ØSC Kundeforum. Den 19. juni 2012

Transkript

1 ØSC Kundeforum Den 19. juni 2012

2 Dagsorden 1. Velkommen og præsentation 2. Status for ØSC drift og projekter 3. Justering af opgavesplittet (orientering og drøftelse) 4. Kundetilfredshedsundersøgelse Evt.

3 2. Status for ØSC drift og projekter

4 Status ØSC-løn Feriepenge Pr. 1. januar 2012 overgik indberetning og betaling af feriepenge til e-indkomst. Det betyder, at der skal ske en omlægning i processer i ØSC og hos jer. Gå hjemmøde den 28. juni om håndtering af opgaven i ØSC, og hvilken hjælp vi kan tilbyde. Gå hjem møde i aug/sep med bud på, hvordan I skal organisere opgaven. Moderniseringsstyrelsen og ØSC er i tæt dialog omkring håndtering af konkrete problemstillinger, og der sker en løbende opdatering af hjemmesiderne i SAM og MODST, når der er nyt om ordningen. Ved manglende udbetalinger sker kontakt fortsat til rådgivning og support i MODST. Afleveringsfristen ift. ferieafregningsblanketten ændres til 2 arbejdsdage i stedet for de nuværende 5 arbejdsdage.

5 Fokusområder i ØSC løn efteråret Digitalisering af uddata. Ny arkivløsning i ØSC løn (ændret systemunderstøttelse og procesoptimering internt i ØSC).

6 Status og fokusområder i ØSC-regnskab Regnskabserklæringer. Implementering af bedste praksis for moms og debitor. Kundeaftaler. Gå hjem møde om Navision brugeradministration.

7 Tværgående projekter i ØSC Ekspertgruppeuddannelse (1. halvår). Generelt kompetenceløft (2. halvår). Benchmarkanalyse (kvalitetsmål).

8 Ændringer i bedste praksis samles i pakker Kunderne har efterspurgt at blive orienteret om nyheder i bedste praksis. Fremover vil ændringer blive samlet sammen i pakker, således at ændringer meldes ud ca. 6 gange om året. Nyheder af relevans for SAM s kunder vil blive omtalt i SAM s nyhedsbrev. Fremadrettet vil vi have større fokus på kunderne i forbindelse med ændringer, herunder invitere til gåhjem-møder ved større ændringer, som relaterer sig til kunden. Kunderne opfordres til at sikre, at alle relevante medarbejdere er tilmeldt SAM s nyhedsbrev (sker via Nyhedsbrevet, som udkommer i uge 25, vil bl.a. handle om en større udrulning på momsområdet.

9 3. Justering af opgavesplittet (orientering og drøftelse)

10 Formål med projektet ØSC vil gerne levere mest mulig værdi til kunderne og staten samlet set Vi har mange erfaringer via det daglige samarbejde, kundeundersøgelse og dialog på kundemøder. Anbefalinger fra revision, afvigelser i EpiCentret, ændringer i form af nye muligheder for systemunderstøttelse, krav om god økonomistyring mv. Øget dialog med kunderne om opgavevaretagelsen - end-to-end Øget samarbejde med kunderne om at pilotteste arbejdsgange Succeskriterium for projektets fase 1: En bruttoliste, der har opbakning fra både kunder og ØSC

11 Tidsplan for dialog om opgavesplittet (fase 1) Fase 1 Fase 2 Her er vi nu Pilottest med kunder Sammenfatning af allerede indsamlet kunde-input, anbefalinger fra revision mv. Workshop med kunder mhp. indsamling af input til justering af opgavesplittet Indsamling af input i team Intern vurdering i ekspertgrupper, chefgruppen, systemønsker mv. Møde i Kundeforum og offentliggørelse af bruttoindsatsliste Behandling i ekspertgrupper Behandling i ledelsesgruppe Afdækning ift. system Marts April Maj Juni Juli

12 Gennemførte kundeworkshops og input Løn Koncerncentre Store kunder Store/mellem kunder Regnskab Debitor Workshopper : 11 Kreditor Antal deltagere: 65 Anlæg Fordelt på institutioner: 45 Rejser og adm. af bank Fra alle workshops samlet ca. input: 420 Periodeafslutning, regnskabserklæring mv. Sammenskrevet input: 262 Heraf fravalgte input: 19 Moms Fælles Små kunder Departementer uden Koncerncentre

13 Input til justering af opgavesplittet Overordnet har vi fået mange gode og konstruktive input, som vi kan arbejde videre med. Mange forskelligartede forslag og input: Fra hårde systemønsker til mere bløde kommunikationsopfordringer. Manglende procesbeskrivelser eller præcisering af eksisterende. Øget fokus på kvalitet i leverancer. Generelt mere fokus på kommunikation, vejledninger og support. FM koncernen ses ofte som en aktør overfor kunderne, men der har vi fortsat muligheder for forbedring Og meget mere

14 Prioritering af indsatser - forudsætningerne Alle input fra workshopperne er samlet, og alle vil blive vurderet. Det samlede materiale offentliggøres på vores hjemmeside i løbet af uge 25. Listen er ØSC s bærende input til prioritering af udviklingsønsker og opdateres løbende Kategorierne: o o Fravalgt (emnet er foreløbig parkeret) Undersøges nærmere (vurderes senest i løbet af 2013, men implementeres ikke nødvendigvis i 2013) o Gennemføres (er besluttet gennemført; enten 2012 eller 2013) Særligt ift. tema-inddelingen; noget kan ØSC selv iværksætte og implementere, andet kræver involvering (og evt. beslutning) fra samarbejdspartnere.

15 Temaer Opgaveområder Folder sig ud ved klik i Excel-format Input Status på input Tidshorisont 1. Justering og forbedring af opgavesplittet Løbende afstemninger Flere rettigheder A conto beregning af løn Beregning af mora renter E-indkomst Forslag 1 Forslag 2 Gennemføres Undersøges nærmere 2. Halvår Generel kvalitetsindsats Bedre tilbagemeldinger Færre tilbageløb Fejlmåling og kvalitetsmål Mindre placeres på mellemregningskonti Forslag 3 Fravalgt Løbende 3. Kommunikation og samarbejde 4. Forslag til tilkøbsydelser/ differentierede ydelser 5. Systemønsker/ Systemsupport 6. Fælles statslig praksis anbefalinger/koncepter Support Gå-hjem-møder Målret tekst og budskab - undgå lønsk / bogholderisk Hvem gør hvad? Kreditor-leverandørkontakt Rejseadministration Ledelsesinformation/ rapportering Bilag M (lønteknik og beregninger) Skyldige beløb (ØSC indhenter) Vikar-service IndFak RejsUd NS DDI SKS Se lønsedler inden kørslen Integration mellem SLS og tidsreg.systemer TAS NETS Fælles rejsepolitik Moms Emne Status Tidshorisont

16 Behandling af input i grupper

17 Kundeforums kvalitetssikring af input til justering af opgavesplittet Materiale 1. Input til et temaområde 2. Fravalgt-liste 3. Hjælpeark Øvelse i grupper 1. Behandling af input: Er der emner på listen, som er af stor forretningsmæssig betydning for jer, og som I derfor ønsker prioriteret højt? 2. Evt. fravalgt-listen: Har vi fravalgt noget, som I mener bør prioriteres? 3. Præsentation af de to væsentligste områder SAM skal arbejde videre med for området

18 4 grupper Tema 1. Justering og forbedring af opgavesplittet 4. Forslag til tilkøbsydelser/ differentierede ydelser Lok. Bliver 2. Generel kvalitetsindsats Bliver 3. Kommunikation og samarbejde Lokale Systemønsker og support 6. Fælles statslig praksis anbefalinger/koncepter Bliver

19 Den videre proces med justering af opgavesplittet

20 Fase 2 i projektet Opsamlingsmøde for alle workshopdeltagere den 27. juni. Den egentlige justering af opgavesplittet igangsættes. Der sker ikke justeringer fra den ene dag til den anden justeringer vil følge en fast struktur. Bruttolisten anvendes også som et internt arbejdsredskab i ØSC. Løbende opsamling på listen i Kundeforum.

21 Den videre proces for inddragelse af kunder (fase 2) Input Bearbejdning af input Output Justering af opgavesplit Uddybende behandling i ekspertgrupper Bruttoindsatsliste Input fra Kunder Inddragelse af kunder (uddybning, præcisering) Evt. pilot af ændring med udvalgte kunder Justering af opgavesplit Dialog med kunderne på Kundeforum Info til kunderne via nyhedsbreve, info-møder mv. Afhængigheder til systemer, regler, Rigsrevision mv. Kan ikke gennemføres Tilbagemelding på input

22 5. Kundetilfredshedsundersøgelse 2012

23 Kundetilfredshedsundersøgelse 2012 Undersøgelsen: Elektronisk spørgeskema for henholdsvis Løn og Regnskab. Forventes afviklet i perioden september. Koncerncentre og andre, der opererer for flere kunder, vil blive spurgt, om de vil have et fælles spørgeskema for hhv. Løn og Regnskab, eller om de vil have et pr. kunde. Opfølgning: Resultaterne fremlægges på Kundeforum den 30. oktober. Departementsrunde ultimo 2012 primo Efterfølgende kundemøder med alle kunder med deltagelse af kontorchef.

24 5. Eventuelt Næste møde er den 30/10-12