Menighedsrådets sekretær Vejen til den gode beslutningsproces. Danmarks Kordegneforening Landskursus 2015 Nyborg Strand

Transkript

1 Menighedsrådets sekretær Vejen til den gode beslutningsproces Danmarks Kordegneforening Landskursus 2015 Nyborg Strand

2 Program Den gode beslutningsproces Administrative værktøjer og muligheder på Den Digitale Arbejdsplads

3 Menighedsrådets (for)arbejde Gode beslutninger kræver et godt forarbejde Overskuelighed skaber overblik og basis for en god drøftelse Samarbejde og tillid til rådets arbejde

4 Menighedsrådets organisation Samme lovfastsatte rammer for alle menighedsråd: Enkeltposter Krav om ét udvalg: Kirkeudvalg Menighedsrådets muligheder: Nedsætte andre udvalg Etablere en forvaltning Samarbejde med andre menighedsråd 4

5 Menighedsrådets organisation Menighedsrådet Kirke- og kirkegårdsudvalg Aktivitetsudvalg It-udvalg Lovpligtigt udvalg ( 17) Særlige udvalg ( 20)

6 Den gode beslutningsproces Beslutninger tages af rådet på baggrund af detailviden fra fagfolk i udvalg, f.eks. i følgende forløb: Princip-drøftelse i rådet Behandling i et udvalg Indstilling fra udvalget Endelig beslutning i rådet En sag kan også starte i et udvalg

7 Den gode beslutningsproces Kære menighedsrådsformand Selvom jeg ikke er medlem af kirkegårdsudvalget, vil jeg bede om at få et punkt på næste møde om træerne nord for kirkegården. Med venlig hilsen Menighedsrådsmedlem Eksempel 7

8 Den gode beslutningsproces Kære menighedsrådsmedlem Det sætter jeg på dagsordenen, men jeg har brug for at vide, hvad der er problemet og hvad du ønsker der skal komme ud af det. Med venlig hilsen Menighedsrådsformanden Kære menighedsrådsformand Eksempel 8

9 Den gode beslutningsproces Kære menighedsrådsformand Jeg mener træerne skal fældes, og så skal der plantes noget nyt og pænere. Med venlig hilsen Menighedsrådsmedlem Kære menighedsrådsmedlem Det sætter jeg på dagsordenen, men jeg har brug for at Eksempel 9

10 Den gode beslutningsproces Menighedsrådsmøde, dagsorden: 5. Beplantning nord for kirkegården Menighedsrådsmedlem NN foreslår, at træerne nord for kirkegården fældes og der plantes noget nyt. Sagen indstilles til foreløbig drøftelse. Eksempel 10

11 Den gode beslutningsproces Kære menighedsrådsformand Udvalget har behandlet spørgsmålet om træerne ved kirkediget. Udvalget indstiller til menighedsrådet, at beplantningen nord for kirkegården udtyndes og der sås græs mellem diget og beplantningen. Vi har undersøgt fredningsforhold mv. og der er ingen problemer. Der er flere detaljer i referatet af udvalgsmødet. Med venlig hilsen Udvalgsformanden Eksempel 11

12 Den gode beslutningsproces Menighedsrådsmøde, dagsorden: 2. Beplantning nord for kirkegården Kirke- og kirkegårdsudvalget indstiller, at beplantningen nord for kirkegården udtyndes og der sås græs mellem diget og beplantningen. Bilag: Referat af møde den 28. november Eksempel 12

13 Den gode beslutningsproces Skab klarhed over opgaver og forretningsgang Hvem udfører hvad? Hvad kan man forvente? Hvordan gør vi det her hos os? Skarpe dagsordener giver skarpe beslutninger!

14 Administration af brugere Den Digitale Arbejdsplads

15 Mødeplanlægning For offentligheden Offentliggørelse af mødeplan For menighedsrådet Mødeoverblik Menighedsrådsmøder Udvalgsmøder

16 Mødeplanlægning i praksis Indskrive møder i kalenderen Oprette distributionsgruppe med MR-medlemmer Oprette aftaler i kalenderen og invitere distributionsgruppen Den Digitale Arbejdsplads

17 Mødeadministration Administration og arkivering af dagsordener, referater og bilag for menighedsråd og udvalg

18 Mødeadministration i praksis Menighedsrådets side: Øvrige dokumenter Opbygning af mappestruktur Samspil med postkassen

19 Mødecyklus 5. Offentliggørelse og arkivering 1. Indsamling af emner 4. Evt. forhandlingsreferat 2. Opbygning og udsendelse af dagsorden 3. Beslutningsprotokollen

20 1. Indsamling af emner Opfølgning fra tidligere møder Indkomne punkter fra udvalg Henvendelser udefra Formandens punkter

21 1. Indsamling af emner Punkter i postkassen Punkter i Øvrige dokumenter Den Digitale Arbejdsplads

22 2. Opbygning og udsendelse af dagsorden Struktur på dagsorden Indstilling, sagsfremstilling Forslag til skabelon Udsendelse af dagsorden Pr. mail? På DAP? (Pr. brev?)

23 2. Opbygning og udsendelse af dagsorden Sende mail med dagsorden eller Sende mail med oplysninger om dagsorden eller Tilføje dagsorden til aftale i kalenderen Den Digitale Arbejdsplads

24 3. Beslutningsprotokollen Skal indeholde oplysninger: der kan identificere den pågældende sag om menighedsrådets beslutninger om evt. særstandpunkter om medlemmers deltagelse på mødet og de enkelte sager om hvilke sager der er behandlet for lukkede døre om evt. mødeafbrydelser om beslutninger truffet af formanden ( 30, stk.2) Skal underskrives ved mødets afslutning

25 3. Beslutningsprotokollen Et eksempel

26 4. Evt. forhandlingsreferatet Overblik over mødeaktiviter der ikke involverer beslutninger, f.eks. meddelelser/orientering fra formand, udvalg eller enkeltmedlemmer

27 5. Offentliggørelse og arkivering Beslutningsprotokol: skal offentliggøres samme sted som dagsorden. Pr. mail? I arkivmappe? (Pr. brev?) Evt. forhandlingsreferat Pr. mail? I arkivmappe? (Pr. brev?)

28 5. Offentliggørelse og arkivering Sende referat med dagsorden eller Sende mail med oplysninger om referatet Den Digitale Arbejdsplads

29

30 Dato: Blad nr. Formandens initialer: Dagsorden Beslutning 1. Sagsfremstilling Indstilling 2. Sagsfremstilling Indstilling 1. Afgørelse 2. Afgørelse 3. Tilbage