FORRETNINGSUDVALGET FU/2 DEN 18. APRIL 2016 REFERAT

Transkript

1 FORRETNINGSUDVALGET: FORRETNINGSUDVALGET FU/2 DEN 18. APRIL 2016 REFERAT Stig Glent-Madsen (SGM), formand Bent Nicolajsen (BN), næstformand Birgit Buddegård (BB), formand for Asyludvalget Ilse Fjalland (IF), formand for Frivilligudvalget Bent Lexner (BL) Hans-Henrik Lund (HHL) Peter Kellermann Brandorff (PKB) Aja Heinze (AJ), DFUNK, observatør GÆSTER: (deltog i mødet under behandlingen af pkt. 1, MB dog 1-3) Svend Duelund Jensen (SDJ), Ernst & Young Eskild Nørregaard Jakobsen (ENJ), Ernst & Young Alex Petersen (AP), Ernst & Young Finn Schwarz (FS), revisionskomitéen, Horten Michael Bach (MB), revisionskomitéen, RSM Plus FRA SEKRETARIATET: Andreas Kamm (AK), generalsekretær Pernille Rostrup Hansen (PRH), økonomichef (under pkt.1, 2 og 3) Luis Andersen, Risk Management Coordinator (under pkt. 2) Gitte Busk Grønbech (GBG), koordinator, referent DAGSORDEN Pkt. 1 Økonomi: Udkast til årsrapport 2015, revisionsprotokollat m.m. Pkt. 2 Indstilling vedr. Risk Management Framework Pkt. 3 Orientering om valutasituationen i Syd Sudan Pkt. 4 Forretningsudvalgets rejse til Uganda den marts

2 Pkt. 5 Godkendelse af referat fra FU/1 den 2. februar Pkt. 6 Udfordringer i 2016 Pkt. 7 Evaluering af workshoppen om professionalisering af bestyrelsesarbejdet m.m. Pkt. 8 Udkast til dagsorden til Repræsentantskabsmøde den 19. maj Pkt. 9 Indstilling vedr. ny medlemsorganisation - Dansk Folkeoplysnings Samråd Pkt. 10 Meddelelser fra formanden Pkt. 11 Skriftlig orientering fra afdelinger og underudvalg Pkt. 12 Eventuelt Formanden bød velkommen til revisionen fra Ernst & Young ved Svend Duelund Jensen (SDJ), Eskild Nørregaard Jakobsen (ENJ) og Alex Petersen (AP). Fra Revisionskomitéen var også Finn Schwarz (FS) og Michael Bach (MS) til stede. Ad pkt. 1. Økonomi Udkast til årsrapport 2015 Forretningsudvalget drøftede udkast til årsrapport 2015 og vil ved en senere lejlighed tage stilling til, om årsrapporten fortsat skal have den form, som den har i dag. Pernille Rostrup Hansen (PRH), økonomichef, gennemgik herefter følgende plancher: Hovedtal 2015 Udvikling Driftsresultat 2015 DB1 Hvordan bruges det? Investeringer Udvikling i egenkapital int. midler /egne midler Udvikling i egenkapital i forhold til omsætning Likvide beholdninger PRH oplyste bl.a. følgende: At omsætningen for 2015 lander på mio. kr At årets resultat bliver 80 mio. kr. Formanden spurgte til likviditeten og hertil svarede PRH, at der er sat mange ting i værk for at håndtere likviditeten. En stor del af Dansk Flygtningehjælps likvidbeholdning er uden for Danmarks grænser, idet 37 % af den samlede likviditet er i udenlandske banker, hvilket er risikofyldt fx i forhold til banklukninger og devalueringer. Der følges tæt op på likviditeten. 2

3 Forretningsudvalget godkendte udkast til årsrapport 2015 og underskrev den sammen med revisionen. Årsrapporten vil blive behandlet på møde i Repræsentantskabet den 19. maj. Revisionsprotokollat af 18. april 2016 til årsregnskab for 2015 Alex Petersen (AP) oplyste, at revisionsprotokollatet blev gennemgået på møde i Revisionskomitéen den 1.april og gav anledning til spørgsmål men ingen bemærkninger. AP gennemgik kort protokollatet. Konklusionen på den udførte revision er følgende: Vedtages årsregnskabet i den foreliggende form, og fremkommer der ikke under Revisionskomitéens og Forretningsudvalgets behandling og vedtagelse af årsregnskabet yderligere oplysninger, som kan påvirke årsregnskabet, vil vi forsyne årsregnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger samt afgive en udtalelse om ledelsesberetningen uden bemærkninger. SDJ supplerede AP med at sige, at PRH har utrolig godt styr på sine ting og samarbejdet mellem Dansk Flygtningehjælp og Ernst & Young havde været åbent, tillidsfuldt og godt. SDJ går på pension og takkede for at havde været Dansk Flygtningehjælps underskrivende revisor i 4 år. Formanden takkede for de pæne ord og spurgte SDJ, hvad han ser af udfordringer de kommende år. Hertil svarede SDJ: Valutasituationen Skatterisici globalt SDJ fandt det betryggende at Dansk Flygtningehjælp i øjeblikket har opbygget en egenkapital, der svarer til 8,1 ugers drift og på sigt vil opbygge en, der vil svare til 12 ugers drift samt har en velfungerende Revisionskomité. Risici i den humanitære verden vil der altid være, mente SDJ. Forretningsudvalget godkendte revisionsprotokollatet og underskrev det. 3

4 Budgetopfølgning jan-feb PRH præsenterede forretningsudvalget for den nye måde at lave budgetopfølgning på. Forretningsudvalget har tidligere ønsket at der lægges mindre vægt på afrapportering og fokus rettes mod risikostyring. Forretningsudvalget var meget positive over for den nye måde og blev enige om, at det ikke vil være nødvendigt at have detailoplysninger (opdeling på kursistgrupper) fra Lærdansk på hver måned, men PRH kan supplere med mundtlige nedslag. Forretningsudvalget ønsker fortsat at modtage læsevejledning til kolonnerne. Omsætningen ligger fint på budget. Driftsresultatet ligger 7 mio. kr. over. Indstilling vedr. disponering af årets resultat Forretningsudvalget godkendte bilag 1.2. vedr. indstilling af årets resultat jf. det i bilaget skrevne. Formanden konkluderede, at der er taget skridt mod det mål at have en egenkapital på 25 % af omsætningen. Forretningsudvalget bad om, at der til næste møde medbringes en oversigt over, hvornår dette forventes at ske. Formanden takkede de fremmødte gæster for deres deltagelse. Ad pkt. 2. Indstilling vedr. Risk Management Framework Luis Andersen (LA), Risk Management Coordinator i international afdeling, forklarede om Risk Management Framework (RMF) som - i samarbejde med Ernst & Young - er blevet udviklet til det internationale område. RMF har været forelagt Revisionskomitéen på møde den 1. april og Chefgruppen i Dansk Flygtningehjælp den 5. april med anbefaling om godkendelse af Forretningsudvalget. Formålet med RMF er at skabe større klarhed over roller og ansvar, effektive arbejdsgange og rettidig omhu. Dansk Flygtningehjælps specialiserede risiko-styringssystemer i international afdeling er af DANIDAS Kapacitetsundersøgelse vurderet til at være både veludviklede og relevante, men der manglede et overordnet rammeværk, der kunne binde de specialiserede systemer sammen, derfor RMF. Michael Bach (MB) var positivt indstillet over indstillingen men sagde også, at Dansk Flygtningehjælp skulle passe på med ikke at blive handlingslammet med for mange manualer. Generalsekretær Andreas Kamm (AK) tilføjede, at det ikke handler om at flytte ansvar fra lederne til Forretningsudvalget. Lederne har 4

5 fortsat ansvaret, idet Dansk Flygtningehjælps har en samlet afrapportering opad, så Forretningsudvalget har et billede af, hvordan Dansk Flygtningehjælps bevæger sig risikomæssigt. Forretningsudvalget tiltrådte indstillingen med MB s bemærkning in mente. Det blev besluttet at forretningsudvalgets holdes orienteret om status undervejs i processen, fx mod slutningen af 2016 og evt. med ex-pats skattesagen som case. Ad pkt. 3. Orientering om valutasituationen i Syd Sudan Dansk Flygtningehjælp led i 2015 et større tab som følge af en devaluering af valutaen i Syd Sudan. Dansk Flygtningehjælp havde på tidspunktet for devalueringen en relativ stor beholdning af lokal valuta. Forretningsudvalget blevet orienteret om valuta situationen i Syd Sudan i notat af 28. februar og forud for dette møde var der sendt et statusnotat til Forretningsudvalget, der nærmere gjorde rede for/analyserede, hvorfor beholdningen af lokal valuta var så stor på tidspunktet for devalueringen. Formanden takkede for et godt og uddybende notat og sagde, at læren fra Syd Sudan fremover måtte være at have så små likvide beholdninger som muligt. Generalsekretæren tilføjede, at Dansk Flygtningehjælp naturligvis hele tiden skal stræbe efter at blive endnu bedre på de områder, som de har indflydelse på. Men at det er svært både at spå om og kontrollere, når et land pludselig beslutter sig for at devaluere. MB supplerede at der bliver arbejdet rigtig meget med valutahåndtering og interne kontroller i Dansk Flygtningehjælp. Ad pkt. 4. Forretningsudvalgets rejse til Uganda den marts 2016 Forretningsudvalget var enige om, at det havde været en særdeles god og lærerig tur til Uganda. Fint at få et indblik i en velfungerende organisation hele vejen rundt med utroligt dygtige og kompetente medarbejdere. Flot arrangeret tur. Dog anbefales det at sætte et par dage mere af, hvis turen i 2018 kræver lige så lange flyture. Ad pkt. 5. Godkendelse af referat fra FU/1 den 2. februar Referatet godkendt. 5

6 Ad pkt. 6. Udfordringer i 2016 Mixed Migration Dansk Flygtningehjælp har i mange år haft fokus på Mixed Migration og er ved at tænke det ind i en strategisk ramme, hvor det også kan blive nødvendigt at se på målgrupper og vedtægtsformuleringer. De konflikter, der producerer Mixed Migration, er langvarige. Skel mellem nødhjælp og udvikling er arbitrært. Kravet til indsatsen er mere udviklings- og bæredygtig orienteret (resilience). Dansk Flygtningehjælp er typisk i et konfliktområde i lang tid. Privat sektor samarbejde m.m. Dansk Flygtningehjælp vil gerne være foran og toneangivende på Privat Sektor Samarbejdet (PSS). Sammenlignet med CSRsamarbejdet er PSS mere forretningsorienteret/ bæredygtigt og har fokus på slutbrugeren. Dansk Flygtningehjælp har indledt et samarbejde med Grundfos, DTU og Udenrigsministeriet bistået af ekstern konsulent. Generalsekretæren har drøftet det med Udenrigsministeren, der har vist interesse i projektet og er optaget af at fortsætte. Der er planer om at foretage to rejser, en til Mellemøsten og en til Uganda for at på vandløsninger. DTU deltager for at se, om der skulle være andre muligheder. Sigtet er at producere bæredygtige løsninger, som det betaler sig at købe og IKKE få forærende. Der er sået et frø, men det tager tid at løbe i gang. Pt. er der ved at blive udarbejdet budget for de to rejser. Ad pkt. 7. Evaluering af workshoppen om professionalisering af bestyrelsesarbejdet m.m. Forretningsudvalget var enige om, at det havde været en konstruktiv og god workshopdag om professionalisering af bestyrelsesarbejdet, der allerede har givet resultater bla. i ændret formalia for den økonomiske rapportering. Det blev besluttet, at referatet fra dagen indarbejdes i den lille pjece, som nyvalgte medlemmer til Forretningsudvalget får på møde i juni. Forretningsudvalget drøftede kort kompetencer, ansvar m.m. og konklusionen på drøftelsen kan kort skitseres som følger: Fundamentet er som det er med den civil samfunds struktur, som Dansk Flygtningehjælp er bygget op om. Medlemmerne af Forretningsudvalget er valgt ind i overensstemmelse med Dansk Flygtningehjælps vedtægter. Det Forretningsudvalget synes at måtte mangle i form af kompetencer kan suppleres fra det eksterne qua konsulenter. Revisionskomitéen og tilbagevendende 6

7 kapacitetsundersøgelser fra vores donorer er jeres sikkerhed, sagde AK og fortsatte: Nu får vi også et samlet risiko review i form af Risk Management Framework, og vi har styrket den interne revision og koblet den til Revisionskomitéen, så samlet set er det ok og ret professionelt, sagde AK. Formanden var enig og sagde at man som medlem af Forretningsudvalget hele tiden skal være opmærksom på, at der er udfordringer. Ad pkt. 8. Udkast til dagsorden til Repræsentantskabsmøde den 19. maj Dagsorden udkast godkendt. Ruben Madsen, Danmarks ambassadør i Tyrkiet indleder mødet med at tale om flygtningesituationen, EU aftalen med Tyrkiet m.m. Ad pkt. 9. Indstilling vedr. ny medlemsorganisation Dansk Folkeoplysnings Samråd Indstillingen tiltrådt. Punktet behandles på Repræsentantskabsmøde den 19. maj, hvor formanden for Dansk Folkeoplysnings Samråd vil være til stede. Ad pkt. 10 Meddelelser fra formanden Formanden oplyste følgende at han deltog i indvielsen af Job&Sprog i Kolding den 11. april og Ilse Fjalland i indvielsen af Job& Sprog i Århus den 1. april. Job&Sprog er et samarbejde mellem Integrationsnet og Lærdansk. Sigtet er i samarbejde med kommunen en integreret indsats, der skal lære flygtninge dansk og få dem tættere på arbejdsmarkedet. at 2 Dansk Flygtningehjælp ansatte er blevet skudt og dræbt i Syd Sudan. De foreløbige undersøgelser tyder ikke på, at de er blevet dræbt, fordi de arbejdede for Danish Demining Group, som er en del af Dansk Flygtningehjælp. at Dansk Flygtningehjælp er blevet medlem af et netværks forum i Ukraine sammen med andre organisationer. Netværket finansieres af ECHO og en amerikansk donor. Det er et anliggende for Forretningsudvalget, når Dansk Flygtningehjælp melder sig ind i noget. 7

8 at han og generalsekretæren tager til Lebos i Grækenland den april for at se Dansk Flygtningehjælps aktiviteter på øen. Dansk Flygtningehjælp arbejder med beskyttelse, idet Moria lejren er blevet en myndighedsopgave (detention center). Christian Gad, Global Emergency Coordinator fra international afdeling, ledsager dem på rejsen. Formanden orienterer forretningsudvalget skriftligt efter rejsen. Ad pkt. 11 Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Til orienteringen fra international afdeling var der især ros til indsatsen i Grækenland, hvor både ansatte fra international afdeling og asylafdelingen arbejder side om side med The Complete Game. Birgit Buddegaard (BB) kunne til sin glæde konstatere, at Dansk Flygtningehjælp igen er begyndt at arbejde i lejrene i Jordan. IF glædede sig over de mange initiativer, som Integrationsnet står for. Forretningsudvalget udtrykte glæde over, at der er ansat en ny chef for Kommunikation & Indsamling. Valget faldt på Claes Amundsen, en erfaren herre fra branchen. Claes starter den 2. maj. Forretningsudvalget drøftede om ikke tiden er inde til at give de frivillige et tættere tilhørsforhold til Dansk Flygtningehjælp fx ved at skifte navn. IF oplyste, at man i Frivilligudvalget arbejder ihærdigt på at få de frivillige til at føle sig som Dansk Flygtningehjælp ambassadører. Ad pkt. 12. Eventuelt FU-MØDER 2016 FU/3 + REPR. 19. maj FU/4 7. juni FU/5 6. september FU/6 8. november FU/7 6. december Der er endnu ikke afklaret om Peter Kellermann Brandorff (PKB) fortsætter som medlem af forretningsudvalget. PKB er på valg i maj. BB og Aja Heize (AH) deltog i en konference om konventionerne. Konferencen fandt sted på Christiansborg og var bl.a. arrangeret af FN-Forbundet og Helsinki-komitéen. Generalsekretæren arbejder stadig på at finde løsninger sammen med arkitektfirmaet Signal og udlejer om at finde plads til de mange nyansatte kolleger i Borgergade og få løst indeklimaproblematikken. 8