Referat af FU møde. Tirsdag den 30. august 2016, kl Mødrehjælpen, Nørre Voldgade 80, København K

Transkript

1 Referat af FU møde Tirsdag den 30. august 2016, kl Mødrehjælpen, Nørre Voldgade 80, København K Deltagere Afbud Maria Norup Hertz, frivilligchef Inge-Lise Lægaard, repræsentant for lokalforeningerne (ingelise.laegaard@gmail.com) Helle Munch Oldefar, repræsentant for de rådgivningsfrivillige (oldefar.helle@gmail.com) Sarah Bech-Lodahl, repræsentant for lokalforeningerne (srw.bech@gmail.com) Karin Ejlersen, repræsentant for fondsbutikkerne (Karinej@mail.dk) Solveig Løfberg, repræsentant for de faglige medarbejdere med brugerkontakt Kiki Hahn, kommunikationskonsulent, punkt 2 Tine Kroeze Andersen, sekretær for FU Mads Roke Clausen, formand for FU Vibeke Arensbak, repræsentant for fondsbutikkerne (vibeke@arensbak.dk) Sarah Crone, repræsentant for de rådgivningsfrivillige (sarah.crone@gmail.com) 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra 24. maj 2016 Dagsorden og referat blev godkendt uden bemærkninger. 2. Sidste nyt fra kommunikation Kiki Hahn, som er digital kommunikationskonsulent hos Mødrehjælpen, informerede om sidste nyt fra kommunikationsafdelingen. Der arbejdes pt. med succes på at skabe mere vækst på de sociale medier både lokalt og nationalt. Også antal besøgende på hjemmesiden er i vækst; brugerne er især interesserede i Mødrehjælpens rådgivende og politiske artikler. Lokalforeningernes sider er også velbesøgte og kommunikationsafdelingen arbejder på yderligere information og artikler fra lokalforeningerne. Kiki orienterede om, at både fondsbutikker og lokalforeningsbutikker har/kan have facebooksider. Der er udarbejdet retningslinjer for brug af sociale medier samt gode råd, som kan findes på hjemmesiden. Både kommunikation og frivilligafdelingen er parate til at assistere ved både tekniske udfordringer og spørgsmål til opslag. Kiki pointerede, at det er en god ide for både butikker og lokalforeninger at være på de sociale medier, idet budskaberne spredes hurtigt. Frivilligplatform Kommunikationsafdelingen har i samarbejde med frivilligafdelingen udarbejdet en oversigt over behov og ønsker til en ny frivillig kommunikationsplatform. Efter indhentning af tilbud på dette besluttes hvilken model, vi vil gå videre med. Det er vigtigt, at vi rammer de basale behov og at der er mulighed for justering og udvikling af platformen.

2 Hensigten med Frivilligplatformen er dels at gøre lokalforeningernes materialer mere tilgængelige for alle frivillige og dels at skabe et forum for øget videndeling på tværs, hvor frivillige blandt andet kan opsøge viden og inspiration samt skrive sammen. Det bliver således muligt for frivillige at opsøge viden selv. Det skal også være muligt for frivilligafdelingen at skrive ud via platformen. På den måde vil man undgå alt for mange flaskehalse i kommunikationsvejen. Skulle der være frivillige, som har ønsker eller ideer til frivilligplatformen, er man meget velkommen til at skrive disse til frivilligafdelingens sekretær. Det forventes, at der i løbet af 2017 vil blive arbejdet på den konkrete udformning af Frivilligplatformen. Det vides dog endnu ikke, hvornår den vil være klar til at tage i brug. 3. Deltagelse på regionale møder og årsmøder FU drøftede deltagerfremmødet ved årsmødet for fondsbutikker og de regionale møder for lokalforeninger og ønsker at sætte fokus på et øget fremmøde for at styrke de lokale samarbejdsmuligheder frivillige imellem. Møderne afvikles efter ønske fra Mødrehjælpens frivillige. Det er et forum for alle frivillige og i modsætning til Repræsentantskabsmødet kan flere deltage og dagsordenen laves i samråd med konsulenterne og efter ønske fra frivillige/arrangøren. Møderne arrangeres med support fra frivilligafdelingen, men da møderne er iværksat efter ønske fra Mødrehjælpens frivillige, forventes der også en aktiv deltagelse i både planlægning og afvikling. Årsmøde for fondsbutikkerne Årsmødet for fondsbutikker arrangeres af Mødrehjælpens frivilligkonsulenter ud fra deres viden og erfaring med, hvad der rører sig på butiksområdet, og hvad der er fokus på i Mødrehjælpens fondsbutikker. Ligesom frivillige i fondsbutikkerne løbende bliver spurgt til eventuelle ønsker til dagens program. For et øget fremmøde til årsmøde for fondsbutikker drøftede FU følgende: Fondsbutikkerne kan i samarbejde med frivilligkonsulenterne arrangere årsmødet, så det frivillige ejerskab er tydeligere og flest muligt er med i processen omkring arrangementet Der kan reklameres mere på både de nationale og lokale sociale medier for årsmødet, så ingen overser muligheden for deltagelse Hvis ikke medlemmerne af fondsbutikkens styregruppe kan deltage, kan styregruppen gøre en aktiv indsats for at andre frivillige kan tage med i stedet FU repræsentanterne fra Fondsbutikkerne opfordrer til deltagelse på tværs af alle fondsbutikker Regionale møder for lokalforeninger Regionale møder for lokalforeningerne arrangeres på skift af de lokalforeninger, der melder sig til at afholde mødet. Dette betyder, at det mulige deltagerantal afhænger af, hvor stort et lokale, den enkelte lokalforening finder til afholdelse af mødet. Frivilligafdelingen står for nuværende for udgifterne til afholdelse af mødet. Da vi ser frem mod en større vækst, kan det på sigt blive aktuelt med en fordeling af udgifterne, så der fx vil være en deltagerbetaling fra lokalforeningerne svarende til antal tilmeldte. De regionale møder arrangeres som nævnt af lokalforeningerne selv i samarbejde med frivilligkonsulenten, og dagens program fastsættes af den planlæggende lokalforening med input fra øvrige lokalforeninger. Side 2 af 5

3 På repræsentantskabsmødet i 2013 blev der af lokalforeningerne fremsat forslag om, at de regionale møder fremover skulle afholdes om lørdagen, så frivillige med fuldtidsarbejde kunne deltage på møderne. Derfor er de regionale møder siden da fastlagt til en lørdag, så der er flest muligt frivillige, der kan deltage. Der er fra frivilliges side udtrykt ønske om yderligere tiltag for at øge fremmødet på de regionale møder, hvorfor FU drøftede om: der kan nedsættes en arbejdsgruppe under FU, hvor også formanden for repræsentantskabet inviteres ind til at undersøge, hvad lokalforeningsbestyrelserne ønsker at mødes om, og hvordan et program, som rammer bredt, skal se ud for de regionale møder. Der kan her også undersøges og drøftes alternative forslag til, hvordan frivillige kan danne netværk og mødes på tværs af lokalområderne flere lokalforeninger kan gå sammen om at arrangere de regionale møder, så det frivillige ejerskab er tydeligere og flest muligt er med i processen omkring arrangementet der kan reklameres mere på både de nationale og lokale sociale medier for de regionale møder, så ingen overser muligheden for deltagelse bestyrelsen kan gøre en aktiv indsats for at andre frivillige fra lokalforeningen kan tage med, hvis ikke bestyrelsesmedlemmerne i en lokalforening kan deltage FU repræsentanter fra lokalforeningerne opfordrer til deltagelse på tværs af alle lokalforeninger FU drøftede ligeledes synergieffekten ved, at frivillige deltager i kurser, som kan lede til deltagelse i andre arrangementet efterfølgende. På opfordring har frivilligafdelingen derfor også taget initiativ til en forsøgsordning, som kører i efteråret Her har lokalforeninger og fondsbutikker mulighed for at afholde kurser hjemme, hvis der kan samles min. 10 kursusdeltagere og man selv er medvært på kurset. Fælles for begge møder blev der talt om små videoklip fra møderne, som kan vises på FrivilligNyt og inspirere andre til at deltage. Udvalget var enigt om, at den personlige opfordring til at deltage er vigtig for nye frivillige, hvorfor der her påhviler bestyrelserne og styregrupperne et medansvar for at være aktive. Alle drøftelserne vil blive taget videre til frivilligafdelingens konsulenter, som løbende vil have fokus på metoder til øget deltagelse. Ligeledes vil bestyrelser og styregrupper samt FU blive involveret i det lokale arbejde med at skabe øget engagement. 4. Uddeling af likvide midler På arbejdsgruppens vegne gav Maria en status. I arbejdsgruppen sidder Jette Halling fra Frederiksberg lokalforening, Inge-Lise Lægaard fra Roskilde lokalforening samt Maria. Gruppen arbejder p.t. med at beskrive, til hvilke formål lokalforeningerne kan uddele midler, således at alle brugere, der søger denne form for hjælp, oplever en ensartethed. Arbejdsgruppen har på seneste møde med hjælp fra udviklingskonsulent Laura Boysen lavet gruppearbejde for at præcisere rammerne for aktiviteten. Arbejdsgruppen har forsøgt at definere Side 3 af 5

4 målgrupper, brugerbehov og potentielle udfordringer samt aktivitetens direkte og indirekte værdier på brugerniveau. Dertil hvilke effekter det forventes, at hjælpen skal have på den korte og lange bane i brugerens liv. Arbejdsgruppen ser også på, hvordan man bedst muligt organiserer uddelingen og udvælgelsen, da det er vigtigt, at det sker på baggrund af ensartede oplysninger. Der arbejdes derfor på et fælles ansøgningsskema og på fordelingen af opgaver blandt frivillige, der står for denne type af aktiviteter. 5. Større synlighed omkring FU og øget inddragelse af frivilligt bagland Maria indledte punktet med at spørge om, hvordan vi kan sikre, at flere er informeret og gør brug af udvalget? For øget synlighed af FU er følgende tiltag iværksat Der bliver oprettet et særskilt område på Mødrehjælpens hjemmeside for FU, hvor man kan finde seneste referater, retningslinjer og yderligere formalia vedrørende udvalget Der bliver lagt fotos og kontaktinformationer af medlemmer ud på hjemmesiden, så det er nemt at finde frem til sin repræsentant Der tages fotos til FU-møderne, som sættes ind i referaterne for at gøre dem mere visuelle og give læserne en bedre fornemmelse for udvalgets møder. Udvalget diskuterede, hvor det ville være formålstjenstligt at være til stede. Det kunne bl.a. være ved følgende arrangementer: Regionale møder Årsmøde for fondsbutikker Eventuelle fællesmøder for rådgivningsfrivillige Repræsentantskabsmøde (ud over næstformandens oplæg vedrørende udvalgets indsats det forgangne år) Mødrehjælpsdøgn Sarah og Inge-Lise meldte sig til at repræsentere FU på Mødrehjælpsdøgnet den november Det blev foreslået, at FU medlemmer op til et FU møde sender en mail ud til deres lokalforeninger, fondsbutikker og rådgivningsfrivillige for at informere om det forestående FU møde. I mailen bedes der om input, spørges til forhold, som ønskes drøftet på mødet eller kommende møder mv. Det blev besluttet, at frivilligafdelingen forfatter en sådan mail, som således kan fremsendes til FU medlemmerne, som derpå kan videresende denne. 6. Fejringskoncept Maria kom med en opsamling på ønskerne til fejringskonceptet. FU har tidligere foreslået, at Mødrehjælpen sender en velkomstmail til alle nye frivillige. Ideen kan først realiseres, når der er kommet en platform, hvorfra frivillige kan tilmelde sig. Som det er p.t. bliver Fonden Mødrehjælpen ikke orienteret om nye frivillige, hvorfor en velkomst til nye frivillige skal finde sted hos den enkelte lokalforening og Fondsbutik. Der er udarbejdet en velkomstvideo, som man med fordel kan anvende lokalt. Videoen vil inden for kort tid kunne findes på hjemmesiden. 7. Gennemgang af opgaveliste samt prioritering af arbejdsopgaver Følgende emner er på dagsorden på næste møde 29. november: Arbejdsprøvning i butikker Frivilligpolitik Side 4 af 5

5 Rekrutteringsstrategi 8. Gensidig orientering Sarah fra Randers lokalforening orienterede om sommerudflugt afholdt for første gang for familier med større børn. Turen gik til Kyst- og Fjordcentret, hvor familierne fik prøvet kræfter med at sejle i kano, fiske og lave mad over bål. Lokalforeningen har afholdt personaletur til Vejle for at blive inspireret af deres butik, hvilket konkret er blevet omsat til en beslutning om via sundhedsplejerskerne at uddele gavekort til alle gravide i Randers. Aktiviteten Natur og Familie er ved at starte op, ligesom aktiviteten Historieklubben snart vil være på programmet. Sarah fortalte endvidere om sin deltagelse i aktiviteten Måltidets workshop, hvor frivillige lærte at få brugere til at interagere i køkkenet. Karin orienterede fra fondsbutikken på Tordenskjoldsgade, at det har været en god sommer, hvor åbningstiden har været dækket så godt ind, at butikken ikke har holdt sommerlukket. Indtjeningen i august har været meget tilfredsstillende og der er en god holdånd og stor ansvarlighed fra alle butiksfrivillige. Karin fortalte endvidere, at de har arbejdet kontinuerligt på at øge engagementet og mødedeltagelse eksempelvis ved at sende en husk mødet sms ud. Det har givet rigtig positiv effekt, hvorfor det kan anbefales videre. Inge-Lise refererede fra Roskilde lokalforenings aktiviteter, der kører kontinuerligt: Fællesspisning en gang om måneden, søndagsudflugter, rytmik, og dette års sommerlejr, hvor deltagerne fik sejlet i kano og kajak samt deltog i klatring og rollespil. Roskilde lokalforening har fået brugsret over en lejlighed og forsøger sig med forskellige aktiviteter som f.eks. lektiecafe. Mødrehjælp i hjemmet er en populær aktivitet, som hjælper familier med struktur på hverdagen i en periode. Nyeste tiltag er en strikkecafe. Maria informerede om tur til Jylland sammen med Mads og hovedbestyrelsesformand Elin Schmidt, hvor lokalforeningerne i Vejle, Esbjerg, Viborg, Holstebro og Aalborg fik besøg. Pr. 1. juni 2016 er frivilligkonsulent Hanne Hagen Andersen startet. Hanne er butikskonsulent for butikkerne i Jylland og på Fyn. Frivilligafdelingen holder årsmøde for fondsbutikker lørdag 10. september og regionale møder for lokalforeningerne lørdag 1. oktober og søndag 2. oktober. 9. Eventuelt Intet. Bilag til punkt 5 sendes med referat. Næste møde er tirsdag 29. november kl i Abel Cathrines Gade 13. Side 5 af 5