Danske Ølentusiaster Ølfestival 2014

Transkript

1 Danske Ølentusiaster Ølfestival 2014 Frivillig ABC

2 Velkommen som frivillig hos Danske Ølentusiaster på Tap Formålet med denne lille guide er at give svar må nogle af de spørgsmål, du som frivillig hos Danske Ølentusiaster kan have, og gøre det til en god oplevelse at være frivillig. Når du ankommer til festivalen, skal du gå ind af VIP/Frivillig indgangen. Her bliver du krydset af på frivilliglisten. Straks herefter skal du henvende dig i frivilligrummet, hvor du vil få udleveret armbånd (dit bevis på at du må være på Tap1) og poletter for de vagter du er tildelt. Du har adgang til festivalen under hele åbningstiden også selv om du først skal på vagt lørdag! Når du skal på vagt bedes du møde i frivilligrummet ca. 15 min. før din vagt begynder. Her vil du blive udstyret med en rød vest/forklæde dit bevis på at du er på vagt og må opholde dig udenfor udstillingsområdet. Desuden vil du blive informeret om dagens opgaver. Ansvar Det er landsbestyrelsen der har det overordnede ansvar for festivalen. Landsbestyrelsen har udpeget en festivalledelse, der har ansvaret for gennemførelsen og økonomien af festivalen. Festivalledelsen består af Bo L. Jensen, Anne Lise Knørr (Landsformand). Til at hjælpe festivalledelsen med gennemførelsen af selve festivalen er der udpeget et Festivaludvalg. Festivaludvalget på Tap er: Bo L. Jensen Festival chef Anne Mette Meyer Pedersen Presseansvarlig Ove Pedersen Logistikchef Brian Hvam Ansat webmaster og bogholder Rie Sørensen Ansat på sekretariatet Ole Madsen Ansat redaktør på Ølentusiasten Mette Radza Jensen Frivilligansvarlig Det at være frivillig skal være en sjov oplevelse. Selv om vi får travlt, skal man huske at vi er foreningens ansigt ud af til, derfor er det vigtig at være venlig, behjælpsom og smilende hele tiden. Som tak for indsatsen vil du få udleveret en lille gave. Det er en rigtig god idé at have et ekstra par sko (og strømper) med, som du kan skifte imellem under vagterne.

3 Værd at vide Gruppeledelsen er nem at kende. De er iført hvid skjorte og rød vest/forklæde. Desuden vil de være i radiokontakt med hinanden og vores vagter. Gruppelederne refererer til festivalledelsen. Vagter: Gennem mange år har vores vagter være med til at holde god ro og orden på vores festivaler. Undgå selv at tage en konfrontation op med en gæst, lad gruppeledere eller vagterne overtage. Vores vagter er desuden uddannet i førstehjælp. Politi: Danske Ølentusiaster har en tæt samarbejde med Københavns Politi. Så bliv ikke overrasket hvis du ser uniformeret politi på festivalen. Åbningstider: Torsdag den 22. maj 2014 kl Fredag den 23. maj 2014 kl Lørdag den 24. maj 2014 kl Forplejning: I forbindelse med vagterne vil der blive serveret enten frokost eller aftensmad. Desuden vil der hele tiden være kaffe, te, sodavand, frisk frugt og andet godt. I frivilligrummet (og ingen andre steder, når man er på vagt) vil der desuden også kunne nydes en øl. Så snart vi kender menuen for festivalen, vil denne blive offentlig gjort på ale.dk. Alkoholpolitik: Vi ønsker at festivalen skal være en smagsoplevelse i øllets verden og ikke en druk festival. Derfor tillader vi os at bortvise tydeligt berusede gæster. Det samme gælder derfor også frivillige på vagt. Arbejdsskadeforsikring: Det er Arbejdsskadestyrelsens opfattelse, at samtlige medlemmer af Danske Ølentusiaster udfører arbejde af interesse for foreningen og til opfyldelse af dennes formål, når medlemmer deltager i messer og udstillinger, samt hjælper til på foreningens egen festival. Der skal således ikke tegnes lovpligtig arbejdsskadeforsikring for de pågældende. Sygdom: Skulle du blive syg eller på anden måde forhindret i at møde til din vagt, er det vigtig at vi får besked, så vi kan finde en erstatning for dig. Send gerne en mail til: mette.radza.jensen@ale.dk eller ring på

4 Områderne Poletsalg Gruppeledelse: Bjarke Christensen og Ryan Bendesen Korrekt oplæring i brug af Dankortterminaler og kasseapparater Salg af poletter under festivalen Ind og udgang Gruppeledelse: Martin N. Diedrichsen og Ole Bjørnram + Bitten Riis Thomsen i VIP indgangen Korrekt oplæring i brug af Dankortterminaler Indgang til kontant betaling og Dankort Indgang til Billetnet Indgang til VIP's og Pressefolk Holde tal på antal besøgende Uddeling af smageglas Påsætning af adgangsarmbånd Ind og udslusning af de frivillige Udgang Vores primære opgave er at få folk til at komme ind og ud af festivalen på en god måde, og få indtægterne hjem til foreningen. Ud over dette skal vi holde styr på, hvor mange besøgende vi har inde, og hvor mange der har forladt festivalen. Besøgende, der har købt deres indgangsbillet i forvejen har en separat indgang hvor en frivillig tjekker deres billet. Dette for at gøre ventetiden kortere for dem der har været forudseende. VIPs og pressefolk har også en separat indgang. Disse besøgende skal registreres på lister som foreligger i indgangen. Ved udgangen skal der sørges for at gæsterne bliver vist pænt ud. Ved besværlige gæster tager de professionelle vagter slæbet. Kort sagt: Vi skal sørge at entré pengene kommer ind, og at gæsterne får et pænt første indtryk når de kommer ind. Derfor er pæn og ordentlig opførsel en selvfølge. Butik Gruppeledelse: Annette Thuneby og Jette Lorenzen Korrekt oplæring i brug af Dankortterminaler og kasseapparater Kontakt til udstillere angående varer, der skal sælges i butik Salg af DØE reklameartikler og udstillervarer

5 Butikslager Gruppeledelse: Henrik Rømer og Lars Bo Gottwald Plukke og pakke solgte vare fra butikken Hjælpe garderoben med udlevering af solgte varer Garderobe Gruppeledelse: Henrik Leth og Kim Ullerup Garderobe Hittegods Udlevering af varer indkøbt i butikken Vi skal passe på overtøjet og taskerne fra de besøgende, der vælger at bruge garderoben. Anvendelse af garderoben koster 1 polet per person, som vil blive afkrævet af den frivillige der er vagthavende i garderoben. Derudover vil varer købt i butikken afleveres i garderoben, hvor gæster kan afhente varerne ved hjemturen. Hittegods kan afleveres i garderoben, hvor den retsmæssige ejer kan forespørge om de savnede genstande er fundet og indleveret. Lager Gruppeledelse: Lars Frederiksen og Mogens Sørensen Organisering og logistik vedr. al lageropbevaring for både DØ og udstillere Lageropbevaring af kildevand Udlevering af varer til udstillere Pakning af glas/poletter/festivalguide til indgangen Holde styr på retur pant Teknik Gruppeledelse: Poul Erik Jensen, Per Hartmann, Nils Erik Hansen, Kjeld Lorenzen, Ole Thomsen, Ole Morill Jacobsen og Mogens Nielsson Etablering af tilstrækkelig elforsyning til alle stande, lager og udendørsarealer. Udlægning af kabler, fordelere og byggetavler. Indgangstælleapparat med statistik computer. Ophængning af bannere indendørs og udendørs Netværk til computere og printere Øvrige håndværksmæssige opgaver som kræver værktøj Gruppen består udover ledelsen af ca. 10 faste personer

6 Administration Gruppeledelse: William Jacobsen og Søren Rasmussen Festivalens budget og regnskab Klargøring af dankortnotaer til PBS Dankortterminaler Byttepenge Poletter samt indsamlingsbøtter og tællevægte til disse Indsamling af poletter og penge under festivalen Opbevaring, optælling og levering af poletter Aflevering af kontanter i døgnboks af hhv. leder eller NK Det er én fra gruppeledelsen der indsamler penge mv. på standene. (opgaven kan uddelegeres en betroet frivillig, hvis ikke både leder og NK har vagt). Der skal altid være minimum to frivillige på kontoret. Gulv Gruppeledelse: Carsten Nielsen, Bo Vennerberg og Heidi Valbøl Anvise udstillerne deres stand og være behjælpelig Vedligehold af kildevandsbeholdere Tømme skyllevandsbeholdere Forefaldende rengøring under festival gulv, borde mv. Vask af smageglas Kontakt med TAP1, når hallens WC er evt. trænger undervejs. Udendørsarealer: dette område skal også passes. Gruppen skal til alle tider være årvågen og på tæerne. I er direkte vores billede udadtil overfor både gæster og udstillere. Vær forberedt på, at der skal smiles alle vagtens minutter. Medlemsservice Gruppeledelse: Rie Sørensen (ansat) og Søren Klarskov Salg af nye medlemsskaber Udlevering af medlemspoletter Svare på diverse spørgsmål om foreningen Frivillige og Flyvere Gruppeledelse: Bente Kolding, Karen Hein Donner og Mette Radza Jensen Modtagelse af frivillige Koordinering af opgaver Udlevering af poletter, veste armbånd mv. Løse div. Ad hoc opgaver Vores vigtigste opgave er at de frivillige føler sig velkomne og bistå de andre grupper med at løse opgaver der opstår akut.