Referat af bestyrelsesmøde i IMADAs fagråd

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i IMADAs fagråd 2. juli kl på IMADA. 1) Formalia a ) Tilstedeværende Nina, Iben, Morten, Jon, Jonatan, Valentin, Mathias, Peter b ) Valg af referent 2) Siden sidst Peter Severin Rasmussen a ) Institutdysten 13. maj Det var et ret fedt arrangement og fremmødet fra IMADA var ret tilfredsstillende. Æter var meget positive om det. De vil gerne have dag inden hvor man mødes og laver sæbekassebil, øvede discipliner etc. Man kan lave en dag ud af det. Der er stadig forvirring over at det er IMADA + Æter. At gøre det klart næste år er meget vigtigt. Der skal være styr på managers tidligere næste gang. b ) Hyttetur maj Økonomi: 5000 på konto, mangler depositum (1500). Der mangler stadig støtte fra fagrådet (4500). For at det skal gå i nul, så skal vi op på Sodavand og chips sælges i fagrådslokalet. Jonatan og Peter har lavet evalueringsrapport og det er sendt til Jessica. How To IMADA Hyttetur skal opdateres. Indkøb kørte smooth og at have køletrailer var fedt. Næste år skal der være glowsticks. Hytten er for stor og vi kunne godt tænke os enten kun at leje den ene del eller leje en anden hytte. Der foreslås Danehof (eller noget lignende). c ) Studie Regatta 27. maj Regatta med de andre fra natfak. Vi stillede med "Kemikalie X". Vi vandt Viggo prisen for bedste stemning. d ) Kandidatsymposium 28. maj Det var rigtig fint. Der var ikke mange dataloger. Morten og Peter har evalueret på hvad der er at sige. e ) Matalogifest 28. maj Det gik godt med at sætte op og det kørte også rigtig godt. Caroline var god og organiseret. Kudahls oplæg var super godt og bliver husket. Iben skal snakke med Rune om økonomi. Der kom en masse mennesker med som ikke normalt er med, hvilket var godt. 1

2 f ) Oprydning 29. maj Jon, Peter, Tamas og Kasper Mortensen ryddede op og gjorde rent i Vektorrummet. g ) Spil og Grill 10. juni Det var mega godt! Da arrangementet var slut, så var der kun Æter og Nina tilbage. Nath og Jonatan pakkede telt sammen, men de kunne ikke findes, så der var lidt panik da vores brætspil var tilbage. Der bør aftales hvad der skal gøres med oprydning. Reklame for Hesehuse med energidrik på IMADA students var fint nok. Planlægningsdelen virkede bedre end de sidste par år. Det eneste der var forvirring om var datoen. Mere reklame næste år. Der kunne have været en plakat. h ) Studieture 15. og 23. juni Peter Madsen har arrangeret studieturer til Universal Robots og Ordbogen.com. Det gik rigtig godt med Universal Robots hvor alle dukkede op. Peter Severin Rasmussen var den eneste der dukkede op til det med Ordbogen.com. Trods det var det meget fint. i ) Syddanske Studerende De har tænkt sig at lave fælles intro-håndbog med nyttig info for alle nye studerende. Der laves teasers om de forskellige foreninger. Vi har også tænkt os at være med. Morten har sendt en teaser afsted. j ) Fagrådsfolder For alle institutter på natfak. Vi skal finde datoer for alle arrangementer i efteråret (kommer senere på mødet). k ) Undervisningsudvalget Nina og Anna er trådt til og starter til efteråret. l ) Julefrokostudvalg Morten har snakket med Kudahl og vi har skaffet dokumenter til hvordan man laver julefrokost. m ) Studenterrepræsentanter 3) Orientering Morten har sendt mail og sagt godt arbejde til dem alle. a ) Økonomisk status 2

3 Der mangler penge for hyttetur og matalogifest. Der er også lavet sodavandsordning. Danske Bank har ikke overflyttet ejerskab for konto. Iben eller Jon ringer til dem mandag og rykker dem. Der står lige nu og pr. 1. januar var der omkring Vi har fået 3000 fra IMA- DA institut. Vi har ikke fået penge fra studenterpolitiske midler. Jon sender en rykker. Vi har i alt af studenterpolitiske midler som vi kan bruge. Det foreslås at vi også får Swipp. b ) Sponsorregler Jonatan har været god til at skaffe sponsorer. SDU har også (dyre) sponsorater. Det er billigere at gå den lige vej ved at snakke direkte med os. Men der er regler om at vi egentlig ikke må lave de sponsorater direkte. Reglerne er ved at komme på plads og det virker til at vi godt må have de sponsorater alligevel, hvis vi bare fortæller SDU Erhverv om det. Morten har snakket med dem og lavet et møde i starten af september. Jonatan tager med. SDU Erhverv vil gerne have det at vide hvem vi laver sponsorater med. Hvis vi har et arrangement med en udefrakommende part der har reklame, så skal der betales leje for lokalerne. Fredagsbaren er uden for SDU, så den kunne man bruge til arrangementer. Udenfor er også gratis. Det er ca i timen. Vi bør kunne lave samarbejde med SDU Erhverv, hvor vi måske kan få nogle penge for at lave reklame for deres partnere (i stedet for at vi får sponsorater af dem direkte fordi vi ikke må det). Når firmaer kontakter os, så kan vi sende dem videre til SDU Erhverv (hvilket er mere attraktivt, i forhold til et enkelt Facebook opslag, som vi kan lave). c ) Fastholdelse af studerende Peter Madsen arbejder med frafald, ensomhed m.m. Han laver også større erhvervskontakt. Morten havde møde med ham i onsdags med brainstorm på hvad man kunne lave. 3

4 4) To-Do a ) Inventarlisten Sidste opdatering var ved nytår. Nina kan lokke nogle personer til det. Valentin hopper med da han er en del af S7LAN crew. Stil spørgsmålstegn ved de ting vi har og om de skal ud/sælges. S7LANs ting skal ikke ud. Deres ting står i kasser på modsatte side af der hvor reolen står og der er computerting i dem. Der er forslag om at der skal gøres rent. Tag ting ud, støvsug, sæt ting ind igen og skriv dem ned. b ) Anbefaling af IMADA-tutorer Vi skal i fagrådet give bud på hvem der skal være tutor for de forskellige hold. Der er 8 tutorer fra IMADA. 4 dataloger og 4 matematikere. Der diskuteres hvem der er egnet til det. Tre dataloghold: Alle er egnet. To matetamtikhold: To på hver, alle er egnet. Alle tutorer skal briefes om fagrådet. c ) Studenterrepræsentanter Phong stopper i institutråd. Nikki regner med at stoppe på institutforum. Charlotte regner med at stoppe i arbejdsmiljøudvalg. Institutråd: holder ca. 4 måneder om året. Rådet rådgiver Martin Svensson. Jonatan kunne måske godt tænke sig det. Institutforum: Arbejdsmiljøudvalg: Snakker om arbejdsmiljø, computer lab etc. Peter prøver at finde nogen til arbejdsmiljøudvalg, det haster ikke. Det skal være inden december. Der er ikke noget skilt om at man ikke må række sig ud af vinduet. Akademisk råd: Jon stopper der. Der skal stilles en op omkring november. Nina prikker til folk. Studienævn: Det kan godt være at Christian stopper. Vi skal høre ham ad. Peter vil gerne fortsætte med at være suppleant og kan godt overtage hvis der ikke er andre der vil, men vi bør prøve at finde en der ikke er så langt i uddannelsen. 5) Planlægning af kommende arrangementer a ) Video til studiestart Denne vises til alle IMADA studerende d. 31. august. Her skal vi ikke give praktiske informationer, men et indtryk af hvad fagrådet er. Kort og præcist. Valentin og Jonatan står for det. b ) Post på Science Rally 4

5 Tema: Zoo min. pr. post. Vi har 2 poster. 2 personer pr. post skal findes. Skal have noget med tema og IMADA at gøre. Sorter dyr og hanoi towers af aber. Nina prøver at finde et par til en af posterne. Vi andre skal også prøve at finde nogen. Snak med Jon om hvad der skete sidste år. c ) Bestilling af årsfestbilletter Der skal bestilles i start oktober. Vi har sidste betaling for de studerende på IMADA i slut september. Jon og Iben er de ansvarlige. d ) Introduktion til IMADA Fagrådet kom og snakkede til de tre arrangementer (mat, anv mat og dat). Peter koordinerer med Rolf og giver ham et navn. Morten har snakket med Lene og Jessica, men vi mangler nogen er vil snakke for fagrådet. Iben vil gerne snakke for mat-øk erne. Morten er måske med på mat-øk. Morten tager matematik. e ) Efterårsarrangementer Fastsættelse af datoer for arrangementer: Velkommen til IMADA: 26. september. Nath køber spil ind. Der er en liste af brætspil i sidste referat. Hun skal bl.a. købe "Det dårlige selskab". Snak eventuelt med Kasper Mortensen og Nikolaj Chopart om hvad der kunne være gode spil at købe. Oktoberfest: 15. oktober. Årsfest: 28. oktober. S7LAN: november. Matalogifest: Morten laver Doodle. Vi regner med weekenden efter rusfest. Der foreslås d. 25. november. Juleklip: Vi foreslår 1. december (en torsdag). Julefrokost: Morten snakker med Rojin (som står for det nu). Der er nok en dato for det nu. Det bliver formentlig den 9. december. Arrangement med SDU Erhverv: Ingen dato endnu, men vi arbejder på starten af november (hverdagseftermiddag). Morten skriver til dem. Der foreslås at vi gør meget ud af første fagrådsmøde, fx at give pizza. Så er der mange vi kan få til at lave arrangementer. Man kan få dem i udvalgene til at skrive deres referater op på hjemmesiden, så man kan læse det der. Kan bruges til at gøre første møde mere crisp. 5

6 6) Nye tiltag Det er vedtaget at vi laver det som vi plejer + pizza. Der skal laves et overslag (hvis du er tilmeldt inden denne dato, så er du garanteret pizza). Nina vil gerne bestille, men hun er ikke sikker på estimater. Hun snakker med Jonatan. Køb masser af kød og salat pizza. a ) Afslutningsmail til dimittender SDU mails bliver først lukket flere måneder efter man er færdig. Man kan sende mails ud til alle der bliver færdige. Skriv: Husk: Bøger tilbage på biblio, nøgle til kontorer, betal sodavandsordning, husk at melde dig ind i alumne LinkedIn gruppen etc. Der skal kommunikeres ud til studerende at de skal huske at tjekke deres mail en ekstra gang efter de er færdige. Skriv reminder om at de skal tjekke det på IMADA Students. Vi kan skaffe kandidat-lister vha. nyhedsbrev. b ) Samarbejde med Cortex Lab Jonatan var til møde med Andreas i Vidensbyen. Iværksættermiljø. De får henvendelser fra virksomheder og de vil gerne have dataloger til at kigge på det. Så man kan blive minikonsulent, hvor man kan tage et par opgaver/korte projekter. Man får penge for det. Der er muligvis også regnskabsopgaver. c ) Ændring af innovationsprojektet 7) Næste møde? CFO arbejder på oplæg til ændringer. Vi kan give vores egne input. Man kan tage fat i Severin eller Julie fra CFO, hvis man har input. Forslag: 22. oktober (lørdag). Nina kan måske lægge lejlighed til. 8) Eventuelt GameJam i samarbejde med Odense Film Festival. Bliver bedømt og fremvist på Brandts. Jakob Stegelmann kommer. Der bliver sponsoreret soveplads og snacks. Der er lavet en flyer. Jon smider op på IMADA students. Lav Facebook begivenhed. Det er den 31. august. Der skal købes nyt køleskab på et tidspunkt. Man kan lave en IMADA Party gruppe på Facebook. Morten Agger 6