EU-UDBUD 2016/S

Transkript

1 EU-UDBUD 2016/S Varer Offentligt udbud På levering af Byggemarkedsprodukter og byggematerialer til Jysk Fællesindkøb Side 1 af 32 Jysk Fællesindkøb August 2016

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Tidsplan Spørgsmål Informationsmøde Spørgsmål og svar Udbuddets omfang Udelukkelse og egnethed Tilbudsgivers personlige forhold Konsortier Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Brug af rammeaftaler Rammeaftaler Tildeling af konkrete ordrer Tilbud Flere tilbud Kombinationsbud Tildelingskriterium Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Forbehold Tilbudsevaluering Forbehold og konditionsmæssighed Tildelingskriterium Orientering om resultatet af udbuddet Aktindsigt Udbudsbilag A Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Udkast til rammeaftale Parterne Side 2 af 32

3 2. Aftalegrundlag Aftaleperiode Rammeaftalens omfang Samarbejde Kvalitet Priser og prisregulering Bestilling Levering Fakturering Betalingsbetingelser Statistik Leverandørens misligholdelse Ordregivers misligholdelse Force majeure Produktansvar og forsikring Etik Overdragelse Tavshedspligt Lovvalg og værneting Underskrifter Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 - Tilbudsliste Bilag 4 - Tildelingsværktøj Bilag 5 Fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Side 3 af 32

4 1. Indledning Udbuddet vedrører levering af det løbende daglige forbrug af byggemarkedsprodukter og byggematerialer til Jysk Fællesindkøb: Der stammer fra et pludseligt opstået behov, som man derfor gerne selv vil afhente Varer som ikke er aftaledækket til anden side Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens 56 (Folketingets samling 2015/2016, lovforslag nr. 19, som vedtaget den 19. november 2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 6. og opfylder eventuelle mindstekrav, kan afgive tilbud. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument) Udkast til rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation), 1-5 Udbuddet er tilrettelagt som en rammeaftale med flere leverandører med alle vilkår fastlagt. Aftalen med leverandørerne indgås på baggrund af vedlagte udkast til rammeaftale. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. Udbudsmaterialet er offentliggjort på/via: 2. Ordregiver Udbuddet gennemføres af Jysk Fællesindkøb, herefter kaldet Ordregiver. Syddjurs Kommune er tovholder på udbuddet. Karin Sonne er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV Areal: 540,3 km² Indbyggere HADERSLEV Areal: 816,6 km² Indbyggere MARIAGERFJO RD Areal: 718,3 km² Indbyggere NORDDJURS Areal: 721 km² Indbyggere REBILD Areal: 621,3 km² Indbyggere Side 4 af 32

5 SKANDERBORG Areal: 416,9 km² Indbyggere SKIVE Areal: 683,4 km² Indbyggere SYDDJURS Areal: 689,7 km² Indbyggere VIBORG Areal: 1.408,9 km² Indbyggere Følgende kommuner deltager i udbuddet: Syddjurs, Favrskov og Skive. 3. Tidsplan Offentliggørelse: 12. august 2016 Informationsmøder: 22. august 2016 kl Hornslet 24. august 2016 kl Skive Spørgefrist: 29. august 2016 kl Svarfrist: 2. september 2016 Tilbudsfrist: 9. september 2016 kl Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 38 Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Leveringsstart: 1. november Spørgsmål 4.1. Informationsmøde Der vil blive afholdt informationsmøder på de tidspunkter, der er oplyst i tidsplanen. Mødet den 22. august kl afholdes i Byraadssal_H1.28, Tingvej 17, 8543 Hornslet. Mødet den 24. august kl afholdes i mødelokale 22, Lynet (miderste plan), Den Blå Diamant, Rådhuspladsen 2, 7800 Skive. Referater fra informationsmøderne, herunder eventuelle spørgsmål der stilles på mødet, vil blive offentliggjort på samme måde som spørgsmål og svar, jf. pkt Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes pr. til: Karin Sonne, kaso@syddjurs.dk Side 5 af 32

6 Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via ordregivers hjemmeside 5. Udbuddets omfang Udbuddet vedrører indkøb af professionelle værktøjer, arbejdsredskaber og øvrige byggemarkedsprodukter, samt træ, belægning og øvrige byggematerialer: Som stammer fra et pludseligt opstået behov som man derfor selv gerne vil afhente Varer som ikke er aftaledækket til anden side Udbuddet er gældende for alle forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af ordregiver, herunder også selvejende institutioner, i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomst. Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler: Delaftale 1: Syddjurs Kommune. Forventet omsætning: 1.8 mio.kr./år Delaftale 2: Favrskov Kommune. Forventet omsætning: 1.6 mio. kr./år Delaftale 3: Skive Kommune. Forventet omsætning: 1.2 mio. kr./år Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle delaftaler. Hvis man ønsker at byde på flere aftaler, laves kun ét tilbud, der dækker alle de delaftaler man byder på. For nærmere beskrivelse af de udbudte varekategorier, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3), samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål. Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 2 år. Rammeaftalen kan forlænges i 2 x 12 måneder. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt Udelukkelse og egnethed Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. Side 6 af 32

7 Tilbudsgiver skal vedlægge de i pkt. 6.1 til 6.2 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysningerne skal gives ved at udfylde ESPD og vedlægge dette dokument til tilbuddet. Vejledning til, hvordan man får adgang og udfylder ESPD, er vedlagt i Bilag Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 til 3 og 136 (se ESPDs afsnit: Udelukkelse ). Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137 stk. 1, nr. 1-6 (se ESPDs afsnit: Udelukkelse ). Hvis tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må denne dokumentation maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen. 6.2 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.2 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (udbudsbilag A), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. 6.3 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for samtlige enheder. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives. 7. Brug af rammeaftaler 7.1. Rammeaftaler De udbudte aftaler er rammeaftaler, som forudsættes indgået med max. 5 leverandører på hver delaftale Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af konkrete ordrer på rammeaftaler sker i henhold til rammeaftalens pkt. 4.3 ved direkte tildeling. Institutionen vil som udgangspunkt i rammeaftaleperioden foretage den daglige tildeling til det byggemarked, som ligger tættest på den enkelte institution. Side 7 af 32

8 Ved større ordrer (varer som ikke er aftaledækket til anden side) skal der foretages en totaløkonomisk betragtning, hvor anskaffelsespris på det samlede køb (vurderingen vil blive foretaget på det konkrete indkøb gennem tilbudsaviser og/eller leverandørens eventuelle webshop), tidsforbrug, transportomkostninger og evt. fragtomkostninger udregnes i en samlet afvejning. Værktøj til tildelingsbeslutning er vedlagt som bilag Tilbud 8.1 Flere tilbud Der kan ikke afgives mere end et tilbud. 8.2 Kombinationsbud Hvis man som tilbudsgiver ønsker at byde på mere end én delaftale, kan og skal der kun afgives ét tilbud, som er det samme, og gældende for de delaftaler hvor mindstekravene er opfyldt. Det skal i bilag 3 Tilbudsliste angives hvilke delaftaler, tilbuddet omfatter. 9. Tildelingskriterium Rammeaftale vil blive tildelt op til 5 tilbudsgivere pr. delaftale, der opfylder alle mindstekrav, stillet i dette udbudsmateriale. I det tilfælde at der er mere end 5 tilbudsgivere der afgiver tilbud, er tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, på grundlag af laveste pris. I bilag 3 Tilbudsliste er listet de produktkategorier, der ønskes afgivet priser på. Derudover ønskes opgivet en rabatsats på øvrige byggemarkedsprodukter (som er alt andet udsalgsstedet har i sortiment), samt øvrige byggematerialer (som er alt andet udsalgsstedet har i sortiment). Tilbudsgiver har frihed til at byde ind med egne produktkategorier under de enkelte definerede produktkategorier, blot skal der tilbydes produkter indenfor samtlige definerede kategorier. Der skal i arket angives den rabatsats tilbudsgiver kan tilbyde inden for hver produktgruppe. Ordregivers nettopriser vil således være de til enhver gældende priser i butikken/på webshoppen, fratrukket den tilbudte rabat. Undtaget herfra er produkter med fast lav pris (nettoprisprodukter) og produkter på priskampagne (i de tilfælde, hvor kampagneprisen er billigere end nettoprisen minus rabatsatsen). Rabatsatsen vil være gældende for fremtidige substituerende produkter samt nytilkomne produkter i tilbudsgivers sortiment i kontraktperioden, der falder indenfor samme produktgruppe. Det er et mindstekrav, at der ydes mindst 20% rabat på de til enhver tid gældende priser. Undtaget herfra er produkter med fast lav pris (nettoprisprodukter) og produkter på priskampagne (i de tilfælde, hvor kampagneprisen er billigere end nettoprisen minus rabatsatsen). Side 8 af 32

9 10. Afgivelse af tilbud 10.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i ét eksemplar på USB. Er der uoverensstemmelse mellem materialet indsendt skriftligt og elektronisk, gælder det elektronisk fremsendte materiale. Tilbuddet skal sendes til: Syddjurs Kommune, Udbud og Indkøb Lundbergsvej Ebeltoft Att.: Karin Sonne inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist. Tilbud skal mærkes Tilbud EU udbud 2016/S og Må kun åbnes af Team Udbud og Indkøb. Forsendelsen skal være lukket. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 4 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 11. Tilbuddets indhold 11.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.5, samt eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere, jf. pkt. 6.4 (udbudsbilag A) Udfyldt tilbudsliste (bilag 3) Følgebrev med forpligtende underskrift for vedståelse Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Side 9 af 32

10 11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. 12. Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb, evalueres på følgende punkter: 12.1 Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftale. Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt Tildelingskriterium Hvis tilbudsgiver opfylder alle stillede krav, indgås der aftale. Hvis der er mere end 5 tilbudsgivere pr. delaftale, vil tildeling af aftalen ske ud fra følgende evalueringsmodel: Tildeling af rammeaftalen vil ske på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, på grundlag af laveste pris. Ordregiver har forud for udbuddet sammensat en varekurv, som hovedsagligt repræsenterer Ordregivers behov set over 1 måned. Efter tilbudsfristens udløb, vil Ordregiver på en for tilbudsgiverne ukendt dag foretage et fiktivt køb i butikken på den af tilbudsgiver opgivne adresse. Dette køb, fratrukket den tilbudte rabatsats, altså ordregivers nettopris på det fiktive køb/varekurven, udgør evalueringssummen. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag. Side 10 af 32

11 13. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Udbudslovens 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstillperiodens udløb. 14. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 11 af 32

12 Udbudsbilag A Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Nedenstående virksomheder har i ESPD erklæret at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt : Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhed 1 Virksomhed 2 Virksomhed 3 (Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 11.1 vedrørende beskrivelse af de oplysninger konsortiedeltagerne skal afgive. Side 12 af 32

13 Udkast til rammeaftale 1. Parterne Mellem [Indsæt navn på ordregiver] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet ordregiver) og [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet leverandøren) Er der indgået aftale vedrørende levering af byggemarkedsprodukter og byggematerialer til ordregiver. 2. Aftalegrundlag 2.1 Rammeaftalens grundlag Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af byggemarkedsprodukter og byggematerialer. Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne rammeaftale 2. Bilag 1 spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 3. Udbudsmateriale med bilag pr. august Leverandørens tilbud af [indsæt dato] Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. Side 13 af 32

14 2.2 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. 3. Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 1. november 2016 til den 31. oktober 2018 og er uopsigelig for begge parter, jf. dog pkt Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med 2 x 1 år på uændrede vilkår. Rammeaftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Klagenævnet for Udbud eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen, erklærer rammeaftalen for uden virkning, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. 4. Rammeaftalens omfang 4.1 Omfang Denne rammeaftale vedrører levering af det løbende daglige forbrug af byggemarkedsprodukter og byggematerialer til NN kommune: Der stammer fra et pludseligt opstået behov som man derfor gerne selv vil afhente Varer som ikke er aftaledækket til anden side Produktkategorierne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3). Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. Den omsætning, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er derfor alene vejledende. I det omfang, et indkøb er en del af en bygge- og anlægsydelse, forbeholder ordregiver sig retten til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. 4.2 Sortimentsændringer Rammeaftalen omfatter de produkter, der til enhver tid er at finde i de(t) lokale udsalgssted(er). Side 14 af 32

15 4.3 Tildeling af ordrer på parallelle rammeaftaler Ordregiver har samtidig med indgåelsen af denne rammeaftale indgået parallelle rammeaftaler med [indsæt antal] andre leverandører vedrørende de samme produkter, som omfattet af rammeaftalen. Tildeling af konkrete ordrer på rammeaftaler sker ved direkte tildeling. Institutionen vil som udgangspunkt i rammeaftaleperioden foretage den daglige tildeling til det byggemarked, som ligger tættest på den enkelte institution. Ved større ordrer (varer som ikke er aftaledækket til anden side) skal der foretages en totaløkonomisk betragtning, hvor anskaffelsespris på det samlede køb (vurderingen vil blive foretaget på det konkrete indkøb gennem tilbudsaviser og/eller leverandørens eventuelle webshop), tidsforbrug, transportomkostninger og evt. fragtomkostninger udregnes i en samlet afvejning. 5. Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 6. Kvalitet 6.1 Generelt De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark. Produkterne skal overholde kravspecifikationen i hele rammeaftalens løbetid. Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter. 6.2 CE-mærkning mv. Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder. Side 15 af 32

16 6.3 Miljø Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen. Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt. 6.4 Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres. 7. Priser og prisregulering 7.1 Pris For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder kontrakthavers til enhver tid gældende udsalgspriser i butikken/prislisten, fratrukket de i tilbud af xx.xx.xxxx angivne rabatsatser. Undtaget herfra er nettoprisvarer. Det skal på fakturaen tydeligt fremgå om den enkelte vare er en rabatteret vare, eller en nettoprisvare. Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende, og det skal på fakturaen tydeligt angives, at der er tale om en kampagnevare. Priserne er inkl. omkostninger til levering, jf. dog pkt 10. Gældende udsalgspriser skal kunne dokumenteres på forlangende. 7.2 Prisregulering Priserne følger til enhver tid varens gældende udsalgspris i butikken/prislisten i såvel opadgående som nedadgående retning, hvorpå der ydes rabat efter kontrakthavers tilbud af xx.xx.xxxx. 7.3 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. 8. Bestilling Varebestillinger skal kunne afgives i butik/udleveringssted, pr. webshop, pr. , eller pr. telefon. Side 16 af 32

17 Hvis leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver via mail, webshop eller telefon, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, EANlokationsnummer, leveringsadresse, antal (stk., kg., liter mv.), varenummer, navn og pris. 10. Levering 10.1 Leveringsbetingelser Ordregiver accepterer ikke ekspeditionsgebyr. Levering af standardvarer sker inden for 2 arbejdsdage. Det er en betingelse at varerne leveres således, at levering anses sket, når varen er leveret til aftalt tid, på ordregivers henviste sted. Tilbudsgiver hæfter for leverancens økonomiske indhold, indtil modtageren har godkendt leverancen. Der skal leveres på anvist plads (det forudsætter, at adgangsforholdene er rimelig tilgængelige) Ordrer til en værdi af kr ekskl. moms eller derover skal være frit leveret. Ved levering af ordrer til en værdi af under kr. ekskl. moms accepterer ordregiver et mindre leveringsgebyr på xxx kr Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger: Reference EAN-lokationsnummer Leveringsadresse Dato Antal (stk., kg., liter mv.) Varenummer og navn Restordrer 10.3 Returvarer Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved. Side 17 af 32

18 11. Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institutions EAN-nummer med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Varenavn og nummer Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms. Det skal tydeligt angives om varen er rabatteret og rabatsatsen - eller om den er en kampagne/nettoprisvare. Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Leveringsadresse Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. Der må ikke opkræves faktureringsgebyr. 12. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11. Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 13. Statistik Leverandøren skal på anmodning, inden 30 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenavn, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.) Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året. Side 18 af 32

19 Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere. 14. Leverandørens misligholdelse 14.1 Generelt Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger denne rammeaftale Forsinkelse af enkelte ordrer Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf. Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren Bod Såfremt Ordregiver gentagne gange konstaterer, at Kontrakthaver fejlfakturerer Ordregivers institutioner, er Ordregiver berettiget til at opkræve en bod. Ved fakturering af fejlagtige priser er Ordregiver berettiget til at opkræve en bod på 10 % af det overfakturerede beløb, dog minimum kr. 100,00 pr. faktura. Ved øvrige fakturafejl jf. pkt.11 er Ordregiver berettiget til at opkræve en bod på kr. 100,00 pr. faktura indeholdende fejl, såfremt Kontrakthaver ikke inden for Ordregivers skriftlige varsel på 14 dage retter for sig. Påløben bod opgøres månedsvis. Det er ikke en betingelse for leverandørens forpligtelse til at betale bod, at ordregiver afgiver påkrav for hver forsinkelse. Betaling af bod fritager ikke leverandøren for pligten til at opfylde rammeaftalen. Betaling af bod medfører således ikke, at ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende. Side 19 af 32

20 14.4 Mangler Generelt Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering. Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden Afhjælpning og omlevering Leverandøren har i 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet senest 14 dage efter modtagelse af ordregivers reklamation. Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Omlevering skal foretages senest 14 dage efter, at ordregivers reklamation er modtaget af leverandøren. Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger. Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning Ophævelse af ordre Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde: Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i pkt Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. pkt , såfremt ordregiver accepterer dette. Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre. Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Side 20 af 32

21 14.5 Ophævelse af rammeaftalen Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden: Forhold, der er omfattet af udbudslovens 185, stk. 1, nr. 2. Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse. Ved gentagne fejlfaktureringer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over faktureringen og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forseelse. Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering. Manglende overholdelse af de etiske krav i pkt. 18. Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen. Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen. Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed. Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale. Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne. Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare. Opregningen er ikke udtømmende. Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren Erstatning Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning. For forhold der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, ordregiver kan dokumentere et tab ud over bodsbeløbet. 15. Ordregivers misligholdelse Ordregivers misligholdelse bedømmes efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse. Side 21 af 32

22 16. Force majeure Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren, jf. ovenstående. Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer. Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen. Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure. 17. Produktansvar og forsikring Leverandøren er, i overensstemmelse med lov om produktansvar (lovbekendtgørelse nr. 261 af 20. marts 2007 med senere ændringer) og dansk rets almindelige regler, ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder. Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd. Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. Side 22 af 32

23 18. Etik Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende. 19. Overdragelse 19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen. Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. 20. Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen. Side 23 af 32

24 Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke. Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør. Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking. 21. Lovvalg og værneting Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder derfor ikke anvendelse på rammeaftalen. Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab. Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting. 22. Underskrifter For ordregiver For leverandøren Underskrift Underskrift Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver Side 24 af 32

25 Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet Side 25 af 32

26 Bilag 2 Kravspecifikation De nedenfor beskrevne krav er mindstekrav, der alle skal accepteres. Hvis et krav ikke accepteres, anses tilbuddet for at være ukonditionsmæssigt og vil ikke blive taget i betragtning. Tages der forbehold for mindstekravene vil tilbuddet ligeledes være ukonditionsmæssigt, og vil ikke blive taget i betragtning. Ved afgivelse af tilbud, anses alle mindstekrav for at være accepteret. Generelt: Tilbudsgiver har sortiment indenfor alle de produktkategorier, der er listet i tilbudslisten bilag 3. Krav til overholdelse af regler mv. Alle produkter skal overholde gældende standarder, direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt. Dokumentation for dette skal fremsendes til ordregiver på forlangende. Det er et krav, at samtlige produkter samt eventuelle nye produkter der måtte komme til i aftaleperioden, er i overensstemmelse med ovenstående krav. Krav til produkter mv. Tilbudsgiver skal både kunne servicere ordregivers institutioner og tekniske afdelinger dvs. tilbudsgiver skal kunne levere værktøj, arbejdsredskaber og øvrige byggemarkedsprodukter til professionelt brug. El-værktøj og værktøjsmaskiner skal altid leveres med tilhørende brugsanvisning i papirform. Brugsanvisninger skal være på dansk og skal indeholde information om betjening, brug og vedligeholdelse. Tilbudsgiver skal kunne instruere ordregivers ansatte i korrekt brug af de maskiner, som er omfattet af den indgåede aftale. Instruktionen skal ske uden beregning. Træ samt øvrige byggematerialer skal overholde de til enhver tid gældende regler og standarder for træ og byggematerialer. Side 26 af 32

27 Udleveringssted Tilbudsgiver skal som minimum have ét lokalt udleveringssted, hvor størstedelen af de tilbudte produkter er hyldevarer og lagerføres. Udleveringsstedet skal være beliggende inden for kommunegrænsen eller i maksimal afstand: Syddjurs: 10 km fra Hornslet, Rønde, Ryomgård, Ebeltoft Favrskov: 5 km fra Hinnerup, Hadsten, Hammel, Thorsø, Ulstrup Skive: 15 km fra Skive, Glyngøre Tilbuddet skal indeholde adresser på de udleveringssteder, der er omfattet af tilbuddet. Levering Ordrer til en værdi over kr ekskl. moms leveres fragtfrit. Ved levering af ordrer til en værdi af under minimum kr. ekskl. moms accepterer ordregiver et mindre leveringsgebyr. Gebyret må ikke overstige 200 kr. ekskl. moms pr. ordre. Der må ikke opkræves andre former for gebyrer end leveringsgebyr. Emballage Alle leverede produkter skal være forsvarligt emballeret. Alle produkter, som leveres til udendørs plads, skal være afdækket, således at produkterne er beskyttet mod vind og vejr. Returemballage genbrugelige euro- og plastpaller skal afhentes uden beregning. Der må ikke tages gebyr for engangspaller. Kvalitet Produkter, der kvalitetsmæssigt ikke er i orden, tages omgående retur uden omkostning for ordregiver. Pris Rabatsatserne angivet i tilbudslisten bilag 3 skal ydes på alle varer, undtagen nettoprisvarer. Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende. Ordregiver skal altid tilbydes de til enhver tid laveste priser; om det er enten rabatpris eller Side 27 af 32

28 kampagnepris. Der skal mindst gives 20% i rabat på alle produktkategorier. Fakturering Tilbudsgiver er i stand til at sikre, at samtlige kommunens institutioner/enheder får de tilbudte rabatter. Det skal af fakturaerne tydeligt fremgå, om varerne er faktureret med rabat eller er kampagne/nettoprisvarer. I tilfælde af aftaleindgåelse laver leverandøren en prøvefakturering, hvor leverandøren beviser, at man kan leve op til kravet. Dato: Underskrift: Side 28 af 32

29 Bilag 3 - Tilbudsliste Vedlagt Excelark skal udfyldes og vedlægges tilbuddet. Side 29 af 32

30 Bilag 4 - Tildelingsværktøj Vedlagte Excelark skal anvendes af disponenterne ved tildeling/valg af leverandør ved det konkrete/specifikke større køb. Bilaget skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Side 30 af 32

31 Bilag 5 Fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Adgang til ESPD-system Tilbudsgiver skal udfylde det elektroniske ESPD-dokument på Europa- Kommissionens elektroniske ESPD system som findes på følgende internetadresse: Udfyldelse af ESPD-dokument Xml-filen, som ligger sammen med det øvrige udbudsmateriale skal anvendes ved upload i ESPD systemet for at få adgang til ordregivers ESPD. Xml- filen skal downloades til Tilbudsgivers lokaldrev, før den importeres til ESPD systemet. Følg nedenstående vejledning: - højreklik på Xml-filen - vælg Gem destination som - vælg at gemme filen på f.eks. computerens skrivebord eller et lokaldrev - åben derefter link til ESPD systemet - vælg da for dansk sprog - vælg jeg er en økonomisk aktør - vælg importere ESPD - klik gennemse.. - vælg Xml-filen - klik på åben - vælg Danmark - Klik på næste - ESPD dokumentet bliver tilgængelig for udfyldelse. Vejledninger fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Vejledning til udfyldelse af det elektroniske ESPD findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside på følgende link: Side 31 af 32

32 Generel vejledning vedr. ESPD på følgende link: %20europaeiske%20udbudsdokument.pdf Ovenstående vejledninger anses ikke som en del af udbudsmaterialet. Ordregiver påtager sig ikke ansvar for indhold og eventuelle fejl i vejledningerne. Side 32 af 32