PRAKSIS SOM INSPIRERER. Inspiration til arbejdet med jobrotation og virksomhedskontakt

Transkript

1 PRAKSIS SOM INSPIRERER Inspiration til arbejdet med jobrotation og virksomhedskontakt januar 2014

2 PRAKSIS SOM INSPIRERER PRAKSIS SOM INSPIRERER Indledning Praksis som inspirer er anbefalinger baseret på samtaler med ledere og medarbejdere i jobcentre, på uddannelsesinstitutioner og endelig udtalelser fra virksomheder. Anbefalingerne er baseret på de mønstre, som Beskæftigelsesregion Nordjylland er stødt på i samtalerne. Hver anbefaling er fulgt op med citater, som illustrerer den daglige praksis. Anbefalingerne er primært henvendt til jobcentrene, men vi tror også andre institutioner på området og beslutningstagere kan blive inspireret i deres arbejde med jobrotation og i samarbejdet med virksomheder generelt. Formålet med anbefalinger Anbefalingerne er ikke en beskrivelse af best practice. Vilkår og muligheder i de enkelte kommuner er alt for forskellig til at der kan opstilles en sådan. Men vi tror på, at der er masser af god praksis, som kan inspirere, så jobcentrene kan blive endnu bedre til at bistå med at udvikle virksomhederne og skabe beskæftigelse til de ledige. Jobcentrene er udvalgt på baggrund af undersøgelsen af omfanget af privat jobrotation gennemført i sommeren I udvælgelsen er vi gået efter jobcentre med megen jobrotation baseret på efteruddannelse, som er den form for jobrotation der kan gennemføres nu. Temaer og anbefalinger Vi håber, at anbefalingerne giver jer nye ideer og anledning til at overveje, hvordan I bedst arbejder med jobrotation i jeres jobcenter. Har I ønske om mere inspiration, så tag kontakt til de deltagende jobcentre. Vi står naturligvis også til rådighed, hvis I ønsker et oplæg eller ideer til jeres indsats. Praksis som inspirerer, består af anbefalinger indenfor tre temaer: 1. service og samarbejde med virksomheder 2. samarbejde med uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer/a-kasser 3. organisering af arbejdet med jobrotation Første tema udsendes i januar 2014 og de efterfølgende 2 temaer i de følgende måneder.

3 PRAKSIS SOM INSPIRERER Tema 1 - Service og samarbejde med virksomhederne Anbefalingerne til service og samarbejde med virksomhederne er baseret på samtaler med ledere og medarbejdere fra jobcentrene på Mors, i Thisted og Hjørring. Det er jobcentre som har erfaring med store jobrotationsprojekter i private virksomheder baseret på efteruddannelse. Den enkelte anbefaling er udtryk for det mønster i praksis, som Beskæftigelsesregion Nordjylland har fundet gennem samtalerne. Her kan I få indblik i, hvad ledere og medarbejderne synes er vigtigt i arbejdet med jobrotation og kontakten til private virksomheder forhåbentligt kan I få nye ideer til arbejdet i jeres jobcenter. Første tema handler om service og samarbejde med virksomheder og er bygget op om følgende fem anbefalinger 1. Virksomhedernes behov i fokus 2. Et højt serviceniveau 3. Enkel godkendelsesprocedure baseret på løbende samarbejde 4. Virksomheder den professionelle kontakt 5. Kompetencer konsulenter der kan etablere relationer

4 VIRKSOMHEDERNES BEHOV I FOKUS Service og samarbejde med virksomhederne Jobcentrene i Hjørring, Morsø og Thisted udmærker sig ved at have meget jobrotation i private virksomheder og især jobrotation baseret på efteruddannelse. Der er tydelige mønstre i jobcentrenes tilgang til og samarbejde med virksomhederne. Det er de fællestræk, som danner baggrund for anbefalingerne. Det er tydeligt, at alle tre kommuner har fokus på virksomhedernes behov de har en efterspørgselsorienteret tilgang til virksomhederne. Der er en forståelse for, at beskæftigelsesindsatsen og konkret jobrotation skal bidrage til vækst i de lokale virksomheder. Der er en klar bevidsthed om at være udkantsområde - med hvad det indebærer af kamp for at bevare og udvikle områdets virksomheder og beskæftigelsesmuligheder. At konkurrencedygtige virksomheder er en forudsætning, hvis ikke job og beskæftigelsesmuligheder skal forsvinde. Den efterspørgselsorienterede tilgang kommer til udtryk i ledelsens mål for virksomhedssamarbejdet og i konsulenternes måde at møde virksomhederne på, hvor konsulenterne har fokus på virksomhedernes behov. Virksomhederne skal opdage, at der er en værdi ved at samarbejde med os, og det øjeblik, de opdager der er en værdi, vil de også gå ind og påtage sig et socialt ansvar Ole Bendix/afdelingsleder, Hjørring Det vigtigste er, at vi får gang i kompetenceudvikling i virksomheden. Det gør virksomheden mere konkurrencedygtig, og så skal de have flere folk, og så kommer de ordinære jobs Jens Kjeldbjerg Kudsk/konsulent, Thisted

5 Vi er nødt til at skabe partnerskaber. Det er en langsigtet strategi. Det er vi nødt til, når vi ligger i udkanten og er præget af virksomheder, der forsvinder. Vi skal arbejde på den måde, hvor vi tager hinanden i hånden og går den samme vej. For hvis ikke hele området bliver løftet, så er der ikke nogen af os, som klarer det Lena Sterner/Leder af jobcenter, Thisted Vi tager udgangspunkt i virksomhedernes behov. Jeg kommer ikke for at sælge noget men for at tale om deres behov for kurser Michael Grods/konsulent, Morsø I bund og grund handler det om at få nogle ledige ud i virksomhedsrettet aktivering. Det er hovedformålet. Samtidig vil vi også gerne have nogle sunde virksomheder i Hjørring kommune. Rammevilkårene er jo ikke alt for gode her, så hvis vi kan understøtte virksomhederne til at videreudvikle sig det er sådan en erhvervspolitisk dagsorden uden at være det helt alligevel Ole Bendix/afdelingsleder, Hjørring HAR I OVERVEJET Hvad vil I opnå med samarbejdet? Hvordan fokuserer I helt konkret på virksomhedernes behov? Hvordan bidrager I til at gøre virksomhederne i jeres område konkurrencedygtige?

6 ET HØJT SERVICENIVEAU Service og samarbejde med virksomhederne Jobcentrene i Hjørring, Morsø og Thisted udmærker sig ved at have meget jobrotation i private virksomheder og især jobrotation baseret på efteruddannelse. Der er tydelige mønstre i jobcentrenes tilgang til og samarbejde med virksomhederne. Det er de fællestræk, som danner baggrund for anbefalingerne. Servicen til virksomhederne i forbindelse med jobrotation er meget stor. Virksomhederne kan få hjælp til uddannelsesplanlægning. Langt hen ad vejen udfylder jobcentret skemaer, som virksomhederne blot underskriver, ligesom virksomhederne flere steder får hjælp når de skal have udbetalt jobrotationsydelse. Det kan f.eks. være med at skabe overblik over uddannelsesaktiviteterne. Det er kendetegnende, at der er et løbende samarbejde mellem virksomhed og jobcenter, hvor der tales om, hvilke kurser der kan udløse jobrotation, hvilke ansatte der deltager og om ansættelse af vikarer. De skal ikke opleve, at det giver nogle administrative byrder for dem, så er der nogle af virksomhederne, der springer fra. Det tungeste de skal gøre er at løfte kuglepennen, så skal vi nok gøre resten. Nogle små virksomheder synes, det er bøvlet med regneark, så tager vi ud og hjælper dem med det. Hvis der kommer materiale, der ikke er tilstrækkeligt, så tager vi kontakt til virksomhederne, hvis noget mangler, og tager evt. ud på virksomheden Michael Grods/konsulent, Morsø Til at begynde med syntes vi det lød meget besværligt og vanskeligt. Jobcentret støttede os så meget, at vi kom i gang med det og indtil videre, så kører det altså rigtig rigtig godt. Berit Iversen/HR manager, Fjordline

7 Vi laver hele blanketarbejdet, de skal bare skrive under Ole Bendix/ afdelingsleder, Hjørring Vi tilbyder en skabelon til at lave uddannelsesplanlægning efter. Det er det som giver de store projekter Jens Kjeldbjerg Kudsk/konsulent, Thisted Vi tilbyder virksomheden næsten at tage alle administrative byrder fra dem alt det vi kan. I de fleste tilfælde vælger virksomhederne selv at rekruttere deres medarbejdere. Vi skal selvfølgelig godkende dem inden. Mange gange har virksomhederne en ansøgerbank med uopfordrede ansøgere. Så vælger de fra banken ud, som de sender til os for at høre om, de kan godkendes. Vi får mange gange virksomheder, som spørger om hjælp til at finde emner. Så laver jeg en stillingsbeskrivelse og sender til vores sagsbehandlere, så sender de en 4-5 cv er til mig, og så taler jeg med personerne og sender dem ud til virksomheden Jens Kjeldbjerg Kudsk/konsulent, Thisted Jeg har aftalt med de store virksomheder, hvor vi har store regneark, at de sætter nye medarbejdere på nederst, så jeg kan se, hvem der kommer til. Så markeres de med en anden farve, så kan jeg se, hvad der er sket. Jeg har tæt kontakt til virksomheden og er i dialog med dem. Vi skal ikke igennem ny ansøgning, hvis der kommer flere medarbejdere eller andre kurser. Vi følger op på om kurserne kan godkendes Jonna Christensen/sagsbehandler, Morsø Jeg fortæller virksomhederne, at hvis de kender en, de gerne vil have som vikar, så giv mig cpr-nr. så ser jeg, om han opfylder kravene. Nogle virksomheder bruger det strategisk. De spørger deres medarbejdere, om de kender nogle ledige, som kunne blive vikarer. Så har de selv valgt vikaren Michael Grods/konsulent, Morsø

8 Hvis vi skal finde vikarer, så er proceduren, at vi (jobrotation) sender besked til jobcentret med en beskrivelse af hvilke kompetencer, der er brug for. Vi tager en snak med potentielle vikarer inden de bliver sendt til virksomheden. Vi følger op for at høre, om det svarer til forventningerne Michael Grods/ konsulent, Morsø Jeg synes, det her er en meget simpel ordning, og administrativt er det ikke besværligt. Det er rimelig enkelt. Det er lettere end nogle af de andre tilskudsordninger, der findes. Jeg synes også, at jobcentret er meget velvillige og dygtige til at rådgive os om det Jørn Myrup Andersen/ personalechef, Outline Hele rekrutteringsdelen er også en stor ting i forhold til virksomhedskontakten. Det er en af de ting, vi sælger det på. Når det kommer til at finde vikarer, kan vi hjælpe langt hen af vejen. Selve processen ind i deres hus skal de selv stå for, for de skal arbejde med vedkommende bagefter. Der er specielle faggrupper, hvor det kan være et problem at skaffe vikarer. Der kan vi tale med kolleger i andre jobcentre. Der kan også være god fornuft i at vente en måned eller to og se, hvad der er på hylden til den tid. Hvis de har en type medarbejder på uddannelse, så kan man få glæde af en anden type. Hvis vi har et el-firma, der har folk på uddannelse, ved vi jo godt på forhånd, at det kan være svært at finde vikarer. Der kan vi forsøge at få vejledt på den måde, at det kunne være vikarer fra et andet område Stine Beck Christensen/jobrotationskonsulent, Hjørring HAR I OVERVEJET Hvilket serviceniveau vil I give jeres virksomheder? Hvordan hjælper I virksomhederne med: o Ansøgning og udbetaling o Uddannelsesplaner o Rekruttering af vikarer

9 ENKEL GODKENDELSE - BASERET PÅ SAMARBEJDE Service og samarbejde med virksomhederne Jobcentrene i Hjørring, Morsø og Thisted udmærker sig ved at have meget jobrotation i private virksomheder og især jobrotation baseret på efteruddannelse. Der er tydelige mønstre i jobcentrenes tilgang til og samarbejde med virksomhederne. Det er de fællestræk, som danner baggrund for anbefalingerne. Det er kendetegnende for jobcentrene, at jobrotation igangsættes på baggrund af en aftale om jobrotation, hvor virksomheden informeres om mulighederne og forudsætningerne (reglerne) for jobrotation. Aftalen med virksomheden er baseret på en uddannelsesplan en oversigt over de kurser, de ansatte forventes at deltage i indenfor f.eks. det kommende år. Aftalerne er fleksible i forhold til, at medarbejdere kan rejse og nye komme til, ligesom der kan være kurser, som ikke kan afholdes, mens andre oprettes indenfor perioden. Der er et løbende samarbejde med virksomheden om uddannelse af deres ansatte og vikaransættelser. Enhver virksomhed har et budget og ved, hvem der skal af sted på kursus. Så kan det efterfølgende vise sig, at kurser bliver aflyst, medarbejdere stopper eller nye kommer til. Så tilpasser Jonna, så de får de penge, som svarer til den afviklede uddannelse. Det er muligt i løbet af året at supplere med flere kurser så lægges den bevilling til den pulje, de har. Timepuljen kan øges og reduceres alt efter, hvor mange de sender på kursus Michael Grods/konsulent Morsø

10 Det eneste virksomheden gør, er at lave en uddannelsesplan. Vi leverer en projektbeskrivelse, der f.eks. løber fra d. 1. januar til d. 31.december, så selvom de har forskellige forløb med forskellige medarbejdere, kan de bare starte i den periode Martin Kirkegaard/virksomhedskonsulent, Hjørring Figur 1 Illustration af samarbejdet mellem virksomhed og jobcenter Vores grundlag for godkendelse er et Excel ark med plads til medarbejdere og timer. Der kommer dollartegn i øjnene, når de kan se, at de ikke sætter penge til. Så taler Michael og virksomheden om, hvilke kurser de kunne tænke sig. Så lægger vi en bank på x antal timer til rådighed selvfølgelig forudsat de sender medarbejdere på kurserne. Michael gør virksomheden opmærksom på, at hvis ikke de opfylder forudsætningerne, så vil det koste virksomheden penge, hvis ikke de får sendt medarbejdere på kursus Jonna Christensen/sagsbehandler, Morsø

11 Jeg beder virksomheden om at notere, hvor de vil hen, og der beder jeg dem om: Sæt jer ned og lav et skema over jeres medarbejdere. Hvor der står: Han skal have et truckkursus på 14 dage, han skal have det kursus... De kan få en skabelon, hvis ikke de selv har det. Når de har lavet det, så kommer de frem til et antal timer. Så ved vi også godt, at er det en plan, som varer et år, er der nogle som stopper, og nye kommer til. Det ændrer sig hele tiden, så derfor siger jeg: Begynde at skrive alle navne ned på en ab522 sådan vil det aldrig blive i virkeligheden! Vi har en aftale om jobrotation - den går på: I får ikke nogen penge, hvis ikke I overholder reglerne! Jens Kjeldbjerg Kudsk/konsulent, Thisted HAR I OVERVEJET Hvad betyder jeres ansøgningsprocedure for virksomhedernes mulighed for at etablere rotationsprojekter? Hvordan sikrer I fleksibilitet for jeres virksomheder?

12 PROFESSIONEL KONTAKT TIL VIRKSOMHEDEN Service og samarbejde med virksomhederne Jobcentrene i Hjørring, Morsø og Thisted udmærker sig ved at have meget jobrotation i private virksomheder og især jobrotation baseret på efteruddannelse. Der er tydelige mønstre i jobcentrenes tilgang til og samarbejde med virksomhederne. Det er de fællestræk, som danner baggrund for anbefalingerne. Kommunerne arbejder seriøst med at være professionelle i deres samarbejde med virksomhederne. Den professionelle tilgang afspejler sig i, hvordan jobcentret arbejder med kontakten og samarbejdet med virksomhederne. Virksomhederne skal møde velforberedte konsulenter, som er i stand til at sætte sig ind i virksomhedens udfordringer og hjælpe dem med at finde løsninger. Konsulenterne skal samtidig have kompetencen til at godkende aftaler, så virksomhederne hurtigt kan få svar. Flere jobcentre arbejder med fastlagte mål for jobrotation. Professionalisme knyttes sammen med systematik, opfølgning og at konsulenterne hurtigt kan træffe beslutninger vedrørende jobrotation. Jeg forlanger af virksomhedskonsulenterne, at de skal tjekke deres registreringer i Opera (ITsystem), så de ved, hvilken kontakt kommunen har haft med virksomheden. Hvad har vi samarbejdet med virksomheden omkring, og hvem har vi talt med, så vi kan få en mere professionel tilgang. Alle skal sørge for at registrere efter kontakt til en virksomhed, så andre kan se, hvad der er sket derude. Vi skal fremstå troværdige og professionelle. Vi skal være forberedte - vi skal være professionelle! Så skal vi lave aftaler og sørge for at følge op Jan Pedersen/ leder af jobcenter Morsø For mig er det vigtigt, at vi kommer ind og bliver en partner i stedet for en, der kommer fra jobcentret og prøver at sælge noget jobrotation Jens Kjeldbjerg Jens Kjeldbjerg Kudsk/konsulent, Thisted

13 Jeg har kompetencen til at beslutte. Det betyder noget, når jeg er ude på virksomhederne, at der ikke er lange arbejdsgange. Jeg godkendte engang kr. til uddannelse på en virksomhed på 60 sek. Michael Grods/konsulent, Morsø Når vi kontakter en virksomhed, så prøver vi at komme tæt ind på livet af dem. Vi har adgang til NN-Markedsdata, så vi kan se, hvordan de er organiseret. Vi kan se, hvad de laver, vi kan se deres økonomi. Det er rart nok at vide Jens Kjeldbjerg Kudsk/konsulent, Thisted Jeg tror, at en af grundene til, at der kommer mange gode resultater ud af det er, at virksomhedskonsulenterne har den faste kontakt. Det her med, at der er én indgang er vigtigt. Det er nu en gang nemmere at sælge et produkt, når man har et godt samarbejde med virksomheden i for vejen Martin Kirkegaard/virksomhedskonsulent, Hjørring Jeg går altid øverst op i fødekæden, måske sender de dig til en anden, hvis det er en stor virksomhed. Så er det der, man tager dialogen, men som udgangspunkt længst muligt oppe Michael Grods/konsulent, Morsø

14 Vi laver en handlingsplan hvert år på, hvad vi skal lave det kommende år. Vi har opsat måltal i forhold til årsværk for rotationsvikarer, og det er det, vi styrer efter. Det er gået over forventning Jan Pedersen/leder af jobcenter Morsø Jeg er i dag mere optaget af, hvor mange ledige der er. Nu er der ikke elektrikere og andre håndværkergrupper. Så er jeg mere tilbageholdende med at love, at vi har uddannet arbejdskraft. Det er en del af troværdigheden at have fornemmelse for hvilke vikarer de kan få Michael Grods/ konsulent, Morsø HAR I OVERVEJET Hvordan forstår I det at være professionel? Hvordan arbejder I med at være professionelle? Hvordan forbereder I jer på mødet med virksomhederne? Lægger I strategier for brancher eller virksomhedstyper, der skal særligt fokus på?

15 KONSULENTER DER ETABLERER RELATIONER Service og samarbejde med virksomhederne Jobcentrene i Hjørring, Morsø og Thisted udmærker sig ved at have meget jobrotation i private virksomheder og især jobrotation baseret på efteruddannelse. Der er tydelige mønstre i jobcentrenes tilgang til og samarbejde med virksomhederne. Det er de fællestræk, som danner baggrund for anbefalingerne. Konsulenterne, der arbejder med virksomhedskontakten, skal evne at sætte sig i virksomhedernes sted. De skal være troværdige og professionelle i deres tilgang. Evnen til at opbygge og indgå i tillidsbaserede relationer beskrives som den vigtigste kompetence. Konsulenterne i Thisted og på Mors har en baggrund indenfor det private erhvervsliv, hvorfor de kender til vilkårene. I Hjørring har man gennemført et kompetenceudviklingsforløb i salg for alle virksomhedskonsulenter. Derudover skal konsulenterne kunne arbejde systematisk og følge op overfor virksomheder, samarbejdsparter og kolleger. Hvis man sammenligner med rigtig dygtige sælgere, så er der forberedelse til mødet. Planlægning af mødets struktur og at indgå i relationsarbejde. Det dygtige sælgere kan det Jens kan, fordi han kommer med en baggrund som direktør i en virksomhed er at tale sproget og kunne læse deres behov. Ikke have fokus på den tandbørste, jeg skal have solgt, men være indstillet på at løse næsten et hvilket som helst behov, du har eller også så skal jeg nok guide dig derhen, hvor du kan få det løst. Følgevirkningerne er ikke kun jobrotation, det er også praktikker, ordinært arbejde og generelt kvalitets- og kompetenceløft af virksomheden, som løfter hele området. Det kræver evne til samarbejde og især et blik for at se ind i virksomheden, hvor er det, jeg kan bidrage med et løft Lena Sterner/ leder af Jobcenter Thisted

16 De skal have et udpræget servicegen. De skal være hammergode sælgere. Det gode salg, som er noget med at skabe tillid og følge op. Troværdighed er altafgørende og at være der, når vi har lovet at være der. De fleste firmaer har det godt med at blive fulgt op på. Bare det at vi henvender os. Det vinder man meget på. At få skabt en god relation til ledelsen i virksomheden Jan Pedersen/leder af Jobcenter Morsø Dem, der skal ud i de private virksomheder, skal have en service og rådgivningsprofil, der vil noget. De skal være klar til at tage en samtale med virksomheden, hvor de måske kun taler 20 pct. af tiden, men så siger virksomheden noget rigtig spændende de sidste 80 pct. Og så skal de kunne finde de der gode håndholdte løsninger. De skal have evnen til at skabe relationer. Konsulenterne skal finde de gode løsninger og se, hvilke behov virksomheden har. Vi arbejder på en one-stop strategi, hvor virksomheden via deres virksomhedskonsulent kan få adgang til rigtig mange gode rådgivningsydelser, både internt i kommunen, men også med nogle af de samarbejdsparter, der er i periferien af jobcentret. Det kunne være erhvervscentret, EUC Nord, VEU Nord, Karrierecentret på universitetet, nabo jobcentrene, det kunne være det fremskudte kontor i Stavanger, Teknisk Forvaltning. Det vil sige uanset, hvad virksomheden siger i de 80 pct. af tiden, de taler, så skal vi kunne sige: her har vi en reference, vi ved kontakter dig i morgen Ole Bendix/ afdelingsleder, Hjørring HAR I OVERVEJET Hvad tænker I er en god relation til virksomhederne? Hvordan arbejder I med relationen til jeres virksomheder? Hvordan sikrer I, at virksomhederne ser jer som en samarbejdspartner?