Brøndbyernes Andelsboligforening afdeling 2 Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde nr Mandag den kl. 18:00

Transkript

1 Deltagere: Til stede Afbud Lars Bjørnstrup Formand x Mitzi Hansen MH Næst forkvinde x Poul Petersen PP Bestyrelsesmedlem x Arne Strandet Larsen ASL Suppleant x Jan Christensen JC Suppleant x Susanne Larsen SL Suppleant x Mikkel Selander Driftsleder x Lars Larsen Ejendomsmester x Teit Svanholm TS x Sendes til: Deltagere samt øvrige AB-medlemmer. (Referat og regnskaber m.v. sendes i papirudgave til AB-medlemmer) Administration og varmemester. Øvrige afdelinger i BAB. Dagsorden: 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af referat 3. Tilbagemelding fra administration, inspektør og varmemester 4. Økonomi 5. Perioderegnskab 6. Orientering fra formanden 7. De enkelte lejemål (LUKKET PUNKT, OFFENTLIGGØRES IKKE) 8. Øvrige aktiviteter herunder projekter 9. Eventuelt 10. Næste møde Pkt. Emne Dato Akt. 1 Valg af ordstyrer blev valgt 2 Referat Referat nr godkendt 3 Tilbagemelding Vaskekældre Detter er igangsat og dette punkt udgår Vi igangsætter 2 gange årlig rengøring til i alt ,- igangsættes og beboerne adviseres inde med 14. dage varsling af vaskeri samt alle tørrerum er lukket den dag Da beboere der benytter vaske- tørrerum ikke rengøre efter sig, bedes der oplyst pris på rengøring 2 gange pr. måned. Der fremstilles opslag med tekst at rengøring skal foretages i benyttede rum, samt at vasketøj skal nedtages efter vaskereglementet, eller vil det kunne nedtages af efterfølgende vaskerumsbruger. Det revurderes efter 2 måneder, og hvis forholdene ikke / 1

2 Legepladser er forbedret igangsættes ekstern rengøring med forhøjelse a vaskepriser til følge Foto serie er sendt til Kompan med køb af løsdele Afdækning er nu kommet og monteres nu Samt toget skal renoveres via køb af løsdele hos Kompan Bolte til tag er nu kommet, men stadig mangler afdækning af bolthoveder og møtrikker Er endnu ikke færdiggjort Skal færdiggøres nu Alt udført på nær tag på tog der skal have nye bolte pladser er færdige i løbet af uge Fejlretning efter rapport igangsat. Der er fundet flere mapper med tidligere rapporter, gennemgår dem Bemærkninger i inspektionen udbedres nu. Der søges efter tidligere godkendelser samt kommunens ibrugtagningstilladelse Legepladsinspektør Gerd Olsen har gennemgået legepladserne, der er fundet fejl på legeplads 3 der tidligere har været godkendt, og leverandør Kompan bedes forklare hvordan det kan forekomme samt rette op på problemet uden udgift for afdelingen / Kældertrapper De værest skal tages først og vi forventer en tidsplan over hele forløbet over de næste par år trapper laves i 2012 disse skal vi have en plan for og vi skal have en plan for resten af forløbet på 5 år planen klar til næste møde Efter afhold licitation er HRH-murer billigst, og bedes udfærdige kontraktgrundlag og tidsplan for alle 5 etaper Udbud er udsendt med besigtigelse uge 8 og licitation den 7. marts Udbud udsendes ultimo januar til 3 bydende oplyser i mail af at der spørges endnu en entreprenør så der i alt er 4 bydende, men tidligere beslutning på, at den der i det første bud var dyrest ikke spørges og ny kan så byde. Ved underhåndsbud må der højst være 3 bydende. Udbud sendes ud ultimo januar 2012 med pris medio februar Skal opdeles i Aktiver (afrensning, oppustning, osv. ) Derefter i udbud Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. Adm. skal oplyse tidspunkt for udsendelse Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. I gl. fyrkælder opsættes ekstra afstivning i nederste 2

3 kælder som anført i rapport fra Holmsgaard Der udsendes nyt udbudsmateriale baseret på tidligere udsendte, men med en 5 årig horisont. Mekanisk ventilation Kloaksystem Afventer svar fra Mikkel som stadig venter på Kommunen med at de vender tilbage Afventer stadig Brøndby kommune, de 8 uger er gået til næste møde så vi forventer svar fra Kommune til dette møde Afventer stadig Brøndby kommune Afventer stadig svar fra Brøndby kommune, Esbensen Rådgivning bedes rykke kommunen Udbud afventer svar fra Brøndby Kommune om der skal udføres varmegenvinding ved etablering af mekanisk ventilation Tidsplan for udbud bedes oplyst Udbydes på en 5 år periode samlede. Udbydes til 3 firma og et får arbejdet Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. Adm. skal oplyse tidspunkt for udsendelse Udbudsmaterialer er endnu ikke udsendt Der udarbejdes udbudsmateriale på etablering af mekanisk ventilation fra alle lejemål pr. blok. der skal udbydes med en 5. årig horisont Højvandslukning 2500,- pr. stk. + moms Vi laver en prøvemontering Ca. 60 skal monteres til en ca pris moms hvordan vil det se ud på vores buget???? Vi skal have fortaget de sidste svar fra de lejer som ikke har fået svar fra. De gulvafløb som er i de gl. bøjlerum samt vaskerier skal have højvande-lukning Husk at spørge kommunen omkring lukningen 3

4 12.03 Der er 64 gulvafløb boilerrum, tidligere skralderum samt i lejemål. skal foreslå hvilke der kan lukkers i rum uden tappested samt pris på samme. Beboere der endnu ikke har meddelt om de har gulvafløb kontaktes med brev om besigtigelse. Kloaktegning af blok 3 og 14 udleveret Tegning med kloakafløb i boliger revideres og udvides med afløb i fællesrum samt i nye og gamle boilerrum Efter opgørelse af svarskemaer har 27 oplyst at de har gulvafløb i lejemål og heraf har 18 haft opstigende vand. sender tegning medplaceringer til og bestyrelen. undersøger via rådgiver på hvilken måde et gulvafløb kan lukkes, enten med højvandslukkere eller ved permanent lukning Spørgeskemaer er returneret, 50% af husstandende har svaret, oplysninger indtegnes på oversigtsplan og viderebehandles Holmsgaard, Michael Evt. Højtvands lukning i afløb inde i boligen Registrering af afløb inde i boligen og derefter beslutte hvor mange der skal lukkes og hvilken der kan blive. Tilstoppede afløb i lyskasser. Hvordan kan man reparer dette?? 4 Økonomi Årsregnskab godkendt / / / 5 Perioderegnskab Konto nr godkendt Konto nr godkendt 6 Orientering fra formanden Juridiskede er HP godt på vej Rep. Møde d. 23/5 i Adm. lokaler kl Vision møde i Adm. var vellykket 7 Lukkede punkt 8 Øvrige aktiviteter og projekter Energi Vinduer / Døre Teil laver et nyt buget forslag ud fra en 10 års 4

5 renovering plan, men sammenhold ud fra en 30 års plan ved nye vinduer Regentskab gives til Teit og Poul snakker tager en snak med Teit Der er modtaget forslag og pris på genopretning af vinduer fra maler, dog mangler er forslag vedligeholdelsesintervaller ligesom pris bedes opdelt i udvendig- og indvendig behandling og separat pris på gitre bedes oplyst. Snedker har endnu ikke kommet med forslag til genopretning samt restlevetid, snedker opfordres til at komme med forslag inden 2 uger Der har den 25. januar været møde med maler og snedker for deres vurdering af vinduer og døres tilstand. Kommer med forslag og pris på udbedring og vedligeholdelsesinterval som anført i referat fra /PP / PP Der lægges op til et evt. ekstra beboermøde ultimo maj med orientering om tilstanden, pris og kommende vedligeholdelsesinterval kontakter snedker og maler for gennemgang af vinduer og døres vedligeholdelsestilstand samt mekaniske funktion. PP deltager i gennemgangen. Med hensyn til helhedsplan afhænger det af mulighederne for efterfølgende tilskudsmuligheder fra Brøndby Kommune og Landsbyggefonden. Det er afdelingsbestyrelsens vurdering at der var forskellig opfattelse af tilskudsmulighederne. Flere beboere mente at såfremt der blev udarbejdet en helhedsplan kunne der opnås store tilskud. Dette blev afvist af administrationen bl.a. med henvisning til at vinduesudskiftninger alt overvejende er driftsarbejder. Administrationen bedes uddybe deres erfaringer med tilskud til vinduesudskiftninger. Der skal udarbejdes økonomiske konsekvenser for oprettende vedligeholdelsesarbejder på følgende punkter: Fuld malerbehandling (lukket glat overflade i farve hvid) af alle vinduer og døre opdelt således: o Udvendig behandling til og med fals for anslag. o Indvendig malerbehandling til fals for anslag. Snedkeropretning opdelt således: o Generel opretning af alle vinduer og døre. o o Udskiftning af nedbrudte trædele. Eftersyn og udskiftning af defekte beslag, greb m.v. 5

6 Restlevetiden bedes vurderet således: o Uden genoprettende vedligehold. o Efter genoprettende vedligehold. Vedligeholdelsesintervaller bedes oplyst på: o Malerbehandling Nordside Sydside o Generelle snedkereftersyn / genopretning Forslag til udskiftning af vinduer/døre forkastet på beboermøde. 22 stemmer for udskiftning, 42 stemmer imod og 2 ugyldige stemmer. Det videre forløb blev diskuteret, og det blev besluttet, at 42 stemmer imod, svarende til 21 ud af 96 lejemål ikke er repræsentativ, hvorfor der skal udarbejdes redegørelse for henholdsvis helhedsplan med tilstandsvurdering og konsekvensen ved ikke at udskifte vinduer/døre. Der ønskes en kvalitetsvurdering af eksisterende vinduer/døre med priser på opretning. Der lægges op til et orienterende beboermøde når alle oplysninger er modtaget Gennem gik kort forløbet til vores beboer møde tirsdag d orienterede kort på beboermøde Andresen 15. november på Ungdomsgården. PP kontakter Susanne for reservation Efter beboermødet planlægges indkaldelse til ekstraordinært beboermøde, sandsynligvis i november // /P PP Ikke behandlet PJ orienterede om forundersøgelsesrapporten. TS gennemgik de vejledende finansieringsforslag som var udarbejdet til energivinduer/døre orientere om dette i beretningen på kommende beboermøde PJ/ / TS Esbensen afleverer i henhold til aftale forundersøgelse fredag den Kontrakt med Esbensen er underskrevet den Efter korrespondancer på mail mellem Adm og er det besluttet, at forundersøgelsen kun skal omfatte vinduesprojektet, og at tilstandsrapport og digitalisering kan komme på tale såfremt det besluttes at vinduesprojektet skal gennemføres efter beboerbeslutning. Derudover skal der laves termofotografering og PCB undersøgelse., Det bedes undersøgt om der er PCB i fuger på værende vinduer Adm Adm / R Udkast til entreprisekontrakt med Rådgivningsfirma 6

7 Esbensen diskuteret. Vedrørende udfærdigelse af tilstandsrapport skal R oplyse hvad det har af betydning for ansøgning om kapitaltilskud og hvor lang tilbagebetalingstiden vil være. Ligeledes er et ikke nødvendigt med digitalisering af tegninger På grund af sygdom hos rådgiver er der ikke kommet noget resultat at forundersøgelsen endnu. PJ fra firma Esbensen bedes undersøge fuger i værende vinduer for PCB indhold orienterede om møde med Peter Juhl fra Espensen om energifremmende foranstaltninger samt forslag til nye vinduestyper. Lars skal fremsende forslag til rådgiveraftale til. ønskede forslag i år, da der er afsat midler i DVplanen til dette, men pga. sygdom kan dette ikke nås og der kan blive tale om et a conto beløb efter et anslået rådgivningsbeløb 9 Eventuelt 10 Næste møde Esbensen Rådgivning kommer d. 18/11 hjemme hos kl for orientering om mulig besparelse ved udskiftning til energivenlige vinduer og døre. Vi anbefaler at Mikkel fra Adm. deltager i dette møde Undersøgelse af muligheder for reduceret energiforbrug ved udskiftning af vinduer- døre, undersøger hos et relevant firma Gennem gik kort forløbet til vores beboer møde tirsdag d orienterede kort på beboermøde Andresen 15. november på Ungdomsgården. PP kontakter Susanne for reservation intet Næste møde er den Markvandring er mandag d. 21/5 /P PP Mitzi Hansen Referent Lars Bjørnstrup Formand 7