FESD Emnesystematik. Standard. FESD-standardisering FESD Emnesystematik. Datamodel Version 1.1. IT- og Telestyrelsen København 10.

Transkript

1 FESD Emnesystematik Standard IT- og Telestyrelsen København 10. december 2008 FESD-standardisering FESD Emnesystematik. Datamodel Version 1.1

2 Kolofon: FESD-standardisering. Emnesystematik. Datamodel. Version 1.1 Denne standard kan frit anvendes af alle. Citeres der fra standarden i andre publikationer til offentligheden, skal der angives korrekt kildehenvisning. Forslag til FESD-standarder udarbejdes af IT- og Telestyrelsen, Kontoret for standardiserings- og arkitekturpolitik, FESD-standardiseringsgruppen i samarbejde med de tre FESD leverandører Software Innovation A/S, Traen Informationssystemer A/S og CSC Danmark A/S. Kontaktperson i FESD-standardisering: Projektleder Rita Lützhøft, Mail-adresse rla@itst.dk Telefon (direkte) Traen Informationssystemer A/S Vesterbrogade 95 A 1620 København K Telefon: Web-adresse: CSC Danmark A/S Retortvej København V Telefon: Web-adresse: Software Innovation A/S Nærum Hovedgade Nærum Telefon: Web-adresse: Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling IT- og Telestyrelsen Kontoret for standardiserings- og arkitekturpolitik Holsteinsgade 63 DK-2100 København Ø Telefon: Fax itst@itst.dk 2/ 46

3 Indholdsfortegnelse 1 Forord Teknisk forord...6 Del A - Business case for Emnesystematik Indledning Formål Afgrænsning FESD Kontrakten Krav fra Statens Arkiver Krav fra Kommunernes Landsforening Øvrig afgrænsning Reference til andre standarder NOARK Organisatorisk tilknytning Rettigheder i emneplan Anvendelse Målgruppe...11 Del B Beskrivelse af forretningsarkitektur Indledning Emner Emneidentifikation (kvalificeretemneid) Emners indbyrdes relation bredereemne og snaevrereemne-relationerne relateretemne-relationen (valgfri) erstattetaf- og erstatter-relationer (valgfri) Emneorden Emneplan Emnesystematikregler Kombinationsregel Emnevalgregel Kassationsregel Emneindgang Entydige identifikatorer for Emne, Emneplan og Emnesystematik Identifikation af emne Emneidentifikator ved udvidelse af fælles emnesystematikker Identifikation af emnesystematikken Identifikation af emneplan...22 DEL C. Beskrivelse af datamodel for Emnesystematik Emnesystematik overblik Emnesystematik, -planer og emner Emne EmneRelation Emneplan Emnesystematik RetskildeHenvisning EmnesystematikRegler EmnevalgRegel RulesOfTermChoice KombinationsRegel RulesOfCombination KassationsRegel RulesOfDisposal Emneindgang EmneReference TermReference" Stikord Index / 46

4 4.5 Objektregistrering RegistreringsNoegle ObjectRegistrationID ESDH-Objekt ESDH-Object Anvendte typer i FESD-modellerne / 46

5 1 Forord Den offentlige sektors IT-systemer på statsligt, kommunalt og regionalt niveau skal kunne spille sikkert og effektivt sammen. Derfor arbejdes der målrettet på at få gennemført fælles standarder for elektronisk sagsog dokumenthåndtering - den såkaldte FESD-standard. Målet med standardiseringsarbejdet er at fremme digital forvaltning i den offentlige sektor, og midlet er at sikre, at de forskellige elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH) får en fælles kernefunktionalitet, og at det samtidig sikres, at denne kerne videreudvikles ensartet. En fælles kernefunktionalitet skal sikre: at der kan foretages sagsbehandling på tværs af flere organisationer at myndigheder, der arbejder med åbne sager, kan lægges sammen at der kan flyttes opgaver mellem forskellige myndigheder I forlængelse af FESD-projektkonkurrencen, som havde sin afslutning primo 2004, og hvor der blev fundet tre FESD-leverandører, blev det i forbindelse med kontraktforhandlingerne besluttet at starte en standardiseringsproces den såkaldte FESD-standardisering. For at sikre interoperabiliteten, både mellem ESDH-systemer og til andre systemer, men også så tredjepart kan udvikle moduler til systemet, blev det anset for afgørende, at der udvikles en fælles offentlig datamodel samt andre standarder på ESDH-området. Koordinering af FESD-standardiseringen er efterfølgende lagt i IT- og Telestyrelsen (ITST). Den konkrete udarbejdelse af forslag/udkast til standarder foregår i et samarbejde mellem de tre FESD-leverandører og en FESD-standardiseringsgruppe i ITST. Arbejdet med forslag/udkast til standarder tager udgangspunkt i Noark 4 s datamodel og databeskrivelser samt leverandørernes løsninger. Standarderne kan afvige fra Noark 4 på de områder, hvor det er nødvendigt for at understøtte dansk forvaltningspraksis, eller hvor parterne i FESD-standardiseringen kan opnå enighed om en afvigelse. Udkast/forslag sendes herefter i offentlig høring i ca. 1 måned. FESD-standardiseringsgruppen tilretter og færdiggør på baggrund af høringen de endelige Forslag til standarder. Standardforslagene forelægges herefter OIO-komiteen til godkendelse. Efter den samlede godkendelse bliver standarderne således offentliggjort og indgår i IT- og Telestyrelsens OIO-Katalog (digitaliser.dk), som indeholder en oversigt over godkendte og anbefalede standarder til digital forvaltning i det offentlige. I standarden kan forekomme brug af særligt ordvalg. Følgende termer anvendes konsekvent i den følgende betydning: skal / obligatorisk : betyder, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. skal benyttes eller skal forefindes dvs. må ikke udelades. må ikke : betyder, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. ikke må forefindes eller må ikke benyttes. bør / anbefalet : betyder, at det i høj grad anbefales, at den nævnte metode/element/ mulighed/etc. benyttes eller forefindes. Der skal være tungtvejende grunde til at udelade. kan / optionel : betyder, at den nævnte metode/element/mulighed/etc. er en valgmulighed og derfor valgfri at medtage. Denne udgave af standarden er såkaldt konsolideret i forhold til version 1.0. På grund af den måde FESDstandardiseringsarbejdet er tilrettelagt på forskellige afleveringer på forskellige tidspunkter siden 2004 udkommer FESD-datamodellen som deldatamodeller. Det har betydet, at enkelte detaljer i det forventede slutresultat altså den samlede FESD-datamodel kan være overset. Det har endvidere været nødvendigt at konsekvenstilføje noget, der tidligere er sprunget over fx på grund af manglende standardisering på det tidspunkt, den aktuelle standard blev udarbejdet. Endvidere har NDR (Name and Design Rules) reglerne givet anledning til en del ændringer i sprogbrug (semantik) vedrørende attributter af hensyn til efterfølgende generering af XML Den samlede FESD-datamodel (i form af deldatamodellerne) til og med 2008 er derfor gennemgået og genvurderet i forbindelse med denne standard. Denne genvurdering har ikke medført forretningsmæssige radikale ændringer i deldatamodellen, men har dog givet anledning til en del justeringer, typisk af præsentationsmæssig (semantik) karakter, især pga. NDR-reglerne. 5/ 46

6 Den væsentligste ændring i forhold til første udgave af standarden er, at FESD-standardiseringsgruppen nu har valgt konsekvent at præsentere datamodeller med UML-notation i alle standarder, herunder ens markering af primitive datatyper samt en del fornyet semantik. Indholdet af denne standard er dog i det væsentligste det samme som i den forrige udgave af standarden. Den samlede FESD datamodel udgøres af FESD standarderne Sager og dokumenter, Brugeradministration, Udvalgsbehandling, Arkivstruktur, Emnesystematik, Navn- og adressemodel. 1.1 Teknisk forord Grundlaget for FESD-datamodellen er blevet udarbejdet på en periode på mere end fire år, hvor der er udarbejdet standarder for de forskellige delområder. Arbejdsmetoder, terminologi og anvendelse af datatyper har ændret sig i denne periode FESD-standardiseringsgruppen har f.eks. indført en konsekvent brug af UML-notation i de senere standarder. Konsolideringen af datamodellen har derfor forudsat, at der blev defineret en fælles modelleringsmetode og et sæt af primitive datatyper, der var kompatibelt med alle del-datamodellerne. De primitive datatyper, som modellen er opbygget af, fremgår af kapitel 5. 6/ 46

7 Del A - Business case for Emnesystematik 2.1 Indledning Standardisering af datamodel for Emnesystematik er en del af den samlede standardisering af FESDdatamodellen, som udvikles med henblik på at sikre interoperabiliteten mellem myndigheder samt skabe grundlag for udvikling og standardisering af moduler. I FESD-sammenhænge er betegnelsen Klassering benyttet for emnesystematik. Klassering er det norske udtryk for den emnemæssige indplacering af sager og dokumenter i journalplan, facetplan, emneplan eller andre relaterede ord. I forbindelse med standardiseringen af FESD-datamodellen er det vedtaget at benytte betegnelsen Emnesystematik. 2.2 Formål Det overordnede formål med standardisering af FESD-datamodellen er at sikre interoperabilitet mellem myndighederne i den offentlige sektor. FESD-datamodellen er en logisk model, der primært skal danne grundlag for udveksling af ESDH-data mellem to ESDH-systemer, sekundært at tjene som referencemodel i forbindelse med udarbejdelse af modulstandarder, udvikling af integrationsgrænseflader etc. For standardiseringen af Emnesystematik specifikt er der opsat følgende mål: Beskrive en ensartet og rummelig struktur for Emnesystematik, der kan rumme de danske offentlige anvendelser af denne del af registreringssystematikken og dermed tilføjelse af området emnesystematik til den samlede FESD-datamodel for at sikre dette i forhold til udveksling af data mellem to ESDH-systemer. Specifikt at sikre at KL-Emneplan, Danske Regioners journalplan, Statens klassiske hierarkiske journalplan, en centralt styret emneordsliste samt en flerdimensional journalnøgle kan rummes i datamodellen. At understøtte registreringen af sager og dokumenter med henblik på genfindingssystematik det betyder, at man skal kunne hjælpe med at registrere på den bedst mulige måde, men det er lige så vigtigt, at registreringen understøtter den bedst mulige søgning på sagerne og dokumenterne efterfølgende. Arkivering der skal kunne afleveres en beskrivelse af emnesystematikken (et forslag kan være at indbygge det i datamodellen). Der henvises i øvrigt til formålsbeskrivelsen for standardisering af den samlede FESD-datamodel. 2.3 Afgrænsning Som for den øvrige standardisering af FESD-datamodellen gælder det, at standardiseringen skal tilvejebringe udvekslingsmulighed og referencemodel og gennem dette sikre interoperabilitet og øget digitalisering af den offentlige forvaltning FESD Kontrakten Kontrakten med FESD-leverandørerne specificerer i Bilag 2, afsnit 5.2 de rammer under hvilken, den foreslåede datamodel skal kunne arbejde: I den offentlige forvaltning i Danmark er det en stadfæstet tradition at arbejde med og at registrere sager og dokumenter i forhold til en i organisationen centralt styret registreringssystematik. En sådan forefindes i den offentlige forvaltning mange hundrede år tilbage i Danmark og er en grundfæstet og indarbejdet, traditionel arbejdsform. Det er gældende for samtlige forvaltningsgrene i Danmark, at denne registreringssystematik anvendes. Den type registreringssystematik, der oftest er anvendt siden begyndelsen af 1960 erne, kaldes under ét for den emneopdelte journal, hvori 7/ 46

8 registreres alle typer af sager, herunder såvel person som emnesager. Den inddeler organisationens ressortområde i et antal hovedemner, som kan underopdeles i et vilkårligt antal niveauer afhængig af kravet for en fintmasket registrering. Journaliseringen af samtlige typer af sager og dokumenter i den emneopdelte journal er ikke kun kendetegnet ved brugen af en emnebaseret tilgang, men typisk også af en i organisationen centralt placeret oprettelses og vedligeholdelsesfunktion, traditionelt kaldet for journalen. Der anvendes for nuværende fem typer af registreringssystematikker i den offentlige forvaltning. Fra et præsentationsmæssigt synspunkt er de ret forskellige, og udtrykker hver især forskellige intentioner. Nogle af dem vægter det dokumentationsmæssige krav, andre det mere brugerrettede krav, hvor vægten er lagt på en så nem og så lille en registreringsopgave som muligt for sagsbehandlerne. Alle skal de dog leve op til de lovgivningsmæssige dokumentationskrav. De fleste journalplaner indeholder kombinationer af fremtrædelsesform og systematik, da de er skabt ud fra praksis/anvendelse. De fem hovedtyper præsenteres mere udførligt nedenfor: a) Traditionel hierarkisk journalplan, opdelt i en række hovedemner. Anvendes typisk indenfor centraladministrationen. b) KL s journalplan. Anvendes i langt størstedelen af landets kommuner. c) Danske Regioners journalplan (Danske Regioners standard journalplan). Emneopdelt journalplan. Anvendes af samtlige amter i Danmark d) Den centralt styrede emneordliste e) Den flerdimensionale journalnøgle. Både KL journalplan, Danske Regioners journalplan og den flerdimensionale journalnøgle er at betragte som facetplaner (flere/mange facetter peger på sagen). Forskellen handler om den primære orientering mod hhv. dokumentation eller præsentation. Traditionel hierarkisk journalplan En emnemæssig tilgang inddelt efter organisationens ressortområde. Er typisk opdelt i en række emner med en underliggende hierarkisk struktur, der kan være så dyb i niveauerne som ønskeligt. Der registreres kun på det nederste niveau. KL journalplan En retskildetilgang udtrykt ved emne/paragraf suppleret med en kontrolleret emneordliste (stikordene). Ved en hierarkisk nummeropbygning kan den også anvendes til en manuel arkivopbygning. Den indeholder følgende facetter: Lov, Emne, Funktion/Handling, Virksomhed, Ressource, Bevaring/Kassation. Planen bygger på ½ årlig central/koordineret udvikling til abonnenter. Danske Regioners standard journalplan Er karakteriseret ved en arkivtilgang udtrykt ved en konsekvent organisatorisk opdeling suppleret med undernumre, der i et vist omfang viser opgave/emne, men gør det sammenblandet med instans. Desuden er der lavet enkelte undernumre, der dækker de vigtigste funktions/handlingsfacetter (6 8 stk.). Planen bygger på en ad hoc redigering af brugerkredsen (arkivarerne i de 13 amter). Den centralt styrede emneordliste Indførelsen af emneordlisten har baggrund i et ønske om mere fleksible muligheder for emnemæssig klassificering af sager, der angår flere forskellige emneområder. Der foreligger endnu ikke store erfaringer med forskellige måder at udforme emneordlisten på. De fleste relevante 8/ 46

9 organisationer vil dog formentlig have et ønske om mulighed for at sætte emneordlisten op til at kunne præsenteres hierarkisk af hensyn til overskueligheden. Sagsnummereringen er uafhængig af sagens emne. En sag kan ikke blot klassificeres under ét bestemt emne i listen, men kan blive klassificeret under flere forskellige emner. Emneordslisten giver mulighed for valg af et ubegrænset antal emneord fra samme liste, ligesom sagsnummereringen er adskilt fra emnet. Der vil tillige være krav for mulighed for ved opsætningen af listen at kunne spærre for valg af visse emneord til registrering, f.eks. emneord på bestemte niveauer i en hierarkisk liste eller emneord, der som følge af lovændringer ikke længere er relevante ved registrering af nye sager og dokumenter, men kun ved søgning i tidligere sager og dokumenter. Den flerdimensionale journalnøgle En multi indgang med en række facetter knyttet primært til sagsprocessen. Planen bygger på produktion/vedligeholdelse af picklister i den enkelte organisation. Journalnummeret består således af en række sideordnede journalnøgler med hver sin pickliste. Anvendes den flerdimensionale journalnøgle, kan der være afhængigheder mellem emnerne i de forskellige lister. Forskelle på systematikkerne Registreringssystematikken kan således dels opfattes som en hierarkisk træstruktur, hvor brugeren vælger et journalnummer, dels som en flerdimensional journalnøgle eller som en decideret emneordliste, hvor en række af felter udfyldes og tilsammen danner den systematiske registrering af sagen eller dokumentet. I alle tilfælde er det vigtigt, at der vælges fra en fast liste af journalnumre eller anden fast liste, der styres enten fra en fælles, central organisation (som KL) eller fra en central placering i den enkelte organisation. Forskellen er anskueliggjort ved følgende tegninger. Den første viser et eksempel på, hvorledes den traditionelle journalplan kan være struktureret, den anden hvorledes den flerdimensionale journalnøgle eksempelvis kan tænkes implementeret: Administration Miljø Grundvand Indvinding.. Objekt Aktivitet Årsag Mål Grundvand Godkendelse Forurening Indvinding 9/ 46

10 Organisationerne skal selv kunne vælge hvilken af systematikkerne, der skal anvendes eller, hvis systemet tillader det, en kombination, så nogle metadata vælges fra en træstruktur, mens andre vælges fra opslagslister Krav fra Statens Arkiver I afdækningen af krav og behov i forhold til anvendelse af emnesystematik er repræsentanter fra Statens Arkiver blevet konsulteret. Statens Arkivers krav til en emnesystematik er relativt begrænsede. Der skal forefindes en emnesystematik, som kan beskrives, og hvormed sager er emnemæssigt indplacerede. Endvidere skal det være muligt at se eventuelle ændringer af henholdsvis oprettelse af et nyt emne og nedlæggelse af et emne i en given emnesystematik indenfor en godkendt journalperiode. Statens Arkiver fremførte ikke yderligere krav til emnesystematik Krav fra Kommunernes Landsforening KL udgiver og vedligeholder KL Emnesystematik (KL Journalplan). Denne benyttes i størstedelen af landets kommuner, og der er i standardiseringsarbejdet lagt vægt på, at denne kan rummes i datamodellen Øvrig afgrænsning Da der ikke foreligger nogen anden beskrivelse af kravene til klassering end de i FESD-rammekontrakten Bilag 2 nævnte krav under kapitel 5.2, og da de eksempler, som vi har undersøgt af brugen og ønsker til brugen af registreringssystematikken hos involverede parter, ikke ligger udover FESD-kontraktens krav, har det dannet grundlag for standardiseringen. Som det er gældende for FESD-datamodellen som helhed, er udveksling og referenceramme det primære formål med standarden, men det er vores håb, at eksempelvis emnesystematikleverandører og andre, som arbejder med emnesystematik i offentlig forvaltning, vil benytte modellen aktivt. I fortsættelse af denne standardisering vil der blive foretaget nødvendige konsekvensrettelser i de øvrige FESD-standarder, som berører emnesystematik. 2.4 Reference til andre standarder FESD-standardiseringsgruppen har ønsket at inddrage eksisterende standarder på området i det omfang, det har været muligt. To standarder for tesauridannelse, der ofte henvises til, er ISO-standarderne ISO og ISO Disse to standarder giver henholdsvis retningslinier for opbygning og udvikling af ensprogede tesauri og for opbygning og udvikling af flersprogede tesauri. Da disse ISO-standarder ikke er frit tilgængelige, har FESD-standardiseringsgruppen valgt ikke at inddrage dem som grundlag for standardarbejdet. EU-tesaurien EUROVOC er baseret på de førnævnte ISO-standarder og har derfor været brugt som reference under standardiseringsprocessen. Tesauriens danske udgave findes på: Den internationale standard SKOS (Simple Knowledge Organisation System) baserer sig også på ISOstandarderne. SKOS er et W3 Semantic Web Activity projekt, der sigter mod at definere en universelt anvendelig emnesystematikopmærkning. FESD-standardiseringsgruppen har vurderet, at SKOS i nær fremtid kan få en væsentlig betydning for projekter relateret til digital forvaltning, eksempelvis portalprojekter. Gruppen har derfor i videst muligt omfang sikret, at nærværende FESD-standard ikke konflikter med SKOS. Mere information om SKOS kan findes på 10/ 46

11 2.5 NOARK4 Standardiseringen af FESD-datamodellen skal, jf. FESD-kontrakten, tage udgangspunkt i datamodellen for NOARK4, med mindre der er argumenter for afvigelse i den danske forvaltningspraksis, eller leverandørerne i fællesskab kan opnå enighed om afvigelser. NOARK4 beskriver en datamodel for Emnesystematik, som er tæt knyttet til arkivadministrationen, og som på flere måder bærer præg af at være skabt med henblik på administration af arkiver generelt med stor vægt på fysiske arkiver. Der var på et tidligt tidspunkt enighed om at basere FESD-datamodellen for Emnesystematik på en enklere model, og det blev således valgt ikke at tage udgangspunkt i NOARK4 modellen. Det er vores vurdering, at en emnesystematik, der er udviklet med udgangspunkt i NOARK4 datamodellen, vil kunne udtrykkes i modellen i nærværende standard. Der er dog et par områder, hvor vi har fravalgt elementer, der er en del af NOARK4: Organisatorisk tilknytning Vi har valgt at lade emnesystematikken være organisationsuafhængig. Ved opdeling af emnerne i emneplaner og oprettelse af kombinationsregler kan man understøtte en afgrænsning, som er emnebaseret. Organisationsaspektet er i øvrigt adresseret i datamodellen for Arkivstruktur Rettigheder i emneplan Vi har valgt ikke at implementere nogen form for rettighedsstyring i emnesystematikken, da vi opfatter rettighedsaspektet som hørende til anvendelse af de ESDH-objekter der får tilknyttet et emne. Emnesystematikken danner grundlag for registrering af ESDH-objekter, ikke deres efterfølgende anvendelse Anvendelse NOARK4 indeholder en mulighed for angivelse af den sammenhæng, hvori emnet skal anvendes dvs. om det f.eks. kan benyttes i tilknytning til sager og/eller journalposter. Nærværende standard tager ikke stilling til hvilke ESDH-objekter, emnerne anvendes sammen med. Dette er reguleret af standardiseringen af andre dele af den samlede FESD-datamodel. 2.6 Målgruppe Målgruppen for denne standardisering er alle, der arbejder med udveksling af data mellem ESDH-systemer, udvikling og omlægning af emnesystematikker mv. 11/ 46

12 Del B Beskrivelse af forretningsarkitektur 3.1 Indledning Udgangspunktet for standardiseringen har været, at der i et givent ESDH-system arbejdes med en eller flere emneplaner. Eksempelvis for KLE er der en emneplan for opgaver og et antal for handlingsfacetter. Emneplaner samles i en emnesystematik skabt af en emnesystematikforfatter 1 enten internt i den pågældende myndighed eller eksternt, eksempelvis fra KL. Emnesystematikken Emneplan A Emneplan B Emneplan C Regler Figur 1 En emnesystematik består ud over en eller flere emneplaner også af tilknyttede regler, der beskriver valgog kombinationsmuligheder, bevarings- og kassationsregler og stikord til emner. Modellen er enkel og fleksibel og menes at kunne rumme alle kendte emnesystematikker, der benyttes i offentlig forvaltning. 3.2 Emner Emnesystematikkens grundelement er emnet. En systematik kan indeholde få eller mange emner, emnerne kan være samlet i en enkelt emneplan eller opdelt på et større antal, men uanset opbygning gælder de samme principper: Emner er unikke indenfor emnesystematikken. Betydningen af et emne må ikke ændres i emnesystematikkens levetid. Emnets primære funktion er at være det, et ESDH-objekt kan klassificeres som. 1 Systematikforfatteren er den der har sammensat de emneplaner der anvendes i emnesystematikken og/eller har defineret de regler for valg og kombination af emner. I eksemplet med den fiktive organisation Myndigheden, har organisationen defineret sine emneplaner fra grunden og er derfor systematikforfatter. For at danne en anvendelig URI som identifikation, anvendes http-adressen for organisationens officielle hjemmeside : 12/ 46

13 Hesteopdræt Peberkagebagning Tvangsfjernelse Folkepension Togdrift Figur 2 Et emne har en række egenskaber, der udspringer af de krav, der stilles til emner: Emnet skal kunne identificeres entydigt indenfor emnesystematikken, Sagsbehandleren skal kunne forstå emnets betydning, Emnet skal kunne ses i sammenhæng med andre emner med henblik på vurdering af alternative valg. Figur Emneidentifikation (kvalificeretemneid) Dette er en generelt entydig identifikator for emnet, konstrueret som en URI. Denne ID skal gøre det muligt for eksterne parter og systemer entydigt at genkende og identificere klassificering foretaget med emnesystematikken. Et par eksempler: For uddybende beskrivelse af konstruktionen af entydige identifikatorer for emner henvises til afsnit Emners indbyrdes relation I langt de fleste emnesystematikker, der anvendes i dag, indgår emner i en hierarkisk emneplan. Til at beskrive to emners indbyrdes relation hierarkisk eller anden relation benyttes associationsklassen EmneRelation sammen med enumerationsklassen Relationstype. 13/ 46

14 Relationstype: SnaevrereEmne EMNEPLAN Relationstype: BredereEmne Figur 4 EmneRelation er en simpel associationsklasse, der forbinder et emne, kildeemnet, med et andet emne, målemnet, og ved værdien af relationstype angives sammenhængen mellem de to emner. Standarden understøtter relationerne bredereemne og snaevrereemne som obligatoriske relationstyper, mens de resterende relationstyper er såkaldte extensions til standarden. Dvs. at man i forhold til udveksling ikke kan påregne, at de øvrige relationstyper er understøttet, men man kan benytte standarden som grundlag for myndighedsspecifikke udvidelser af udvekslingen bredereemne og snaevrereemne-relationerne De to standardtyper er dem, der altid indgår i alle hierarkiske emneplaner: En relation der peger på, at målemnet dækker et bredere emne end kildeemnet, Og en relation der angiver, at målemnet dækker et snævrere emne end kildeemnet. To emner, hierarkisk relateret. Figur 5 Disse to relationer er hinandens indbyrdes inverse funktion. Eller med andre ord; hvis A har B som bredere emne, så følger det, at B har A som snævrere emne relateretemne-relationen (valgfri) Et relateret emne A er et emne, der har en for emnesystematikkens område relevant sammenhæng med et emne B, men en sammenhæng der i emnesystematikken ikke kan beskrives logisk ved brug af snævrere emne eller bredere emne. Har emnet A relationen relateret emne til B, gælder det samtidigt, at B har relationen relateret emne til A. Relationen relateret emne er med andre ord refleksiv. relateret emne Figur 6 Eksempler på relateret emne -relation: Landbrug relateret emne traktor Landbrug relateret emne fødevare 14/ 46

15 I velstrukturerede emnesystematikker, eksempelvis EUs flersproglige tesaurus Eurovoc, angives relaterede emner tydeligt: Socialpolitik Socialforsorg RT socialforsorg (RT = relateret term) RT socialpolitik Relateret emne indgår i mange emnesystematikker i form af tilhørende vejledningsmateriale, men sjældent som en reel opmærket del af systematikken. Eksempelvis ses i den vejledende servicetekst til KL Emnesystematikken, at der under Kollektiv trafik (trafikselskaber) står: Vedrørende kommunal drevet bustrafik, se gruppe Emnerne og er relaterede emner, selvom dette ikke er udtrykt i en klar struktur i selve KL Emnesystematikken erstattetaf- og erstatter-relationer (valgfri) I systematikker, hvor de enkelte emneplaner ændres i løbet af systematikkens levetid, er det almindeligt både at lade et emne opdele i flere nye emner og at sammenlægge flere emner til et emne. KLs emnesystematik, KLE, er en systematik, der ofte anvender denne form for ændring. Et eksempel: I emneplansversionen findes emnet Byggetilladelse. Efter i en periode at have høstet praktisk erfaring med brug af emnet, viser erfaringen, at der er behov for en yderligere opdeling af emnet i flere emner, så en større præcision kan opnås. Derfor nedlægges i emneplansversionen , og syv nyoprettede emner opstår: KLE emnesystematik KLE emnesystematik Figur 7 I den medfølgende forklarende tekst angives der for to af de syv nye emner, at de erstatter det nu nedlagte emne Byggetilladelse. De to emner er BR Byggetilladelse og BR-S Byggetilladelse. I praksis giver det en emnesystematik som nedenstående (i udsnit): 15/ 46

16 Figur 8 Brugere af emnesystematikken kan nu ikke længere ved en registrering af ESDH-objekter benytte , mens tidligere registrerede objekter stadig skal kunne fremfindes via emnet. I teorien kunne man som følge af nedlæggelsen flytte allerede registrerede sager til de nye emner eller med andre ord omjournalisere. Omjournalisering anvendes dog normalt i forbindelse med forkert placering af sager eller dokumenter, hvilket ikke er tilfældet i forbindelse med revidering af emnesystematik. Desuden er det normal praksis i staten, at man i forbindelse med en ændring af registreringssystematikken gennemfører et periodeskift og benytter den ændrede emnesystematik i den nye periode. Ved at benytte relationstyper erstattetaf og dens inverse relation erstatter, gives der mulighed for to ting: Forfatteren af emnesystematikken får en entydig og standardiseret måde, hvorpå det kan angives hvilke emner, der eventuelt erstatter et nu nedlagt emne og/eller hvilke emner, et nyoprettet emne erstatter. ESDH-systemet kan automatisk medtage de erstattede emner i forbindelse med søgning og præsentation, og det er således ikke op til brugeren at huske, at der er foretaget en omlægning af emner. I praksis giver det en emnesystematik som nedenstående (i udsnit): Figur 9: Emnesystematikken med brug af erstatter og erstattetaf. 16/ 46

17 3.3.4 Emneorden Relationen mellem emnerne som beskrevet i afsnittet ovenfor giver strukturen i en emneplan f.eks. en traditionel hierarkisk struktur, men rækkefølgen af emnerne indenfor en gruppe er angivet af angivelsen NÆSTE/FORRIGE på emnet. Et givent emne peger således på det emne, der er umiddelbart før henholdsvis efter i en visningsmæssig sammenhæng. En plan baseret på decimalklassesystem eller tilsvarende vil i emnet bære rækkefølgen, men anvendes emneord, f.eks. i forbindelse med facetplaner, vil rækkefølgen ikke umiddelbart være til at aflæse. 3.4 Emneplan Emner er som tidligere nævnt organiseret i en eller flere emneplaner med indbyrdes relationer. Almindeligvis vil en typisk hierarkisk journalplan kunne rummes i én emneplan, men der kan være situationer, hvor man ønsker at opdele den samlede mængde af emner indenfor en emnesystematik i flere emneplaner. Eksempelvis ville man typisk opdele KLs Emnesystematik i to eller flere emneplaner én emneplan indeholdende emner/opgaver og en eller flere emneplaner indeholdende handlingsfacetter. Flere emneplaner vil også skulle anvendes i forbindelse med facetplaner. Eksempelvis kunne en facetplan indeholdende to facetter EMNE/OPGAVE samt JURIDISK ASPEKT udtrykt i to selvstændige emneplaner: EMNE/OPGAVE Administrativ infrastruktur Aktivitetsstyring Børn, unge og voksne med særlige behov Ejendomsadministration Elever og studerende Evaluering Finanslov Forsikring og erstatningsordninger Forsøg og udvikling Godtgørelses og støtteordninger Indkøb Informationsformidling Institutionsinterne forhold Integration Internationalt arbejde It Lærerkvalifikationer Merit Personale Prøver og eksamen Puljeadministration JURIDISK ASPEKT Aktindsigt Aktstykker Ankenævn Bekendtgørelser Betænkninger Dommererklæringer EU ret Forvaltningsret Hjemmel Høring Klager Kontrakter Ligestillingsvurdering Lovforslag Lovprogram Ophavsret Pantebreve Regeludstedelse Vedtægter Ændringsforslag 17/ 46

18 Figur 10 Regnskab Statistik Tilskud Tilsyn 3.5 Emnesystematikregler I forbindelse med anvendelse af Emnesystematik ved registrering i ESDH-systemer er der ofte knyttet regler eller information indenfor en emnesystematik, som benyttes for at sikre en enkel og præcis registrering. Disse er i datamodellen samlet under Emnesystematikregler Kombinationsregel En emnesystematik, som indeholder mere end én emneplan, vil have behov for at beskrive de indbyrdes relationer mellem planerne i forhold til anvendelsen. Disse udtrykkes i kombinationsregler. Kombinationsreglen giver mulighed for, ved valg af et emne i en given emneplan, at udpege næste valg i form af enten alle emner i en anden emneplan eller et specifikt emne i en anden emneplan. PLAN A PLAN B PLAN C Figur 11 Et tænkt eksempel: En myndighed benytter to facetter ved emnemæssig indplacering af sager. Den første facet indeholder emnerne i Emneplan A: A EMNEPLAN A 1 Fagligt 2 Organisation 3 Administration 4 Tilsyn 5 Institutioner 6 Personale 18/ 46

19 Ved valg af emnet Fagligt som første facet præsenteres brugeren for emnerne i Emneplan B: B EMNEPLAN B 1 Lønforhold 2 Arbejdsmarkedet 3 Sort arbejde 4 Digital forvaltning Kombinationsregelen skaber således en relation mellem Plan A/ID 1 og Plan B. Tilsvarende vil et valg af Institutioner som første facet give en liste over samtlige institutioner, pågældende myndighed havde ansvaret for (ikke vist). Ovenstående eksempler beskriver kombinationen EMNE -> PLAN, men kombinationsregelen giver også mulighed for at beskrive kombinationen EMNE -> EMNE. Dvs. såfremt man er i stand til at bestemme værdien af 2. facet på baggrund af valg af den første, kan det udtrykkes i en kombinationsregel. Yderligere vil kombinationsreglen PLAN -> PLAN også være typisk i en emnesystematik. Denne regel vil udtrykke NÆSTE VALG på emneplanniveau. Dvs. at hvis man vælger et emne fra en given plan som facet nummer 1, så kan/skal man vælge fra den i kombinationsreglen angivne emneplan som facet nummer 2. Et andet eksempel, i forbindelse med anvendelse af KL-Journalplan, kunne være: Hvis man forestiller sig et KL Emne, som har en eller flere mulige handlingsfacetter, kan kombinationsreglen benyttes til at udtrykke dette. Eksakte kombinationer: Hvis vi antager, at KL emnet Civilt beredskab i almindelighed har én og kun én mulig handlingsfacet: P15 Kommunale planer og planforslag omfattende hele kommunen. På den baggrund kan der således defineres en kombinationsregel mellem emnerne og P15. Hvis der f.eks. var flere mulige handlingsfacetter for , ville man definere et antal kombinationsregler svarende til de mulige kombinationer. Kombination mellem emne og plan: Hvis et KL emne derimod kunne knyttes mod alle handlingsfacetter i en given gruppe (f.eks. S Overordnet Økonomi), kunne man etablere en emneplan for hver af handlingsfacetgrupperne og oprette en kombinationsregel mellem et emne og den emneplan, der indeholder de mulige handlingsfacetter Emnevalgregel Emnevalgregelen benyttes til at udtrykke minimum/maksimum antal valg af emner indenfor emneplaner. Man kan f.eks. forestille sig, at man har en emneplan indeholdende JURIDISKE ASPEKTER og en beslutning om, at der altid skal vælges ét emne fra denne plan. Emnevalgsregelen vil således udtrykke et minimumsantal = 1 og et maksimumantal = 1. Brugeren vil dermed skulle vælge ét og kun ét emne fra denne emneplan. I et andet tilfælde, hvor der anvendes en emneordsliste, kunne man forestille sig, at der skulle vælges minimum ét emne og maksimalt måtte vælges 4 emner. Dette ville ligeledes skulle udtrykkes i en emnevalgregel. 19/ 46

20 3.5.3 Kassationsregel For offentlige myndigheders arkiver gælder bevarings- og kassationsbestemmelser udstedt af Statens Arkiver. Der er forskel på bestemmelserne afhængig af myndigheden, hvilken type sager/dokumenter, der arkiveres, samt hvilke del af den offentlige forvaltning der er tale om (Stat, Amt, Kommune). For ESDH-systemer gælder det generelt, at alle sager og dokumenter bevares, samt at der er enkelte typer sager/dokumenter, som kan kasseres (regnskabsbilag, etc.). De sager/dokumenter, der kan kasseres, kan oftest identificeres gennem det emne, de er indplaceret under i emnesystematikken. Kassationsbestemmelser knyttes til sagen og/eller dokumenter, og kassationsregelen er således en understøttelse af sags- og dokumentregistreringen en oplysning til brugeren som kan tage aktivt stilling til konkret kassationsregel for en given sag/et givent dokument. 3.6 Emneindgang Flere emnesystematikker opererer med alternative indgange til emneplanen, som benyttes både i forbindelse med registrering og fremfinding. Den gængse betegnelse for dette er stikord eller kontrollerede stikord. Modellen tager højde for, at der kan defineres et antal stikord som alternativ indgang til emnerne i emneplanerne. Alternative indgange kan også benyttes til præsentation/visning af emneplanen og dermed sager/dokumenter i en anden kontekst end den internt ESDH-rettede. Eksempelvis kunne man forestille sig, at et ekstranet med opslag i ESDH-systemet benyttede en anden emnemæssig tilgang til emneplanen, end den der benyttes af ESDH-systemets brugere. 3.7 Entydige identifikatorer for Emne, Emneplan og Emnesystematik Et væsentligt krav til emnesystematikker, der anvendes indenfor den digitale forvaltning, er kravet til entydig og præcis bestemmelse af et emne. Dette har altid været et vigtigt krav, men kravet skærpes, når sager og dokumenter skal kunne udveksles mellem organisationer organisationer der ikke nødvendigvis anvender samme emnesystematik. I forhold til publicering af emneplaner og emnesystematikker er der tilsvarende behov for entydigt at kunne henvise til disse. Lad os som eksempel tage en fiktiv organisation kaldet Myndigheden, der anvender emnesystematikken MinSystematik. MinSystematik indeholder en emneplan, Emneplan_A, hvori bl.a. emnet C eksisterer. MinSystematik KvalificeretEmnesystematikID Emneplan_A KvalificeretEmneplanID A KvalificeretEmneID C D B E F 20/ 46

21 Figur 12 Som det kan ses af ovenstående, er http-schema et anvendt som URI. Det er ikke et direkte krav, at alle emnesystematikker anvender http-schema et, men det anbefales at benytte schema et af følgende grunde: http-schemaet giver en strukturel opbygning, der fuldt ud dækker de behov, standardiseringsprojektet har. http-schemaet kan som i dette forslag anvendes som URN. Der er altså ikke et krav til, at URI en skal pege på en faktisk eksisterende lokation. http-schemaets almindelige anvendelse som URL giver mulighed for på sigt maskinelt at hente information om emnesystematikken via web et Identifikation af emne Strukturen i og anvendelsen af denne standard stiller som krav, at det enkelte emne er unikt indenfor emnesystematikken, og derfor også at hvert emnes identifikator er entydig Emneidentifikatoren skal som hovedregel ved udveksling udtrykkes som en fuldt kvalificeret identifikator. Dette gøres ved at sammensætte systematikforfatteren og systematikbetegnelsen for den emnesystematik, emnet tilhører, med standard URI-fragmentmarkøren # (nummertegn) og med emnets unikke ident. Dette illustreres i nedenstående. Figur 13 Første led identificerer emnesystematikforfatter, andet led er betegnelsen for emnesystematikken, og endelig er tredje led selve emneidentifikationen. Uanset om man vælger at benytte http-schemaet til at konstruere URIer til kvalificeret emneidentifikation, anbefales det, at man danner URIen i overensstemmelse med strukturen i ovenstående, dvs.: [emnesystematikforfatter][emnesystematikbetegnelse][emneidentifikation] Emneidentifikator ved udvidelse af fælles emnesystematikker I de tilfælde hvor myndigheder eller organisationer kan finde sammen i et interessefællesskab, kan der være basis for at definere og udgive en emnesystematik. Hvor en fælles emnesystematik kan udvikles, opnås ikke blot en ressourcemæssig besparelse, men der dannes også en fælles referenceramme. To eksempler på sådanne fællesreferencerammer er KLs emnesystematik og OIOs emnesystem. En myndigheds eller organisations individuelle behov kan gøre det nødvendigt at udvide en emnesystematik med myndighedens eller organisationens egne emner. Dette tager bl.a. KLs emnesystematik højde for ved at tillade udvidelser indenfor angivne dele af emnesystematikken. Nærværende FESD-standardisereringsforslag sikrer bevarelse af fordelene ved en fælles referenceramme, samtidigt med at muligheden for egenudvidelse gøres let. Identifikatoren for et egenoprettet emne indenfor en fælles emnesystematik dannes efter samme princip som alle øvrige emneidentifikatorer, men angiver en reference til myndigheden selv for det pågældende emne og tilføjer en henvisning til den fællesemnesystematik, man benytter. Lad os som eksempel lade den fiktive kommune Kommunen anvende KLs emnesystematik KLE som basisemnesystematik. Emnerne i KLs emnesystematik vil være identificeret i overensstemmelse med ovenstående principper. Eksempel: 21/ 46

22 Hvor angiver emnesystematikforfatteren, KLE er emnesystematikbetegnelsen, og er identifikationen af emnet. Kommunen ønsker at lave en udvidelse af emnesystematikken med emnet Den kvalificerede emneidentifikation konstrueres på samme måde som de øvrige emner, blot med udskiftning af emnesystematikforfatter. Dvs.: Det fremgår således af den kvalificerede emneidentifikation, at forfatteren er kommunen selv, samt at emnet indgår i emnesystematikken KLE. Mere præcist lader man emnesystematikanvenderen erstatte emnesystematikforfatteren for dermed at angive det præcise ansvar for pågældende emne. Emneidentifikationen er på denne måde unik. Referencen til emnesystematikken er entydig indenfor det ESDH-system, emnesystematikken anvendes i, men i forbindelse med udveksling kan det være nyttigt at kunne henvise til den fælles emnesystematik. Dette gøres ved at tilføje en reference til den fælles emnesystematik på følgende måde: Figur 14 Den tilføjede oplysning (4) er optionel og skal alene betragtes som en servicemeddelelse overfor den modtagende, eksterne part Identifikation af emnesystematikken En emnesystematikbetegnelse skal være entydig indenfor et ESDH-system. Som det beskrives et sted, kan der være årsager til, at man har flere emnesystematikker i anvendelse i et enkelt ESDH-system, og i de tilfælde skal emnesystematikbetegnelsen være entydig. I forhold til udveksling af oplysninger mellem myndigheder er der behov for at skabe en entydig reference til en emnesystematik. Også hvis man anvender en fælles emnesystematik, er dette nødvendigt. Entydig henvisning til en emnesystematik skabes ved at sammensætte emnesystematikforfatter og emnesystematikbetegnelse. Hvis man følger standardens anbefaling i forhold til konstruktion af URIer, vil en entydig henvisning til en emnesystematik således være: er emnesystematikforfatter, og MinSystematik er emnesystematikbetegnelsen Identifikation af emneplan Som beskrevet ovenfor er emner entydige indenfor en emnesystematik. Emneplaner er dermed som udgangspunkt et strukturelt element, som benyttes ved implementeringen af en emnesystematik, eller som benyttes af en emnesystematikleverandør til en logisk opdeling af de emner, der indgår i systematikken. Eksempelvis vil KL typisk distribuere sin emnesystematik opdelt i to emneplaner: En emneplan indeholdende opgaver og en emneplan indeholdende handlingsfacetter. Den konkrete implementering af KLs emnesystematik kan afvige fra denne struktur f.eks. ved at opdele enten opgaver eller handlingsfacetter i flere emneplaner. At have en entydig identifikator af en emneplan kan imidlertid være nyttig, hvis man ønsker at publicere en emneplan, som kan anvendes som en del af en emnesystematik. Man kunne forestille sig et antal myndigheder, som indgår i et koncernfællesskab, hvor den enkelte myndighed har sin egen facet-baserede emnesystematik, og en af facetterne er fælles for alle myndighederne i koncernen. Facetten vil i dette eksempel kunne dannes og håndteres som en emneplan, der vedligeholdes og publiceres af koncernen, og anvendes af myndighederne i koncernen. 22/ 46

23 En kvalificeret identifikation af en emneplan anbefales konstrueret ved en sammensætning af en henvisning til emnesystematikforfatteren og emneplanbetegnelsen. Hvis vi igen tager udgangspunkt i et eksempel med en myndighed kaldet Myndigheden, som har lavet en emneplan kaldet Emneplan_A i en emnesystematik betegnet MinSystematik, vil den kvalificerede identifikation af emneplanen være: En anden myndighed kan nu tilgå denne emneplan og implementere den som en del af sin egen emnesystematik. 23/ 46

24 DEL C. Beskrivelse af datamodel for Emnesystematik I dette afsnit gennemgås egenskaberne for de enkelte klasser i modellen: 4.1 Emnesystematik overblik class ClassificationScheme Overview TermCollection TermIndex + emnereference + stikord «use» + Emne + Emneplan + EmneRelation + Emnesystematik + RelationType + Retskildehenvisning «use» ClassificationSchemeRules Objectregistration + emnevalgregel + kassationsregel + KombinationsRegel «use» + registreringsnoegle «use» ESDH::ESDH-Object Figur 15 24/ 46

25 4.2 Emnesystematik, -planer og emner class TermCollection Emnesystematik + emnesystematikaldenavnnavn: char(34) + emnesystematikanvenderidentifikator: char(60) + emnesystematikbetegnelse: char(34) + emnesystematikforfatternavn: char(60) + emnesystematiknavn: char(60) [0..1] + emnesystematikversionidentifikator: char(10) [0..1] + kvalificeretsystematikidentifikator: URI + ophavsrettekst: char(60) [0..1] + slutdato: date [0..1] + startdato: date 1..* 1 Emne plan + emneplanbeskrivelsetekst: char(60) [0..1] + emneplanbetegnelseidentifikator: char(34) + emneplanforfatternavn: char(60) + kvalificeretemneplanidentifikator: URI + nedlagtdato: date [0..1] + nedlagtindikator: boolean [0..1] + ophavsrettekst: char [0..1] + oprettetdato: date topterm 0..* 1..* EmneRe lation + relationtype: RelationType «enumeration» Relati ontype bredereemne snaevereemne «Valgfri» relateretemne erstattetaf erstatter +targetterm +sourceterm Emne + aendringsnotattekst: char(60) [0..1] + definitiontekst: char(2048) [0..1] + eksempeltekst: char(255) [0..1] + emneidentifikator: char(34) + emneomfangtekst: char(255) [0..1] + emnetiteltekst: char(255) + forrigeemneidentifikator: URI [0..1] + kvalificeretemneidentifikator: URI + naesteemneidentifi kator: URI [0..1] + nedlagtdato: date [0..1] + nedlagtindikator: boolean + oprettetdato: date + registrerbarindi kator: boolean + senestaendretdato: date [0..1] 0..* 1..* Retskildehenvisning For all terms with 'validforregistration=true', this applies for subterms as well. + populaernavn: char(60) [0..1] + retskildenavn: char(255) + retskildeparagrafbeskrivel setekst: char(34) [0..1] + retskildereference: URI Figur Emne Emnesystematikkens grundelement er emnet. En systematik kan indeholde få eller mange emner, emnerne kan være samlet i en enkelt emneplan eller opdelt på et større antal, men uanset opbygning gælder de samme principper: - Emner er unikke indenfor emnesystematikken. - Betydningen af et emne må ikke ændres i emnesystematikkens levetid. Emnets primære funktion er at være det, et ESDH-objekt kan klassificeres som. 25/ 46

26 Egenskaber Attribut Attribut Type Kardinalitet Beskrivelse Dan Eng aendringsnotattekst changedescription char(60) [0..1] En emnesystematikforfatter der leverer en opdatering (i xml-form) af emnesystematikken, kan her beskrive de ændringer der er foretaget siden forrige udgave af emnesystematikken. ESDH-systemet skal benytte egenskaben til, ved hver ny ændring - egne, brugeres og systematikleverandørs - at opdatere attributten på emnet. Skal indeholde beskrivelse af alle ændringer foretaget på emnet. oprettetdato creationdate date [1] Dato for emnets indføring i emnesystematikken. nedlagtdato deactivationdate date [0..1] Hvis emnet nedlægges påføres emnet en dato for hændelsen. Emnet kan herefter ikke længere vælges til registrering af et objekt, men vil stadig kunne indgå som kriterium ved søgning. definitiontekst definition char(2048) [0..1] Uddybende beskrivelse af emnet. emnetiteltekst descriptor char(255) [1] Kortfattet, præcis titel for emnet. Descriptor eksempeltekst example char(255) [0..1] Et illustrerende eksempel på brug af emnet. emneidentifikator termid char(34) [1] Dette er den entydige identifikator for emnet indenfor systematikken. Identifikatoren er en streng hvor tilladte karakterer er alle alfanumeriske tegn plus tegnet punktum ('.'). forrigeemneidentifikator previoustermid URI [0..1] Angivelse af emneid, der sorteringsmæssigt er det foregående kvalificeretemneidentifikator uniquetermid URI [1] Dette er en generelt entydig identifikator for emnet. Identifikatoren er en URI dannet ved sammensætning af den URI-baserede identifikator for emnesystematikken + URI-fragmentsymbolet '#' + emneid. 26/ 46

27 Denne ID skal gøre det muligt for eksterne parter og systemer, entydigt at genkende og identificere klassificering foretaget med emnesystematikken. I tilfælde, hvor der foretages lovlige udvidelser af en emnesystematik med ekstern forfatter, udvides identifikatoren for emnesystematikken med en organisationsreference. naesteemneidentifikator nexttermid URI [0..1] Angivelse af emneid, der sorteringsmæssigt er det næstfølgende. nedlagtindikator inactive boolean [1] Afledt fra 'nedlagtdato': hvis nedlagtdato eksisterer -> nedlagt = true ellers -> nedlagt = false registrerbarindikator validforregistration boolean [1] Afhængigt af de valg der er truffet ved oprettelse og/eller ibrugtagning af emnesystematikken, kan der skelnes mellem emner der kan indgå i registrering af et esdh-objekt og emner der ikke kan. Emner der ikke kan indgå i registreringen vil ofte fungere som et samlende, bredere emne i en hierarkisk emneplan. For alle emner der har 'registrerbar=true' gælder det at eventuelle underemner også er registrerbare. emneomfangtekst scope char(255) [0..1] Angivelse af både hvad emnet omfatter og hvad det ikke dækker. Scope 27/ 46