Cloud Portal Office CLOUD DOKUMENTSTYRING

Transkript

1 Cloud Portal Office CLOUD DOKUMENTSTYRING Hvis du optimerer din virksomheds dokumentprocesser, kan du øge effektiviteten med op til 30% /This is Why mindre virksomheder anvender Cloud Portal Office til at fremme udbytterig vækst.

2 Cloud Portal Off ice Jo mere du ved, jo bedre resultater opnår du /This is Why Cloud Portal Office sørger for, at du har alle oplysninger lige ved hånden. Velkommen til Cloud Portal Office - vores prisvindende skybaserede dokumentadministrationssystem til scanning, lagring, administration, deling og hentning af alle dine forretningsdokumenter på en sikker og forsvarlig måde. Cloud Portable Office er en økonomisk, skalerbar og brugervenlig dokumentadministrationsløsning i Enterpriseklasse til små og mellemstore virksomheder, der optimerer arbejdsgange til at: Styrke væksten Forbedre effektiviteten Reducere omkostningerne Optimeret arbejdsgang Cloud Portal Office opretholder et struktureret, helt opdateret arkiv med alle dine forretningsdokumenter, uanset om de skabes digitalt eller scannes fra papirkopier. Brug det til opbevaring af oplysninger om dine produkter, tjenester, kunder, markeder, konkurrenter, kontrakter, regnskabsdata, marketingkampagner eller andet. Men Cloud Portal Office er ikke kun beregnet til opbevaring af dokumenter. Tænk på den som en effektiv og alsidig informationshub. Alle medarbejdere, der er godkendt, kan når som helst få adgang til alt det, de har brug for, uanset hvor de er. Hvordan kan du hente dine oplysninger? Som du vil! Det eneste, du har brug for, er et gyldigt brugerabonnement og en internetopkoblet enhed, såsom en pc, en bærbar computer, en tablet, en smartphone, et Sharp multifunktionssystem eller vores BIG PAD interaktive whiteboard til møder. Samarbejd med personlig tilstedeværelse eller på afstand, en-til-en eller en-til-mange - alt er muligt. Cloud Portal Office er desuden integreret med vores populære, optimerede workflow-løsninger, der sikrer Enterprise-klasse-produktivitet på kontorerne i alle typer organisationer. 2

3 Omkostningsbesparelse Tidsspilde er tabt produktivitet /This is Why de største spillere vælger Cloud Portal Office. Analysefirmaet Gartner har rapporteret, at de fleste medarbejdere bruger op til 30 % af deres tid på at søge efter informationer. Det svarer til 10 eller 11 timers tabt produktivitet, hver arbejdsuge, for hver enkelt medarbejder på grund af ustrukturerede data og fordi dokumenter arkiveres i højt distribuerede, isolerede og dårligt indekserede dokumentopbevaringssystemer. Takket være de avancerede indekseringsfunktioner genopretter Cloud Portal Office produktiviteten i hele virksomheden ved at give hele dit team mulighed for at organisere, finde, hente og dele den nyeste version af hvert enkelt dokument. Lavere driftsudgifter Cloud Portal Office er også udviklet med henblik på at begrænse driftsudgifterne. Bedre udnyttelse af digitale dokumenter betyder mindre udskrivning, mindre papir og færre arkivskabe, og da alle informationer er forsvarligt gemt i skyen, er der heller ikke brug for eksterne dokumentarkiver eller dyre katastrofeplaner. Da Cloud Portal Office leveres som Software as a Service, er der desuden ikke brug for upfront kapitalinvestering, udskiftning af servere eller tilkøb af nye servere. Det hele begynder med effektiv indeksering. Når du lagrer eller scanner dokumenter, bedes du om at vælge en beskrivelse i en rullemenu, for eksempel faktura, købsordre eller kundens navn. Du kan selvfølgelig også konfigurere op til fem brugerdefinerede indeksfelter og indstille dem som valgfri eller obligatoriske. EN VIRKSOMHED BRUGER I GENNEMSNIT 6 % AF SINE INDTÆGTER PÅ DOKUMENTADMINISTRATION (INFOTRENDS). Dokumenter uden de påkrævede indeksinformationer markeres med et tydeligt advarselsikon, der opfordrer til at rette dette hurtigt. Det er hér, at den indbyggende dokumentvisningsfunktion er smart at have. Dokumentvisningsfunktionen giver mulighed for forhåndsvisning af et dokument i applikationsvinduet uden at hente det. Derved kan du bekræfte dokumentversionen visuelt samt tilføje eller rette indekseringsinformationer. Med Cloud Portal Office er der ingen tvivlsspørgsmål, ingen forvirring, og ikke noget der placeres forkert. Bare øjeblikkelig onlineadgang til alt, uanset hvor du befinder dig, og hvor du foretrækker at arbejde. 3

4 Løn som vækst Information skaber succes /This is Why dit team skal oprette forbindelse med Cloud Portal Office. Det første trin mod at fremme profitabel vækst er at ansætte de største talenter, du kan finde. Næste trin er at give dem alle de oplysninger, de har brug for til at træffe de bedste beslutninger for din virksomhed. Og det er her, du har brug for Cloud Portal Office. Med Cloud Portal Office kan du bevæge dig væk fra et fragmenteret, stærkt distribueret dokumentmiljø og få et sikkert, centralt datalager. Det betyder, at dine medarbejdere bruger langt mindre tid på at lede efter oplysninger og meget mere tid på at anvende dem fornuftigt. Beslutninger baseret på fakta Med konstant adgang til oplysninger, uanset hvor man er, opnås bedre beslutningstagning og dermed mulighed for hurtigere vækst, idet man kan reagere meget hurtigere på ændringer i markedet og nye muligheder. Det naturlige resultat er rentabel vækst. Den type vækst er også bæredygtig. Når dit team er bedre informeret og mere produktivt, er der en lav økonomisk risiko og mindre pres på dit budget. Dataene uploades ved at lagre filer direkte i skyarkivet eller scanne dokumenter fra et Sharp multifunktionssystem. Cloud Portal Office beder brugerne om at tilføje beskrivende metadata, som det anvender til at oprette et effektivt indeks, der gør det hurtigt og nemt at hente filerne. Vi har endvidere inkluderet en fuldtekstsøgefunktion. UNDERSØGELSER HAR VIST, AT HELT OP TIL 80 % AF ALLE FORRETNINGSDATA ER USTRUKTUREREDE. 4

5 Løn som vækst Lavere omkostninger fremmer større overskud /This is Why Cloud Portal Office giver dig kontrollen. Ved at bruge et Sharp multifunktionssystem til at scanne fakturaer og andre papirdokumenter til Cloud Portal Office kan manuel dokumenthåndtering strømlines for yderligere at forbedre produktiviteten og nøjagtigheden og give nem adgang til lagret indhold. Men dette er blot det første trin. En løsning, der vokser med virksomheden Cloud Portal Office er skalerbar, så du kun behøver købe det antal abonnementer, du har brug for på indkøbstidspunktet. Derved spilder du aldrig penge på ubrugte abonnementer. Hvis en bruger ikke længere skal anvende Cloud Portal Office, kan du blot annullere abonnementet og stoppe faktureringen*. Hvis du har brug for flere abonnementer, kan du blot bestille flere. Du har altid fuld kontrol over abonnementerne, som kan styres via en sikker webside. Cloud Portal Office kan skaleres fra et uvurderligt lokalt teamværktøj til et globalt informationssystem for hele virksomheden. Begynd i det små, eller tænk stort det er op til dig. Pålidelig sikkerhed Hvis du er bekymret for sikkerheden, kan vi berolige dig med, at de servere, vi anvender til at lagre dine data, alle er placeret i Europa, i tråd med EU's krav til databeskyttelse. Cloud Portal Office er udviklet til erhvervslivet og giver organisationer mulighed for at bevare kontrollen over deres intellektuelle ejendomsret ved at styre brugeradgang gennem Subscription Manager. Alle dine data beskyttes med adgangskontrol, effektive firewalls, den nyeste krypteringsteknologi og redundante fail-over-systemer. Politikker for sikkerhed og adgangskoder kan indstilles til at matche kravene i organisationens interne sikkerhedspolitik. Med Cloud Portal Office er dine data altid sikre. Din virksomhedsadministrator kan oprette, ændre og tilbagekalde adgangstilladelser for hver bruger eller arbejdsgruppe i løbet af få øjeblikke og dele så mange eller så få informationer, som det er relevant. Cloud Portal Office giver virksomheden kontrol over sine informationsaktiver. SCAN DOKUMENTER TIL CLOUD PORTAL OFFICE FRA ET SHARP MULTIFUNKTIONSSYSTEM. * Gælder muligvis ikke med tidsbegrænsede kontrakter. Læs de nærmere betingelser. 5

6 Organisatorisk eff ektivitet Inspiration kan opstå overalt /This is Why Cloud Portal Office er med dig overalt. Cloud Portal Office tilfører ikke kun hastighed og effektivitet i dokumenthentning og -arkivering, men du kan også synkronisere Cloud Portal Office med din computer. Denne funktion sikrer, at du altid arbejder med den nyeste version af dine dokumenter, også selvom du skifter mellem din pc, din bærbare computer og din hjemmecomputer. Nem fildeling Når det er nødvendigt at dele indhold med andre, kan du give hver person eller gruppe fuld adgang eller kun læseadgang. Du bevarer kontrollen, og det er nemt at holde øje med, hvad du har delt, med hvem og hvilke adgangsrettigheder, du har tildelt. Effektivt teamwork og samarbejde Cloud Portal Offices samarbejds- og meddelelsesfunktioner sikrer, at alle grupper eller afdelinger i en organisationsstruktur kommunikerer effektivt. Du kan abonnere på fil- og mappemeddelelser, så du altid holdes informeret om den seneste version af - eller ændringer i - et dokument. Du kan også tilføje dine egne noter i filer og mapper for at godkende projekter, tilføre nye oplysninger og foretage ændringsanmodninger. Meddelelser og noter kan også bruges til at skabe lette dokumentarbejdsgange inden for bestemte afdelinger eller projektgrupper mellem forskellige kontorer. Hvis du har filer, der er for store til , kan du bruge Cloud Portal Office-funktionen Send link - fra Cloud Portal Offices hjemmeside eller fra din mobile enhed - for at dele oplysninger med Cloud Portal Office-brugere og eksterne modtagere. Let kontrol Du har fuld kontrol, så snart du indlæser hjemmesiden. Flere områder kan udvides eller formindskes for at gøre det nemmere at få adgang til dine egne og dine kollegers dokumenter og mapper, alle de dokumenter, du har delt, samt hvilken som helst anden fil, der skal indekseres. Du kan endvidere holde øje med links til filer, som du har sendt til andre parter, og styre deres udløbsdato. Cloud Portal Office gør deling let. SAMARBEJDE OG MEDDELELSESFUNKTIONER, DER FORBEDRER DEN ORGANISATORISKE EFFEKTIVITET. 6

7 Organisatorisk eff ektivitet Opkoblede teams er stærkere /This is Why din virksomhed har brug for Cloud Portal Office. I dag bruger vi alle tablets og smartphones, selvom vi har bærbare computere. De er nemme og praktiske. Hos Sharp mener vi, at disse enheder skal integreres i en bredere struktur for at maksimere de mobile medarbejderes effektivitet. Give den mobile arbejdsstyrke de rette værktøjer Det er ikke længere nødvendigt at blive på kontoret for at holde kontakten. Det er nemt at bidrage med ideer dér, hvor inspirationen opstår: i hjemmet, på vejen, fra dit hotel hvor som helst. En standardiseret brugerflade til mobile arbejdstagere giver alle en velkendt oplevelse, uanset hvilken platform de bruger. Du kan endda oprette midlertidige gæstekonti - for at arbejde tættere sammen med en kunde eller leverandør - hvilket gør Cloud Portal Office tilgængelig for et bredere publikum. Når du er tilbage på kontoret, har du adgang til skyen direkte fra multifunktionssystemet, der skal være aktiveret med Sharp OSA*. Hvis du f.eks. skal bruge den nyeste version af en fil, kan du bare gå hen og logge på, gennemse og udskrive den. Det hele ligger klar og venter. Du kan få adgang til, overføre, hente, administrere og udskrive filer fra din telefon eller tablet, oprette nye mapper, samarbejde og dele. Med Cloud Portal Office kan du tage dit team med overalt og dermed bruge mindre tid og færre penge på at rejse til møder. Det eneste, du har brug for, er en internetforbindelse og en internetopkoblet enhed. * Multifunktionssystemet skal være aktiveret med Sharp OSA 4.0 eller senere 7

8 Specif ikationer Generelt Adgangsmuligheder Maksimalt antal forbundne enheder Netværkshastighed inkl. ADSL/bredbånd (Mbps) Understøttede operativsystemer Windows-baseret pc Windows 7/8/10 (32-bit og 64-bit) Internet Explorer (v9 eller nyere) Firefox (v14 eller nyere) Chrome (v18 eller nyere) Mac OS X (10.7 eller nyere) Mobilenhed Desktop Sync Sikkerhed Filkryptering Webbrowser (pc/mac), mobilenhed (ios/android), multifunktionssystemets betjeningspanel, BIG PAD (med/uden PenSoft-software), Desktop Sync-software Ingen grænse for multifunktionsprintere, BIG PADs, mobile enheder, PC er (via browser) 3 Desktop Sync-klienter med abonnement 5 (minimum) 10+ (anbefalet) Størrelse på fil til overførsel (Maks.) Browser Mobilapp Multifunktionssystem scanning/udskrivningsapp 250 MB BIG PAD/PenSoft Desktop Sync 2 GB Størrelse på fil, der skal hentes (Maks.) Browser 2 GB Mobilapp Multifunktionssystem scanning/udskrivningsapp 250 MB BIG PAD/PenSoft Desktop Sync 2 GB Safari (6.0.2 eller nyere) Firefox (v14 eller nyere) Chrome (v18 eller nyere) Apple ios 7.0, 8.X (eller nyere) Android 4.0 (eller nyere) til smartphones og tablets Windows 7/8/8.1 (32-bit og 64-bit) OS X 10.8 (eller nyere) Automatisk kryptering af alle overførte dokumenter 128- eller 256 AES-kryptering Sikker dokumenttransmission Multifunktionssystemer SSLv3.0 / TLS v1.0 AES256-SHA Android-apps SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 Apple-apps SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 BIG PAD Connector SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 Pc/Mac Alt efter brugerens pc/mac browseregenskaber Understøttede multifunktionssystemer Sharp OSA 4.0-aktiveret (eller nyere) skykompatibelt multifunktionssystem MX-AMX2 PostScript understøttes (til udskrivning af PDF-filer) Understøttelseafudskrivningpåmultifunktionssystemet Filformater PDF, TIFF, JPEG, XPS Farvetilstand Auto Udskriftskopier (maks.) 999 Papirstørrelse A4, A3, Auto, Legal Papirretning Stående, liggende Tilpas til papirstørrelse Til Dobbeltsidet udskrivning 1-sidet, 2-sidet (bog), 2-sidet (tablet) Hæftning Ja Hulning Ja Forskydning Ja Sætvis Gruppe, sortér Understøttelse af scanning på multifunktionssystemet Filformater PDF, TIFF, JPEG, krypteret PDF, PDF/A, XPS Forhåndsvisning af scanning Ja (10,1"-skærme og derover) Mulighed for navngivning af fil Ja Scanningsopløsning (dpi) 100, 150, 200, 300, 400, 600 Sort-hvid komprimering Ingen, MH, MMR, JPEG. Standard farvekomprimeringsforhold er medium Mulighed for indtastning Ja (hvis krypteret PDF-filtype er valgt) af adgangskode til PDF Afsendelsesstørrelse A4, A3, Auto, Legal Dobbeltsidet scanning 1-sidet, 2-sidet Eksponeringstilstand Tekst, tekst-udskriv-foto, udskriv foto, foto, kort Eksponeringsniveau 0 (auto), 1, 2, 3, 4, 5 Jobfunktion Ja Spring tom side over Ja Understøttede BIG PADs BIG PADs lanceret efter marts 2013, der understøtter PenSoft-software Cloud Portal Office BIG PAD-forbindelsessoftware er påkrævet Pc med Windows 7 (eller nyere) understøttes Bemærkninger Design og specifikationer kan ændres uden forudgående varsel. Alle informationer var korrekte på udgivelsestidspunktet. Windows er et registreret varemærke tilhørende Microsoft Corporation. Alle øvrige selskabsnavne, produktnavne og logoer er varemærker eller registrerede varemærker tilhørende deres respektive ejere. Sharp Corporation september 2016 Ref.: Cloud Portal Office v2.1 Brochure (17711). Alle varemærker anerkendes. E&OE. Sharp Business Systems Danmark A/S Roholmsvej 14A 2620 Albertslund Telefon Fax: info@sharp.dk