BB-Journal 6.0 programpræsentation

Transkript

1 BB-Journal 6.0 programpræsentation

2 indhold introduktion... 2 borger... 3 handleplan... 8 personale... 9 fælles dagens beskeder dagens aftaler økonomi administration systemopsætning videndeling referencer

3 introduktion DataSign har 6 års erfaring i udvikling af IT-værktøjer til brug i alle former for dag- og døgninstitutioner. Alle værktøjer bliver udviklet i tæt samarbejde med brugerne og er derfor målrettet til at dække de daglige behov i institutionerne. For os er målet at skabe programmer, som brugerne har glæde af fra den første dag. Brugervenlighed, overblik og sikkerhed er DataSigns måde at gøre hverdagen i institutionen lettere. Med DataSigns administrationsværktøjer kan du samle relevante informationer elektronisk og herved spare tid på de administrative opgaver. BB-Journal giver nemt og hurtigt dokumentation og overblik over den enkelte borgers udvikling. Grundmodulet indeholder Stamkort Dagbogsregistrering Notat- og søgefunktioner Dokumenthåndtering og -indskanning Udtræk til rapporter Aftalekalender for borgere Integration til blandt andet Word og Outlook Oversigt over Dagens opgaver Individuelle indsatsområder for de enkelte borgere Registrering og tilknytning af eksterne kontaktpersoner Medarbejderkartotek Individuel opsætning af medarbejderrettigheder For at sikre optimal udnyttelse i det daglige skal oplysninger de fleste steder kun skrives én gang. Udover grundmodulet består BB-Journal af en række specialmoduler, herunder blandt andet: Brugergrupper Fælles Personale Viden deling Ressourcer Registreringer Medicinskema Værdiskema Handleplaner Økonomi Husleje Skemaer Statistik Den modulbaserede opbygning gør det nemt at tilpasse systemet til hver enkelt institutions behov. Institutionen vælger blot de moduler, som passer til den aktuelle situation. På den måde får I en løsning, der på bedste måde understøtter arbejdsgangene uden at fleksibiliteten forsvinder. For overskuelighedens skyld indeholder programmenuen naturligvis også kun de programmoduler, som er indeholdt i institutionens løsning. Herudover fungerer systemet også, så det er muligt at lave specialtilpassede løsninger og snitflader til kommunens andre programmer. I det følgende kan du se skærmbilleder fra programmet og læse en kort introduktion til nogle af de forskellige programfunktioner. Herudover ligger alle produktark og -beskrivelser under institutioner på 2

4 borger Under borger finder du alle oplysninger og programfunktioner, som relaterer sig til institutionens borgere. Det kunne eksempelvis være stamkortoplysninger, medicinoplysninger, handleplaner og indsatsområder. Det er derfor primært her, institutionens medarbejdere vil bruge programmet i det daglige arbejde. De vigtigste funktioner ligger under, hvor du finder notater, indsatsområder, handleplan og dagens opgaver for hver enkelt borger i institutionen. I skærmbilledet herunder kan du se opsætningen af funktionen Borger, hvor hver fane øverst repræsenterer hver sit specifikke område for den valgte borger. Her er skærmbilledet åbnet i Notater, men medarbejderen vælger selv den fane, han/hun ønsker som standard for funktionen. 3

5 Notatlisten giver hurtigt overblik over notataktiviteter på den pågældende borger. Under fanen Notater er der også mulighed for at skrive nye notater på den enkelte borger. Et tryk på åbner nedenstående skærmbillede, hvor medarbejderen nu kan tilføre oplysninger samt vedhæfte dokumenter efter behov. I de øverste felter vælger medarbejderen hvilket fokusområde, notatet tilhører. Nederst står borgerens indsatsområde samt en eventuel forklarende tekst til det valgte fokusområde. I dag arbejder de fleste institutioner ud fra nogle valgte fokusområder, og ved at oprette institutionens fokusområder med tilhørende standard overskrifter i programmet, får institutionen flere fordele. Standardiseringen medfører blandt andet en forenklet søgning i systemet og en forbedret mulighed for at udarbejde statistik. OBS! Vedhæftede dokumenter er ikke kun link til filer, men bliver kopieret over i databasen. 4

6 Fanen indsatsområder indeholder oplysninger om borgerens indsatsområder. Indsatsområdet/-erne for en borger tager typisk udgangspunkt i borgerens handleplan og oprettes under administration i menuen. I fanen Handleplan er det nemt at arbejde med borgerens personlige handleplan i det daglige. OBS! Den personlige handleplan for et indsatsområde oprettes under punktet Handleplaner i menuen se mere i afsnittet Handleplaner. Nederst under handleplan er det muligt at skifte mellem de forskellige personlige handleplaner, som tilhører den pågældende borger. Det kunne eksempelvis være relevant med flere personlige handleplaner, hvis borgerens indsatsområder afføder flere forskellige behov og målsætninger. 5

7 Når medarbejderen vil registrere en aktivitet eller et resultat, trykker han/hun blot. I skærmbilledet herunder kan medarbejderen så indtaste de ønskede oplysninger om aktiviteten eller resultatet. Bemærk, at den personlige handleplan er tilknyttet notatet samt at både medarbejderen og borgeren har mulighed for at evaluere på indsatsen ud fra en foruddefineret skala. Værdien at skalaen kommer frem, når musen føres over feltet. I Borger-menuen i venstre side ligger blandt andet også funktionerne Notater for en periode og Notater for fokusområde. 6

8 I funktionen Notater for en periode kan institutionens medarbejdere finde notater for en udvalgt periode. Som du kan se i udsnittet herunder viser programmet notater for alle institutionens borgere i den angivne periode. Programmet indeholder ligeledes mulighed for at søge notater, der indeholder bestemte ord. Det kunne for eksempel være misbrug, magtanvendelse og lignende. Herefter vil de notater, der indeholder søgeordet fremkomme på en oversigt i datoorden, klokkeslæt m.m. Med funktionen Notater for fokusområde kan du trække notater for et bestemt fokusområde. I denne funktion er der også mulighed for at selektere på borgere og/eller en given periode. Under Skemaer finder du skemaer i forbindelse med magtanvendelse og andre indgreb efter serviceloven. Institutionen udfylder direkte i BB-Journal og har mulighed for brug af Digital signatur. Institutionen kan gøre skemaer fra BB-J tilgængelige for forvaltningen, som på den måde får et godt overblik over institutionens arbejde. Jf. afsnittet Statistik. 7

9 Under Aftaler gør integrationen til Microsoft Outlook det let at overføre aftaler til kalenderen, og du kan med et enkelt tryk sende en aftale direkte til din personlige kalender. Som i Outlook har du også mulighed for at indikere, om det er en tilbagevende aftale. handleplan Arbejdet med handleplaner er omfattende og kræver mange administrative ressourcer. Med modulet Handleplan kan institutionen nemt og overskueligt arbejde med både overordnede og personlige handleplaner. Under menupunktet Handleplaner kan institutionen oprette den overordnede handleplan for en borger. Med udgangspunkt i den overordnede handleplan og borgerens indsatsområder er det herefter muligt at lave en eller flere personlige handleplaner for det daglige arbejde med borgerens udvikling. De personlige handleplaner er tilgængelige på borgeren under funktionen Borger, hvor medarbejderne kan foretage registreringer og dokumentation af det daglige arbejde. For at lette oprettelsen og arbejdet med personlige handleplaner er der indlagt mulighed for at oprette skabeloner samt standard overskrifter og -tekster. Igen vil standardiseringen være med til at lette eventuelle søgninger samt forbedre muligheden for at trække statistik ud af systemet på et senere tidspunkt. Det er også under Handleplaner, institutionen kan måle effekten af indsatsen for borgeren og lave grafiske fremstillinger af udviklingen. 8

10 Den grafiske fremstilling af en personlig handleplan er baseret på de tilknyttede notater. På den måde får du hurtigt overblik over borgerens udvikling på indsatsområdet. I eksemplet herunder repræsenterer den turkise linje målet for indsatsen, den blå er borgerens egen bedømmelse, og endelig viser den røde linje institutionens bedømmelse af borgerens indsats. personale Personale giver mulighed for, at medarbejderne kan kommunikere med hinanden. Det kan blandt andet være i form af personlige beskeder eller meddelelser til hele afdelingen. Samtidig kan medarbejderne planlægge møder i en åben mødekalender for alle. Personale indeholder derudover en særskilt kalender, der viser Personale/Borgeraftaler. 9

11 fælles I Fælles kan institutionen samle alt fælles materiale som skabeloner, referater af diverse møder og artikler m.v. En samlet oversigt letter søgning og opsamling på aftaler. Samtidig sparer institutionen plads med hensyn til opbevaring af mapper, arkiver m.v. Alle medarbejdere har uanset afdeling - altid adgang til modulet. Det er også i Fælles, at institutionen kan anvende Ressourcer (funktionen Booking). dagens beskeder Dagens Beskeder er som en slags opslagstavle, hvor institutionens medarbejdere kan oprette beskeder.. Når du opretter en besked, bestemmer du selv, om den skal kunne ses af alle se gul markering på skærmbilledet herunder. 10

12 dagens aftaler Under Dagens aftaler får du hurtigt overblik over programsatte og fastlagte aktiviteter. Du har også mulighed for at bladre både frem og tilbage i kalenderen for at se tidligere og kommende aftaler, ligesom du kan udskrive aftale efter behov. økonomi Under økonomi finder du funktionerne Økonomi og Husleje. Funktionen Økonomi giver overblik og dokumentation i forhold til borgernes økonomi. Der er indlagt mulighed for at lave et årligt/månedligt budget for den enkelte borger, ligesom der kan oprettes individuelle kontoplaner for borgere. Økonomimodul viser løbende det disponible beløb og indeholder mange udskriftsmuligheder, herunder blandt andet kontooversigt m.m. Husleje indeholder flere forskellige funktioner, som alle vedrører emner omkring institutionens boliger og lokaler samt de omkostninger, som er forbundet med driften af institutionen. I funktionen Indstillinger kan institutionen indtaste værdier for lovbestemte områder som fradrag for enlige og fradrag for ægtepar samt oplysninger omkring indtægtsgrænse. Som det fremgår af skærmbilledet herunder, er det under funktionen Lokaler, at institutionen kan oprette dens forskellige boligformer og lokaler. Under funktionen Pensionsregler kan institutionen indtaste de forskellige pensionsformer, som institutionens borgere modtager fra det offentlige. På den måde kan disse oplysninger inddrages i beregningerne af borgerens husleje under funktionen Borgere. Funktionen Driftsomkostninger indeholder oplysninger omkring institutionens forskellige driftsomkostninger. Funktionen Borgere omfatter fordelingen af institutionens værelser og/eller boliger på borgerne samt selve beregningsdelen af huslejen for den enkelte borger. 11

13 Huslejeberegningen tager udgangspunkt i den gældende lov for området, og det er muligt at tilføre oplysninger om pensionsforhold på den enkelte borger samt at registrere den pågældende borgers civilstatus. administration Under punktet Administration finder du de funktioner, som kan tilpasse programmet BB-Journal til institutionens behov. En del af funktionerne vil du derfor primært bruge, når du tager systemet i brug, eller hvis der sker ændringer i institutionen. For eksempel er det her du opretter og redigerer borgernes stamkort samt definerer de forskellige fokusområder for institutionen, ligesom du kan inddele institutionens borgere i grupper. Det er også her du opretter medarbejdere, kontaktpersoner og fællesområder for institutionen samt de administrerer opsætningen forskellige funktioner som Handleplan, Værdiskema, Medicinskema osv. Ved at oprette og definere standard tekster for institutionens særlige fokusområder, kan institutionen standardisere medarbejdernes registreringer i systemet og hermed forbedre muligheden for at lave statistik og evaluere på de forskellige områder. I skærmbilledet på næste side kan du se et eksempel på fokusområdet Psykisk observationstilstand med tilhørende tekster og undertekster. Opretter en medarbejder et notat på et fokusområdet som beskrevet tidligere i denne præsentation, vil det være muligt at tilknytte standardteksterne fra oprettede fokusområder. En senere søgning på notater vil på den måde resultere i en oversigt med samtlige relevante notater for det pågældende område. 12

14 En vigtig funktion under Administration er muligheden for at eksportere notater fra programmet direkte over i et tekstbehandlingsprogram som for eksempel Microsoft Word. I programmet er der indlagt afgrænsningskriterier, som letter det administrative arbejde i forbindelse med eksempelvis udarbejdelsen af statusrapporter på en borger. Når du har afgrænset dit statusområde, sender programmet automatisk oplysningerne over i tekstbehandlingsprogrammet, hvor du kan arbejde videre med dem. Under Administration finder du også programmets statistikfunktioner og får adgang til at kunne indberette til den kommunale forvaltning. Statistik indeholder også den administrative del af skemaer omkring indberetning af magtanvendelse. Systemet indsamler automatisk oprettede skemaer, og på den måde kan eksempelvis en institutionsleder hurtigt få overblik over registrerede episoder. Det er også her, institutionen indberetter magtanvendelse til den kommunale forvaltning. Statistikdelen af programmet er et fleksibelt ledelsesværktøj for både det enkelte bosted og for den kommunale forvaltning. I den enkelte institution er det muligt at udarbejde statistik for udfyldte skemaer både på den enkelte borger og på hele institutionen. Forvaltningen kan trække statistik på alle registrerede oplysninger i databasen. Statistikfunktionen er derfor meget anvendelig i forbindelse med indberetning til eksempelvis Danmarks Statistik. 13

15 systemopsætning Funktionerne under Systemopsætning er mest for systemadministratoren, da de fleste funktioner omhandler generelle indstillinger af programmet og de forskellige rapportmuligheder.. Men det er også her, at medarbejderne kan foretage individuelle indstillinger som for eksempel valg af startvinduer. Ved at sætte programmet op til at åbne i de relevante vinduer for medarbejderens arbejdsområde, kan medarbejderen spare tid i det daglige. Det er også under Systemopsætning, at du finder indstillinger for ESDH. videndeling Ved at sætte programmet op til videndeling bliver det muligt at dele oplysninger med andre BB-J brugere i for eksempel andre aktivitetscentre, bosteder, behandlingscentre og lignende. Blandt andet kan kontaktmedarbejdere i et aktivitetscenter tildeles rettigheder til notater, medicinkort, aftalekalender m.m. gældende for en eller flere borgere i et bosted og omvendt. Selve opsætningen af de eksterne enheder, som institutionen ønsker at dele informationer med, foregår under Administration. referencer DataSign betjener mere end 2500 institutioner i hele landet og er markedsledere på institutionsområdet med vores BB-Soft produkter, der blandt andet består af elektronisk dagbog og et årsnormsprogram til daginstitutioner og SFO er. DataSign har leveret BB-Journal til mere end 250 Bosteder, Opholdssteder og Behandlingscentre - dvs. netop nu er der logget cirka 5000 brugere på programmet. Blandt vores referencer er Skive Kommune Skive Kommune bruger BB-Journal i samtlige boenheder og aktivitetscentre samt anvender central magtanvendelse i hele kommunen Hedensted Kommune Hedensted Kommune bruger BB-Journal i alle kommunens boenheder Sct. Mikkel Bostedet Sct. Mikkel er et socialpsykiatrisk bosted under Region Midt. Bostedet bruger BB-Journal og har været til udviklingen af modulet Handleplaner Læs vores referencehistorier og se mere om programmerne på vores hjemmeside 14