HEART HERNING MUSEUM OF CONTEMPORARY ART AF REVISIONSPROTOKOL SIDE VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2012

Transkript

1 Tlf: BDO Statsautoriseret Birk Centerpark 30 DK-7400 Herning CVR-nr revisionsaktieselskab HEART HERNING MUSEUM OF CONTEMPORARY ART UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2012 CVR-NR

2 195 HEART HERNING MUSEUM OF CONTEMPORARY ART, CVR-NR PROTOKOLLAT TIL ÅRSREGNSKABET 2012 Som museets bestyrelsesvalgte revisorer har vi afsluttet den i årsregnskabsloven foreskrevne revision af årsregnskabet for 2012, der udviser et resultat på -165 tkr., samlede aktiver på tkr. og en egenkapital inkl. henlæggelser ved årets udgang på -418 tkr. I forbindelse med afslutningen af revisionen skal vi redegøre for følgende: 1. Konklusion på den udførte revision. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet. 3. Den udførte revision, art og omfang. 4. Oplysninger til årsregnskabet. 5. Formalia. 6. Assistance og rådgivning. 7. Revisors uafhængighedserklæring mv. 1. Konklusion på den udførte revision Vi har afsluttet revisionen af årsregnskabet for Godkender ledelsen årsregnskabet i den nuværende form, vil vi forsyne det med nedenstående konklusion og supplerende oplysninger: Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af museets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2012 samt af resultatet af museets aktiviteter for regnskabsåret 1. januar december 2012 i overensstemmelse med bekendtgørelse nr af 21. december 2010 om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysning vedrørende forståelse af revisionen Museet har i overensstemmelse med bekendtgørelse nr af 21. december 2010 indarbejdet budgettal for regnskabsåret i resultatopgørelsen. Disse budgettal har ikke været underlagt revision. Supplerende oplysning vedrørende andre forhold Uden at det har påvirket vores konklusion, gør vi opmærksom på, at museet for det kommende regnskabsår har en stram likviditet. Under forudsætning af, at det godkendte budget for 2013 realiseres, kan man overholde forpligtelserne for det kommende regnskabsår med den likviditet, som man har til rådighed. Det er ledelsens vurdering, at budgettet er opnåeligt for det kommende regnskabsår. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet Revisionen har givet anledning til at fremhæve følgende særlige forhold, der er af betydning for ledelsens vurdering af årsregnskabet.

3 196 Going concern Museets ledelse har valgt at aflægge årsregnskabet under forudsætning af going concern. Vi er enige med ledelsen i dette valg. Vi skal dog gøre opmærksom på, at museet har en meget presset likviditet. Vi har for det kommende regnskabsår fået forevist budget 2013, samt fået forevist en grovberegning over det forventede likviditetsflow. Denne udviser en meget stram likviditet. For at museet har likviditet til at gennemføre de budgetterede aktiviteter er det derfor væsentligt, at museet realiserer budgettet for Derfor skal museet for det kommende år, være meget opmærksom på at få sikret sig tilskud til udstillinger, samt at få flere deltagere i HEARTClub for virksomheder mv. Endvidere er det vigtig, at man fortsat arbejder på at få tilskud til den ikke finansierede del af skulpturen "Le Mande est Plat" af Bjørn Nørgaard, anskaffet i Får man fremskaffet tilskud hertil vil det påvirke likviditeten positivt for Det er ligeledes vores anbefaling, at der fortsat skal være fokus på at spare på omkostningerne, så museet for det kommende år kan skabe overskud og dermed genetablere egenkapitalen. Begrundelsen for at få etableret en likviditetsreserve er at man vil kunne modstå eventuelle udsving i den løbende drift. Funktionsadskillelse Under hensyn til museets størrelse og forhold i øvrigt, er det kun muligt i begrænset omfang at tilrettelægge arbejdsdelinger og gensidige kontroller for museets forretningsgange. Denne situation kan medføre, at museet ikke har kontrolfunktioner, utilsigtede fejl. der opdager såvel tilsigtede som Vi har ikke kunnet basere vores revision på den interne kontrol, men har i stedet udvidet omfanget af de øvrige revisionshandlinger. 3. Den udførte revision, art og omfang Revisionens formål, udførelse, rapportering mv. er uændret i forhold til tidligere. Vi henviser til revisionsprotokollat af 26. april 2011, side Herudover har vi i overensstemmelse med Instruks for regnskabsmæssigrevision for museer gennemført kontrol af museets samling. Ved planlægningen af vores revision har vi fastlagt en revisionsstrategi ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Vores revision vil derfor hovedsageligt fokusere på regnskabselementer og områder i årsregnskabet, hvor vi vurderer risikoen for væsentlig fejlinformation for størst. Den udførte revision og resultatet heraf er beskrevet i det følgende: Behol dni ngseftersyn Vi har foretaget uanmeldte beholdningseftersyn den 22. oktober I den forbindelse afstemte vi museets likvide beholdninger. Kassebeholdningerne blev optalt, hvoraf der blev konstateret mindre differencer. Desudenblev museets bankbeholdninger afstemt til kontoudtog fra bank, hvilket ikke gav anledning til bemærkninger.

4 197 Resultat af revisionen Vi har i overensstemmelse med Instruks for regnskabsmæssigrevision for museer den 22. oktober 2012 gennemført samlingsrevision. Af de 20 udvalgte genstande blev alle genstandene fundet. Af de 5 udvalgte genstande i magasinet kunne alle findes i registreringssystemet. Vi blev ved vores gennemgangaf værkerne opmærksom på, at der for 5 af de i alt 25 værker, som har været udvalgt i samlingsrevisionen ikke stod korrekt registreringsnummer på værket. Værkerne blev identificeret via billeder i samlingskartoteket. Vi skal derfor henstille til, at i forbindelse med alle værker påføres korrekt registreringsnummer. Gager - overarbejde Under vores revision blev vi opmærksomme på, at der var opsparet en deloverarbejdstimer blandt medarbejderne. Forpligtelsen er skønnet at udgøre 200 tkr. og er afsat som forpligtelse i årsregnskabet. Likviditet I forbindelse med vores revision har vi overordnet gennemgået likviditetsbehovet for En forudsætning for at kunne gennemføre driften med den likviditet, som man har til rådighed, er at man sikrer sig størst muligt tilsagn om finansiering af udstillinger/projekter, som planlægges igangsat. Ultimo 2012 er der en likvid beholdning på 491 tkr. Vi har i samarbejde med museets bogholder foretaget en gennemgang af museets likviditet for det kommende år. Dette viser, at hvis museet realiserer budgettet vil museet ultimo 2013 have en likvid beholdning på ca. 20 tkr. Forvaltningsrevision Museets ledelse foretager løbende strategisk planlægning med henblik på fremtidssikring af museets virksomhed. Museet udarbejder årsplaner for udstillingsvirksomhed og foretager løbende opfølgning herpå. Sparsommelighed Museet indhenter alternative tilbud ved eventuelle større anskaffelser. Museets likvide indeståender i pengeinstitut forrentes tilfredsstillende. Produktivitet og effektivitet Museet har i årets løb tilpasset de planlagte udstillinger for at være sikker på at have en tilstrækkelig likviditet til gennemførelse af udstillingerne. Der har i året været ca gæster, heraf er de betalende gæster, hvilket er et fald i forhold til sidste år. Køb af værker Museet har i året anskaffet "Springvand" af Ingvar Cronhammar til en værdi af 300 tkr. Værket er fuldt finansieret fra Midtjysk Skole- og Kulturfond samt fra Jubilæumsfonden. Hver af fondene har doneret 150 tkr. til museet. Derudover har museet anskaffet "Le Mande est Plat" af Bjørn Nørgaard, som museet har opført i samarbejde med Bjørn Nørgaard. Ultimo 2012 er anskaffelsesværdien opgjort til 792 tkr, Museet har fået finansieret 300 tkr. af Ny Calsbergfonden. Hertil er der desuden anvendt museets henlæggelser fra tidligere år på i alt 322 tkr. Dermed er der en udgift i årets regnskab på i alt 170 tkr. til værket. Udstilling Indian Highway Museet har i året afholdt omkostninger på i alt 299 tkr. til fragtomkostninger vedr. Indian Highway udstilling blev afholdt i Museet havde afsat 60 tkr. i 2010 til skyldige fragtomkostninger, men ved afregning af fragt for udstillingen er der omkostninger på i alt 359 tkr., altså i alt 299 tkr. højere end det afsatte i Dette har påvirket regnskabet negativt med 299 tkr.

5 198 Delvis momsfradrag Museet har i regnskabsåret 2012 opnået en forholdsmæssig høj momsfradragsprocent på de omkostninger, som man kan få delvis fradrag for. Det giver en tilbagebetaling på ca. 610 tkr. inkl. afgifter. Dette skyldes, at man har opnået en højere momspligtig omsætning. Dette vedrører blandt andet cafeen samt virksomhedssponsorater til Sode du Mande Biennalen. Vi har anbefalet ledelsen at beregne fradragsprocenten eksempelvis kvartalsvis for at undgå store efterreguleringer, som kan være enten, at museet får tilbagebetalt yderligere moms eller skal efterbetale for meget udbetalt moms. Vores revision af årsregnskabet har ud over foran anførte ikke givet anledning til bemærkninger. Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet har museets ledelse over for os afgivet en skri tlig bekræftelse (regnskabserklæring) om årsregnskabets fuldstændighed, såsom oplysninger om pantsætninger, garantistilleiser, retssager, besvigelser, begivenheder efter balancedagen samt andre vanskeligt reviderbare områder. 4. Oplysninger til årsregnskabet Der er for regnskabsåret udarbejdet et årsregnskab til offentliggørelse. ikke samme detaljeringsgrad, som det interne årsregnskabgør. Dette årsregnskab indeholder Der er i året indkøbt kunst for tkr. Der er i året givet tilskud til køb af kunst for 600 tkr. Henlæggelser på 322 tkr. er derfor anvendt i året, hvorfor henlæggelser ultimo 2012 er O kr. Museets samlinger er værdiansat til O kr. Dette skyldes, at værkerne ikke er tænkt med videresalg for øje. Tilskud mv. Kommunalt tilskud tkr. Statstilskud Beregning af statstilskud. Bestemmelserne om tilskudsberegning findes i museumslovens 15. Statstilskuddet beregnes på grundlag af de ikke statslige tilskud reduceret med huslejeudgifter og prioritetsydelser. Tilskuddet for 2012 er fastsat til1.752 tkr. Tilskud fra Fonden for opførelse af HEARTudgør tkr. Diverse tilskud til udstillinger udgør 998 tkr. Tilskud til projekter 100 tkr. Lønninger tkr. Her skal nævnes, at der er overført 20 tkr. til reduceret med 20 tkr. Ensemble MidtVest. Det betyder, at lønudgiften er I budgettet har der været budgetteret med viderefakturering til Sode du Mande ApS på i alt 217 tkr., men da Sode du Mande aktiviteten i året er lagt under HEARThar disse ikke kunnet viderefaktureres. Der er pr. 31. december 2012 afsat 200 tkr. i skyldige afspadseringstimer til medarbejdere, hvilket i alt udgør ca timer fordelt på 6 medarbejdere.

6 199 Varelageret 334 tkr. Varelageret i butikken er opgjort til 294 tkr. Beholdningen af salgsvarer i museumsbutikken er opgjort til kostpriser, dog er beholdningen af kataloger, der i museumskiosken sælges til priser under kostprisen, i lighed med tidligere år, nedskrevet til salgspriser ekskl. normalavance. Varelageret i cafeen er opgjort til 40 tkr. Beholdningen af varer i cafeen er opgjort til kostpriser. Varer med en kort holdbarhed er nedskrevet til Okr. Egenkapital inkl. henlæggelser Balancen udviser en egenkapital inkl. henlæggelser på -418 tkr., hvoraf henlæggelser udgør Okr. 5. Formalia Ledelsesansvar Vi er ikke i forbindelse med vores revision blevet bekendt med handlinger eller undladelser, hvor der efter vores opfattelse er en begrundet formodning om, at medlemmer af ledelsen kan ifalde erstatningseller strafansvar. Pligt til at føre bøger mv. I overensstemmelse med lovgivningens regler har vi påset, at ledelsen har overholdt sine pligter til at udarbejde forretningsorden, oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller, samt at regler om forelæggelse og underskrivelse af revisionsprotokollen er overholdt. 6. Assistance og rådgivning Assistance og rådgivning Siden seneste revisionsprotokol til årsregnskabet er udført følgende opgaver: Regnskabsmæssigassistanceved udarbejdelse af årsregnskabet.

7 Revisors uafhængighedserklæring mv. I henhold til lovgivningen erklærer undertegnede: at at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte uafhængighedsbetingelser, og vi under vores revision har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. Herning, den 28. februar 2013 BDOStatsautoriseret revisionsaktieselskab 1::!ÆZcd Statsautoriseret revisor Forevist, den 28. februar 2013 Lars Damga Formand n I~JMiIl,1I Torben Clausen Johs. Poulsen BOD Statsautoriseret revtstonsaktiesetskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BOD International Limited et UK baseret selskab med begrænset hæftelse og en del af det Internationale BOD netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.