

8 Bilag 2 Godkender 1 bestiller/attestation Det er den enkelte afdelingschef der løbende har ansvaret for, at bilag 2 er opdateret, og at relevante personer i organisationen er orienteret om ændringerne. Frederikshavn Forsyning A/S og datterselskaber Claus Reimann Petersen (CLRE) Niels Ebbe Johansen (NIJO) Per Bech Larsen (PELR) Frederikshavn Vand A/S Lars B. Østergaard (LAOS) Jørgen Hermann (JOHR) Niels-Christen Overby (NIOV) Kenneth Fuglsang (KEFU) Tom Mandrup Hansen (TOMH) Rasmus Jensen (RAJA) Gunnar Steen Karlsen (GUKA) Lars Henrik Christensen (HECR) Børge Hylander (BOHY) Peter Heisel (PEHI) Christian Græsdal (CHGS) Søren Østergaard Jensen (SOJE) Tom Niemann Olesen (TONM) Søren Preben Nielsen (SONI) Kai Thomsen (KTHO) Kim Valter Lehmann (KILE) Christian A. U. Lauritzen (CHLU) Poul Erik Frederiksen (POFR) Brian Christensen (BRCH) Allan Mortensen (ALMR) Jim Nygaard (JINY) Jan Karlsson (JAKA) Lenette Johansen Klejn (LEJH) Jan Olesen (JAOS) Side 8

9 Frederikshavn Varme A/S Lars B. Østergaard (LAOS) Jes Vad Thomsen (JVTH) Kim Arp (KIAR) Sven Boye Pedersen (SVPR) Finn Markfoged Petersen (FIPE) Per Nielsen (PRNL) Per Quist Nepper (PENP) Flemming Nielsen (FLNL) Claus Ottesen (CLOT) Kurt Christensen (KUCR) Benny Sønderby (BESN) Brian Lund Hald (BRHA) Christian Vestergaard (CHVE) Flemming Christensen (FLCH) Frederikshavn Forsyning A/S, Entreprenørteamet Lars B. Østergaard (LAOS) Erik Møller Nielsen (EMNI) Lotte Skriver Vilhelmsen (LVIL) Frederikshavn Spildevand A/S René Hansen (REHA) Peter Berg (PEBE) Halfdan Bøgh (HABO) Helge Lundgaard (HELU) Birgit Madsen (BIMA) Malene Søndergaard (MASD) Anne Thøgersen (ANLT) John Ammonsen (JOAM) Anitha Holmen (AHOL) Morten Nielsen (MONE) Poul Holme Pedersen (POPE) Jørgen Bjerring Kristensen (JOKS) Side 9

10 Frederikshavn Forsyning Erhverv A/S, Frederikshavn Elnet A/S og Frederikshavn Forsyningspligt A/S Erik Gandrup Hall (ERHA) Uffe Nørgaard (UFNO) Jørgen Dam Andreasen (JOAD) Per Henrik Olesen (PEOL) Erik Jensen (ERJE) Anne Dorthe Iversen (ANDI) AVØ A/S Tore Vedelsdal (TOVD) Karl Villadsen (KAVI) Dorthe Andreasen Lisbeth C. Hultfeldt Svenn Lundholm Søren Winther Svend Erik Hansen Anita Oscar Pia Kristensen Bak Orla Frederiksen Uffe Petersen Niels Jørgen Nielsen Frederikshavn Forsyning A/S, Økonomi samt opgaver for datterselskaberne jf. bilag 1 Lone Rasmussen (LORS) Tine Maajen Christensen (TICE) Lone Pedersen (LPED) Thorsten L. Johannesen (THJA) Hanne Hermann (HAHM) Monica Tronderup Nielsen (MONL) Lone Holbæk Pedersen (LHOP) Karsten Scheel Nellemann (KASN) Katrina I Puntabyrgi (KAPU) Malene Hoffensitz-Nielsen (MHON) Mette Nørgaard Grønlund (MNGR) Side 10

11 Frederikshavn Forsyning A/S, Lager samt opgaver for datterselskaberne jf. bilag 1 og betaler jf. bilag 1 Lone Rasmussen (LORS) Helle Bøg Pedersen (HEPS) Ole Hansen (OLHA) Kim Klarskov (KIKL) Frederikshavn Forsyning A/S, Ledningsregistrering samt opgaver for datterselskaberne jf. bilag 1 René Hansen (REHA) Helle Bech (HELB) Frederikshavn Forsyning A/S, Kundeservice samt opgaver for datterselskaberne jf. bilag 1 Annette Jensen (ANJN) Rikke Jespersgaard Bruun (RIBR) Mette Stau Nedergaard (MSNE) Betina Ludvigsen (BELD) Morten Trampedach (MOTR) Tommy Neist (TONT) Vita Schrøder Pedersen (VIPE) Torben Mølgaard Hylle (TOHY) Helle Knudsen (HEKU) Inge-Merete Fejerskov (IMFE) Vibeke Rasmussen (VIRA) Donna Michelle McLaughlin (DOAE) Randi Dam Jensen (RADJ) Anne Tea Wunderov (ANWU) Lisa Jensen (LSJE) Maj-Britt Uggerholt (MAUG) Christine Heisel Frederiksen (CHFD) Frederikshavn Forsyning A/S, Sekretariat samt opgaver for datterselskaberne jf. bilag 1 Annette Jensen (ANJN) Lena M. Christiansen (LECR) Irene Hägglund (IRRA) Jane Larsen (JALA) Majbritt Niemann Nielsen (MNIN) Helle Vadskær Jensen (HECJ) Side 11

12 Frederikshavn Forsyning A/S, Kantine og Rengøring samt opgaver for datterselskaberne jf. bilag 1 Annette Jensen (ANJN) Lena M. Christiansen (LECR) Aksel Thingbak Pedersen (AKPE) Anna Marie Andersen (AMAN) Maria Larsen Side 12