Organisationsha ndbog Kirken i Hinnerup. Foreløbig udgave

Transkript

1 Organisationsha ndbog Kirken i Hinnerup Foreløbig udgave Januar 2015

2 Side 2

3 Visioner og målsætninger Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning Bygninger: Kirker, sognegård, kirkekontor 21 Kirkebygning 22 Inventar, kirke (herunder orgel og klokker) 23 Sognegård 24 Kirkekontor Fortsat energiregistrering. Plan for fremtidige energitiltag. Beslutning vedr. monitorer i kirkerne. Konkrete tiltag iværksat vedr. adgangsforhold til kirkene. Nyt tag på Haldum kirke. Ansøgning indsendt vedr. fjernelse af bænke i mindst én af kirkerne. Plan godkendt for ny indretning af Vitten kirke. Arbejdet hen mod anbefalinger i Grøn kirke -konceptet. Ny klokke i Haldum kirke. Automatisk ringning i Haldum kirke. Renoverede lydanlæg i alle kirkerne. "Lystræ" i Grundfør kirke. Ny alterdug i Haldum kirke. Vedtægterne for brug af sognegården er revideret. Anskaffelse af kunst til sognegården. Arbejdet hen mod anbefalinger i Grøn kirke -konceptet. Faste procedurer på vedligeholdelse Vedligeholdelse i samarbejde med andre Velfungerende orgel/klaver i alle kirker Opfylder rammen for kirkens behov for aktiviteter i midtbyen Ligevægt mellem egne arrangementer og udlån Økonomisk og praktisk ramme for ekstern betjening af borgerne Side 3

4 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning KIRKELIGE AKTIVITETER (alle 3) 31 GUDSTJENESTER OG KIRKELIGE HANDLINGER (alle 31) Arbejdet hen mod anbefalinger i Grøn kirke -konceptet. Fastholde gudstjenestelivets mangfoldighed (herunder evaluering af gudstjeneste- rul ) Løbende eksperimentere med nye gudstjenester Evaluering af ny ordning for højmessen? Plan for fornyelse af brugen af Vitten kirke er iværksat (i samarbejde m. VBI). Gudstjenester i sognegården. Fejring af Alle helgen i mindst 2 kirker 3101 Højmesser Mindst én højmesse per søndag/helligdag 3102 Aftengudstjenester Mindst 12 i løbet af året (fra kl. 17) Familiegudstjenester I forbindelse med minikonfirmand forløb 3104 Ungdomsgudstjeneste Mindst 8 i løbet af året Dåbsgudstjenester Efter ønske, dog på tider der passer i medarbejdernes kalender (såkaldte åbne tider) 3106 Alle Helgensgudstjeneste Mindegudstjeneste i Grundfør og Haldum? Evt. åben kirke, evt. stilhed, i de kirker, hvor der ikke afholdes mindegudstjeneste Konfirmationsgudstjenester Efter aftale, men også "Ny ordning" (A klasser første lørdag i maj, B-klasser anden lørdag i maj, C-klasser tredje lørdag i maj, D-klasser sidste lørdag i april) Dr. Dagmars kilde Sidste torsdag i maj. Gerne i samarbejde m. Hinnerup-koret samt Lions damerne. Gerne i samarbejde med andre sogne Højmessen som den røde tråd gennem kirkeåret Temagudstjenester, der tager hensyn til menighedens sammensætning og interesser/behov Kirkelige handlinger, der tilgodeser menighedens forskellighed og behov Side 4

5 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning Helligtrekonger m. optog Som tidligere De ni læsninger, jul med kor 3111 De ni læsninger, påske med kor Skærtorsdag, måltidsgudstjeneste 3112 Julegudstjenester for HH-skole alle klasser inviteres, alle klasser tager imod invitationen 3113 Julegudstjenester for Rønbækskolen 3114 Julegudstjenester for børnehaver i Haldum sogn 3115 Julegudstjenester for børnehaver i Grundfør sogn alle klasser inviteres, alle klasser tager imod invitationen Afholdes Afholdes 3116 Plejehjemsgudstjenester Sidste tirsdag i måneden 3117 Gud og spaghetti 8 gange (første tirsdag i måneden) 3118 Kyndelmisse 3119 Begravelser Efter ønske, men på "åbne tider" 3120 Bisættelser Efter ønske, men på "åbne tider" 3121 Vielse/KV Efter ønske, men på "åbne tider" 3123 Høst-familiegudstjeneste Afholdes, gerne med alle præster 3125 Gud og gule ærter / Gud og gullash Afholdes, hvis præst vil 3126 Syng julen ind (Vitten) Afholdes, gerne i samarbejde med VBI 3127 Pilgrimsvandring Vinter/forår og efterår, 2 gange i alt 3128 Friluftsgudstjeneste, Engen i Hadsten, 2. pinsedag Årstidsgudstjeneste i Grundfør Afholdes i Hadsten 3150 Alterbrød og vin Saft første søndag i måneden Lys og blomster (herunder adventskranse og juletræer) Helst afskårne blomster på alter, altid frisk buket. En enkel blomst kan også være smuk! 3152 Alterbøger Evt. a jour på nye udgivelser 3153 Noder Evt. a jour på nye udgivelser (både salme og orgelmusik) 3154 Kirkebil Gratis til alle gudstjenester (efter bestilling) Side 5

6 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning Hilsner/gaver til bryllup, dåb m.v Forplejning i forbindelse med kirkekaffe 3157 Litteratur, m.v. Stilhed i Grundfør kirke 32 KIRKELIG UNDERVISNING (alle 32) Dåbsbibler til alle Kirkekaffe efter højmesser samt efter aftale. Lillejuleaften og påskelørdag (BHR er tovholder) - måske udvide med flere dage og i andre kirker (f.eks. Vitten)? 3211 Konfirmander Konfirmationsforberedelse, som har en deltagelse på mindst 80% af de døbte på årgangen. Evaluering viser tilfredshed blandt forældre 3221 Konfirmander, specialhold Altid at være parat til at give særlig undervisning 3231 Mini-konfirmander, alle Mini-konfirmander, som har en deltagelse på mindst 80% af de døbte på årgangen. Evaluering viser tilfredshed blandt forældre Konfirmationsforberedelse, som har en deltagelse på mindst 80% af de døbte på årgangen. Mini-konfirmander, som har en deltagelse på mindst 80% af de døbte på årgangen Babysalmesang Baby-salmesang tilbydes. Tilbud til små børn (f.eks. babysalmesang) Kirkelig voksenundervisning 33 DIAKONAL VIRKSOMHED (alle 33) 3311 Sogneindsamling (Folkekirkens Nødhjælp) Mindst ét tilbud om kirkelig voksenundervisning. Skal prioriteres højt. Forløb skal evalueres. Deltagelse i Sogneindsamlingen 2015 (evt. som konfirmandprojekt) Tilbud til voksne. Deltagelse i landdækkende indsamling (f.eks. Folkekirkens Nødhjælp) 3321 Menighedspleje Velfungerede menighedspleje (ad hoc hjælp) Sogneudflugter. Arrangementer for flygtninge/indvandrere. m.fl. (gerne i samarbejde m. skolerne) Faste café-formiddage i sognegården. Aktiviteter på Hinneruplund Side 6

7 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning 2025 Fællesspisning (f.eks. ifm. gudstjenester) Konkrete uddelinger (som julehjælp) Sorggruppe Tilbud om sorggruppe (evt. m. Hinneruplund). 34 KOMMUNIKATION (alle 34) 35 KIRKEKOR (alle 35) Evaluering af kommunikationsindsats (herunder udnyttelse af "platforme", SMS, Facebook, flyers, plakater, banner, nyhedsbreve, annonce, etc.) Medarbejdere skal tænke kommunikation ind i alle aktiviteter. Evaluering af korskolens arbejder (kriterier?) Korskole for børn med deltagelse fra alle byens skoler. Kor-arrangementer Fortsat kordeltagelse i gudstjenester. Voksenkor-aktiviteter. Aktiviteter i sognegård Musik er en væsentlig del af kirkelivet i Hinnerup, derfor støtte til kirkekor (både børn og voksne) 36 KIRKEKONCERTER (alle 36) 37 FOREDRAGS- OG MØDEVIRK- SOMHED (alle 37) Musik integreres i gudstjenester.? antal koncerter. Koordinering af koncerter med Hadsten (og gerne andre). Bidrage aktivt til koncert-livet i Farvskov provsti 3711 Eftermiddagsmøder (Johs.) Eftermiddagsmøde. Der skal tilbydes foredrag og møder, som har en både oplysende og diakonal funktion Julearrangement (Johs.) Særligt julearrangement Julehygge på Hinneruplund (KBN) Julehygge på Hinneruplund Årsmøde Årsmøde (med mindst 60 deltagere). Årsmødet skal have fundet en ny form (i forhold til Årsmødet skal reelt være Kirken i Hinnerup s generalforsamling og et naturligt kob- Side 7

8 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning ). lingspunkt mellem MR og menigheden Højskolearrangemenet i samarbejde med andre Gennemført foredrag gerne i samarbejde med andre (f.eks. Ældresagen og Hinnerup Bibliotek) 3714 Skt. Hans, Engen I samarbejde m. Lions Club. Gerne ved sognegården. 4 KIRKEGÅRDENE (alle 4) 40 KIRKEGÅRDENE (alle 40) 4000 Kirkegårdene Fortsat fokus på vedligeholdelsesvenlighed 6 Administration og fællesformål 60 Fælles formål, administration Plejeplanen revideres. Uddannelse af graver indenfor sjælesorg (evt. v./egne præster) Fortsat god kommunikation mellem ansatte og besøgende på kirkegården Genkendelighed af personale på kirkegårdene (for de pårørende) Fortsat tilstræber, at samme graver er til stede ved bisættelse og urnenedsættelse Fortsat prioritering af pårørendes ønske om evt. højtideligholdelse af urnenedsættelsen Kirkegårdene skal fremtræde velplejede. Kirkegårdene skal være renholdelsesvenlige. Ydelser på kirkegårdene skal så vidt mulig modsvare betalingen Driften skal være effektiv, så bruger får mest muligt for deres betaling. Kirkegårdene skal imødekomme forskellige ønsker. Ny kirkegårdsudvidelse ved Haldum kirke afhænger af analyse. En effektiv og omkostningsbevidst administration Side 8

9 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning Menighedsrådet 62 Personale 63 Bygning (konsulenter) 64 Økonomi MR skal have formuleret en vision. Åben og proaktiv ift. samarbejde på tværs af menighedsråd Muligheden for sammenlægning af sognene skal undersøges. Fortsat fokus på at være attraktivt praktiksted Fortsat fokus på god samarbejdskultur MR fungerer som bestyrelse for Kirken i Hinnerup Moderne og veludviklet personalepolitik Tilfredshed blandt personale Godt renommé som arbejdsplads Kvalificering af medarbejdere Tæt fagligt samarbejde med andre sogne/pastorater Tilsyn med bygninger, etc. skal så vidt muligt foregå i samarbejde (f.eks. provstiregi) Fælles økonomi-funktion med andre sogne. 65 Personregistrering 66 Efteruddannelse 67 Forsikring 68 MR-valg 69 Stiftsbidrag Efteruddannelse er en integreret del af stillinger. Side 9

10 Organisationsdiagram Menighedsråd Daglig leder Kirkegårdsudvalg Bygningsudvalg Liv- og vækst udvalg Stiludvalg Ledende graver Adm. medarbejder Sognemedhjælp Kordegn Graver 1 Graver 2 Pedel Køkkenhjælp Rengøring/sogngår d Kommando-vej Medlemmer af udvalg Skal tilføjes! Side 10

11 Menighedsråd Forretningsorden Menighedsrådets møder 1 Stk. 1. Menighedsrådets møder er offentlige. Menighedsrådet kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre. Stk. 2. Følgende sager skal, medmindre menighedsrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandles for lukkede døre: 1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold. 2. Sager om køb og salg af fast ejendom. 3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer. Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis det bestemmes af menighedsrådet eller formanden. Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst. 2 Stk. 1. Medlemmerne har pligt til at deltage i menighedsrådets møder. Stk. 2. Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde, skal dette meddeles formanden, inden mødet afholdes. Stk. 3. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende. Udsendelse af dagsorden og fremlæggelse af sagsfortegnelse 3 Stk. 1. Hvis et medlem, en af de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, nævnte præster eller den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jf. lov om menighedsråd 3, senest 10 hverdage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter formanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. Stk. 2. Formanden foranlediger, at der senest 6 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af menighedsrådets medlemmer samt de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, nævnte præster og den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jfr. lov om menighedsråd 3, en dagsorden. Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt de i stk. 2 nævnte personer - være tilgængeligt på kordegnekontoret eller et andet af menighedsrådet fastsat sted i mindst 3 hverdage inden mødet. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt. Stk. 4. En sag, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles og afgøres på mødet, hvis alle medlemmer er til stede og enstemmigt vedtager det. Sagen kan dog behandles, hvis den ikke tåler udsættelse. Side 11

12 Stk. 5. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver formanden i videst muligt omfang medlemmerne og de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, og 3 nævnte personer underretning om de sager, der skal behandles på mødet. Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse 4 Stk. 1. Menighedsrådets beslutninger træffes i møder. Stk. 2. Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 3. Formanden og i hans forfald næstformanden leder menighedsrådets møder. Endvidere formulerer formanden de punkter, om hvilke der skal stemmes. Dog skal medlemmer, der fremsætter selvstændige forslag/ændringsforslag eller ønsker særstandpunkter refereret, selv formulere sådanne. Stk. 4. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer formanden den orden, hvori de får adgang til at tale. 5 Stk. 1. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som formanden bestemmer, og formanden kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Stk. 2. Ethvert medlem og de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, og 3 nævnte personer kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt. Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger 6 Stk. 1. Menighedsrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om sagen. Stk. 2. Såfremt et medlem erklæres for inhabilt, skal vedkommende forlade mødelokalet under forhandlingen og afstemningen om sagen. Medlemmet er derimod ikke afskåret fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt der foreligger inhabilitet. Stk. 3. Et medlem skal underrette menighedsrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. 7 Stk. 1. Præster kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager vedrørende pastoratets præsteboliger eller i sager, der vedrører en anden præst i pastoratet. Stk. 2. Præster kan ikke deltage i afstemningen: 1. I sager, der er omfattet af bestemmelsen i lov om menighedsråd I sager, der vedrører opførelse af kirker og nedbrydning af kirker. 3. Om indstillingen i sager om sogneinddeling, herunder oprettelse af nye sogne og kirkedistrikter, og pastoratsinddelingen. Stk. 3. Side 12

13 En kirkefunktionær, der er medlem af menighedsrådet i den menighedsrådskreds, hvor den pågældende er ansat, kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager om ansættelse af kirkefunktionærer og i sager, der angår andre funktionærer ved kirken og kirkegården. Stk. 4. Repræsentanten for kirkefunktionærerne, jf. lov om menighedsråd 3, kan ikke deltage i forhandlingen i de i stk. 3 nævnte sager. Stk. 5. Under forhandlingen og afstemningen i de i stk. 1 og stk. 3-4 nævnte sager skal den inhabile forlade mødelokalet. Vedkommende skal dog forinden gives lejlighed til at fremføre sine synspunkter og bidrage med faktiske oplysninger. 8 Stk. 1. Menighedsrådets medlemmer kan ikke afgive stemmer ved fuldmagt, men alene ved deltagelse i rådets møder. Afstemninger 9 Stk. 1. Alle afstemninger i menighedsrådet foregår ved åben afstemning. Hemmelig/ skriftlig afstemning skal alene anvendes ved valg af formand og næstformand samt ved præstevalg. Den åbne afstemning sker ved håndsoprækning. Stk. 2. Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler formanden dette med angivelse af sin opfattelse med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse. Stk. 3. Til beslutning kræves almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Ved pligtmæssige afgørelser foretages i tilfælde af stemmelighed fornyet afstemning. I tilfælde af fortsat stemmelighed foretages lodtrækning. Stk. 4. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemningen ikke er påbegyndt. 10 Stk. 1. Ved valg af formand og næstformand samt ved valg til enkeltmandsposter anvendes bundet flertalsvalg. Stk. 2. Ved denne valgmåde er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilste-deværende medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning. 11 Stk. 1. Ved valg af to eller flere medlemmer til udvalg m.v. skal forholdstalsvalgmåden anvendes, hvis dette kræves af noget medlem af rådet. Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages på grundlag af d'hondts metode efter følgende regler: Side 13

14 Menighedsrådets medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for formanden at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele formanden, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde. Stk. 3. Gruppedelingen gælder alene det pågældende valg, og anden gruppedeling kan forekomme ved andet valg i samme møde. Menighedsrådets beslutningsprotokol 12 Stk. 1. I beslutningsprotokollen indføres de af menighedsrådet trufne beslutninger. Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt kort tilført beslutningsproto-kollen og kræve, at de myndigheder, som underrettes om vedkommende menighedsrådsbeslutning, samtidig gøres bekendt med indholdet af den nævnte tilføjelse. Stk. 3. Ved slutningen af mødet oplæses beslutningsprotokollen, som derpå underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Stk. 4. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller af andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen. Ændringer i forretningsordenen 13 Stk. 1. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære menighedsrådsmøder. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod lovbestemmelser. Ikrafttræden m.v. 14 Stk. 1. Denne forretningsorden træder i kraft den 18. januar Stk. 2. Der udleveres et eksemplar af forretningsordenen til hvert medlem af menighedsrådet samt til de personer, der er nævnt i lov om menighedsråd 2, stk. 2, og 3. Vedtaget på menighedsrådets møde den 13. Januar 2009 Vedtægt for kirkegårdsudvalg Generelt nedsættelse og konstituering MR vedtager antallet af medlemmer i udvalget. Udvalget nedsættes af MR. Side 14

15 MR vælger formand og næstformand. MR beslutter efter aftale med kontaktpersonen, hvem af de ansatte der pålægges opgaven som sekretær for udvalget. Såfremt et medlem af MR forlanger det, sker nedsættelse af udvalget og valg af formand efter forholdstalsmåden. Ansvarsområde Udvalget er ansvarlig for tilsyn med driften af kirkegårdene og de tilknyttede bygninger (f.eks. graverhusene). Herunder tilsyn med overholdelse og udarbejdelse af løbende ændringer af plejeplaner tilsyn med kirkegårdsprotokoller tilsyn med definering af ydelser og prisfastsættelse tilsyn med brugernes overholdelse af kirkegårdsvedtægten Syn Udvalget forbereder det årlige syn i samarbejde med den ledende graver. I forbindelse med synet præsenteres ønsker til omlægninger, fornyelser og anskaffelser. Personale Udvalget refererer til MR. Den ledende graver deltager i udvalgets møder. Den ledende graver skal sørge for, at udvalget har mulighed for at udføre sine forpligtigelser. Økonomi Udvalget gennemgår løbende kvartalsrapporterne for drift af kirkegårdene og deltager i forberedelsen af budgetterne. Administration Udvalget fører tilsyn med protokollerne. Udvalget tager initiativ til eventuelle ændringer af kirkegårdenes vedtægter. Inventar Udvalget skal påse, at der føres fyldestgørende og aktualiserede lister over kirkegårdenes inventar. Herunder at der er foto-dokumentation af særligt værdifuldt løsøre. Forsikring Udvalget skal påse, at relevant inventar og bygninger er forsikret. Møder Udvalget afholder en række ordinære møder, der aftales for ét år ad gangen. Derudover afholdes ekstraordinære møder efter behov. Møder indkaldes i god tid. Dagorden udsendes senest en uge før mødet. Der føres mødereferat, som er tilgængelig for samtlige medlemmer af MR samt relevant personale. Formanden kan tage stilling til uopsættelige forhold mellem møderne Vedtaget af Hinnerup menighedsråd d. 17. april 2012 Vedtægt for bygningsudvalg Generelt nedsættelse og konstituering MR vedtager antallet af medlemmer i udvalget. Udvalget nedsættes af MR. MR vælger formand og næstformand. Side 15

16 Formand for bygningsudvalget og kirkeværge kan være samme person. MR beslutter efter aftale med kontaktpersonen, hvem af de ansatte der pålægges opgaven som sekretær for udvalget. Såfremt et medlem af MR forlanger det, sker nedsættelse af udvalget og valg af formand efter forholdstalsmåden. Ansvarsområde Udvalget er ansvarligt for tilsyn med kirkens bygninger (kirker, sognegård, kirkekontor, præstebolig, udlejningsejendomme og jord). Herunder tilsyn med overholdelse og løbende ændringer af planer for vedligeholdelse tilsyn med retningslinjer for brug og udlejning tilsyn med energi-forbrug Syn Udvalget forbereder det årlige syn i samarbejde med den ledende graver. I forbindelse med synet præsenteres ønsker til ombygning, renovering og andre større investeringer. Personale Udvalget refererer til MR. Den ledende graver deltager i udvalgets møder. Den ledende graver skal sørge for, at udvalget har mulighed for at udføre sine forpligtigelser. Økonomi Udvalget gennemgår løbende kvartalsrapporterne for drift af bygningerne og deltager i forberedelsen af budgetterne. Inventar Udvalget skal påse, at der føres fyldestgørende og aktualiserede lister over bygningernes inventar. Herunder at der er foto-dokumentation af særligt værdifuldt løsøre. Forsikring Udvalget skal påse, at relevant inventar og bygninger er forsikret. Møder Udvalget afholder en række ordinære møder, der aftales for ét år ad gangen. Derudover afholdes ekstraordinære møder efter behov. Møder indkaldes i god tid. Dagorden udsendes senest en uge før mødet. Der føres mødereferat, som er tilgængelig for samtlige medlemmer af MR samt relevant personale. Formanden kan tage stilling til uopsættelige forhold mellem møderne Vedtaget af Menighedsrådet for Kirken i Hinnerup den 17. april 2012 Vedtægt for udvalg for liv og vækst Formål Udvalget for kirkens liv og vækst er menighedsrådets udvalg til fremme og støtte af pastoratets kirkelige aktiviteter, herunder: gudstjenester undervisning diakoni kommunikation kirkekor kirkekoncerter foredrag og møder Side 16

17 Opgaver overordnet at planlægge og koordinere aktiviteterne evaluere, systematisere og formidle erfaringer fra aktiviteterne udvikle idéer og inspirere til nye/forberede aktiviteter støtte udførelsen af aktiviteter budget-opfølgning Organisering Hver søjle har en daglig ansvarlig for udførelsen. Gudstjenester (31) : Præsterne. Undervisning (32): Den overenskomst ansatte sognepræst. Diakoni (33): Formanden for menighedsplejen. Kommunikation (34): Ledende organist Kirkekor (35): Ledende organist. Kirkekoncerter (36): Ledende organist. Foredrag og møder (37): Udpeges. Sammensætning af udvalget MR-medlemmer repræsentanter fra de enkelte søjler (ansatte og frivillige) Operativisering af udvalget 4 årlige møder med følgende dagsorden: o evaluering og opfølgning på aktiviteter siden sidst o planlægning af kommende aktiviteter o idé-udveksling, m.v. Menighedsrådet vælger formand og næstformand for udvalget. Der er tilknyttet sekretær-bistand til udvalget (til indkaldelse, referat, systematisering og lign.). Vedtægt for kirkeværge Generelt nedsættelse og konstituering MR vælger kirkeværge. Formand for bygningsudvalget og kirkeværge kan være samme person. Ansvarsområde Kirkeværgens særlige funktioner aftales i forbindelse med den årlige konstituering. Det kan typisk være tilsyn med eksterne arbejder. Kompetencer aftales ad hoc i forhold til formand for bygningsudvalget, ledende graver og kontorleder. Vedtaget af Menighedsrådet for Kirken i Hinnerup den 17. april 2012 Side 17

18 Andre udvalg Lovpligtigt udvalg: Valgbestyrelse. Ad hoc-udvalg: F.eks. byggeudvalg samt tematiske udvalg. Uge-, måneds- og årshjul Ugehjul Tidspunkt Mandage Tirsdage Onsdage Torsdage Fredage Lørdage Søndage Opgave Kontorpersonale: : Kontormøde Ledende graver: 9-12: Kontor- og mødetid Alle ansatte (der er på arbejde): : Kalendermøde Alle gravere og gravermedhjælpere: Arbejde i Grundfør : Åben tid til kirkelige handlinger Alle: 8.00: Sidste frist for betalinger/refusioner Bogholder: Bankbetalinger 11.00: Åben tid til kirkelige handlinger 13.00: Åben tid til kirkelige handlinger Kontorpersonale: : Kontormøde 11.00: Åben tid til kirkelige handlinger 13.00: Åben tid til kirkelige handlinger 11.00: Åben tid til kirkelige handlinger 13.00: Åben tid til kirkelige handlinger 11.00: Åben tid til kirkelige handlinger 12.30: Åben tid til kirkelige handlinger 14.00: Åben tid til kirkelige handlinger 15.30: Åben tid til kirkelige handlinger 11.00: Højmesse Månedshjul Tidspunkt Inden d. 5. i måneden Mandagen før 1. tirsdag i måneden 1. tirsdag i måneden Aktivitet Sidste frist for indberetning af løn og kørsel (til administration) Forberedelse af dagsorden til månedens MR-møde (formand, næstformand, Kjeldsen, sekretær, kontaktperson/daglig leder) Gudstjenestemøde, kl Lønkørsel (FLØS) Prøvekørsel, løn (FLØS) Senest 15. i måneden Inden 3. tirsdag i måneden Intern økonomi-rapport til og med foregående måned Økonomi-møde m. kasserer (bogholder og kontaktperson/daglig leder) 2. tirsdag i måne- Medarbejdermøde (kl ) Side 18

19 den 2. tirsdag i måneden 3. tirsdag i måneden Torsdag efter 3. tirsdag i måneden. Sidste frist for udsendelse af dagorden til MR-møde MR-møde Ledelsesmøde ( ) Side 19

20 Årshjul 2015 Side 20

21 Ansatte Medarbejder politik / værdier Som arbejdsgiver er Hinnerup menighedsråd kendetegnet ved at være: Visionær: Interesse for og engagement i kirkelivet i Hinnerup, evne til udvikle, opstille og forfølge mål for kirkens arbejde. Professionel: Forståelse og respekt for medarbejdernes opgaver og kompetencer. Gode medarbejder ved Kirken i Hinnerup er kendetegnet ved: Dedikation: blik og forståelse for kirkens opgaver og karakter. Kollegialitet: fleksibilitet, samarbejde, tillid, respekt, loyalitet, god omgangstone. Professionalisme: faglig dygtighed, lyst til videreudvikling, ansvarlighed, åbenhed, højt niveau af kommunikation. Vedtaget af MR, januar 2015 Arbejdsbeskrivelser Daglig leder/kontaktperson Beslutninger om visioner, politikker, vedtægter, målsætninger og budget ligger i MR. Stående udvalg fungerer som fora for løbende detaljeret rapportering (status), erfaringsopsamling og idéudvikling. Kontaktperson/daglig leder er daglig operativ ansvarlig for udførelsen af de opgaver, der ligger under Hinnerup menighedsråd, herunder: 1. Ledelse af personalet. Kontaktperson/dagligleder er den formelle kontakt mellem MR (formand) og personalet. Kontaktperson/dagligleder refererer til MR formand og orienterer denne løbende om personalemæssige dispositioner og overvejelser. Ansættelser og afskedigelser foregår i hvert enkelt tilfælde efter beslutning fra MR. 2. Disponering af midler inden for det af MR og PU godkendte budget og under hensyn til de af MR godkendte visioner, politikker, vedtægter og målsætninger. 3. Løbende rapportering til MR om økonomi og opfyldelse af målsætninger. 4. Kontakt til kirkelige myndigheder vedr. sagsbehandling og personaleforhold. 5. Sekretær/leder af sekretariatsfunktion for MR og udvalg nedsat af MR. Vedtaget af MR, september 2013 Ledende graver, graver, gravermedhjælp, sognegårdspedel, rengøringsassistent samt køkkenmedhjælp Stillingsbeskrivelser per 1. januar 2015

22 Boye Finlov, ledende graver Kirkebygning og sognegård Overordnet ansvarlig for drift og vedligeholdelse af kirkerne og øvrige bygninger Daglig ansvarlig for rengøringen af Vitten kirke samt øvrige bygninger på Vitten kirkegård. Ansvarlig for vedligeholdelse af inventar i alle kirker og bygninger. Ansvarlig for vedligeholdelse af orgler og klokker efter nærmere aftale med ledende organist. Assistere ved rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Assistere ved rengøring m.v. af kirkekontor (inde og ude) efter nærmere aftale. Kirkelige aktiviteter Ansvarlig for koordinationen af kirketjenerfunktionen i alle tre kirker. Forvagt for tjenester i Vitten kirke på hverdage. Forbereder tjenester til weekenden i Vitten kirke. Assisterer i alle kirker på hverdage efter nærmere aftale. Deltager i weekendvagten (i alle tre kirker). Koordinerer brugen af gravere til kirkelig undervisning med den ansvarlige præst. Assistere efter nærmere aftale. Koordinerer brugen af gravere til diakoni med den MR- ansvarlige. Assistere efter nærmere aftale. Koordinerer opsætningen og vedligeholdelsen af oplysninger i kirkerne og sognegådens informationstavler. Koordinerer brugen af gravere til kirkekor og kirkekoncerter med den ledende organist. Assistere efter nærmere aftale. Kirkegårdene Overordnet ansvarlig for renholdelsen på kirkegårdene, herunder opdatering af plejeplaner (i dialog med Kirke- og kirkegårdsudvalget). Ansvarlig for koordinationen af time-forbrug på kirkegårdene. Daglig ansvarlig for Vitten kirkegård (jf. gældende plejeplan). Assistere på de øvrige kirkegårde efter nærmere aftale. Ansvarlig for gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på Vitten kirkegård. Assistere på de øvrige efter nærmere aftale. Ansvarlig for Brandsoft (efter nærmere afgrænsning med regnskabsmedarbejder). Administration og fællesudgifter Ledelse af arbejdet med bygninger og kirkegårde (herunder personale, regnskab, lønindberetning, arbejdsplanlægning, ferielægning, m.v.) Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Forberede fakturering af ydelser på Vitten kirkegård. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Karen-Marie Kirkegaard, graver (Grundfør) Kirkebygning og sognegård Daglig ansvarlig for rengøringen af Grundfør kirke samt øvrige bygninger på Grundfør kirkegård. Assistere ved rengøringen af øvrige kirker og kirkebygninger efter nærmere aftale. Assistere rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Ansvarlig for rengøring m.v. af Hinnerup kirkekontor (inde og ude). Kirkelige aktiviteter Forvagt for tjenester i Grundfør kirke på hverdage. Forbereder tjenester til weekenden i Grundfør kirke. Assisterer i alle kirker på hverdage efter nærmere aftale. Side 22

23 Deltager i weekendvagten (i alle tre kirker). Assistance efter nærmere aftale til kirkelig undervisning. Assistance efter nærmere aftale til diakoni. Assistance efter nærmere aftale til kirkekor og kirkekoncerter. Kirkegårdene Daglig ansvarlig for Grundfør kirkegård (jf. gældende plejeplan). Assistere på de øvrige kirkegårde efter nærmere aftale. Ansvarlig for gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på Grundfør kirkegård. Assistere på de øvrige efter nærmere aftale. Administration og fællesudgifter Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Forberede fakturering af ydelser på Grundfør kirkegård. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Dennis Mølgaard Knudsen, graver (Haldum) Kirkebygning og sognegård Daglig ansvarlig for rengøringen af Haldum kirke samt øvrige bygninger på Haldum kirkegård. Assistere ved rengøringen af øvrige kirker og kirkebygninger efter nærmere aftale. Assistere rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Kirkelige aktiviteter Forvagt for tjenester i Haldum kirke på hverdage. Forbereder tjenester til weekenden i Haldum kirke. Assisterer i alle kirker på hverdage efter nærmere aftale. Deltager i weekendvagten (i alle tre kirker). Assistance efter nærmere aftale til kirkelig undervisning. Assistance efter nærmere aftale til diakoni. Assistance efter nærmere til kirkekor og kirkekoncerter. Kirkegårdene Daglig ansvarlig for Haldum kirkegård (jf. gældende plejeplan). Assistere på de øvrige kirkegårde efter nærmere aftale. Ansvarlig for gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på Haldum kirkegård. Assistere på de øvrige efter nærmere aftale. Administration og fællesudgifter Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Forberede fakturering af ydelser på Haldum kirkegård. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Gravermedhjælper, Lone Carlson Kirkebygning og sognegård Assistere ved rengøringen af pastoratets kirker samt øvrige bygninger på kirkegårdene. Assistere ved rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Assistere ved rengøring m.v. af Hinnerup kirkekontor (inde og ude). Kirkelige aktiviteter Forberede tjenester til weekenden efter aftale. Assistere ved tjenester i alle kirker på hverdage efter nærmere aftale. Deltage i weekendvagten (i alle tre kirker). Side 23

24 Assistance efter nærmere aftale til kirkelig undervisning. Assistance efter nærmere aftale til diakoni. Assistance efter nærmere til kirkekor og kirkekoncerter. Kirkegårdene Assistere på de tre kirkegårde efter nærmere aftale. Assistere ved gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på kirkegård. Administration og fællesudgifter Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Tue Hegner, gravermedhjælp Kirkebygning og sognegård Assistere ved rengøringen af pastoratets kirker samt øvrige bygninger på kirkegårdene. Assistere ved rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Assistere ved rengøring m.v. af Hinnerup kirkekontor (inde og ude). Kirkelige aktiviteter Forberede tjenester til weekenden efter aftale. Assistance efter nærmere aftale til kirkelig undervisning. Assistance efter nærmere aftale til diakoni. Assistance efter nærmere til kirkekor og kirkekoncerter. Kirkegårdene Assistere på de tre kirkegårde efter nærmere aftale. Assistere ved gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på kirkegård. Administration og fællesudgifter Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Christian Kreiberg Møller, gravermedhjælp Kirkebygning og sognegård Assistere ved rengøringen af pastoratets kirker samt øvrige bygninger på kirkegårdene. Assistere ved rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Assistere ved rengøring m.v. af Hinnerup kirkekontor (inde og ude). Kirkelige aktiviteter Forberede tjenester til weekenden efter aftale. Assistance efter nærmere aftale til kirkelig undervisning. Assistance efter nærmere aftale til diakoni. Assistance efter nærmere til kirkekor og kirkekoncerter. Kirkegårdene Assistere på de tre kirkegårde efter nærmere aftale. Assistere ved gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på kirkegård. Administration og fællesudgifter Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Thorkild Petersen, sognegårdspedel og sognemedhjælper Side 24

25 Daglig ansvarlig for drift og vedligeholdelse af Hinnerup sognegård. Ansvarlig for løbende rengøring og oprydning i sognegården, herunder kontaktperson for personale tilknyttet Hinnerup sognegård (køkkenhjælp, rengøringsassistent samt gravere vedr. udendørs renholdelse). Assistere ved kirkelige aktiviteter efter aftale med daglig leder. Særligt foredrags- og mødevirksomhed, hvor der koordineres med den ansvarlige for kirkelige aktiviteter vedr. teknisk og logistisk hjælp. Praktisk hjælp til udlån af sognegården (fremvisning, åbning, lukning, opgørelse af forbrug af timer samt varer). Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Kordegn (Monica Hansen) Stillingens indhold Ansvarlig for personregistrering/kirkebogsføring (med reference til kirkebogførende sognepræst). Ansvarlig for kontorbetjening i telefon- og åbningstid. Normalt kl o Herunder: Registrering af tilmeldinger til diverse arrangementer. Ansvarlig for kalenderstyring/operativ ansvarlig for elektronisk kalender. Herunder: o Oprettelse af tider til kirkelige handlinger ( åbne tider ) o Opfølgning på kalender-aftaler (dvs.: sikre, at arrangementer tilføjes ansvarlige, samt at oplysninger/ressourcer indføres af de ansvarlige). o Ledelse af det ugentlige kalendermøde. o Administration af udlån af sognegården. Regnskabsopgaver: o Fakturering af udlån fra sognegård. Koordinering og planlægning i samarbejde med kontaktperson. Herunder: o Daglig besvarelse/ekspedition af mail til kirkekontor samt IT-skrivebord. o Udarbejdelse af post-liste til MR-møderne. o Gudstjenestestatistik. Sekretær-opgaver for MR o Ansvarlig for MR s arkiv (referater m.v.) o Administrativ af diverse IT-adgange, m.v. for MR. (DAP/It-skrivebordet) o Administration af tilmeldinger til diverse arrangementer i MR regi. Ansvarlig for indkøb af inventar, kontorartikler, telefoner samt service på kopimaskiner på kirkekontor. Ansvarlig for administration af nøgler. Andre sekretæropgaver efter aftale med kontaktpersonen. Afløsning for administration (betaling af regninger, FLØS, m.v.) Reference: Kontaktpersonen (dog undtagen opgaver med kirkebogen, hvor kirkebogsførende sognepræst er ansvarlig). Administrativ medarbejder (Birgitte Andreassen) Opgaverne består bl.a. i: Regnskabsføring for Hinnerup og Voldum-Rud kirkekasser (samt evt. andre) o Ekspedition af regninger til attestering og kontering. o Betaling af regninger. o Rapportering (månedligt, kvartal, årsafslutning) o Kontakt til revision o Kollektregnskab. o Digitale adgang: Nordea, Brandsoft Side 25

26 Regnskabsføring for Hinnerup menighedspleje Lønadministration o Ansvarlig for indberetning af løn (internt og eksternt) o Lønstyring (timer/formål/fravær) o Refusioner/NemRefusion o Skat Andet administrativt arbejde o Adm. opfølgning på anlægsprojekter Adm. støtte til kirkegårdene Andre opgaver efter aftale med kontaktperson. Afløsning for kordegn (telefonpasning, post, kalenderstyring og personregistrering). Side 26

27 Politikker, vedtægter, retningslinjer, etc. Vedtægter for Grundfør, Haldum og Vitten kirkegårde. A. Kirkegårdens bestyrelsesforhold 1 Kirkegården ejes af Grundfør, Haldum og Vitten Kirker under fælles menighedsråd for Kirken i Hinnerup kirke og bestyres af Hinnerup menighedsråd. 2 Kirkegårdens drift forestås af det af menighedsrådet nedsatte kirkegårdsudvalg. Stk. 2. Tilsynet med driften påhviler kirkeværgen i overensstemmelse med reglerne i Vedtægt for kirkeværgen. Stk. 3. Kirkegårdens daglige drift varetages af den ved kirken ansatte graver/kirkegårdsleder under ansvar overfor menighedsrådet og i overensstemmelse med arbejdsbeskrivelse for graverstillingen samt bestemmelserne i denne vedtægt. Stk. 4. Klager vedrørende kirkegårdens drift rettes til menighedsrådet. 3 Kirkeværgen og graveren/kirkegårdslederen opbevarer hver et eksemplar af såvel kirkegårdskortet som kirkegårdsprotokollen i overensstemmelse med de til enhver tid gældende bestemmelser. Stk. 2. Kirkegårdsprotokollen skal føres i en af Kirkeministeriet godkendt standardprotokol eller en anden af Kirkeministeriet godkendt kirkegårdsprotokol. Kirkegårdsprotokollen kan føres på edb i et af Kirkeministeriet godkendt system. Stk. 3. Mindst en gang årligt skal gravpladserne på kirkegården sammenholdes med begge eksemplarer af kort og protokoller, og eventuelle uoverensstemmelser berigtiges. Kort og protokoller skal forevises ved syn over kirkegården. B. Gravsteder 4 Den bestående kirkelige tradition med kistens anbringelse i retningen øst-vest bevares så vidt muligt. Erhvervelse og fornyelse 5 Henvendelse om erhvervelse af brugsret til gravsteder gravstedsret og om nedsættelse af kister eller askeurner såvel i nye som i bestående gravsteder sker til kirkeværgen/graveren/kirkegårdslederen. 6 I forbindelse med udlæggelse af gravsted til begravelse eller urnenedsættelse udfærdiger kirkeværgen/graveren/kirkegårdslederen et gravstedsbrev. Stk. 2. Ved senere begravelser eller urnenedsættelser i gravstedet foretages påtegning herom på gravstedsbrevet. 7 Begæring om erhvervelse af gravstedsret skal imødekommes til begravelse af en person som: 1) har bopæl i sognet 2) er udensognsboende, men har en særlig tilknytning til sognet, idet særlig tilknytning foreligger, hvis den udensognsboende tidligere har haft bopæl i sognet, har nære pårørende, der bor i sognet eller har ægtefælle, forældre eller børn begravet på en kirkegård i sognet. Stk. 2. Der kan herudover ikke erhverves gravstedsret på kirkegården/der kan tillige erhverves gravstedsret til begravelse af andre efter menighedsrådets nærmere bestemmelse. Stk. 3. Når der udlægges gravplads til en gift person, skal der på begæring samtidig udlægges en gravplads til den efterlevende ægtefælle/registrerede partner umiddelbart ved siden af den anviste gravplads. Dette Side 27

28 gælder også i tilfælde, hvor der uden vederlag udlægges gravsted for en ubemidlet afdød. Ægtefællen/den registrerede partner bevarer retten hertil, uanset hvor han eller hun ved sin død har bopæl. Stk. 4. Der skal altid være adgang for ubemidlede, som opfylder betingelserne i stk. 1, til at få en gravplads udlagt uden vederlag. Stk. 5. Gravsteder kan udlægges med indtil 4gravpladser. Ønskes større gravsteder udlagt, kan dette alene ske med menighedsrådets godkendelse. Stk. 6. Ønske om fornyelse af gravstedsretten efter brugsperiodens udløb skal imødekommes, med mindre en godkendt reguleringsplan for kirkegården er til hinder for det. Stk. 7. Der kan indgås aftale om erhvervelse af gravsted for flere brugsperioder, dog aldrig længere end 60 år. Hvis en sådan aftale indgås, betales der et engangsbeløb for samtlige brugsperioder, ligesom der betales engangsbeløb for ren- og vedligeholdelse i alle brugsperioder ved ikrafttrædelsestidspunktet for aftalen. En aftale om, at kirken overtager vedligeholdelsesforpligtelsen for et gravsted for mere end én fredningsperiode skal indgås med udtrykkeligt forbehold for provstiudvalgets godkendelse af aftalen. 8 Ved begravelse eller urnenedsættelse i et bestående gravsted skal gravstedsretten om nødvendigt forlænges for det tidsrum, hvormed fredningstiden efter den seneste begravelse eller urnenedsættelse overstiger den løbende brugsperiode. 9 Den periode, for hvilken gravstedsretten er erhvervet eller fornyet, regnes fra den efter erhvervelsen eller fornyelsen førstkommende 1. januar. 10 Gravstedsretten kan kun overdrages med menighedsrådets samtykke. 11 Hvis gravstedsretten ønskes fornyet, må indehaveren af brugsretten rette henvendelse til kirkeværgen/graveren/kirkegårdslederen herom i rimelig tid før den løbende brugsperiodes ophør. Stk. 2. Sker sådan henvendelse ikke, sender kirkeværgen/graveren/kirkegårdslederen ved anbefalet brev indehaveren af brugsretten en påmindelse om fornyelsen. Medfører dette ikke fremsættelse af ønske om fornyelse af gravstedsretten, hjemfalder gravstedet, og hvad der findes derpå til kirkegården. Stk. 3. Indehaveren af brugsretten kan dog inden 4 uger efter brugstidens udløb fjerne planter m.m. samt gravminder. I så fald skal eventuelle fundamenter samtidig fjernes, og gravstedet afleveres i planeret stand. Orientering herom skal gives i den foran omhandlede påmindelse. Nedlæggelse og regulering 12 Erhvervelse eller fornyelse af brugsretten til et gravsted for en periode, som overstiger fredningstiden fra den senest stedfundne begravelse eller urnenedsættelse, kan ikke hindre kirkegårdens eventuelle nedlæggelse. 13 Hel eller delvis nedlæggelse af gravsteder eller ændring af bestående gravstedsanlæg i øvrigt kan kun ske efter udløbet af fredningstiden fra den senest stedfundne begravelse eller urnenedsættelse og kun som et led i en godkendt regulering af kirkegården. Gravstedernes indhegning 14 Gravstederne må ikke uden menighedsrådets godkendelse hegnes med andet end levende hegn. Undtagelse kan kun gøres, hvor den stedlige tradition tilsiger det. Stk. 2. Alle levende hække plantes, vedligeholdes og klippes ved menighedsrådets foranstaltning, og sådanne hække er kirkegårdens ejendom. Stk. 3. Gravstedsindhegninger af træ- eller jerngitterværk, murværk, stensætning eller lignende skal holdes sømmeligt ved lige på foranstaltning af ejeren af gravstedsretten. Gravgitre og lignende, som på grund af Side 28

29 manglende vedligeholdelse virker skæmmende på kirkegården, kan efter menighedsrådets beslutning og med provstiudvalgets forudgående godkendelse forlanges fjernet. Gravstedernes beplantning 15 Hvis bestående beplantninger på gravstederne ved deres højde eller udbredelse skønnes at være til ulempe, kan menighedsrådet forlange dem beskåret eller fjernet. Stk. 2. Træer må ikke uden provstiudvalgets forudgående godkendelse beskæres eller fjernes, uanset hvor på kirkegårdsarealet de står, og uanset af hvem plantningen er bekostet. Gravminder 16 Gravmindernes opstilling må indordnes den lokale tradition, hvis en sådan findes, f.eks. en ensartet vendt opstilling med gravmindernes forside mod øst. Stk. 2. Menighedsrådet påser, at der ikke anbringes gravminder, som ved deres størrelse eller form vil virke skæmmende for kirken eller kirkegården, eller hvis indskrift og udstyr må anses for upassende. Er sådanne gravminder trods alt blevet anbragt, kan de, hvis de ikke er registrerede som bevaringsværdige, af provstiudvalget forlanges fjernet fra kirkegården. Provstiudvalgets afgørelse kan påklages til biskoppen. Stk. 3. Fundament til gravminder skal udføres så forsvarligt, at der ikke kan opstå fare ved at gravsætte i et tilstødende gravsted. Stk. 4. Menighedsrådet må ikke fjerne registrerede gravminder fra kirkegården. Ved registrerede gravminder forstås gravminder, der er registreret i henhold til bestemmelserne i lovbekendtgørelse nr. 77 af 2. februar 2009 om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde, kapitel 4. Menighedsrådet/kirkegårdsbestyrelsen sørger for, at indehaverne af brugsretten, så vidt dette er muligt, gøres bekendt med registreringen. Stk. 5. På menighedsrådets begæring har indehaverne af brugsretten pligt til at afhjælpe indtrufne beskadigelser på gravminder. Stk. 6. Vedligeholdelse og istandsættelse af registrerede gravminder, der er hjemfaldet til kirkegården, påhviler menighedsrådet. Gravstedernes vedligeholdelse 17 Indehaveren af brugsretten har pligt til at drage omsorg for gravstedets sømmelige vedligeholdelse. Den pågældende har ansvaret for, at bestemmelserne i nærværende vedtægt overholdes. Stk. 2. Det påhviler den af menighedsrådet bemyndigede person at påse og afgøre, om gravstederne på kirkegården vedligeholdes sømmeligt og i overensstemmelse med vedtægtens bestemmelse. Stk. 3. Hvis indehaveren af brugsretten forsømmer sin pligt med hensyn til vedligeholdelse, skal menighedsrådet tilbyde, at kirkegården overtager vedligeholdelsen mod betaling af den i nærværende vedtægt fastsatte takst. Stk. 4. Hvis vedligeholdelsen ikke overlades til kirkegården, eller den fastsatte betaling herfor ikke erlægges, skal menighedsrådet ved anbefalet brev til indehaveren af brugsretten pålægge denne at opfylde sine forpligtelser vedrørende gravstedet inden en frist på 4 uger. Stk. 5. Hvis der ved fristens udløb fortsat ikke er draget omsorg for gravstedets vedligeholdelse, kan menighedsrådet lade det sløjfe som anlagt gravsted og tilplante, tilså eller gruslægge, men gravpladserne i gravstedet må ikke på ny anvendes til begravelse før udløbet af den periode, for hvilken brugsretten er erhvervet. Med skriftligt samtykke fra indehaveren af brugsretten kan gravstedet dog på ny anvendes til begravelse, når fredningstiden fra den senest foretagne begravelse eller urnenedsættelse er udløbet. 18 Kirkegården har intet ansvar for skader på gravminder, beplantning eller andet på gravstederne, forårsaget af naturbegivenheder, hærværk eller vold. 19 Kirkegården renholder gravsteder mod betaling efter reglerne i afsnit D. Side 29

30 Stk. 2. Pligten til vedligeholdelse af et gravsted kan overdrages til kirkegården mod indbetaling til stiftsadministrationen en gang for alle af et beløb, som er fastsat i nærværende vedtægts afsnit D, for vedligeholdelse i et tidsrum svarende til fredningstiden for gravstedet. Stk. 3. Engangsbeløb for længere tid end en fredningsperiode fastsættes ved aftale, som skal godkendes af provstiudvalget. En aftale om, at kirken overtager vedligeholdelsesforpligtelsen for et gravsted for mere end én fredningsperiode skal indgås med udtrykkeligt forbehold for provstiudvalgets godkendelse af aftalen. Stk. 4. Det er ikke tilladt menighedsrådsmedlemmer, kirkeværgen, graveren/kirkegårdslederen eller andre ved kirken eller kirkegården ansatte personer at medvirke ved gravsteders vedligeholdelse mod at oppebære eller forvalte renter og/eller hovedstol af en til dette formål i et pengeinstitut indsat kapital. Særlige bestemmelser for kistegrave 20 Fredningstiden den tid, hvori en grav skal henligge urørt er for kistegrave 25 år. Fredningstiden for børnegrave er 20 år. 21 En gravplads for en voksen skal være 2,20 x 1,30 m. Graven skal være så dyb, at der bliver mindst 1 m jord over kistelåget. Stk. 2. Kister med dødfødte eller spæde børn kan med menighedsrådets/kirkegårdsbestyrelsens samtykke nedsættes i en allerede benyttet grav. 22 Anvendes jern-, zink- eller egetræskister eller kister af andet særligt vanskeligt nedbrydeligt materiale, skal gravstedsretten være erhvervet eller fornyet for et tidsrum svarende til mindst det dobbelte af fredningstiden. Stk. 2. Murede grave kan kun tillades indrettet med menighedsrådets/kirkegårdsbestyrelsens samtykke og stiftsøvrighedens godkendelse af såvel planerne som vilkårene for indretningen. 23 Flytning af gravsatte kister må kun foretages efter forud indhentet tilladelse fra biskoppen og efter indhentet erklæring fra sundhedsmyndighederne. Særlige bestemmelser for urnegrave 24 Fredningstiden - den tid, hvori en grav skal henligge urørt er for urnegrave 10 år. 25 Et urnegravsted skal være 1,00 x 1,00 m. Graven skal være så dyb, at der bliver mindst 0,5 m jord over urnen. Stk. 2. Askeurner kan nedsættes i almindelige gravsteder, uanset om der tidligere er nedsat kister heri. Stk. 3. Urner skal nedsættes således, at de forbliver urørte i hele fredningsperioden, også af senere begravelser eller urnenedsættelser i gravstedet. 26 Urner af plasticmateriale eller andet langsomt forgængeligt materiale kan kun jordfæstes med tilladelse fra menighedsrådet. Stk.2. Anvendes en askeurne af materiale, som må antages ikke at gå til grunde i løbet af fredningstiden, skal den godkendes af menighedsrådet, der i sådanne tilfælde kan fastsætte en fredningstid, som er længere end den normale og en forhøjelse af taksten i forhold hertil. 27 Flytning af gravsatte urner må kun foretages efter forud indhentet tilladelse fra menighedsrådet. Øvrige bestemmelser 28 Såfremt der på kirkegården findes eller anlægges særlige afsnit til kiste- eller urnebegravelser, skal de nærmere regler for anlæg, indhegning, beplantning og anvendelse af gravminder fastsættes i et særligt tillæg til denne vedtægt. Sådanne tillæg, som tillige skal indeholde takster, skal godkendes af provstiudvalget. Side 30