ProArkiv ProArkiv. Beskrivelse af ProLøn s internetbaserede arkivsystem. Udarbejdet af ProLøn A/S, Randers.

Transkript

1 ProArkiv Udarbejdet af ProLøn A/S, Randers. Beskrivelse af ProLøn s internetbaserede arkivsystem. Hensigten med dette hæfte er at give en kort introduktion til ProArkiv, som alle brugere af ProLøn har adgang til. ProLøn A/S Tronholmen 3, Postboks 59, 8960 Randers SØ. Tlf: Fax: proloen@proloen.dk ProArkiv indeholder alt dit lønmateriale fra ProLøn gennem de sidste 5 år. Der findes i systemet utallige søge- og udskriftsmuligheder, som ikke alle er beskrevet her. Men gå blot i gang med at anvende systemet og prøv de mange muligheder. Du vil på denne måde hurtigt finde frem til, hvilke oversigter og udtræk der passer lige netop til dit behov. Da alle dokumenter er gemt som pdf-filer, kan du ikke komme til at ændre eller slette de gemte dokumenter, så gå blot i gang. Prøv det det er nemt at bruge og giver et hurtigt overblik. Har du spørgsmål til programmet, er du naturligvis altid velkommen til at kontakte ProLøn A/S på ProArkiv Side 1

2 Indholdsfortegnelse ADGANG TIL PROARKIV... 3 HVAD INDEHOLDER PROARKIV?... 3 UDTRÆK AF DOKUMENTER... 3 EKSEMPEL EKSEMPEL KONTOUDTOG FOR FRITVALGSKONTO OG SH-KONTO... 8 EKSEMPEL SØGNING PÅ TRANSAKTIONSNIVEAU... 9 EKSEMPEL EKSEMPEL EKSEMPEL OVERFØRSEL AF DATA TIL EXCEL-REGNEARK EKSEMPEL 6 FORTSAT CSV-UDTRÆK AF KARTOTEKER SPECIFIKKE OPLYSNINGER FRA MEDARBEJDERKARTOTEKET ProArkiv Side 2

3 Adgang til ProArkiv Anvender du ProLøn Internet har du direkte adgang til ProArkiv. Du kommer ind i programmet via din sædvanlige indgang til ProLøn-programmet, hvorefter du klikker på ProArkiv i øverste højre hjørne. Ønsker du at give din revisor adgang til ProArkiv, så han/hun selv har adgang til alle dine bilag fra lønkørslerne, er dette også muligt. Du skal blot oplyse revisoren om dit firma nummer hos ProLøn samt din adgangskode til lønsystemet, så kan han/hun kontakte ProLøn og få etableret en adgang til ProArkiv. Indberetter du lønoplysninger til ProLøn på anden vis, har du alligevel mulighed for at få adgang til ProArkiv. Ring til ProLøn s hotline på , så hjælper vi dig i gang. For at få det fulde udbytte af ProArkiv, skal der på din PC være installeret Adobe AcrobatReader, så du kan få vist PDF-filer på skærmen. Har du ikke dette program installeret, kan nyeste version af AcrobatReader uden beregning - hentes på Internettet på hjemmesiden Hvad indeholder ProArkiv? ProArkiv indeholder alle de dokumenter du får leveret ved hver lønkørsel: Lønsedler, konteringsbilag, liste over skyldige beløb, afregning til ProLøn samt oversigt over pbs-overførsler. Samtidig arkiveres alle løntransaktioner fra den enkelte lønseddel, fx timer, overtimer, timeløn, fast månedsløn, sygeløn, kilometerpenge, atp, pension, skat m.v. Desuden gemmes oplysninger om opsparing og udbetaling fra fritvalgskonto og SH-konto. Når en lønkørsel er gennemført, vil der indenfor 24 timer ske en ajourføring af arkivet. Alt materialet i arkivet vil blive opbevaret i minimum 5 år. Udtræk af dokumenter Alle dokumenter fra de enkelte lønkørsler er gemt i arkivet som PDF-filer. Man kan derfor ikke komme til at redigere i dem og heller ikke slette dem. Dokumenterne kan søges frem og vises på skærmen, alternativt kan de enten udskrives eller sendes videre til revisor eller medarbejder som vedhæftning til . Når du går ind i arkivet vil systemet som udgangspunkt vise de dokumenter, der er tilgængelige fra den seneste lønkørsel. Du kan ved hjælp af opsætning af forskellige søgekriterier søge lige netop de dokumenter frem, som du har behov for. Nedenfor er vist en række eksempler på søgninger, men der findes uendelig mange kombinationsmuligheder, så prøv dig blot frem. ProArkiv Side 3

4 Eksempel 1. En medarbejder har brug for alle lønsedler for de sidste 5 lønperioder. Vælg aktuel medarbejder - Vælg lønperiodeinterval - Vælg lønsedler. Klik på søg i dokumenter. Du vil nu få vist en liste over de dokumenter, som opfylder søgekriterierne. Hver enkelt lønseddel kan vises ved at klikke på dokumentnavnet. Klik herefter på Open i det fremkomne skærmbillede, og du vil herefter se lønsedlen. ProArkiv Side 4

5 Lønsedlen vises via programmet Adobe Reader og kan udskrives via print-ikonet i øverste venstre hjørne. ProArkiv Side 5

6 Eksempel 2. Din revisor har brug for et konteringsbilag, der er fra en tidligere lønperiode. Vælg Alle Vælg Aktuel Lønperiode Vælg Konteringsbilag. Klik på Søg i dokumenter. Det ønskede dokument vil være det eneste som vises på dokumentlisten. Klik på dokumentnavnet, og klik herefter på Open i det fremkomne skærmbillede. ProArkiv Side 6

7 Konteringsbilaget vises via programmet Adobe Reader og kan udskrives via print-ikonet i øverste venstre hjørne eller sendes direkte til revisor via Filer Vedhæft til . ProArkiv Side 7

8 Kontoudtog for Fritvalgskonto og SH-konto I ProArkivs menulinie findes adgang til en saldooversigt for såvel Fritvalgskonto som SH-konto. Her er der mulighed for at se et kontoudtog, der viser hvilke lønperioder, der er sket opsparing og udbetalinger fra den valgte konto. Eksempel 3. En medarbejder kan ikke forstå den saldo for SH-kontoen som vises på lønsedlen. Vælg SH-konto i menuen Vælg år Vælg aktuel medarbejder. Herefter vises saldooversigten, som kan printes ud via print-ikonet i øverste højre hjørne. ProArkiv Side 8

9 Søgning på transaktionsniveau I menuen under Løntrans. er der utallige muligheder for at søge løntransaktioner frem på tværs af lønperioder. Søgning kan foretages på en enkelt medarbejder, på alle medarbejdere eller f.eks. på medarbejdere i en bestemt afdeling. Søgningen vises på skærmen sorteret efter eget valg. Fremsøgningen kan være med til at give et hurtig overblik i forskellige situationer eller bruges til afstemninger af saldi i forskellige periodeintervaller. Der er givet et par eksempler nedenfor. De valgte søgninger, som vises på skærmen kan enten udskrives eller overføres til Excel-regneark til videre bearbejdning (kan eksempelvis anvendes til budgettering). Eksempel 4 Der skal være medarbejdersamtale og arbejdsgiver ønsker overblik over, hvor meget sygefravær der har været for en bestemt medarbejder i de sidste par måneder. Vælg Medarb.type Vælg Periodeinterval Vælg Medarbejder Vælg Lønart Vælg gruppering. Klik på Vis på skærm ProArkiv Side 9

10 Her vises en oversigt over, hvilke lønperioder medarbejderen har fået udbetalt sygeløn og hvor meget. Oversigten kan udskrives via print-ikonet i venstre side af skærmbilledet og medbringes til samtalen. ProArkiv Side 10

11 Eksempel 5 En medarbejder mener, at der er uoverensstemmelse mellem hans eget kørselsregnskab og det, han har fået udbetalt. Der kan i ProArkiv laves et udtræk, der viser, hvad der er udbetalt af kørepenge i en given periode. Vælg Medarb.type Vælg Periodeinterval Vælg Medarbejder Vælg Lønart Vælg gruppering. Klik på Vis på skærm Her vises en oversigt over, hvilke lønperioder medarbejderen har fået udbetalt kørselsgodtgørelse. Såvel antal km som beløb er vist. Oversigten kan udskrives via print-ikonet til venstre i skærmbilledet. ProArkiv Side 11

12 Eksempel 6. Bogholderen kan ikke få afstemningen af ATP for en given periode til at passe. I stedet for at skulle gennemgå alle lønsedlerne, kan der hurtig skabes et overblik via ProArkiv. Vælg Medarb.type Vælg Periodeinterval Vælg Alle Vælg Lønartsinterval Vælg gruppering. Klik på Vis på skærm ProArkiv Side 12

13 Oversigten viser et totalbeløb for hver lønart i det givne periodeinterval. Under hver lønart vises hvilke medarbejdere, der har været med i ATPberegningen. For hver medarbejder er der angivet, hvilke beløb der er beregnet i de enkelte lønperioder. Hvis du efter at have set udskriften på skærmen, får behov for at arbejde videre med tallene i et regneark kan dette også lade sig gøre (se næste afsnit). ProArkiv Side 13

14 Overførsel af data til Excel-regneark Hvis du allerede har søgt en oversigt frem på skærmen, som du efterfølgende ønsker at arbejde videre med i Excel-regneark f.eks. i forbindelse med budgettering m.v., kan du få alle data lagt over i Excel-regneark, hvor du frit kan arbejde videre med tallene. Eksempel 6 fortsat. Der ønskes yderligere beregninger med udgangspunkt i den udsøgte liste i Eksempel 6. Du har stadig den udsøgte liste med ATP-beløbene på skærmen. Nu klikker du på knappen Retur i øverste venstre hjørne af skærmbilledet. Du er nu tilbage på siden, hvor du foretog den egentlige udvælgelse af kriterier for udskriften. Her klikker du på knappen Udtræk til Excel/CSV-fil i højre side af skærmbilledet. ProArkiv Side 14

15 Her vælger du Open i det fremkomne skærmbillede. Du vil nu få alle data lagt over i Excel, hvor du frit kan arbejde videre med tallene. ProArkiv Side 15

16 CSV-udtræk af kartoteker Når der er sket en udvælgelse af kriterier, vil der udover mulighederne Udskriv på skærm eller Udtræk til Excel/CSV-fil også være en række muligheder for at vælge diverse udtræk fra kartotekerne. ProArkiv Side 16

17 Som eksempel vises her et udtræk af Lønarts-kartoteket. Listen indeholder ikke alle de lønarter som er mulige at anvende i systemet, men udelukkende de lønarter, som har været anvendt i det valgte periodeinterval. Ligeledes vil et udtræk af medarbejder kartoteket ikke indeholde alle medarbejdere, men udelukkende dem, der tilhører den udvalgte medarbejdertype. Listen indeholder oplysninger om medarbejderens nummer og navn. ProArkiv Side 17

18 Specifikke oplysninger fra medarbejderkartoteket. Ønskes et udtræk af specifikke oplysninger om medarbejderne - eksempelvis liste med angivelse af CPR-numre, kan dette udtræk laves i lønprogrammet under Medarbejder. Når du står i oversigten over medarbejdere vælges CSV, Herefter angiver du på listen, hvilke felter du ønsker med i csv-filen, og klikker på knappen Udtræk til CSV. ProArkiv Side 18

19 Klik på Open i det fremkomne skærmbillede. Følgende liste med de ønskede oplysninger vil blive vist i Excel. Her kan der så arbejdes videre med de udvalgte data efter eget ønske. ProArkiv Side 19