Brugervejledning Mediconnect Proces Forberedende sagsbehandler

Transkript

1 Brugervejledning Mediconnect Proces Forberedende sagsbehandler 1. Velkommen Om Mediconnect Proces Support Hjælp til log ind Sager Opret nye sager eller genoptag arkiveret sag Rediger igangværende sager Behandl sager, der er kommet retur fra samarbejdspart Arkivér sager Slet sager Annuller sag Søg sager Brugerstyring Rediger egne oplysninger Standardtekster Dagsorden Opret og vedligehold brugere (kun administrator) Generér brugeroversigt (kun administrator) Rediger afdelingens stamdata indstilling af benyt afdeling og telefonnummer i systemgenerede breve (kun administrator) Rediger afdelingens standardtekster (kun administrator)

2 2016 Funktion Brugervejledning Mediconnect Proces Forberedende sagsbehandler Vejledning 1. Velkommen Denne brugervejledning giver dig en kort introduktion til brugen af Mediconnect Proces og de mest almindelige funktioner i systemet. Bemærk, at der findes en særskilt vejledning til Mediconnect Psykolog- og Speciallægedatabase. Har du kommentarer eller forslag til, hvordan vi kan gøre vores brugervejledning bedre, er du velkommen til at kontakte os på support@egki.dk. God fornøjelse. EG Kommuneinformation 2. Om Mediconnect Proces Mediconnect Proces er en internetbaseret løsning, der sikrer et nemt, smidigt og sikkert sagsforløb i sager under førtidspensions- og fleksjobreformen samt sygedagpengereformen, hvor der ofte er mange forskellige parter involveret i sagen. Løsningen understøtter den elektroniske kommunikation mellem jobcenter, sundhedskoordinator, rehabiliteringsteam og klinisk funktion og gør det muligt at sende sagsakter, anmodninger og attester frem og tilbage mellem parterne i et lukket miljø. Med Mediconnect Proces kan sagsbehandleren hurtig og nemt booke møde allerede i forbindelse med, at sagen sendes til sundhedskoordinator. Løsningen indeholder endvidere en dagsordenfunktion, hvor rehabiliteringsteamets medlemmer nemt får et samlet overblik over dagens møder. 3. Support Hvis du har spørgsmål til Mediconnect Proces, så kontakt i første omgang din administrator i kommunen. Administratoren kender systemet og vil kunne svare på de fleste spørgsmål om brugen af systemet. Hvis spørgsmålet ikke kan besvares af administratoren, er du velkommen til at kontakte EG Kommuneinformations supportafdeling. Tlf.: support@egki.dk Bemærk: Det er vigtigt at du accepterer pop-up vinduer fra løsningen for at få adgang til alle funktioner. 2

3 4. Hjælp til log ind Hvis din kommune benytter AD vil du kunne tilgå løsningen uden brug af koder. Du bør i så fald have modtaget et link til løsningen fra jeres IT afdeling. Skal du bruge kode kan du følge nedenstående vejledning: For at logge på Mediconnect skal du åbne siden Bemærk: Har du også adgang til NetForvaltning Sundhed, er det den kode du skal bruge til at logge på med. Første log ind Første gang du logger på systemet, skal du indtaste din adresse og den otte-cifrede kode, du har fået af din administrator. Herefter kan du ændre din adgangskode, som minimum skal være på otte tegn og bestå af en blanding af bogstaver og tal. Hvis du har flere profiler (fx forberedende sagsbehandler og rehabiliteringsteam), vil du ved log ind blive spurgt om, hvilken profil du ønsker at logge ind med. Skift rolle Har du flere profiler, vil du når du er logget ind - øverst i højre hjørne, ved siden af log af - have mulighed for at klikke på 'Skift rolle'. Du vil få mulighed for at skifte mellem dine adgange til systemet. Ikke oprettet som bruger Hvis du ikke er oprettet som bruger i systemet, skal du rette henvendelse til din administrator eller sende en mail til supporten på support@egki.dk - De kan undersøge dine brugeroplysninger i systemet. Forkert adgangskode Hvis du indtaster en forkert adgangskode, har du af sikkerhedsmæssige årsager kun to forsøg mere til at logge ind. Indtastes en forkert kode tre gange, vil din konto blive låst. Du skal herefter kontakte din administrator eller sende en mail til supporten på support@egki.dk De vil sørge for, at du får adgang til din konto igen. Glemt adgangskode Hvis du har glemt din adgangskode, skal du kontakte din administrator eller sende en mail til supporten på support@egki.dk. Du vil så få tilsendt en ny midlertidig adgangskode. Herefter følger du samme procedure som ved Første log ind. Skift adgangskode Af sikkerhedsmæssige årsager giver systemet dig automatisk besked om at skifte adgangskode hver tredje måned. Du skifter din adgangskode ved at gå ind under menuen Brugerstyring og vælge Min profil. Klik på pilen ud for 'Brugerkonto' nederst på siden. Udfyld felterne 'Nuværende password', Nyt password og Gentag nyt password. Klik herefter på Skift password. 3

4 Bemærk: hvis du også er oprettet som bruger i NetForvaltning Sundhed, og du skifter kode, vil din adgangskode også ændre sig her. Log af Når du skal logge af systemet, skal du klikke på 'Log ud' i øverste højre hjørne. Du kan logge af, uanset hvor i systemet du befinder dig. Husk at gemme eventuelle ændringer, før du logger af. 5. Sager På forsiden finder du et samlet sagsoverblik med adgang til alle de sager, du har under behandling. Det er også her, du opretter nye sager, som skal sendes til en af kommunens samarbejdsparter. Under hver sagstype finder du de forskellige sagskategorier, som angiver sagens status. Sagerne kan have følgende status: Under oprettelse her finder du sager som endnu ikke er sendt til en samarbejdspart Igangværende sager der er sendt til samarbejdspart, men som endnu ikke er besvaret af parten Deadline overskredet her finder du sager hvor den aftalte frist for besvarelse er overskredet Besvarede sager her finder du sager, der er behandlet af en samarbejdspart og sendt retur til forberedende sagsbehandler. Kategorien omfatter også sager med status 'ej tilstrækkeligt belyst', 'afvist' og 'udsat' her er tale om sager, der er afvist af en samarbejdspart og sendt retur til forberedende sagsbehandler samt sager med status 'udeblevet' hvis borger udebliver fra et møde Arkiveret her finder du sager, der er færdigbehandlede og afsluttet Bemærk: Ønsker du at have flere sager åben på samme tid er det vigtigt, at du sikre at sagerne åbnes i en ny browser - klik på 'filer' i din browser og vælg 'Ny session' for at åbne Mediconnect proces i en ny browser. Du må ikke åbne løsningen på flere faner i samme browser Opret nye sager eller genoptag arkiveret sag Vælg om sagen skal oprettes under førtidspensions og fleksjobreformen eller sygedagpengereformen og klik på 'Opret sag'. Du får nu mulighed for at vælge den sagstype sagen skal oprettes som dit valg af sagstype afgør, hvilket og om der genereres indkaldelsesbrev til borger. Du kan også oprette nye sager ved at klikke på menupunktet 'Sager' og vælge 'Opret sag'. Du kommer herefter videre til sagsoprettelsesbilledet. Øverst på siden bliver der automatisk indsat en række oplysninger om sagen (sagstype, sagsnummer, ansvarlig sagsbehandler, oplysninger om borgers læge mv.), og du vil her til enhver tid kunne følge sagens status. Derudover har du også adgang til en logbog, der viser relevante hændelser på sagen. Ved et klik på ikonet ud for Logbog, har du adgang til at se de handlinger, der er foretaget på din sag fx hvornår sagen er oprettet, 4

5 hvornår der er tilføjet dokumenter, hvornår sagen er sendt og til hvilken part osv. Genoptag arkiveret sag Du har også mulighed for at genoptage en arkiveret sag. Find sagen under sagskategorien 'Arkiveret' eller via 'Søg sager proces'. Når du åbner sager vil du på fanen 'Tidslinje' får adgang til at genoptage sagen dette gøres ved at klike på knappen 'Genoptag'. Sagen vil herefter placere sig i kategorien 'Under oprettelse'. Der skal arbejdes videre med sagen på samme måde som, hvis det var en ny sag, bortset fra at alle de dokumenter der tidligere er vedhæftet sagen, samt alle besvarelsesdokumenter der er genereret i løsningen er tilgængelige inde på sagen under de forskellige parters faner. Bemærk: Det er meget vigtigt, at du på en genoptaget sag tjekker at alle de oprindelige oplysninger stadig er gældende fx borgers adresse, læge, sagstype, undertype og obligatoriske dokumenter etc. Følg vejledningen for kontrol af disse punkter herunder. Skift reform/sagstype Så længe en sag er under oprettelse har du på fanen 'Kommune' mulighed for at skifte reform, sagstype og undertype. Gem og genoptag sag under oprettelse Mens sagen er under oprettelse, kan den tilgås under sagskategorien 'Sager under oprettelse' ud for den valgte sagstype i sagsoversigten. Du har derfor mulighed for at gemme sagen og fortsætte sagsoprettelsen på et senere tidspunkt, hvis du bliver afbrudt (husk at gemme seneste ændringer, inden du lukker sagen) Tilføj borgeroplysninger På fanen 'Borger' har vi samlet alle oplysninger om borgeren (navn, adresse, læge mv.). Indtast borgerens CPR-nr. og klik på CPR-opslag for at hente stamoplysninger fra CPR. Du har også mulighed for at indtaste oplysningerne manuelt. Findes der tidligere sager på et CPR-nr. vil der til højre på fanen blive vist et link 'Vis tidligere sager', som giver dig adgang til at se en liste med links til de sager, der allerede findes i løsningen på samme CPR-nr. Sagsnummer Sagsnummeret udfyldes automatisk med borgerens CPR-nr. ved CPRopslag. Vi anbefaler, at dette ikke ændres, da det er sagsnummeret, der identificerer sagen hos samarbejdsparterne. Det er derfor nemmest for regionen, hvis dette er ens for alle kommuner. Hvis du ikke laver CPRopslag, så skal du huske at udfylde sagsnummeret manuelt. Manuelt lægeopslag Ved brug af CPR-opslag indsættes borgerens egen læge automatisk nederst på siden. 5

6 Hvis der ikke benyttes CPR-opslag eller borgers læge ikke automatisk indsættes ved CPR-opslag kan borgerens læge findes vha. funktionen 'Manuelt lægeopslag'. Når du klikker på 'Manuelt lægeopslag' åbnes der en liste med læger. Ønsker du, at vælge, at borger ikke er tilknyttet en læge (fx sygesikringsgruppe 2 borgere eller grænsegængere) vælger du 'Borger ej tilknyttet læge' og klikker 'Ok'. Du kan indsnævre søgningen ved at indtaste postnummer eller forbogstav (bemærk, at du kan skrive i felterne 'Post-nr.' og 'Forbogstav', så du ikke behøver at "scrolle ned" på listen). Markér den ønskede læge og klik på knappen 'OK' nederst på siden (benyt scrollbaren for at få vist knapperne). Klik på fanen 'Kommune' for at komme videre til det næste trin Tilføj sagsoplysninger På fanen 'Kommune' har du mulighed for at ændre sagstype eller ansvarlig sagsbehandler på sagen samt skrive interne noter, som kun er synlige for medarbejdere i tilknyttet parten 'Forberedende sagsbehandler'. Feltet 'Intern note' vil være tilgængeligt og redigerebart på sagen selvom denne er sendt videre til andre parter. Du skal på denne fane også vælge en undertype på sagen. Undertypen angiver om der er særlige forhold på en sag. For førtidspensions og fleksjob sagerne kan følgende undertyper vælges: Ingen undertype/standard sag Vælges når der er tale om en sag, som skal på rehabiliteringsmøde for første gang og hvor der ikke er nogen særlige forhold fx at sagen skal behandles efter pensionslovens 17. Særlige forhold: Pensionslovens 17, Pensionslovens 18, unge sag, Seniorførtidspension, Sundhedskoordinator sag uden forelæggelse hos rehabiliteringsteam, Nej til behandling, eller Åbenbart formålsløst Under feltet 'Undertype' angives det, om der er særlige forhold, sagens parter skal være opmærksomme på, fx at sagen skal behandles efter Pensionslovens 17. Løbende sager Hvis der er tale om en sag, der skal behandles som 'Løbende sag', så skal dette vælges som undertype på sagen. Sager med undertypen 'Løbende sag' kan sendes enten til sundhedskoordinator uden, at der samtidig bookes et møde i rehabiliteringsteamet, eller til sundhedskoordinator med bookning af møde i rehabiliteringsteam. Undertypen 'løbende sag' skal kun vælges såfremt der er tale om en borger, der er omfattet af ressourceforløb. Terminal sager Hvis der er tale om en 'Terminal sag', så skal dette vælges som undertype på sagen. Det bliver hermed muligt at booke møder i rehabiliteringsteamet, 6

7 som ligger mindre end 10 dage fra d.d. Kontakt rehabiliteringsteamets administrator, hvis der er behov for at oprette et nyt mødetidspunkt til en 'Terminal sag'. For sager oprettet under sygedagpengereformen kan følgende undertyper vælges: Ingen undertype/standard sag Vælges når der er tale om en sag, som skal på rehabiliteringsmøde for første gang. Løbende sager Hvis der er tale om en sag, der skal behandles som 'Løbende sag', så skal dette vælges som undertype på sagen. Sager med undertypen 'Løbende sag' kan sendes enten til sundhedskoordinator uden, at der samtidig bookes et møde i rehabiliteringsteamet, eller til sundhedskoordinator med samtidig bookning af møde i rehabiliteringsteam. Undertypen 'løbende sag' skal kun vælges såfremt der er tale om en borger, der er omfattet af jobafklaringsforløb. Vær opmærksom på, at det ikke er muligt at ændre undertypen på en igangværende sag Vedhæft sagsakter På fanen 'Dokumenter' vedhæftes relevante sagsakter. Klik på 'Hent samtykkeerklæring' for at finde en skabelon til samtykkeerklæringen, som kan underskrives, scannes og vedhæftes på sagen. Udfyld og generer rehabiliteringsplanens forberedende del Det er muligt at udfylde rehabiliteringsplanens forberedende del direkte via løsningen. Den formular, der er tilgængelig i løsningen, er standardformularen fra STAR. Har du valgt en af sagstyperne i forhold til 'tilskud til selvstændig virksomhed' vil det være rehabiliteringsplanens forberedende del til selvstændige du vil få adgang til. Klik på 'Rediger/generer rehabiliteringsplanens forberedende del' for at få adgang til at udfylde formularen. Det er muligt at gemme og genoptage arbejdet - klik på 'Gem og luk', hvis du ønsker at forlade dit arbejde Det udfyldte vil blive gemt. Du kan tilgå formularen igen og arbejde videre ved at klikke på 'Rediger/generer rehabiliteringsplanens forberedende del'. Når alle relevante felter er udfyldt klik da på 'Afslut og generer dokument', hvor dokumentet herefter bliver vedhæftet sagen på dokumentlisten. Ønsker du at generere en foreløbig udgave af rehabiliteringsplanens forberedende del klik da på 'Generer kladde' og udskriv det dokument der åbnes. Kladden vil ikke blive gemt på selve sagen. Bemærk: Hvis du har brug for at rette i det genererede dokument skal du klikke på 'Rediger/generer rehabiliteringsplanens forberedende del' rette/tilføje i dokumentet og derefter klikke på 'Afslut og generer dokument', der vil så blive vedhæftet et nyt dokument på sagen og det gamle vil automatisk blive fjernet. 7

8 Importér dokumenter fra NetForvaltning Sundhed, Mediconnect og Mediconnect Proces Lægeattester kan importeres direkte fra NetForvaltning Sundhed, Mediconnect speciallæge og psykologdatabase, såfremt sagerne er oprettet, besvaret og afsluttet via disse. Derudover kan sagsakter vedhæftet sager i Mediconnect Proces også importeres til en ny sag, det kræver dog at den gamle sag er arkiveret. Klik på knappen 'Importer fra NFS og MC' og vælg det system du ønsker at hente dokumenter fra og klik på 'Hent sager' - vælg herefter den sag, du ønsker at importere sagsakter fra. Angiv dokumenttype på de sagsakter, du ønsker at importere, og klik 'Importer'. Dokumenter hentet fra en af ovenstående løsninger vil få datoen for deres modtagelse i vores journaliseringssystem overført til dato kolonnen på dokumentlisten. Vedhæft dokumenter fra drevet Hvis du vil vedhæfte dokumenter, så klik på 'Vedhæft dokument' og vælg, hvilken dokumenttype, der er tale om. Klik herefter på 'Vedhæft dokument'. Vælg et eller flere dokumenter på drevet (du markerer flere dokumenter ved at holde Ctrl-tasten nede) og klik 'Åbn' nederst på siden for at vælge dem. Vær opmærksom på, at alle de dokumenter du markerer, vil blive placeret under den valgte dokumenttype. Hvis du ønsker at vedhæfte en anden dokumenttype, så skal du klikke på 'Vedhæft dokument' og vælge en ny dokumenttype. Det er muligt at vedhæfte følgende filtyper: doc, docx, txt, pdf, tif, tiff, gif, jpg og jpeg. Bemærk: Sagsresume, rehabiliteringsplanens forberedende del, LÆ 261/265 og Samtykkeerklæring er alle obligatoriske på sagen. De skal enten vedhæftes på sagen, eller det skal angives, at de 'Ikke er relevante for sagen' eller 'indgår i andet dokument'. Vælges en af ovenstående muligheder, skal dokumentet fjernes før dokumenttypen atter kan vedhæftes - klik på 'Rediger' ud for dokumentet for at få adgang til 'slet dokument'. Tilføj dokumentnote Når dokumenterne er vedhæftet på sagen er det muligt at skrive en note til dokumentet. Klik på 'Rediger' ud for dokumentet i dokumentoversigten for at tilføje en dokumentnote samt rette dato, så denne stemmer overens med dokumentets alder, hvis fx en erklæring er fra januar Generer dokumentpakke Ved at klikke på knappen 'Generer dokuumentpakke' får du adgang til at generere og udskrive en samlet dokumentpakke med de dokumenter du har vedhæftet sagen. Knappen er kun aktiv så længe sagen er 'Under oprettelse' Klik på 'Gem ændringer' og gå videre til fanen 'Send til', når du har vedhæftet alle de relevante sagsakter på sagen. 8

9 Bemærk: Det er kun administrator og den sagsbehandler, der har vedhæftet et dokument, som har adgang til at fjerne dokumentet fra sagen Send til OBS: Benytter din kommune funktionen 'Dagsordenssekretariatet' Finder du vejledningen i forhold til 'send til' under punkt under På denne fane har du mulighed for at skrive en bemærkning til kommunens samarbejdspart samt vælge, hvem sagen skal sendes videre til. På almindelige sager kan du enten vælge at sende sagen videre til Sundhedskoordinator, hvor der samtidig bookes et møde i rehabiliteringsteamet, eller til klinisk funktion. Det er kun muligt at vælgemødedatoer, der er tilknyttet samme reformtype som sagen. Sundhedskoordinator - med reservation af møde i rehabiliteringsteam Hvis du vælger, at sagen skal sendes til 'Sundhedskoordinator - med reservation af møde i rehabiliteringsteam', får du mulighed for vælge et rehabiliteringsteam samt en mødedato, inden du sender sagen til behandling hos sundhedskoordinator. Mødet vil herefter fremgå på rehabiliteringsteamets dagsorden. Når du har klikket 'Send til samarbejdspart' får du vist et vindue med indkaldelsesbrevet til borger vedr. mødet i rehabiliteringsteamet, som du kan printe og udlevere/sende til borger. Brevet gemmes automatisk under fanen 'Rehabiliteringsteam' på sagen, når du klikker 'Afslut'. Bemærk: For sager oprettet under sygedagpengereformen vil denne mulighed ikke inkludere at sagen sendes til besvarelse hos sundhedskoordinator, men udelukkende til sundhedskoordinator til forberedelse og vises på sundhedskoordinators dagsorden. Klinisk funktion Du har i de fleste tilfælde også mulighed for at sende sagen til klinisk funktion, hvis der er brug for yderligere udredning, inden sagen kommer på dagsordenen i rehabiliteringsteamet eller undervejs i forløbet. Hvis du vælger, at sagen skal sendes til klinisk funktion, vil du få mulighed for at udfylde en anmodning, inden sagen sendes af sted. Der vil på anmodningsblanketten være nogle obligatoriske felter, som du skal udfylde fx EAN nummer til brug ved fakturering. Når sagen sendes vil anmodningen LÆ 271 blive genereret som et PDF dokument. Dette vil blive placeret nederst på fanen 'Klinisk funktion'. Bemærk: Klinisk funktion har mulighed for at sende dig en besked i forbindelse med udarbejdelsen af LÆ 275. Det kan fx være hvis en borgers mødetid udsættes eller ændres. Du vil da modtage en advisiseringsmail om at der ligger en besked til dig på en igangværende sag i klinisk funktion og du vil så skulle logge på løsningen og finde sagen for at se selve beskeden. 9

10 Klinisk funktion har også mulighed for at danne en kladde og skrive en besked til dig vedrørende en midlertidig status på en LÆ275. Kladden bliver synlig inde på sagen sammen med beskeden fra klinisk funktion og der vil også her blive sendt en adviseringsmail til dig om, at du skal logge på løsningen og finde sagen for at se dette. Sundhedskoordinator - Benyttes ved 'løbende sager', 'Sundhedskoordinator sag uden forelæggelse hos rehabiliteringsteam', 'Åbenbart formålsløst', eller 'Nej til behandling' Denne valgmulighed kan kun vælges, hvis det er angivet, at der er tale om en af de to ovenstående undertyper på sagen, hvor sagsbehandler har brug for at afklare/være i dialog med sundhedskoordinator, uden at der skal bookes et møde i rehabiliteringsteamet. Klik på 'Send til samarbejdspart' for at sende sagen til behandling hos den valgte samarbejdspart. Sagen flytter herefter fra 'Sager under oprettelse' til Igangværende sager på sagsoversigten (læs mere i punkt 5.2) Send til Dagsordenssekretariatet Du har mulighed for at sende din sag til enten dagsordenssekretariatet eller klinisk funktion. Dagsordenssekretariat Vælger du, at sagen skal sendes til dagsordenssekretariatet vil du få adgang til et notefelt. Her skriver du en note til dagsordenssekretariatet med alle relevante oplysninger, der skal tages højde for i forhold til tildeling af mødedato fx hvis der er bestemte dage, som passer bedst, om der skal bestilles tolk etc. Klik derefter på 'Send til samarbejdspart' for at overføre sagen til 'Dagsordenssekretariatet' Du kan evt. oprette en standardtekst med en standardoversigt over relevante oplysninger, som skal videregives til dagsordenssekretariatet som du så kan benytte fra gang til gang se vejledning til oprettelse af standardtekst under punkt 6.2 Klinisk funktion Du har i de fleste tilfælde også mulighed for at sende sagen til klinisk funktion, hvis der er brug for yderligere udredning, inden sagen kommer på dagsordenen i rehabiliteringsteamet eller undervejs i forløbet. Hvis du vælger, at sagen skal sendes til klinisk funktion, vil du få mulighed for at udfylde en anmodning, inden sagen sendes af sted. Der vil på anmodningsblanketten være nogle obligatoriske felter, som du skal udfylde fx EAN-nummer til brug ved fakturering. Når sagen sendes vil anmodningen LÆ 271 blive genereret som et PDF dokument. Dette vil blive placeret nederst på fanen 'Klinisk funktion' Bemærk: Klinisk funktion har mulighed for at sende dig en besked i forbindelse med udarbejdelsen af LÆ 275. Det kan fx være hvis en borgers mødetid udsættes eller ændres. Du vil da modtage en adviseringsmail om, at der ligger en besked til dig på en 10

11 igangværende sag i klinisk funktion og du vil så skulle logge på løsningen og finde sagen for at se selve beskeden. Klinisk funktion har også mulighed for at danne en kladde og skrive en besked til dig vedrørende en midlertidig status på en LÆ275. Kladden bliver synlig inde på sagen sammen med beskeden fra klinisk funktion og der vil også her blive sendt en adviseringsmail til dig om at du skal logge på løsningen og finde sagen for at se dette Rediger igangværende sager Igangværende sager er sager, der afventer svar fra en samarbejdspart. Du åbner en igangværende sag ved at klikke på linket 'Igangværende sager' ud for den relevante sagstype i sagsoversigten. Herefter åbnes en sagsliste, hvorfra sagen kan åbnes ved at klikke på sagsnummeret ud for den pågældende sag. Tidslinje Under fanen 'Tidslinje' får du nemt et samlet overblik over hele sagsforløbet herunder hvem sagen har været til behandling hos, og hvornår den senest er besvaret. Rediger borgeroplysninger På fanen 'Borger' kan du se og redigere borgeren oplysninger. Husk at klikke 'Gem ændringer', hvis du retter i oplysningerne. Bemærk: Det er ikke muligt at redigere navn, CPR-nummer og Sagsnummer, da disse oplysninger bruges som sags-id. Rediger sagsoplysninger På fanen 'Kommune' kan du finde kommunens (forberedende sagsbehandlers) oplysninger om sagen og de sagsakter, som blev vedhæftet på sagen i forbindelse med sagsoprettelsen. Du kan til enhver tid redigere disse oplysninger og tilføje/vedhæfte yderligere oplysninger. Husk at klikke 'Gem ændringer'. Bemærk: Hvis du tilføjer yderligere oplysninger eller dokumenter er det vigtigt, at du informerer relevante parter om dette også selvom der fra løsningen vil blive sendt en automatisk adviseringsmail vedrørende ændringerne. Skift mødedato og evt. rehabiliteringsteam Under fanen 'Rehabiliteringsteam' har du mulighed for at ændre mødedato og evt. flytte sagen til et andet rehabiliteringsteam frem til sagen er besvaret af sundhedskoordinator og videresendt til rehabiliteringsteamet. Der vil ved ændringer blive dannet et nyt indkaldelsesbrev til borger, som placeres nederst på rehabiliteringsteamsfanen. Bemærk: Når du ændre et mødetidspunkt på en sag er det vigtigt at de andre parter informeres om dette. Flyttes mødetidspunktet på en sag, hvor der er blevet tildelt ansvarlig sundhedskoordinator, vil denne blive fjernet fra sagen og det er derfor vigtigt for at der kan blive tildelt ny ansvarlig sundhedskoordinator, at regionen informeres om det ændrede 11

12 mødetidspunkt. Løsningen sender også en automatisk adviseringsmail vedrørende det ændrede mødetidspunkt til regionen. Udsæt deadline for besvarelse af sag for klinisk funktion På fanen 'Klinisk funktion' kan du ændre deadline for klinisk funktions besvarelse, hvis de kontakter jobcenter med besked om forsinkelse. Slet igangværende sag Klik på 'Slet sag', hvis du ønsker at slette sagen. Det er kun muligt at slette sager der endnu ikke er besvaret af en samarbejdspart. Reserverede møder vil blive tilgængelige på kalenderen igen. 'Deadline overskredet' Sager med overskredet tidsfrist flytter automatisk over i sagskategorien 'Deadline overskredet'. Kontakt samarbejdsparten og ryk for besvarelse Behandl sager, der er kommet retur fra samarbejdspart Når sagen kommer retur fra en af kommunens samarbejdsparter vil den fremgå under kolonnen 'Besvaret' og du vil modtage en adviseringsmail fra systemet om at der ligger en sag i besvaret, som du skal forholde dig til. Kolonnen besvaret omfatter sager med følgende besvarelsesstatus: 'Ej tilstrækkeligt belyst' og 'Udeblevet' samt sager sendt retur fra dagsordenssekretariatet hvis denne funktion benyttes. Bemærk: Det er altid forberedende sagsbehandler, der skal sørge for, videresendte sager til andre parter i sagen, for at sagen kan blive aktiv for dem. Fra sundhedskoordinator er det sager besvaret med 'Ej tilstrækkeligt belyst' som evt. skal videresendes. Besvaret Når klinisk funktion og/eller rehabiliteringsteamet har besvaret sagen og sendt den retur til forberedende sagsbehandler, vil den automatisk rykke over i kolonnen 'Besvaret' i sagsoverblikket. Sager sendt forbi sundhedskoordinator forud for et møde i rehabiliteringsteamet, som sundhedskoordinator klikker besvaret til vil flytte direkte over i kategorien 'Igangværende'. Bemærk: Benyttes funktionen 'Dagsordenssekretariatet' er det også under denne kolonne, at du vil finde de sager, som evt. er blevet sendt retur til dig fra 'Dagsordenssekretariatet' og som kræver at du foretager dig yderligere vedrørende sagen, inden den kan komme på et møde i rehabiliteringsteamet. Du vil modtage en adviseringsmail fra systemet, så snart en sag skifter status til besvaret. Ej tilstrækkelig belyst I denne sagskategori finder du sager, som er blevet afvist af kommunens samarbejdsparter. Begrundelse kan eksempelvis være, at det vurderes, at der stadig er relevante behandlingsmuligheder, der ikke er afprøvet, der er behov for yderligere udredning eller der mangler vigtige sagsakter på sagen, og der kan derfor ikke foretages en vurdering. Bemærk: Når sundhedskoordinator vælger svarmuligheden 'Ej tilstrækkelig belyst' får han mulighed for at skrive en epikrise til borgers egen læge, som 12

13 automatisk sendes til lægen via EDIFACT. Epikrisen vil fremgå af redegørelsen fra sundhedskoordinator. Udeblevet Hvis borgeren er udeblevet fra et møde hos klinisk funktion eller i rehabiliteringsteamet, vil den få sagsstatus 'Udeblevet'. Klik på tallet i kolonnen 'Besvaret' ud for den relevante sagstype for at åbne sagslisten og klik herefter på sagsnummeret for at åbne sagen. På fanen 'Tidslinje' kan du se, hvilken samarbejdspart, der sidst har besvaret sagen. Klik på samarbejdspartens fane og se besvarelsen og evt. vedhæftede dokumenter (attest, indstilling eller lignende). Hvis sagen af flere omgange har været til behandling hos den samme samarbejdspart, vil der på samarbejdspartens fane være mulighed for at få vist de enkelte besvarelser. Tag stilling til, om sagen skal retur til samarbejdspart (hvis der fx er behov for uddybning) eller videre til anden samarbejdspart (fx til behandling i rehabiliteringsteamet). Hvis du ikke allerede har booket et møde i rehabiliteringsteamet, vil du få mulighed for at booke mødet og udskrive indkaldelsesbrev til borger, når du sender sagen videre. Du har også mulighed for at arkivere sagen det vil sige, at sagen afsluttes i systemet dette gøres ved at klikke på 'Arkiver' på fanen 'Send til'. Læs mere under afsnittet 'Arkiver' nedenfor. Vigtigt: Hvis sagen returneres fra rehabiliteringsteamet, og der er behov for et nyt møde, som ikke kræver, at sundhedskoordinator laver ny vurdering vælges 'Send til' muligheden: 'Rehabiliteringsteam nyt møde'. Kræver sagen derimod, at sundhedskoordinator laver en ny vurdering vælges 'Send til' muligheden: 'Sundhedskoordinator med reservation af møde i Rehabiliteringsteam'. Sager oprettet under sygedagpengereformen vil kun have den første send til mulighed i forhold til rehabiliteringsteammøde. Bemærk: Hvis sagen sendes videre til klinisk funktion, og der tidligere er booket et møde i rehabiliteringsteamet, bliver dette møde automatisk aflyst. Du vil få en advarsel om, at du skal huske at orientere borger, sundhedskoordinator og rehabiliteringsteam. Mødetidspunktet i rehabiliteringsteamet bliver frigivet, hvis sagen kommer besvaret retur fra rehabiliteringsteamet inden den valgte mødedato eller hvis en sag arkiveres inden det reserverede møde i rehabiliteringsteamet er afholdt. Mødet vil ikke automatisk blive aflyst. Du vil få en advarsel om, at du skal huske at orientere borger, sundhedskoordinator og rehabiliteringsteam. Der sendes desuden en adviseringsmail fra løsningen til de øvrige parter. 13

14 5.4. Arkivér sager Når sagen er færdigbehandlet kan du afslutte og arkivere den ved at klikke på 'Arkiver' nederst på siden på fanen 'Send til'. Det er ikke muligt at arkivere en sag, der er under behandling hos en af kommunens samarbejdsparter. Bemærk: Mødetidspunktet i rehabiliteringsteamet frigives på arkiverede sager, hvis sagen arkiveres inden mødet er afholdt, eller sagen kommer besvaret retur fra rehabiliteringsteamet inden den valgte mødedato. Mødet vil ikke automatisk blive aflyst. Du vil få en advarsel om, at du skal huske at orientere borger, sundhedskoordinator og rehabiliteringsteam. Det er muligt for forberedende sagsbehandler at genoptage en arkiveret sag og sende denne afsted igen. Det betyder, at alle de dokumenter der tidligere er vedhæftet sagen samt de besvarelsesdokumenter der er genereret i løsningen tidligere bliver tilgængelige inde på sagen under de forskellige parters faner (læs mere om hvordan du genoptager en arkiveret sag under punkt 5.1) Slet sager Hvis du ikke ønsker at oprette en sag alligevel, eller du vil slette en eksisterende sag, så klik på 'Slet sag' nederst på siden. Inden sagen slettes vil du få en advarselsbesked, hvor du bliver spurgt, om du er sikker på, at sagen skal slettes. Det er muligt at slette en sag så længe den endnu ikke er besvaret af en samarbejdspart. Hvis sagen slettes frigives mødetidspunktet for det bookede møde i rehabiliteringsteamet. Vær opmærksom på, at det ikke er muligt at fremsøge sagen igen, hvis den slettes fra systemet. Alternativt kan du vælge at afslutte sagen. Herved gemmes sagshistorikken Annuller sag Hvis du har oprettet en sag og denne ikke er aktuel alligevel har du mulighed for at annullere sagen også selvom denne er tildelt ansvarlig sundhedskoordinator eller besvaret af en anden part. Det er vigtigt at du informerer alle parter på sagen dvs. sundhedskoordinator, rehabiliteringsteam og evt. klinisk funktion når du vælger at annullere en sag. Der sendes dog også en automatisk adviseringsmail til alle relevante parter vedrørende annulleringen af sagen. Når du klikke på annuller vil du have mulighed for at skrive en note om hvorfor sagen er annulleret. Sagen vil kunne fremsøges under arkiverede sager. 14

15 5.7. Søg sager Under menuen 'Sager' finder du punktet 'Søg sager Proces' her får du adgang til at søge på Mediconnect Proces sager i de afdelinger din profil er tilknyttet. Der kan søges ud fra følgende kriterier: Reformtype Sagstype Sagsstatus Sagsnummer 'Vis' - 'Egne sager' eller 'Afdelings sager' Ansvarlig sagsbehandler (når der vælges en afdeling) Periode (Til/Fra) Vælg dine søgekriterier, og klik herefter på 'Søg for at få vist en liste over de sager, der opfylder dine søgekriterier. Klik på sagsnummer for at se og arbejde videre med den valgte sag. Du kan også søge i Mediconnect Proces sagerne ved at åbne en sagskategori fra sagsoversigten, så får du øverst på siden mulighed for at søge i Mediconnect Proces. Tip: Det er en god ide at nøjes med at søge på de første 6 cifre af et CPR. nr. når du vil finde en sag i løsningen. 15

16 6. Brugerstyring Under menupunktet Brugerstyring kan du vedligeholde dine brugeroplysninger samt tilgå en dagsorden for møder booket i rehabiliteringsteam, hvor du står som ansvarlig sagsbehandler på sagen. Hvis du er oprettet som administrator i Mediconnect Proces, har du også mulighed for at vedligeholde afdelingens stamdata samt oprette og vedligeholde brugere. Bemærk: Det er vigtigt, at afdelings- og brugeroplysninger altid er opdaterede, da systemets effektivitet og korrekthed afhænger af disse Rediger egne oplysninger Under menupunktet 'Brugerstyring' og Min profil kan du tilpasse dine egne oplysninger og se, hvilke roller du er oprettet med i systemet. Hvis du er oprettet som administrator, vil du også kunne redigere dine roller ved at klikke på afdelingens navn under 'Rettigheder'. Husk at klikke 'Gem', hvis du ændrer dine oplysninger. Skift kodeord Klik på pilen ud for 'Brugerkonto' nederst på siden Udfyld felter med nuværende og nyt kodeord. OBS: Nyt kodeord skal udfyldes 2 gange for at sikre, at det er skrevet korrekt Klik på 'Skift kodeord', og klik herefter 'Gem' for at gemme ændringerne Dit kodeord er nu ændret og skal benyttes ved næste log ind 16

17 6.2. Standardtekster Under menupunktet 'Brugerstyring', Min profil og på fanen 'Standardtekster' er det muligt at vedligeholde og oprette dine egne standardtekster. Standardtekstkartoteket er en samling af tekster, der ofte anvendes i forbindelse med fx spørgsmål eller informationer, som det er vigtigt at videregive internt eller til en samarbejdspart. Teksterne kan således anvendes under sagsoprettelsen. Klik på listepilen og vælg den ønskede standardtekst, der derefter indsættes i tekstfeltet. Du har adgang til at oprette et ubegrænset antal standardtekster. Et veludbygget kartotek med standardtekster giver en hurtigere og mere korrekt sagsoprettelse, da du slipper for at indtaste de samme tekster igen og igen. Administrator har adgang til at oprette standardtekster under en afdeling, som alle tilknyttet afdelingen så har adgang til. Alle standardtekster kan redigeres ved at klikke i kolonnen til højre. Har du ingen standardtekster liggende når du klikker på fanen, vælg da Opret ny og lav din egen tekst. Husk at klikke på Gem 17

18 6.3. Dagsorden Som ansvarlig sagsbehandler har du mulighed for at generere en oversigt over dine møder i rehabiliteringsteamet, udskrive en dagsorden for den enkelte mødedag eller printe dokumentpakker med sagsakter for den enkelte sag. Klik på menuen 'Brugerstyring' og vælg 'Dagsorden'. Vælg det rehabiliteringsteam du vil se dagsorden for det er også muligt at vælge at se dagsorden for alle rehabiliteringsteams du måtte have sager tilknyttet. Dage med møder vil være markeret med orange i den lille kalender. Dobbeltklik på den dag ude i kalenderoversigten, som du ønsker at se dagsorden for. Du får herefter vist en liste med oplysninger om de enkelte møder (fx vises sagstype, mødedato, tidspunkt, borger navn og borgers cpr.-nr, ansvarlig sundhedskoordinator samt for sager tilknyttet førtidspensions- og fleksjobreformen også hvilken besvarelsesstatus sagen har fra sundhedskoordinator). Øverst på siden vil der muligvis være tilføjet en mødenote denne er oprettet af administrator i rehabiliteringsteamet og er en information, der er relevant for alle mødedeltagere på en bestemt dag i et bestemt rehabiliteringsteam. Klik på 'Udskriv kort dagsorden', hvis du ønsker en kort oversigt over de møder, der er på en valgt dato. Klik på 'Udskriv mødeoversigt for valgte dato', hvis du ønsker at printe en liste, med alle møder for den valgte dato med flere oplysninger om det enkelte møde. Klik på 'Åben alle dokumenter' for at udskrive alle sagsdokumenter for den enkelte sag eller klik på 'Åben udvalgte dokumenter' for at vælge de dokumenter, du gerne vil udskrive. Bemærk: Du har, i den PDF fil, som åbnes, når du klikker åben på en af de to ovenstående dokumentpakker, mulighed for at tilføje dine egne kommentarer, som udelukkende vil være synlige for dig i din udgave af dokumentpakken. Har du gjort dette, kan du enten udskrive dokumentpakken eller gemme den lokalt. Det er vigtigt, at dokumentpakken åbnes med Adobe Reader for at få adgang til denne funktion. Hvis du arbejder på en tablet eller Ipad er det derfor vigtigt at du installerer Adobe Reader og benytter dette, når du åbner dokumentpakken. Klik på 'Vis sag' for at få adgang til selve sagen. Benyt linket 'Til dagsorden' på sagen, hvis du ønsker at returnere til dagsorden igen. Klik på 'Vis sag' under afsnittet 'Oplysninger om rehabiliteringsteamet' for at få direkte adgang til rehabiliteringsteamsfanen og mulighed for at ændre i møde 18

19 tidspunktet. Bemærk: Ansvarlig sagsbehandler har adgang til at redigere i mødetidspunkt og rehabiliteringsteam frem til, at sagen er sendt til rehabiliteringsteamet. Det vil sige for sager tilknyttet sygedagpengereformen, indtil der er tildelt ansvarlig sundhedskoordinator. For sager tilknyttet førtidspensions og fleksjobreformen indtil sagen er besvaret af sundhedskoordinator og videresendt af sagsbehandler til rehabiliteringsteamet. Herefter er det kun administrator i rehabiliteringsteamet, der kan ændre mødetidspunktet. 19

20 6.4. Opret og vedligehold brugere (kun administrator) Under menupunktet 'Brugerstyring' og Afdelinger kan du oprette og vedligeholde brugere under de afdelinger, hvor du har administratorrettigheder. Bemærk: Alle brugere med rollen 'Sagsbehandler', skal tilknyttes en afdeling. Kun administratorer kan knyttes direkte til hovedrekvirenten. Opret ny bruger Klik på afdelingens navn for at åbne og redigere den valgte afdeling. Du vil herefter få vist organisationsstukturen i venstre side af skærmbilledet med en grå boks om den valgte afdeling. Klik på fanen 'Brugere' i højre side af skærmbilledet for at oprette nye brugere under den valgte afdeling. Indtast brugerens adresse i feltet nederst på siden og klik Opret. Vælg rolle (sagsbehandler eller administrator) og klik 'Opret' for at fortsætte. Herefter præsenteres du for de afdelinger, du har ret til at tildele brugerrettigheder i. Har du adgang til flere afdelinger, kan du vælge, om brugeren skal have adgang til alle afdelinger eller udvalgte afdelinger. Der vil automatisk være flueben i den afdeling, du valgte at gå ind på. Klik Opret for at fortsætte. Indsæt brugerens fornavn, efternavn og telefonnummer under fanen 'Stamoplysninger' og klik 'Gem'. Tildel brugeren den midlertidige adgangskode, som du finder under punktet 'Brugerkonto nederst på siden. Rediger bruger Som administrator har du mulighed for at redigere eksisterende brugere. De kan selv vedligeholde deres stamdata og skifte kodeord. Som administrator kan du ændre deres tilknytning til afdelinger, deres roller og tildele nyt midlertidigt koderod. Klik på menupunktet 'Brugerstyring' og vælg 'Brugere'. Indtast navn eller på brugeren og klik på 'Søg'. Klik på brugerens for at åbne og redigere en valgte bruger. Klik 'Gem' for at gemme dine ændringer. Hvis du ønsker at ændre brugerens rettigheder (roller i systemet), kan du gøre det under fanen 'Rettigheder'. Slet bruger Ønsker du at slette en bruger, skal du først undersøge, om brugeren har aktive sager og tildele disse til ny ansvarlig sagsbehandler inde på selve sagen. Klik på menupunktet 'Brugerstyring' og vælg 'Brugere'. 20

21 Indtast navn eller på brugeren og klik på 'Søg'. Klik på brugerens for at åbne den valgte bruger. Har brugeren ingen sager, kan du klikke på linket Slet bruger, hvorefter brugeren slettes. 21

22 6.5. Generér brugeroversigt (kun administrator) Du kan hurtig og nemt få et overblik over de brugere, I har oprettet i Mediconnect Proces ved hjælp af den udtræksfunktion, som du finder under menupunktet 'Brugerstyring' og 'Bruger'. Her kan du søge efter konkrete brugere, brugere i en bestemt afdeling, brugere med en bestemt rolle eller en kombination af disse. Vælg dine kriterier i søgefelterne og klik på 'Søg'. Du får herefter vist en oversigt over de brugere, der opfylder kriterierne. Du kan overføre søgeresultatet til Excel ved at klikke på 'Se i Excel' 6.6. Rediger afdelingens stamdata indstilling af benyt afdeling og telefonnummer i systemgenerede breve (kun administrator) 6.7. Rediger afdelingens standardtekster (kun administrator) Under menupunktet 'Brugerstyring' kan du under Afdelinger vedligeholde stamdata på de afdelinger, hvor du har administratorrettigheder. Klik på afdelingens navn for at åbne og redigere den valgte afdeling. Du vil herefter få vist organisationsstukturen i venstre side af skærmbilledet med en grå boks om den valgte afdeling. Stamdata for den valgte afdeling vises i højre side af skærmbilledet. Indtast de ønskede ændringer på fanen 'Stamdata'. Under 'Indstillinger' er det muligt at vælge, at det altid er afdelingens og telefon nummer, der skal benyttes i forhold til systemgenerede indkaldelsesbreve og dokumenter i Mediconnet Proces. Hvis ikke det er valgt vil det være den enkelte sagsbehandlers og telefonnummer, der vises. Klik herefter 'Gem' for at gemme ændringerne. Under menupunktet 'Brugerstyring' kan du under Afdelinger og 'Standardtekster oprette og vedligeholde standardtekster på de afdelinger, hvor du har administratorrettigheder. Standardtekster oprettet under en afdeling vil blive tilgængelige for alle tilknyttet afdelingen. Klik på afdelingens navn og vælg fanen 'Standardtekster'. Klik på 'Opret ny'. Indtast en overskrift og den ønskede tekst. Klik herefter 'Gem' for at gemme ændringerne. Ønsker du at ændre i en standardtekst Klik på 'rediger' ud for teksten. Indtast dine ændringer. Klik herefter 'Gem' for at gemme ændringerne. 22