PRIORITERINGSKATALOG BUDGET

Transkript

1 F = for (forslaget indgår i prioriteringsrummet) I = imod (forslaget indgår ikke i prioriteringsrummet) U = undlader at stemme Center A C F O V Økonomi- og Planudvalget Antal medlemmer Administration Teknik & Miljø Forhøjelse af byggesagsgebyrer F F F U I Strategi & Ledelse/Skoler Sammenlægning Center for Skoler og Center for Dagtilbud F F F F F 1.02 Byråd, kommissioner og valg 1.03 Tværgående områder HR & Personale Arbejdsskader F F F F F Teknik & Miljø Risikostyring - rådgivning af institutioner og administration i forb. med forsikringer F F F F F Økonomi & It FI: Øget konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser F F F F F Strategi & Ledelse FI: Fundraising - byggende på forudsætninger om at tjene sin egen løn Beredskabet Greve Brandvæsen Indtægtsdækket virksomhed F F F F F Greve Brandvæsen Supplerende forslag F F F F F Greve Brandvæsen Leasing af udrykningskørertøj (erstatter forslaget: Supplerende forslag) Greve Brandvæsen Reduktion af økonomisk rådgivningsbistand (erstatter forslaget: Supplerende forslag) Resultat af udvalgets behandling Mål for prioriteringsrum Økonomi- og Planudvalget Samlet for Økonomi- og Planudvalget

2 Center A C F O V 9.01 Renter / 9.02 Finansforskydning og finansiering Økonomi & It Optimering af gældspleje F F F F F Økonomi & It 1.03 Tværgående områder Reduktion af lønudgifter med henvisning til lønredegørelsen. Tilpasning af lønninger delvis over tre år Notater: Porto i institutioner Tilskud til andelsboliger Fælles lager og indkøb af kontorartikler Kopimaskiner: effektiviseringsmuligheder Økonomi- og Planudvalget I kr priser + = merindtægt/mindreudgift, - = merudgift/mindreindtægt 2

3 sforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.01 Administration Center: Teknik & Miljø Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Forhøjelse af byggesagsgebyrerne I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Korrigeret i % Budget ,3 Budget ,3 Budget ,3 Budget ,3 Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund BY godkendte på deres møde den 25. maj 2011, at byggesagsgebyrerne sættes op, hvilket vil bevirke højere indtægter for kommunen. Byggeaktiviteten de aktuelle år vil påvirke den endelige indkomst fra byggesagsbehandlingen. Målgruppe Borgere og erhvervsdrivende i kommunen. Fordele og ulemper Større indtægt for kommunen. Der vil kunne forventes klager fra ansøgere over at gebyrer er sat op. Afledte konsekvenser Der er ikke afledte konsekvenser. Økonomi og tidsplan Gebyrerne vil træde i kraft fra den 1. januar

4 sforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.01 Administration Center: Strategi & Ledelse Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Reducering af årsværk i administrationen I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Korrigeret i % Budget ,6 Budget ,6 Budget ,6 Budget ,6 Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund Greve Kommune gennemførte i 2007 en omfattende organisationsændring gennem nedlæggelse af forvaltningsstrukturen og etablering af En Virksomhed med 16 centre (5 fællescentre og 11 fagcentre). Formålet med organisationsændringen var at styrke koncernledelsen og det tværgående arbejde, også i forhold til at skabe en mere sammenhængende borgerbetjening. På baggrund af en evaluering blev der i 2010 gennemført en optimering af En Virksomhed og de 16 centre blev fusioneret til 11 centre (3 fællescentre og 8 fagcentre) for blandt andet, at effektivisere topledelsen og styrke helheden i borgerbetjeningen. Fusionering af Center for Dagtilbud og Center for Skoler kan give en besparelse i administrationen. Fordele og ulemper Fusionering af Center for Dagtilbud og Center for Skole kan på den ene side være med til at skabe større sammenhæng i opgaveløsningen på normalområdet. På den anden side kan etablering af større centre være med til at skærpe silotænkningen og dermed vanskeliggøre det tværgående samarbejde mellem centrene. Endvidere kan færre centre være med til at effektivisere administrationens og ledelsens arbejde. Økonomi og tidsplan Fusionering af centre kan fuldt implementeres fra Herudover har Børn og Ungeudvalget et effektiviseringsforslag på kr. i 2011 stigende til kr. i 2012 og frem på konto 3.01 og 3.02 som led i fusionering af de to centre. 1

5 sforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.03 Tværgående områder Center: Center for HR & Personale Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Arbejdsskader I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Korrigeret i % Budget Budget Budget Budget Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund Budgettet for arbejdsulykkesområdet har siden Greve Kommune overgik til selvforsikring været baseret på de aktuarberegninger, der udarbejdes af kommunens arbejdsulykkesadministration, som frem til den var Kommunernes Gjensidige og pr er Willis. Budgettallene for 2011 bygger på Gjensidige, idet Willis først udarbejder aktuarberegning efter den Willis vurderer i aktuarberegningen foretaget i januar 2011, at Greve Kommune har en regnskabsmæssig forpligtelse på 11,9 mio. til arbejdsulykkesområdet ultimo Der er dog kun skønnet en likviditetsmæssig påvirkning på ca. 1,9 mio. kr. i Set over en 3-årig periode ser - og regnskabstallene således ud: Årstal Budget (i mio) Regnskab ,3 2, , ,04 (1,89) - skønnet Det samlede beløb dækker over forskellige typer af udgifter til erstatninger til skadelidte, administrationsgebyrer og udgifter til myndigheder, forsikringsadministration mv. Når - og regnskabstallene sammenholdes over en 3-årig periode er det faktiske forbrug en del lavere end det terede. Greve Kommune har en meget tilfredsstillende lav udgift til arbejdsskader, hvilket er vigtigt at sikre fastholdelse af. Det skal dog understreges, at udgifterne langt overvejende ikke er styrbare, og kan blive påvirket af en enkelt arbejdsskade, der kan løbe op i en størrelsesorden på mere end 1 mio. kr. 1

6 Det skal endvidere bemærkes, at udgifterne til arbejdsskader i begge aktuarberegninger viser, at udgifterne er stigende, idet Greve Kommune fortsat er forholdsvis ung set med selvforsikringsbriller. Greve Kommune har været selvforsikret siden Dette er også baggrunden for, at det korrigerede er stigende, idet udgifterne aktuarmæssigt forventes af stige. Som det fremgår ovenfor, er Willis aktuarberegning for 2011 en del lavere end det terede tal. En direkte anvendelse af denne beregning, som dog først forelå efter det vedtagne for , havde betydet et på ca. 6 mio. kr. lavere. Willis gør dog også opmærksom på, at én enkelt dyr arbejdsskade kan ændre billedet væsentligt. Det vil fremadrettet være Willis aktuarberegning, der danner grundlag for tet til arbejdsskader, som defineret ovenfor. Målgruppe Ansatte i Greve Kommune. Fordele og ulemper Det vil være en fordel, at tet tilpasses aktuarberegningen fra det nye administrationsfirma, Willis. Denne synes for 2011 at være en del lavere end tidligere skønnet og det faktiske forbrug gennem de seneste 3 år har været en del lavere end det terede. Det vil være forbundet med en risiko, at have et relativt lille på området, idet dette alt andet lige vil have vanskeligere ved at opsuge arbejdsskadeudgifter af betydelig størrelse.såfremt arbejdsskadeudgifter af betydelig størrelse opstår, vil det kunne blive nødvendigt at trække på kassen. Afledte konsekvenser Det kan overvejes at indføre incitamentsskabende struktur, således at f.eks. et ikke anvendt til arbejdsskader, anvendes helt eller delvis til forebyggende indsatser i det efterfølgende år. I den forbindelse kunne ét af elementerne i den forebyggende indsats være den benchmark Willis årligt udføre mellem sine kommunale kunder. Økonomi og tidsplan Forslaget kan implementeres pr. 1. januar

7 sforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.03 Tværgående områder Center: Teknik & Miljø Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Risikostyring: Rådgivning af institutioner og administrationen i forbindelse med forsikring. Besparelse af lønkroner (centralt 1/3 medarbejder = kr. og anslået decentralt = kr.) I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Budget Budget Budget Budget Beskrivelser og konsekvenser Korrigeret i % Indhold og baggrund Økonomi- og Planudvalget har på sit møde den 13. april 2011 spurgt, om der kan opnås en besparelse i forbindelse med indberetning af forsikringer. De fleste centre eller institutioner i Greve Kommune vil på et tidspunkt skulle anmelde en forsikringsskade, der er opstået på den lokale arbejdsplads. Det kan eksempelvis være en arbejdsskade, en brand eller et tyveri m.v. I forbindelse med disse skader er centre og institutioner ansvarlige for at indberette den opståede skade til en centralt placeret forsikringsmedarbejder på rådhuset. Forsikringsmedarbejderes yder råd og vejleding i forbindelse med håndtering af anmeldelser og krav til dokumentationen. Der forefindes blanketter til skadesanmeldelse, men ofte er centre og institutioner ikke bekendt med deres eksistens, eller hvor de findes og/eller usikker på hvornår og hvordan blanketterne de skal udfyldes. Målgruppe Alle centre og institutioner i Greve Kommune Fordele og ulemper For at forslaget kan gennemføres skal der investeres i en digitalløsning. 1

8 Afledte konsekvenser Det er intentionen at få afklaret hvilke muligheder, der er for at effektivisere og digitalisere skadesanmeldelser, herunder undersøge om Greve Kommune kan udvikle en intern digital løsning eller om der er programmer på markedet. Endvidere skal det afklares hvilke oplysninger og informationer der kræves i forbindelse med en revideret model for skadeshåndtering. Økonomi og tidsplan Det er forventningen at Greve Kommune inden udgangen af 2011 har skabt et overblik over hvilke nye tiltag der med fordel vil kunne igangsættes og implementeres i forbindelse med en mere effektiv skadeshåndtering. 2

9 sforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.03 Tværgående områder Center: Center for Økonomi & It Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Forretningsmæssig investering: Øget konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser - lønudgift til udbudsjurist besparelse I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Korrigeret i % Budget Budget Budget Budget Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund Indkøbsområdet er kendetegnet ved, at de største gevinster ved konkurrenceudsættelse opnås den første gang et område konkurrenceudsættes. Ved efterfølgende genudbud kan der stadig opnås gevinster, men de vil som regel være mindre. Greve Kommune har i mange år haft fokus på konkurrenceudsættelse af varekøb, og kommunen har derigennem opnået store besparelser. Der arbejdes fortsat på at forbedre og optimere kommunens varekøb, men potentialet er mindre. På den baggrund er det vigtigt, at Greve Kommune fortsat finder nye områder, der kan konkurrenceudsættes med henblik på at kunne realisere størst muligt potentiale. Her udgør konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser et vigtigt fokusområde de kommende år. Som et led i arbejdet med konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser har Byrådet i december 2010 vedtaget en udbudsstrategi for Greve Kommune for perioden Den indeholder en identifikation af områder, hvor der frem til 2013 skal konkurrenceudsættes tjenesteydelser. Dertil kommer, at Regeringen i april 2011 har indgået aftale med Dansk Folkeparti, Liberal Alliance og Kristendemokraterne om den såkaldte konkurrencepakke. Den betyder bl.a., at målet for kommunernes konkurrenceudsættelse skal øges til 31,5% i Denne målsætning er indarbejdet i Økonomiaftalen for 2012 mellem KL og Regeringen. Det er i dag de enkelte centre og institutioners ansvar at udpege tjenesteydelser, der kan konkurrenceudsættes, og at gennemføre selve udbuddet. Det er dog de færreste centre og institutioner, der har kompetencer til at gennemføre de ofte komplicerede processer, der er forbundet med udbud af tjenesteydelser. Indkøbskonsulenterne fungerer derfor som rådgivende 1

10 konsulenter i nogle af centrenes udbudsprocesser. I andre tilfælde benytter centrene ekstern konsulentbistand til at gennemføre udbuddet. For at understøtte det fremtidige fokus på udbud af flere af kommunens tjenesteydelser foreslås det at styrke Indkøbsfunktionen ved tilførsel af en ekstra ressource i form af en udbudsjurist. Hvis antallet af indkøbskonsulenter øges fra to til tre, vil Indkøbsfunktionen kunne fungere som interne konsulenter i flere tilfælde end i dag. Dermed kan der spares udgifter til eksterne konsulenter. Derudover vil Indkøbsfunktionen kunne agere mere proaktivt og medvirke til at finde nye områder, der med fordel kan konkurrenceudsættes. I den forbindelse er det vigtigt, at de opnåede gevinster realiseres til fordel for kommunekassen. Fokus på dette aspekt af indkøbsarbejdet vil blive skærpet igennem styrkelsen af Indkøbsfunktionen. Alt i alt indebærer forslaget en forventning om en besparelse gennem flere udbud af tjenesteydelser, udbud på nye områder samt styrket realisering af opnåede gevinster. Samlet set indebærer forslaget en nettobesparelse på 1 mio. kr. i 2012 og frem. Målgruppe Forslaget berører alle centre og institutioner, som får forøget mulighed for intern konsulentbistand i forbindelse med udbudsprocesser. Fordele og ulemper Forslagets fordel er først og fremmest en nettobesparelse på 1 mio. kr. i 2012 og frem. Derudover vil en styrkelse af Indkøbsfunktionen medvirke til at sikre, at Greve Kommune lever op til målsætningen om, at kommunerne i 2015 konkurrenceudsætter mindst 31,5% af deres tjenesteydelser. Afledte konsekvenser Økonomi og tidsplan Forslaget kan træde i kraft 1. januar

11 sforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.03 Tværgående opgaver Center: Strategi & Ledelse Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Fundraising - lønudgift Brugerbetaling og eksterne midler I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 Budget 2015 Beskrivelser og konsekvenser Korrigeret i % Indhold og baggrund Greve Kommune har til finansiering af projekter bredt i kommunen indhentet knapt 15 mio. kr. fra statslige puljer i 2009 og omkring 7 mio. kr. i Imidlertid har Greve Kommune kun i begrænset omfang erfaring med at søge midler fra private fonde. Strategi & Ledelse har det overordnede og koordinerende ansvar for fundraising i Greve Kommune. Centret skal i samarbejde med andre centre og institutioner iværksætte initiativer, der kan medvirke til at kommunen i højere grad opnår finansiering til iværksættelse af projekter i kommunen, herunder med særlig fokus på at opnå støtte fra private fonde. For at styrke fundraising har Strategi & Ledelse i 2011 etableret et samarbejde med konsulentfirmaet Fundraiseren. Konsulenterne fra Fundraiseren tilbyder råd og vejledning til centre og institutioner parallelt med at udviklingskonsulenterne i Strategi & Ledelse opkvalificeres. Udgiften til de eksterne konsulenter finansieres af vakante lønmidler på grund af barsler i centret. Derfor stopper ordningen senest med udgangen af En væsentlig barriere for i højere grad at opnå økonomisk støtte fra eksterne puljer og fonde er antageligt, at det er vanskeligt for centre og institutioner, at prioritere ressourcer til at udarbejde projekter og ansøgninger. Der kan derfor være perspektiv i at ansætte en dedikeret konsulent, som skal varetage opgaver for centre og institutioner, som led i fundraising og afvikling af projekter. Ansættelsen kan foretages som en forretningsmæssig investering. Fundraiseren skal derfor både være med til at indhente eksterne midler til kommune og indhente midler til finansiering af egen løn, eksempelvis over ansøgningerne eller gennem brugerbetaling fra centre og institutioner. 1

12 Økonomi og tidsplan Styrkelse af fundraising kan i princippet starte, når der er ansat en konsulent til at styrke fundraising og senest fra januar Konsulenten skal som udgangspunkt tjene sin egen løn hjem. Herudover er det vanskeligt at estimere, hvor mange midler der kan indhentes på baggrund af en styrkelse af fundraising. 2

13 sforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalg/Beredskabskommission Budgetområde: 7.01 Beredskab Center: Teknik & Miljø Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Indtægtsdækket virksomhed I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Korrigeret i % Budget Budget Budget Budget Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund Greve Brandvæsen gennemfører kursus,-uddannelses- og øvelsesvirksomhed for stationens mandskab inden for områderne brandbekæmpelse og førstehjælp mv. Brandvæsenet afholder desuden kurser for kommunens ansatte og elever i Folkeskolens 6-8 klasser indenfor elementær brandbekæmpelse og elementær førstehjælp. Ved at udnytte brandvæsenets kursusfaciliteter og dygtige instruktører kan kursusaktiviteterne udvides op til ca. 100 kurser årligt, hvorved der kan opnås et årligt dækningsbidrag samtidig med, at kvaliteten i de tilbudte kurser hæves op på et attraktivt niveau. Målgruppe Op til en tredjedel af kommunens ansatte, ca frivillige i foreningslivet samt ansatte på kommunens ca. 500 virksomheder. Fordele og ulemper Fordele: Der opnås en teret indtægt. Kommunens ansatte, Frivilige i foreningslivet og ansatte på kommunens virksomheder tilbydes kurser af høj kvalitet. Der opnås gratis adgang til E-læring inden for Elementær Brandbekæmpelse via Trygfondens E-læringsportal Brandparat for kommunens ansatte. Kommunens samlede forebyggende kapacitet øges. Ulemper: Brandvæsenets incitament og evne til at gennemføre og udvikle indtægtsdækket virksomhed reduceres når dækningsbidraget herfra ubeskrået tilfalder kommunekassen. Afledte konsekvenser Brandvæsenets indtægtsdækkede virksomhed risikere at blive reduceret over tid eftersom kursusafgiften skal øges for at opnå et teret dækningsbidrag på kr. Ifølge 1

14 Brandvæsenets kalkulationer vil der med tilknytning af en honoraransat kursuskoordinator til kr. årligt og faste honoraraftaler med brandvæsenets instruktører kunne opnås en omsætning på ca kr. og et dækningsbidrag på kr. årligt fra Ved krav om at øge dækningsbidraget fra kursusaktiviteterne til kr. årligt vil der ske en regulering af deltagerbetalingen, som risikere at få negativ indflydelse på efterspørgslen efter kurserne en merregning, der så skal betales af kommunens egne institutioner/medarbejdere og de frivillige i foreningslivet. Økonomi og tidsplan De udvidede kursusaktiviteter vil kunne iværksættes med virkning fra

15 sforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalg/Beredskabskommission Budgetområde: 7.01 Beredskab Center: Teknik & Miljø Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Leasing af udrykningskørtøj I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. Oprindeligt Korrigeret i % Budget ,6 Budget ,6 Budget ,6 Budget ,6 Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund Beredskabet kan forlænge leasingperioden for Automobiltanksprøjten, der selvstændigt løser ca. 92% af alle stationens udrykninger ved at overgå fra Falck Leasing til KommuneLeasing og forlænge leasingperioden ud over kontraktperioden fra nuværende til Herved opnås en årlig driftsbesparelse samtidig med at kommunen ved udløb af leasingperioden vil stå som ejer af udrykningskøretøjet og som sådan opnår provenuet fra salg af køretøjet. Målgruppe Der er tale om en ren finansiel omlægning som ikke vil have konsekvens for brandvæsenets serviceniveau. Der ændres ikke på køretøjet - dets udrustning med materiel.- ligesom køretøjet fortsat drfites og serviceres af Falck A/S. Fordele og ulemper Der opnås en driftsbesparelse. Kommunen vil som ejere af udrykningskøretøjet være bundet til at benytte køretøjet i yderligere 9 år alternativt søge det solgt inden leasingperiodens udløb med risiko for tab eller mulighed for gevinst. Afledte konsekvenser Ved at eje køretøjet opnås mulighed for at køre gratis i en periode, hvis køretøjet holder længere end til udløb af Køretøjet skal forsikres i kommuneforsikring. Økonomi og tidsplan Udrykningskøretøjets pris er ca. 1,6 mio. kr og indgår i Brandoverenskomsten med en årsværdi på ca kr. Den tilsvarende leasingydelse med længere afskrivningshorisont (+ 9 år) i KommuneLeasing ligger på ca kr. årligt. Kan iværksættes

16 sforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalg/Beredskabskommission Budgetområde: 7.01 Beredskab Center: Teknik & Miljø Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Reduktion i økonomisk rådgivningsbistand I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Korrigeret i % Budget Budget Budget Budget Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund Greve Brandvæsen modtager økonomisk rådgivningsbistand til, enhedskontoplan, bogføring, fakturering, regnskab, mv. 5 timer om ugen. Rådgivningsbistanden ydes af kontofuldmægtig i Greve Svømmehal, idet Greve Brandvæsen ikke har HK personale ansat i eget regi. Greve Brandvæsen vil fremover kunne løse flere bogføringsopgaver selv og vil i en vis udstrækning kunne trække på støtte fra Center for Teknik og Miljø i mæssig sammenhæng. Herved vil omfanget af økonomisk rådgivningsbistand kunne reduceres. Målgruppe Der vil være mindre økonomisk rådgivningsbistand fra kontorfuldmægtig i Greve Svømmehal, hvilket indebærer at Greve Brandvæsens Brandinspektører skal kompetenceudvikles i forhold til at løse bogførings- og regnskabsopgaver på egen hånd. Fordele og ulemper En del af ledelsestiden skal gå fra operationelle og planlægningsmæssige opgaver til HK opgaver. Afledte konsekvenser Det vil have den konsekvens, at løn til kontorfuldmægtig i Greve Svømmehal enten enten skal findes inden for Svømmehallens alternativt skal kontorfuldmægtig reduceres i månedlig arbejdstid. Økonomi og tidsplan Kan iværksættes

17 sforslag til Udvalg: ØPU Budgetområde: 9.01 Finansforskydninger og finansiering, 9.02 Skatter og generelle tilskud Center: Ø&I Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Nej Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Finansiering Forslag: Tekst Kapitalforvaltning (renteindtægter) I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Korrigeret i % Budget Budget Budget Budget Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund Som andre kommuner udvikler kommunens indlån i banken sig fra et toppunkt i starten af måneden efter statens udbetaling af 12-delsrater (indkomstskat, bloktilskud mv.) typisk ca mio. kr. - til et lavpunkt i slutningen af måneden, hvor bl.a. lønudbetalingerne sker. Gennem de senere år har kommunen trukket mere på den til kontoen hørende kredit for til stadighed at have en betydelig del af sin løbende likviditet placeret i obligationer, p.t. ca. 177 mio. kr. Fordelen herved er den gevinst, der fremkommer som forskellen mellem den lange rente (obligationer) og den korte rente (kassekreditrente), p.t. 2-3 % pr. år eller ca. 4-5 mio. kr. årligt i øget rente indtægt. Administrationen foreslår, at denne fremgangsmåde fortsætter og i højere grad end p.t. med henblik på at placere yderligere 100 mio. kr. i obligationer. Udover renterationalet (på ca. på 2 mio. kr.) løser denne fremgangsmåde indskydergarantiproblematikken, idet kommunen herefter ikke længere vil være nettoindlåner i kommunens hovedbankforbindelse. Målgruppe Ingen umiddelbar målgruppe. Fordele og ulemper I større omfang at udnytte forskellen mellem den korte og lange del af rentekurven, og på den baggrund vil kommunen gennemsnitligt over tid antageligt kunne høste ca. 2 mio. kr. i yderligere renteindtægter. Rentepotentialet kan/vil svinge med markedsudviklingen, og derfor kan forslaget eksakte potentiale ikke endeligt estimeres. Økonomi og tidsplan Pr. 1. januar

18 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Økonomi- og Planudvalget Porto i institutionerne Dato 11. august 2011 Administrativ enhed Center for Økonomi & It Sagsbehandler Jannie Stibolt Holmgaard Økonomi- og Planudvalget har på sit møde den 15. juni ønsket en belysning af porto på institutioner: Institutionerne finansierer porto fra eget og vurderer, om post sendes som A eller B post. Efter en rundspørge, har flere institutioner tilkendegivet, at hvor det er muligt bliver meddelelser hængt op i børnenes garderober eller annonceret på forældreintra m.v. Der er foretaget et posteringsudtræk for første halvår af 2011, som viser, at der har været et forbrug på ca kr. på konti for eksterne institutioner i Greve Kommune. Hvis samme adfærd fortsætter for 2. halvår af 2011, forventes forbruget på eksterne institutioners portoudgifter at være ca kr. for hele Side 1

19 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Økonomi- og Planudvalget Tilskud til andelsboliger midler efter lovændring Dato 22. juni 2011 Administrativ enhed Center for Økonomi & It Sagsbehandler Jannie Stibolt Holmgaard Økonomi- og Planudvalget har på sit møde den 15. juni ønsket at få belyst, om der er midler, der efter lovændring ikke bliver brugt. Der vurderes pt. at være et mindreforbrug på kontoen, mens der samtidig er andre konti med merforbrug på Center for Borgerservices område. Der foretages en vurdering af Borgerservices samlede økonomi ved opfølgning 2, og et eventuelt samlet mindreforbrug bæres ind i opfølgningen, som bliver politisk forelagt på september møderækken. Side 1

20 Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Dato 11. august 2011 Administrativ enhed Sagsbehandler Eventuel besparelse ved etablering af centralt varelager - uddybende overvejelser Center for Økonomi & It Chef for Analyse og Indkøb Kristinna Andersen Indledning Økonomi- og Planudvalget har på deres møde den 18. maj 2011 stillet spørgsmål, om der kan opnås besparelse ved etablering af centralt lager af kontorartikler. Spørgsmålet er stillet med udgangspunkt i Krevi s katalog over effektiviseringsmuligheder i kommunerne. Administrationen har afgivet svar til ØPU ved mødet den 15. juni Dette notat rummer yderligere undersøgelser af muligheden for etablering af centralt lager. Eksemplet fra Sønderborg Administrationen har rettet henvendelse til Sønderborg Kommune, som var eksemplet i Krevi-kataloget. Det viser sig, at Sønderborg har etableret et centralt lager af kontorartikler for rådhusets afdelinger, men ikke for kommunens institutioner. Institutionerne modtager fortsat varer direkte fra leverandøren. Sønderborg Kommune havde vurderet, at et centralt lager for varer til institutionsniveauet ikke vil skabe en besparelse for kommunen. Endvidere henviste Sønderborg Kommune til Esbjerg Kommune, der også havde haft disse overvejelser. Ved administrations henvendelse til Esbjerg Kommune viste det sig, at Esbjerg Kommune helt havde fravalgt denne løsning og tværtimod var gået i den stik modsatte retning, da håndteringen af disse opgaver er virkelig omkostningstunge i forhold til den nu valgte løsning med direkte levering til den enkelte rekvirent. Markedet havde udviklet sig i en retning, der gav en bedre totaløkonomi i direkte leveringer til den enkelte rekvirent frem for et centralt fordelingslager. Besparelse ved et centralt lager i Greve Administrationen har dernæst undersøgt de konkrete besparelsesmuligheder med etablering af et centralt lager i Greve Kommune. Det er gjort for to varegrupper kontorartikler og hygiejneartikler idet der er vurderet, at der netop for disse varegrupper kunne etableres et centralt varelager. Greve Kommune har indgået aftale om køb af kontorartikler med Lyreco. Aftalen er indgået via SKI og løber frem til ultimo Herefter forventes et udbud iværksat i regi af Fælles Udbud Sjælland (FUS). Indkøb af hygiejneartikler sker hos Bunzl (Multiline), og denne aftale løber frem til ultimo I begge kontrakter betaler Greve en samlet pris pr. produkt. Det er ikke muligt at skelne mellem leveringsomkostninger og selve produktets pris. Administrationen har taget kontakt til de to leverandører for at undersøge, hvor stor en del leveringsomkostningerne udgør af kommunens udgifter. Begge leverandører har afvist at oplyse dette af konkurrencemæssige hensyn.

21 Det er således ikke muligt at beregne, hvor stor en besparelse, der kan opnås ved at reducere leveringsomkostningerne ved indkøb af kontor- og hygiejneartikler. Udgifter til centralt lager i Greve Alternativt kan der laves et skøn over udgifterne ved etablering af et centralt lager. Et centralt lager indebærer udgift til administration af lageret (bestilling af varer, registrering af institutionernes bestillinger og pakning af institutionernes bestilling). Dette kræver, at en person ansættes til at udføre disse opgaver. Det vurderes, at der vil være tale om en fuldtidsstilling for en ufaglært person. Derudover vil der være udgifter forbundet med fragt af varer fra det centrale lager til kommunens institutioner. Kommunen har i dag ikke en fast kørselsordning mellem rådhuset og kommunens institutioner. Rådhusbetjentene kører alene ud med intern post efter behov. Der skal altså etableres en fast kørselsordning, der sikrer, at varer fra det centrale lager fragtes ud til institutionerne 1-2 gange om ugen. Til sidst er det nødvendigt, at der tilkøbes et it-system eller en tilretning af Prisme-systemet til lagerstyring og administration af institutionernes bestilling af varer fra det centrale lager. Skøn over udgifter forbundet med etablering af centralt lager: Udgiftstype Kr. Ansættelse af person til at administrere lager m.m Fragt af varer fra centralt lager til institutioner Indkøb af system til disponering/tilretning Samlet skøn Samlet vurdering af muligheden for at opnå besparelse Administrationen vurderer, at det vil være meget begrænsede muligheder for at opnå en besparelse, der overstiger udgifterne forbundet med etableringen af et centralt lager. Kommunen har i dag et årligt forbrug på kontorartikler fra Lyreco på kr og på hygiejneartikler fra Bunzl på kr Hvis der skal opnås en besparelse på kr , svarer det til 16% af den samlede volumen for de to artikler. Dertil kommer, at såfremt kommunen ønsker at indgå kontrakter, hvor der alene indgår leveringsomkostninger til én lokation i kommunen, så kan det være nødvendigt, at Greve Kommune gennemfører egne udbud for at få dette krav indarbejdet i kontrakten. F.eks. er der i SKI-aftalerne på kontorartikler ikke mulighed for at få leveringsomkostningerne reduceret. Dette indebærer, at der vil være større udgifter forbundet med fornyelse af kontrakter på disse områder, da det alt andet lige er en større opgave at lave eget EU-udbud end at tilslutte sig en SKI-aftale. Vi påtænker at deltage i et samlet udbud gennem FUS hvor prisniveauet naturligvis også vil være afhængigt af, hvor mange særkrav den enkelte kommune vil have. Jo flere særkrav, jo højere priser.

22 Emne Notat vedrørende effektiviseringsmuligheder på kopimaskiner herunder overvejelse om hjemtagning af opgaven og flytning fra drift til anlæg Dato Administrativ enhed Sagsbehandler Center for Teknik & Miljø Kenni Nielsen På Økonomi- og Planudvalgsmødet den 15. juni 2011 blev Administrationen spurgt omkring effektiviseringsmuligheder vedrørende kopimaskiner herunder overvejelse om hjemtagning af opgaven og flytning fra drift til anlæg. Hele kommunens kopi- og printområde gennemgik i 2006 og 2007 en større effektivisering og centralisering. Rationalet var på daværende tidspunkt, at der med udgangspunkt i centralisering af drift og kontrakter, stram styring samt opsigelse af decentrale dyre aftaler kunne opnås følgende besparelser: Ca kr. ved hjælp af en beslutning Ca kr. ved hjælp af en administrativ beslutning Begge beløb, ca kr., blev udmøntet ved 2007 samt i overslagsårene, og kopi- og printområdets korrigeret i 2012 er på mio. kr. Omkring fremtidig finansiering og yderligere effektiviseringsmuligheder vurderes det, at kopi- og printområde med baggrund i, at den største leasingkontrakt med Kommunen Leasing A/S blev færdigbetalt i marts 2011, kan effektiviseres de første tre år fra 2012 og frem til og med 2014 med ca. 1 mio. kr. Fra 2015 og frem vurderes området dog kun, at kunne effektiviseres med ca. 0,5 mio. kr., da udvikling i teknologi, slidtage og yderligere nyanskaffelser må forudses. Effektiviseringen ses som en del af udmøntningen af de allerede besluttede administrative effektiviseringer og det korrigerede er for drift af kopi- og printmaskiner herefter for , at være mio. kr. og fra 2015, at være mio. kr. Kommunen har udover den føromtalte leasingaftale seks leasingaftaler som alle er finansielle leasingaftaler med Kommune Leasing A/S. Leasingaftaler som senest udløber i 2014 og som samlet anslås til udgifter for ca kr. årligt. Det korrigerede i 2012 på ca mio. kr. vurderes anvendt således: Afholdelse af seks leasingkontrakter til Kommune Leasing A/S på ca kr. Køb af nyt udstyr jf. udskiftningsplan til skolerne. 43 maskiner af typen 7435V_RLX til ca kr. pr. maskine, i alt ca kr. Investering i Xerox Print Services (XPS) ca kr. Flytninger af udstyr, nye behov m.v. ca kr.

23 Ovennævnte indeholder både en udskiftningsplan og investering i Xerox Print Services, som er et modul som virtuelt monteres på hver enkelt maskine, og bidrager til at både brugeren og driftspersonalet kan opleve forbedringer. Forbedringer som automatisk tilkaldelse af teknikker ved maskinfejl, automatisk bestilling af forbrugsstoffer samt bedre levering af data således at styring og aflæsning styrkes. Omkring spørgsmålet vedrørende flytning af udgiften fra drift til anlæg, så kan det godt foretages, men Servicerammen i 2012 på driftsområdet gør det ikke nødvendigt, at flytte udgiften.