Boligselskabet Farumsødal Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag d. 23. april 2013 kl i Nordtoft, Farum Hovedgade 54, 3520 Farum.

Transkript

1 Boligselskabet Farumsødal Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag d. 23. april 2013 kl i Nordtoft, Farum Hovedgade 54, 3520 Farum. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Referat af repræsentantskabsmøde den 23. april Boligselskabet Farumsødal Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra Domea Oprettelse af lokalt servicecenter i Farumsødal Boligselskab Personaleforhold lukket punkt Digitalt bestyrelsesarbejde via Ipad - procedure Brevvekling med beboer i Vejgårdspark om parkering Boligselskabets afdelinger Driftsbudgetter Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Jørgen Gullander, formand Karin Beyer, næstformand Henning Østerbye Henning Thomsen Jørgen Gottliebsen Kirsten Nielsen Karin Thomsen - afbud Heidi Storck - afbud Gitte Melchiorsen - afbud Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Tom L. Frandsen, Domea Domea Boligcenter København 22. maj Side 1 af 10

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 2. december 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Karin Beyer bad om at referat af repræsentantskabet kom på dagsorden. (punkt. 2.1). Jørgen Gottliebsen ønskede at drøfte tonen i en brevveksling til en beboer. (Punkt 3.7) 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 6. marts Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat godkendt 2.1 Referat af repræsentantskabsmøde den 23. april 2013 Referat: Karin Beyer var meget utilfreds med referatet, hvor der var en del fejl i. Tom Frandsen beklagede, og ville udsende nyt referat med bilag (./. vedtægter, forretningsorden for repræsentantskabet). 3 Boligselskabet Farumsødal 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Formanden orienterede om, at han havde deltaget i et borgermøde, arrangeret af Furesø Kommune vedr. det at bo i seniorfællesskab. Spurgte til brugen af Domeas hjemmeside. Havde drøftet et evt. introduktionskursus med Per Eskildsen, som kunne munde ud i et kursus for afdelingerne. Formanden vil tage det med på næste formandsmøde. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Intet behandlet. Side 2 af 10

3 3.3 Orientering fra Domea Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Pia mindede om det forestående Regionsmøde. 3.4 Oprettelse af lokalt servicecenter i Farumsødal Boligselskab Opgaver på lokalt servicecenter Et lokalt servicecenter varetager størstedelen af de opgaver, der hidtil har været løst på de lokale ejendomskontorer og på Domeas regionskontor. Det lokale servicecenter placeres centralt i forhold til de afdelinger, der dækkes af centeret. De opgaver, som påtænkes løst fra det lokale servicecenter er: Planlægning og styring af lokal ejendomsdrift Personaleledelse Beboerservice (f.eks. udskiftning af pærer, reparation af vandhane eller lignende.) Renholdelse af fællesarealer og fælles udeområder (den fælles have) Sikring af social tryghed for beboerne Rekvirering af håndværkere og føre tilsyn Oprette rekvisitioner og godkende betalinger Servicering af beboerdemokratiet på afdelingsniveau (afdelingsbestyrelse og beboermøde) DV-planer inkl. markvandring med afdelingsbestyrelsen Driftsopgaver, fraflytningssyn etc. Budgetopfølgning og økonomistyring af konto (de konti som afdelingen selv har indflydelse på) Håndtering af tilladelser, husdyr, parabol, vaskemaskiner etc. Personlig ekspedition (f.eks. udlevering af nøgler eller vaskekort, henvendelse vedr. defekt vandhane eller lignende) Markedsføring f.eks. åbent-hus-arrangementer (koncepter fra centralt hold) Fremvisning af boliger (når der er fremsendt tilbud på en konkret bolig) Udlejning af selskabslokaler og andre fælleslokaler Indkaldelser, breve etc. i forbindelse med bestyrelses- og afdelingsmøder mv. Simple beboerklager Medarbejdere på lokalt servicecenter Etableringen af et lokalt servicecenter betyder, at kundechefen (tidligere driftschef) bliver daglig leder af det lokale servicecenter. Kundechefens hovedopgave er ledelse af driftslederen og øvrige ansatte på kontoret, servicering af bestyrelserne og varetagelse af opgaver af overordnet betydning for driften af boligselskabet planlægning, koordinering af udbud, økonomistyring på driftskonti, rådgivning til beboerdemokratiet, kon- Side 3 af 10

4 takt til myndigheder mv. Den styrkede ledelse af driften forventes at medføre en højere kvalitet i service og planlægning og sikre den bedst mulige udnyttelse af de personalemæssige ressourcer. Et lokalt servicecenter betyder også indførelsen af rollen som servicekoordinator. Servicekoordinatoren assisterer i den daglige administration på det lokale servicecenter og tager sig bl.a. af beboerhenvendelser, udsteder godkendelser og tilladelser til f.eks. husdyrhold, og er den, der udsender dagsordener og tager referater i forbindelse med bestyrelsesmøder. En servicekoordinator på det lokale servicecenter betyder også, at åbningstiderne for beboerhenvendelser kan udvides. Medarbejderne i et lokalt servicecenter ansættes i boligselskabet. Derved overgår lønudgiften fra Domea til boligselskabet. Til gengæld sænkes administrationsbidraget til Domea med den pågældende lønudgift + moms. Derved opstår der en nettogevinst for boligselskabet, idet momsen på lønnen ikke skal betales, når der er tale om egne medarbejdere. Domea bibeholder ledelsesretten over medarbejderne i de lokale servicecenter. Dvs. at kundechefen er øverste leder for driftsleder, kontorpersonale og ejendomspersonale. Kundechefen refererer til en markedschef i Domea. For de medarbejdere, som overgår fra Domea til boligselskabet (kundechef og servicekoordinator), vil ancienniteten blive videreført. Ved en eventuel afskedigelse, dækker Domea den andel af en evt. fratrædelsesgodtgørelse, der er erhvervet i løbet af den tid, medarbejderen har været ansat hos Domea inden ansættelsen blev overflyttet til boligselskabet. Denne forpligtelse fra Domeas side bortfalder, når medarbejderen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligselskabet, som vedkommende havde ved overførslen fra Domea, samt hvis boligselskabet skifter administrator. I Farumsødal Boligselskab påtænkes Tom Frandsen ansat som kundechef. Placering og etablering af lokalt servicecenter I Farumsødal Boligselskab foreslås et lokalt servicecenter etableret i de eksisterende lokaler på Nordtoften. Det lokale servicecenter vil blive etableret med en standardløsning for teknisk udstyr (fx kopimaskine), IT-udstyr og softwarelicenser samt telefoni. Der påtænkes en leasingløsning. Derved vil ensartethed, proceduren omkring opdateringer og support blive forbedret. Fordeling af driftsomkostninger Det lokale servicecenter oprettes som en særskilt afdeling i selskabet, en såkaldt fordelingsafdeling, hvorfra udgifter fordeles ud på selskabets afdelinger. En del af udgifterne (fx omkostninger til servicecenterbygning) fordeles efter lejemålsenheder, mens fordelingen lønudgifterne til grønt og blåt arbejde vil afhænge af afdelingernes timeforbrug. Der indføres et planlægnings- og opgavestyringssystem, som bruges til at planlægge opgaver over året og fordele dagens opgaver til medarbejdere via en løsning til mobil- Side 4 af 10

5 telefon. Systemet bruges også til tidsregistrering, således at tidsforbruget i hver enkelt afdeling kan bestemmes. Samdrift Samdrift betyder kort fortalt, at ejendomsmestre og ejendomsfunktionærer i et eller flere boligselskaber er fælles om at løse afdelingernes opgaver som f.eks. beboerservice og pleje af udearealerne. Det vil sige, at i stedet for at have hjemsted på hvert sit ejendomskontor, ledes og fordeles ejendomspersonalet overordnet fra det lokale servicecenter. Arbejdsopgaver, materiel, indkøb, udbud af håndværkeropgaver og de administrative opgaver koordineres fra det lokale servicecenter, hvorved administrationen effektiviseres og ejendomsmestrene får frigivet tid til praktisk arbejde. Der er eksempler på, at etablering af kan medføre betydelige besparelser. Besparelsesgraden er afhængig af, hvordan den fælles drift i selskabet i forvejen er, på konto 114, 115, 116 og 117. Samtidig giver samdrift en bedre udnyttelse af personaleressourcer, der kan omsættes til yderligere besparelse eller et højere serviceniveau i afdelingerne. Med samdrift sikres samtidig en større fleksibilitet i forhold til personalefordelingen, og driften bliver mindre sårbar overfor sygdom, ferie og øvrigt fravær. Der kan opnås en større ekspertviden, og medarbejderne bliver i højere grad specialister. Derudover kan samdrift medføre effektiviseret brug af maskinel, standardisering af leverandørydelser og udbud på håndværkeropgaver. Med et fælles hold af medarbejdere i driften er det endvidere lettere at sikre en vis kontinuitet i forbindelse med fravær og medarbejderskifte, da der stadig vil være nogen af de gamle medarbejdere tilbage på holdet, som har erfaring med afdelingerne og arbejdsopgaverne. Derudover kan der opnås en større ekspertviden hos medarbejderne, som i højere grad kan blive specialister. Man kan fx vælge at lade medarbejderen blive specialiseret i fraflytninger, beboerkontakt eller service og kommunikation. Der kan oprettes grønne teams, og de medarbejdere, der både har evner og interesse for dette område, kan få optimeret deres kompetencer. Specialisering af personalet og specialisering i brugen af maskinel vil derudover kunne mindske brugen af eksperter udefra, fx eksterne håndværkere. Ved samdrift kan det faglige og sociale fællesskab endvidere styrkes. I stedet for at arbejde alene er der nu mulighed for at være sammen med en gruppe kollegaer. Konsekvenser ved indførelse af lokalt servicecenter Det er et mål i Domea 2015-strategien, af boligselskaberne i gennemsnit vil få en besparelse på 20 % på administrationsbidraget. Det lokale servicecenter forventes at give en væsentlig besparelse derudover, idet en del af administrationsbidraget, den del der før har dækket løn til kundechef og servicekoordinator plus moms, bortfalder, i det ansættelsen overgår til boligselskabet. Det skal her bemærkes, at det kun er den andel af en fultidslønning svarende til det hidtidige træk på fx kundechefen, som administrationsgebyret nedsættes med. Dvs. Side 5 af 10

6 har boligselskabet tidligere brugt 0,75 % af en kundechefs tid, vil 0,75 % af denne lønudgift+moms blive fratrukket administrationsbidraget. Boligselskabet kan så enten vælge at betale for en hel medarbejder, eller dele den pågældende med et andet selskab. Den mere fokuserede ledelse og administration i driften, som et lokalt servicecenter vil medføre, forventes at give en bedre udnyttelse af ressourcer, noget som kan omsættes til enten øget kvalitet eller besparelser. Dertil kommer en besparelse eller en kvalitetsforøgelse som ovenfor nævnt ved at indføre samdrift/fælles drift afdelingerne imellem. Processen frem mod et lokalt servicecenter og en evt. samdrift At etablere et lokalt servicecenter og evt. samdrift, er et omfattende arbejde. Processen hen imod dette foregår derfor i forskellige faser. Indledningsvist tilkendegiver boligselskabet en væsentlig interesse i at etablere et center på det her fremlagte grundlag. Derefter går Domea i gang med at planlægge og så småt etablere dette lokale servicecenter. Når planer og økonomisk billede har antaget så præcis en form, at der foreligger et solidt grundlag for boligselskabets endelige godkendelse af det lokale servicecenter og en evt. samdrift, vil etableringen af dette blive forelagt til endelig godkendelse i boligselskabet, hvorefter det lokale servicecenter sættes i drift. Kort sagt er der altså tale om en gentlemanaftale, hvor boligselskabet som udgangspunkt i den indledende fase ikke kan præsenteres for konkrete økonomiske og driftsmæssige scenarier, men har tillid til, at Domea vil indfri de forventede gevinster, mens Domea som udgangspunkt igangsætter et stort internt arbejde i tillid til, at boligselskabet vil godkende etableringen af et lokalt servicecenter endeligt, såfremt de konkretisererede økonomiske og driftsmæssige konsekvenser, som fremlægges efter den indledende fase, afspejler de gevinster, der er præsenteret i dette beslutningsgrundlag. Det lokale servicecenter i Farumsødal Boligselskab forventes at blive sat i drift i løbet af anden halvdel Det indstilles til bestyrelsen at tilkendegive, at man i Farumsødal Boligselskab ønsker et lokalt servicecenter på det ovenfor fremlagte grundlag. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at Domea påbegynder forberedelser, herunder fysisk etablering i det eksisterende ejendomskontor. Det indstilles til bestyrelsen at tilkendegive, om man i Farumsødal Boligselskab ønsker samdrift. Organisationsbestyrelsen/repræsentantskabet tager til efterretning, at den endelige godkendelse af etableringen af det lokale servicecenter finder sted umiddelbart inden idriftsættelsen. Side 6 af 10

7 Referat: Pia Christiansen indledte punktet med at konstatere, at Farumsødal stort set er klar til at etablere et lokalt servicecenter rammerne er på plads med et fint ejendomskontor, med plads nok, skal shines op og der skal etableres kontor med faciliteter. På spørgsmål fra formanden fastslog Pia, at kundechef / servicekoordinator begge vil blive ansat i Farumsødal, men at ledelsen af disse personer fortsat er Domeas ansvar. Der vil ikke blive tale om at dele ejendomspersonale med fx Ishøj Boligselskab, men dette selskab skal bidrage til driften af den del af det lokale servicecenter, der har med kundechef / servicekoordinator at gøre. Henning Thomsen spurgte til, hvordan maskinpark og andet der i dag tilhører den enkelte afdeling ville indgå i etablering af et lokalt servicecenter. Svaret er, at det er op til boligorganisationen og afdelingerne at aftale sig frem. Jørgen Gottliebsen pegede på den særlige udfordring, der er i forhold til ejerforeningen i Vejgårdspark, hvor ejendomsfunktionæren udelukkende må udføre opgaver i fællesarealerne. Karin Beyer spurgte til, hvad forskellen reelt vil være på den nuværende og fremtidige situation. Nævnte, at deres fremmede entreprenør havde en stor maskinpark med mange forskellige maskiner at trække på. Spurgte videre hvor meget af kundechefens løn Farumsødal ville skulle dække. Der blev spurgt til, hvilken betydning det vil få, når Farumsødal i 2018 mister institutionerne. Pia Christiansen resumerede, hvad der pt. skal undersøges på baggrund af ovennævnte spørgsmål: 1) Eksterne entreprenører fordele og ulemper ved at fastholde disse 2) Eksisterende maskinpark; hvor vil det være hensigtsmæssigt at deles om maskinerne / ud fra dette udarbejdes beregninger 3) Hvad er udgiften til kontor for kundechefen i dag 4) Hvor stor en del af kundechefens og servicekoordinators løn skal Farumsødal betale 5) Hvad er forskellen på nu-situationen og lokal servicecentersituationen 6) Ejerforeningen, hvordan ser den tekniske og den juridiske situation ud, hvordan løses dette 7) Hvad vil den gennemsnitlige nedsættelse af administrationsbidraget på 20 % betyde for Farumsødal Pia Christiansen oplyste på spørgsmål, at det er organisationsbestyrelsen, der kan beslutte i sagen. Organisationsbestyrelsen tilkendegav interesse i, at der blev arbejdet videre med planerne om etablering af et lokalt servicecenter. Sagen drøftes igen på næste møde på baggrund af svarene på de rejste spørgsmål. Side 7 af 10

8 3.5 Personaleforhold lukket punkt Orientering gives på mødet. Referat: Særskilt referat udsendt. 3.6 Digitalt bestyrelsesarbejde via ipad - procedure På organisationsbestyrelsesmødet den 6. marts 2013 blev det besluttet at indkøbe IPad for at kunne overgå til digitalt bestyrelsesarbejde. Beslutningen indebar, at følgende skal på plads: a) Der skal udarbejdes en plan for implementering a. IPad indkøbes snarligt. Der holdes introkursus (2½ time) i forbindelse med udlevering af ipad. Herefter er der fri leg med Ipad for at vende sig til den. b) Dato for igangsætning a. Afhænger af hvordan det går med at bruge ipaden. c) Foregå kursus a. Før første møde, hvor bestyrelsen overgår til at arbejde digitalt, holdes endnu et kursus (2½ time), så vi er flyveklar. d) Bestyrelsen skal kvittere for modtagelse af ipad a. Domea har udarbejdet blanketter til formålet e) ipad skal havde mobilt bredbånd, organisationen betaler abonnement a. Der budgetteres fremover med dette. f) Der skal være mulighed for print a. På dette møde skal afklares, hvad forventningen er g) Organisationsbestyrelsen betaler for ipad mv. a. Ja. h) Evt. skattemæssige konsekvenser skal løses. a. Som det fremgår af Her er oplistet regler for godtgørelse og skat i øvrigt til info: ORGANISATIONSBESTYRELSESMEDLEMMER: Organisationsbestyrelsesmedlemmer modtager honorar for deres arbejde modsat afdelingsbestyrelsesmedlemmerne (!). Det betyder, at organisationsbestyrelsesmedlemmerne ikke kan få skattefri godtgørelsesbeløb i samme omfang, som afdelingsbestyrelsesmedlemmerne. Organisationsbestyrelsesmedlemmerne kan kun få en godtgørelse til dækning af udgifter i forbindelse med kørsel i egen bil. Kørsel indtil km årligt dækkes med 3,80 kr. pr. kørt km. Kørsel udover km årligt dækkes med kr. 2,10 pr. kørt km. Begge satser er i 2012-niveau. Godtgørelsen er skattefri for medlemmet. Hvis organisationen stiller telefon til rådighed for organisationsmedlemmet, så vil medlemmet skulle beskattes af dette gode, såfremt telefonen også anvendes privat. Beløbet udgør i 2012-niveau kr ,- årligt. Anvendes telefonen ikke privat, da skal medlemmet underskrive en tro- og loveerklæring herom, og medlemmet undgår da beskatning. PC og internetforbindelse er skattefrit og kan anvendes til private formål. Side 8 af 10

9 SÆRLIGE REGLER FOR BEBOERDEMOKRATER, DER BÅDE SIDDER I EN AFDE- LINGSBESTYRELSE OG ORGANISATIONSBESTYRELSE: Hvis en beboerdemokrat sidder i både afdelingsbestyrelsen og i organisationsbestyrelsen og den pågældende beboerdemokrat får stillet en telefon til rådighed, så er det afgørende for, om den pågældende skal beskattes, hvem der stiller telefonen til rådighed. Er telefonen stillet til rådighed som led i beboerdemokratens arbejde i afdelingsbestyrelsen, og afholdes udgiften også i afdelingens regnskab, så skal beboerdemokraten ikke beskattes. Der er ikke noget til hinder for, at telefonen også anvendes ved beboerdemokratens arbejde i organisationsbestyrelsen, men den må ikke anvendes til private opkald. Derimod er situationen anderledes, hvis telefonen stilles til rådighed som led i beboerdemokratens arbejde i organisationsbestyrelsen. Her vil beboerdemokraten skulle beskattes med kr ,00 årligt, såfremt telefonen også anvendes til private formål. Telefonen vil dog også kunne anvendes til arbejde i afdelingsbestyrelsen. Hvis telefonen ikke skal anvendes til private formål, da skal der underskrives en tro- og loveerklæring. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilslutter sig ovennævnte køreplan og tager øvrige punkter til efterretning. Referat: Karin Beyer efterlyste en model for, hvad betingelserne skal være hvis man efter 1 år, 2 år osv. træder ud af organisationsbestyrelsen i forhold til at kunne beholde Ipad en. Der skal være mulighed for at kunne printe både hjemme og når man er på Nordtoft. Evt. forsikring tegnes af Farumsødal. Jørgen Gottliebsen anbefalede, at man indkøber de nyeste modeller med størst hukommelse. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig ovennævnte køreplan og tager øvrige punkter til efterretning. Der indkøbes Ipads som beskrevet og betingelserne skal beskrives og vedtages. 3.7 Brevveksling med beboer i Vejgårdspark om parkering Referat: Jørgen Gottliebsen læste op af et brev til en beboer, som havde parkeret i strid med husordenen. Der var enighed om, at tonen var skrap. Pia Christiansen lovede at undersøge sagen. (Domeas boligrådgivning oplyser, at årsagen til formuleringen i det pågældende brev, at ordlyden skal kunne holde til, at man i givet fald skal kunne gå videre med en sådan sag fx i beboerklagenævnet). 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. De godkendte budgetter vedlægges. Det er tidligere aftalt, at der skal fokus afdelingernes henlæggelser. På sidste møde blev det aftalt, at Domea ville forsøge at udarbejde en oversigt, som Side 9 af 10

10 er ved at blive indført som standard for de store boligorganisationer. Desværre kan dette ikke lade sig gøre i år, idet fremstilling af dette materiale sker samtidigt med dannelsen af boligorganisationens regnskab. Det indstilles, at bestyrelsen godkender de budgetter, som er vedtaget på de respektive afdelingsmøder. Referat: Budgetterne blev gennemgået med særlig fokus på henlæggelser til planlagt vedligeholdelse. Samtlige budgetter blev godkendt. 5 Eventuelt Mødeplanlægning følgende blev aftalt: Organisationsbestyrelsesmøder: Mandag den 17. juni 2013 kl. 17. Følgende ønskedes behandlet på dette møde: Domea 2015, Ipad, kontrakten med institutionerne (beslutning om brug af ekstern bistand) og oplæg til etablering af parkeringsplads ved Nordtoft. Mandag den 9. september 2013 kl. 17. Torsdag den 31. oktober 2013 kl. 17. Side 10 af 10