Du opretter en klage i Klageportalen (indgang til Klageportalen findes på og

Transkript

1 Indsendelse af klager til Planklagenævnet 2.1 Klagevejledning Den afgørelse, som du har modtaget fra myndigheden/førsteinstansen, indeholder en klagevejledning med oplysninger om klagefrist og klageberettigelse. Hvis du ønsker at klage til Planklagenævnet over afgørelsen, skal du klage via Klageportalen, inden klagefristen udløber. 2.2 Hvordan klager du? Du opretter en klage i Klageportalen (indgang til Klageportalen findes på og Inde i Klageportalen bliver du guidet gennem en række trin, hvor du udfylder oplysninger om: Hvem der klager Den afgørelse som du klager over Den lokalitet/stedet som klagen drejer sig om Hvad din klage går ud på Betaling af gebyr for at klage Godkende og afslutte oprettelsen af klage Du kan uploade dokumenter undervejs. Der er korte hjælpetekster i Klageportalen, hvor du bliver guidet gennem forløbet med indtastning af en klage. Vær opmærksom på, at du som klager bærer risikoen for, om klagen er korrekt indgivet inden klagefristens udløb. En klage anses for at være indgivet, når den er tilgængelig i Klageportalen for den myndighed, der har truffet afgørelse i sagen. Tilgængelig betyder, at du som klager har godkendt klagen og betalt gebyret/bestilt en faktura i Klageportalen, så myndigheden har mulighed for at gøre sig bekendt med klagen. 2.3 I særlige tilfælde kan du klage uden om Klageportalen De særlige forhold, som kan begrunde en undtagelse fra kravet om at klage via Klageportalen er f.eks. særlige handicap, såvel kognitiv som fysisk funktionsnedsættelse samt demens. Det gælder også borgere, der mangler digitale kompetencer, visse socialt udsatte borgere, borgere med psykiske lidelser, borgere med sprogvanskeligheder, hvor hjælp og vejledning fra myndigheden eller nævnet ikke konkret vurderes at være en egnet løsning. Hvis du tilhører en af de nævnte grupper og trods vejledning ikke har mulighed for at bruge Klageportalen, kan du aflevere din klage til den myndighed, der har truffet afgørelsen. Du skal begrunde din anmodning om fritagelse for brug af Klageportalen. Hvis du er fritaget for at bruge digital post af din kommune, bedes du oplyse dette i din anmodning. Myndigheden sørger for at sende din anmodning videre til Planklagenævnet, som i hvert enkelt tilfælde vurderer, om der foreligger særlige forhold der gør, at du kan blive fritaget for at bruge Klageportalen. Du får besked fra Planklagenævnet om, hvorvidt din anmodning kan imødekommes. 2.4 Hvis en anden person skal klage på dine vegne Du kan lade et familiemedlem eller en bekendt ordne din klage på dine vegne. Du skal blot

2 underskrive en fuldmagt til den, som hjælper dig. Du kan også lade dig repræsentere af en advokat eller en anden professionel rådgiver. En liste over typer af rådgivere findes i Klageportalen. Hvis en anden repræsenterer dig, kaldes det i fagsprog en partsrepræsentant. 2.5 Hvad koster det at klage? Gebyrets størrelse differentieres, alt efter om klager er en borger eller en virksomhed/myndighed /organisation. Privatpersoner skal således betale et gebyr på 900 kr. Dette gælder også for en anmodning om genoptagelse. Virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder skal betale kr. for behandling af eller genoptagelse af en klage. Det nævnte gebyr reguleres den 1. januar hvert år efter den af Finansministeriet fastsatte sats for det generelle pris- og lønindeks med virkning for klager, der modtages i nævnet fra og med den 1. februar Gebyret er endnu ikke reguleret for 2017, men vil blive teknisk efterreguleret. Indgives flere klager over samme afgørelse, opkræves der et gebyr for hver selvstændig klageskrivelse. Hvis flere klageberettigede indgiver en samlet klage, betales ét klagegebyr. Hvis blot en af klagerne er en virksomhed eller en organisation er gebyret kr. Klagegebyr opkræves af Planklagenævnet. Betaling af klagegebyr sker ved elektronisk overførsel eller ved indbetalingskort til Planklagenævnet. Gebyr skal indbetales indenfor en af Planklagenævnet fastsat frist. Hvis gebyret ikke indbetales inden udløbet af fristen, afvises klagen. Gebyret bliver tilbagebetalt, hvis klagen bliver afvist, fordi klagefristen er overskredet, klager ikke er klage-berettiget eller fordi Planklagenævnet ikke har kompetence til at behandle klagen. Gebyret tilbagebetales også, hvis klagesagen fører til, at den påklagede afgørelse ændres eller ophæves, eller hvis klager får helt eller delvist medhold i klagen. Hvis den eneste ændring af den påklagede afgørelse er forlængelse af en frist for efterkommelse af afgørelsen som følge af den tid, der er medgået til at behandle sagen i Planklagenævnet, tilbagebetales gebyret dog ikke. Hvis klager trækker klagen tilbage, mens sagen er under behandling i nævnet, vil gebyret som udgangspunkt også blive betalt tilbage. Planklagenævnet kan dog beslutte, at gebyret ikke tilbagebetales, hvis klagen trækkes tilbage på et tidspunkt, hvor nævnet allerede har foretaget en stor del af sagsbehandlingen. 2.6 Hvilke klager er undtaget fra kravet om betaling af gebyr? Følgende klagetyper er undtaget fra klagegebyr: 1) Klager over ekspropriationsbeslutninger efter 47 i lov om planlægning. 2) Klager der udelukkende vedrører afslag på aktindsigt efter lov om offentlighed i forvaltningen, forvalt-ningsloven eller lov om aktindsigt i miljøoplysninger. 2.7 Betaling af gebyr i Klageportalen Når du har tastet din klage ind i Klageportalen, bliver du bedt om betaling af gebyr med et

3 betalingskort. Klagen bliver først sendt videre, når gebyret er betalt, og du endeligt har godkendt din klage. 2.8 Hvis du bliver fritaget for at anvende Klageportalen Hvis du efter anmodning til Planklagenævnet bliver fritaget for at indsende klage gennem Klageportalen, sender sekretariatet dig et kvitteringsbrev for modtagelsen af klagen, og samtidig bestiller sekretariatet en faktura hos Statens Administration. Statens Administration fremsender inden 7 dage en faktura til dig. Betalingsfristen fremgår af fakturaen. 2.9 Vilkår for brug af Klageportalen Betaling Du betaler som udgangspunkt gebyret for at klage med et betalingskort, når du har indtastet din klage i Klageportalen. Klagegebyret tillægges ikke transaktionsomkostninger eller betalingsgebyr. Når du gennemfører en online betaling med betalingskort, er du altid sikret mod misbrug. Du har nemlig mulighed for at afvise betalingen, når du modtager din betalingsoversigt. I Klageportalen benytter vi SSL (Secure Socket Layer). Det indebærer bl.a., at du ikke har en selvrisiko i tilfælde af, at dit kort skulle blive misbrugt. De data, du oplyser i forbindelse med gebyrbetalingen med betalingskort, er krypterede (SSL). Det er kun betalingsformidleren, der kan læse dem. Hverken nævnet eller andre har mulighed for at læse dataene. Gebyrbeløbet hæves på din konto i forbindelse med, at vi mailer dig en kvittering for din indgivelse af klage. Der kan aldrig trækkes et større beløb end det, du har godkendt Forbehold for tastefejl og gebyrfejl I forbindelse med din indgivelse af klage via Klageportalen tager Planklagenævnet forbehold for, at der kan optræde tastefejl og gebyrfejl Persondatapolitik Cookies En cookie er en betegnelse for det forhold, at en brugers adfærd på et netværk registreres hos brugeren selv (på brugerens harddisk). På den måde kan brugeren genkendes, f.eks. på et websted, ved næste besøg. Der lagres ikke personhenførbare oplysninger i en cookie, men oplysninger om brugerens adfærd på et web-site, f.eks. brugernavn til login på et website. En cookie lagres på brugerens harddisk sammen med cachede filer. En cookie er således en tekstfil, der sendes til din browser fra en webserver og lagres på din computers harddisk. Du kan sætte din browser til at informere dig, når du modtager en cookie, eller du kan slå cookies helt fra. Det eneste disse cookies bruges til, er at genkende din computer. Når du indgiver en klage via Klageportalen benyttes session cookies de holder styr på, hvor du er, mens du navigerer i portalen. Session cookies gemmes kun på din computer i få

4 timer. I Klageportalen anvendes cookies med det formål at optimere websitet og dets funktionalitet, og dermed gøre brugen af Klageportalen så nem som muligt for dig. Du kan til enhver tid slette cookies fra din computer: I Internet Explorer slettes cookies under menuen Funktioner -> Internetindstillinger -> Generelt -> Browserdata/Slet cookies. Logstatistik Logstatistik bruges i Klageportalen og betyder, at et statistik-system opsamler information, som kan give et statistisk billede af, hvor mange besøgende et website har haft, hvor de kommer fra, og hvor på websitet det forlades m.v. I Klageportalen anvendes logstatistik med det formål at optimere websitet og dets funktionalitet. Dine personlige oplysninger For at du kan klage via Klageportalen, må du lade dig registrere med følgende personlige oplysninger: cpr. nr. (for personer) eller cvr. nr. (for virksomheder, organisationer og foreninger) Navn Adresse adresse Vi foretager registreringen af dine personoplysninger med det formål at kunne give dig en kvittering for din klage, kommunikere med dig under sagens behandling og give dig en afgørelse i sagen, når Planklagenævnet har afsluttet sin behandling af klagesagen. Vi skal også bruge oplysningerne ved eventuel tilbagebetaling af klagegebyret. Personoplysningerne registreres hos Planklagenævnet i nævnets it-systemer. Vi registrerer tillige skrivelser, f.eks. klagen, samt diverse bilag og sagsakter i nævnets itsystemer. Nævnet kan bede om yderligere oplysninger fra sagens parter, fra kommuner eller andre involverede myndigheder. Hvis nævnet skriftligt beder en anden myndighed om oplysninger, sender vi oftest klagen med bilag til myndigheden. Nævnet kan også indhente oplysninger telefonisk. Når der indsamles personoplysninger via Klageportalen, sikrer vi, at det altid sker ved afgivelse af dit udtrykkelige samtykke, således at du er informeret om præcis, hvilke oplysninger der indsamles og hvorfor. De medarbejdere som behandler din sag i Planklagenævnet har adgang til de oplysninger, der registreres om dig. Dog har nævnets sagsbehandlere ikke adgang til cpr. numre. Nævnets ansatte har tavshedspligt. Når nævnet træffer afgørelse i en klagesag, skal nævnet offentliggøre afgørelsen i sin afgørelsesportal som findes på nh@naevneneshus.dk. Afgørelserne bliver anonymiseret før offentliggørelsen. Den dataansvarlige for Klageportalen er Planklagenævnet. Vi transmitterer dine oplysninger krypteret. Vi opbevarer ikke dine oplysninger krypteret.

5 Planklagenævnet videregiver alene personoplysninger til andre myndigheder i det omfang, lovgivningen forpligter nævnet hertil. Efter persondataloven har du en række rettigheder. Disse er blandt andet: Du har ret til at få at vide, at nævnet har oplysninger om dig i vores it-systemer. Du har ret til at få at vide, hvilke oplysninger nævnet har om dig, og som er brugt i nævnets sagsbehandling. Du har ret til at bede om, at nævnet retter eller sletter oplysninger, hvis du mener, at de er forkerte eller giver et forkert indtryk. Nævnet har pligt til at tage stilling til din anmodning. Du kan læse mere om persondataloven på Datatilsynets hjemmeside Kvittering Når du har betalt klagegebyret og indgivet din klage via Klageportalen, sender vi dig en med kvittering for klagen. Kvitteringen indeholder bl.a. et KlageID et identifikationsnummer som du skal bruge, hvis du har spørgsmål til din klagesag Klagefrafald Du har til enhver tid frem til nævnet har truffet en afgørelse i klagesagen ret til at frafalde din klage. Ønsker du at frafalde din klage, kan dette gøres via Klageportalen. Du vil da få et indbetalt klagegebyr tilbage. En tilbagebetaling af gebyret afhænger dog af, hvor langt nævnet er nået med sin behandling af klagesagen. 3. Planklagenævnets behandling af klager 3.1 Hvornår påbegyndes behandling af klagen? Planklagenævnet påbegynder først behandlingen af en klage, når gebyret er modtaget. Dette gælder også anmodning om opsættende virkning i de sager, hvor det er lovens udgangspunkt, at en klage ikke har op-sættende virkning. Dette gælder f.eks. i retlige klager, jf. planlovens 58, stk. 1, nr. 4. I de sagstyper hvor rettidig indgivelse af klagen efter loven umiddelbart har opsættende virkning for den påklagede afgørelse, får tidspunktet for gebyrets indbetaling ikke betydning for, hvornår den opsættende virkning af klagen indtræder. 3.2 Hvordan behandler nævnet din klagesag? En sags behandling i Planklagenævnet afhænger af sagens karakter og sværhedsgrad. Visse sagsbehand-lingskridt er altid de samme. Disse er nærmere beskrevet her. Oprettelse Når en klage modtages i Planklagenævnet, bliver der oprettet en sag i nævnets journalsystem. Screening Sagen bliver herefter gennemgået af en sagsbehandler som først undersøger, om klagefristen er overholdt, om klager er klageberettiget, og om klagen vedrører spørgsmål, som er omfattet af Planklagenævnets kompetence. En klage bliver afvist, hvis klagefristen ikke er overholdt, hvis klageren ikke er klageberettiget,

6 eller hvis klagen vedrører spørgsmål, som ikke kan påklages til Planklagenævnet. Hvis klagefristen er overholdt, klager er klageberettiget og klagen vedrører forhold, som kan påklages til nævnet, vil sagen blive fordelt til en sagsbehandler, der skal færdigbehandle sagen. Høring I de fleste tilfælde modtager Planklagenævnet klagen og sagens akter direkte fra den myndighed, der har truffet afgørelsen. Som oftest har myndigheden allerede ved fremsendelse af sagen til Planklagenævnet skrevet sine bemærkninger til klagen. I så fald vil det som udgangspunkt ikke være nødvendigt at høre myndigheden yderligere. I nogle tilfælde er det nødvendigt at høre den myndighed, der har truffet afgørelsen. Når Planklagenævnet sender en sag i høring, orienteres klager og eventuelle andre parter, som nævnet er bekendt med, om hø-ringen. Myndigheden vil samtidig blive bedt om at sende kopi af høringssvaret til de involverede parter. Der vil typisk blive fastsat en frist på 4 uger for at fremsende bemærkninger til myndighedens høringssvar. Afgørelse Nævnets formand kan træffe afgørelse på nævnets vegne i sager, der ikke indeholder spørgsmål af større eller principiel betydning, og i sager, der alene angår retlige spørgsmål. Klager, der indbringes for Planklagenævnet, og som ikke er omfattet af formandens kompetence til at afgøre sagen alene, skal som udgangspunkt afgøres af det samlede nævn på et møde eller ved skriftlig behandling. Det samlede nævn består af 11 medlemmer: en formand eller en stedfortræder for denne, en landsdommer, fem medlemmer med viden om specifikke emner og fire læge medlemmer. Afgørelsen sendes til de parter, som har været involveret i sagens behandling ved Planklagenævnet. 3.3 Hvor lang tid varer sagsbehandlingen? Planklagenævnet bestræber sig på at afgøre mange af sagerne inden for 12 måneder. Klagesagerne behandles i forskellige spor afhængig af sagens art, kompleksitet og indhold. Planklagenævnet har stort fokus på sagsbehandlingstider, produktivitet og kvalitet. Planklagenævnet foretager en løbende prioritering af sagerne og arbejder fortsat med at effektivisere sags-behandlingen. Planklagenævnet afgør en del sager hurtigt, f.eks. fordi klagen afvises på grund af manglende klageberettigelse, manglende overholdelse af klagefrist, eller fordi sagen kan afgøres på det foreliggende grundlag. En del sager afvises endvidere på grund af manglende gebyrindbetaling. Sådanne afvisningssager kan ofte afgøres inden for ca. 8 uger. I komplicerede, større og/eller principielle sager, der har en særlig karakter og forudsætter bl.a. gennemførelse af en række yderligere sagsbehandlingsskridt, herunder f.eks. besigtigelser og nævnsbehandling, må sagsbehandlingstiden forventes at være op til 12 måneder og i nogle sager længere tid. Hvis behandlingen af en sag viser sig at tage længere tid end 12 måneder, vil Planklagenævnet forinden udløbet af de 12 måneder sende et brev med orientering om, hvornår sagen kan

7 forventes færdigbehandlet. 3.4 Overgangsbestemmelser Verserende sager i Natur- og Miljøklagenævnet der angår planloven, sommerhusloven, kolonihaveloven eller masteloven, og som ikke er afgjort inden den 1. februar 2017, færdigbehandles som udgangspunkt i Plan-klagenævnet efter reglerne i lov om Planklagenævnet, medmindre der er fastsat andet i særlovgivningen. 3.5 Søgsmål Planklagenævnets afgørelser er endelige og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed. Planklagenævnets afgørelser kan indbringes for domstolene senest 6 måneder efter, at nævnets afgørelse er truffet, medmindre andet følger af den lovgivning, som afgørelsen er truffet efter. 4. Opsættende virkning af klage Indgivelse af rettidig klage til Planklagenævnet har som udgangspunkt ikke opsættende virkning. Følgende rettidige klager har dog opsættende virkning, medmindre Planklagenævnet bestemmer andet: 1. Klage efter planlovens 58, stk. 1, nr. 1 og nr Klage efter sommerhuslovens 10 e, stk Klage efter kolonihavelovens Klage efter mastelovens 8, stk. 1. Planklagenævnet kan ved rettidig klage efter planlovens 58, stk. 1, nr. 3 eller mastelovens 22 beslutte, at en meddelt tilladelse eller godkendelse ikke må udnyttes, og at et påbud ikke skal efterkommes. Såfremt et bygge eller anlægsarbejde iværksat, kan Planklagenævnet påbyde dette standset. 5. Hvordan sikres det, at uvedkommende ikke får adgang til personfølsomme data? 5.1 Sikkerhed Planklagenævnet følger ligesom alle andre statslige myndigheder kravene til informationsog datasikring i ISO27001 standarden. Det betyder bl.a., at cpr-nummer og andre personfølsomme oplysninger kun findes i krypteret form. De kan derfor ikke læses i Klageportalens database, ej heller tilgås på anden måde. 5.2 Persondata I Planklagenævnet behandler vi oplysninger om dig i vores IT-systemer, når vi arbejder med klagesagen. Oplysningerne er f.eks. navn, cpr.nr. og adresse. Der kan også være nogle mere personlige oplysninger om dig, hvis der er blevet givet sådanne oplysninger til brug for sagen, f.eks. om helbredsforhold. Efter persondataloven har du en række rettigheder. Disse er blandt andet: Du har ret til at få at vide, at nævnet har oplysninger om dig i vores it-system Du har ret til at få at vide, hvilke oplysninger nævnet har om dig og som er brugt i nævnets sagsbehandling Du har ret til at bede om, at nævnet retter eller sletter oplysninger, hvis du mener, at de er forkerte eller giver et forkert indtryk. Nævnet har pligt til at tage stilling til din anmodning.

8 5.3 Sådan arbejder Planklagenævnet med personoplysninger Når Planklagenævnet modtager en klage, registrerer vi navn og adresse på sagens part(er) i nævnets it-system. s, breve, bilag og sagsakter gemmes i it-systemet. Nævnet kan bede om yderligere oplysninger fra sagens part(er), fra kommunen eller andre involverede myndigheder. Hvis nævnet skriftligt beder en myndighed om oplysninger, sender vi oftest klagen med bilag til myndigheden. Nævnet kan også indhente oplysninger telefonisk. Nævnets ansatte har tavshedspligt. Nævnet skal offentliggøre sine afgørelser på hjemmesiden. Afgørelserne bliver anonymiseret, før de bliver offentliggjort. Du kan læse mere om persondataloven på Datatilsynets hjemmeside, Reglerne følger af lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger.