Prækvalifikationsbetingelser 2016/S Begrænset udbud. Aarhus Kommune. Rengøringsudbud Dokk1 og Lokalbibliotekerne

Transkript

1 Prækvalifikationsbetingelser 2016/S Begrænset udbud Aarhus Kommune Rengøringsudbud Dokk1 og Lokalbibliotekerne 28. oktober 2016

2 Indhold Omfang... 3 Organisering af udbudsopgaven... 4 Praktiske oplysninger... 4 Tidsfrister... 4 Kontaktoplysninger... 4 Udbuddets genstand... 4 Beskrivelse af det udbudte område... 4 Ansøgningsbehandling... 5 Forhandling... 5 Udelukkelsesgrunde... 5 Ansøgerens personlige forhold:... 5 Egnethed og udvælgelseskriterier... 6 Vedrørende delaftale 1 (Dokk1)... 6 Økonomisk og finansiel kapacitet:... 6 Teknisk og / eller faglig kapacitet:... 7 Udvælgelse af ansøgere... 7 Vedrørende delaftale 2 (Lokalbibliotekerne)... 9 Økonomisk og finansiel kapacitet:... 9 Teknisk og / eller faglig kapacitet:... 9 Udvælgelse af ansøgere Tildelingskriterium Formkrav Spørgsmål til prækvalifikationsbetingelserne Ansøgningsfrist Aflevering af ansøgning Vilkår for afgivelse af ansøgning Udbuddets form Sprog Udfyldelse af ESPD Konsortier Ansøger baserer sig på andre enheders formåen Brug af underleverandører Ansøgningsdisposition Side 2 af 15

3 Omfang Udbuddet omfatter to delaftaler. Delaftale 1 vedrører rengøring på Dokk1 Dokk1 er ikke blot en bygning, men borgernes hus. Det er et demokratihus, der ud over Hovedbiblioteket og Borgerservice har mange andre lejere. Det er et sted et rum for udveksling af viden og muligheder - et kulturelt mødested. Dokk1 tilbyder mangfoldige faciliteter til sociale aktiviteter, foreningsliv og netværk. Med projektrum, studieceller, medier, café, undervisningslokaler, sale, aktivitets- og forvandlingsrum samt uformelle opholdssteder skaber bygningen og dens faciliteter et fleksibelt og dynamisk fristed for alle, som ønsker viden, inspiration og personlig vækst. Dokk1 åbnede 20. juni 2015 og har det første år haft 1,3 mio. besøgende. Se også: Delaftale 2 vedrører rengøring på 10 Lokalbiblioteker Beder-Malling Bibliotek Gellerup Bibliotek Hasle Bibliotek Højbjerg Bibliotek Lystrup Bibliotek Risskov Bibliotek Solbjerg Bibliotek Tranbjerg Bibliotek Viby Bibliotek Åby Bibliotek Lokalbibliotekerne er spredt over hele Aarhus kommune. De er repræsenteret ved mange forskelligartede huse. Nogle af dem er i bofællesskab med andre aktiviteter, andre i selvstændige bygninger eller placeret på skoler. Rengøringsudbuddet omfatter 10 af de i alt 18 Lokalbiblioteker. 9 af de nævnte biblioteker har såkaldt Åbent Bibliotek, hvor borgerne har adgang, uden at der er personale til stede. Dette gør sig også gældende i weekender. Lokalbibliotekerne afholder mange arrangementer, læringsforløb og udstillinger gerne i tæt samarbejde med lokalsamfundene. Husene summer af aktivitet både i bemandet og ubemandet åbningstid i både møderum, sale og biblioteksrummet generelt. Der er igangsat en proces, der skal sikre en transformation af Lokalbibliotekerne til medborgercentre, hvor der i endnu højere grad satses på aktiviteter, der bæres frem af borgerne selv eller i et meget nært samarbejde. 8 af bibliotekerne tilbyder desuden NemBS, der beskæftiger sig med bestilling af pas, kørekort og NemID. I 2015 havde de 10 Lokalbiblioteker 1,2 mio. besøgende. Side 3 af 15

4 Organisering af udbudsopgaven Der er til organisering og gennemførelse af udbuddet nedsat en arbejdsgruppe bestående af Troels Vestergaard, Dokk1, Bente Jensen, Dokk1, Lars Rønholt, Dokk1 og Peter Møller, Rådmandssekretariatet. Til at bistå arbejdsgruppen er tilknyttet Karin Hald, ProPlan Rengøringsrådgivning. Praktiske oplysninger Tidsfrister Frist for at stille spørgsmål Aarhus Kommune opfordrer til, at spørgsmål stilles så tidligt som muligt, og at spørgefristen overholdes. Spørgsmål modtaget efter 10. november kl , men før fristen på 6 dage, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt indenfor 6 dage fra ansøgningsfristen. Frist for modtagelse af svar på spørgsmål 10. november 2016 kl november 2016 kl Ansøgningsfrist 29. november 2016 kl Kontraktens ikrafttræden 1. maj 2017 Delaftale 2 Lokalbibliotekerne 1. juni 2017 Delaftale 1 Dokk1 Kontaktoplysninger Dokk1, Hovedbiblioteket, Hack Kampmanns Plads 2, 8000 Aarhus C. Troels Vestergaard, dokk1-hovedbiblioteket@aarhus.dk Udbuddets genstand Delaftale 1 Delaftale 2 Beskrivelse af det udbudte område Rengøring på Dokk1 Hack Kampmanns Plads 2, 8000 Aarhus C Rengøring på 10 Lokalbiblioteker: Beder-Malling Bibliotek, Kirkebakken 41, 8330 Beder Gellerup Bibliotek, Gudrunsvej 78, 8220 Brabrand Hasle Bibliotek, Kappelvænget 2, 8210 Aarhus V Højbjerg Bibliotek, Oddervej 74, 8270 Højbjerg Lystrup Bibliotek, Bystævnet 4B, 8520 Lystrup Side 4 af 15

5 Risskov Bibliotek, Fortebakken 1, 8240 Risskov Solbjerg Bibliotek, Kærgårdsvej 4, 8355 Solbjerg Tranbjerg Bibliotek, Kirketorvet 6, 8310 Tranbjerg Viby Bibliotek, Skanderborgvej 170, 8260 Viby J Åby Bibliotek, Ludvig Feilbergs Vej 7, 8230 Åbyhøj Udbuddet omfatter således en delaftale på henholdsvis Dokk1 og en delaftale på Lokalbibliotekerne. Lokalbibliotekerne udbydes samlet som en delaftale. Det er således ikke muligt at byde på hver enkelt lokalbibliotek. De fremtidige kontrakter på henholdsvis Dokk1 og lokalbibliotekerne er gældende i 4 år og kan forlænges i 2x12 måneder på uændrede vilkår. Ansøgningsbehandling Der vil blive prækvalificeret 5-7 ansøgere pr. delaftale (delaftale 1: Dokk1 og delaftale 2: Lokalbibliotekerne) til at afgive tilbud. Forhandling Det skal understreges, at Aarhus Kommune og ansøgere/tilbudsgivere ikke kan forhandle om de afgivne tilbud. Udelukkelsesgrunde Aarhus Kommune kan ikke indgå aftale med ansøgere, der er omfattet af én eller flere af nedenstående udelukkelsesgrunde. Beskrivelsen nedenfor om udelukkelsesgrunde er den samme for delaftale 1 (Dokk1) og for delaftale 2 (Lokalbibliotekerne). Oplysninger vedrørende nedenstående udfyldes i Det Europæiske Udbudsdokument (herefter kaldet ESPD en). Der henvises til afsnit Ansøgninger, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige. Alternativt kan Aarhus Kommune vælge at indhente supplerende oplysninger i henhold til udbudslovens 159 stk. 5. Ansøgerens personlige forhold: Aarhus Kommune accepterer ikke ansøgning/tilbud fra ansøgere/tilbudsgivere, som Ved endelig dom er dømt for - Kriminel organisation. - Bestikkelse. - EU-svig. Side 5 af 15

6 - Terrorhandlinger. - Hvidvaskning af penge. - Børnearbejder og menneskehandel. Har personer i ledelsen, der er dømt for nogle af ovenstående forhold. Har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på kr. eller derover. Har interessekonflikter med ordregiver, der ikke kan afhjælpes. Har indgået konkurrencefordrejende aftaler, der ikke kan afhjælpes. Har givet groft urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger omkring visse af ovenstående oplysninger. Har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø- social- eller arbejdsretlige område. Er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likviditetsbehandling. Aarhus Kommune har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at der har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning. Aarhus Kommune kan påvise, der væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt. Egnethed og udvælgelseskriterier Vedrørende delaftale 1 (Dokk1) Aarhus Kommune kan ikke indgå aftale med en ansøger/tilbudsgiver, der ikke vurderes egnet i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier. Til dokumentation af kriterierne udfyldes ESPD. Ansøgninger, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige. Alternativt kan Aarhus Kommune vælge at indhente supplerende oplysninger i henhold til udbudslovens 159 stk. 5. Økonomisk og finansiel kapacitet: Ansøger bedes i ESPD-dokumentet angive nedenstående nøgletal for de angivne regnskabsår, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier: Ansøger skal oplyse følgende nøgletal vedrørende økonomisk og finansiel formåen, jfr. udbudslovens 142 (ESPD del IV, afsnit B): 1) Samlet årsomsætning for rengøringsopgaver i hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår 2) Egenkapital i hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår 3) Resultat før skat i hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår Side 6 af 15

7 4) Forsikret beløb i gyldig erhvervsansvarsforsikring Mindstekrav til det niveau, der kræves. Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen: 1) Minimum samlet årsomsætning vedrørende rengøringsopgaver på 4 mio. DKK i hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår 2) Positiv egenkapital i hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår 3) Positivt resultat før skat i minimum 2 af de seneste 3 afsluttede regnskabsår 4) Erhvervsansvarsforsikring med et forsikret beløb på minimum 10 mio. DKK Teknisk og / eller faglig kapacitet: Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier. Ansøger skal oplyse følgende vedrørende teknisk og faglig formåen, jfr. udbudslovens 143 (ESPD del IV, afsnit C): Maksimalt 5 referencer vedrørende rengøringsopgaver fra de seneste 3 år. Der skal så vidt muligt være tale om referencer, hvor opgavens omfang minder om ordregivers forhold. Der ønskes beskrevet Den løste opgave. Beløb (den samlede kontraktværdi). Antal kvadratmeter, der rengøres. En beskrivelse af bygningsforhold og andre fysiske forhold i referencerne, gerne med en beskrivelse af, hvordan disse er sammenlignelige med den konkrete udbudte opgave. Dato (dato hvor rengøringen i referencen udføres). Modtager (kunden). Ansøger kan maksimalt angive 5 referencer. Uanset om ansøger er en virksomhed, et konsortium eller en virksomhed, som baserer sig på andre juridiske enheders formåen, kan der maksimalt angives 5 referencer pr. ansøger. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Mindstekrav til det niveau, der kræves: Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen: Der kræves som minimum 1 relevant reference fra en rengøringsopgave inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Udvælgelse af ansøgere Aarhus Kommune prækvalificerer på baggrund af ovenstående udelukkelsesgrunde, egnethedsvurdering og udvælgelseskriterier. Aarhus Kommune prækvalificerer de ansøgere, der ikke er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, opfylder minimumskravene til egnethed og samtidig samlet set opnår de bedst mulige vurderinger i forhold til udvælgelseskriterierne. Oplysning om begrænsningen af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud eller deltagere Side 7 af 15

8 Forventet antal ansøgere: 5-7. Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere: Ordregiver har til hensigt at opfordre 5-7 ansøgere til at afgive tilbud. Udvælgelsen af ansøgerne vil ske blandt de virksomheder, der har den fornødne kapacitet til at løfte den udbudte opgave. Såfremt flere end 7 ansøgere opfylder ordregivers minimumskrav til egnethed, udvælger ordregiver de 7 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Ordregiver vil som udgangspunkt prækvalificere 7 firmaer, hvis de vurderes til at være egnede. Kun hvis 1 eller 2 firmaer adskiller sig væsentligt fra de andre 5 egnede firmaer i økonomisk og teknisk/faglig kapacitet, vil ordregiver kun prækvalificere 5 firmaer. Udvælgelsen af de bedst egnede virksomheder vil ske på baggrund af en samlet vurdering ud fra følgende objektive og ikke-diskriminerende kriterier: Udvælgelsen blandt de mest relevante referencer set i forhold til den konkret udbudte opgave. Ved vurderingen heraf tillægges det betydning, at referencerne illustrerer erfaring med opgaver, der ligner den konkrete rengøringsopgave, det vil f.eks. sige bygningsforhold, kvadratmeterantal, antal brugere, kontraktens værdi osv. Ansøgerne bedes i ESPD`ets del V beskrive, hvorledes ansøger opfylder disse kriterier, som anvendes til at begrænse antallet af ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive tilbud. Hvis en ansøger anmoder om prækvalifikation både vedrørende delaftale 1 (Dokk1) og vedrørende delaftale 2 (Lokalbibliotekerne), skal der udfyldes og indsendes et særskilt ESPD vedrørende begge delaftaler. Mindstekrav til egnethed m.v. er forskellig for de to delaftaler. Derfor er der behov for to ESPD. Bemærk at ansøger skal aflevere flere ESPD`ere, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder eller baserer sig på andre økonomiske aktørers kapacitet. Yderligere oplysninger ESPD`et afleveres fysisk i overensstemmelse med prækvalifikationsbetingelserne samt elektronisk på en USB i PDF-format. Ansøger skal i ESPD`et oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed samt hvorvidt ansøger deltager i udbudsprocessen sammen med andre (ESPD del II A). Endvidere skal ansøger oplyse om navn og adresse(r) på den eller de personer, der måtte være beføjet til at repræsentere ansøger i forbindelse med denne udbudsprocedure med navn, stilling, postadresse, telefon, e- Side 8 af 15

9 mail samt om nødvendigt detaljerede oplysninger om repræsentation (ESPD del II B). Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de udelukkelsesgrunde, der fremgår af afsnit 5 i disse prækvalifikationsbetingelser, jfr. også ESPD`ets del III. De efterspurgte oplysninger danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt ansøger er egnet til at løfte den udbudte opgave, og hvilke ansøgere der opfordres til at afgive tilbud. Vedrørende delaftale 2 (Lokalbibliotekerne) Aarhus Kommune kan ikke indgå aftale med en ansøger/tilbudsgiver, der ikke vurderes egnet i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier. Til dokumentation af kriterierne udfyldes ESPD. Ansøgninger, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige. Alternativt kan Aarhus Kommune vælge at indhente supplerende oplysninger i henhold til udbudslovens 159 stk. 5. Økonomisk og finansiel kapacitet: Ansøger bedes i ESPD-dokumentet angive nedenstående nøgletal for de angivne regnskabsår, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier: Ansøger skal oplyse følgende nøgletal vedrørende økonomisk og finansiel formåen, jfr. udbudslovens 142 (ESPD del IV, afsnit B): 5) Samlet årsomsætning for rengøringsopgaver i hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår. 6) Egenkapital i hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår. 7) Resultat før skat i hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår. 8) Forsikret beløb i gyldig erhvervsansvarsforsikring. Mindstekrav til det niveau, der kræves. Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen: 5) Minimum samlet årsomsætning vedrørende rengøringsopgaver på 1 mio. DKK i hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår. 6) Positiv egenkapital i hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår. 7) Positivt resultat før skat i minimum 2 af de seneste 3 afsluttede regnskabsår. 8) Erhvervsansvarsforsikring med et forsikret beløb på minimum 1 mio. DKK. Teknisk og / eller faglig kapacitet: Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier. Side 9 af 15

10 Ansøger skal oplyse følgende vedrørende teknisk og faglig formåen, jfr. udbudslovens 143 (ESPD del IV, afsnit C): Maksimalt 5 referencer vedrørende rengøringsopgaver fra de seneste 3 år. Der skal så vidt muligt være tale om referencer, hvor opgavens omfang minder om ordregivers forhold. Der ønskes beskrevet Den løste opgave. Beløb (den samlede kontraktværdi). Antal kvadratmeter, der rengøres. En beskrivelse af bygningsforhold og andre fysiske forhold i referencerne, gerne med en beskrivelse af, hvordan disse er sammenlignelige med den konkrete udbudte opgave. Dato (dato hvor rengøringen i referencen udføres). Modtager (kunden). Ansøger kan maksimalt angive 5 referencer. Uanset om ansøger er en virksomhed, et konsortium eller en virksomhed, som baserer sig på andre juridiske enheders formåen, kan der maksimalt angives 5 referencer pr. ansøger. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Mindstekrav til det niveau, der kræves: Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen: Der kræves som minimum 1 relevant reference fra en rengøringsopgave inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Udvælgelse af ansøgere Aarhus Kommune prækvalificerer på baggrund af ovenstående udelukkelsesgrunde, egnethedsvurdering og udvælgelseskriterier. Aarhus Kommune prækvalificerer de ansøgere, der ikke er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, opfylder minimumskravene til egnethed og samtidig samlet set opnår de bedst mulige vurderinger i forhold til udvælgelseskriterierne. Oplysning om begrænsningen af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud eller deltagere. Forventet antal ansøgere: 5-7. Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere: Ordregiver har til hensigt at opfordre 5-7 ansøgere til at afgive tilbud. Udvælgelsen af ansøgerne vil ske blandt de virksomheder, der har den fornødne kapacitet til at løfte den udbudte opgave. Såfremt flere end 7 ansøgere opfylder ordregivers minimumskrav til egnethed, udvælger ordregiver de 7 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Ordregiver vil som udgangspunkt prækvalificere 7 firmaer, hvis de vurderes til at være egnede. Kun hvis 1 eller 2 firmaer adskiller sig væsentligt fra de andre 5 egnede firmaer i økonomisk og teknisk/faglig kapacitet, vil ordregiver kun prækvalificere 5 firmaer. Side 10 af 15

11 Udvælgelsen af de bedst egnede virksomheder vil ske på baggrund af en samlet vurdering ud fra følgende objektive og ikke-diskriminerende kriterier: Udvælgelsen blandt de mest relevante referencer set i forhold til den konkret udbudte opgave. Ved vurderingen heraf tillægges det betydning, at referencerne illustrerer erfaring med opgaver, der ligner den konkrete rengøringsopgave, det vil f.eks. sige bygningsforhold, kvadratmeterantal, antal brugere, kontraktens værdi osv. Ansøgerne bedes i ESPD`ets del V beskrive, hvorledes ansøger opfylder disse kriterier, som anvendes til at begrænse antallet af ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive tilbud. Hvis en ansøger anmoder om prækvalifikation både vedrørende delaftale 1 (Dokk1) og vedrørende delaftale 2 (Lokalbibliotekerne), skal der udfyldes og indsendes et særskilt ESPD vedrørende begge delaftaler. Mindstekrav til egnethed m.v. er forskellig for de to delaftaler. Derfor er der behov for to ESPD. Bemærk at ansøger skal aflevere flere ESPD`ere, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder eller baserer sig på andre økonomiske aktørers kapacitet. Yderligere oplysninger: ESPD`et afleveres fysisk i overensstemmelse med prækvalifikationsbetingelserne samt elektronisk på en USB i PDF-format. Ansøger skal i ESPD`et oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed samt hvorvidt ansøger deltager i udbudsprocessen sammen med andre (ESPD del II A). Endvidere skal ansøger oplyse om navn og adresse(r) på den eller de personer, der måtte være beføjet til at repræsentere ansøger i forbindelse med denne udbudsprocedure med navn, stilling, postadresse, telefon, e- mail samt om nødvendigt detaljerede oplysninger om repræsentation (ESPD del II B). Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de udelukkelsesgrunde, der fremgår af afsnit 5 i disse prækvalifikationsbetingelser, jfr. også ESPD`ets del III. De efterspurgte oplysninger danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt ansøger er egnet til at løfte den udbudte opgave, og hvilke ansøgere der opfordres til at afgive tilbud. Side 11 af 15

12 Tildelingskriterium Kontrakten for delaftale 1 og kontrakten for delaftale 2 vil blive tildelt de prækvalificerede ansøgere, der afgiver det for Aarhus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra kriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Formkrav Spørgsmål til prækvalifikationsbetingelserne Eventuelle spørgsmål til udbuddet fremsendes skriftligt til Troels Vestergaard på dokk1-hovedbiblioteket@aarhus.dk Frist for modtagelse af spørgsmål fremgår af afsnit 2.1. Alle spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Ansøgningsfrist Ansøgningen skal være Dokk1 i hænde senest 29. november 2016 kl på følgende adresse: Dokk1, Hovedbiblioteket, Sekretariatet, Troels Vestergaard Hack Kampmanns Plads 2, 8000 Aarhus C. Aflevering af ansøgning Ansøgningen inklusiv bilag afleveres elektronisk på en USB samt i 7 eksemplarer i papirform. Ansøgningen mærkes Rengøringsudbud på Dokk1 og på Lokalbibliotekerne. Ansøger bærer selv ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem. En af ansøgningerne mærkes Original. Der kræves adgangskort for at komme ind til Sekretariatet på niveau 2.3. For at kunne aflevere ansøgningen kan der ringes til Bente Jensen på eller Lars Rønholt på Der er kontortid fra kl til kl ). Vilkår for afgivelse af ansøgning Udbuddets form Udbuddet gennemføres i henhold til Udbudsloven (Lov nr. 1564). Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud. Sprog Ansøgningen skal være skriftlig og afgives på dansk. Endvidere kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk, engelsk eller tysk. Såfremt Aarhus Kommune anmoder om det, skal ansøger sørge for Side 12 af 15

13 oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk, engelsk eller tysk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for ansøgers regning. Udfyldelse af ESPD ESPD en er vedlagt som bilag 1 vedrørende delaftale 1 (Dokk1) og som bilag 2 vedrørende delaftale 2 (Lokalbibliotekerne) og udfyldes af ansøger i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation. Hvis ansøger anmoder om prækvalifikation både vedrørende delaftale 1) Dokk1 og vedrørende delaftale 2) Lokalbibliotekerne, skal der udfyldes en ESPD særskilt for hver af de to delaftaler. Aarhus Kommune vil, i forbindelse med tildeling af kontrakterne, indhente dokumentation for pålideligheden af de oplysninger, der fremgår af ESPD en fra de tilbudsgivere, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakterne med. Dokumentation skal til enhver tid kunne fremsendes til Aarhus Kommune på anmodning. I det omfang dokumentationen omfatter en serviceattest, accepteres denne, såfremt den er maksimum 6 måneder gammel. Der gøres opmærksom på, at behandlingstiden i forbindelse med udstedelse af serviceattester er op til 2 uger. Serviceattesten kan kun indeholde oplysning om, hvorvidt virksomheder eller ledelsespersoner er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold, hvis de har givet samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter straffeattest. Vær derfor opmærksom på, at der aktivt skal gives dette samtykke i forbindelse med rekvirering af serviceattest. Den straffeattest, som Erhvervsstyrelsen har beføjelser til at indhente (til offentligt brug), dækker dog kun de seneste to år, og ikke de foreskrevne fire år. Derfor skal ledelsespersonerne også på tro og love erklære, at de ikke er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som ikke er indeholdt i den indhentede straffeattest. I praksis kan tilbudsgiver indgive både samtykkeerklæring samt tro og love-erklæring ved at anvende den skabelon hertil, som findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside. De oplysninger, der skal fremgå af ESPD en, vedrører afsnit 5 om udelukkelsesgrunde samt afsnit 6 om egnethed og udvælgelse. Vejledning til udfyldelse af ESPD kan findes via følgende link: Side 13 af 15

14 Konsortier Hvis ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD. Afgives ansøgning af en sammenslutning af ansøgere (konsortium), skal de krævede oplysninger under afsnit 5 og 6 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil dog i forbindelse med vurderingen være det samlede konsortiets oplysninger, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagerne, er ansøgningen ikke nødvendigvis ukonditionsmæssig, men det kan have betydning for vurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives, herunder med hvilken konsortiedeltager, som Aarhus Kommune, med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler. Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen, de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II.A). Konsortiedeltagerne hæfter solidarisk og direkte i forhold til Aarhus Kommune. Ansøger baserer sig på andre enheders formåen Hvis ansøger baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske og/eller tekniske og/eller faglige kapacitet, skal der vedlægges en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESPD del II, afsnit C). Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen, hæfter ansøger og de pågældende enheder solidarisk og direkte i forhold til Aarhus Kommune Brug af underleverandører Såfremt tilbudsgiver agter at benytte underleverandører til udførelse af dele af kontrakten, skal det i ESPD-dokumentets pkt. II D oplyses, hvilke dele af kontrakten, som tilbudsgiver har til hensigt at give i underleverance, ligesom navnet på den/de pågældende underleverandør(er) skal oplyses, hvis dette kendes på tidspunktet for tilbuddets afgivelse. Endvidere skal den/de angivne underleverandør(er) aflevere udfyldt ESPD for så vidt angår oplysninger i ESPD del II afsnit A og B. Såfremt tilbudsgiver desuden ønsker at basere sin økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen på underleverandørers kapacitet, henvises til det i afsnit anførte herom. Side 14 af 15

15 Ansøgningsdisposition Ansøgningsdispositionen indeholder en ramme for ansøgningen. Ansøgningen bør således omfatte alle punkter i ansøgningsdispositionen. Formålet er at sikre sammenlignelighed i ansøgningerne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i ansøgningen. Punkt Indhold 1 ESPD For at dokumentere, at ansøger/tilbudsgiver ikke er omfattet af nogle af udelukkelsesgrundene samt lever op til minimumskravene til egnethed for så vidt angår personlige forhold, økonomisk og finansiel kapacitet samt teknisk og / eller faglig formåen, bedes ansøger/tilbudsgiver udfylde og aflevere ESPD. Såfremt ansøgningen afgives af en sammenslutning af ansøgere (konsortium), udfyldes en ESPD for hver deltager i konsortiet. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen, udfyldes en ESPD tillige for hver af denne/disse enhed(er). Såfremt tilbudsgiver agter at benytte underleverandører til udførelse af dele af kontrakten, skal det i ESPD-dokumentets pkt. II D oplyses hvilke dele af kontrakten, som tilbudsgiver har til hensigt at give i underleverance, ligesom navnet på den/de pågældende underleverandør(er) skal oplyses, hvis dette kendes på tidspunktet for tilbuddets afgivelse. Endvidere skal den/de angivne underleverandør(er) aflevere udfyldt ESPD for så vidt angår oplysninger i ESPD del II afsnit A og B. Side 15 af 15