Lillerød Boligforening afd. 12 Lindebakken / Lindehøj

Transkript

1 Lillerød Boligforening afd. 12 Lindebakken / Lindehøj Referat af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde torsdag d. 21. januar 2010 kl Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Valg af stemmetællere og referent 3. Fremlæggelse af beretning 4. Fremlæggelse og godkendelse af budgettet for Regnskab/budget vaskeri 6. Indkomne forslag: 6.a Vedtagelse af regler for maling af udhuse (bestyrelsen) 6.b Forslag om beskæring af træer 6.c Isolering af lofter 6.d Opførelse af vinterstue/udestue Kommentar fra administrationen: Allerød kommune kræver udarbejdelse af et fælles projekt, der skal forelægges til behandling i det politiske udvalg. Udarbejdelse af fællesprojekt vil efter oplysning fra rådgiver mindst koste kr. 6.e Ændring af husorden for så vidt angår punktet om husdyrhold 7. Valg Valg af formand Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer Ebbe Christoffersen og Linda Røssel Andersen på valg Valg af suppleanter, suppleanter er på valg hvert år Valg af repræsentantskabsmedlemmer, jf. 17, stk eventuelt Ad 1. Valg af dirigent Tine Helmersen valgtes Ad 2. Valg af stemmetællere og referent Linda Røssel og Anna Kragelund valgtes til stemmetællere Vibeke Schmidt referent

2 Ad 3. Fremlæggelse af beretning Da afdelingens formand fraflyttede, var der tale om afdelingsbestyrelsens beretning og ikke en formandsberetning. Ebbe Christoffersen aflagde beretning om bestyrelsens arbejde i det forløbne år. Vi har måttet sige farvel til Preben Overgaard vor varmemester gennem 11 år, der gik på efterløn og i den anledning afholdt afdelingen en afskedsreception og vi har sagt goddag til Lars Dam Larsen som Prebens afløser. Vi har også sagt farvel til Kim afdelingsbestyrelsens formand, der er flyttet til andre lokaliteter. Vedligeholdelse/anskaffelser: Årets største projekt var renovering af asfaltbelægningen, som forløb rimeligt smertefrit. Igen i 2009 er der udskiftet havedøre, som vi forventer vil være afsluttet i år. Vi fortsætter med en løbende udskiftning af vinduer i stueetagerne. Planlægning vedr. udskiftning af Velux skråvinduer på tagetagerne pågår. Der sker løbende renovering af vores køkkener. Der er afsat midler til løbende udskiftning af køl, frys og komfurer, der udskiftes pga. slid og ælde hvor det er nødvendigt. For ungdomsboligernes vedkommende er der ønsker om at få bedre madlavningsfaciliteter end den nuværende kogeø med 2 kogeplader, Afdelingsbestyrelsen ser på hvilke muligheder der er på dette felt. Renoveringen er normalt i forbindelse med flytning, men vi vil lave en langtidsplan, så alle boliger over en årrække får fornyet utidsvarende køkkener. Sociale aktiviteter: Den årlige juletræsfest og fastelavnsfest er begge afholdt med success og med rimelig tilslutning. I 2009 var det også afdelingens 25 års jubilæum, som også gav anledning til et velbesøgt og fornøjeligt arrangement for beboerne. Information: I 2009 var der 11 fraflytninger, heraf 4 ungdomsboliger. Hjemmesiden, der koster 1,70 incl. moms pr. lejemål pr. år fortsætter og indlæg eller ros og ris til denne kan lægges i afdelingskontorets postkasse. Og hvis der havde været en formand for afdelingsbestyrelsen til stede, ville han nu have takket bestyrelsen og ejendomsfunktionærerne for deres indsats i Der var nogle spørgsmål til bestyrelsens beretning om køkkener og isolering som blev uddybet af bestyrelsen og administrationen. Desuden spørgsmål om langtidsbudgettet. Dette spørgsmål blev behandlet under budgetgennemgangen 2

3 Ad 4. Fremlæggelse og godkendelse af budgettet for Forretningsfører i Boligkontoret Danmark Finn Weidekamp fremlagde det udsendte huslejebudget. Der var mange spørgsmål, som Finn besvarede undervejs. Der er foreslået en huslejestigning på 2,03 %. + stigning til antennebidrag Stigningen i antennebidraget skyldes at der er akkumuleret en gæld fra tidligere år. I den forbindelse fortalte Linda at bestyrelsen ville prøve at få forhandlet en bedre løsning, men at det stadig skal være en udbyder, vi kan stole på leverer det de lover. Der var stor tilslutning til dette og Linda arbejder videre med at finde en løsning. Finn gennemgik udgifterne og indtægterne og forklarede hvordan budgettet blev lavet i samarbejde med bestyrelsen. Der er mange ønsker til vedligeholdelse det er godt udgangspunkt set med ejendomsadministrationens øjne, da det altid er billigere og bedre at vedligeholde og reparere bygninger og områder før skader bliver for omfattende. De vigtigste grunde til udgiftsstigningerne er forhold vi ikke har nogen indflydelse på, nemlig at der bliver lagt moms på ejendomsadministrationen pr. 1. januar 2011 og vandafgiften er steget. Desuden er der ny lovgivning, der kræver at der i budgettet figurerer feriepenge for hele året, dvs. der skal afsættes midler til at kunne udbetale feriepenge til alle medarbejdere i tilfælde af, at alle fratrådte på en gang. Der er budgetteret med lave kursusomkostninger til ejendomsfunktionærerne og det er ikke fordi Lars og Niels ikke kommer på kurser, men fordi det foregår i Boligkontorets regi. Der er underskud på budgettet grundet de ekstra omkostninger (som anført ovenfor), der bevirker huslejeforhøjelse på 2,03 % Afdelingens karakterbog: Vi er igen rykket op i kategorien A, der er den bedste og dækker over en samlet vurdering af vores vedligeholdelsestilstand og økonomiske forhold. Finn synes afdelingen fortsat udvikler sig i den rigtige retning Finn synes det så fornuftigt ud. Vi har brugt henlæggelser i år på især asfalten, men det var fornuftigt at gøre det nu, så det ikke senere blev meget dyrere. Der er lagt midler hen, så vi kan få en fornuftig opsparing. Opsparingen er på linie med andre tilsvarende afdelinger. Huslejeniveauet vil trods forhøjelsen stadig ligge under øvrige lignende afdelinger. Budgettet for blev godkendt. 3

4 5. Regnskab/budget vaskeri Lars Dam Larsen gennemgik regnskab for vaskeriet. Regnskabet blev omdelt på mødet. Underskuddet var ikke så stort som regnskabet viste, da der var sket en fejl med dobbeltfakturering. Når den blev rettet ville underskuddet blive mindre end det havde været i de sidste år ca kr. En beboer spurgte om det kunne betale sig at gøre brug af vaskeriet gratis, Vi ville spare administrationen (udgifter til telefon/magnetkort) og vandforbruget ville være som før, hvis man sammenlignede afdelingens vandforbrug. Der ville selvfølgelig være en større nedslidning af maskinerne, hvis der er flere der valgte at vaske i vaskeriet. Administrationen/bestyrelsen kan prøve at undersøge det. Ad 6. Indkomne forslag Der var kommet 5 forslag. 6.a Vedtagelse af regler for maling af udhuse (bestyrelsen). For at rette op på de udhuse, der ikke bliver vedligeholdt og nogle steder er forfaldet med begyndende råd. Skulle beboerne tage stilling til om det skulle gøres af en maler eller vi skal fortsætte med at hente malingen hos Lars og så selv male dem. For de beboere, der ikke selv kan klare det, var der stemning for at lave et maleudvalg, som så f.eks. i en arbejdsweekend kunne tage de udhuse, der skulle males. Det blev aftalt, at der kommer en seddel rundt til beboerne, hvor man kan melde sig til denne gruppe, hvis man har mulighed og lyst til det. 6.b Forslag om beskæring af træer Bestyrelsen orienterede om, at der er en lokalplan med bevaring af søen og dens bevoksning. Der skal indhentes faglig vejledning så beboerne får ordentlige forhold samtidig med at vådområdet bevares og at det kommer til at se pænt ud. Bestyrelsen arbejder mod at få en samlet plan for afdelingens friarealer, der er mange steder hvor beplantningen skal udskiftes f.eks. skal de træer, der er eller bliver fældet evt. erstattes. Vi skal gerne bevare områdets karakter. Bestyrelsen laver en langsigtet plejeplan for beplantningen for friarealerne samt området ved søen. 6.c Isolering af lofter Bestyrelsen er enig i, at det er en god ide, at prøve at begrænse varmetabet fra husene. I langtidsbudgettet vil der blive afsat henlæggelser til forbedringer af loft isoleringen i de 1 etages huse. For de 2 etages huses vedkommende vil udskiftning af skråvinduer/velux vinduerne blive prioriteret før fornyelse af loft isolering. Det skal undersøges, hvad der kan gøres for at forbedre isolering af gulve i stueetagen. 1 (Der var en 1 Efter mødet har bestyrelsen fået oplyst, at der i stueetagen kun er isoleret under gulve ved ydermure (rand isolering) 4

5 kommentar fra en beboer om decideret utæt tag. Sådanne akutte skader skal selvfølgelig straks meddeles til Lars). Finn mente at vi skulle have undersøgt hver hustype ved en termoundersøgelse, så vi kan se, hvor der skal sættes ind. Der blev spurgt om vi kunne søge i Landsbyggefonden. Til arbejdet. Finn sagde, at i øjeblikket var der ca. 10 års ventetid, landsbyggefonden har prioriteret sociale tiltag i øjeblikket i stedet for mursten. Vi var nødt til at lave henlæggelser, hvis vi ville have noget lavet. Administrationen og afdelingsbestyrelsen arbejder videre på sagen. 6.d Opførelse af vinterstue/udestue Kommentar fra administrationen: Allerød kommune kræver udarbejdelse af et fælles projekt, der skal forelægges til behandling i det politiske udvalg. Udarbejdelse af fællesprojekt vil efter oplysning fra rådgiver mindst koste kr. Der var mange kommentarer til forslaget, mange synes, at vores grunde er for små og ligger for tæt på naboerne til at det vil være en god ide. Der skal også være en vis afstand til naboskellet i bygningsreglementet tales der om 2,5 m til naboerne, så det vil gøre udestuerne meget små. Det blev også nævnt at brandbestemmelserne skulle undersøges inden en evt. dyr undersøgelse blev igangsat. Forslaget blev forkastet med stort flertal. 6.e Ændring af husorden for så vidt angår punktet om husdyrhold Der blev stillet et tillægs forslag om at det kun skulle være tilladt at have 1 større husdyr fremover. Selvfølgelig ikke med tilbagevirkende kraft. Der var en livlig diskussion af hele husdyrproblematikken i bebyggelsen. Man enedes om at bestyrelsen skriver forslaget om med hensyn til de input, der kom fra beboerne og at den nye formulering bliver sendt til urafstemning. Ad 7. Valg Valg af formand Bestyrelsen foreslog Ebbe Christoffersen Der var ingen modkandidater så Ebbe blev valgt. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer På valg Linda (ønskede genvalg) Der var fire kandidater til posten, så der var skriftlig afstemning. 5

6 Da Linda og Anne begge opstiller, er de taget ud af stemmeudvalget, Steen og Per overtog stemmeudvalget. Linda Røssel Andersen Lindebakken stemmer Tommy Ahm Lindehøj stemmer Tina Ellesgaard Rosenlund Lindebakken stemmer Anne Kragelund Lindehøj stemmer Linda og Tommy var hermed valgt til afdelingsbestyrelsen. Valg af bestyrelsessuppleanter: Det blev på mødet besluttet at Tina blev 1. Suppleant og Anne 2. suppleant Valg af repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter Foretages af bestyrelsen Ad 8. Eventuelt (der kan ikke vedtages noget under dette punkt) Der er stadig brug for at sende papirversioner af informationer rundt til de beboere, der ikke har adgang til hjemmesiden ( Der bliver sendt en liste rundt, for at få opdateret hvor mange, der har behov for at få omdelt papirversion af informationerne. Mødet sluttede kl Den, 4. februar 2010 Tine Helmersen Dirigent Vibeke Schmidt Referent 6