Andelsboligforeningen Brande

Transkript

1 504 Andelsboligforeningen Brande Ribe, den 7. februar 2014 Referat af bestyrelsesmødet torsdag, den 6. februar 2014, kl Deltagere: Til stede var: Kamma Ebsen, Frank Overgaard, Leif Elkjær, Finn Iversen og Ulla Kristensen. Afbud: Fraværende: Fra Andelsboligforeningen Brande: Fra Boligkontoret Danmark: Lokalinspektør Aage Førrisdahl. Asger Helles (ref.). Dagsorden: 1) Godkendelse af sidste mødes referat 2) Meddelelser fra formanden 3) Meddelelser fra Boligkontoret Danmark 4) Afdelingerne v. Aage Førrisdahl 5) Eventuelt Referat: Ad. punkt 1: Godkendelse af sidste mødereferat. Referatet fra bestyrelsesmødet den 14. november 2013 blev gennemgået og underskrevet. Ad. punkt 2: Meddelelser fra formanden. Kamma Ebsen orienterede om følgende: Brande Antenneforening Opkrævningen af antennebidrag foretages nu via Brande Antenneforening. Dette er gået planmæssigt og Brande Antenneforening og YouSee er ved samme lejlighed fremkommet med nye løsningsforslag til forbedring af kvaliteten af TV og internet leverancerne. Man har konstateret, at enkelte beboere endnu ikke har modtaget opkrævning til antennebidrag. Gildesalen På sidste bestyrelsesmøde besluttede man at udarbejde en mangelliste på køkkeninventar m.v., da gildesalens brugere har tilkendegivet, at køkkeninventaret er slidt og ikke tidssvarende. Ifølge lokalinspektør Aage Førrisdahl er der foretaget nyindkøb af porcelæn m.v., men der mangler stadig enkelte ting.

2 505 Kurser, møder og workshops forår 2014 Boligkontoret Danmarks kursusoversigt forår 2014 blev gennemgået. Den 29. april 2014 afholdes der workshop for lokale webredaktører vedrørende boligafdelingernes nye hjemmeside. Bestyrelsen vil på stormødet med afdelingsbestyrelserne den 6. marts 2014 orientere om workshop for webredaktører. Hvis der samles ca. 10 personer, vil man fra BDK gennemføre workshoppen i Andelsboligforeningen Brandes lokaler. Information om valg til BL s repræsentantskab, bestyrelse og kredse Der afholdes valgmøde i 6. kreds tirsdag den 8. april 2014 kl på Golf Salonen (Golf Hotel Viborg), Randersvej 2, 8800 Viborg. Dagsorden, forretningsorden, adgangskort m.m. vil blive udsendt i begyndelsen af februar Bestyrelsen besluttede, at Leif Elkjær og Finn Iversen deltager i BL valgmøde i 6. kreds for Andelsboligforeningen Brande. Åbent hus arrangement vedrørende renovering af Blichersvej i Brande. På byggeudvalgsmødet den 15. januar 2014 vedrørende renovering af Blichersvej, blev der tilkendegivet af entreprenøren, at prøvelejlighed på Blichersvej 31 eller 33 forventes klar omkring den 1. marts Et eventuelt åbent hus arrangement kunne derfor gennemføres i weekenden den marts Bestyrelsen besluttede følgende: På baggrund af den dårlige økonomi i afdeling 1, samt et faldende medlemstal hos Andelsboligforeningen Brande og muligheden for lejemål med tomgang efter at renoveringsarbejdet på Blichersvej er færdiggjort, vil bestyrelsen igangsætte tiltag, der skal finansieres via selskabets arbejdskapital, for at skabe bevågenhed om de nyrenoverede lejemål på Blichersvej. Hvis en prøvelejlighed står klar lørdag den 15. marts 2014, vil der blive gennemført et åbent hus arrangement i tidsrummet kl 1000 til kl Annoncekampagne iværksættes vedrørende åbent hus arrangement, hvor åbent hus gæsterne tilbydes pølser, vand, øl og kaffe fra en opstillet pølsevogn med tilhørende overdækning. Materiale om lejemålene på Blichersvej og Andelsboligforeningen Brandes øvrige lejemål udleveres til gæsterne. Åbent hus gæsterne skal tilbydes gratis medlemskab for kalender året Lokalinspektør Aage Førrisdahl sikrer, at områder hvor overdækning til åbent hus gæsterne opstilles bliver dækket med træplader, så man reducerer udgiften til rengøring efterfølgende. Kamma Ebsen blev af bestyrelsen bemyndiget til at være tovholder på åbent hus arrangementet, samt at varetage den økonomiske styring af arrangementet. Kamma Ebsen tager kontakt til afdelingsbestyrelsen vedrørende deres medvirken i arrangenmentet. Byggenetværksmøde Boligkontoret Danmark har den 23. januar 2014 fremsendt en invitation til byggenetværksmøde fredag den 23. maj 2014 i Nakskov. Sammen med invitationen til mødet, blev de boligorganisationer der p.t. ikke har udpeget en deltager, opfordret til at vælge et medlem, der kan deltage i de kommende byggenetværksgrupper. Byggenetværksmøderne indeholder erfaringsudvekslinger boligorganisationerne imellem, hvor man gennemgår hinandens nybyggerier og renoveringsprojekter. Det skader jo ikke at blive inspireret af løsninger, som andre har fundet. Bestyrelsen besluttede at Frank deltager i byggenetværksmøderne for Andelsboligforeningen Brande. Hyvildparken

3 506 Egebæk Byg A/S har taget kontakt til Andelsboligforeningen Brande vedrørende byggeprojektet Hyvildparken i Brande. På baggrund af henvendelse fra Egebæk Byg A/S, har Kamma Ebsen taget kontakt til Ikast- Brande Kommune, der anbefalede, at Andelsboligforeningen Brande fremsender ansøgning med argumenter for et evt. alment byggeri i Hyvildparken i Brande. Ikast-Brande Kommune kan behandle en ansøgning om nybyggeri på deres økonomiudvalgsmøde den 7. april Bestyrelsen besluttede, at BDK BYG skal varetage byggeprojektets opgaver med ansøgninger m.v. og evt. bygherrerådgiver, hvis byggeriet bliver en realitet. Bestyrelsen bemyndigede Kamma Ebsen til at give accept på overslag fra BDK BYG vedrørende konsulentarbejde med udfærdigelse af ansøgning til Ikast-Brande Kommune. Omkostninger til konsulentbistand finansieres via arbejdskapitalen. Ad. punkt 3: Meddelelser fra Boligkontoret Danmark. Asger Helles orienterede om følgende: Budgetkontrol Budgetkontrol pr. 31/ for Andelsboligforeningen Brande afdeling 1,3 & 7 blev gennemgået og taget til efterretning. Budgetkontrol fremsendes via til afdelingsbestyrelserne. Ny hjemmeside går i luften 26. februar 2014 D. 26. februar lancerer vi Boligkontorets nye hjemmeside. Samtidig løftes sløret for de nye medlemshjemmesider. Der holdes kurser i hele landet for de lokale webredaktører på medlemssiderne (typisk bestyrelsesmedlemmer). Datoerne for disse kan findes på vores hjemmeside. Lovpligtige digitale postkasser passes af Økonomiafdelingen Når kommuner og andre offentlige virksomheder sender post til private virksomheder, herunder boligorganisationer, sendes informationerne typisk som PDF filer til en digital postkasse - en slags eboks. Det har nu været et lovkrav i nogle måneder. Posten for alle vore boligorganisationers CVR-numre, som vi kender, videresendes til en sikker mail, der passes af Økonomiafdelingen. På den måde undgår vi, at skulle logge på en række forskellige postkasser, endda uden at vide om der ligger ny post. De fleste breve handler om ejendomsskat, adviseringer om indbetalinger osv., så derfor er opgaven naturligt havnet i Økonomiafdelingen. Når der en sjælden gang kommer breve, som skal videre til et afdelingskontor eller en anden afdeling i Lundsgade, sender vi dem selvfølgelig videre uden ophold. BL informerer Digital underskrift på lejekontrakter med NemID Nets tilbyder digital underskrift af aftaler i e-boks, herunder af lejeaftaler. BL oplyser, at Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har tilkendegivet, at lejelovgivningen ikke indeholder regler, der forhindrer, at udlejer tilbyder sine kommende lejere, at lejekontrakter og andre aftaler om boliglejemål, herunder blandede lejemål, indgås ved brug af digital signatur. Der stilles altså ikke krav om fysiske underskrifter, selv om det fremgår af 5, stk. 1, i den almene boliglejelov, at sådanne aftaler skal udfærdiges skriftligt.

4 507 Set i lyset af denne lovs 5, stk. 2, med krav om indgåelse af en frivillig aftale mellem lejer og udlejer om digital kommunikation under lejemålets beståen, må det dog forudsættes, at de kommende lejere eventuelt stiltiende - accepterer ovennævnte tilbud. Der er efter BLs opfattelse ikke hjemmel til at kræve, at lejeren underskriver digitalt. Den part, der gør gældende, at en lejeaftale eller en senere aftale om det lejede er indgået, må naturligvis kunne bevise dette med passende dokumentation. Administrationsaftale På sidste bestyrelsesmøde den 14. november 2013 besluttede bestyrelsen at indgå en 5 årig administrationsaftale med Boligkontoret Danmark. Udkast af kontrakt blev ved denne lejlighed udleveret til gennemsyn af bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede at indgå administrationsaftalen med Boligkontoret Danmark. Habilitetsregler Skema vedrørende inhabilitet/indberetning/godkendelse af aftaler fremlagt og gennemgået. Bestyrelsen besluttede, at de på næste bestyrelsesmøde, afleverer skemaet vedrørende inhabilitet udfyldt i underskreven stand. Forretningsorden Bestyrelsen har ønsket at få udarbejdet forretningsorden for bestyrelse, bestyrelsesmøder, generalforsamling m.v. Bestyrelsen fik ved mødet forelagt eksempler på forretningsordener, der kan tilpasses Andelsboligforeningen Brandes. Bestyrelsen besluttede at have udarbejdet en forretningsorden inden generalforsamlingen Digital Tinglysning Til brug ved den Digitale Tinglysning, stilles der i dag krav om underskrevne blanketter af de tegningsberettigede bestyrelsesmedlemmerne som dokumentationsmateriale. Bestyrelsen underskrev følgende dokumentationsmateriale: 2 stk. af hvert referat fra generalforsamlingen, bestyrelsesmødet med konstitueringen af bestyrelsesmedlemmerne og EG bestyrelsesoversigt med adresse. Ad. punkt 4: Afdelingerne v. Aage Førrisdahl. Siden sidst: Dags dato er der opsagt 9 lejemål, hvoraf der er indgået ny kontrakt med 3 lejemål. Lejemålet Kløvermarken 23 er p.t. ved at blive istandsat, efter en længerevarende sagsbehandling af dødsbo i Skifteretten. Renovering af Blichersvej Renoveringen af Blichersvej 31 og 33 forventes afsluttet, så lejemålene kan være indflytningsklar til torsdag den 1. maj Renoveringen af Blichersvej 29 forventes klar til indflytning tirsdag den 1. juli Åbent hus arrangement på Blichersvej Evt. indbydes marketingsafdelingen.

5 508 Ad. punkt 5: Eventuelt. Møder 2014: Torsdag 06/ Mødestart kl Stormøde med afdelingsbestyrelserne Lørdag 15/ Mødestart kl Åbent hus arrangement, Blichersvej Torsdag 24/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde Mandag 05/ Mødestart kl Lokalråd Ribe - sted ikke fastlagt Lørdag 14/ Mødestart kl BDK Repræsentantskabsmøde København Tirsdag 24/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde. Regnskab 2013/14 (2. udkast) Torsdag 07/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde Torsdag 14/ Mødestart kl Regnskabsmøde for afdelingsbestyrelse Torsdag 04/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde Forslag til generalforsamling Forretningsorden Torsdag 18/ Mødestart kl Generalforsamling - + Bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituering. Torsdag 16/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde, Afdelingernes budget Mandag 20/ Mødestart kl Afdelingsbestyrelse (budget) Tirsdag 21/ Mødestart kl Afdelingsbestyrelse (budget) Onsdag 22/ Mødestart kl Afdelingsbestyrelse (budget) Mandag 17/ Mødestart kl Afdelingsmøde (budget) Tirsdag 18/ Mødestart kl Afdelingsmøde (budget) Onsdag 19/ Mødestart kl Afdelingsmøde (budget) Torsdag 04/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde Fredag 12/ Mødestart kl.? Julefrokost for bestyrelse og ansatte. Bestyrelsesmødet afsluttet kl Kamma Ebsen Formand Finn Iversen Næstformand Frank Overgaard Leif Elkjær Ulla Kristensen