Referat organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 2. juli 2015 kl , Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Bestyrelsen, (Martin Baden fra punkt 3), Morten Boje, Jannik Egelund, Rikke Linnemann (referent) Gæster: Ricci Carlsson (CfL), Byggechef Mette Thiberg pkt og Afbud: Anette Hertz, Dijana Dix Omerbasic, Stina Thorsvang, Daniel Majgren Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Anders Brøgger Formalia 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 8. juni 2015 er vedlagt til godkendelse. Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt i protokollen siden sidste møde. Orienteringen blev taget til efterretning. Temadrøftelser / -sager 3.. Bestyrelsens arbejdsform Bestyrelsens arbejdsform blev drøftet. Beslutningspunkt om forretningsorden for bestyrelsen blev godkendt. Forretningsorden Forskellen i de to forretningsordener blev gennemgået af Ricci Carlsson. Bestyrelsen havde derefter nogle uddybende spørgsmål til de enkelte paragraffer. Forretningsordenen er opdateret, så der er overensstemmelse med vedtægterne, med compliance og med bestyrelsesudviklingsforløbet. Organisationsbestyrelsen godkendte forslag til ny forretningsorden. Bestyrelsens mødeform edagsorden Materialet til organisationsbestyrelsesmøder- Organisationsbestyrelsesmøde 2. juli

2 ne vil fra mødet den 3. september køre i edagsorden, hvilket organisationsbestyrelsen tilsluttede sig. Organisationsbestyrelsen vil blive orienteret nærmere. Indstillingsskabelon Organisationsbestyrelsen godkendte oplæg til ny indstillingsskabelon. Referater/protokoller Organisationsbestyrelsen besluttede at referatet fremover skal være et beslutningsreferat. Det betyder, at referatet vil omfatte organisationsbestyrelsens beslutning med eventuelle bemærkninger, men ikke omfatte forhandlingerne om sagen. Samspil mellem bestyrelsen og bestyrelsens udvalg Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig den ny udvalgsstruktur inkl. tidsplan for mødeafholdelse, mødeindhold, arbejdsprogram m.m. Kontaktpersonordningen Kontaktpersonordningen vil fremover fungere som en makkerordning i par af to organisationsbestyrelsesmedlemmer, hvilket også i forhold til område- og afdelingsmøder samt dilemmaet omkring kontaktpersonens rolle i forhold til egen afdeling vil være en fordel. Udgangspunktet er, at den enkelte kontaktperson godt kan have afdelinger i sit nærområde, mens ens egen afdeling eller afdelinger i et driftsfællesskab vil ligge hos makkeren. Den interne håndtering i administrationen/driften vil blive en del af set-uppet, ligesom et decideret mæglerteam kunne blive tænkt ind. Formandsskabet vil melde et forslag ud primo uge 28 af hensyn til afdelingsmøderne. Ressortområder m.m. Organisationsbestyrelsesmøde 2. juli

3 Organisationsbestyrelsen bakkede op om de foreløbige foreslåede områder med den tilføjelse, at Byggeudvalget fremover vil have klima/miljø som en del af ressortområdet. Bestyrelsens arbejde i efteråret 2015/2016 Kommissorier, arbejdsprogram og mødeprogram for udvalg samt procesplan blev taget til efterretning af organisationsbestyrelsen. Det foreløbige årshjul blev taget til efterretning af organisationsbestyrelsen. Mødeplanen for efteråret 2015 samt 2016 blev vedtaget af organisationsbestyrelsen herunder produktionsperioden. Studieturen bliver november. Administrationen vil vende tilbage med oplæg til forskellige mulige destinationer. Strategi2020 Organisationsbestyrelsen tog program for kickstart af strategiarbejdet til efterretning. 4.. Konstituering (udvalg) Bestyrelsen konstituerede sig med følgende udvalg: Byggeudvalg Formand Jens Wenzel Andreasen Dorte Skovgaard Hans Jørgen Larsen Tom Smith Paul Larsen Drifts og Serviceudvalg Formand Flemming Løvenhardt Henrik Thorenfeldt Lene Dyrmose Harry Ottosen Niels Brønholt Lisa Haslund Organisationsbestyrelsesmøde 2. juli

4 Klavs Jørgensen Demokrati- og Kommunikationsudvalget Formand Iris Gausbo Dijana Omerbasic Steen Egeberg Martin Baden Thomas Forchhammer Stina Thorsvang Peter Howalt Andersen Forretningsudvalg Formandsskabet Risikoudvalg Formand Anders Brøgger Ulrik Falk-Sørensen Daniel Majgren Vedtægtsudvalg (midlertidigt udvalg) Formand Anders Brøgger Jens Wenzel Andreasen Hans Jørgen Larsen Daniel Majgren 5. Bestyrelsens honorar Beslutningspunkt om bestyrelsens honorar blev godkendt. Væsentlige sager 6.. Ballerupaftalen mellem Ballerup Kommune og de almene boligorganisationer om adgangen til kommunens almene boligmasse Beslutningspunkt om indgåelse af aftale med Ballerup Kommune blev ikke godkendt. Administrationen skal derfor heller ikke indlede forhandlinger med Ballerup Kommune om en konkret udlejningsaftale. Organisationsbestyrelsen gav udtryk for, at aftalens fokus på at tilgodese såkaldte ressourcestærke borgere ikke er ønskeligt men medgiver, at en vis balance er nødvendig. Organisationsbestyrelsen ønsker større fo- Organisationsbestyrelsesmøde 2. juli

5 kus på hensynet til boligsocial anvisning og mulighed for, at alle borgere kan få en bolig. På den baggrund kunne bestyrelsen ikke umiddelbart tiltræde aftalen. Administrationen blev pålagt at undersøge andre boligorganisationers holdninger til aftalen. Organisationsbestyrelsen vil derefter få forelagt sagen igen på mødet 13. august. 7.. ErhvervsPhD om beboerdemokratiet Bestyrelsen bakkede op om projektet med forventning om, at projektet spiller sammen med der kommer konkrete værktøjer ud af processen. Administrationen vil undersøge, om det er muligt at søge EU-midler. 8. Partnerskab om Det almene Byhus FORTROLIG 9. Byggeregnskab og finansiering 1031, 1032 og 1033 Taastrup Torv FORTROLIG Administrationen tager en drøftelse med kommunen om deres afvisning af indeksering. Et nyt beslutningsoplæg med status i sagen forelægges bestyrelsen den 3. september Restfinansiering af køkkenmodernisering etape Toftegård og 1014 Martinsgård Martin Baden forlod lokalet under punktet Restfinansiering fire tagboliger Høffdingsvej 61 og 63, 6062 Valby Organisationsbestyrelsesmøde 2. juli

6 12.. Restfinansiering tre badeværelser i afd Valby Stubmøllevej. Behandling af Skema B-ansøgning 14. Øget bevilling til Demonstrationsprojekt om Energirenovering i Folehaven Orienteringen blev taget til efterretning. Sagen bliver forelagt organisationsbestyrelsen igen på møde den 3. september. 15. Udbud af skæve boliger i København FORTROLIG Driftslån til Dyvekevænget Renovering af Herlevgårdsvej skema B 18. Tilskud til Sejlhuset og Brohuset Administrationen skal følge op på trivslen i afdelingen Skovkvarteret 52 nye AlmenBolig+afdelinger i Ørestaden FORTROLIG Sagen viderebehandles i Byggeudvalget, jf. beslutningspunkternes bemyndigelse. Byggeudvalget skal være opmærksom på muligheden for at etablere legeområder. Øvrige sager Varsling af antennebidrag Ændring af procedure ved konvertering af lån i afdelinger Beslutningspunkterne blev ikke godkendt. Sagen blev henvist til yderligere behandling i Risikoudvalget. Organisationsbestyrelsesmøde 2. juli

7 Risikoudvalget skal blandt andet overveje; Om afdelingerne kan få en henvendelse med kort svarfrist. At afdelingsbestyrelsen én gang årligt tager stilling til processen. Mulighed for minikursus om låneomlægning til afdelingsbestyrelser. Kvalitetssikrende arbejdsgange, som sikrer, at det kun er ustøttede lån, der konverteres Nye undersøgelser i 3B Det blev drøftet, om svarprocenten blandt beboere kan hæves over 20. Administrationen oplyste, at dette kan ske ved en rundringning, som vil kunne løfte svarprocenten til ca. 50. Denne assistance vil koste for de to undersøgelser, hvilket organisationsbestyrelsen ikke ønskede. Administrationen skal undersøge, om det er muligt at lave undersøgelserne på andre måder fx ved brug af færre spørgsmål med højere frekvens. 23. Arbejdspladsvurdering Orienteringen blev taget til efterretning. Organisationsbestyrelsen appellerer til alle afdelingsbestyrelser om at bakke 3B s medarbejdere op i forhold til trusler og vold. Organisationsbestyrelsen ønsker at blive orienteret om omfanget af trusler og vold samt om de tiltag, som administrationen sætter i værk i det kommende bestyrelsesår Direktionens hverv Status på udlejning Orienteringen blev taget til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Organisationsbestyrelsesmøde 2. juli

8 Orienteringspunkter fra bestyrelsen 26.. Forretningsudvalg Referat fra møde 15. juni vedlagt. Referat fra den 24. juni eftersendes. Referatet af møde den 24. juni var ikke klar og vil blive fremlagt til orientering på næste organisationsbestyrelsesmøde den 3. september. 27. Ad hoc-udvalg Referat fra møde den 25. juni eftersendes. Referat af møde den 25. juni var ikke klar og vil blive fremlagt til orientering på næste organisationsbestyrelsesmøde den 3. september. Udvalget er ved at være gennem ad hoclisten og de resterende sager vil blive fordelt i udvalgene ved udvalgsformændene og FU. Udvalget blev hermed nedlagt Byggeudvalg Referat vedlagt fra møde den 21. maj og den 9. juni. Formand Jens Wenzel Andreasen gav et kort referat af møderne. Ved behandling af sager, der har indflydelse på lokale afdelinger, er det vigtigt, at udvalget involverer/orienterer de berørte afdelingsbestyrelser. Formand Steffen Morild og udvalgsformand Jens Wenzel Andreasen vil på et kommende møde i Urban Fællesbestyrelsen orientere om status for udviklingen af Solvangcentergrunden og Remiseparken. 29. Demokrati & Kommunikationsudvalg Der vil blive indkaldt til møde, når bestyrelsen er konstitueret. Intet nyt. 30. Drifts- og Serviceudvalg Udvalgets møde den 10. juni blev aflyst. Der vil blive indkaldt til møde, når bestyrelsen er konstitueret. Intet nyt. Organisationsbestyrelsesmøde 2. juli

9 Afslutning 31. Orientering fra formand / direktion Formanden Intet nyt Direktionen Bent Frederiksen Har fået nyt arbejde i Bo-Vest. Signalgården Formanden har trukket sig. Elmehaven Der er drøftelser mellem 3B og LETT på den ene side og Horten på den anden side. Organisationsbestyrelsen vil blive orienteret efter den 15. september. Egedalsvænge Der blev kort orienteret om status for uenigheden med MTH. Organisationsbestyrelsen får en orientering den 3. september. 32. Eventuelt Iris Gausbo: Iris vil fremover kort orientere fra BL s bestyrelsesmøder. Jens Wenzel Andreasen Kvitterede for de gode sagsfremstillinger. Flemming Løvenhardt Sidder i BL s 1. Kreds boligsociale udvalg, hvor der i efteråret holdes et møde med evaluering af Københavns Kommunes kontaktpersonordning. Input hertil modtages gerne. Martin Baden Herlev Kommune er kommet med nyt oplæg om Aktivitetsteamet i Herlevs fortsatte aktiviteter. 3B s fortsatte deltagelse og ønsker skal drøftes på næste FU-møde den 24. august. Organisationsbestyrelsesmøde 2. juli

10 33. Næste møde Ekstraordinært møde den 13. august. Ordinært møde den 3. september. Organisationsbestyrelsesmøde 2. juli