FORSVARSMINISTERIETS HOVEDSAMARBEJDSUDVALG

Transkript

1 FORSVARSMINISTERIETS HOVEDSAMARBEJDSUDVALG REFERAT AF MØDE DEN 31. OKTOBER 2014 Deltagere: Lars J. Findsen Bjørn I. Bisserup Laila Reenberg Peter Bartram Niels Bundsgaard Hans H. Thiesen Thomas Ahrenkiel Hans J. Høyer Flemming Vinther Allan Jensen Tina Pihl Tingberg Michael Haas Niels Tønning Viggo Lemche Jesper Korsgaard Hansen Jørn Uffe Nielsen Kasper Sørensen Anders Jakobsen Jan Bøgh Andersen Formand Departementschef DIRKON CHKPA FC CHFPS CHBRS CHFE CHFES OAO (HKKF) OAO (FLO) OAO (HK) OAO (3F) AC (HOD) AC (FIF) CO10 (CS) CO10 (FCE) VR (observatør) CHKPE (observatør) HJK (observatør) Afbud: Per Pugholm Olsen Finn Winkler CHFMI CHHJV Sekretariat: Poul Sørensen Sanne Vendeltorp-Pommer HKKF FMN 1

2 INDHOLD VELKOMST GODKENDELSE AF DAGSORDEN GODKENDELSE AF REFERAT SAGER TIL GODKENDELSE FMN HSU forretningsorden Kommissorium for underudvalg vedrørende samarbejdsvirksomhed (USAM), underudvalg vedrørende HR (UHR), underudvalg vedrørende arbejdsmiljø (UVA), underudvalg vedrørende økonomiske forhold (UVØ) Fortsættelse af eksisterende kommissorier for Social kapital et pilotprojekt, ad hoc udvalg vedrørende konkurrenceudsættelse af henholdsvis Søværnets Teknikkursus, Forsvarets Køreskoler samt havmiljøovervågning og forureningsbekæmpelse Fastlæggelse af ordinært møde Fastlæggelse af møder i EVENTUELT... 6 Bilag: 1. FMN HSU forretningsorden 2. Kommissorium for underudvalg vedrørende samarbejdsvirksomhed (USAM), underudvalg vedrørende HR (UHR), underudvalg vedrørende arbejdsmiljø (UVA), underudvalg vedrørende økonomiske forhold (UVØ) 3. Kommissorier for Social kapital et pilotprojekt, ad hoc udvalg vedrørende konkurrenceudsættelse af henholdsvis Søværnets Teknikkursus, Forsvarets Køreskoler samt havmiljøovervågning og forureningsbekæmpelse 2

3 VELKOMST Formanden, koncernstyringsdirektøren (DIRKON) og forsvarschefen var forsinket til mødet, hvorfor chefen for Koncernpersonale- og administrationsafdelingen (CHKPA) bød velkommen på vegne af formanden. [Sekretærbemærkning: Uagtet formandens nævnte forsinkelse er referatet fastholdt i dagsordensrækkefølge. Visse af dagsordenspunkterne blev imidlertid efter aftale mellem parterne drøftet, inden formanden var til stede. Det vil fremgå implicit af det enkelte dagsordenspunkt, hvorvidt formanden var til stede.] CHKPA fremhævede vigtigheden af, at parterne på dette niveau får etableret et godt samarbejde og ikke mindst en gensidig tillid og respekt om de respektive roller i samarbejdet. Dette er en grundlæggende forudsætning for, at FMN HSU kan løse opgaven som udvalg. FMN HSU fremtidige arbejde skal således have fokus på det vigtige, og dét der giver mening i dagligdagen hos myndighederne og medarbejderne. 1. GODKENDELSE AF DAGSORDEN Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 2. GODKENDELSE AF REFERAT Referatet fra mødet i Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg den 26. september 2014 var endnu ikke igennem godkendelsesprocessen. CHKPA foreslog derfor, at referatet godkendes i kredsen af det tidligere FKO HSU+. Udvalget tilsluttede sig dette forslag. 3. SAGER TIL GODKENDELSE 3.1 FMN HSU forretningsorden Udkastet til forretningsorden blev drøftet. Formanden forklarede, at Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg (FMN HSU) er det overordnede forum for drøftelser i rammen af Samarbejdsaftalen inden for ministerområdet. FMN HSU skal således fastlægge de overordnede rammer, politikker og retningslinier, som efterfølgende udmøntes lokalt ved de enkelte styrelser gennem drøftelse i de centrale samarbejdsudvalg. FMN HSU drøfter de overordnede emner af fælles interesse indenfor rammen af den gældende samarbejdsaftale, og ikke emner der hører hjemme i de enkelte styrelser. Flemming Vinther fremhævede, at medarbejderrepræsentanterne ser FMN HSU som en unik mulighed for at få ministerområdets samlede ledelse i tale og ser frem til samarbejdet. Medarbejderrepræsentanterne forventer inddragelse i ånden af Samarbejdsaftalen og håber at kunne videreføre det velfungerende samarbejde fra FKO HSU. 3

4 Han påpegede desuden vigtigheden af, at FMN HSU formulerer politikker og retningslinier, som både er retningsgivende for den samlede koncern og samtidig tilstrækkeligt rummelige til at kunne udmøntes i respekt for den lokale forskellighed. Han betonede ligeledes, at FMN HSU rolle bør være at forklare hvorfor snarere end hvordan, forskellige emner skal håndteres, og derefter overlade til styrelserne og deres samarbejdsudvalg at skabe lokal mening. Formanden tilsluttede sig Flemming Vinthers holdning, og pointerede vigtigheden af at skabe sammenhæng ledelse og medarbejdere imellem inden for ministerområdet. Han nævnte tillige, at han også ser stort potentiale i det nyoprettede forum. Formanden nævnte, at der fra ledelsens side er valgt en bred repræsentation i FMN HSU med deltagelse af DIRKON, CHKPA, forsvarschefen samt cheferne for Forsvarsministeriets Personalestyrelse, Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse, Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, Hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen og Forsvarets Efterretningstjeneste. Flemming Vinther oplyste på vegne af Kontaktudvalget, at den nuværende repræsentation på medarbejdersiden fortsætter, indtil der foretages en formel udvælgelsesproces. Kontaktudvalget ønsker fremadrettet at indgå i FMN HSU med følgende fordeling mellem centralorganisationerne: OAO 4 repræsentanter CO10 2 repræsentanter AC 3 repræsentanter Formanden imødekom ønsket om denne repræsentation. Flemming Vinther tilsluttede sig på vegne af Kontaktudvalget udkastet til forretningsorden med et par enkelte bemærkninger vedrørende sekretariatets rolle. [Sekretærbemærkning: De aftalte bemærkninger er indarbejdet i forretningsordenen i bilag 1.] Flemming Vinther opfordrede til, at der afholdes et seminar i forbindelse med første ordinære møde Han foreslog samtidig, at det overordnede emne for seminaret bliver personalepolitik. Formanden tilsluttede sig forslaget om et seminar. 4

5 3.2 Kommissorium for underudvalg vedrørende samarbejdsvirksomhed (USAM), underudvalg vedrørende HR (UHR), underudvalg vedrørende arbejdsmiljø (UVA), underudvalg vedrørende økonomiske forhold (UVØ) Udkast til kommissorier blev drøftet. Flemming Vinther tilsluttede sig på vegne af Kontaktudvalget kommissorierne med en enkelt bemærkning vedrørende USAM kommissorium. [Sekretærbemærkning: De aftalte bemærkninger er indarbejdet i kommissorierne i bilag 2.] På foranledning af spørgsmål fra CHBRS og CHFE oplyste CHKPA og Flemming Vinther, at FMN HSU ikke er tiltænkt at skulle detailstyre samarbejdsudvalgene under ministerområdet. FMN HSU er et forum til drøftelse af emner af fælles interesse for alle styrelser. FMN HSU skal foretage de principielle og overordnede drøftelser på baggrund af oplæg fra underudvalgene. Den lokale forankring og udmøntning sker dog ved styrelserne i regi af den lokale samarbejdsstruktur. Det er FMN HSU, og ikke de enkelte styrelser, der har kompetencen til at fortolke Samarbejdsaftalen og behandle eventuelle uoverensstemmelser desangående (FMN HSU har delegeret denne kompetence til USAM). CHKPA adresserede herefter ledelsens repræsentation i underudvalgene, og forklarede at en snæver repræsentation her er valgt ud fra ønsket om effektivitet. Styrelserne vil således generelt ikke være repræsenteret i underudvalgene. I kommissorierne for alle underudvalgene er imidlertid indskrevet mulighed for efter behov at indkalde relevante myndigheder og ressourcepersoner. 3.3 Fortsættelse af eksisterende kommissorier for Social kapital et pilotprojekt, ad hoc udvalg vedrørende konkurrenceudsættelse af henholdsvis Søværnets Teknikkursus, Forsvarets Køreskoler samt havmiljøovervågning og forureningsbekæmpelse CHKPA forklarede, at disse tidsafgrænsede projekter er aftalt i regi af det tidligere FKO HSU, hvor de respektive kommissorier ligeledes er godkendt. Det anbefaledes, at projekterne fortsætter og færdiggøres i henhold til eksisterende kommissorier og således ikke genbehandles i regi af FMN HSU. Projekterne vil dog fremafrettet referere til FMN HSU. Udvalget tilsluttede sig anbefalingen. [Sekretærbemærkning: Kommissorierne fremgår af bilag 3] 5

6 3.4 Fastlæggelse af ordinært møde 2014 CHKPA anbefalede, at næste møde i FMN HSU afholdes den 16. december 2014 i Forsvarsministeriet. Udvalget tilsluttede sig forslaget. 3.5 Fastlæggelse af møder i 2015 Datoer for ordinære møder i 2015 blev aftalt som følger: FMN HSU I 2015: Den marts 2015 kl. 9, inkl. seminar FMN HSU II 2015: Den 17. juni 2015 kl. 13. FMN HSU III 2015: Den 24. september 2015 kl. 13 FMN HSU IV 2015: Under afklaring [Sekretærbemærkning: FMN HSU IV 2015 er efterfølgende aftalt til den 14. december 2015 kl ] 4. EVENTUELT Flemming Vinther nævnte på baggrund af en konkret sag atter medarbejderrepræsentanternes forventning om fremtidig inddragelse i rammen af Samarbejdsaftalen. Formanden noterede sig dette. Flemming Vinther nævnte herefter, at Værnepligtsrådet har rettet henvendelse vedrørende udfordringer i forhold til valgperioder for de værnepligtige talsmænd. Han opfordrede i denne forbindelse ledelsen til konstruktivt at behandle emnet med henblik på at finde en løsning. Formanden vil undersøge sagen. Der var ikke yderligere bemærkninger, og mødet blev hævet. Referat godkendt d. 15. februar 2015 af Formand FMN HSU Departementschef Lars J. Findsen Fg. næstformand FMN HSU Formand HKKF Flemming Vinther 6

7 Bilag 1 FORRETNINGSORDEN FOR FORSVARSMINISTERIETS HOVEDSAMARBEJDSUDVALG 1 Oprettelse, formål mv. Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg (FMN HSU) er oprettet i henhold til Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner (CIR nr af 27. august 2013) (Samarbejdsaftalen). Stk. 2. FMN HSU formål, arbejdsopgaver, beføjelser mv. fremgår af Samarbejdsaftalen. Stk. 3. FMN HSU behandler, jf. Samarbejdsaftalens 14, uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på Samarbejdsaftalen. Opnås der ikke enighed i FMN HSU, forelægges sagen til afgørelse i Samarbejdsnævnet. 2 Sammensætning og udpegning af medlemmer FMN HSU har 19 medlemmer samt et tilsvarende antal suppleanter, hvoraf 10 repræsenterer ledelsen 9 repræsenterer medarbejderne Stk. 2. Departementschefen er formand for FMN HSU. Stk. 3. Formanden udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt disses suppleanter. Stk. 4. Næstformanden udpeges af Kontaktudvalget til FMN HSU. Stk. 5. Medarbejderrepræsentanterne og disses suppleanter udpeges af Kontaktudvalget til FMN HSU. Stk. 6. Værnepligtsrådet udpeger en observatør. 3 Sekretariat Sekretariat består af en sekretær udpeget af ledelsen og en sekretær udpeget af Kontaktudvalget til FMN HSU. Stk.2. Sekretariatet er ikke medlem af FMN HSU. Stk. 3. Sekretariatet refererer direkte til formanden og næstformanden. Stk. 4. Sekretariatet bidrager til og understøtter samarbejdet i FMN HSU og mellem parterne generelt. Stk. 5. Sekretariatet koordinerer og behandler løbende emner mellem parterne i relation til samarbejdsområdet. 7

8 Stk. 6. FMN HSU kan beslutte, at sekretariatet i relevant omfang deltager som observatører og rådgivere i forhold til Samarbejdsaftalen i de nedsatte underudvalg. 4 Møder og mødeafholdelse FMN HSU afholder 4 ordinære møder om året; som udgangspunkt én gang i kvartalet. Stk. 2. Mødedatoer for det efterfølgende år aftales normalt på årets tredje møde. Ændringer af de fastlagte mødedatoer aftales mellem formand og næstformand. Stk. 3. Ekstraordinære møder afholdes efter aftale mellem formand og næstformand. Ekstraordinære møde kan desuden afholdes, når et flertal af medlemmerne anmoder herom. Stk. 4. Møderne ledes af formanden. I formandens fravær leder næstformanden det pågældende møde. Stk. 5. Såfremt et medlem er forhindret i at deltage i et møde, indkalder vedkommende selv sin suppleant og orienterer sekretariatet herom. 5 Dagsorden De ordinære møder har følgende faste dagsordenspunkter: 5. Godkendelse af dagsorden 6. Godkendelse af referat fra sidste møde 7. Information fra formanden 8. Sager til drøftelse, herunder temadrøftelser 9. Sager til godkendelse 10.Information fra ledelsen 11.Information fra næstformanden 12.Information fra medarbejderrepræsentanterne 13.Eventuelt Stk. 2. I forbindelse med mødeindkaldelsen indkaldes yderligere punkter til dagsorden. Eventuelle forslag skal som udgangspunkt være sekretariatet i hænde senest fire uger før mødets afholdelse. Stk. 3. Den godkendte dagsorden og mødemateriale tilstræbes udsendt senest tre uger før mødets afholdelse. 6 Referat Sekretariatet udfærdiger referat fra udvalgets møder. Stk. 2. Referatet godkendes af formand og næstformand. 8

9 Stk. 3. Referatet tilstræbes udsendt til udvalgets medlemmer senest fire uger efter mødets afholdelse. Stk. 4. Eventuelle bemærkninger til referatet fremsendes til sekretariatet, og fremsættes desuden på næste ordinære møde, hvorfra de optages i referat. Stk. 5. Det godkendte referat lægges på Forsvarsministeriets hjemmeside ved sekretariatets foranstaltning. 7 Underudvalg FMN HSU kan efter behov nedsætte faste underudvalg eller ad hoc underudvalg til behandling af emner inden for opgaveporteføljen. Underudvalgenes oplæg behandles i FMN HSU. Stk. 2. Kommissorier for underudvalgene udarbejdes af sekretariatet og godkendes i FMN HSU. 8 Kurser FMN HSU tilstræber at afholde et fælles samarbejdskursus hvert andet år. 9 Evaluering af samarbejdet FMN HSU skal drøfte og evaluere samarbejdet mindst én gang årligt. Dette kan eventuelt foregå ved afholdelse af et årligt seminar. Stk. 2. Evalueringsmetoden aftales mellem formand og næstformand. 10 Ændring af forretningsorden Sekretariatet drøfter behov for revision af FMN HSU forretningsorden hvert andet år og fremkommer herefter potentielt med forslag til ændringer. Stk. 2. Forslag til ændringer i forretningsordenen behandles og godkendes i FMN HSU. Godkendt på møde FMN HSU den 31. oktober 2014 Formand Næstformand 9

10 Bilag 2 KOMMISSORIUM FOR FORSVARSMINISTERIETS HOVEDSAMARBEJDSUDVALGS UNDERUDVALG VEDRØRENDE SAMARBEJDSVIRKSOMHED (USAM) 1. Baggrund. Med baggrund i Samarbejdsaftalen 2013 (Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, CIR nr af 27. august 2013) har Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg (FMN HSU) nedsat et permanent underudvalg vedrørende samarbejdsvirksomhed. Kommissoriet er godkendt på møde i FMN HSU den 31. oktober Benævnelse. Underudvalget benævnes Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalgs underudvalg vedrørende samarbejdsvirksomhed (USAM). 3. Opgaver. USAM har følgende opgaver: Udvikling af samarbejdsvirksomheden inden for ministerområdet. Behandling og godkendelse af indstillinger fra ministerområdets myndigheder om oprettelse af samarbejdsudvalg (på vegne af FMN HSU). Udarbejdelse af oplæg til retningslinjer for samarbejdsvirksomhed. Udarbejdelse af oplæg vedr. ændringer af samarbejdsstrukturen, herunder nye initiativer. Vejledning og rådgivning i relation til Samarbejdsaftalen, herunder fortolkningsspørgsmål. Vejledning, rådgivning og mægling ved uoverensstemmelser i forhold til tolkning af og påstande om brud på Samarbejdsaftalen (på vegne af FMN HSU). Behandling af indkomne klager i forhold til påståede brud på Samarbejdsaftalen (på vegne af FMN HSU). Forebyggende virksomhed inden for samarbejdsområdet med henblik på at bilægge uoverensstemmelser inden disse udvikler sig til deciderede klagesager. Understøttelse af lokal udmøntning og forankring inden for USAM arbejdsområde. Koordination med Samarbejdssekretariatet angående kursusaktiviteter. Relationer mellem Samarbejdsaftalen og Lov om Samarbejde. Andre af FMN HSU pålagte opgaver. 4. Mødeafholdelse. USAM afholder ordinære møder fire gange årligt. Ordinære møder kan dog aflyses, hvis omstændighederne taler herfor. Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden eller medlemmer af udvalget ønsker dette. 10

11 5. Sammensætning. Underudvalget består af op til: 3 medlemmer udpeget af Forsvarsministeriet. 6 medlemmer udpeget af Kontaktudvalget til FMN HSU. 1 observatør udpeget af Værnepligtsrådet Formanden udpeges af formand og næstformand for FMN HSU. Sekretariatsfunktionen varetages af Forsvarsministeriet. Relevante instanser, myndigheder og ressourcepersoner kan indkaldes ad hoc til USAM møder. 6. Kompetence. USAM kan henvende sig direkte til interne og eksterne militære og civile myndigheder samt enkeltpersoner i forbindelse med USAM arbejdsområde. 7. Information til FMN HSU USAM udarbejder oplæg til godkendelse i FMN HSU. USAM kan på eget initiativ eller efter anmodning fra FMN HSU orientere om status og emner inden for arbejdsområdet og opgavekomplekset. Forslag til ændringer i USAM kommissorium fremlægges i FMN HSU til godkendelse. 11

12 KOMMISSORIUM FOR FORSVARSMINISTERIETS HOVEDSAMARBEJDSUDVALGS UNDERUDVALG VEDRØRENDE HR (UHR) 1. Baggrund Med baggrund i Samarbejdsaftalen 2013 (Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, CIR nr af 27. august 2013) har Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg (FMN HSU) nedsat et permanent underudvalg vedrørende HR. Kommissoriet er godkendt på møde i FMN HSU den 31. oktober Benævnelse. Underudvalget benævnes Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalgs underudvalg vedrørende HR (UHR). 3. Opgaver. Underudvalget har følgende opgaver: Drøftelse af den strategiske indsats på HR-området. Udarbejdelse af oplæg til en koncernfælles personelpolitik. Udarbejdelse af oplæg til retningslinier for kompetenceudvikling, herunder evaluering af indsatsen. Udarbejdelse af oplæg til retningslinier for afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler (FOKUS), herunder seniorsamtaler. Drøftelse og behandling af emner inden for ligebehandlings- og mangfoldighedsområdet. Drøftelse af indsatsen mod mobning, chikane og vold. Andre af FMN HSU pålagte opgaver. Opgaverne skal løses i koordination med andre relevante underudvalg og/eller instanser. 4. Mødeafholdelse UHR afholder ordinære møder fire gange årligt. Ordinære møder kan dog aflyses, hvis omstændighederne taler herfor. Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden eller medlemmer af udvalget ønsker dette. 5. Sammensætning Underudvalget består af op til: 4 medlemmer udpeget af Forsvarsministeriet 6 medlemmer udpeget af Kontaktudvalget til FMN HSU 1 observatør fra Værnepligtsrådet Formanden udpeges af Forsvarsministeriet. Sekretariatsfunktionen varetages af Forsvarsministeriet. 12

13 Relevante instanser, myndigheder og ressourcepersoner kan indkaldes ad hoc til UHR møder. 6. Kompetence. UHR kan henvende sig direkte til interne og eksterne militære og civile myndigheder samt enkeltpersoner i forbindelse med UHR arbejdsområde. 7. Information til FMN HSU UHR udarbejder oplæg til godkendelse i FMN HSU. UHR kan på eget initiativ eller efter anmodning fra FMN HSU orientere om status og emner inden for arbejdsområdet og opgavekomplekset. Forslag til ændringer i UHR kommissorium fremlægges i FMN HSU til godkendelse. 13

14 KOMMISSORIUM FOR FORSVARSMINISTERIETS HOVEDSAMARBEJDSUDVALGS UNDERUDVALG VEDRØRENDE ARBEJDSMILJØVIRKSOMHED (UVA) 1. Baggrund. Med baggrund i Samarbejdsaftalen 2013 (Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, CIR nr af 27. august 2013) har Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg (FMN HSU) nedsat et permanent underudvalg vedrørende arbejdsmiljøvirksomhed. Kommissoriet er godkendt på møde i FMN HSU den 31. oktober Benævnelse. Underudvalget benævnes Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalgs underudvalg vedrørende arbejdsmiljøvirksomhed (UVA). 3. Opgaver. UVA har følgende opgaver: Udarbejdelse af oplæg til koncernfælles arbejdsmiljøpolitik, herunder indsatsområder. Drøftelse af sikkerheds- og sundhedsmæssige forhold med betydning for arbejds- og personaleforhold for alle medarbejdere Drøftelse af arbejdsmiljømæssige tiltag i regi af eksterne samarbejdspartnere, eksempelvis Branchearbejdsmiljørådet (BAR). Drøftelse af den systematiske opfølgning på den lovpligtige arbejdspladsvurdering. Udarbejdelse af oplæg vedrørende arbejdsrelateret stress, medarbejdertilfredshed og trivsel samt psykisk arbejdsmiljø generelt. Andre af FMN HSU pålagte opgaver. Opgaverne skal løses i koordination med andre relevante underudvalg og/eller instanser. 4. Mødeafholdelse. UVA afholder ordinære møder fire gange årligt. Ordinære møder kan dog aflyses, hvis omstændighederne taler herfor. Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden eller medlemmer af udvalget ønsker dette. 5. Sammensætning. Underudvalget består af op til: 3 medlemmer udpeget af Forsvarsministeriet. 6 medlemmer udpeget af Kontaktudvalget til FMN HSU. 1 observatør udpeget af Værnepligtsrådet Formanden udpeges af Forsvarsministeriet. 14

15 Sekretariatsfunktionen varetages af Forsvarsministeriet. Relevante instanser, myndigheder og ressourcepersoner kan indkaldes ad hoc til UVA møder. 6. Kompetence. UVA kan henvende sig direkte til interne og eksterne militære og civile myndigheder samt enkeltpersoner i forbindelse med UVA arbejdsområde. 7. Information til FMN HSU UVA udarbejder oplæg til godkendelse i FMN HSU. UVA kan på eget initiativ eller efter anmodning fra FMN HSU orientere om status og emner inden for arbejdsområdet og opgavekomplekset. Forslag til ændringer i UVA kommissorium fremlægges i FMN HSU til godkendelse. 15

16 KOMMISSORIUM FOR FORSVARSMINISTERIETS HOVEDSAMARBEJDSUDVALGS UNDERUDVALG VEDRØRENDE ØKONOMISKE FORHOLD (UVØ) 1. Baggrund Med baggrund i Samarbejdsaftalen 2013 (Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, CIR nr af 27. august 2013) har Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg (FMN HSU) nedsat et permanent underudvalg vedrørende økonomiske forhold. Kommissoriet er godkendt på møde i FMN HSU den 31. oktober Benævnelse Underudvalget benævnes Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalgs underudvalg vedrørende økonomiske forhold (UVØ). 3. Opgaver UVØ har følgende opgaver: Drøftelse af bidrag til finanslov og budgetter samt regnskab for Forsvarsministeriets område. Drøftelse af væsentlige ændringer i de regnskabsmæssige og økonomiske forhold. Drøftelse af bevillingernes anvendelse, herunder bl.a. udlicitering af driftsopgaver. Drøftelse af særlige besparelsesforslag. Udarbejdelse af retningslinier for konkurrenceudsættelse og udbud. Udarbejdelse af oplæg vedrørende omstillingsprocesser Andre af FMN HSU pålagte opgaver Opgaverne skal løses i koordination med andre relevante underudvalg og/eller instanser. 4. Mødeafholdelse UVØ afholder ordinære møder 4 gange årligt. Ordinære møder kan dog aflyses, hvis situationen taler herfor. Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden eller medlemmer af udvalget ønsker dette. 5. Sammensætning Underudvalget består af op til: 3 medlemmer udpeget af Forsvarsministeriet. 6 medlemmer udpeget af Kontaktudvalget til FMN HSU. Formanden udpeges af Forsvarsministeriet. Sekretariatsfunktionen varetages af Forsvarsministeriet. Relevante myndigheder og ressourcepersoner kan indkaldes ad hoc til UVØ møder. 16

17 6. Kompetence UVØ kan henvende sig direkte til interne og eksterne militære og civile myndigheder samt enkeltpersoner i forbindelse med UVØ arbejdsområde. 7. Orientering fra underudvalget UVØ udarbejder oplæg til godkendelse i FMN HSU. UVØ kan på eget initiativ eller efter anmodning fra FMN HSU orientere om status og emner inden for arbejdsområdet og opgavekomplekset. Forslag til ændringer i UVØ kommissorium fremlægges i FMN HSU til godkendelse. 17

18 Bilag 3 KOMMISSORIUM FOR SOCIAL KAPITAL I FORSVARET ET PILOTPROJEKT Bilag: Skrivelse fra Statens Center for Kompetenceudvikling, Tilsagn om tilskud fra FUSA, af 19. marts BAGGRUND Forsvaret er som en statslig institution underlagt politisk styring herunder det faktum, at forlig om forsvarets virke besluttes på en 4-5 årig tidshorisont. De sidste ca. 10 år har været meget omskiftelige for forsvarets medarbejdere med mange sammenlægninger/ flytninger/lukning af enheder og reorganiseringer. Dette resulterer ofte i en oplevelse af utryghed blandt mange medarbejdere, da dette kan medfører usikkerhed i forhold til den enkeltes ansættelsesforhold og opgaveområder. Forsvarsforligene er normalt det, som kendetegner de store omvæltninger, men senest har også fokuseret administration, konkurrenceudsættelse, mia. besparelse samt mulige sammenlægninger sat sine tydelige spor forskellige steder i organisationen i form af usikkerhed for, hvad fremtiden bringer. Forsvaret vil med en fokuseret og systematisk tilgang arbejde med social kapital med henblik på at sikre og udvikle trivsel og produktivitet også ved de større forandringer. Med en styrkelse af den sociale kapital forventes det, at gode relationer og et godt samarbejde kan sikre, at forsvaret til stadighed kan løfte kerneopgaven, også i tider der er karakteriseret ved forandringer, sammenlægninger, afskedigelser m.m. samt den usikkerhed, som dette medfører blandt medarbejderne. Projektet er en udmøntning af Fonden til udvikling af statens arbejdspladsers (FUSA) indsatsområde Kom godt igennem omstillinger og forandringer, inden for hvilket social kapital er et fokusområde. 2. FORMÅL Formål med pilotprojektet er, at: Styrke den sociale kapital ved de udvalgte enheder i pilotprojektet. Kompetenceudvikle et antal medarbejdere, således at de som tovholdere, ledere og tillidsrepræsentanter kan understøtte det lokale arbejde med social kapital. Indsamle viden og erfaringer med henblik på videndeling i forsvaret generelt. Inddrage de opnåede erfaringer i det fremadrettede strategiske arbejde indenfor arbejdsmiljøområdet generelt. 3. PROJEKTORGANISATIONEN 3.1. Projektorganisationens udformning. 18

19 FKO HSU Styregruppe Projektgruppe Delpilot 1 Delpilot 2 Delpilot 3 Delpilot x Lokal projektorganisation Tovholdere Lokal projektorganisation Tovholdere Lokal projektorganisation Tovholdere Lokal projektorganisation Tovholdere Pilotprojektet er forankret under Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg (FKO HSU) med Forsvarskommandoen, Forsvarskommandoens Personalestrategiske Afdeling (FKO PSA), som projektejer Styregruppe Social kapital. Styregruppen har det overordnede ansvar for projektets vellykkede realisering. Styregruppen overvåger løbende projektets fremdrift, forbrug og leverancer, og vil med beslutninger og godkendelser fastholde projektets fokus på målet. Styregruppen skal dermed sikre, at projektet gennemføres jf. bilag, Tilsagn om tilskud fra FU- SA, herunder i forhold til de forudsætninger og forpligtigelser, som Statens Center for Kompetenceudvikling anfører i forbindelse med dette tilsagn. Herunder skal styregruppen bl.a.: Udvælge de enheder, der skal indgå i pilotprojektet, i forhold til at sikre størst mulig opfyldelse af formålet for pilotprojektet. Vurdere udbudsforhold i f.m. projektets kontraktindgåelse med eksternt konsulentfirma. Sikre, at der kan afrapporteres og aflægges regnskab i f.m. tilsagn og tilskud fra FUSA Styregruppens sammensætning. Styregruppen sammensættes således: Chefen for Forsvarskommandoens Personalestrategisk Afdeling, projektejer og formand Kontaktudvalget til FKO HSU, 6 pladser. Repræsentant fra SCK. Repræsentant fra Forsvarsakademiet. Repræsentation fra de myndigheder, som har enheder, der deltager i projektet. MJ Dorthe Kiærulff, PSA1, projektleder. KN Sanne Vendeltorp-Pommer, PSA3, sekretær. Ad hoc: Repræsentation fra de operative kommandoer, de funktionelle tjenester og Forsvarets Center for Arbejdsmiljø. Repræsentation fra det valgte konsulentfirma. Repræsentation fra de udvalgte pilotenheder. 19

20 3.4. Projektgruppe Social kapital Til at sikre projekts gennemførelse nedsættes en projektgruppe. Projektgruppen referer til Styregruppen. Projektgruppen har med udgangspunkt i de overordnede retningslinjer til opgave at implementere og sikre projekts gennemførelse, herunder: Fastsætte mål for de enkelte delpiloter i samråd med de lokale projektorganisationer. Varetage den daglige ledelse og styring af pilotprojektet. Følge op på projektets fremdrift. Sikre en løbende evaluering af projektet, herunder rapportering fra delpiloter til projektgruppe om fremdrift, således at der løbende kan foretages justeringer af hele eller dele af projektet. Holde styregruppen informeret om projektets fremdrift, herunder sikre styregruppens involvering når påkrævet Projektgruppens sammensætning. Projektgruppen sammensættes således: MJ Dorthe Kiærulff, PSA1, projektleder. Projektansvarlig fra hvert af pilotprojekterne. Repræsentant fra FKO-PSA2. Repræsentation fra Forsvarets Center for Arbejdsmiljø. Repræsentation fra det valgte konsulentfirma. Ad hoc: Repræsentation fra de operative kommandoer og de funktionelle tjenester Lokal forankring ved delpiloterne. Ved de deltagende enheder nedsættes, i samarbejde med den projektansvarlige, en lokal projektorganisation til varetagelse af udviklingen og den lokale forankring. Omfanget af disse vil være enhedsbestemt og oprettes i samarbejde med de enkelte enheder. Hensigten er, at projektet forankres bedst muligt ved den enkelte enhed, herunder får det bedste samspil med øvrige aktører og interessenter internt i enheden (personale, HR/ personalefunktion, arbejdsmiljø m.fl.). De lokale samarbejdsudvalg ved pilotenhederne involveres i arbejdet med henblik på at sikre den lokale forankring. Ved de enkelte myndigheder/enheder uddannes et antal tovholdere, der skal varetage det daglige udviklingsarbejde. Tovholderne skal i samarbejde med de eksterne konsulenter igangsætte og fastholde processen lokalt. Til at binde delpiloter sammen oprettes en tværgående tovholdergruppe, bestående af tovholderne ved de enkelte enheder, hvis formål er at sikre at erfaringer fra en delpilot bliver formidlet til de øvrige delpiloter. 4. MØDEFREKVENS Styregruppen mødes efter behov. Efter første styregruppemøde udarbejder projektleder milepæle for projektet. Styregruppens mødefrekvens planlægges efter disse milepæle. Projektleder fremsender statusrapport og evt. beslutningsoplæg forud for møderne. 20

21 5. RAPPORTERING Styregruppen rapporterer til FKO HSU i f.m. FKO HSU ordinære møder, og forud for afrapportering til Statens Center for Kompetenceudvikling jf. Tilsagn om tilskud fra FUSA. Der afholdes statusmøder mellem formanden for styregruppen og projektleder hver måned. 6. ØKONOMI FKO har modtaget tilsagn om kr i projektstøtte, til dækning af konsulentydelse, uddannelser, forplejning m.m. I egenfinansieringen er medtaget løn til forsvarets medarbejdere i f.m. gennemførelsen af uddannelse, møder og aktiviteter lokalt med deltagelse af eksterne konsulenter. Tidsforbrug og evt. øvrige udgifter i forbindelse med projektledelse, centralt og lokalt, samt tidsforbruget til gennemførelse af de lokale aktiviteter ved enhederne er ikke medregnet i den nævnte egenfinansiering. 7. OVERORDNET TIDSPLAN Projekts overordnede tidsplan er: Fase Beskrivelse Tidspunkt for start Fase 1 Projektklargøring Oktober 2012 ultimo 2013 Fase 2 Lokalt projektdesign April - ultimo 2013 Fase 3 Aktivitetsgennemførelse, lokalt August december 2014 Fase 4 Samlet evaluering Januar 2015 Fase 5 Vidensopsamling og - formidling Medio 2015 Midtvejsrapportering til SCK Senest maj 2014 Afrapportering og regnskab til SCK Senest december

22 KOMMISSORIUM FOR AD HOC UDVALG VEDRØRENDE KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF SØVÆRNETS TEKNIKKURSUS UNDER FORSVARSKOMMANDOENS HOVEDSAMARBEJDSUDVALG 1. Baggrund. Det er i forsvarsforlig af 30. november 2012 bestemt, at Søværnets Teknikkursus undervisning i videst muligt omfang overgives til eksterne leverandører og dermed at der skal gennemføres en konkurrenceudsættelse af den nuværende opgaveløsning. Udbud og udlicitering er et af de 11 særlige områder i samarbejdsaftalen af 2011 (Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner), hvorfor der er en række aktiviteter, produkter samt beslutninger i rammen af konkurrenceudsættelsen, der skal orienteres om eller drøftes i rammen af et samarbejdsudvalg. Henset til dynamikken i udbudsprocessen, samt ønsket om at tilvejebringe et udvalg, der har kompetencen til at behandle og blive orienteret om alle aspekter inden for konkurrenceudsættelsen af undervisningen ved Søværnets Teknikkursus, er der behov for, at Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg nedsætter et ad hoc udvalg med hyppig mødefrekvens til behandling af ovenstående. Ad hoc-udvalget nedsættes frem til projektets afslutning, forventeligt medio Benævnelse. Ad hoc-udvalget benævnes Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalgs ad hoc udvalg vedrørende konkurrenceudsættelse af Søværnets Teknikkursus, forkortet AKS. 3. Opgaver. Ad hoc-udvalget orienteres på vegne af Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg samt behandler, når relevant, alle forhold i relation til konkurrenceudsættelsen af undervisningen ved Søværnets Teknikkursus. Formanden for ad hoc udvalget kan løfte en problemstilling til behandling i Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg, såfremt ad hoc-udvalget ikke finder sig i stand til at behandle emnet. Såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanter kan anmode formanden om, at emner i ad hoc udvalget løftes til drøftelse i Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg. Der er i udvalget en gensidig orienteringsforpligtigelse, således at både ledelsen og medarbejderrepræsentanter har en forpligtelse til at orientere om forhold, der er relevante for udvalgets virke og opgaver. 4. Mødeafholdelse. AKS mødes fast en gang om måneden. Ordinære møder kan dog aflyses, hvis situationen taler herfor. Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden eller medlemmer af udvalget ønsker dette. 22

23 5. Sammensætning. Ad hoc-udvalget består af op til: 6 medlemmer udpeget af Forsvarskommandoen. 6 medlemmer udpeget via Kontaktudvalget til Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg. Formanden udpeges af Forsvarskommandoen, som også varetager sekretariatsfunktionen. Relevante myndigheder og ressourcepersoner kan indkaldes efter behov til ad hoc udvalgets møder. Hvis projektets fremdrift betyder, at personalegrupper, der ikke på nuværende tidspunkt er berørt af projektet, bliver berørt, kan ad hoc udvalgets sammensætning justeres. 6. Kompetence. Ad hoc-udvalget er af Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg givet kompetencen til at behandle eller blive orienteret om alle relevante forhold i relation til konkurrenceudsættelse af undervisningen ved Søværnets Teknikkursus. Ad hoc-udvalget kan ikke behandle emner med et perspektiv, der ligger ud over den konkrete konkurrenceudsættelse. Ad hoc-udvalget kan henvende sig direkte til interne og eksterne militære og civile myndigheder samt enkeltpersoner i sager inden for AKS arbejdsområde. Forslag til ændringer i AKS kommissorium forelægges Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg til godkendelse. 7. Ligebehandlingsprincippet og tavshedspligt. Konkurrenceudsættelser gennemført af en offentlig myndighed er omfattet af EU udbudsregler. Et af de grundlæggende principper i dette regelsæt er ligebehandlingsprincippet, der foreskriver, at alle tilbudsgivere skal behandles lige. Ingen må derfor stilles bedre end andre. Det betyder, at der er gennem hele konkurrenceudsættelsen lægges stor vægt på, at informationer tilgår samtlige budgivere samtidigt. Materialet, som virksomhederne skal give tilbud ud fra, består blandt andet af den kontrakt, som skal regulere samarbejdet efterfølgende. Dette medfører, at der kan være nogle af de forventede fremtidige personalemæssige forhold, medarbejderne på nuværende tidspunkt ikke kan få information om. I disse tilfælde vil udvalgets medlemmer blive eksplicit orienteret om dette. Det vil derfor ikke være muligt at informere berørte medarbejdere om, hvordan deres samlede arbejdsmæssige situation vil kunne se ud efter konkurrenceudsættelsen, før udbudsmaterialet er udsendt. Indtil da er det kun gældende ret, der kan oplyses om altså oplysninger, som er en direkte følge af lovgivningen. Heraf følger, at materiale eller information, som udvalgets medlemmer måtte få kendskab til i deres egenskab af udvalgsmedlemmer, ikke må drøftes uden for udvalget, før udbudsmaterialet er offentliggjort. Der kan ligeledes være emner, som giver medlemmerne en generel indsigt i Forsvarskommandoens eller tilbudsgiveres økonomiske forhold, hvorfor tavshedspålæg også kan gives for en længere periode. 8. Information fra underudvalg Der vil på de ordinære møder i Udvalget vedrørende Effektiviseringer under Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg samt i Søværnets Operative Kommandos fællessamarbejdsudvalg (SOK FÆLSU) løbende blive givet generelle orienteringer om status på området. 23

24 KOMMISSORIUM FOR AD HOC UDVALG VEDRØRENDE KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF FORSVARETS KØRESKOLER UNDER FORSVARSKOMMANDOENS HOVEDSAMARBEJDSUDVALG 1. Baggrund. Det er i forsvarsforlig af 30. november 2012 bestemt at forsvaret vil forfølge en udliciteringsmodel for køreskolerne og ad den vej sikre en økonomisk sund drift samtidig med øget fleksibilitet for forsvaret. Udbud og udlicitering er et af de 11 særlige områder i samarbejdsaftalen af 2011 (Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner), hvorfor der er en række aktiviteter, produkter samt beslutninger i rammen af konkurrenceudsættelsen, der skal orienteres om eller drøftes i rammen af et samarbejdsudvalg. Henset til dynamikken i udbudsprocessen, samt ønsket om at tilvejebringe et udvalg, der har kompetencen til at behandle og blive orienteret om alle aspekter inden for konkurrenceudsættelsen af forsvarets køreskoler, er der behov for, at Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg nedsætter et ad hoc udvalg med hyppig mødefrekvens til behandling af ovenstående. Ad hoc-udvalget nedsættes frem til projektets afslutning, forventeligt med udgangen af Benævnelse. Ad hoc-udvalget benævnes Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalgs ad hoc udvalg vedrørende konkurrenceudsættelse af forsvarets køreskoler, forkortet AKK. 3. Opgaver. Ad hoc-udvalget orienteres på vegne af Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg samt behandler, når relevant, alle forhold i relation til konkurrenceudsættelsen af forsvarets køreskoler. Formanden for ad hoc udvalget kan løfte en problemstilling til behandling i Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg, såfremt ad hoc-udvalget ikke finder sig i stand til at behandle emnet. Såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanter kan anmode formanden om, at emner i ad hoc-udvalget løftes til drøftelse i Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg. Der er i udvalget en gensidig orienteringsforpligtigelse, således at både ledelsen og medarbejderrepræsentanter har en forpligtelse til at orientere om forhold, der er relevante for udvalgets virke og opgaver. 4. Mødeafholdelse. AKK mødes fast en gang om måneden. Ordinære møder kan dog aflyses, hvis situationen taler herfor. Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden eller medlemmer af udvalget ønsker dette. 24

25 5. Sammensætning. Ad hoc-udvalget består af op til: 6 medlemmer udpeget af Forsvarskommandoen. 6 medlemmer udpeget via Kontaktudvalget til Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg. Formanden udpeges af Forsvarskommandoen, som også varetager sekretariatsfunktionen. Relevante myndigheder og ressourcepersoner kan indkaldes efter behov til ad hoc udvalgets møder. Hvis projektets fremdrift betyder, at personalegrupper, der ikke på nuværende tidspunkt er berørt af projektet, bliver berørt, kan ad hoc udvalgets sammensætning justeres. 6. Kompetence. Ad hoc-udvalget er af Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg givet kompetencen til at behandle eller blive orienteret om alle relevante forhold i relation til konkurrenceudsættelse af forsvares køreskoler. Ad hoc-udvalget kan ikke behandle emner med et perspektiv, der ligger ud over den konkrete konkurrenceudsættelse. Ad hoc-udvalget kan henvende sig direkte til interne og eksterne militære og civile myndigheder samt enkeltpersoner i sager inden for AKK arbejdsområde. Forslag til ændringer i AKK kommissorium forelægges Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg til godkendelse. 7. Ligebehandlingsprincippet og tavshedspligt. Konkurrenceudsættelser gennemført af en offentlig myndighed er omfattet af EU udbudsregler. Et af de grundlæggende principper i dette regelsæt er ligebehandlingsprincippet, der foreskriver, at alle tilbudsgivere skal behandles lige. Ingen må derfor stilles bedre end andre. Det betyder, at der er gennem hele konkurrenceudsættelsen lægges stor vægt på, at informationer tilgår samtlige budgivere samtidigt. Materialet, som virksomhederne skal give tilbud ud fra, består blandt andet af den kontrakt, som skal regulere samarbejdet efterfølgende. Dette medfører, at der kan være nogle af de forventede fremtidige personalemæssige forhold, medarbejderne på nuværende tidspunkt ikke kan få information om. I disse tilfælde vil udvalgets medlemmer blive eksplicit orienteret om dette. Det vil derfor ikke være muligt at informere berørte medarbejdere om, hvordan deres samlede arbejdsmæssige situation vil kunne se ud efter konkurrenceudsættelsen, før udbudsmaterialet er udsendt. Indtil da er det kun gældende ret, der kan oplyses om altså oplysninger, som er en direkte følge af lovgivningen. Heraf følger, at materiale eller information, som udvalgets medlemmer måtte få kendskab til i deres egenskab af udvalgsmedlemmer, ikke må drøftes uden for udvalget, før udbudsmaterialet er offentliggjort. Der kan ligeledes være emner, som giver medlemmerne en generel indsigt i Forsvarskommandoens eller tilbudsgiveres økonomiske forhold, hvorfor tavshedspålæg også kan gives for en længere periode. 8. Information fra underudvalg Der vil på de ordinære møder i Udvalget vedrørende Effektiviseringer under Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg samt i Hærens Operative Kommandos fællessamarbejdsudvalg (HOK FÆLSU) løbende blive givet generelle orienteringer om status på området. 25

26 KOMMISSORIUM FOR AD HOC UDVALG VEDRØRENDE KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF SKIBSBASEREDE FORURENINGSBEKÆMPELSE OG DEN FLYBASEREDE HAVMILJØOVERVÅGNING UNDER FORSVARSKOMMANDOENS HOVEDSAMARBEJDSUDVALG 1. Baggrund. Det er i forsvarsforlig af 30. november 2012 bestemt, at den nuværende skibsbaserede kapacitet til forureningsbekæmpelse samt den flybaserede havmiljøovervågning konkurrenceudsættes med henblik på at afdække, hvorvidt en udlicitering samlet set er en fordel for forsvaret. Udbud og udlicitering er et af de 11 særlige områder i samarbejdsaftalen af 2011 (Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner), hvorfor der er en række aktiviteter, produkter samt beslutninger i rammen af konkurrenceudsættelsen, der skal orienteres om eller drøftes i rammen af et samarbejdsudvalg. Henset til dynamikken i udbudsprocessen, samt ønsket om at tilvejebringe et udvalg, der har kompetencen til at behandle og blive orienteret om alle aspekter inden for konkurrenceudsættelsen af forureningsbekæmpelse og havmiljøovervågning, er der behov for, at Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg nedsætter et ad hoc udvalg med hyppig mødefrekvens til behandling af ovenstående. Ad hoc-udvalget nedsættes frem til projektets afslutning, forventeligt ultimo Benævnelse. Ad hoc-udvalget benævnes Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalgs ad hoc udvalg vedrørende konkurrenceudsættelse af forureningsbekæmpelse og havmiljøovervågning, forkortet AKFH. 3. Opgaver. Ad hoc-udvalget orienteres på vegne af Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg samt behandler, når relevant, alle forhold i relation til konkurrenceudsættelsen af forureningsbekæmpelse og havmiljøovervågning. Formanden for ad hoc udvalget kan løfte en problemstilling til behandling i Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg, såfremt ad hoc-udvalget ikke finder sig i stand til at behandle emnet. Såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanter kan anmode formanden om, at emner i ad hoc-udvalget løftes til drøftelse i Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg. Der er i udvalget en gensidig orienteringsforpligtigelse, således at både ledelsen og medarbejderrepræsentanter har en forpligtelse til at orientere om forhold, der er relevante for udvalgets virke og opgaver. 26

27 4. Mødeafholdelse. AKFH mødes fast en gang om måneden. Ordinære møder kan dog aflyses, hvis situationen taler herfor. Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden eller medlemmer af udvalget ønsker dette. 5. Sammensætning. Ad hoc-udvalget består af op til: 6 medlemmer udpeget af Forsvarskommandoen. 6 medlemmer udpeget via Kontaktudvalget til Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg. Formanden udpeges af Forsvarskommandoen, som også varetager sekretariatsfunktionen. Relevante myndigheder og ressourcepersoner kan indkaldes efter behov til ad hoc udvalgets møder. Hvis projektets fremdrift betyder, at personalegrupper, der ikke på nuværende tidspunkt er berørt af projektet, bliver berørt, kan ad hoc udvalgets sammensætning justeres. 6. Kompetence. Ad hoc-udvalget er af Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg givet kompetencen til at behandle eller blive orienteret om alle relevante forhold i relation til konkurrenceudsættelse af forureningsbekæmpelse og havmiljøovervågning. Ad hoc-udvalget kan ikke behandle emner med et perspektiv, der ligger ud over den konkrete konkurrenceudsættelse. Ad hoc-udvalget kan henvende sig direkte til interne og eksterne militære og civile myndigheder samt enkeltpersoner i sager inden for AKFH arbejdsområde. Forslag til ændringer i AKFH kommissorium forelægges Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg til godkendelse. 7. Ligebehandlingsprincippet og tavshedspligt. Konkurrenceudsættelser gennemført af en offentlig myndighed er omfattet af EU udbudsregler. Et af de grundlæggende principper i dette regelsæt er ligebehandlingsprincippet, der foreskriver, at alle tilbudsgivere skal behandles lige. Ingen må derfor stilles bedre end andre. Det betyder, at der er gennem hele konkurrenceudsættelsen lægges stor vægt på, at informationer tilgår samtlige budgivere samtidigt. Materialet, som virksomhederne skal give tilbud ud fra, består blandt andet af den kontrakt, som skal regulere samarbejdet efterfølgende. Dette medfører, at der kan være nogle af de forventede fremtidige personalemæssige forhold, medarbejderne på nuværende tidspunkt ikke kan få information om. I disse tilfælde vil udvalgets medlemmer blive eksplicit orienteret om dette. Det vil derfor ikke være muligt at informere berørte medarbejdere om, hvordan deres samlede arbejdsmæssige situation vil kunne se ud efter konkurrenceudsættelsen, før udbudsmaterialet er udsendt. Indtil da er det kun gældende ret, der kan oplyses om altså oplysninger, som er en direkte følge af lovgivningen. Heraf følger, at materiale eller information, som udvalgets medlemmer måtte få kendskab til i deres egenskab af udvalgsmedlemmer, ikke må drøftes uden for udvalget, før udbudsmaterialet er offentliggjort. Der kan ligeledes være emner, som giver medlemmerne en generel indsigt i Forsvarskommandoens eller tilbudsgiveres økonomiske forhold, hvorfor tavshedspålæg også kan gives for en længere periode. 27

28 8. Information fra underudvalg Der vil på de ordinære møder i Udvalget vedrørende Effektiviseringer under Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg samt i Søværnets Operative Kommandos fællessamarbejdsudvalg (SOK FÆLSU) og Flyvertaktisk Kommandos fællessamarbejdsudvalg (FTK FÆL- SU) løbende blive givet generelle orienteringer om status på området. 28