Offentligt referat af møde den 16. august 2011 kl

Transkript

1 Offentligt referat af møde den 16. august 2011 kl Fraværende med afbud Henrik Yde og uden afbud Verner Frederiksen 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Datoen på referatet punkt 2 var ikke kommet med på dagsordnen 2. Godkendelse af referatet fra mødet den 10. maj 2011 Godkendt uden bemærkninger 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten nyt siden sidst Seneste direktionsrapport er fra den 6. juni 2011 Nyt siden sidst Vi er næsten fuldtallige efter ferie, kun Susanne har ferie endnu. Personsager Styrringsrapport mødet med teknisk forvaltning blev udsat, de indkalder til nyt møde. Badeværelser afdeling 1 - Vi er i gang med at lave redegørelse til forsikringen som skal godkendes af Anne Henriksen. Vi har lavet en foreløbig tidsplan for de første 120 boliger for udbedring af fejl og stigestrenge, som efterfølgende er konstateret var nødvendig at skifte. Stigestrengene rør i rør i stedet for eltrissing besparelse på el på ca. kr Vi skal i licitation så arbejderne lavet i februar 2012 juli Nord laver tilsyn til bagudrettet. Der er lavet en aftale med Jorton som hovedentreprenør på hele badeværelsesudskiftningen og Knud Hedegaard er tilsynsførende. Tilbudsloven siger at arbejder over kr skal sendes i licitation, hvilket ikke er sket for så vidt arbejdet Jorton selv udfører, men alle underentreprenører har Jorton haft i udbud. Vi er i gang med at undersøge hvordan vi kan forholde os til at der er lavet en flerårig aftale med Jorton, på trods af at vi burde have haft en licitation. Afdelingsbestyrelsen orker ikke at risikere et skift af entreprenør da det nu kører som det skal. Vi har orienteret tilsynet. Badeværelser afdeling 4 Nord laver tilsyn i 2 badeværelser for at få afklaret om der er lignende forhold i dem. Projekter

2 Helhedsplanen afdeling 5 prækvalifikation lukkes på torsdag og i september sendes i udbud og 25. november 2011 licitation. Helhedsplanen afdeling 6 Vi har ikke hørt noget, Nord har rykket for et svar. Håndværkerafdelingen Det ser nu ud til at de tiltag vi har lavet i håndværkerafdelingen giver balance i regnskabet. Arbejdstiderne er lavet om så de møder og fredag fra og holder ferie lukket mellem jul og nytår og koncentrerer sommerferien i 4-5 uger. Gældende fra 1. september Alle håndværkere er tvunget til at blive vaccineret for hepatitis B. Det ser fornuftigt ud med arbejde til alle mand, dog mangler Torben Holm lidt murer arbejde i vinter perioden. Ann siger at der er meget arbejde i kældrene i afdeling 3 som kan laves i vinter perioden. Palle savner tilbagemelding til viceværten hvis de ikke har tid. Vi burde indføre et gebyr for forgæves besøg. Bestyrelsesvederlag opgørelse udleveret Vi indhenter tilbud på forbrugsregnskaber og nødvendige udskiftning af målere fra begge selskaber Varmekontrol og Brunata. 4. Synspunkter fra organisationsbestyrelsesmedlem Ann Bylund Andersen og svar fra Vivabolig og bestyrelsens fremtidige arbejde Synspunkterne og svar sendt på mail Brian Skræm syntes det er irriterende for bestyrelsesarbejdet, at der sendes noget udenfor den samlede bestyrelse. Højlund skriver bl.a. at sammenhold, fælles mål, formål og visioner skal være grundlag for en bestyrelses arbejde. Husk på at man ikke er valgt for at repræsentere en afdeling, men den samlede organisation. Brian Skræm syntes det er irriterende at bruge vores ferie til at svare på den slags henvendelser. Ønsker bestyrelsens holdning til om Ann Bylund Andersen er værdig til at sidde i en organisationsbestyrelse. Christian Vestergaard mener alle har ret til at have egne synspunkter og argumentere for det, men mener ikke at dette er konstruktivt i forhold til bestyrelsesarbejdet. Målet må generelt være, at der er en konstruktiv udvikling i organisationen til gavn for vore beboere. Vi bruger urimeligt megen tid på ikke konstruktivt negativitet. Tina Holm mener heller ikke det er i orden at sende det udenom bestyrelsen. Per Nielsen mener også det er gamle sager der trækkes frem hver gang vi diskuterer noget.

3 Iver Eriksen mener Ann Bylund Andersen er god til at brokke over mangler i bestyrelsens arbejder, hvad er det der for hende skal til for, at det kan være konstruktivt. Han mener, det er illoyalt over for bestyrelsen og han ønsker ikke at blive i bestyrelsen, hvis det fortsætter. Han gider ikke høre på at blive kaldt den tunge ende. Palle Christensen mener hun gerne må have sine holdninger, men er enig i at det er kendt stof. Han mener vi mangler tilbundsgående svar på de spørgsmål Ann Bylund Andersen stiller, men man skal også være i stand til at nulstille og komme videre. Hun må selv stå inde for hvad hun har på hjertet. Generelt har vi manglet den åbnehed der nu viser sig og vi har måske ikke været gode nok til at stille krav. Christian Vestergaard tilføjer, at det positive ved Ann Bylund Andersens kritiske spørgsmål er at vi får svar, det kan vi ikke undvære, men det er måden, anklageformen der er en belastning for samarbejdet. Tingene bliver mere og mere komplicerede i en boligorganisation og det kræver samarbejde at sidde i en bestyrelse. Ann Bylund Andersen har sendt dette brev i en fortvivlelse over den griskhed som hun opfatter der foregår her og generelt i boligbevægelsen, hun sidestiller det med fagbevægelsen. Hun mener jo hun har haft ret i mange af hendes påstande. Det der har været afgørende for hende er ikke bestyrelsesposten, men at beboernes interesser varetages. Hun har sendt det til udvalgte byrådsmedlemmer, socialdemokratiet og teknisk forvaltning. Generelt er hun ikke mod studietur, de skal bare have et fagligt indhold og behøver ikke være i udlandet. Hun mener at bestyrelsen er konfliktsky og har ikke turdet tage beslutninger, derfor er det gået som det er. Brian Skræm mener hun burde sende det til Organisations bestyrelsen først og fremmest. Det tager hun til efterretning. Brian Skræm foreslår hun trækker sig fra bestyrelsen. Ann Bylund Andersen vil ikke trække sig fra bestyrelsen. Brian Skræm har ikke lyst til at fortsætte bestyrelsesarbejdet under disse forhold. Christian Vestergaard støtter Brian Skræm i hans synspunkt og supplerer med at diskussionen fortsætter på repræsentantskabsmødet og håber Ann Bylund Andersen vil respekterer det. Christian Vestergaard påpeger at Ann Bylund Andersen kan ikke tage æren for alle kritiske spørgsmål, det er ikke de kritiske spørgsmål der er problemet, det er måden det bliver fremstillet på og manglen på respekt for demokratiske beslutninger. Ann Bylund Andersen er den eneste der har haft mistillid til Mogens Blicher Hansen.

4 Ann Bylund Andersen siger hun mener det er vigtigt med selvransagelse. Christian Vestergaard pointerer at vi er forpligtiget til at dygtiggøre os. Lotte Bang foreslår at bestyrelsen laver en forretningsorden for organisationsbestyrelsens arbejde, der fastsætter rammerne for samarbejdet i bestyrelsen. Hun har lavet et forslag som vi kan tage med på næste møde som indeholder bl.a. ansvar, organisationsbestyrelsens møder, uddannelse eller kurser, afstemning, forhandlingsprotokollen/referatet, inhabilitet, tavshedspligt m.v. Palle Christensen påpeger at vi skal huske det er frivilligt arbejde ønsker ikke at der skal stilles krav til bestyrelsesmedlemmerne. 5. Kontakten og bladets fremtid Bjarne Andersen valgte at sige nej tak til at fortsætte med at udarbejde bladet uden frihed. Tina Reeves fra administrationen samler indlæg og koordinerer med trykker på de næste 2 blade. Brian Skræm har talt med Bjarne Andersen som fortalte, at han ikke selv havde fået ideen, men mener det var ret og rimeligt, at han fik frihed til at lave bladet. Han er rigtig ked af at bladet stopper og ville gerne have fortsat efter han var gået på efterløn. Ærgerligt at kontakten skal stoppe, nogle beboere kommer til at savne det. Lotte Bang spørger til tidligere beslutning, hvor bestyrelsen har lovet ham en computer når han holder. Den han har, er næsten ny, den kan han beholde. Brian Skræm skriver i kontakten at bladet lukker ned. Vi skal sørge for at få billeder m.v. fra Bjarne Andersen. Hvis der er nogen der har gamle numre af kontakten kan vi scanne dem ind på hjemmesiden. I holder en demoaften med intranet og udarbejder en manual, så kan folk selv vælge hvad de vil. EG-bolig login sendes ud til dem der ikke har. 6. Finansieringspolitik forslag vedlagt Godkendt med den ene ændring, at det skal være to eller flere selskaber ikke et eller flere selskaber. Selskaberne skal være nogle af de sikre heste større selskaber. 7. Afdeling 7, Fynsgade

5 Repræsentation i bestyrelsen de er ikke interesserede i at deltage i organisationsbestyrelsen, men de føler ikke helt de er med i Østparken, de mangler information. Afdelinger med afdelingsbestyrelse skal have kopi af direktionsrapport og kopi af åbne referater. Kontaktperson de ønsker fast åbningstid ved varmemestren, men de har ikke tid til at være der engang om ugen, men det kunne være en gang om måneden - Kan det være Palle eller Carsten der er kontaktperson? Vi kan lægge afdelingerne sammen, men det skal de selv beslutte på et afdelingsmøde. Brian Skræm tilbyder sig til afdelingens kontaktperson og deltager i et kommende bestyrelsesmøde for at høre hvad der rører sig i afdelingen. Deltagelse fra OB i afdelingsmøde Christian Vestergaard kunne godt deltage hvis han kender datoen i god tid. Brian Skræm kan deltage hvis det er aftenmøde. Skilte videoovervågning afdelingens beboere ønsker skiltene sat op Brian Skræm mener der er en sikkerhedsrisiko ved, at når der er skilte er der også en formodning om at der er overvågning og derved større risiko for grovere forseelser. Det skal Brian Skræm forklare afdelingsbestyrelsen. 8. Fleksibilitet i varmemesterkontorenes åbningstider og telefonekspeditionstider. Det er i dag kl. 8 kl. 9 og kl kl. 13 i alle afdelinger, torsdag kl. 16 kl. 17 i afdeling 1, 3, 5, 6 og 7. PC har taget check på hvor mange besøgende der er i middagsåbningen. Der var 7 fremmødte og 9 telefoner på middagsåbningstiden. De kan maile eller lægge en telefonbesked. Men der er meget run på torsdag mellem kl , den kunne evt. udvides. Afdelingerne kan selv vedtage de åbningstider der er behov for, da det kan være meget individuelt. 9. Politik for ansættelser og afskedigelser forslag vedlagt Afdeling 3 ønsker at deltage i ansættelsessamtaler i deres afdeling Brian Skræm og Christian Vestergaard påpeger at det kan de ikke. Lotte Bang lover at vi skal blive bedre til at informere afdelingsbestyrelser og beboerne om ændringer i medarbejderne. Hun lover også at vi vil efterkomme ansættelses- og afskedigelsespolitikken, herunder også evaluere i prøvetiden sammen med teamlederne. Palle Christensen foreslår at afdelingsbestyrelsen høres i forhold til prøvetiden problematikken i forhold til dette er - hvordan skal vi veje ordene fra afdelingsbestyrelsen. Brian Skræm har fuld tillid til at Teamlederne har kompetencerne til at foretage den vurdering.

6 10. Dato og emner til næste møde Næste bestyrelsesmøde 11. oktober 2011 Beboermøder det første er den 10. oktober 2011 i afdeling 1, vi når så ikke at gennemgå og godkendt det, inden afdelingsmødet, men vi orienterer afdelingen. Vi sender regnskaberne ud til bestyrelsen inden bestyrelsesmødet så alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at stille spørgsmål til regnskabet inden afdelingsmødet. Det er lidt presset at vi skal holde alle afdelingsmøderne på 14 dage, hvis vi udsætter repræsentantskabsmødet til 1. november 2011 har vi en uge mere. Vi fastholder repræsentantskabsmøde 25. oktober Emner: Regnskabs gennemgang og revisionsprotokol Rammeaftale med teknikkere Boligbytte og fremleje Mødepolitik og forretningsorden 11. Resumé af beslutninger Lotte Bang undersøger om vi kan forsvare ikke at afholde licitation på badeværelsesrenoveringen. Vi ser videre på mulighederne for nybyggerier og afventer forslag på egne grunde. Vedtaget finansieringspolitik med en rettelse to eller flere selskaber Kontaktperson Brian Skræm og enten Brian Skræm eller Christian Vestergaard deltager i afdelingsmøde. Flexibilitet i afdelingerne så afdelingerne selv fastsætter telefon og åbningstider Godkendt ansættelses- og fratrædelsespolitik. Næste møde 11. oktober 2011 Emner: Regnskabs gennemgang og revisionsprotokol Rammeaftale med teknikkere Boligbytte og fremleje Mødepolitik og forretningsorden for bestyrelsen 12. Eventuelt Brian Skræm orienterer at 4 banden holder møde torsdag kl omkring et arrangement i efteråret. Dagsorden til repræsentantskabsmøde laver Brian Skræm og Lotte Bang et forslag til. Palle Christensen siger vi har et stort problem med måger administrationen retter henvendelse til Aalborg Kommune for at høre om vi kan gøre noget. Christian Vestergaard var noget efter Jan Kristensen på forrige møde, men kan konstatere det er blevet noget bedre. Bent fra afd. bestyrelsen har gjort opmærksom på seneste artikel i Boligen Susanne Kjærgaard skal være Obs på det.

7 Ildsjæle Viborg har ansat en konsulent, vi hører om de har gode erfaringer. Lotte Bang spørger om de har set malerarbejde på ejendommen. Lotte Bang Referent Brian Skræm Christian Vestergaard Henrik Yde Formand Næstformand Tina Holm Ann Bylund Andersen Palle Christensen Iver Eriksen Verner Frederiksen Per Nielsen Medarbejder