Repræsentantskabsmøde den 9. juni 2011, kl Mødelokalet, Lyngbygårdsvej 135, 2800 Kgs. Lyngby

Transkript

1 Repræsentantskabsmøde den 9. juni 2011, kl Mødelokalet, Lyngbygårdsvej 135, 2800 Kgs. Lyngby Til stede Britta Pedersen, Lis Silberbauer, Søren Timann Hansen, Erik Frikke, Stanley Rathjen, Ole Søndergaard Nielsen, Annette Fogh, Anne-Mette Lund Pedersen, Axel Klit, Claes Grønlund Kølle, Gudrun Jensen, Henrik Petersen, Ib Gandrup Hansen, Jimmi Schell-Lonsdale, Ole Hansen Jensen, Per Stender, Preben Mosolff, Roland Nielsen, Rosa Andersen, Tina Grandjean og selskabets revisor Hanne Sandersen Fra administrationen Stig Bykilde og Preben Sørensen Afbud Heidi Christensen og Per Boje Nielsen Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden Valg af dirigent Valg af mødesekretær Valg af stemmeudvalg Godkendelse af protokol fra repræsentantskabsmødet den 31. maj Bestyrelsens beretning for året Selskabets og afdelingernes regnskab 2010 (ureviderede) med tilhørende revisionsberetning Selskabets driftsbudget Behandling af indkomne forslag Valg af formand og 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode Valg af suppleanter for en 1-årig periode Valg af 2 repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab /15

2 13. Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Valg af revisor Eventuelt Bilagsfortegnelse Bilag 1: Forretningsorden... 3 Bilag 5: Protokollat af den 31. maj Bilag 7: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2010 (eftersendes) Bilag 7.1: Revisionsberetning (eftersendes) Bilag 8: Selskabets driftsbudget Bilag 8.1: Arbejdsbudget /15

3 1. Forretningsorden Forsamlingen konstaterede, at mødet afholdes efter den udsendte forretningsorden for repræsentantskabets møde i. Bilag 1: Forretningsorden - at repræsentantskabet godkender forretningsordenen. Formanden bød velkommen og fik repræsentantskabets godkendelse af forretningsordenen. 2. Valg af dirigent Roland Nielsen blev valgt til dirigent, og konstaterede at mødet var rettidigt indkaldt, og at formalia var i orden. 3. Valg af mødesekretær Stig Bykilde blev valgt som referent. 4. Valg af stemmeudvalg Repræsentantskabet besluttede, at stemmeudvalg vælges, hvis behov opstår. 5. Godkendelse af protokol fra repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010 Protokollat bilag 5 fra repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010 fremlægges til repræsentantskabets godkendelse. Bilag 5: Protokollat af den 31. maj at repræsentantskabet godkender protokollatet. Repræsentantskabet godkendte protokollatet. 3/15

4 6. Bestyrelsens beretning for året 2010 Formanden vil orientere om arbejdet i organisationsbestyrelsen. - at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Formanden orienterede som følger: Det har været et stille år. De store projekter er færdige også byggeregnskaberne. P-pladsen er lavet, og Højhuset er nået til enighed med kommunen omkring garager m.v. på østsiden. Der er nedsat en boligsocial arbejdsgruppe af Lyngby-Taarbæk Kommune, hvor ønsket nok var en helhedsplan for alle 3 boligselskaber AKB, Lyngby, Lyngby Boligselskab og Samvirke og en masse frivillige, der kunne aflaste de kommunale systemer. Arbejdsgruppen er nu delt op i 2 arbejdsgrupper. 1 for Lundtofteparken og 1 for AKB og Lyngby Boligselskab. Denne opdeling fordi man endelig er nået frem til, at de unge mennesker i Lundtofteparken ikke har meget tilfælles med de unge nede hos os. Lyngby Boligselskab ser på Hallerne men har ikke store forhåbninger. Vi skal se på et fællesprojekt omkring nogle udendørs faciliteter til de unge og gerne også andre tiltag, så de unge ikke bliver ved med at være en udstødt gruppe. Vi er socialt/moralsk forpligtet til at gøre noget. Vi forventer samarbejde med Lyngby Boligselskab om noget udendørs. DONG Efter mange års venten, har DONG nu meddelt, at de kommer til september/oktober måned i vores område. Der har lige d.d. været afholdt møde med DONG i Rækkehusene, der gerne vil have flyttet lysmasterne således, at der kan blive ordnede P- forhold og lys på fortovet i Torsvang. Den 17. juni d.å. er der møde og rundgang i Etagehusene med DONG Årets gang i afdelingerne: Rækkehusene: Træerne er soigneret og skåret og der er fældet 2 træer. 4/15

5 Etagehusene: Afdelingsbestyrelsen har besluttet at leje en af boligerne ud i den opgang, hvor der p.t. er 3 ledige boliger. Roste ejendomskontoret for vedligeholdelsen af de grønne områder. Fortun Midtby: Der er iværksat udskiftning af tætningslister. Højhuset: Er nu færdig med P-pladsen, hvor der kun mangler lidt opstribning samt løsning på lysstandere, der blænder. Arkitekten har udarbejdet flere forslag til garager. Taget er tillige udskiftet. Efter at repræsentantskabet havde taget bestyrelsens beretning til efterretning, fremkom Preben Sørensen med et par synspunkter: Belysningen på arealerne ved Etagehusene er ikke tilfredsstillende og som anført tidligere, er der aftalt møde og rundtur med DONG den 17. juni DONG vil fremsende forslag og prisoverslag til ændret belysning. Var meget glad for rosen til ejendomskontoret, men har haft problemer med langtidssygdom. Der er p.t. en afløser, men der mangler i øjeblikket 2 ansatte. Der ansættes snarest 2 servicemedarbejdere. Der er meget lidt eller rettere intet - rum for de unge i afdelingerne, hvor de kan mødes og være sammen. I øjeblikket angribes Statoil hver aften af 5-10 unge, der stjæler, hvorefter de går over i vaskeriet i Højhuset. Håber meget på, at der kan findes løsninger. Repræsentantskabet tog Prebens synspunkter til efterretning. 7. Selskabets og afdelingernes regnskab 2010 (ureviderede) med tilhørende revisionsberetning Forud for mødet er tilsendt som bilag 7 et hæfte, som indeholder selskabets og afdelingernes driftsregnskaber for tiden til med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er enkeltvis opstillet som tidligere, således at en sammenligning med budgettallene for regnskabsperioden og for efterfølgende periode er mulig, ligesom det også er muligt at sammenligne resultatopgørelsen for den netop forudgående regnskabsperiode. Regnskabsafdelingens noter til de enkelte regnskabsposter indgår i regnskabsmaterialet både for selskabet og afdelingerne. Regnskaberne udviser følgende: Selskabets regnskab Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr. 5/15

6 Status balancerer med kr. og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, ydelser fra udamortiserede lån og efter fradrag af indbetalinger til Landsbyggefonden kr. Den disponible likvide del udgør kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemål. Selskabets arbejdskapital udgør kr. pr , hvoraf kr. er til fri disposition. Etagehusene Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud og egenfinansiering af forbedringsarbejder. Årets resultat er et overskud på kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 414 Afdelingens energiforbrug: Bidrag til Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: Tab ved lejeledighed og fraflytninger (konto 405) Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v Afskrivning på forbedringsarbejder m.v. 51 Tab ved fraflytninger Andre renter 294 Korrektioner fra tidligere år Udgifter større end budgetteret i alt Indtægter mindre end budgetteret: Andre ordinære indtægter: Indtægter mindre end budgetteret i alt Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter Vandafgift (inkl. miljøafgift) Renovation Forsikringer Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Særlige aktiviteter: Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger /15

7 Udgifter mindre end budgetteret i alt Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: Renter Indtægter større end budgetteret i alt I alt Status balancerer med kr. Fortun Midtby Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud (407.1). Årets resultat er et overskud på kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter Almindelig vedligeholdelse Tab ved lejeledighed og fraflytninger (konto 405) Tab ved lejeledighed m.v Tab ved fraflytninger Andre renter 106 Korrektioner fra tidligere år 635 Udgifter større end budgetteret i alt Indtægter mindre end budgetteret: Andre ordinære indtægter: Indtægter mindre end budgetteret i alt Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter Vandafgift (inkl. miljøafgift) Renovation Forsikringer Afdelingens energiforbrug: Bidrag til -550 Renholdelse Særlige aktiviteter: Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: -303 Udgifter mindre end budgetteret i alt /15

8 Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: -224 Renter Indtægter større end budgetteret i alt I alt Status balancerer med kr. Geels Plads Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til konto for underskud (407.1). Årets resultat er et underskud på kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter Afdelingens energiforbrug: Bidrag til 792 Andre henlæggelser 100 Andre renter 33 Korrektioner fra tidligere år Udgifter større end budgetteret i alt Indtægter mindre end budgetteret: Boligafgifter og leje: Andre ordinære indtægter: 68 Indtægter mindre end budgetteret i alt Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter -231 Vandafgift (inkl. miljøafgift) -866 Renovation Forsikringer -641 Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Særlige aktiviteter: Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: -493 Afskrivning på forbedringsarbejder m.v Udgifter mindre end budgetteret i alt /15

9 Indtægter større end budgetteret: Renter Korrektioner fra tidligere år Indtægter større end budgetteret i alt I alt Status balancerer med kr. Rækkehusene Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud og egenfinansiering af forbedringsarbejder. Årets resultat er et overskud på kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 18 Ejendomsskatter 97 Renovation Afdelingens energiforbrug: Bidrag til Almindelig vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: Andre renter 154 Udgifter større end budgetteret i alt Indtægter mindre end budgetteret: Boligafgifter og leje: Andre ordinære indtægter: Indtægter mindre end budgetteret i alt Udgifter mindre end budgetteret: Vandafgift (inkl. miljøafgift) Forsikringer Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: Renholdelse Særlige aktiviteter: Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v Afskrivning på forbedringsarbejder m.v Udgifter mindre end budgetteret i alt /15

10 Indtægter større end budgetteret: Renter Korrektioner fra tidligere år Indtægter større end budgetteret i alt I alt Status balancerer med kr. Højhuset Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af underskud. Årets resultat er et overskud på kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 353 Ejendomsskatter Afdelingens energiforbrug: Renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser: Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: 267 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Andre renter Korrektioner fra tidligere år Udgifter større end budgetteret i alt Udgifter mindre end budgetteret: Vandafgift (inkl. miljøafgift) Renovation Forsikringer Bidrag til Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: Særlige aktiviteter: Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Udgifter mindre end budgetteret i alt Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: Renter /15

11 Andre ordinære indtægter: Driftsstøtte Korrektioner fra tidligere år Indtægter større end budgetteret i alt I alt Status balancerer med kr. Revisionsprotokollen Revisionen har ikke givet anledning til særlige bemærkninger eller forbehold. Vedlagt som bilag 7.1. Bilag 7: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2010 (eftersendes) Bilag 7.1: Revisionsberetning (eftersendes) - at repræsentantskabet godkender selskabets og afdelingernes regnskaber, - at repræsentantskabet tager revisionsberetningen til efterretning. Formanden oplyste, at da regnskaberne for 2010 beklageligvis ikke var færdiggjorte og færdigreviderede, er der aftalt et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde til den 21. juni Anmodede repræsentantskabet om at bemyndige organisationsbestyrelsen til på mødet den 21. juni 2011 at godkende regnskaberne endeligt. Repræsentantskabet bemyndigede organisationsbestyrelsen til på vegne af repræsentantskabet at godkende selskabets og afdelingernes regnskaber på det ekstraordinære møde. 8. Selskabets driftsbudget 2012 Selskabets driftsbudget pr , bilag 8, balancerer med kr. efter hensættelse af en budgetreserve på kr. Bilag 8: Selskabets driftsbudget 2012 Bilag 8.1: Arbejdsbudget - at repræsentantskabet godkender selskabets driftsbudget pr /15

12 Formanden anmodede om, at repræsentantskabet bemyndiger organisationsbestyrelsen til at godkende selskabets budget på mødet den 21. juni Repræsentantskabet bemyndigede organisationsbestyrelsen til at godkende selskabets budget på mødet den 21. juni Behandling af indkomne forslag Der er ikke indkommet forslag til behandling. - at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 10. Valg af formand og 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode I henhold til vedtægternes 10 består organisationsbestyrelsen af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 5 medlemmer til organisationsbestyrelsen blandt boligorganisationens lejere, og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælger repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen 2 medlemmer med bred samfundsmæssig interesse. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges og udpeges suppleanter for disse. Organisationsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Mindst halvdelen af organisationsbestyrelsens medlemmer skal være beboere i boligorganisationen. Formanden eller næstformanden skal være beboer i organisationen. I indeværende periode er følgende valgt: Afdeling Etagehusene: Lis Silberbauer (2012) næstformand Afdeling Fortun Midtby: Søren Hansen (2011) Afdeling Rækkehusene: Britta Pedersen (2011) formand Erik Frikke (2012) Afdeling Højhuset: Stanley Rathjen (2012) Særligt udpeget: Anette Fogh (2012) Ole Søndergaard Nielsen (2012) 12/15

13 - at repræsentantskabet vælger 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer og formand for en 2-årig periode. Repræsentantskabet valgte Søren Hansen og Britta Pedersen for en 2-årig periode. Britta genvalgtes til formand. Organisationsbestyrelsens sammensætning efter valget: Afdeling Etagehusene: Lis Silberbauer (2012) næstformand Afdeling Fortun Midtby: Søren Hansen (2013) Afdeling Rækkehusene: Britta Pedersen (2013) formand Erik Frikke (2012) Afdeling Højhuset: Stanley Rathjen (2012) Særligt udpeget: Anette Fogh (2012) Ole Søndergaard Nielsen (2012) 11. Valg af suppleanter for en 1-årig periode På repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010 blev følgende suppleanter valgt for en 1-årig periode: Arne Rønnow Per Boje Nielsen Kim Folke Knudsen Solvejg Christensen - at repræsentantskabet vælger suppleanter. Repræsentantskabet valgte Per Boje Nielsen, Rosa Andersen, Ib Gandrup og Jimmi Schell-Lonsdale til suppleanter for en 1-årig periode. 13/15

14 12. Valg af 2 repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab På repræsentantskabsmødet den 28. maj 2009 blev Britta Pedersen, Lis Silberbauer og Stanley Rathjen valgt som medlem af KAB s repræsentantskab. I forbindelse med at KAB s repræsentantskab den 3. juni 2010 vedtog nye vedtægter for KAB, skete der også en ændring i sammensætningen af KAB s repræsentantskab herunder boligorganisationernes repræsentation. Bortfald af den særlige repræsentation i de gamle vedtægter I forbindelse med sammenlægningen blev der i vedtægterne indarbejdet en bestemmelse om, at store boligorganisationer fra det tidligere AKB i en periode fik tildelt ekstra repræsentation. Denne paragraf er nu bortfaldet, hvorved disse boligorganisationer nu har repræsentation efter samme beregningsgrundlag som de øvrige boligorganisationer. Konsekvenser for Ændringen medfører, at hidtil havde 3 repræsentanter, og fra den 1. juli 2010 nu har 2 repræsentanter i KAB s repræsentantskab. Organisationsbestyrelsen tog på sit møde den 21. september 2011 orienteringen til efterretning og besluttede, at formanden og næstformanden repræsenterer AKB, Lyngby i KAB s repræsentantskab resten af perioden Det indstilles - at repræsentantskabet vælger 2 medlemmer til KAB s repræsentantskab. Repræsentantskabet valgte Britta Pedersen og Lis Silberbauer til KAB s repræsentantskab. 13. Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab På repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010 blev Erik Frikke og Rosa Andersen valgt som suppleanter til KAB s repræsentantskab. Det indstilles - at repræsentantskabet vælger 2 suppleanter til KAB s repræsentantskab. Repræsentantskabet valgte Erik Frikke og Rosa Andersen til KAB s repræsentantskab. 14/15

15 14. Valg af revisor På repræsentantskabsmødet den 31. maj 2010 blev Ernst & Young. Godkendt Revisionspartnerselskab valgt som revisor for boligorganisationen. Organisationsbestyrelsen indstiller på mødet revisor for året Det indstilles - at repræsentantskabet vælger revisor for. Formanden oplyste, at organisationsbestyrelsen indstiller Ernst & Young. Godkendt Revisionspartnerselskab, for året Repræsentantskabet genvalgte Ernst & Young. Godkendt Revisionspartnerselskab. 15. Eventuelt Da der ikke forelå videre til behandling, sluttede dirigenten repræsentantskabsmødet formand dirigent 15/15