Forbedring af arbejdsgange i et helhedsorienteret perspektiv. Oplæg ved SCKK-seminar 3. april 2006 v/niels Christensen, Sundhedsstyrelsen

Transkript

1 Forbedring af arbejdsgange i et helhedsorienteret perspektiv Oplæg ved SCKK-seminar 3. april 2006 v/niels Christensen, Sundhedsstyrelsen

2 Disposition Karakteristik af SST/ELV Formålet med kvalitetssystemet Udviklingsprocessen Præsentation af systemet Den videre implementering

3 Styrelsens mission og vision (2004) Mission: Vi virker for at forbedre folkesundheden ved at sætte og følge op på de sundhedsfaglige rammer Vision: Vi vil være kendt for at skabe effektivitet, sammenhæng og synergi på sundhedsområdet

4 Styrelsens opgaver og organisation I SST skal bistå ministeren med den centrale forvaltning af sundhedsmæssige anliggender følge sundhedsforholdene og orientere rette myndighed om overtrædelser/mangler yde rådgivning af ministeren og andre myndigheder føre tilsyn med sundhedspersoner Tillagt en række regulerende og administrative opgaver, herunder tilskudsforvaltning.

5 Styrelsens opgaver og organisation II Opgaver meget forskelligartede: Overvågning, rådgivning, tilsyn, forvaltning og udvikling Fra regelfastsættelse og autorisationer over vejledning, henstillinger og rådgivning til information og kampagner Hovedsageligt bløde styringsmidler med tendens til styrket kompetence

6 Styrelsens opgaver og organisation III Styrelsens organisation (400 årsv./350 mio.kr.): Direktion og sekretariat, IT, kommunikation og kvalitet/projektenhed 4 faglige hovedområder, herunder CFF, CEMTV og SIS 5 embedslægeinstitutioner (tidl. 15) Hierarki og projektorganisation

7 Udgangspunkt for procesarbejdet Generelt krav om effektivitet og høj kvalitet i ydelserne Professionel organisation med stor indbyrdes afhængighed Ikke fælles redskab til understøttelse af arbejdsprocesser Høj opmærksomhed i forhold til virksomheden Etablering af enhedsorganisation Relativ stor personaleomsætning

8 Styrelsens kvalitetsmål Der skal leveres ydelser, der opfylder lovgivningen og samfundets forventninger Tidsfrister og aftaler skal overholdes Ydelser skal produceres omkostningseffektivt, d.v.s. med bedst mulige forhold mellem ressourceforbrug og leveret ydelse Ydelserne skal afspejle den sundhedsfaglige viden og de øvrige gældende vilkår - Gælder både eksterne og interne ydelser

9 Hvad ville vi opnå med systemet? I Enhedschef: Mere ensartet og effektiv sagsbehandling Større sikkerhed for korrekt lederinvolvering i sagsbehandlingen Lettere oplæring af nye medarbejdere Kvalitetschef: Kvalitetssikring af sagsbehandlingen Et integrationsværktøj SST/ELV Bidrage til helhedsopfattelse af processerne

10 Hvad ville vi opnå med systemet? II AC-medarbejdere i SST: Det kan være med til at tune og harmonisere nogle processer, alle sidder og tumler med Det vil fremme en fælles læring og dialog om, hvad god kvalitet er Det er lettere for at tage over efter en kollega i tilfælde af sygdom, når viden på området er i kvalitetssystemet og ikke alene i kollegaens hoved eller i et blandt mange ringbind på reolen

11 Hvad ville vi opnå med systemet? III AC-medarbejder i ELV: Ensartethed i opgavevaretagelsen, når opgaven er delt på flere hænder Nyansatte får lettere ved at tilegne sig områderne så det bliver hurtigere at introducere nye medarbejdere

12 Udviklingsprocessen Solidt og bredt ledelsesengagement Medarbejderinvolvering - nedefra og på tværs Udvikling af teknisk ramme Implementering

13 Ledelsesengagement Enhedschef: Det kræver stærkt ledelsesmæssigt engagement og opfølgning at gennemføre Lederne skal tage ejerskab der skal følges op flere gange i forløbet Der er tendens til at medarbejdere og enheder forsøger at definere deres sager ud af systemet Vores sager er så specielle og forskellige hver gang!

14 Bred medarbejderinvolvering Kvalitetschefen: Der er ingen tvivl om, at processen i sig selv har været en meget lærerig og positiv oplevelse Især har inddragelsen af chefer og medarbejdere på tværs af styrelsens enheder været særdeles frugtbar for systemets udvikling og den senere udrulning.

15 Bred medarbejderinvolvering II AC-medarbejdere i SST: Det er enormt vigtigt, at det er en fælles sag for ledere og medarbejdere at udvikle systemet Processen kan være svær, især hvis der er mange forskellige arbejdsopgaver i organisationen. Der skal ofte skæres en hæl og hugges en tå. Sundt at få sat sine egne opgaver i relief i forhold til andre chefer og medarbejdere AC-medarbejder i ELV: Forskelle mellem institutioner synliggøres, når man nedsætter grupper til at gennemarbejde et område

16 Udvikling af teknisk løsning Enhedschef: Tidligt i forløbet skal præsenteres et konkret eksempel på teknisk løsning Journalsystem og kvalitetssystemet skal integreres AC-medarbejdere i SST: Et elektronisk kvalitetssystem er klart bedre end de manualer og vejledninger, man ellers måtte arbejde efter. Ikke alene er det nemmere at slå op i, men det hænger bedre sammen med den elektroniske sagsbehandling AC-medarbejder i ELV: Alle standardbreve skal placeres her, fordi det kræver, at alle kommer forbi disse sider

17 Fokus på implementering Fast organisering: Enhedschef har ansvaret for kvalitet i egen enhed Medarbejderen har ansvaret for kvalitet af eget arbejde og brug af systemet Kvalitetskonsulenter bistår enhedschefen Proceskoordinatorer og kvalitetschef Erfaringsopsamling og systemudvikling

18 Udfordringer i den videre udvikling Enhedschef: Enhedscheferne skal ville systemet følge op igen og igen Medarbejderne skal acceptere, at det fælles paradigma skal bruges og ikke private sagsbehandlingsprocedurer AC-medarbejdere i SST: Den helt store udfordring er at få alle til at se det som et hjælpeværktøj og ikke et kontrolredskab Kun chefer og administrative medarbejdere ser overordnet på det, mange andre oplever deres processer er unikke Det bliver klart en udfordring at få de gamle i gårde til at benytte systemet og til at holde systemet ajour

19 Resultater af forbedrede arbejdsprocesser I Bruger- og borgerresultater Forbedret samspil med styrelsen Forbedret kvalitet i ydelser, herunder ensartethed Større tilfredshed Medarbejderresultater Oplevelse af større sikkerhed i processer Mere tid til faglig virksomhed Større motivation og generelt tilfredshed

20 Resultater af forbedrede arbejdsprocesser II Samfundsresultater Forbedret omdømme i offentligheden Nøgleresultater Forbedret evne til at realisere kontraktkrav Overholdelse af styrelsens kvalitetsmål Større effektivitet