Direktionssekretariatet. Instruks for udfærdigelse af dagsorden og beslutningsprotokol/referat

Transkript

1 Direktionssekretariatet Instruks for udfærdigelse af dagsorden og beslutningsprotokol/referat

2 Indholdsfortegnelse. 1. Indledning Målsætning Sagsgang Åbne/lukkede møder Dagsorden/beslutningsprotokol Dagsordensskabelon Dagsordenens indhold Dagsordenens udformning Skrifttyper, fed, understregning m.v Nummerering af sager og rækkefølge Overskrifter Journal nummer og Acadre sagsnummer Datoer og klokkeslæt Udvalgenes navne Forkortelser m.v Fagudtryk Punkttegn Bilag Stillingsbetegnelser Partinavne Love, bekendtgørelser, cirkulærer m.v Skemaer og grafiske oversigter Eventuelt Tillægspunkter Afdelinger Obligatorisk forhold Økonomiske konsekvenser Tidligere politisk behandling Indstillinger Procedurer Udarbejdelse af dagsordenspunkt Dagsordensansvarlig Direktionssekretariatet Tidsfrister Beslutningsprotokol Beslutningsprotokollens udfærdigelse Beslutningsreferat Sagsoversigt Oversigt over dagsordener

3 1. Indledning. I henhold til Norddjurs Kommunes styrelsesvedtægt 2, fastsættes de nærmere regler om forberedelse, indkaldelse og afholdelse af kommunalbestyrelsens møder i kommunalbestyrelsens forretningsorden. I henhold til forretningsordenens 3, stk. 3, skal dagsorden og beslutningsprotokol for kommunalbestyrelsens møder med tilhørende bilag lægges ind på kommunens hjemmeside inden for den i forretningsordenens 3, stk. 2 angivne frist. Kommunalbestyrelsens medlemmer underrettes om indlæggelsen på hjemmesiden ved fremsendelse af . Kommunalbestyrelsen forudsatte ved godkendelse af forretningsordenen for så vidt angår økonomiudvalget, de stående udvalg, og de udvalg, kommissioner, nævn o.l. som kommunalbestyrelsen yder sekretariatsbistand til er forretningsordenens 3, stk. 3, ligeledes gældende. Kommunalbestyrelsens beslutninger tager bl.a. udgangspunkt i kommunens visioner, hvori åbenhed indgår som et væsentligt element. Det betyder bl.a., at alle dagsordener og beslutningsprotokoller/referater som udgangspunkt skal være fuldt tilgængelige for offentligheden via kommunens hjemmeside. Det Midlertidige Tværgående Hovedsamarbejdsudvalg (MTHSU) besluttede i forlængelse af kommunalbestyrelsens (sammenlægningsudvalgets) beslutninger, at alle dagsordener fra nedsatte udvalg m.v. i MED-organisationen skal offentliggøres på tilsvarende måde. Det er således nødvendigt, at udfærdigelse af dagsordener, beslutningsprotokoller og beslutningsreferater sker på en ensartet måde, hvorfor det er nødvendigt at fastsætte retningslinier for udfærdigelse af de nævnte dokumenter. Retningslinierne, der fremgår af det følgende, er ubetinget gældende, og kan ikke fraviges. Den enkelte direktør har ansvaret for, at dagsordener og beslutningsprotokoller indenfor direktørområdet udarbejdes efter disse retningslinier. 1

4 2. Målsætning. Som det fremgår af punkt 1 er åbenhed en del af kommunens vision, og dagsordener og beslutningsprotokoller/referater er en del af informationen til kommunens borgere og pressen. Det er derfor en vigtig målsætning, at der udarbejdes klare, præcise og informative dagsordener m.v. Klare, præcise og informative dagsordener er ligeledes en forudsætning for, at politikerne forsynes med et godt og ordentligt redskab, der kan danne grundlag for de beslutninger, som politikerne skal træffe. Dette karakteriseres ved forståelige formuleringer kort og præcis sagsfremstilling kvalitetssikret juridisk og økonomisk fornuftig vægtning af tekst og bilag klare indstillinger Dagsordenerne skal give et klart og overskueligt billede af sagernes indhold med henblik på, at der kan træffes en politisk beslutning. I beslutningsprotokollen skal der være klar formulering af beslutninger. 2

5 3. Sagsgang. Norddjurs Kommunes politiske organisation er bygget op som et traditionelt udvalgsstyre, hvilket vil sige, at kommunalbestyrelsen som et led i en funktionsdeling delegerer beslutningskompetencen på en lang række områder til de stående udvalg og/eller den kommunale administration. Nogle beslutninger skal ifølge den kommunale styrelseslov træffes af kommunalbestyrelsen, og kan således ikke uddelegeres. Økonomiudvalget varetager som udgangspunkt alene lovbestemte opgaver, og alle sager på disse områder skal forelægges økonomiudvalget. De stående udvalg varetager den umiddelbare forvaltning på de områder, som kommunalbestyrelsen i styrelsesvedtægten har fastsat. Langt den overvejende del af de politiske beslutninger er således delegeret til de stående udvalg. Sagsgangen kan illustreres ved nedenstående eksempel: Sagsart Administration Stående udvalg Økonomiudvalg Kommunalbestyrelse Umiddelbar forvaltning Forbereder Beslutter Økonomiske sager Forbereder Indstiller Behandler/indstiller Beslutter Plansager Forbereder Indstiller Behandler/indstiller Beslutter Personalesager Forbereder Beslutter/Indstiller Beslutter Kommunalbestyrelsen Forbereder Beslutter Direktionssekretariatet vil udarbejde en oversigt over kompetencerne på de forskellige niveauer. For løbende at kunne have et overblik over hvilke sager, der kommer til behandling, og er til behandling, i systemet, har direktionssekretariatet udarbejdet en sagsoversigt, der ligger på kommunens hjemmeside under dagsordener. Sagsoversigten redigeres fra hjemmesiden jf. nærmere punkt Åbne/lukkede møder. I henhold til lov om kommunernes styrelse 10, stk. 1, 1. pkt. er kommunalbestyrelsens møder offentlige. I henhold til lov om kommunernes styrelse 10, stk. 1, 2. pkt., kan kommunalbestyrelsen bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt af hensyn til sagens beskaffenhed. I henhold til forretningsorden for kommunalbestyrelsen i Norddjurs Kommune, 1, stk. 2, behandles følgende sager som udgangspunkt for lukkede døre: 3

6 1. Sager, hvis afgørelse forudsætter bedømmelse af personlige forhold (d.v.s. hvis der i sagen indgår fortrolige oplysninger) 2. Sager om køb og salg af faste ejendomme 3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer. Økonomiudvalgets og de stående udvalgs møder er lukkede, d.v.s. sige, at møderne kun må overværes af udvalgets medlemmer og dettes sekretær. Udvalget kan dog tillade medarbejdere at deltage for at belyse konkrete sager. Møder i øvrige udvalg, kommissioner, råd, nævn m.v. samt møder for udvalg i MEDorganisationen er alle lukkede. Dagsordener for økonomiudvalgets, de stående udvalgs og de øvrige udvalgs møder er åbne, og offentliggøres på hjemmesiden. Der kan dog for disse udvalg forekomme sager jf. det om kommunalbestyrelsen anførte, hvis indhold ikke må komme til offentlighedens kundskab. Sager, der enten skal behandles i kommunalbestyrelsens lukkede møde eller for udvalgenes vedkommende ikke offentliggøres, optages på en særskilt dagsorden. 4

7 4. Dagsorden/beslutningsprotokol. I dette punkt beskrives dagsordener og beslutningsprotokollers udformning. Dagsordenen er første led i forbindelse med afholdelse af et møde, medens beslutningsprotokol/beslutningsreferat er andet led i forbindelse med mødet. Dagsordenens udformning m.v. fremgår af afsnit 4.3. nedenfor, medens udformning m.v. af beslutningsprotokollen fremgår af afsnit 6, og beslutningsreferater af afsnit 7 nedenfor Dagsordensskabelon. Dagsorden udarbejdes i en af direktionssekretariatet udarbejdet dagsordensskabelon, der er indlagt i Acadre, og på F-drevet for så vidt angår skabeloner vedrørende organer for hvilke, der ikke indlægges sager i Acadre jf. afsnit Dagsordensskabeloner udarbejdes og vedligeholdes af direktionssekretariatet. Ved ændringer eller udarbejdelse af nye skabeloner rettes henvendelse til direktionssekretariatet (Tove Bonnerup eller Jette Simonsen). Der må ikke foretages ændringer i dagsordensskabelonerne Dagsordenens indhold Dagsordenen skal altid indeholde følgende: 1. Møde nr. (der skrives således: nummer/årstal f.eks. 13/2007) 2. Mødested 3. Dato (der skrives således: dato måned år f.eks. 11. december 2007) 4. Starttidspunkt (der skrives således: xx.xx f.eks ) 5. Indholdsfortegnelse 6. Sagsfremstilling for hvert enkelt dagsordenspunkt. Dagsordenspunktet være kort og præcist, og må højst fylde 1½ side. Kan dette ubetingede krav ikke overholdes, må der vedlægges fornødent bilagsmateriale jf. punkt Dagsordenens udformning. I dette afsnit beskrives, hvordan dagsorden indhold skal udformes, det vil i det væsentlige sige dagsordenspunktet (strukturtekst). Dagsordenspunktet skal være kort, men så fyldestgørende, at alle læsere af teksten kan se og forstå, hvad sagen drejer sig om, og således at dagsordenspunktet kan danne grundlag for beslutning Skrifttyper, fed, understregning m.v. Der må kun anvendes den skrifttype, der er indsat i dagsordensskabelonen (Trebuchet MS 12). 5

8 FED skrift må kun anvendes i overskrift, indstilling og beslutning. Ønskes der foretaget markering, skal dette ske ved anvendelse af understregning. Kursiv skrift må aldrig anvendes Nummerering af sager og rækkefølge. Et nyt punkt starter på en ny side og nummereres fortløbende for hvert enkelt møde, d.v.s. begynder altid med nr. 1. Punktnummer angives i lighed med overskriften med fed skrift og indsættes 1 centimeter fra venstre papirkant. Herefter følger overskriften, der indsættes 2 centimeter fra venstre papirkant. Alle sager skal være registreret i Acadre, og skal optages på dagsordenen i rækkefølge efter KLjournalnummer, hvilket sikrer, at sagerne optages efter art f.eks. optages alle lokalplansager efter hinanden o.s.v., hvilket fremmer mødeafviklingen. Dette gælder ubetinget følgende dagsordener: kommunalbestyrelsen økonomiudvalget de stående udvalg bevillingsnævnet børn- og ungeudvalget. men ikke direktionen, øvrige udvalg, kommissioner, råd og nævn m.v., og MED-organisationen Overskrifter. Overskrifterne for et dagsordenspunkt skal være korte og sigende. En overskrift må ikke strække sig over flere linier, men skal holdes på en linie. Overskrifter angives med fed skrift. Overskriften omfatter også sagsnummer, der indsættes 1 centimeter fra venstre papirkant, medens selve overskriften indsættes 2 centimeter fra venstre papirkant som vist i eksemplet nedenfor. Eksempel. 1. Budgetprocedure Tillægsbevilling til genopførelse efter brand. 3. Forslag til lokalplan boligområde Glesborg. 4. Endelig lokalplan boligområde Glesborg. Overskrifter til lukkede sager skal altid være neutrale, da overskrifterne skal offentliggøres f.eks. Personalesag, Køb af jord Journal nummer og Acadre sagsnummer. Umiddelbart under overskriften angives på en linie: 6

9 KL journalnummer og Acadre sagsnr. skrives med almindelig skrift således: xx.xx.xxxxx xx/xxxxx f.eks A26 07/ Datoer og klokkeslæt. Datoer skal altid skrives fuldt ud f.eks. 24. december 2007, medens klokkeslæt skrives således xx.xx f.eks Udvalgenes navne. Udvalgenes navne må ikke forkortes, men skal skrives fuldt ud. Følgende navne anvendes: kommunalbestyrelsen økonomiudvalget arbejdsmarkedsudvalget børne- og ungdomsudvalget kultur- og udviklingsudvalget miljø- og teknikudvalget sundhedsudvalget voksen- og plejeudvalget. Udvalgsnavne skrives med lille begyndelsesbogstav bortset fra efter punktum og start på nyt afsnit som vist foran. Foranstående gælder ligeledes alle øvrige udvalg, kommissioner, råd, nævn. Såfremt der skrives Norddjurs Kommunalbestyrelse, skrives kommunalbestyrelse med stort Forkortelser m.v. Forkortelser må ikke anvendes. Ordene vi og jeg I m.fl. må aldrig anvendes i dagsordenstekster. Der må f.eks. ikke skrives vi har undersøgt forholdene nærmere, men der skal skrives økonomiafdelingen har undersøgt forholdene nærmere Fagudtryk. Såfremt der i dagsordenspunktet anvendes fagudtryk, må disse aldrig forkortes, og det skal være klart for læseren, hvad fagudtrykket betyder. Kan dette krav ikke opfyldes, skal fagudtrykket udelades og beskrives på anden måde. 7

10 Punkttegn. Der må kun anvendes følgende punkttegn: 1. (Tal) (rund bullet) Såfremt der skal anvendes flere niveauer anvendes Words opsætning til de foran anførte punkttegn. Punkttegn skal placeres ens i alle dagsordenspunkter. Placering foretages nemmest på følgende måde: 1. Skriv de linier for hvilke, der skal anvendes punkttegn, og marker disse 2. Begge margenholdere placeres ved kanten af venstre margen (2 cm. fra venstre papirkant) 3. Vælg Formater, Punktopstilling på værktøjslinien 4. Vælg Punkttegn eller Tal. Vælg i begge tilfælde den første ramme efter rammen Ingen, klik på OK Bilag../. Vedlægges der bilag til et punkt, skal dette altid markeres med et bilagstegn i margenen. Bilagstegn vises således:./., og indsættes ved, at den øverste margenstopper placeres 1 cm. fra venstre papirkant således: Det skal i hver enkelt situation meget nøje overvejes, om der skal vedlægges bilag. Bilag kan være nødvendige for at overholde retningslinierne om, at dagsordenspunktet højst må fylde 1½ side. Bilag skal altså vedlægges, såfremt disse er nødvendige for, at den behandlende myndighed kan træffe en korrekt afgørelse Stillingsbetegnelser. Alle titler skrives med lille begyndelsesbogstav. Officielle kongelige titler skrives i visse tilfælde med stort begyndelsesbogstav f.eks. Hendes Majestæt Dronningen medens stillingsbetegnelse skrives med lille f.eks. dronning Margrethe, dronningen, prins Henrik o.s.v Partinavne. Partinavne skrives med stort begyndelsesbogstav. 8

11 Følgende partier er repræsenteret i kommunalbestyrelsen: Borgerlisten Norddjurs Dansk Folkeparti Det Konservative Folkeparti Socialdemokratiet Socialistisk Folkeparti Venstre Danmarks Liberale Parti. De anførte betegnelser anvendes i dagsordener, dog undlades for Borgerlistens vedkommende ordet Norddjurs, og for Venstres vedkommende ordene Danmarks Liberale Parti Love, bekendtgørelser, cirkulærer m.v. Navne på love, bekendtgørelser, cirkulærer, vejledninger, traktater m.v. skrives med lille f.eks. lov om kommunernes styrelse lov om offentlighed i forvaltningen lovbekendtgørelse nr. 10 af grundloven (men Danmarks Riges Grundlov) styrelsesloven den kommunale valglov o.s.v Skemaer og grafiske oversigter. Skemaer og grafiske oversigter kan være nyttige, når disse udarbejdes på en sådan måde, at de er overskuelige. Skemaer kan udarbejdes dels i selve Word-dokumentet (dagsordenspunktet) eller i et regnearksprogram f.eks. Excel eller et præsentationsprogram f.eks. Power Point eller andre programmer som f.eks. Visio. Skemaer, der udarbejdes i Word fylder ofte meget, og det kan tilrådes, at udarbejde skemaer i Excel og kopiere disse ind i dagsordenspunktet. De skemaer, der er indsat i nærværende retningslinier er alle udarbejdet i Excel og kopieret ind i dokumentet. Grafer bør udarbejdes i Excel, Visio eller lignende programmer, og kopieres ind i dagsordenspunktet Eventuelt. I dagsordener for: kommunalbestyrelsen økonomiudvalget arbejdsmarkedsudvalget 9

12 børne- og ungdomsudvalget kultur- og udviklingsudvalget miljø- og teknikudvalget sundhedsudvalget voksen- og plejeudvalget bevillingsnævnet børn- og ungeudvalget må der aldrig indsættes et punkt med betegnelsen Eventuelt. Dette skyldes, at de punkter, der skal behandles i de nævnte organers møder skal være beskrevet som anført i det foregående i en sagsfremstilling, og skal være medlemmerne bekendt ved mødets begyndelse. Såfremt et af de nævnte organer beslutter det, kan der f.eks. optages et orienteringspunkt, under hvilket der ikke kan træffes beslutninger Tillægspunkter. Der udsendes ikke tillægsdagsordener. Den dagsorden, som borgmesteren eller udvalgsformanden foranlediger udsendt til medlemmerne, er en foreløbig dagsorden, der skal godkendes eller ændres forud for mødets start. Kommer der ikke forslag til ændringer, er den foreløbige dagsorden godkendt. Kommer der forslag til ændringer, og disse godkendes af det pågældende organ, ændres dagsordenen i overensstemmelse hermed. Der kan rent undtagelsesvis komme sager, efter udarbejdelse og udsendelse af den foreløbige dagsorden, der ikke kan afvente det pågældende organs næste møde. I sådanne tilfælde udarbejdes sagsfremstilling på normal vis, og borgmesteren eller udvalgsformanden foranlediger, at det pågældende organ i forbindelse med godkendelse af dagsordenen forholder sig til, om sagen kan optages på dagsordenen for det pågældende møde. Besluttes det at optage sagen på dagsordenen, skal denne indsættes i dagsordenen på det sted og med det nummer, som sagen ville have fået, hvis den var medtaget på den foreløbige dagsorden. Efterfølgende punkter omnummereres. Dagsordenstekst, indstillinger og beslutninger fra tidligere møder må ikke medtages i dagsordensteksten for et nyt møde om den pågældende sag, men der kan foretages henvisning til tidligere behandling jf. punkt Afdelinger. Det vil ofte være tilfældet, at der i et dagsordenspunkt skal angives navn på en administrativ afdeling. I skemaet nedenfor er - inden for hvert enkelt direktørområde - vist afdelingerne, og i dagsordener og beslutningsprotokollen skal afdelingernes navne angives, som de er anført i skemaet. Andre betegnelser må ikke anvendes. 10

13 Afdelinger Kommunaldirektøren Vicekommunaldirektøren Socialdirektøren Børne- og ungedirektøren Miljø- og teknikdirektøren Kultur- og udviklingsdirektøren Direktionssekretariatet Borgerservice Socialafdelingen Undervisningsafdelingen Plan- og byggeafdelingen Udviklingsafdelingen ITafdelingen Økonomiafdelingen Jobcentret Daginstitutionsafdelingen Vej- og parkafdelingen Kulturafdelingen HRafdelingen Beskæftigelsesafdelingen Børne- og familieafdelingen Natur- og miljøafdelingen Sundhedsafdelingen Plejeafdelingen Forsyningsafdelingen 11

14 5. Obligatorisk forhold. Ved udarbejdelse af dagsordenspunktet er der en række forhold, der er obligatorisk og altid skal medtages eller iagttages. Disse forhold beskrives nedenfor Økonomiske konsekvenser. Det skal altid fremgå af dagsordenspunktet, om sagen har økonomiske konsekvenser, og om der i budgettet er dækning herfor. Sager, der har økonomiske konsekvenser, og alle sager om anlægsbevillinger/frigivelse af rådighedsbeløb skal forinden de sættes på dagsordenen forelægges for økonomiafdelingen, der skal fremkomme med en udtalelse, der skal fremgå af dagsordenspunktet Tidligere politisk behandling. I en række situationer vil det forekomme, at kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget eller et stående udvalg udsætter en sag til senere behandling eller for kommunalbestyrelsens eller økonomiudvalgets vedkommende tilbagesender sagen til fornyet behandling i et stående udvalg. I sådanne sager skal det klart fremgå af dagsordenspunktets indledning, om der er tale om en udsat sag. I sådanne tilfælde kan teksten fra den tidligere dagsorden genanvendes. om der er tale om en tilbagesendt sag. I sådanne tilfælde skal årsagen til tilbagesendelsen fremgå, og sagsbehandleren skal foretage de fornødne undersøgelser m.v. til brug for udvalgets behandling. Teksten for den tidligere dagsorden kan genanvendes suppleret med nye oplysninger m.v. som følge af tilbagesendelsen Indstillinger. Alle dagsordenspunkter skal afsluttes med en indstilling. Det er som udgangspunkt kun direktøren for området, der kan foretage indstilling til et stående udvalg, medens kommunaldirektøren, vicekommunaldirektøren eller sekretariatschefen foretager indstilling til økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Foranstående betyder, at sagsbehandleren i dagsordenspunktet skal angive de beslutningsmuligheder, der må antages at foreligge i sagen at direktøren indstiller til det politiske organ. 12

15 Der anvendes altid ordet indstiller og aldrig ordet anbefaler eller andre betegnelser. I henhold til den vedtagne organisation anvendes i Norddjurs Kommune følgende betegnelser for direktørerne, der indstiller til følgende udvalg: Udvalg Direktør Kommunalbestyrelsen Økonomi Arbejdsmarked Børne- og ungdom Kultur- og udvikling Miljø- og teknik Sundhed Voksen- og pleje Kommunaldirektør Vicekommunaldirektør Børne- og ungedirektør Kultur- og udviklingsdirektør Miljø- og teknikdirektør Socialdirektør Sekretariatschef Der anvendes kun de stillingsbetegnelser, der er anført i skemaet. Der anvendes for stillingsbetegnelserne altid lille begyndelsesbogstav undtagen ved start af nyt afsnit og efter punktum. jf. punkt Borgmesteren er ikke medtaget i skemaet, men borgmesteren har ret til at foretage indstilling til kommunalbestyrelsen og økonomiudvalget. Formuleringer foretages som vist i nedenstående eksempler. Eksempel 1. Kommunaldirektøren indstiller, at der meddeles en tillægsbevilling på kr. finansieret af kassebeholdningen. Når der er tale om indstillinger vedrørende tillægsbevillinger anvendes altid ordet meddeles. Når der angives beløb anvendes forkortelsen kr., der altid indsættes efter beløbet. Eksempel 2. Kommunaldirektøren indstiller, at 13

16 1. der nedsættes en analysegruppe 2. kommissorium for analysegruppen udarbejdes af og godkendes af direktionen 3. økonomiudvalget orienteres om kommissoriet. Hvis der er mere end en indstilling som vist i eksempel 2 anvendes punktopstilling med tal jf. afsnit For så vidt angår dagsordener for økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen skal i de tilfælde, hvor sagen er oversendt fra et af de stående udvalg angives, hvornår sagen er behandlet i udvalget, og hvad udvalget indstiller. Dette anføres således: Eksempel: Kultur- og udviklingsudvalget har behandlet sagen i møde den 24. december 2007, og tiltræder indstillingen Procedurer. Ved udarbejdelse af dagsorden gælder nedenstående procedure Udarbejdelse af dagsordenspunkt. Dagsordenspunktet udarbejdes af sagsbehandleren i overensstemmelse med retningslinierne i nærværende instruks Dagsordensansvarlig. Der er på alle direktørområder udnævnt mindst to dagsordensansvarlige, der har til opgave at samle punkterne til dagsordenen for det pågældende møde, og foranledige dagsordenen udarbejdet i overensstemmelse med nærværende instruks. Den dagsordensansvarlige skal i overensstemmelse med tidsfristerne i afsnit fremsende den færdige dagsorden til direktionssekretariatet, der har ansvaret for, at dagsordenen udsendes i henhold til bestemmelserne i Norddjurs Kommunes forretningsorden 3. 14

17 Der er udpeget følgende dagsordensansvarlige: Direktørområde Kommunaldirektøren og vicekommunaldirektøren Børne- og ungedirektøren Kultur- og udviklingsdirektøren Omfatter også sundhedsområdet Miljø- og teknikdirektøren Socialdirektøren Ansvarlig Ove Nielsen Hanne Johansen Jette Simonsen Kirsten Hansen Tove Bonnerup Charlotte Sørensen Inge Højslet Vibeke Vahle Jytte Skiffard Sonja Mejneche Inger Hinrichsen Anette Girsel Herdis Larsen Inge Kirial Direktionssekretariatet. Direktionssekretariatet er ansvarlig for, at dagsordenen udsendes til det pågældende organs medlemmer og offentliggøres i overensstemmelse med bestemmelserne i Norddjurs Kommunes forretningsordens 3, og øvrige beslutninger truffet af sammenlægningsudvalget, kommunalbestyrelsen, det midlertidige hovedsamarbejdsudvalg, hovedudvalget m.v. Direktionssekretariatet skal således drage omsorg for, at dagsordenen udsendes til det pågældende organs medlemmer at dagsordenen lægges på kommunens hjemmeside, og at der udsendes herom til organets medlemmer og øvrige abonnenter på den pågældende dagsorden. Dagsordener udsendes kun elektronisk via hjemmesiden. Der udsendes ikke dagsordener og bilag i papirformat. I direktionssekretariatet er der udpeget en dagsordensansvarlig og en stedfortræder for følgende områder: kommunalbestyrelsen økonomiudvalget de stående udvalg 15

18 øvrige udvalg m.v. jf. skemaet nedenfor. Udvalg m.v. Ansvarlig Stedfortræder Kommunalbestyrelsen Ove Nielsen Jette Simonsen/Hanne Johansen Økonomiudvalget Ove Nielsen Jette Simonsen/Hanne Johansen Arbejdsmarkedsudvalget Hanne Johansen Tove Bonnerup Børne- og ungdomsudvalget Jette Simonsen Tove Bonnerup Kultur- og udviklingsudvalget Jette Simonsen Hanne Johansen Miljø- og teknikudvalget Hanne Johansen Jette Simonsen Sundhedsudvalget Tove Bonnerup Hanne Johansen Voksen- og plejeudvalget Hanne Johansen Tove Bonnerup Direktionen Ove Nielsen Jette Simonsen/Hanne Johansen Udvalg, kommissioner, råd o.l. under direktørområderne Direktørområde: Ansvarlig Stedfortræder Kommunaldirektøren Direktionssekretariatet Vicekommunaldirektøren Jette Simonsen Hanne Johansen Børne- og ungedirektøren Tove Bonnerup Jette Simonsen Kultur- og udviklingsdirektøren Hanne Johansen Jette Simonsen Miljø- og teknikdirektøren Jette Simonsen Hanne Johansen Kultur- og udviklingsdirektøren (sundhed) Hanne Johansen Tove Bonnerup Socialdirektøren Tove Bonnerup Hanne Johansen Dagsordener og beslutningsprotokoller/referater sendes til den ansvarlige for det pågældende område inden for de i afsnit nævnte tidsfrister Tidsfrister. Der gælder følgende tidsfrister, som ubetinget skal overholdes. Tidsfrister aflevering dagsordener Afleveres til direktionssekr. Indlægges på hjemmesiden Mødedag Mandag Tirsdag Mandag Tirsdag Onsdag Tirsdag Onsdag Torsdag Onsdag Torsdag Fredag Torsdag Torsdag Fredag Fredag 16

19 Fristen for indlæggelse på hjemmesiden er angivet som en dag tidligere end fristen som anført i forretningsordenens 3, stk. 2, hvilket skyldes en aftale indgået mellem kommunalbestyrelsen og direktionssekretariatet om, at det tilstræbes, at dagsordenen udsendes en dag tidligere end forretningsordenens frist. 17

20 6. Beslutningsprotokol. I henhold til lov om kommunernes styrelse 13, stk.1, skal kommunalbestyrelsens beslutninger indføres i en beslutningsprotokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer, der har deltaget i mødet. I henhold til lov om kommunernes styrelse 20, stk. 3, 3. pkt., føres der for hvert udvalg (økonomiudvalget, de stående udvalg, og udvalg nedsat i henhold til lov om kommunernes styrelse 17, stk. 4) en protokol, hvori udvalgets beslutninger indføres. Det er alene kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger, der skal indføres i beslutningsprotokollen, og ikke referater af forhandlingerne. Kommunalbestyrelsen eller et udvalg kan beslutte, at forhandlingerne skal refereres, men dette må ikke ske ved indførelse i beslutningsprotokollen, men skal foretages i et særskilt dokument. For Norddjurs Kommunens vedkommende skal beslutningsprotokol udarbejdes for møder i: kommunalbestyrelsen økonomiudvalget arbejdsmarkedsudvalget børne- og ungdomsudvalget kultur- og udviklingsudvalget miljø- og teknikudvalget sundhedsudvalget voksen- og plejeudvalget. Kommunalbestyrelsen har ikke nedsat udvalg i medfør af den kommunale styrelseslovs 17, stk. 4. For øvrige udvalg, kommissioner, råd og nævn m.v., som kommunen varetager sekretariatsfunktionen for afhænger det af, hvad der måtte være fastsat i en eventuelt forretningsorden, om der skal udfærdiges beslutningsprotokol eller beslutningsreferat. Beslutningsreferater er beskrevet i afsnit Beslutningsprotokollens udfærdigelse. Som grundlag for beslutningsprotokollen anvendes den til mødet udsendte dagsorden, hvori beslutningerne indføres af kommunalbestyrelsens, økonomiudvalgets eller det stående udvalgs sekretær. Indførelse i beslutningsprotokollen foretages efter de nedenfor anførte retningslinier. Skrift. Beslutningerne angives med fed skrift. 18

21 Sluttidspunkt. Mødets faktiske sluttidspunkt skal altid anføres på forsiden af beslutningsprotokollen. Beslutningen. Beslutningen skal angives kort og præcis. Formulering af beslutningen afhænger af, om der er tale om kommunalbestyrelsen eller et udvalg. Kommunalbestyrelsen. I modsætning til økonomiudvalget og de stående udvalg skal kommunalbestyrelsen træffe beslutning i alle sager. Punkter på en dagsorden til et møde i kommunalbestyrelsen kan udspringe fra følgende kilder (indstillingsberettigede): borgmesteren kommunaldirektøren/direktionssekretariatet (herunder anmodninger fra kommunalbestyrelsens medlemmer i henhold til lov om kommunernes styrelse 11, stk. 1, 1. pkt.) økonomiudvalget et stående udvalg. De enkelte direktører har ikke indstillingsret til kommunalbestyrelsen. Indstillinger fra direktørerne sker via de stående udvalg. For så vidt angår forslag fra direktørerne, der ikke vedrører de stående udvalgs umiddelbare forvaltning, sker indstillingen efter behandling i direktionen, og sagens optages på foranledning af kommunaldirektøren/direktionssekretariatet. I skemaet nedenfor er vist indstillingsgangen, de mulige beslutninger økonomiudvalget og kommunalbestyrelsens beslutningsmuligheder. 19

22 Nr. Borgmester Dir.sekr. St. udvalg Økonomiudvalg Kommunalbestyrelse 1 Indstiller Godkender indstillingen 2 Indstiller Godkender indstillingen med ændring 3 Indstiller Forkaster kommer med beslutning 4 Indstiller Tiltræder Godkender indstillingen 5 Indstiller Tiltræder Godkender indstillingen med ændring 6 Indstiller Ændrer indstillingen Godkender xx indstilling 7 Indstiller Tiltræder/ændrer Forkaster kommer med beslutning 8 Indstiller Godkender indstillingen 9 Indstiller Godkender indstillingen med ændring 10 Indstiller Forkaster kommer med beslutning 11 Indstiller Tiltræder Godkender indstillingen 12 Indstiller Tiltræder Godkender indstillingen med ændring 13 Indstiller Ændrer indstillingen Godkender xx indstilling 14 Indstiller Tiltræder/ændrer Forkaster kommer med beslutning 15 Indstiller Godkender indstillingen 16 Indstiller Godkender indstillingen med ændring 17 Indstiller Forkaster kommer med beslutning 18 Indstiller Tiltræder Godkender indstillingen 19 Indstiller Tiltræder Godkender indstillingen med ændring 20 Indstiller Ændrer indstillingen Godkender xx indstilling 21 Indstiller Tiltræder/ændrer Forkaster kommer med beslutning 22 Indstiller Godkender indstillingen 23 Indstiller Godkender indstillingen med ændring 24 Indstiller Forkaster kommer med beslutning 20

23 Formuleringen af beslutningerne vil være følgende: Nr. 1, 4, 8, 11, 15, 18 og 22: Kommunalbestyrelsen godkender indstillingen. Nr. 2, 5, 9, 12, 16, 19 og 23: Kommunalbestyrelsen godkender indstillingen, dog formuleres nr. 2 således:. Nr. 3, 7, 10, 14, 17, 21 og 24: Kommunalbestyrelsen besluttede, at.. (eller 1, 2..) Nr. 6, 13, 20: Kommunalbestyrelsen godkender xxudvalgs indstilling. Økonomiudvalget, Økonomiudvalget skal dels træffe beslutninger og dels foretage indstilling til kommunalbestyrelsen i konkrete sager. I henhold til lov om kommunernes styrelse 18, stk. 1, 2 og 3, har økonomiudvalget indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges kommunalbestyrelsen til beslutning økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen og løn- og personaleforhold økonomiudvalget forestår eller samordner kommunens planlægning. Punkter på dagsordenen til et møde i økonomiudvalget kan udspringe fra følgende kilder (indstillingsberettigede): borgmesteren kommunaldirektør/direktionssekretariat et stående udvalg 21

24 I skemaet nedenfor vises indstillingsgangen i de sager, hvor økonomiudvalget har beslutningskompetencen. Nr. Borgmester Dir.sekr. St. udvalg Økonomiudvalg Kommunalbestyrelse 1 Indstiller Godkender 2 Indstiller Godkender med ændring 3 Indstiller Forkaster. Beslutter 4 Indstiller Godkender 5 Indstiller Godkender med ændring 6 Indstiller Forkaster. Beslutter 7 Indstiller Godkender 8 Indstiller Godkender med ændring 9 Indstiller Forkaster. Beslutter Formuleringen af beslutningerne vil være følgende: Nr. 1, 4 og 7: Økonomiudvalget godkender indstillingen. Nr. 2, 5 og 8: Økonomiudvalget godkender indstillingen, dog formuleres nr. 2 således. Nr. 3, 6 og 9: Økonomiudvalget besluttede. Stående udvalg. De stående udvalg varetager den umiddelbare forvaltning af de områder, der af kommunalbestyrelsen er henlagt til dem i henhold til kommunens styrelsesvedtægt. De stående udvalg skal således træffe beslutninger i områder vedrørende den umiddelbare forvaltning, medens udvalgene skal foretage indstilling i øvrige sager til henholdsvis økonomiudvalg og kommunalbestyrelse. 22

25 Sager vedrørende økonomiske forhold skal, såfremt disse skal besluttes af kommunalbestyrelsen, fremsendes gennem økonomiudvalget. Sager vedrørende planlægning løn- og personaleforhold skal altid fremsendes til økonomiudvalget med indstilling. I skemaet nedenfor vises indstillingsgangen i de sager, hvor et stående udvalg træffer endelig beslutning. Nr. Direktør Borgmester Dir.sekr. St. udvalg 1 Indstiller Godkender 2 Indstiller Godkender med ændring 3 Indstiller Forkaster. Beslutter Formuleringen er den samme som beskrevet foran under økonomiudvalget, blot angives udvalgets navn først. 23

26 7. Beslutningsreferat. Som det fremgår foran under afsnit 6 udarbejdes der for kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget, de stående udvalg m.fl. en beslutningsprotokol i forbindelse med hvert møde. I en beslutningsprotokol indføres udelukkende den trufne beslutning, og ingen form for referat, uddybning e.l. I et beslutningsreferat kan der udover beslutningen indføres uddybende tekst, referat fra indlæg på mødet m.v. Beslutningsreferater udarbejdes for møder i: direktionen udvalg under MED-organisationen. diverse udvalg, kommissioner, råd og nævn m.fl. Som grundlag for beslutningsreferatet anvendes den til mødet udsendte dagsorden, hvori beslutningsreferatet indføres af det pågældende organs sekretær. Indførelse i beslutningsprotokollen foretages efter de nedenfor anførte retningslinier. Referatet angives med fed skrift. Faktisk sluttidspunkt skal altid angives. Beslutningen anføres som beskrevet i afsnit 6. 24

27 8. Sagsoversigt. Direktionssekretariatet har på hjemmesiden under menupunktet Dagsordener indsat to undersider: Oversigt over sager til behandling Indberetningsformular sagsoversigt. På oversigten over sager til behandling er det muligt at se, hvilke sager, der kommer til behandling i et bestemt møde i kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget, de stående udvalg og direktionen. Det er ligeledes muligt at følge en konkret sags forløb igennem den politiske behandling. Indberetninger til oversigten foretages på undersiden Indberetningsformular sagsoversigt. Det er tanken, at sagsbehandleren, når en sag startes skal foretage en vurdering over sagsforløbet, og herefter via indberetningsformularen indberette, hvornår sagen kommer til behandling i det politiske system. Direktionssekretariatet arbejder på at forbedre indberetningsformularen og søgemulighederne. Når dette arbejde er afsluttet, vil anvendelse af systemet være obligatorisk. 25

28 9. Oversigt over dagsordener. I nedenstående skemaer er vist hvilke organer, der udarbejdes dagsordener for efter foranstående retningslinier, dagsordensansvarlige på direktørområdet, dagsordensansvarlige i direktionssekretariatet. Politisk organisation (kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget og stående udvalg). Dagsordener og beslutningsprotokoller politisk organisation Organ Kommunalbestyrelsen Økonomiudvalget Direktørområdet Dagsordensansvarlig Direktionssekretariatet Ove Nielsen/Jette Simonsen Ove Nielsen/Jette Simonsen Arbejdsmarkedsudvalget Herdis Larsen/Inge Kirial Hanne Johansen/Tove Bonnerup Børne- og ungdomsudvalget Charlotte Sørensen/Inge Højslet/Vibeke Vahle Jette Simonsen/Tove Bonnerup Kultur- og udviklingsudvalget Jytte Skiffard/Sonja Mejneche Jette Simonsen/Hanne Johansen Miljø- og teknikudvalget Inger Hinrichsen/Anette Girsel Hanne Johansen/Jette Simonsen Sundhedsudvalget Jytte Skiffard/Sonja Mejneche Tove Bonnerup/Hanne Johansen Voksen- og plejeudvalget Herdis Larsen/Inge Kirial Hanne Johansen/Tove Bonnerup Direktionen. Dagsordener og beslutningsprotokoller direktionen Organ Direktionen Direktørområdet Dagsordensansvarlig Direktionssekretariatet Ove Nielsen/Jette Simonsen 26

29 Diverse udvalg, kommissioner, råd og nævn. Dagsordener og beslutningsreferater diverse udvalg, kommissioner, nævn m.v. Organ Direktørområdet Dagsordensansvarlig Direktionssekretariatet Beredskabskommissionen Inger Hinrichsen/Anette Girsel Hanne Johansen/Jette Simonsen Bevillingsnævnet Færgeudvalget Kirsten Hansen/Jette Simonsen Ove Nielsen/Jette Simonsen Folkeoplysningsudvalget Jytte Skiffard/Sonja Mejneche Hanne Johansen/Jette Simonsen Frivilligrådet Herdis Larsen/Inge Kirial Tove Bonnerup/Hanne Johansen Handicaprådet Herdis Larsen/Inge Kirial Tove Bonnerup/Hanne Johansen Integrationsrådet Herdis Larsen/Inge Kirial Kirsten Hansen/Tove Bonnerup Klagerådet hjemmehjælp Herdis Larsen/Inge Kirial Jette Simonsen/Hanne Johansen Lokalt beskæftigelsesråd Herdis Larsen/Inge Kirial Tove Bonnerup/Hanne Johansen Musikskolebestyrelsen Jytte Skiffard/Sonja Mejneche Hanne Johansen/Jette Simonsen Ældrerådet Ove Nielsen/Jette Simonsen For så vidt angår MED-organisationen kan det på hjemmesiden under menupunktet Dagsordener, MED-organisationen ses hvilke udvalg, der er nedsat og som indgår i dagsordensproceduren. De dagsordensansvarlige henholdsvis på direktørområdet og i direktionssekretariatet ses af skemaet side 15 under Udvalg, kommissioner, råd o.l. under direktørområderne. 27

30 28