Ole Skovsbøll, Peter Pagh Schmidt, Peter Bang, Lis Bundesen, Asger Hansen, Anders Nielsen, og Bodil Røn Winkel.

Transkript

1 Boligforeningen Fyn-Bo Bestyrelsen Referat fra møde i organisationsbestyrelsen mandag den 7. marts 2016, kl , på kontoret hos Boligkontoret Danmark, Sivlandvænget 27B, 5250 Odense S. Deltagere Fra bestyrelsen: Boligkontoret Danmark: Ole Skovsbøll, Peter Pagh Schmidt, Peter Bang, Lis Bundesen, Asger Hansen, Anders Nielsen, og Bodil Røn Winkel. Conny Bruun og Torben Hansen DAGSORDEN: 1. Velkomst og indledning v/formanden. 2. Godkendelse af, - dagsorden - referat fra bestyrelsesmødet d. 7. januar Revisionsprotokol intet til behandling 4. Meddelelser fra formanden og administrationen 5. Opfølgning på handlingsnotat om effektiv drift, - opsamling fra mødet d Handlingsnotat er fremsendt på mail d. 22. februar Bestyrelsesværktøjer, - eksempler på aktivitetsoversigt og beslutningsdokument, forslag vedhæftet 7. Behandling af målsætninger for boligorganisationen, oplæg vedhæftet Hovedtema: Ledelse og beboerdemokrati: - Information Hovedtema: Økonomi og drift - Egenkapital 8. Afdelingerne 9. Behandling af muligheden for feriebytte og fremleje,- oplæg vedhæftet 10. Udpegning af delegerede til Boligkontoret Danmarks repræsentantskab, - oplæg vedhæftet 11. Økonomi a) Afdeling opfølgning på handleplan og økonomi for energirenovering af Platanvej 4 i Bogense og Badstuen 30A, Tåsinge. Side 1 af 6

2 b) Anvendelse af logo? Vores kommunikationsafdeling har tilbudt at rentegne logoet, finde farver og skrifttype og gøre det klar til tryk på forskellige dele og til brug på forskellige medier, til en pris på kr Status på udlejning siden sidste møde, - oversigt vedhæftet 13. Eventuelt, herunder planlægning af generalforsamling, OB-møder og afdelingsmøder. Ad 1-2 Velkomst, godkendelse af dagsorden og referat fra mødet d Formanden Ole Skovsbøll bød velkommen til mødet. Dagsorden godkendt uden ændringer Referat fra mødet d blev godkendt og protokol underskrevet. Ad 3 Revisionsprotokol Der var intet til behandling. Ad 4 Meddelelser fra formanden og administrationen Formanden havde ingen meddelelser. Fra Administrationen: Conny informerede om Boligkontorets lancering af 7 nye tilbud til beboere/bestyrelser. Fremgår i nyhedsbrevet og i mail til formænd. Heraf er der til beboerne udsendt information med fokus på 4 af de 7 tilbud. Udvidet selvbetjening på bdk.dk Råd til husleje Er du bekymret for din nabo Er der brug for en beboerambassadør Samtidig med blev der startet endnu en kampagne for hurtigt og nemmere beboerservice, via . Meddelelserne taget til efterretning Side 2 af 6

3 Ad 5 Opfølgning på handlingsnotat om effektiv drift, og mødet d Peter Pagh Schmidt berettede kort fra mødet. Vi har klart fået en pejling af hvad der nødvendigt at gøre, samt hvad det er myndighederne har sat på dagsordenen. Det videre arbejde med effektivisering af driften er tillige drøftet i afdelingsbestyrelsen i Kerteminde. Der er fortsat et ønske om at benytte lokale håndværkere og leverandører, og afdelingsbestyrelsen har derfor startet op på forhandlinger lokalt for Kerteminde. Conny understregede vigtigheden i at det videre forløb og arbejdet med effektivisering af afdelingernes drift, sker på baggrund af beslutninger der tages i organisationsbestyrelsen, hvor beslutningskompetencen ligger. Bestyrelsen kan herefter beslutte af uddelegerer til afdelingsbestyrelsen. Torben oplyste, at der blandt driftscheferne på Fyn, etableres et samarbejde på tværs, med henblik på, at udveksle erfaringer, sammenligne priser mv. på de mest benyttede håndværkere og leverandører. Kan der indledes et samarbejde på tværs ved forhandling af priser, der betyder bedre aftaler er det bestemt værd at overveje for bestyrelsen. På baggrund af handlingsnotatet fra Task-Force gruppen prioriteres, at der fælles for alle afdelinger, indledes forhandlinger med de håndværkere og leverandører der i forvejen benyttes i boligforeningen. Såfremt der i det tværgående samarbejde blandt driftscheferne på Fyn er mulighed for at opnå bedre og billigere aftaler med håndværkere og leverandører, kan der arbejdes videre hermed. Task-Force gruppen kobles på opgaven med forhandling af priser mv. med de leverandører og håndværkere der i dag benyttes i boligforeningen. Bestyrelsen ønsker at Task-Force gruppens specialist til denne opgave deltager i møde herom. Ad 6 Bestyrelsesværktøjer, aktivitetsoversigt og beslutningsdokument Conny viste eksempler på aktivitetsoversigt og beslutningsdokument. Bestyrelsen besluttede fremover at implementere både aktivitetsoversigten og beslutningsdokumentet. Det blev samtidig besluttet, at alle i bestyrelsen skal oprettes i EPOS, portal til indberetning af kørsel. Torben sørger for at indhente, cpr-nr. og konto nummer på alle i bestyrelsen, samt bede om oprettelse. Lønningskontoret, der er ansvarlig for udbetaling af kørselsgodtgørelse, fremsender adgangskoder, (brugernavn og password) til hvert bestyrelsesmedlem, til deres mail. Asger er i forvejen oprette. Aktivitetsoversigt og beslutningsdokument opdateres til næste møde. Ad 7 Behandling af målsætninger for boligorganisationen Som vi tidligere har varslet, så har bestyrelsen en opgave, som led i at arbejdet med forvaltningsrevision. Ganske kort går det ud på, at bestyrelsen skal beskrive hvordan organisationen drives, ved at opstille kvalificerede mål og udarbejde konkrete handleplaner. Derfor påbegyndes arbejdet med målsætninger i den nye organisation. Der er forud for mødet, udsendt oplæg og forslag til målsætning på følgende områder: Side 3 af 6

4 Hovedtema: Ledelse og beboerdemokrati: Information Hovedtema: Økonomi og drift: Egenkapital Drøftelser vedrørende information til beboerne. Pga. den spredte beliggenhed i afdelingerne 1-5, er det en stor udfordring af nå ud til beboerne med nyhedsbreve og anden information. Det har medført beslutning i den tidligere bestyrelse i DVB, at BL s udgivelse Beboerbladet ikke er omdelt eller fremsendt pr. post til beboerne i afdeling 1-5, da det har været en betydelig udgift for afdelingerne. Senest har vi kunne konstatere, at under halvdelen af beboerne har oplyst adresser til administrationen. Ole forslog derfor at bestyrelsen påtog sig opgaven med mere direkte opsøgende kontakt til beboere uden , for at få opklaret om beboerne har . Målsætningerne tilrettet med ændringer. Endelige målsætninger vedlægges referatet. Bestyrelsen får udleveret lejerliste med telefonnumre og aftaler indbyrdes fordeling af opgaven med opsøgende kontakt til beboere uden . Det ønskes opklaret om beboerne har , hvortil de kan få tilsendt nyhedsbreve og lignende. Bestyrelsen skal udarbejde oplæg til velkomstbrev, der udsendes til nye beboere. Ad 8 Afdelingerne Afdeling /Odense Torben fremlagde status efter opgørelse af de 2 skadessager med genopretning efter fugt og skimmelsvamp. I alt er der udgifter for ca. kr på de to sager. Afdelingen har betalt ca. kr og rest er dækket af forsikringen. Det er dog ikke nær det beløb som afdelingen tidligere var sat i udsigt af forsikringen. Det har derfor tæret en hel del på afdelingens henlæggelser, og der henstår kr disponibelt til resten af året Lis Bundesen bragte sag op om utilfredshed med ejer af nabogrunden vedrørende manglende hegn. Det trådhegn, der har udgjort adskillelsen mellem grundstykket, ejet af Taarup Boligselskab og bl.a. boligforeningens ejendom, er blevet fjernet i forbindelse med et nybyggeri på grunden. Det er boligselskabet der har fjernet hegnet. Det er påtalt op til flere gange af grundejerne, der har grund der støder op til Taarup Boligselskabs bebyggelse. Lige så mange gange har boligselskabet lovet, at det vil blive genetableret et hegn, men der sker tilsyneladende ikke noget. Der foregår en del generende trafik fra nabobebyggelsen. Afdeling / Vest- og Østfyn 2 boliger har fået udskiftet nyt køkken under den kollektive råderet. Ingen meddelelser fra de øvrige afdelinger. Informationerne fra afdelingerne taget til efterretning. Taarup Boligselskab rykkes endnu engang af Torben, for opsætning af hegn, såfremt der ikke sker yderligere indenfor den nærmeste tid. Lis kontakter Torben. Side 4 af 6

5 Ad 9 feriebytte og fremleje Indstilling: Da muligheden for at kunne feriebytte/feriefremleje er afhængig af organisationsbestyrelsens godkendelse, indstilles det at organisationsbestyrelsen drøfter muligheden samt tager beslutning om, hvorvidt det skal være en mulighed for beboerne i boligorganisationen at benytte sig af. Bestyrelsen besluttede at give muligheden for feriebytte/feriefremleje til beboerne, i foreløbigt 1 år, hvorefter ordningen evalueres. Ad 10 Udpegning af delegerede til Boligkontoret Danmarks repræsentantskab Lis og Ole udpeget, og deltager i Boligkontorets repræsentantskabsmøde d. 11. juni Administrationen giver besked til Havneholmen. Der ønske oplysning om gæstepladser. Hvis der frigives gæstepladser, ønsker Bodil også at deltage i repræsentantskabsmødet. Ad 11 Økonomi a) Afdeling opfølgning på handleplan og økonomi for energirenovering af Platanvej 4 i Bogense og Badstuen 30A, Tåsinge. Torben informerede om tilbagemelding fra Boligkontorets byggeafdeling, med afslag for finansiering af projekterne med midler fra trækningsretten. Det vurderes, at sagen er for lille. Fremtidige sager der ønskes finansieret ved hjælp af trækningsretsmidler skal have en anseelig størrelse og lidt mere volumen. Hvilket afdelingskontoret, sammen med byggeafdelingen må få nærmere defineret. Der skal derfor søges anden mulighed for finansiering for dette projekt. Det forsøges afklaret med byggeafdelingen i nærmeste fremtid. b) Anvendelse af logo? Vores kommunikationsafdeling har tilbudt at rentegne logoet, finde farver og skrifttype og gøre det klar til tryk på forskellige dele og til brug på forskellige medier, til en pris på kr a) Alternativ til finansiering søges løst hurtigst muligt, da sagen ønskes færdig nu. b) Anvendelser af logo skal ske i følgende sammenhænge. Indkaldelse til generalforsamlingen, på velkomstbrevet, hjemmesiden. Boligkontorets tilbud om at rentegne logo, finde farve og skrifttype, og gøres klar til tryk til en pris á rk , accepteres. Ad 12 Status på udlejning siden sidste møde Oversigt fremsendt forud for mødet. Der har i perioden været 10 ledige boliger, heraf er 2 interne flytninger. Der er pt. ikke udsigt til tomgange. Side 5 af 6

6 Status på udlejningen taget til efterretning. Ad 13 Eventuelt Behandling af god selskabsskik og 10 punkts programmet udsættes til det konstituerende møde efter ordinær generalforsamling. Folder om emnet omdelt. Der er aftalt følgende møderække 2. maj 2016 kl OB-møde Evt. med deltagelse af Task-Force specialist juni 2016 kl OB-møde for ordinær generalforsamling 14. juni 2016 kl Ordinær generalforsamling, husk pkt. om beslutning om afholdelses af fælles afdelingsmøde for afdeling 1-5 Mødested: Sivlandvænget 27B, 5260 Odense S Afdelingsmøder: 6. september 2016 kl ordinært afdelingsmøde afdeling 1-5 i Odense 12. september 2016 kl ordinært afdelingsmøde afdeling 6 i Kerteminde Referent: Conny Bruun Odense d Bestyrelsens underskrift: Ole Skovsbøll Peter Pagh Schmidt Asger Hansen Anders Nielsen Peter Bang Lis Bundesen Bodil Røn Winkel Side 6 af 6