Dagsorden: 7 Sammenlægning af afdelinger Sammenlægning af afdelinger Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen:

Transkript

1 Halsnæs Ny Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 8. september 2014 kl i fælleshuset beliggende Melby Stationsvej 12 B, 3370 Melby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Bestyrelsesforhold Personaleforhold Generel orientering Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Servicecenter status Fælles maskinpark Snerydning Individuelt brug af andre håndværkere Istandsættelser generelt herunder JA rengøring Skiltning ved Servicecenter/mandskabshus Afsluttende regnskaber Afsluttende regnskaber Boligselskabets afdelinger Orientering om driftsforhold Ansøgning til dækning af energi- og miljørapporter Ansøgning til dækning af økonomisk støtte til ændring af Syrenvej Nyt punkt 6,4 Ansøging om ny varmeforsyning og støtte til undersøgelse i 2508 og Sammenlægning af afdelinger Sammenlægning af afdelinger Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Ulla Torp, formand Povl Povlsen Trine Feldstedt Ole Stolberg Inge-Lise R. Rasmussen Kirsten Madsen Suppleant Jørgen Rønnebech Mona Jensen Kaia Lillian Bergenhagen Karin Thomsen Ulla Lundin Suppleant Øvrige deltagere: Kim Brokmann, Kundechef Udsendt den 25. september 2014

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter incl et nyt punkt 6,4 som var ansøgning til nye varmekilder i 2 afdelinger. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 19. maj Referatet blev godkendt. Der var forslag fra Karin Thomsen om at indkaldelserne i fremtiden indeholdte titler på medlemmerne idet suppleanterne jo deltager i mødet og ikke har stemmeret. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Formanden berettede at hun havde deltaget i 2 ekstraordinære afdelingsmøder i hhv 2502 og i Mødet i 2502 handlende om uoverensstemmelse mellem bestyrelsens beslutning omkring legeplads og nogle beboere. Der blev på et ekstraordinære møde nedsat et legepladsudvalg som skal komme med forslag til det ordinære møde. Herudover skulle vælges ny formand da den tidligere formand har trukket sig på grund af sygdom. Trine blev valgt som formand. I 2525 handlede det om at tidligere næstformand i afdelingen ikke havde afleveret 5 tablets og at bestyrelsen på den baggrund ville trække sig pga samarbejdsvanskeligheder. Vedkommende oplyste dog kort inden mødet at vedkommende træk sig. Tablets er forsat ikke afleveret og bestyrelsen er anmodet om materiale til en politianmeldelse. Ulla kunne oplyse at der var et super samarbejde i bestyrelsen nu. Herudover havde formanden været på ferie. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Karin Thomsen orienterede om at der skulle/er kommet nye personer til Domea,s bestyrelse. Herudover var der tilknyttet 2 videns personer begge politikkere og den ene fra Vordingborg og den anden fra Fredericia. Det havde været en rigtig god landskonference med et positivt repræsentantskabsmøde. Musikken efter maden havde der været lidt henvendelser omkring, da nogle mente de var for unge dem der spillede. Side 2 af 7

3 Karin henviste til almene boligdage som skulle finde sted på Fyn. Der var mange spændende foredrag man kunne tilmelde sig. Karin gjorde også opmærksom på bladet boligen som var et blad der blev sendt direkte til de beboervalgte. Såfremt man ikke modtog dette og man ønskede dette så skulle man tage fat i servicekoordinator Britt Voigt eller rette henvendelse til BL. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Bestyrelsesforhold Valg af næstformand. Formanden indstiller Povl Povlsen. Bestyrelsen konstituerer sig med næstformand Povl Povlsen efter enstemmigt flertal. 3.4 Personaleforhold Generel orientering Der er ingen til- eller fratrædelser, men medarbejderne er begyndt at arbejde i henholdt til servicecenterets daglige normer. Der er forsat oplæring og udfordringer med Eazy Soft. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.5 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Der er udleveret ipads til Ole Stolberg og Kirsten Madsen. Domea anbefaler at de tilmelder sig et ipad kursus. Tidligere næstformand har ikke returneret de Tablets som var aftalt med bestyrelsen. Sagen vil blive overdraget til Politiet. Det blev besluttet at Kirsten fik fat i uddannelseslederen med henblik på et kursus afholdt i Frederikssund idet der var 10 personer som havde lyst til at deltage i et sådan kursus. Heraf 5 fra 2525 og Kirsten og Ole samt Kaia og herudover 2 fra boligselskabet Rosenvænget Vivi og Birthe. Kan efter mødet oplyse at der er oprettet et hold som har kursus den 1. oktober. Det har været lidt usikkert hvorvidt næstformanden har trukket sig fra organisationsbestyrelsen. Det er blevet besluttet at de sms der er afsendt har betydet at næstformanden har trukket sig. Vedkommende vil i øvrigt blive politi anmeldt af afdelingen pga manglende tilbagelevering af 5 stk. Tablets. Afventer materiale fra bestyrelsen i Ulla afleverede på mødet det som hun havde også afventer vi blot materiale fra formanden. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, men undrede sig over det lange sagsforløb. Bestyrelsen besluttede at bevilge 5 nye Ipads til bestyrelsen fra arbejdskapitalen. Side 3 af 7

4 4 Servicecenter status 4.1 Fælles maskinpark Der er ikke fælles maskinpark i Servicecenter Frederikssund. Maskiner indkøbes i områder og enkelte specialmaskiner i hele servicecenteret. Bestyrelsen tilkendegav at der tidligere har været arbejdet på en fælles maskinpark. Kundechef Kim ville undersøge til næste møde hvordan disse planer hang sammen. Det handler meget omkring moms og samdrift. 4.2 Snerydning Snerydningen varetages i dagtimerne af servicecenterets medarbejdere. I weekenden er det et eksternt firma. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning idet det blev oplyst at der er en sneberedskabsplan således at områderne hvor der var størst behov blev lavet først. Det vil sige at man måske ikke lavede det hele første gang man kom, men kun det allermest nødvendige. Man skal være startet kl 7.00 et sted i selskabet. 4.3 Individuelt brug af andre håndværkere Det er Servicecenter Frederikssund som rekvirerer håndværkere. Bestyrelsen spurte ind til valg af håndværkere i flyttesager. Det er i udbud pga digital syn og her finder man det bedste og billigste tilbud som så er gældende i 4 år. Det er udfra en meget detaljeret beskrivelse. Kundechefen oplyste at det var aftalt med synsteamet at de skulle komme rundt og forventningsafstemme med bestyrelserne omkring hvordan lejemålene skulle se ud inden indflytning. Bestyrelsen-tog orienteringen til efterretning 4.4 Istandsættelser generelt herunder JA rengøring Såfremt der er tale om istandsættelse ved fraflytning, så er udbyder udvalgt i henhold til liciteringen med 3 år endnu. Synsteamet godkender rengøringen og hvis dette ikke er i orden kontaktes JA rengøring, som udbedrer arbejdet for egen regning. Bestyrelsen påpegede at de ikke altid syntes lejemålene var i den stand man forventede. Kundechefen påpegede derfor nødvendigheden af mødet mellem bestyrelsen og synsteamet. Det er jo muligt at en bestyrelse ønsker højere standard end loven foreskriver og end vi kan pålægge fraflytter. Men det skal ikke forhindre synsteamet i at lejemålene lever op til bestyrelsernes forventninger så længe der også budgetteres herefter. Orienteringen blev taget til efterretning Side 4 af 7

5 4.5 Skiltning ved Servicecenter/mandskabshus Debat om evt. skiltning ved mandskabshus. Kundechefen ville undersøge om der kunne komme nye skilte op med logo eller lign. 5 Afsluttende regnskaber 5.1 Afsluttende regnskaber Domea sender regnskaber til revisor fra uge og så går der minimum 2-3 uger inden de er retur hos Domea. Regnskaberne gennemgås på Regnskabs- og Budgetmøde efter tidsplan som afdelingsformændene vil modtage fra Servicekoordinator Britt Vogt inden 8. september Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, men ville dog gerne i fremtiden også gerne have en dato for hvornår regnskabet blev sendt til revisor, således man ikke sad og brugte unødvendige kræfter på at gennemgå noget der ikke var lavet færdigt. Som det fremgik af tidsplanen var fristerne meget korte og det skyldes at såfremt vi skal inviterer de rigtige medlemmer til repræsentantskabet i starten af december skal der have været afholdt afdelingsmødet senest 4 uger inden. Da repræsentanter vælges hvert år på afdelingsmødet. En anden løsning var afdelingsmøder efter repræsentantskabsmødet. Afdelingsmøderne skal blot være afholdt inden den 15. marts således varslinger omkring ny husleje er beboerne i hænde senest 1. april. Det blev besluttet at fastholde nuværende model med afdelingsmøder inden repræsentantskabet. 6 Boligselskabets afdelinger 6.1 Orientering om driftsforhold I afdeling 25/02 er vi ved at afslutte fjernvarmeprojekt. Det undersøges i øjeblikket hvad der er aftalt med beboer kontra indgået aftaler med rådgivere. Generelt er Grøn formand og driftsleder ved at gøre klar til markvandringer. Der har været klager over varmeregnskaberne i de afdelinger hvor der er olie. Man bør overveje alternative varmekilder i disse afdelinger. Servicecenteret har fået en servicevogn som således vil kunne ses i områderne. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6.2 Ansøgning til dækning af energi- og miljørapporter Side 5 af 7

6 Energi- og miljørapporterne er et vigtigt arbejdsredskab i Servicecenter Frederikssund. Prisen for en energi- og miljørapport er ens uanset afdelingens størrelse og koster kr ,- ex. Moms. Bestyrelsen besluttede, at selskabet dækker udgiften til energi- og miljørapporter i samtlige afdelinger. Herudover skal bestyrelsesformanden i den enkelte afdeling også have energirapporten. 6.3 Ansøgning til dækning af økonomisk støtte til ændring af Snerlevej 9 Snerlevej 9 har været brugt til flere beboerdemokratiske formål samt til at huse bestyrelserne i 25/02 og 25/25. Se i øvrigt ansøgning. Bestyrelsen godkender ansøgningen på kr ,. 6.4 Ansøgning om midler til dækning af ny energibesparende varmeforsyning i 2508 samt bevilling til rapport i afd 2506 og forhåndstilkendegivelse for dækning af samme. Bestyrelsen syntes det lød ganske fornuftig og var i god tråd med selskabets grønne profil. Afdeling 2508 fik bevilget kr Beslutningen om ændret varmeforsyning skal dog godkendes på et afdelingsmøde. Der blev bevilget en undersøgelse i afd 2506 kr Skulle resultatet være det samme som i 2508 var bestyrelsen positivt stemt overfor en bevillig i samme størrelse. Hermed kunne man måske også opnå en besparelse ved at udføre det som et projekt til foråret. Det vil dog også her kræve en godkendelse på et afdelingsmøde. 7 Sammenlægning af afdelinger 7.1 Sammenlægning af afdelinger Der er vedlagt et excel-ark således at man selv kan forsøge at lægge forskellige afdelinger sammen og se beregningerne. Bestyrelsen besluttede at man kunne drøfte dette til R&B møderne. 8 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Møderækken gennemgås for eventuelle ændringer, så medbring kalender Organisationsbestyrelsesmøde kl , Elmegården, Melby Organisationsbestyrelsesmøde kl , Elmegården, Melby Ordinært repræsentantskabsmøde kl , Vognmandsgade 16, Kælderen, Frederiksværk. Side 6 af 7

7 Bestyrelsen ændrede organisationsbestyrelsesmødet den 8. december til den 25. november kl i Elmegården således man kunne tage stilling til eventuelle forslag inden repræsentantskabsmødet den 8. december. 9 Eventuelt Et medlem spurte om det var korrekt, at man ikke blev omstillet til vagttelefonen udenfor åbningstid. Kundechefen ringede til servicecenter Frederikssund og det er korrekt at man ikke bare viderestilles man skal vælge at trykke 1 for at komme videre til vagten. Der er også mulighed for at lægge en besked. Side 7 af 7