Boligselskabet BSB Ølgod Referat fra til organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 22. maj 2012, kl på Hotel Hjedding, Storegade 19, 6870 Ølgod.

Transkript

1 Boligselskabet BSB Ølgod Referat fra til organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 22. maj 2012, kl på Hotel Hjedding, Storegade 19,. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet BSB Ølgod Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Bestyrelsesforhold Bestyrelsens kontaktoplysninger Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Boligselskabets budget Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Valg af kredsdelegerede til BL Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Nybyggeri Orientering fra byggeudvalget/domea omkring status på afd Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Mødeplanlægning Eventuelt... 8 Mødedeltagere: Formand Hans Vestager afbud Næstformand Anne Lise Jepsen Bestyrelsesmedlem Leif Sjørslev Bestyrelsesmedlem Erling Skou Nielsen Bestyrelsesmedlem Ester Gaarde Bestyrelsesmedlem Finn Sørensen Bestyrelsesmedlem Svend Hviid Mogensen Øvrige deltagere: Vera Rasmussen, repræsentantskabet afbud Egon Sørensen, repræsentantskabet Tage Mejlvang, repræsentantskabet Jan Bojsen, Domea Domea Boligcenter Vejle den 19. juni 2012 Side 1 af 9

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Godkendt. 2 Godkendelse af referat Referat fra møde den 27. februar 2012 er udsendt sammen med denne dagsorden. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet godkendt og underskrevet af næstformanden. 3 Boligselskabet BSB Ølgod 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Leif Sjørslev orienterede - på vegne af formanden - om følgende forhold: Pt. 2 ledige boliger umiddelbart vurderes genudlejningsmulighederne ved tomme boliger fornuftige. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Svend Mogensen orienterede om organisatorisk ændring for Region Midtog Vestjylland, hvor regionschef Bjørn Chalmer er stoppet. Regionschef Klavs Hedelund, Region Fyn er som følge af ovenstående blevet konstitueret som ny regionschef for Region Midt- og Vestjylland. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Side 2 af 9

3 Navn Post Valgt af Valgt indtil Hans Vestager Formand Vidensperson 2012 Anne Lise Jepsen Næstformand Repræsentantskabet 2013 Leif Sjørslev Medlem Vidensperson 2013 Ester Gaarde Medlem Repræsentantskabet 2013 Finn Sørensen Medlem Repræsentantskabet 2013 Erling Skou Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2012 Svend H. Mogensen Medlem Domea 2013 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Hans Vestager og Erling Skou Nielsen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Derudover skal meddeles, at organisationsbestyrelsen v/leif Sjørslev samt Jan Bojsen, Domea i af den 9. april 2012 fra Hans Vestager har modtaget meddelelse om, at Hans Vestager er villig til genvalg for perioden Som følge af Hans Vestagers indtræden som suppleant i Folketinget indtil 1. december 2012 og deraf manglende mulighed for at deltage i det daglige bestyrelsesarbejde indtil da, besluttede bestyrelsen at indstille Leif Sjørslev som ny formand for perioden på dagens efterfølgende repræsentantskabsmøde. 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Formand Hans Vestager Lynevej 2 hvh@km.dk (Privat) Pri: eller Fax: (privat) Valgt af:vidensperson Næstformand Anna Lise Jepsen Vangsgade 8 C alg@webspeed.dk (Privat) Valgt af:repræsentantskabet Medlem Erling Skou Nielsen Vangsgade 10 A skou0214@webspeed.dk (Privat) Medarb.Nr: Valgt af:repræsentantskabet Medlem Ester Gaarde Storegade 2, lejl. 25 Pri: Valgt af:repræsentantskabet Medlem Finn Sørensen Vangsgade 12 B finnsoerensen@kabelmail.dk Pri: Mob: Valgt af:repræsentantskabet Side 3 af 9

4 Medlem (Privat) Leif Sjørslev Solvænget 79 (Privat) Mob: Valgt af:vidensperson Medlem Svend Hviid Mogensen Ved Sønderåen 30, 1. lejl Vejle shm@lic-mail.dk (Privat) Pri: Mob: Medarb.Nr: Valgt af:domea Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Ingen ændringer. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 72,88 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 43,77 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Det besluttedes enstemmigt, at fordelingen af honorar for 2012 sker med 2/8-dele til Leif Sjørslev og 1/8-del til bestyrelsens øvrige medlemmer. 3.6 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. januar 2011 til 31. december 2011 vedlægges som bilag er tidl. fremsendt. Regnskabet udviser et overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 11. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Regnskabet blev enstemmigt godkendt og indstilles til godkendelse af repræsentantskabet. Side 4 af 9

5 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. januar 2011 til 31. december 2011 vedlægges som bilag er tidl. fremsendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev enstemmigt godkendt og indstilles til godkendelse af repræsentantskabet. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 11 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Årsberetningen blev enstemmigt godkendt og indstilles til godkendelse af repræsentantskabet. 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Jan Bojsen gennemgik det af Domea udarbejdet materiale, som herefter godkendtes af bestyrelsen Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. januar 2013 til 31. december 2013 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret er tidl. fremsendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev enstemmigt godkendt af bestyrelsen. Side 5 af 9

6 3.11 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Ølgod kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller op til 2 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Bestyrelsen indstillede til repræsentantskabet, at Leif Sjørslev samt Anne Lise Jepsen vælges til Domeas repræsentantskab. Som stedfortræder indstilles Ester Gaarde Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. I Boligselskabet BSB Ølgod er det tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Bestyrelsen indstillede til repræsentantskabet, at Erling Skou Nielsen samt Finn Sørensen vælges til Domeas regionsmøder. Som stedfortræder indstilles Ester Gaarde Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Ølgod kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Side 6 af 9

7 Bestyrelsen valgte Leif Sjørslev samt Anne Lise Jepsen som kredsdelegeret til BL s kredsvalgsmøder Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning og godkendte at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 259 personer. Heraf har 30 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 17 personer. Heraf har 2 personer for tiden valgt at stå i bero. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Nybyggeri 4.1 Orientering fra byggeudvalget/domea omkring status på afd Leif Sjørslev kunne orientere om følgende punkter: Byggeriet følges nøje af byggeudvalgte samt ejendomsmester Alfred Jørgensen, ligesom der afholdes bygherremøder i faste terminer med 4 ugers mellemrum. Der har d.d. været afholdt møde med mureren omkring opfølgning på tidsplan samt øvrige generelle forhold på pladsen herunder opfølgning på Arbejdstilsynets besøg på pladsen d. 30. april Omkring udlejningen vurderes denne positiv og 100 % udlejning forventes at kunne opnås allerede ved driftssætning af afdelingen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 7 af 9

8 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. januar 2011 til 31. december 2011 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 48-01: overskud på kr Afdeling 48-13: foreligger som balance. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 13 til 16. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Regnskaberne blev enstemmigt godkendt og indstilles til godkendelse af repræsentantskabet. 6 Mødeplanlægning I henhold til boligselskabets vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligselskabets bestyrelse skal godkende budgetter for boligselskab og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde afholdes traditionelt maj/juni. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Følgende møder og arrangementer er berammet: Møder aftales løbende efter behov. 7 Eventuelt Der var intet at bemærke under dette punkt. Side 8 af 9

9 Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 9 af 9