Referat organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 11. december 2014 kl , Havneholmen, ML-Danmark Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Morten Boje, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Steen Egeberg, Susan Sagnsby, Svend Larsen Mødeleder: Lars Emanuel Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 30. oktober er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 5. november og 1. december 2014 (eftersendes) er vedlagt til orientering. Referatet af bestyrelsesmøde 30. oktober blev godkendt uden kommentarer. Referaterne af FU-møderne 5. november og 1. december blev taget til efterretning. Bestyrelsen bemærker, at man skal være opmærksom på udfordringerne ved gennemførelsen af Unge i Beboerdemokratiet i forbindelse med deltagelse i afdelings- og organisationsbestyrelser. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt i protokollen siden sidste møde. Orienteringen blev taget til efterretning. 3.. Orientering og indstilling - Aftale om hjemfald i Omegnskommunerne Organisationsbestyrelsen har løbende drøftet de stigende problemer med hjemfaldet i omegnen i vores tilfælde i Herlev og Gladsaxe Kommune, hvor hjemfaldet har betydet, at det i nogle afdelinger har været svært at gennemføre renoveringsprojekter og efterfølgende finansiere det med 30-årige lån. Derfor har der over de seneste år været ført forhandlinger mellem BL, omegnskommunerne og Københavns Kommune om løsning af problemet. Det er nu lykkedes at få en aftale i stand. Materiale fra BL om aftalen er vedlagt. Aftalen indebærer, som det fremgår af materialet, at Bent Frederiksen redegjorde kort for historikken i sagen. Beregninger af konsekvensen for hver enkelt af de seks påvirkede afdelinger blev omdelt på mødet, og Bent Frederiksen gennemgik beregningerne og redegjorde for driftsstøtteordningens indvirkning på beregningerne. Samlet betyder det, at Toftegård, Herlevgårdsvej, Egeløvparken, Hjortegården og Høje Gladsaxe vil få en stigning på 4 kr. pr. m2 pr. år og Martinsgård vil stige 30 kr. pr. m2 pr. år. 1

2 der er en række ting, der skal på plads inden jul samt at der efter jul skal afholdes et ekstraordinært 3B repræsentantskabsmøde, hvor repræsentantskabet skal tage stilling til aftalen. Godkendes aftalen her, skal beløbet for hjemfaldet betales inden udgangen af marts Bent kunne også oplyse, at Herlev Kommune godkendte aftalen på kommunalbestyrelsesmødet 10. december og at Gladsaxe Kommune endnu ikke har behandlet aftalen. FU har drøftet sagen på FU-mødet 1. december og indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender aftalen og indstiller den til repræsentantskabets godkendelse, bestyrelsen drøfter den videre proces bestyrelsen godkender, at der afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde torsdag den 5. februar 2015 Administrationen vil til mødet medbringe konsekvensberegninger for de seks afdelinger i 3B, der er omfattet af aftalen. I sammenhæng med dette vil dispositionsfonden blive gennemgået på næste bestyrelsesmøde 19. februar. Bestyrelsen godkendte aftalen og indstiller den til repræsentantskabets godkendelse på ekstraordinært repræsentantskabsmøde torsdag den 5. februar Indstilling - Indskudslån til beboere Beboere i almene boliger, der ikke selv er i stand til at betale indskuddet til en lejlighed kontant, kan optage et lån i et pengeinstitut. For en meget stor del af disse beboere stiller kommunen garanti for lånet. Derfor har det vakt undren, at pengeinstitutterne tager en rente mellem 12 og 18 pct. i rente for kommune garanterede lån. Steffen Morild og Bent Frederiksen gennemgik kort baggrunden for indstillingen og understregede muligheden for at bruge diskussionen om en mulig ny model som løftestang for at rejse en politisk diskussion. Pressen har taget fat i historien og i den forbindelse har KAB, Boligkontoret Danmark og 3B foreslået forskellige moddeller for, hvordan vi som boligorganisation kan hjælpe disse borgere. BDK og 3B har foreslået, at boligorganisationen udlåner pengene til beboeren mod, at kommunen stiller garanti for lejeren. Med udgangspunkt i det nuværende renteniveau vil 3B kunne udlåne pengene til ca. 3 pct. og mellem 4½ og 5 pct. inkl. omkostninger. En forudsætning for at forslaget kan realiseres, er, at der sker et par mindre ændringer i driftsbekendtgørelsen, hvor vores udlånsmuligheder skal udvides jf. ovenfor. Umiddelbart er ministeriet ikke interesseret i ændrin- Bestyrelsen bakkede op om det principielt gode i sådan en løsning., men understregede vigtigheden af, at det skal kunne håndteres økonomisk og praktisk hensigtsmæssigt og forsvarligt. Bestyrelsen godkendte, at administrationen arbejder videre med sagen og vender tilbage, når der er nyt i sagen. 2

3 gen, men 3B og BDK vil sammen med BL gå til ministeriet og presse på for en hurtig løsning. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender forslaget administrationen sammen med BDK forsøger at presse en ændring af driftsbekendtgørelsen igennem 5. Indstilling - Husdyr i nyopførte afdelinger Bestyrelsen har tidligere i både 2012 og 2013 i forbindelse med drøftelser af standard husorden for nyopførte afdelinger drøftet, om det skal være tilladt at have husdyrhold. De tidligere drøftelser har begge gange udmøntet sig i, at bestyrelsen ikke ønskede det som en mulighed, at husordenen som udgangspunkt tillader husdyr i nyopførte afdelinger. På bestyrelsesmødet den 19. september 2014, hvor husorden for Sundholm Syd blev vedtaget blev spørgsmålet om husdyrhold rejst igen og bestyrelsen tilkendegav, at tiden måske var kommet til en genovervejelse. Bestyrelsen drøftede fordele og ulemper ved henholdsvis et ja og et nej til husdyrhold i nye afdelinger og besluttede efter afstemning ved håndsoprækning med 9 stemmer for og 3 stemmer imod, at standardhusordenen skal indeholde et forbud mod at holde hund og kat, og at den enkelte afdeling derefter kan tage stilling til spørgsmålet på det stiftende afdelingsmøde Administrationen indstiller derfor, at bestyrelsen - med udgangspunkt i vedlagte bilag - drøfter og eventuelt endeligt beslutter, om det skal være muligt som en del af en standardhusorden, at husdyr i form af hund og kat er tilladt som udgangspunkt. 6. Indstilling - Samarbejdssamtale afdelingsbestyrelser og driftschefer På bestyrelsesseminaret 1. marts 2014, hvor ledergruppen også deltog, drøftede deltagerne, hvordan samarbejdet mellem afdelingsbestyrelserne og primært driften kunne optimeres. I den forbindelse blev der peget på behovet for en bedre forventningsafstemning mellem afdelingsbestyrelserne og driften om de leverede ydelser. I den forbindelse blev der peget på behovet for en årlig samtale mellem afdelingsbestyrelsen og driftschefen, hvor der laves en opfølgning Der arbejdes kontinuerligt på at optimere samarbejdet mellem drift og afdelingsbestyrelser. Samarbejdssamtalen er skabt som et vigtigt redskab til at underbygge dette. Bestyrelsen var begejstret for oplægget og drøftede kort, hvornår 3

4 på samarbejdet mellem partnerne. Vedlagte koncept for samarbejdssamtale skal ses i dette lys. FU har på møde den 1. december drøftet konceptet og indstiller det til bestyrelsens drøftelse og godkendelse. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender konceptets indførelse i 3B. en sådan samtale bedst muligt kunne placeres i årshjulet samt muligheden for at prøve samtaleformen af i nogle udvalgte pilot - afdelinger i foråret. Bestyrelsen godkendte konceptets indførelse i 3B, og at administrationen arbejder videre med placeringen af samtalen på baggrund af de faldne bemærkninger, herunder præsentation på områdemøder i Indstilling Genhusning beboere KAB Herlev 3B har fået en henvendelse fra Herlev Boligselskab v/ KAB om hjælp til genhusning af foreløbigt fire af deres beboere i Herlev Boligselskabs afdeling Nørrevang. Herlev Boligselskab har godkendt en større helhedsplan for afdelingen, som indebærer, at boligerne i denne afdeling skal nedrives. Afdelingen består i dag af 34 rækkehuse opført i midten af halvtredserne. Der er 28 boliger på 3 rum og 77,7 m² og 6 boliger på 4 rum og 91,2 m². På nuværende tidspunkt er 31 rækkehuse beboet og 3 er tomme. Nedrivningstilladelsen er lige blevet givet, og KAB oplyser, at genhusningen skal gennemføres relativt hurtigt, da nedrivningen af boligerne bliver foretaget medio Beboerne i afdelingen skal genhuses permanent i andre almene boligafdelinger i Herlev Kommune KAB har vurderet, at de har behov for at få hjælp til genhusning fra de to andre boligorganisationer i kommunen, DAB og 3B - med fire boliger fra begge organisationer. De resterende genhusninger kan håndteres via de boligorganisationer, der bliver administreret af KAB og via den kommunale anvisning. 4

5 Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender permanent genhusning af 4 lejer i 3B s boligafdelinger. Bestyrelsen godkendte, at 3B genhuser 4 lejere i 3B s boligafdelinger. 8.. Indstilling - Initiativaftaler for Vesterbro/Kgs. Enghave, Valby/Vigerslev og Amager/Sundby BL s 1. kreds og Københavns Kommune har i 2010 indgået en Hovedaftale, der gælder de ti særligt udsatte boligområder i København. Her har parterne forpligtet sig til i samarbejde at styrke de almene boligområder, så der sikres et højt niveau i forhold til tryghed og trivsel, klima, fremtidssikring og nybyggeri. Morten Boje introducerede kort baggrunden for initiativaftalerne, som går tilbage til 2010, hvor KK og BL s 1. kreds indgik en strategiaftale som respons på listen med udsatte boligområder. I forlængelse af Hovedaftalen er det besluttet, at der skal udarbejdes initiativaftaler på bydelsniveau. Dette arbejde har været i gang siden efteråret 2013 med møder mellem Københavns kommune og 3B, repræsenteret ved bl.a. områdechef, byggechef, driftschefer og boligsocial konsulent. De respektive afdelingsbestyrelser i de tre bydele har ligeledes haft mulighed for at byde ind med kommentarer til indhold i løbet af foråret 2014, da de boligsociale konsulenter fremlagde aftalerne for afdelingsbestyrelserne. Teknik og Miljøforvaltningen har pr. 20. nov sendt de endelige initiativaftaler til godkendelse i alle boligorganisationer. Fristen for politisk godkendelse er 20. januar Initiativaftaler for de tre bydele Vesterbro/Kgs. Enghave, Valby/Vigerslev og Amager/Sundby ligner hinanden og indeholder en række konkrete initiativer indenfor overskrifterne: styrket kernedrift (både boligorganisationernes og kommunens) balanceret beboersammensætning (bl.a. fortrinsret for studerende) beskæftigelse og uddannelse (bl.a. iværksætteri, sociale klausuler, green teams) renovering, blandede funktioner og attraktive omgivelser (bl.a. forpligtelse til tidlig dialog med kommunen v fysiske helhedsplaner, mulighed for at søge midler til Tv-overvågning) Bestyrelsen ønsker, at eventuelle driftsoptimeringer udføres i tæt samarbejde med de enkelte afdelinger fx ved at udarbejde diskussionsoplæg til afdelingsbestyrelsernes beslutningsproces. TV-overvågningen skal kun indføres, hvor det passer til den enkelte afdelings behov. Med ovenstående bemærkninger godkendte bestyrelsen 3B s involvering i de tre initiativaftaler som beskrevet i indstillingen. 5

6 områdernes kobling til resten af byen (mulighed for at søge LBF s Infrastrukturpulje) En stor del af indholdet i initiativaftalerne er noget, som 3B i forvejen samarbejder med kommunen om. Med aftalen bliver der dog sat yderligere fokus på: at styrke den fælles kompetenceudvikling mellem driften, boligsociale medarbejdere og beboerdemokrater ift. viden om specifikke emner (fx temarrangementer og fælles møder) at gennemføre en analyse af afdelingens driftsbudgetter for at identificere driftsmæssig optimeringspotentiale styrke modtagelsen af nye beboere for at forebygge sager omkring indeklima, affaldshåndtering og husordensager samt øge deltagelsen i beboerdemokrati at anvende sociale klausuler i forbindelse med eventuelle renoveringsprojekter (dvs. tilbyde job, jobtræning eller praktik) at søge kommunens TV-overvågningspulje for at mindske hærværk og kriminalitet i de afdelinger, hvor det er hensigtsmæssigt Det er endnu ikke politisk besluttet i hvilket forum initiativaftalerne i fremtiden skal tages op i, men et oplagt sted vil være de årlige styringsdialogmøder mellem 3B og Københavns Kommune. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender 3B s involvering i de tre initiativaftaler. 9. Indstilling Vedligeholdelsesreglement Midgård I forbindelse med opførelse og udlejning af afdelingen Midgård, bedes organisationsbestyrelsen godkende vedlagte vedligeholdelsesreglement for afdelingen. Punktet udsættes til næste bestyrelsesmøde 20. februar Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender vedligeholdelsesreglement for Midgård. 6

7 10. Status Egedalsvænge Iris Gausbo og Jens W. Andreasen giver en status på mødet. Anders Brøgger forlod lokalet under behandling af punktet. Jens W. Andreasen gav en kort status og kunne fortælle, at der efterhånden er etableret et godt samarbejde med flere beboergrupper i forskellige aktivitetssammenhænge. Strategiplanen for det videre arbejde i afdelingen på at reetablere beboerdemokratiet vil komme på næste bestyrelsesmøde 20. februar. Der er ansat en netværksmedarbejder, som skal have en tæt tilknytning til driften og den midlertidige afdelingsbestyrelse. Der vil blive holdt et ekstraordinært afdelingsmøde i januar, hvor der som eneste punkt skal vælges repræsentanter for afdelingen til 3B s repræsentantskab. 3B vil stå for afviklingen af dette møde, hvor der vil blive arbejdet på at få stemmebokse. Bestyrelsen tog i øvrigt orienteringen til efterretning. Byggesager 11. Indstilling - Nybyggeri Bestyrelsen godkendte på sit møde 30. oktober 2014, at 3B deltog i København Kommunes udbud af almene boliger i Nordhavn. Udbuddet omfatter 100 almene familieboliger, 10 små billige boliger, 2 x 12 plejeboliger i form af to opgange til to forskellige grupper fysisk og psykisk handicappede for socialforvaltningen. Der- 7

8 udover omfatter udbuddet et areal til butik, som By & Havn køber efter opførelsen samt en børneinstitution, som BUF efterfølgende lejer. Det hele forventes opført som et samlet byggeri på en grund, og man skal som deltager i udbuddet angive bygherre og driftsherre for de forskellige afdelinger. Vi har haft en drøftelse med Boligkontoret Danmark, idet deres organisation De Vanføres Boligselskab er interesseret i efterfølgende at være driftsherre for de 2 x 12 plejeboliger. Vores opfattelse er, at vi ved at byde ind med to forskellige driftsherrer vil stå stærkere i bedømmelsen af projekterne, idet vi naturligvis arbejder seriøst med byggeriets arkitektoniske kvalitet, og dermed kan være med i opløbet om det bedste forslag. Vi vil optræde som bygherre for det samlede byggeri, og vil efterfølgende være driftsherre for de 100 almene familieboliger og de 10 små billige boliger (almene boliger), mens Boligkontoret vil blive driftsherre for de 2 x 12 plejeboliger. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at 3B samarbejder med Boligkontoret Danmark om at give bud på udbuddet af byggeri Nordhavn efter ovenstående model. Bestyrelsen bakkede i princippet op om at have en samarbejdspartner i nybyggerier, men ønsker, at organisationen ikke lægger sig fast på at samarbejde med en fast partner samt at en kommende samarbejdspartner skal have en stærk profil i de kommuner, vi bygger i. Bestyrelsen godkendte, at 3B i samarbejde med De Vanføres Boligselskab ved Boligkontoret Danmark giver bud på Nordhavnen. 12. Indstilling - Helhedsplan Sangergården Arbejdet med en helhedsplan for Sangergården 1 er genoptaget i februar 2014 og på organisationsbestyrelsesmødet 27. marts 2014 godkendte bestyrelsen, at der blev afsat kr. inkl. moms til udlæg for udarbejdelse af projektforslag og forundersøgelser jf. bestyrelsens beslutning om udlæg i forbindelse med fremtidssikringssager fra Under udarbejdelsen af projektforslaget, voksede behovet for tekniske undersøgelser, samtidig med at undersøgelser om muligheden for yderligere nybyggeri er blevet en del af projektet. 8

9 Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der afsættes yderligere kr. til udlæg i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan for 6063 Sangergården 1 samt projektforslag til nybyggeri i uudnyttet tag rum og på grund ved fælleshus. Beløbet dækkes af dispositionsfonden, men gennemføres helhedsplanen og/eller nybyggeriet skal udlægget tilbagebetales over byggesagen Bestyrelsen godkendte, at der afsættes yderligere kr til udlæg i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplanen samt projektforslag til nybyggeri i uudnyttet tag-rum og på grund ved fælleshuset. 13. Orientering - Overskridelse i renoveringen af Egedalsvænge Bestyrelsen blev på møde 20. februar 2014 orienteret om en overskridelse i renoveringssagen i Egedalsvænge. Siden er der kommet yderligere forøgede udgifter i renoveringsprojektet i Egedalsvænge. Vi har nu fået udarbejdet et fremskrevet budget for de forøgede udgifter i byggesagen. Med alle udgifter til oprensning af forurening, tidsforlængelse, mængderegulering og ekstraarbejder samt øvrige omkostninger beløber det sig til samlet 170 mio. kr. i ekstraudgifter. Vi har sendt vedlagte redegørelse til Fredensborg Kommune samt til Landsbyggefonden, og der er aftalt en efterfølgende dialog med Landsbyggefonden om den endelige fordeling af støttede og ustøttede arbejder samt af den samlede finansiering. Vedlagt findes ligeledes en uddybende redegørelse for budgetoverskridelsen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der blev på mødet omdelt et udkast til en redegørelse, som også vil ligge til grund for en ansøgning om forhøjelse af skema B. Der er holdt møde d.d. med Fredensborg Kommune og Bent Frederiksen udtrykte klart, at orienteringen til samarbejdspartnerne (Fredensborg Kommune og LBF) havde været under al kritik og tilsvarende i forhold til organisationsbestyrelsen. I forhold til organisationsbestyrelsen skulle det være sket tidligere, og organisationsbestyrelsen skulle have haft en løbende opfølgning. Der samarbejdes aktivt og konstruktivt med både Fredensborg Kommune og Landsbyggefonden om at komme med en hurtig løsning, så huslejeniveauet for afdelingen kan fastholdes som udmeldt. Der er aftalt, at Steffen Morild og Bent Frederiksen deltager i Fredensborg Kommunes økonomiudvalgsmøde mandag den 15. december

10 Der blev fra både administrationen og bestyrelsens side understreget vigtigheden af, at organisationen fra starten af et projekt gør samarbejdspartnerne opmærksomme på eventuelle økonomiske usikkerheder. Det bemærkes dog, at LBF på forhånd blev orienteret om, at PCB-delen ville blive dyrere end forventet. Til næste bestyrelsesmøde inviteres sekretariatschef Birger Kristensen fra LBF for at redegøre for LBF s måde at yde driftsstøtte m.v. For at imødegå at komme i en lignende situation i fremtiden vil direktionen fremadrettet følge de store byggesager tæt ved at holde månedlige opfølgningsmøder, ligesom den skriftlige kommunikation mellem administration, bestyrelse, LBF og den enkelte kommune skal optimeres. Samtidig vil samarbejdet med entreprenør og bygherrerådgiver blive taget op til revision. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, men udtrykte kraftig kritik af administrationens behandling af denne sag, herunder den mangelfulde orientering af organisationsbestyrelsen, LBF samt Fredensborg Kommune. Organisationsbestyrelsen ønsker derfor en tilbundsgående redegørelse for sagens faktiske forløb samt et oplæg til en fremtidig for- 10

11 retningsgang på området fremlagt og gennemgået på næste bestyrelsesmøde 20. februar. 14. Drøftelse - Konkurssag Taastrup Torv Dagsordenstekst samt bilag eftersendes. Bestyrelsen bemyndigede administrationen til sammen med FU at forhandle et forlig på plads inden for den økonomiske ramme, der er beskrevet i det udsendte oplæg. Steffen Morild understregede samtidig vigtigheden af, at det politiske system bliver klædt på til det kommende styringsdialogmøde i Høje Taastrup. 15. Indstilling - Skimmelsagerne i Ballerup Sagen om loftsrum i Solsikken, Valmuen og Jægerbo har tidligere været behandlet på bestyrelsesmøde 29. marts Her vedtog bestyrelsen, at beboerne skulle have adgang til lofterne og at de til gengæld skulle opbevare deres genstande i plastickasser, som kan købes i byggemarkeder / supermarkeder for at sikre ventilationen på loftet. Ifølge det oplyste har der været en tæt dialog mellem driften og afdelingsbestyrelserne. Der er blevet taget prøver af flere omgange, men de sidste skimmelprøver vi har fået lavet, viser ingen tegn på skimmel, og sammenholdt med ingeniørrapporten der har vurderet ventilation, fugtighed, effekter i loftsrummene samt loftslemmes funktion som alt sammen findes ok, vil vi konkludere, at der ikke er skimmel på lofterne og at sagen hermed lukkes med, at der udarbejdes et regulativ for brug af loftsrummene. Administrationen indstiller til bestyrelsen at: 1. Der ikke foretages yderligere undersøgelser af lofterne, og at sagen betragtes som løst. 2. Der udarbejdes et regulativ for brugen af loftsrummene, hvori det beskrives hvordan effekter opbevares for at sikre, at der er rigelig plads til ventilation og at effekterne enten placeres i pla- Med ovenstående som udgangspunkt godkendte bestyrelsen begge punkter i indstillingen med den præcisering, at punkt to sker i tæt dialog mellem driften og afdelingerne. 11

12 stikkasser eller pakkes tilsvarende ind i plastik, både for at beskytte effekterne mod evt. skimmelangreb og for at sikre ventilationen af loftsrummet. Temadrøftelser Orientering fra udvalgene 16. Ad-hoc udvalg Der har ikke været afholdt møde i udvalget siden sidste bestyrelsesmøde. Næste møde er planlagt til den 18. december Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Der er sendt en opdateret liste til Ad-hoc udvalget til brug for det kommende møde i udvalget, den 18. december. Forud for mødet den 18. december holder Steffen Morild møde med Advokat Bjarne Becker for afslutning af Elmehaven. 17. Byggeudvalg Der holdes møde den 10. december, og formanden vil give en mundtlig orientering på mødet. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. På mødet blev der orienteret om igangværende AlmenBolig+nybyggerisager, som ser meget lovende ud. Vedr. Midgård arbejdes der fortsat på at finde en miljøvenlig, naturlig overfladeløsning. Udvalget drøftede også Taastrup Torv byggesagen og er enig i konklusionen vedr. punkt 14 i dette referat. 18. Demokrati- og kommunikationsudvalg Der er holdt møde den 26. november og referat fra mødet er vedlagt til orientering, ligesom formanden vil give en mundtlig orientering på mødet. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Bestyrelses- og beboerweb har fået gode tilbagemeldinger fra testpanelerne, og der sigtes efter idriftsætning lige på den anden side af nytår. Udvalget gennemgik og godkendte kommissoriet. Områdemøderne er ved at blive planlagt. Fælleskonferencen 2015 har som tema Engagement. 12

13 19. Drifts- og service udvalg Der holdes møde den 3. december og formanden vil give en mundtlig orientering på mødet. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Hovedpunktet var indkøbspolitik med indlæg fra Anne Løvgreen fra Indkøbsafdelingen med fokus på, om nogle aftaler skulle være forpligtende. Dette arbejdes der videre med. Områdecheferne gav en kort status på samdrift. De to områdechefer vil deltage på næste møde med oplæg til forventningsafstemning til samarbejdet med udvalget. Orienteringspunkter 20. Status workshops Fraflytningsworkshop blev afholdt den 11. november med 4 deltagere. Workshopperne har givet meget forskellige oplevelser Renoveringsworkshop blev afholdt den 26. november med 14 deltagere. Budgetworkshop blev afholdt den 1. december med 12 deltagere. Nybyggeri blev aflyst grundet manglende tilmeldinger og vil i stedet blive gennemført i Ad-hoc Udvalgsregi. Der vil blive givet en mundtlig orientering om workshopperne på bestyrelsesmødet. Det forberedende arbejde er vigtigt, så der bliver arbejdet i gennem med temaerne. Ærgerligt med den svigtende tilmelding og en måde at imødegå dette kunne være ved at veksle kommende workshops til fokusgruppeinterviews. Dette arbejder administrationen videre med. Til bestyrelsesmødet i februar vil der blive udarbejdet en skriftlig afrapportering fra de fire workshops med forslag til forbedring af vores processer. Bestyrelsen tog i øvrigt orienteringen til efterretning. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 21. Bekendtgørelse nr. 563 af 2. juni 2014 om individuel måling af gas, el, vand og varme samt køling Bekendtgørelse nr. 563 af 2. juni 2014 ændrer den tidligere bekendtgørelse nr. 891 af 9. oktober 1996, som bl.a. dengang pålagde bestående bebyggelser at 13

14 montere fordampnings- eller varmefordelingsmålere inden 31. dec. 1999, dog med den undtagelse, at der ved ansøgning til bebyggelsernes hjemstedskommune, kunne være mulighed for at få dispensation for opsætning af varmefordelingsmålere. Der er p.t. ingen samlede oversigt på 3B s forventede omkostninger i forbindelse med den nye bekendtgørelse, den forventes dog at være klar til organisationsbestyrelsesmødet i marts Som bilag vedlægges beregningsskema over afdelingerne Bærhaven, Vestergården 1 og Højstensgård til orientering. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Budgetopfølgning Vedlagte budgetprognose samt notat med kommentarer til budgetprognosen. Som det fremgår, forventes et overskud på ca. 1 mio. kr. inkl. renter. Det er dog vigtigt at oplyse, at der er risiko for, at der ikke kan opkræves budgethonorar som forventet, idet der er et par sager, der først bliver igangsat i starten af 2015, det gælder primært den store renovering i Hjortegården. Men det er vurderingen, at årsresultatet fortsat bliver positivt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Investeringsopfølgning Investeringsopfølgning er vedlagt til orientering. Som det fremgår, klarer alle tre aftaler sig godt med Nordea som den bedste (3,2 pct. for de første tre kvartaler), Nykredit og Danske Capital ligger på niveau på 2,95 pct. benchmark udgør 2,11 pct. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14

15 24. Udsættelser forebyggelse og fordeling På bestyrelsesmødet 30. oktober 2014 drøftede og godkendte bestyrelsen 3B s inkassopolitik. Bestyrelsen ønskede til det kommende bestyrelsesmøde en oversigt over, hvor beboerne med betalingsvanskeligheder kommer fra, fx kommunal anvisning eller venteliste. Der har i perioden været 39 udsættelser. 11 af disse udsættelser blev fastholdt pga. fx husordenssager eller ulovlige fremlejesager. Beboerne med betalingsvanskeligheder kommer via: 1 lejer - bytning 1 lejer - genhusning (SBS) 1 lejer - overdragelse af lejemålet 2 lejere - CIU 4 lejere - 3B s eksterne venteliste 1 lejer 3B s interne venteliste 4 lejere fleksible kriterier 25 lejer - anvist af kommunerne Af de 25 kommunale anviste, der er blevet sat ud af deres bolig, er der 11 udsættelser, der blev fastholdt som følge af fx husordenssager eller ulovlig fremleje. Fordelingen af de kommunalt anviste pr. kommune Kommune Udsættelser Reelle udsættelsesager København 11 5 Herlev 8 5 Fredensborg 1 0 Ballerup 2 2 Gladsaxe 2 2 Hvidovre 1 0 I alt Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Udlejningssituationen Oversigt vedlagt over ledige boliger og erhvervslejemål/institutioner pr. 31. oktober 2014, hvor det samlede lejetab udgør kr ,11, heraf udgør boliger 575 t.kr. og erhverv / institutioner t.kr. (hvor Solvangcentret udgør langt den største del). 15

16 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: Formanden: Takkede for samarbejdet i det forgangne år. Det nye år vil være fokuseret på at indfri løfterne til Repræsentantskabet og at se fremad i forhold til boligorganisationens må for de kommende år. Direktionen: Benyttede ligeledes lejligheden til at takke for samarbejdet i Andre: 27. Eventuelt 16