Principper for. økonomistyring. i Jammerbugt Kommune

Transkript

1 Principper for økonomistyring i Jammerbugt Kommune Udarbejdet i henhold til Styrelseslovens Side 1 af 45

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Generelle bestemmelser Lovgrundlag Formål Sammenhængen mellem Principper for økonomistyring og tilhørende bilag Godkendelsesforhold Revision Principper for økonomistyring på intranettet Styringskoncept for Jammerbugt Kommune Visioner og mål Bærende principper Styringsmodel Styringsredskaber Aktørernes rolle i forbindelse med styring Decentrale mål og dialogstruktur Decentralisering og lønsumsstyring Retningslinjer for decentralisering Retningslinjer for lønsumsstyring Risikostyringsprofil og intern kontrol...10 Risikostyringsprofil...10 Intern kontrol Budget, bevilling og regnskab Bevillingsregler...11 Oprindeligt budget...11 Tillægsbevillinger...11 Overførselsadgang Budgetlægning Økonomistyring og økonomiopfølgning...12 Samlet budgetopfølgning...12 Løbende budgetkontrol Regnskab m.v...13 Bogføring og kassefunktion...13 Regnskabsaflæggelse...13 Registrering af fysiske aktiver...13 Eksterne regnskaber...13 Revisionen...13 Offentliggørelse af budget og regnskab Oversigt over bilag...14 Styringsbilag...14 Styringsbilag 2: Styringskoncept for Jammerbugt Kommune...14 Styringsbilag 3.1: Overordnede retningslinjer for decentralisering...14 Side 2 af 45

3 Styringsbilag 3.2: Overordnede retningslinjer for lønsumsstyring...14 Rammebilag...14 Rammebilag 3: Risikostyring og intern kontrol (udarbejdes!)...14 Rammebilag 4.1: Bevillingsregler...14 Rammebilag 4.3: Retningslinjer for budgetopfølgning...14 Rammebilag 4.4: Tidsplan for årsregnskab...14 Foreløbig oversigt over administrative bilag...14 Side 3 af 45

4 1. Generelle bestemmelser 1.1 Lovgrundlag Jammerbugt Kommunes Kommunalbestyrelse fastsætter herved i henhold til den kommunale styrelseslov 42, stk. 7 følgende regler for de handlinger, som foretages indenfor de regnskabsområder, der hører under Kommunalbestyrelsen. Reglerne omfatter også de eksterne virksomheder eller institutioner, hvor kasse- og regnskabsfunktionen varetages af kommunen. Følgende ligger til grund for Principper for økonomistyring i Jammerbugt Kommune: Lov om kommunernes styrelse Jammerbugt Kommunes styrelsesvedtægt Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner. 1.2 Formål Formålet med Principper for økonomistyring er: at sikre en korrekt administration inden for kommunens økonomistyring at tilgodese Økonomiudvalgets indsigt i de økonomiske og almindelige administrative forhold at sikre interne kontroller, som tager udgangspunkt i en afvejning af væsentlighed og risiko at sikre en præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar. 1.3 Sammenhængen mellem Principper for økonomistyring og tilhørende bilag Principper for økonomistyring er bygget op af fire dele, der samlet set regulerer Jammerbugt Kommunes økonomiforvaltning. De fire dele er: Principper for økonomistyring i Jammerbugt Kommune der samler de overordnede styringsprincipper bag Jammerbugt Kommunes økonomiforvaltning samt sætter rammerne for udmøntning af principperne Styringsbilag der beskriver de styringsmodeller og styringsprincipper, der er vedtaget i Jammerbugt Kommune. Styringsbilagene danner således baggrund for Principper for økonomistyring. Der kan eksempelvis være tale om principperne for decentralisering eller styringskoncept. Side 4 af 45

5 Rammebilag der udfylder Principper for økonomistyring på en række områder. Der kan eksempelvis være tale om tidsplan for regnskabsaflæggelse eller ansvarsfordeling i forbindelse med budgetopfølgning. Administrative bilag der beskriver den praktiske udmøntning af økonomi- og regnskabsforvaltningen i Jammerbugt Kommune. Rammebilagene er således underordnet Principper for økonomistyring og regnskab. Der kan eksempelvis være tale om beskrivelser af bogføringsprocedurer eller beskrivelse af fuldmagtsforhold. Hensigten med denne opbygning er at gå fra det velkendte Kasse- og regnskabsregulativ, hvor fokus typisk er på bogføring, kontrol, betaling og regnskab til Principper for økonomistyring, der har fokus på styring, strategi og overordnet planlægning. Dette afspejler dels de overordnede valg om styringsprincipper og bærende principper, der er godkendt af Sammenlægningsudvalget (jf. afsnit 2) og dels den tendens der er i hele den offentlige sektor til at styre på strategi og mål frem for kontrol og regler. 1.4 Godkendelsesforhold Ændringer af Principper for økonomistyring samt styringsbilag og bevillingsregler (rammebilag 4.1) skal godkendes af Kommunalbestyrelsen via Økonomiudvalget. Ændringer i øvrige rammebilag skal godkendes af Økonomiudvalget. Økonomiudvalget godkender ligeledes en oversigt over administrative bilag. Redaktionelle ændringer af Principper for økonomistyring samt styringsbilag og rammebilag godkendes af stabschefen for Økonomi og Personale. Ændringerne dokumenteres særskilt. De administrative bilag til Principper for økonomistyring godkendes af stabschefen for Økonomi og Personale. Ajourføring af bilag skal ske løbende for at skabe overensstemmelse med den teknologiske udvikling og ud fra en vurdering af hensigtsmæssige arbejdsgange. Forudsætningen for at ændre bilagene er dog, at ændringen kan rummes inden for de retningslinier, som er beskrevet i Principper for økonomistyring. De budgetansvarlige ledere skal sikre, at de fastsatte retningslinier og kontrolforanstaltninger i bilagene overholdes. 1.5 Revision Principper for økonomistyring med styringsbilag og rammebilag sendes til den kommunale revision til udtalelse. Udtalelse fra Revisionen forelægges Sammenlægningsudvalget. Det samme gælder ved ændringer heri. Side 5 af 45

6 1.6 Principper for økonomistyring på intranettet Principper for økonomistyring gøres tilgængeligt på intranettet. Dokumentet er opbygget med links til de underordnede bilag og andre væsentlige dokumenter, så det er lettilgængeligt. Stabschefen for Økonomi og Personale er ansvarlig for, at links ene refererer til gældende dokumenter. 2. Styringskoncept for Jammerbugt Kommune Styringskonceptet for Jammerbugt Kommune er beskrevet i styringsbilag 2: Styringskoncept for Jammerbugt Kommune. Styringskonceptet tager udgangspunkt i en model udarbejdet af KL. Modellen tager udgangspunkt i, at sammenhæng mellem visioner/mål, bærende principper, styringsmodel og styringsredskaber bedst skabes ved at se på de enkelte elementer som en del af et sammenhængende styringskoncept. 2.1 Visioner og mål Den styringsmæssige vision/mål for Jammerbugt Kommune afspejles i den følgende uddrag af den overordnede vision: o vi vil understøtte en decentral struktur under hensyntagen til helheden o vi vil aktivt arbejde for dialog med og involvering af borgere, brugere i de lokale beslutninger o vi vil bygge på tillid og kompetence til den enkelte medarbejder og med fokus på initiativ, forandringsevne, udvikling og resultater til gavn for borgerne. 2.2 Bærende principper De bærende styringsprincipper for Jammerbugt Kommune baseres på central styring decentral ledelse: o Kommunalbestyrelsen fastsætter overordnede mål og rammer for de enkelte institutioner o en høj grad af decentral kompetence som det bærende princip o etablering af dialogstruktur som indebærer evaluering af om målene nås Side 6 af 45

7 o mulighed for at være forskellige indenfor de overordnede rammer fastsat af Kommunalbestyrelsen. 2.3 Styringsmodel Den politiske styringsmodel er mål- og rammestyring, hvor det politiske fokus ligger på målformulering og fastlæggelse af økonomiske rammer på politikområder. Det er en særlig udfordring, hvordan mål- og rammestyringen aktuelt udmøntes i 2007, og i Styringsbilag 2 beskrives hvordan mål- og rammestyringsmodellen er udmøntet i budgetlægningen. Sammenlægningsudvalget har tilkendegivet, at Jammerbugt Kommune i løbet af relativt kort tid skal bevæge sig over mod aftalestyring. Aftalestyring indebærer, at der på baggrund af de overordnede mål og de decentrale mål udarbejdes en aftale mellem det politiske niveau (Kommunalbestyrelsen eller fagudvalg) og den enkelte driftsenhed om, hvilke konkrete mål der skal nås, hvilken kvalitet der skal leveres, hvilke mængder der skal leveres, etc. og samtidigt aftales de rammer, det skal foregå indenfor. Der kan i 2007 igangsættes pilotprojekter i aftalestyring, såfremt der er politisk ønske herom. 2.4 Styringsredskaber Styringsredskaberne fastlægges i forbindelse med godkendelse af disse Principper for økonomistyring i Jammerbugt Kommune (afsnit 3) med tilhørende bilag (rammebilag ). 2.5 Aktørernes rolle i forbindelse med styring Politikernes rolle i styringen af Jammerbugt Kommune: o Drøfte og fastlægge visioner og politiske målsætninger for politikområder o Drøfte mål med ledere og brugere (brugerbestyrelser) og herefter fastlægge servicemål o Prioritere og fastlægge økonomiske rammer på basis af mål o Følge op på målopfyldelsen o Fastlægge principper Institutionernes/forvaltningens rolle i styringen af Jammerbugt Kommune: o Gå i dialog med politikere og brugere om mål o Opstille egne målsætninger og faglige mål på baggrund af overordnede visioner og mål o Være bindeled mellem politikere og brugere o Udarbejde virksomhedsplaner på basis af mål (der tages hensyn til sektorplanlægning mv.) o Opfylde de politiske mål, egne målsætninger og faglige mål Side 7 af 45

8 o Uarbejde årsrapporter som dokumenterer målopfyldelsen o Overholde de økonomiske rammer Brugerbestyrelser, råd mv. rolle i styringen af Jammerbugt Kommune: o Gå i dialog med ledere og politikere om mål o Stille krav/ønsker til ydelserne o Følge op på målopfyldelsen kvaliteten. 2.6 Decentrale mål og dialogstruktur Overordnede regningslinjer vedrørende centrale mål og dialogstruktur: o Hver decentral enhed udarbejder på baggrund af de centrale visioner, målsætninger og handleplaner egne målsætninger, faglige mål samt handleplaner. De decentrale målsætninger og faglige mål skal udfylde de centrale målsætninger og servicemål, således der for hvert centralt mål decentralt tages stilling til, hvordan de udmøntes gennem lokale mål og handleplaner. o Der etableres en dialogstruktur (mødestruktur) mellem politikere og decentrale enheder om mål og handleplaner o Der skal på hver decentral enhed årligt udarbejdes en virksomhedsplan, der beskriver hvordan de centrale mål udmøntes gennem decentrale mål og handleplaner, og der skal udarbejdes en årsrapport, der beskriver målopfyldelsen. 3. Decentralisering og lønsumsstyring 3.1 Retningslinjer for decentralisering De overordnede retningslinjer for decentral ledelse i er en udmøntning af det styringskoncept og de principper, der er beskrevet i afsnit 2. Retningslinjerne beskriver rettigheder og pligter for kommunens decentrale ledere. Retningslinjerne indgår i Principper for økonomistyring som styringsbilag 3.1. Retningslinjerne omfatter alle decentrale enheder og forvaltningsenheder i Jammerbugt Kommune det vil sige såvel børneinstitutioner, undervisningsinstitutioner, kultur- og fritidsinstitutioner, sundhedsinstitutioner, tekniske driftsvirksomheder og serviceafdeling, ældreområder, sygepleje, madservice og administration. Lederne for de decentrale enheder har ansvar for at administrere inden for o den gældende lovgivning o principper for økonomistyring o de opstillede mål og andre kommunale beslutninger (vedtægter og standarder) o aftaler, politikker og overenskomster o det fastlagte budget. Side 8 af 45

9 Inden for disse rammer har de decentral ledere ansvar og kompetence inden for alle personale- og lønforhold dog skal de i sager om uansøgt afsked inddrage Personalekontoret. Endvidere har de decentrale ledere inden for de ovenfor beskrevne rammer ansvaret for den decentrale enheds nettobudgetramme. Undtaget herfra er udvendig vedligeholdelse, arbejdsskadeforsikring, forældrebetaling, tjenestemandspensioner og barselspulje. Endvidere er der inden for Børne- og Kulturudvalgets område puljer til langvarig sygdom. De decentrale enheder kan overføre over- eller underskud på op til 10 % af budgetrammen til det efterfølgende år. Økonomi- og Personalestaben har til opgave at understøtte de decentrale ledere i disse opgaver. På baggrund af en skabelon godkendt i direktionen aftales mellem den enkelte leder og Økonomi og Personale, hvordan samarbejdet om opgaverne tilrettelægges. På en række områder har de decentrale enheder en bestyrelse/råd med en formelt godkendt kompetence på en række områder, der har at gøre med den decentrale enheds styring og drift (eksempelvis skolebestyrelser og forældreråd). Der udarbejdes inden for de enkelte fagområder retningslinjer for bestyrelsernes/rådenes kompetence og rolle, men udgangspunktet er, at bestyrelser og råd tildeles maksimal indflydelse og kompetence inden for de formelle regler, der findes herfor. 3.2 Retningslinjer for lønsumsstyring Som beskrevet ovenfor i afsnit 2 om styringskoncept og i afsnit 3.1 om principper for decentralisering, så har de decentrale ledere ansvar for at ansætte og afskedige deres medarbejdere. De har som en naturlig konsekvens heraf ansvar for lønsummen og kompetencen til at forhandle løn forhold til egne medarbejdere. Styringen lønudgifterne er baseret på lønsumsbudgettering og lønsumsstyring, og i styringsbilag 3.2 er retningslinjerne herfor beskrevet. En decentral enheds lønsum omfatter i princippet alle de løndele, der er tilknyttet den enkelte medarbejder. Det vil sige lønninger, tillæg, 6. ferieuge, omsorgsdage, feriepenge, atp mv. Endvidere omfatter lønsummen vikarudgifter ved sygdom og tilhørende sygedagpengerefusioner. Kun udgifter til vikar ved barsel samt tjenestemandspensioner er ikke omfattet. Dog har decentrale enheder under Børne- og Kulturudvalget oprettet fælles vikarkonto for sygdom med en varighed over 14 dage. Lønsummen fastlægges på baggrund af budget 2007 og for en del af Børne- og Kulturområdet ved tilhørende ressourcestyringsmodeller. Lønsummen fremskrives hvert år med KL s udmeldte fremskrivningsprocenter, og reguleres i øvrigt ved politisk godkendte aktivitetsændringer. Da lønsumsbudgettering er ny for en stor del af de kommunale institutioner, udarbejdes der overgangsordninger for en del af de kommunale driftsområder. Endvidere er det vig- Side 9 af 45

10 tigt, at lederne får den nødvendige støtte og de nødvendige it-værktøjer for at løse opgaven, og der er derfor fra de centrale stabe stor fokus herpå. 3.3 Risikostyringsprofil og intern kontrol Som en konsekvens af, at Principper for økonomistyring har fokus på styring og strategi, og kun i begrænset omfang beskriver kontrol og begrænsninger, er det hensigtsmæssigt at få beskrevet en risikostyringsprofil og forretningsgange omkring intern kontrol. Risikostyringsprofil Risikostyring forstås i denne forbindelse som bevidste valg, hvor den tillid, uddelegering og selvforvaltning, disse retningslinjer er udtryk for, opvejes i forhold til risikoen for tab, ulykker eller svig. På baggrund af den valgte strategi mht. tillid, uddelegering og selvforvaltning tilrettelægges en risikostyringsprofil med følgende karakteristika: bogføringer, udbetalinger mv. der dokumenteres af et it-system kan udføres af én person men man kan aldrig lave udbetalinger/overførsler til sig selv det accepteres, at der sker ubevidste fejl men man lærer af dem der udarbejdes ikke inventarlister, etc. men aktiver opbevares og vedligeholdes omhyggeligt der tages individuelle hensyn i tilrettelægningen af riskostyringsprofilen der er større mulighed for uregelmæssigheder på nogle områder end på andre Intern kontrol Intern kontrol etableres som sikring af, at tillid, uddelegering og selvforvaltning ikke medfører uregelmæssigheder. Intern kontrol etableres som en dialogbaseret kontrol, hvor Økonomi- og Personalestaben aflægger besøg på en række tilfældigt udvalgte driftsenheder og sammen med lederen gennemgår de lokale forretningsgange omkring betaling og kasse, bogføring, attestation og anvisning, løn- og arbejdstidsindberetning, sikring af aktiver, mv. Det er afgørende, at intern kontrol kommer til at foregå på dialogbasis, idet den interne kontrol af de decentrale enheder skal opleves som en hjælp til at gennemføre en optimal administration. Samtidigt skal det dog gøres klart for de decentrale ledere, at såfremt den interne kontrol åbenbarer væsentlige fejl eller uhensigtsmæssigheder, da sker der en afrapportering heraf til stabschefen for Økonomi og Personale og i alvorligere tilfælde rapporteres til fagdirektør og kommunaldirektør. I tilfælde af svig eller uregelmæssigheder rapporteres straks til fagdirektør og kommunaldirektør. Intern kontrol skal ses i sammenhæng med den revision, der udføres af kommunens revisionsselskab. Der vil senere blive udarbejdet et rammebilag 3.3, hvor risikoprofilen beskrives, og hvor det beskrives hvordan den interne kontrol tilrettelægges. Side 10 af 45

11 4. Budget, bevilling og regnskab 4.1 Bevillingsregler I rammebilag 4.1 er Jammerbugt Kommunes bevillingsregler beskrevet. Oprindeligt budget Budgettet består af en række bevillinger. I budget- og regnskabssystemet angives bevillinger som hovedregel som nettobevillinger, hvilket indebærer at øgede indtægter kan anvendes til øgede udgifter, mens fald i indtægter skal modsvares af tilsvarende reduktion i udgifter. Der gives en nettobevilling pr. politikområde. En bevilling er beskrevet ved et beløb, hvortil der er knyttet en tekst/bemærkning. Beløbet angiver den maksimale ramme for den aktivitet, som er beskrevet ved teksten. Tillægsbevillinger Der må ikke foretages aktiviteter, der medfører merudgifter, der ikke er bevilliget i forbindelse med vedtagelse af årsbudgettet. Er der tegn på, at den enkelte bevilling ikke overholdes, søges kompenserende besparelser inden for fagudvalgets øvrige politikområder. Er dette ikke muligt, søges straks om en tillægsbevilling. For anlægsbevillinger gælder, at rådighedsbeløbet knyttet til et planlagt anlægsarbejde, skal frigives ved beslutning i Kommunalbestyrelsen. Overførselsadgang Den enkelte driftsenhed har adgang til at overføre et års over- eller underskud til året efter. Reglerne herfor er beskrevet i styringsbilag 3.2 om decentralisering. 4.2 Budgetlægning Budgettet udarbejdes i en form, der opfylder Styrelseslovens og Indenrigs- og Sundhedsministeriets krav. På initiativ fra stabschefen for Økonomi og Personales fastlægger Økonomiudvalget hver år retningslinier og en tidsplan for budgetlægningen det kommende år. Retningslinierne indeholder en opgavefordeling mellem det politiske og administrative niveau i budgetlægningsprocessen. Økonomiafdelingen sikrer, at retningslinierne overholdes. Økonomiudvalget tager ligeledes ved den årlige budgetlægningsproces stilling til, om der skal ske en ændring af bevillings- og budgetstyringen. Bevillingsniveauet fastsættes af Kommunalbestyrelsen. Økonomiafdelingen sikrer, at bevillings- og budgetstyringen overholdes. Side 11 af 45

12 4.3 Økonomistyring og økonomiopfølgning Samlet budgetopfølgning Proceduren for den samlede budgetopfølgning og budgetrapportering i Jammerbugt Kommune er beskrevet i rammebilag 4.3. Heri er ligeledes beskrevet hvilke roller Økonomiudvalg, fagudvalg og forvaltning har og der er angivet tidsfrister for de overordnede budgetopfølgninger. Økonomiudvalget har det overordnede ansvar for at sikre, at Kommunalbestyrelsen er vidende om kommunens økonomiske status. Fagudvalget har den umiddelbare forvaltning af udvalgets område, herunder ansvar for overholdelse af de økonomiske rammer, som fremgår af budgettet Direktionen har til opgave løbende at følge den samlede økonomiske udvikling i kommunen og sikre et administrativt helhedssyn på budgettet. Økonomiafdelingen udarbejder kvartalsvise rapporter til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Kommunalbestyrelse. Løbende budgetkontrol Som følge af øget decentralisering af kompetence og ansvar har de kommunale ledere til opgave at foretage en dokumenteret løbende kontrol, hvor afholdte attesterede udgifter/indtægter sammenlignes med det budgetterede. Denne løbende budgetkontrol udgør anvisning, idet der udarbejdes retningslinjer herfor som et administrativt bilag. Den budgetansvarlige leder udpeger en eller flere medarbejdere til at attestere enkeltbilag. Det er ikke tilladt for nogen leder at disponere ud over indeværende års budget. Leje og leasingforhold skal således godkendes centralt (der udarbejdes et administrativt bilag herom). Ingen må foretage udbetalinger til sig selv uanset beløbsstørrelse. For en medarbejder skal bilaget eller udbetalingen på forhånd godkendes af den nærmeste leder, mens en leder skal have bilag/udbetaling godkendt af en anden leder/stedfortræder inden for det pågældende område/institution. Hvis et regnskabsbilag ikke opfylder reglerne for attestation, og hvis det ikke umiddelbart er muligt at finde en tilfredsstillende forklaring, forelægges det for nærmeste overordnede leder. Hvis denne vurderer det nødvendigt, forelægges bilaget for stabschefen for Økonomi, som herefter træffer en afgørelse. Økonomiafdelingen har en koordinerende og superviserende rolle i forhold til budgethåndtering, ligeledes har Økonomiafdelingen ansvaret for at understøtte de budgetansvarlige ledere med råd og vejledning. Stabschefen for Økonomi og Personale har fastsat retningslinier for attestation og løbende budgetkontrol i et administrativt bilag. Side 12 af 45

13 4.4 Regnskab m.v. Bogføring og kassefunktion Stabschefen for Økonomi og personale udarbejder et administrativt bilag, der beskriver bogføringsprincipper og et administrativt bilag, der beskriver principperne for kassefunktioner m.v. Bilagene er baseret på de principper, der fastlægges i forbindelse med styringskoncept og decentraliseringskoncept. Regnskabsaflæggelse Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, og inden for den af Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastsatte tidsfrist. Hvert år fastlægger Økonomiafdelingen retningslinier for aflæggelse af årsregnskab, anlægsregnskaber m.v. Der er i rammebilag 4.4 udarbejdet en generel tidsplan for aflæggelse af årsregnskab. Økonomiafdelingen sikrer, at retningslinier og tidsplan overholdes. Registrering af fysiske aktiver Registrering af fysiske aktiver sker i overensstemmelse med de gældende regler fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. De nærmere retningslinier beskrives i et administrativt bilag. Eksterne regnskaber Hvis kommunen skal føre regnskab eller udføre andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed herom. Økonomiafdelingen skal, forinden aftalen indgås, have lejlighed til at udtale sig herom. Aftalen skal fastlægge relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder fastlægge kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtelser og ansvar. Revisionen Det godkendte årsregnskab afgives til revisionen inden for den af Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastsatte tidsfrist. Offentliggørelse af budget og regnskab Offentliggørelse af budget og regnskab sker i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler. Side 13 af 45

14 5. Oversigt over bilag Styringsbilag Styringsbilag 2: Styringskoncept for Jammerbugt Kommune Styringsbilag 3.1: Overordnede retningslinjer for decentralisering Styringsbilag 3.2: Overordnede retningslinjer for lønsumsstyring Rammebilag Rammebilag 3: Risikostyring og intern kontrol (udarbejdes!) Rammebilag 4.1: Bevillingsregler Rammebilag 4.3: Retningslinjer for budgetopfølgning Rammebilag 4.4: Tidsplan for årsregnskab Foreløbig oversigt over administrative bilag Attestation, anvisning og bilagsbehandling Fuldmagtsforhold Kontrol og afstemning af økonomirelaterede it-systemer Afstemning af statuskonti Modtagelse af værdipost Afdelingskasser, rådighedskonti og personlige forskud Opbevaring og registrering af midler for beboere og klienter M.v Side 14 af 45

15 Styringsbilag 2: Styringskoncept for Jammerbugt Kommune Indledning Det overordnede styringsgrundlag for Jammerbugt Kommune har politisk været drøftet ved flere lejligheder. I dette notat sammenfattes de trufne beslutninger og de politiske drøftelser, og dette dokument udgør således en central del af styringsgrundlaget for Jammerbugt Kommune. Styringsbilaget baserer sig på de trufne beslutninger om visioner og mål, bærende principper og politisk styringsmodel. Endvidere baseres det på de oplæg om styringsprincipper, der blev drøftet på temamøde i Sammenlægningsudvalget den 14. marts 2006, og på de efterfølgende drøftelser i Økonomiudvalget den 20. marts. Der er truffet politisk beslutning om, at styringen i Jammerbugt Kommune i 2007 skal baseres på mål- og rammestyring. Der er politiske signaler om, at Jammerbugt Kommune i løbet af relativt kort tid skal bevæge sig mod aftalestyring. Denne beskrivelse af Jammerbugt Kommunes styringskoncept indgår som Styrings bilag 2 til Principper for økonomistyring for Jammerbugt Kommune og godkendes politisk i forbindelse med behandlingen heraf. Den styringsmæssige baggrund Beskrivelse af styringskonceptet for Jammerbugt Kommune tager udgangspunkt i nedenstående model udarbejdet af KL. Modellen tager udgangspunkt i, at sammenhæng mellem visioner/mål, bærende principper, styringsmodel og styringsredskaber bedst skabes ved at se på de enkelte elementer som en del af et sammenhængende styringskoncept Side 1 af 45

16 Trin 1: Visioner og mål I trin 1 formuleres de visioner og mål for kommunen, som styringen skal leve op til. Man kan ikke indrette en overordnet styring, som ikke er bundet op til visioner og mål for kommunen. Visioner og overordnede målsætninger for Jammerbugt Kommune for 2007 er godkendt i Sammenlægningsudvalget den 24. januar. Der er to dele af vision og overordnede målsætninger, der relaterer sig til styringskonceptet: Vi lægger vægt på dialog og en decentral struktur Vi ser det som en positiv værdi, at sikre involvering af borgere, brugere, foreninger i de lokale beslutninger. Vi vil sikre dialog og arbejde for lokal inddragelse i beslutningerne og herigennem medvirke til at understøtte en decentral struktur og forvaltning under hensyntagen til mulighederne og helheden. Vi vil sikre bæredygtighed og udviklingskraft Vi vil fastholde og tiltrække dygtige medarbejdere og ledere samt udnytte ressourcerne på tværs af den kommunale organisation for at sikre en høj faglighed og økonomisk bæredygtighed og den fornødne udviklingskraft til nye initiativer. Vi vil føre en personale- og ledelsespolitik, der bygger på tillid og kompetence til den enkelte medarbejder og med fokus på initiativ, forandringsevne, udvikling og resultater til gavn for borgerne. Disse to overordnede værdier summeres til: vi vil understøtte en decentral struktur under hensyntagen til helheden vi vil aktivt arbejde for dialog med og involvering af borgere og brugere i de lokale beslutninger vi vil bygge på tillid og kompetence til den enkelte medarbejder og med fokus på initiativ, forandringsevne, udvikling og resultater til gavn for borgerne. Trin 2: Bærende principper De bærende principper for organiseringen af kommunen er afgørende for, hvordan selve styringen af kommunen tilrettelægges. De bærende principper beskriver på baggrund af kommunens visioner og mål blandt andet aktørernes rolle og arbejdsfordelingen mellem dem. På Sammenlægningsudvalgets møde den 3. januar 2006 blev følgende bærende principper for Jammerbugt Kommune godkendt som udgangspunkt for organiseringen af kommunen: Byrådet fastsætter overordnede mål og rammer for de enkelte institutioner. De enkelte institutioner tildeles én samlet nettobudgetramme. Budgetrammen udgør ét beløb. Institutionen udarbejder selv detailbudget. Institutioner kan foretage overførsel af over- og underskud mellem årene indenfor visse rammer fastsat af Kommunalbestyrelsen. Side 2 af 45

17 Institutioner mv. omfattes af lønsumsstyring. Institutionsledere mv. har kompetence til og ansvar for at forhandle løn for medarbejderne. Institutionsledere mv. har kompetence til og ansvar for at ansætte og afskedige medarbejdere. Der mellem institutioner og byråd/udvalg etableres en dialogstruktur, som også indebærer evaluering i forhold til de politisk mål. Her kan være tale om virksomhedsplaner, årsrapporter m.v. Der gives de enkelte institutioner mv. ret til og mulighed for at være forskellige indenfor de overordnede rammer fastsat af byrådet/udvalg. Disse bærende principper summeres som central styring decentral ledelse: byrådet fastsætter overordnede mål og rammer for de enkelte institutioner en høj grad af decentral kompetence og ansvar som bærende princip etablering af dialogstruktur som indebærer evaluering af om målene nås mulighed for at være forskellige indenfor de overordnede rammer fastsat af byrådet Formålet med at vælge en høj grad af decentral kompetence og ansvar er: større sammenhæng mellem faglige og økonomiske beslutninger og ansvar nærhed i beslutningen om anvendelsen af ressourcerne (decentral handlefrihed) styring på mål frem for styring på ressourcer hurtigere beslutningskompetence hurtigere tilpasning til brugernes behov fleksibilitet i sammensætningen af faggrupper øget arbejdsglæde både for ledere, medarbejdere og brugerbestyrelser større sikkerhed for de samlede lønudgifter i kommunen (sikkerhed for at budgettet holdes) større incitament til bedre styring af løn- og personaleressourcer gøre løn til et decentralt ledelsesværktøj sikre bedre ressourceudnyttelse ved overførsel mellem årene enklere og hurtigere budgetlægning. Trin 3: Politisk styringsmodel På basis af de bærende principper og som oplæg til valg af styringsredskaber formuleres i trin 3, hvordan den politiske styringsmodel skal indrettes. Den politiske styringsmodel fungerer som rammesætning for kommunens samlede styring herunder økonomistyringen. På Sammenlægningsudvalgets møde den 3. januar blev det lagt fast, at den politiske styringsmodel i 2007 er en mål- og rammestyringsmodel. Mål- og rammestyringsmodellen er karakteriseret ved, at: det politiske fokus er på målformulering og fastlæggelse af økonomiske rammer ligger på politikområder at det konkrete styringsdokument er mål- og budgetdokumentet på politikområder Side 3 af 45

18 at udarbejdelse af målene på politikområderne er omdrejningspunkt for budgetlægningen at den politiske prioritering sker ved drøftelse af mål og rammer at opfølgning sker på såvel mål som rammer at der skal være særlig fokus på dialog og diskussion om mål og rammer at de overordnede mål danner rammen for fagområdernes konkret mål og de decentralt fastsatte mål. Det er en særlig udfordring, hvordan mål- og rammestyringen aktuelt udmøntes i 2007, og i et senere afsnit beskrives hvordan mål- og rammestyringsmodellen er udmøntet i budgetlægningen. Sammenlægningsudvalget har tilkendegivet, at Jammerbugt Kommune i løbet af relativt kort tid skal bevæge sig over mod aftalestyring. Aftalestyring indebærer, at der på baggrund af de overordnede mål og de decentrale mål udarbejdes en aftale mellem det politiske niveau (Kommunalbestyrelsen eller fagudvalg) og den enkelte driftsenhed om, hvilke konkrete mål der skal nås, hvilken kvalitet der skal leveres, hvilke mængder der skal leveres, etc. og samtidigt aftales de rammer, det skal foregå indenfor. Der kan i 2007 igangsættes pilotprojekter i aftalestyring, såfremt der er politisk ønske herom. Trin 4: Styringsredskaber Valget af styringsredskaber følger af beslutningerne vedr. bærende principper og politisk styringsmodel, idet styringsredskaberne skal afspejle de valgte principper og styringsmodeller. De styringsredskaber, der skal anvendes i Jammerbugt Kommune beskrives først og fremmes i Principper for økonomistyring samt styringsbilag. Det drejer sig ud over nærværende styringsbilag 2 om: principper for decentralisering (styringsbilag 3.1) principper for lønsumsstyring (styringsbilag 3.2). Disse overordnede styringsredskaber godkendes af Sammenlægningsudvalget i forbindelse med behandling af Principper for økonomistyring Jammerbugt Kommune. Herudover udarbejdes rammebilag vedrørende risikostyringsprofil og intern kontrol (rammebilag 3.3) bevillingsregler (rammebilag 4.1) budgetopfølgning (rammebilag 4.3) tidsplan for årsregnskab (rammebilag 4.4). Rammebilag 4.1 godkendes af Kommunalbestyrelsen og de øvrige rammebilag godkendes af Økonomiudvalget. Endelig udarbejdes en række administrative bilag vedrørende bl.a.: bogføring Side 4 af 45

19 kassefunktion og udlæg afstemning fuldmagtsforhold opbevaring af beboermidler m. fl. Disse bilag godkendes af stabschefen for Økonomi og Personale. Aktørernes roller i forbindelse med styring Vægten på dialog, involvering og tillid som grundlæggende værdier; valget af udstrakt decentralisering som et af de bærende principper og valget af mål- og rammestyring som det overordnede styringskoncept definerer langt hen ad vejen de enkelte aktørers styringsmæssige roller i Jammerbugt Kommune: Politikernes rolle er, at: drøfte og fastlægge visioner og politiske målsætninger for politikområder drøfte mål med ledere og brugere (brugerbestyrelser) og herefter fastlægge servicemål prioritere og fastlægge rammer på basis af mål følge op på målopfyldelsen fastlægge principper. Politikerne skal ikke: drøfte og afgøre enkeltsager dog som baggrund for at fastlægge principper blande sig i den enkelte institutions drift dog for at følge op på målopfyldelsen. Institutionernes/forvaltningens rolle er at: udfylde de politiske mål gå i dialog med politikere og brugere opstille egne målsætninger og faglige mål på baggrund af overordnede visioner og mål være bindeled mellem politikere og brugere udarbejde virksomhedsplaner på basis af mål opfylde politiske mål, egne målsætninger og faglige mål uarbejdet årsrapporter som dokumenterer målopfyldelsen overholde de økonomiske rammer. Brugerbestyrelser, råd mv. skal: gå i dialog med ledere og politikere om mål opstille krav/ønsker til ydelserne følge op på målopfyldelsen kvaliteten. Opstilling af mål og rammer for 2007 I budgetproceduren for 2007, der blev vedtaget i Sammenlægningsudvalget den 3. januar 2006, blev der taget udgangspunkt i en mål- og rammestyringsmodel, men samtidigt blev Side 5 af 45

20 det noteret, at målene for 2007 i høj grad måtte baseres på de målsætninger, der blev opstillet i fase 2 rapporterne. Underudvalgene har efterfølgende arbejdet videre med fase 2 målsætningerne, og Sammenlægningsudvalget har i efteråret godkendt vision målsætninger servicemål indhold på stort set alle politikområder. Sideløbende hermed har der i Sammenlægningsudvalget været arbejdet med at få de økonomiske rammer for 2007 på plads på de enkelte politikområder. Dette arbejde er tilendebragt med vedtagelsen af budgettet for I og med at opstilling af mål og udarbejdelse af rammer er foregået parallelt men på grund af tidspresset uden egentlig koordinering, henstår en drøftelse af, om de godkendte visioner, målsætninger og servicemål er realistiske inden for de afsatte økonomiske rammer. Der er derfor behov for, at de stående udvalg i løbet af 2007 får drøftet mål og rammer i en sammenhæng. De stående udvalg gennemgår i løbet af første kvartal 2007 visioner, målsætninger og servicemål for hvert politikområde og reviderer i fornødent omfang disse i lyset af den bevilligede økonomiske ramme. Dels skal denne revision danne grundlag for en udmelding til borgerne/brugerne om de overordnede målsætninger og servicemål, dels skal den danne grundlag for det decentrale arbejde med mål og handleplaner, og endelig vil udgangspunktet for arbejdet med budget 2008 være væsentligt bedre. De decentrale mål styring og dialog De målsætninger og servicemål, der er udarbejdet i underudvalgene og godkendt i Sammenlægningsudvalget, er på et overordnet niveau, og der er derfor behov for, at de enkelte forvaltninger og de enkelte institutioner udfylder målene med deres egne målsætninger, faglige mål og handleplaner. Dette skal foregå i en dialog mellem politikere og forvaltninger/institutioner. Endvidere er dialog en forudsætning for at skabe decentralt ejerskab til de overordnede målsætninger og en metode til at få kvalificeret de overordnede mål på baggrund af decentrale input. Der skal udarbejdes en beskrivelse heraf på baggrund af følgende principper: De enkelte stående udvalg afholder møde med de decentrale enheder (ledere og evt. bestyrelser) i grupper (børnehaver, skoler, sfo/lbo, ældrecentre, tekniske anlæg, øvrige børne-kulturinstitutioner, haller) og præsenterer de overordnede visioner, målsætninger og servicemål for området. På mødet indbydes til en dialog om målsætninger og servicemål. Side 6 af 45

21 De decentrale ledere/bestyrelser orienteres om Jammerbugt Kommunes samlede styringskoncept og specielt de decentrale enheders roller og forpligtigelser i styringssammenhæng. På baggrund af dialogmøderne reviderer de stående udvalg i fornødent omfang målsætninger og servicemål og melder ud, hvordan målsætningsarbejdet decentralt skal foregå. De decentrale enheder udarbejder på baggrund af de centrale visioner, målsætninger og handleplaner egne målsætninger, faglige mål samt handleplaner. De decentrale målsætninger og faglige mål skal udfylde de centrale målsætninger og servicemål, således der for hvert centralt mål decentralt tages stilling til, hvordan de udmøntes gennem lokale mål og handleplaner. De decentrale mål og handleplaner indarbejdes i en virksomhedsplan, der en gang årligt afleveres til behandling i de stående udvalg (skabelon for virksomhedsplan skal udarbejdes). De stående udvalg afholder møder med de decentrale enheder i grupper og drøfter de generelle forhold fra virksomhedsplanerne. De stående udvalg afholder i fornødent omfang møde med den enkelte decentrale enhed. Formålet er at drøfte institutionens konkrete forhold. De stående udvalg beskriver form og hyppighed. De decentrale enheder uarbejder hvert år en årsberetning, som sammenholder de opstillede mål og handleplaner med de opnåede resultater (skabelon for årsrapport skal udarbejdes). Der udarbejdes senere en nærmere beskrivelse af dialogstrukturen og sammenhængen i målsætningsarbejdet. Dette indarbejdes i Principper for økonomistyring. Opsummering: Overordnet styringskoncept for Jammerbugt Kommune Beskrivelserne ovenfor opsummeres til følgende hovedpunkter, der udgør det overordnede styringskoncept for Jammerbugt Kommune i 2007: Den styringsmæssige vision/mål for Jammerbugt Kommune afspejles i den følgende uddrag af den overordnede vision: o vi vil understøtte en decentral struktur under hensyntagen til helheden o vi vil aktivt arbejde for dialog med og involvering af borgere, brugere i de lokale beslutninger o vi vil bygge på tillid og kompetence til den enkelte medarbejder og med fokus på initiativ, forandringsevne, udvikling og resultater til gavn for borgerne. De bærende styringsprincipper for Jammerbugt Kommune baseret på decentral styring - centralt overblik: o byrådet fastsætter overordnede mål og rammer for de enkelte institutioner o en høj grad af decentral kompetence som det bærende princip o etablering af dialogstruktur som indebærer evaluering af om målene nås o mulighed for at være forskellige indenfor de overordnede rammer fastsat af Kommunalbestyrelsen. Side 7 af 45

22 Den politiske styringsmodel er mål- og rammestyring. Der arbejdes i løbet af relativt kort tid hen mod aftalestyring, og der kan i 2007 iværksættes pilotprojekter. Styringsredskaberne fastlægges i forbindelse med godkendelse Principper for økonomistyring i Jammerbugt Kommune. Politikernes rolle i styringen af Jammerbugt Kommune: o Drøfte og fastlægge visioner og politiske målsætninger for politikområder o Drøfte mål med ledere og brugere (brugerbestyrelser) og herefter fastlægge servicemål o Prioritere og fastlægge økonomiske rammer på basis af mål o Følge op på målopfyldelsen o Fastlægge principper Institutionernes/forvaltningens rolle i styringen af Jammerbugt Kommune: o Gå i dialog med politikere og brugere om mål o Opstille egne målsætninger og faglige mål på baggrund af overordnede visioner og mål o Være bindeled mellem politikere og brugere o Udarbejde virksomhedsplaner på basis af mål o Opfylde de politiske mål, egne målsætninger og faglige mål o Uarbejde årsrapporter som dokumenterer målopfyldelsen o Overholde de økonomiske rammer Brugerbestyrelser, råd mv. rolle i styringen af Jammerbugt Kommune: o Gå i dialog med ledere og politikere om mål o Stille krav/ønsker til ydelserne o Følge op på målopfyldelsen kvaliteten Decentrale mål og dialogstruktur o Hver decentral enhed udarbejder på baggrund af de centrale visioner, målsætninger og handleplaner egne målsætninger, faglige mål samt handleplaner. De decentrale målsætninger og faglige mål skal udfylde de centrale målsætninger og servicemål, således der for hvert centralt mål decentralt tages stilling til, hvordan de udmøntes gennem lokale mål og handleplaner. o Der etableres en dialogstruktur (mødestruktur) mellem politikere og decentrale enheder om mål og handleplaner o Der skal på hver decentral enhed årligt udarbejdes en virksomhedsplan, der beskriver hvordan de centrale mål udmøntes gennem decentrale mål og handleplaner, og der skal udarbejdes en årsrapport, der beskriver målopfyldelsen. Specielt vedr. målfastsættelse i 2007 o Der tages udgangspunkt i de visioner, målsætninger og servicemål for de enkelte politikområder, der er godkendt i Sammenlægningsudvalget o Det drøftes i 2007 i de enkelte stående udvalg, hvordan visioner, målsætninger og servicemål skal revideres set i lyset de fastsatte økonomiske rammer. Side 8 af 45

23 Styringsbilag 3.1: Retningslinjer for decentral ledelse i Jammerbugt Kommune Indledning På baggrund af Principper for økonomistyring i Jammerbugt Kommune, beskrives i dette notat de nærmere retningslinjer for decentraliseringen i Jammerbugt Kommune. Notatet beskriver rettigheder og pligter for kommunens decentrale ledere. Dette notat indgår som et styringsbilag til Principper for økonomistyring og godkendes politisk i forbindelse med behandlingen heraf. Den styringsmæssige baggrund og de formelle rammer Jammerbugt Kommunes overordnede styringskoncept er beskrevet i Principper for økonomistyring i Jammerbugt Kommune med tilhørende styringsbilag. Det omfatter beskrivelser af mål og visioner, bærende principper og politisk styringsmodel. De formelle rammer for decentraliseringen i Jammerbugt Kommune er ligeledes overordnet beskrevet i Retningslinjer for økonomistyring med rammebilag. Det handler om de overordnede beskrivelser af budgetlægning, budgetopfølgning, bogføring og regnskab mv. I en række administrative bilag til Retningslinjer for økonomistyring er de formelle rammer beskrevet nøje. Det drejer sig eksempelvis om retningslinjer for bogføring, attestation og anvisning, kassefunktion og udlæg, afstemninger, leje og leasing, indkøb. Hvem er omfattet? Disse Retningslinjer for decentral ledelse gælder for: Rensningsanlæg Genbrugs- og losseplads Vej og Park Skoler (incl. skolefritidsordninger/integrerede ordninger) PPR Ungdomsskole Musikskole Bibliotek Kommunale haller Dagpleje Børnehaver Side 1 af 45

24 Tandpleje Sundhedspleje Områder i ældreplejen Social- og boligpsykiatri Sygepleje Centralkøkkener Administration M.fl. (?) Disse institutioner/skoler/driftsenheder betegnes herefter decentrale enheder. Lederens ansvar og kompetence Lederne for de decentrale enheder har ansvaret for: at overholde gældende love og regler herunder Forvaltningsloven, Lov om offentlighed i forvaltningen, Styrelsesloven at overholde Principper for økonomistyring med tilhørende bilag at opfylde de politisk fastsatte mål og formulere og realisere lokale mål at overholde evt. kommunalt vedtagne (styrelses)vedtægter og (kvalitets)standarder at overholde kommunens MED-aftale, personale- og lønpolitik samt andre politiske beslutninger at inddrage evt. bestyrelse, medarbejderne og brugerne i beslutningsprocessen at efterleve og udmønte værdigrundlag og ledelsesgrundlag at overholde budgetrammen og anvende budgettet efter dets forudsætninger at fastlægge et detailbudget at overholde overenskomster og aftaler Lederen har kompetence til at styre den decentrale enhed inden for disse rammer. For decentrale enheder med en bestyrelse med formelt tildelt kompetence gælder dog bestemmelserne nedenfor. Ligeledes skal personalet inddrages via de etablerede MED-udvalg/personalemøder. I disse retningslinjer anvendes dog kun betegnelsen leder. Bestyrelsens ansvar og kompetence På en række områder er der en bestyrelse/råd med en formelt godkendt kompetence på en række områder, der har at gøre med den decentrale enheds styring og drift (eksempelvis skolebestyrelser og forældreråd). Der udarbejdes inden for de enkelte fagområder retningslinjer for bestyrelsernes/rådenes kompetence og rolle, men udgangspunktet er, at bestyrelser og råd tildeles maksimal indflydelse og kompetence inden for de formelle regler, der findes herfor. Side 2 af 45

25 Personale Lederen har ansvar for at ansætte og afskedige personale samt at forhandle løn for personalet. Lederen har frihed til at fastlægge personalesammensætning og personalenormering, så den decentrale enhed bedst når de overordnede mål, de vedtagne vedtægter/standarder samt de decentralt fastsatte mål. Det betyder i praksis, at med mindre der politisk fastlægges regler for normeringssammensætning etc., så er der ingen bindinger på lederens frihed til at sammensætte personalesammensætningen. Lederen har mulighed for at få assistance fra de centrale stabe i forbindelse med ansættelse, afskedigelse og lønforhandling (jf. senere om stabenes rolle). I personalesager, der kan resultere i uansøgt afsked, skal Personaleafdelingen altid og så tidligt som muligt inddrages. Dette for at sikre, at der ikke sker formelle fejl i forbindelse med afskedigelse og for at sikre fokus på de økonomiske konsekvenser af en afskedigelse. Direktionen har besluttet, at ansættelsesstedet på lærerområdet er skolevæsenet i Jammerbugt Kommune. På pædagogområdet og på pædagogmedhjælperområdet er ansættelsesstedet børnehaver/skolefritidsordninger/integrerede institutioner i Jammerbugt Kommune. Dette er besluttet for at sikre en glidende proces mht. gennemførelse af serviceharmonisering og indførelse af lønsumsstyring. Konsekvenserne heraf drøftes med lederne på skole-, sfo/lbo- og børnehaveområdet. Økonomi Budgetramme Den decentrale enheds budgetramme fastlægges af Kommunalbestyrelsen i forbindelse med godkendelse af budgettet. Budgettet beregnes som en ramme på baggrund af beskrevne aktiviteter og fastlagte mål. På børnepasningsområdet, skoleområdet og ældreområdet fastlægges rammen på baggrund af en ressourcetildelingsmodel, der er godkendt af Kommunalbestyrelsen. På øvrige områder fastlægges rammen af Kommunalbestyrelsen på baggrund af de godkendte aktiviteter. De decentrale enheder i Jammerbugt Kommune er omfattet af lønsumsbudgettering og lønsumsstyring. Beskrivelse heraf findes i et særskilt styringsbilag til Principper for økonomistyring. Budgetrammen udgør ét samlet beløb, som institutionen selv fordeler på de enkelte konti. De decentrale enheder har mulighed for selv at lave budgetomplaceringer inden for institutionens budget, men Økonomiafdelingen bistår gerne hermed. Side 3 af 45

26 Ændringer af budgetrammen Budgetrammen kan i løbet af året ændres af Kommunalbestyrelsen i forbindelse med reguleringer ved ændret aktivitetsniveau (eksempelvis ved ændret børnetal, ændret visitation, ændret vedligeholdelse). Der beskrives regler herfor. Endvidere kan Kommunalbestyrelsen ændre budgetrammen på grund af generelle økonomiske indgreb, ændret lovgivning, etc. Da Jammerbugt Kommunes bevillingsniveau er på politikområderne, kan de stående udvalg om nødvendigt omprioritere inden for politikområdet. Nettobevilling Budgetrammen er en nettobevilling, som omfatter de kontoområder, der fremgår af Jammerbugt Kommunes budget for den decentrale enhed. Nettobevilling betyder, at hvis der i forbindelse med den decentrale enheds normale drift er merindtægter, kan der afholdes tilsvarende merudgifter og tilsvarende skal mindreindtægter modsvares af mindreudgifter. Overførsel mellem årene Overskud eller underskud kan overføres fra ét regnskabsår til det næste. Der kan dog højest overføres overskud på 10% og underskud på 10% af bruttorammen (incl. overførsler fra tidligere år). Overførslen sker formelt i forbindelse med, at Kommunalbestyrelsen godkender overførslerne som tillægsbevillinger. Ved begrundede ønsker om overførsler på over 10% af bruttorammen kan kommunalbestyrelsen give tilladelse til yderligere overførsler. Uden for budgetrammen Uden for budgetrammen er som hovedregel: udvendig vedligeholdelse arbejdsskadeforsikring forældrebetaling (dagpleje, sfo/lbo, børnehaver) tjenestemandspensioner central barselspulje Endvidere har politikområde 1 og 2 puljer til dækning af langvarig sygdom, der ligger uden for budgetrammen. Her gælder dog, at institutionerne via fagchefen i fællesskab er ansvarlige for, at budgetrammen overholdes. Der er udarbejdet selvstændig beskrivelse heraf. Stabenes rolle På baggrund af Principper for økonomistyring fastlægger disse Retningslinjer for decentral styring de decentrale enheders ansvar og kompetence, og det beskrives hvordan de økonomiske rammer beregnes og administreres. Side 4 af 45

27 Det slås fast, at det er lederne af de decentrale enheder, der har ansvar for og kompetence inden for personale og økonomi. Økonomi- og Personalestaben har til opgave at understøtte de decentrale ledere i disse opgaver. På baggrund af en skabelon godkendt i direktionen aftales mellem den enkelte leder og Økonomi og Personale, hvordan samarbejdet om opgaverne tilrettelægges. Økonomi og Personale har ansvar for, at en sådan aftale laves. Udgangspunktet er, at Økonomi og Personale yder den nødvendige hjælp for at der eksisterer en effektiv og sikker administration af personaleforhold og økonomi både på decentralt og på centralt niveau. Økonomi og Personale har til opgave at sikre, at de decentrale enheder tilbydes - kurser i decentral administration, - aktuel viden om personale- og økonomiforhold, - skabeloner til administration af personale- og økonoimforhold, - effektive og ajourførte edb-værktøjer. Økonomi og Personale skal sikre de decentrale enheder en enkel og let tilgængelig indgang til central assistance. Særlige områder På enkelte områder er det lagt fast, at det er Økonomi og Personale, der har ansvaret for særlige opgaver dette for at undgå fejl, der kan få væsentlige økonomiske eller personalemæssige konsekvenser. Det drejer sig om: - udarbejdelse af ansættelsesbreve - tolkning af overenskomster - indberetning af tillægsbevillinger - ændringer i kontoplan - administration af forsikringsskader. Særlige forhold Indkøbsaftaler Der udarbejdes i første halvår af 2007 en indkøbspolitik,og der indgås indkøbsaftaler for hele Jammerbugt Kommune. I forbindelse hermed vil der blive udarbejdet retningslinjer for decentralt indkøb. Når disse er politisk godkendt vil de blive indarbejdet i disse retningslinjer. Forsikring Institutionerne er omfattet af centralt tegnede forsikringer. Udgiften hertil findes i den enkelte decentrale enheds budgetramme. Side 5 af 45