Microsoft Outlook Introduktion

Transkript

1

2 Microsoft Outlook Introduktion til Windows 2000 og Windows XP. Version: 2002 Copyright 2003 by F.M.T. F.M.T. Rymarksvej Hellerup Telefon: Telefax: morley@morley.dk Web-sted: Materialet er udarbejdet af F.M.T. ved brug af Word F.M.T. er registreret som Microsoft Certified Professional (MCP), hvilket dokumenterer vores produktkendskab. Skærmbilleder er "fanget" med SnagIt 6.1. Layout og grafisk tilrettelæggelse af F.M.T. Materialet er udskrevet på en Postscript Laserprinter i 1200 DPI. Enhver form for automatisk/manuel hel eller delvis gengivelse eller mangfoldiggørelse af dette materiale, uden skriftlig samtykke fra F.M.T., er forbudt efter gældende lov om ophavsret F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

3 Konventioner anvendt i dette materiale [F1] Tast på funktionstasten F1. [Alt]+[Ctrl] Hold Alt og Ctrl tasterne nede på samme tid. [Alt]+[Ctrl]+[m] Hold Alt og Ctrl tasterne nede og tast m. [Klik] [Dobbeltklik] [Højreklik] Rediger/Klip [Enter] [Home] [Alt]+[r]+[k] Klik med venstre musetast. Dobbeltklik med venstre musetast. Klik med højre musetast. Aktiver menuen Rediger og derefter undermenuen Klip. Tast linieskift (Enter-tasten bør ikke bruges). Tast Home. Kombinationstaster - aktiverer typisk en menu. Når du ser symbolet for en hånd, skal du være aktiv vises kun i øvelserne. Navigeringstaster - anvendes til at flytte/navigere rundt i et dokument Introduktion.doc Ver F.M.T.

4 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

5 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Indledning Kursets indhold Inden du begynder Start Outlook Outlook mange programmet i et Postkasse filen Opsætning i en virksomhed Opsætning på en hjemme PC Post Ændre postformat Sende en Sende en postmeddelelse med kopi til andre Formatere postmeddelelser Modtage post Sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt Besvare post Videresende post Sende post med vedhæftede filer Modtage vedhæftede filer Videresende vedhæftede filer Sende post som er privat, fortrolig eller personlig Gemme postmeddelelser i kalenderen Følge op på en modtaget postmeddelelse Opret opfølgningsnotifikation med ny postmeddelelse Sende postmeddelelse med responsknapper Omdirigere svar til en kollega Kladder Sortere post Slette post Udskrive en Anvende signaturer ved oprettelse af s Introduktion.doc Ver F.M.T.

6 Indledning Microsoft Outlook Introduktion Anvende Guiden regler Uønsker post Udbakke Standardsvar Kvittering for modtaget eller læst post Tilbagekalde en meddelelse Sende en meddelelse igen Adgang til post via Internettet Kalender Oprette aftaler Oprette tilbagevendende aftaler Oprette aftaler for en hel dag Oprette aftaler for en uge eller mere Autodatoer Ændre eksisterende aftaler Indkalde andre til en aftale Angive tidspunkt som ledig, optaget m.m Rediger arbejdsdagens længde Gruppe tidsplaner Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Åbne andres kalender Kontaktpersoner Oprette en kontaktperson Telefonindstillinger Oprette flere kontaktpersoner fra samme firma Registrere en kontaktpersons fødselsdag Anvende kategorier Udskrivning af kategorier Sende postmeddelelser til kontaktpersoner Oprette distributionslister Filtrere kontaktpersoner F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

7 Indholdsfortegnelse 12. Noter Oprette en Note Skifte farve på en note Videresende en note til en anden computer Opgaver Oprette en gentagen opgave Uddelegere en opgave til en anden person Opgaveøkonomi Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Sende post på vegne af andre Værktøjslinjen Avanceret Udskrivning Udskrive grupper af s Udskrive kontaktpersoner Udskrive en oversigt over kontaktpersoner Udskrive en kategori af kontaktpersoner Udskrive kalenderoplysninger Outlook i dag Nyhedsgrupper Arbejde med offentlige mapper Outlook Web-access til offentlige mapper Introduktion.doc Ver F.M.T.

8 Indledning Microsoft Outlook Introduktion 20. Opsætning af Outlook Installation til Exchange Server Enkeltbruger installation Opsætning med privat post samt Exchange Server Vælge mellem Privat post eller Exchange Server Sikkerhedsindstillinger i Outlook Outlook panelet Meddelelse om ny postmeddelelse Deaktivere automatisk send/modtag Indstillinger for mødeindkaldelser Accepter automatisk mødeindkaldelser for en ressourcekalender Indstillinger for påmindelser Autoarkivering Brevfletning til kontaktpersoner Fejlfinding Øvelser Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

9 Indholdsfortegnelse Øvelse Øvelse Indeks Introduktion.doc Ver F.M.T.

10 Indledning Microsoft Outlook Introduktion 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

11 Indledning 1. Indledning Vi byder dig velkommen på Grundkursus i Outlook Kurset har til formål at gøre dig fortrolig med programmerne i Outlook, således at du på en let og nem måde kan udføre de rutiner, som dit arbejde kræver. Forudsætninger For at kunne opnå det optimale udbytte af denne undervisning forudsættes det, at du kender de grundlæggende begreber omkring anvendelsen af en PC, samt at du er fortrolig i anvendelsen af Windows brugerfladen, det vil sige Windows 2000 eller Windows XP. Kendskab til programmet kræves imidlertid ikke. Kursushåndbogen Formålet med denne kursushåndbog er dels at understøtte undervisningen på kurset, dels at give dig mulighed for repetition af kursets indhold og endelig at skabe et arbejdsredskab, som du kan bruge i det daglige arbejde. Kursusbogen kan, med dine egne notater, blive dit vigtigste opslagsværk, mens du er nybegynder. Kursushåndbogen er ikke en erstatning for den manual som medfølger programmet. Ønsker du et dybere kendskab til programmet bør du efter et par måneder deltage på vores videregående kursus. Efter kursus Når du kommer hjem fra kurset, er det anbefalelsesværdigt at sætte tid af til opfølgning. Det forøger udbyttet af kurset. Gå ikke i gang med større opgaver end du magter. Konsultativ undervisning Skulle du have brug for assistance til f.eks. løsning af større opgaver eller måske konsulentbistand i en opstartsfase, står vores konsulentgruppe til rådighed. Vi kan hjælpe indenfor alle områder vedrørende brugen af standard Pc-programmer, og bidrager gerne med vor ekspertise på et vilkårligt tidspunkt i et projektforløb. Er vi med fra starten, får du naturligvis det største udbytte. Introduktion.doc Ver F.M.T. 9

12 Indledning Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

13 Kursets indhold 2. Kursets indhold Dette undervisningsmateriale omfatter følgende områder omkring anvendelsen af Outlook. Start Outlook Post Adgang til post via Internettet Kalender Gruppe tidsplaner Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Åbne andres kalender Kontaktpersoner Noter Opgaver Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Værktøjslinjen Avanceret Outlook i dag Arbejde med offentlige mapper Opsætning af Outlook Brevfletning til kontaktpersoner Fejlfinding Øvelser Inden du begynder Mange brugere har i begyndelsen ikke tid til at læse side efter side, af teknisk dokumentation, når man for eksempel blot ønsker at vide, hvorledes man nemmest opretter en postmeddelelse. Undervisningsmaterialet demonstrerer de elementære arbejdsgange for oprettelse af postmeddelelser, kontaktpersoner og kalenderaftaler. Du kan anvende dette materiale som et opslagsværk når dette er sagt, skal du samtidig vide, at du kan udføre næsten alle ting på 3 eller 4 forskellige metoder i Outlook. Introduktion.doc Ver F.M.T. 11

14 Kursets indhold Microsoft Outlook Introduktion Materialet viser på en simpel måde, hvordan du løser forskellige arbejdsopgaver. Om du hen ad vejen så vil fortsætte med at anvende de viste metoder, eller om du anvender andre metoder er ikke så vigtig. Det er vigtigere at du løser dine konkrete opgaver. Dit kendskab til Outlook vil blive udvidet, efterhånden som du lærer at anvende Office-assistent, og efterhånden som du lærer de forskellige genvejstaster at kende. Mange af genvejstasterne vises i menuerne når disse aktiveres. Det anbefales at du skimmer materialet igennem sammen med instruktøren. Materialet er opbygget med en teoretisk del og en øvelses del F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

15 Start Outlook 3. Start Outlook Figur 1 Du kan starte Outlook direkte fra skrivebordet, hvor ikonet er placeret. Dobbeltklik på ikonet for Outlook eller start programmet fra proceslinjen Du ser derefter dette billede: Introduktion.doc Ver F.M.T. 13

16 Start Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 2 Velkomstbillede fra en Server Hvis du er forbundet i et netværk og din postkasse administreres fra en Server, vil du typisk se et velkomstbillede, første gang du starter Outlook. Hvis du ikke ser noget velkomstbillede skal du ikke bekymre dig, så har administratoren sikkert slette velkomst hilsnen. I venstre side af skærmen ser du et panel, kaldet Outlook panel. Du kan veksle mellem de programmer som vises her, ved blot at klikke på ikonet eksempelvis kommer du over i kalenderen, ved at klikke på Kalender ikonet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

17 Start Outlook Figur 3 Klik på et Ikon for at skifte program Outlook panelet kan vises eller skjules fra menuen Vis/Outlookpanel. Panelet viser tre knapper. Øverst ser du knappen Outlook-genveje, som blandt andet viser din Indbakke, Kalender, Kontaktpersoner med flere. Nederst ser du to andre knapper, nemlig Mine genveje, samt Andre genveje. Klikker du på én af disse knapper, vil du se nogle andre værktøjer i panelet. Introduktion.doc Ver F.M.T. 15

18 Start Outlook Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

19 Outlook mange programmet i et 4. Outlook mange programmet i et Med Microsoft Outlook får du adgang til, at: Sende og modtage s Oprette aftaler i en kalender Oprette kontaktpersoner Oprette opgaver Oprette notater Søge på Internettet Arbejde med mapper og dokumenter på din arbejdsstation Microsoft Outlook indeholder dermed en række produkter som er relateret til hinanden. Hvis du opretter en kontaktperson med en adresse, under Kontaktpersoner, vil du være i stand til at sende en fra din Indbakke. Hvis du under Opgaver opretter en opgave, vil du kunne se opgavens overskrift i din Kalender samt om opgaven er afsluttet eller åben. Du må ikke forveksle Microsoft Outlook med Outlook Express som medfølger Windows. Når du installerer Microsoft Windows så installeres Outlook Express ligeledes automatisk. Programmet er dermed gratis. Microsoft Outlook indgår i Microsoft Office pakken, eller skal købes separat. Programmet er dermed ikke gratis. Selv om de to programmer begge kan sende og modtage s og du kan oprette kontaktpersoner, så er programmerne forskellige. Der findes funktioner i Microsoft Outlook som du ikke finder i Outlook Express. Ligeledes er der funktioner i Outlook Express som ikke findes i Microsoft Outlook. Postkasse filen Alle de s, kontaktpersoner, opgaver, aftaler med mere du opretter i Microsoft Outlook, gemmes i én fil af typen.pst. Denne fil kan hedde Outlook.pst, Postkasse.pst eller Brugernavn.pst, afhængig af om filen placeres på din arbejdsstation eller på en server. Introduktion.doc Ver F.M.T. 17

20 Outlook mange programmet i et Microsoft Outlook Introduktion Uanset hvilket navn filen får, så er denne fil din postkasse. Den indeholder alt hvad du opretter i Outlook. Du kan tage kopi af din postkasse fil. Eksempelvis kan du tage kopi af dine kontaktpersoner på arbejdet og kopiere dem til din Outlook på din private PC. Opsætning i en virksomhed I en virksomhed kan Outlook opsættes så postkassen placeres på en Exchange Server. Fordelen ved denne form for installation er blandt andet at du kan logge på serveren fra en vilkårlig arbejdsstation og læse dine e- mails. Ligeledes kan du få adgang til din postkasse via Internettet. Ved hjælp af en Exchange Server kan du og dine kolleger udveksle filer via offentlige mapper, og I kan læse post, kontaktpersoner og kalenderaftaler som er placeret i offentlige mapper uden at skulle sende emnerne til hinanden. Opsætning på en hjemme PC Hvis du har en hjemme PC skal du selv opsætte Outlook. Under denne form for opsætning vil postkassen blive placeret lokalt på din arbejdsstation. For at kunne send og modtage post skal du have adgang til en Internet udbyder, enten via et modem eller via ISDN eller ADSL F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

21 Post 5. Post Figur 4 Du anvender postdelen i Outlook til følgende: Sende post Modtage post Besvare post Videresende post Sende post med vedhæftede filer Ændre postformat Skift til Indbakken i Outlook-panelet. Klik på knappen Ny i Standard værktøjslinjen. Klik på knappen Ny Første gang du prøver at oprette en , vil programmet starte Microsoft Word, da Word som standard anvendes som program dette skyldes blandt andet den bedre ordbog, samt de mere avancerede værktøjer til redigering af tekst. Introduktion.doc Ver F.M.T. 19

22 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 5 Microsoft Word startes som e- mail program Da dette materiale ikke omfatter en introduktion til Word, men kun til Outlook, skal du derfor afslutte Word. Du vender nu tilbage til Outlook. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Postformat F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

23 Post Figur 6 Fanen postformat Fjern markeringen for Anvend Microsoft Word til at redigere e- mails. Rediger derefter feltet som viser teksten HTML til at vise RTFformat. Introduktion.doc Ver F.M.T. 21

24 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 7 Vælg denne indstilling Fjern markeringen fra dette felt Klik derefter på OK knappen. Når du modtager s i formatet HTML, åbner du for muligheden for at modtage s som indeholder Visual Basic Script programkode disse Scripts kan indeholde skadelige instruktioner (Vira). Det anbefales derfor enten at sende og modtage i almindelig tekst format, eller i RTF-format. Med RTF-format kan du formatere din tekst, til blandt andet fed skrift, understreget skrift og farvet skrift. Hvis du arbejder i en virksomhed hvor det er krævet at du anvender Word som program, skal du ikke udføre den ændring som netop er beskrevet. Du skal nu indtaste modtagers mailadresse samt den besked du ønsker at sende. Når du vender tilbage til din Indbakke i Outlook, skal du igen klikke på knappen Ny, for at oprette en ny F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

25 Post Tip! Du kan også taste[ctrl]+[n] for at oprette en ny . Sende en Når du sender en ny skal du starte med at vælge modtager. Figur 8 Klik på knappen Til Find modtagers mailadresse Klik på knappen Til. Du ser nu dialogboksen for Vælg navne. Introduktion.doc Ver F.M.T. 23

26 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 9 Marker den eller de personer som skal modtage postmeddelelsen. Klik på knappen Til og derefter på knappen OK. Figur 10 Klik her for at skifte adressekartotek Klik her for at markere en modtager Klik her for at vælge en modtager Klik her for at afslutte dialogboksen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

27 Post Tip! Du kan også dobbeltklikke på et navn. Indtast derefter en eventuel overskrift, samt meddelelsesteksten. Figur 11 Klik her for at sende meddelelsen Overskrift Indholdsrude Når du har indtastet din tekst, klikker du på knappen Send som vises i øverste venstre hjørne. Den post du har sendt vises under Mine genveje i Outlook panelet. Figur 12 Du kan se afsendt post fra Mine genveje i Outlook panelet Introduktion.doc Ver F.M.T. 25

28 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 13 Sende en postmeddelelse med kopi til andre Hvis du vil sende en postmeddelelse og andre skal have kopi, skal du indsætte de personer som skal have en kopi i feltet Cc som vist i Figur 13. Disse navne vise for alle Dette navn holdes skjult for de øvrige modtagerer Feltet Cc er en forkortelse for Carbon Copy som betyder gennemslag. Feltet Bcc er en forkortelse for Blind Carbon Copy. Du anvender dette felt til at sende kopi til personer, hvor det ikke må fremgå for de øvrige modtagere, at denne person har modtaget en kopi. Formatere postmeddelelser Når du opretter en kan du formatere teksten i indholdsruden med forskellige skrifttyper og størrelser, forudsat at din sendes i postformatet RTF, HTML eller som en Word tekst F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

29 Post Figur 14 Formatering værktøjslinjen Indholdsruden Du anvender formateringsknapperne i værktøjslinjen Formatering til at ændre teksten i indholdsruden. Modtage post Når du modtager post i din indbakke, vil du se en lukket kuvert, som symboliserer at du ikke har læst meddelelsen. Hvis visningen Indholdsrude er aktiveret, vil du kunne læse indholdet i det nederste vindue i indbakken. Har du lukket Indholdsruden, skal du dobbeltklikke på meddelelsen, for at læse den. Introduktion.doc Ver F.M.T. 27

30 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 15 Denne meddelelse er ikke læst Denne meddelelse, som er markeret, kan læses i Indholdsruden Indholdsruden Indholdsruden Hvis din Indholdsrude er aktiv, vil du automatisk læse indholdet af indgåede postmeddelelser, så snart de markeres i indbakken. Det medfører samtidig at du risikere at åbne post, som kan indeholde virus. Du kan undgå dette ved at deaktivere vinduet Indholdsrude. Vinduet deaktiveres/aktiveres fra menuen Vis/Indholdsrude. Sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt Du kan sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt og på en bestemt dato. Indtast den meddelelse du ønsker at sende. Klik på knappen Indstillinger F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

31 Post Figur 16 Angiv ni feltet Lever ikke før, hvornår meddelelsen skal sendes. Figur 17 Angiv her hvornår meddelelsen skal sendes Besvare post Hvis den meddelelse du har modtaget kræver et svar, kan du besvare den ved hjælp af knappen Besvar. Åbn den pågældende . Klik på knappen Besvar. Introduktion.doc Ver F.M.T. 29

32 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 18 Klik her hvis du vil besvare en meddelelse Ved en besvarelse vil meddelelsen blive åbnet, og den originale tekst vil blive vist. Oven for den originale tekst indtaster du dit svar. Figur 19 Indtast dit svar her Du sender svaret ved at klikke på knappen Send F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

33 Post Vær opmærksom på at du har flere vinduer åbne ved besvarelse af post. Vinduet Outlook er åbent, det samme er den du har åbnet for læsning samt det vindue du anvender til besvarelsen. Figur 19 viser et eksempel på de tre vinduer som er placeret oven på hinanden. Hvis du arbejder med fuld skærm (maksimerede vinduer) kan du i proceslinjen de en knap for Outlook, samt for de to øvrige vinduer. Når afsender modtager dit svar, vil Indbakken hos afsender vise emnet SV samt teksten fra det originale emnefelt (forudsætter at afsender har Outlook). Figur 20 Meddelelse som er besvaret af modtager Besvar alle Hvis en postmeddelelse er sendt til dig samt andre postmodtagere, eller andre postmodtagere er indsat som CC, kan du vælge at besvare postmeddelelse samt at sende dit svar til alle de personer som ligeledes har modtaget meddelelsen. Åbn postmeddelelsen for besvarelse. Indtast dit svar og klik på knappen Svar til alle. Introduktion.doc Ver F.M.T. 31

34 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 21 Figur 22 Videresende post Hvis du modtager en meddelelse, som du ønsker at sende videre til andre, skal du klikke på knappen Videresend. Klik her for at videresende en meddelelse F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

35 Post Figur 23 Sende post med vedhæftede filer Du kan fremsende en postmeddelelse, hvor du vedhæfter én eller flere filer. Start en ny postmeddelelse. Udvælg modtager og indtast din meddelelse. Klik derefter på menuen Indsæt/Fil for at indsætte en fil. Aktiver menuen Indsæt/Fil for at vedhæfte dokumenter Figur 24 Udvælg derefter det ønskede dokument. Find det dokument som skal vedhæftet Klik derefter på pilen som vises til højre for knappen Indsæt Klik på den pil som vises til højre for knappen Indsæt, og vælg den ønskede metode. Introduktion.doc Ver F.M.T. 33

36 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 25 Tip! Ønsker du at vedhæfte flere dokumenter, skal du gentage proceduren fra Figur 23. Du kan markere flere filer i dialogboksen Indsæt fil, ved blot at trække musen diagonalt henover de ønskede filer, eller du kan markere dem med [Ctrl] tasten. Figur 26 Du kan markere flere filer ved at trække musen henover Outlook vil vise et programsymbol for det vedhæftede dokument som symboliserer hvilket program den vedhæftede fil er oprettet i. I det viste eksempel i Figur 27 er den vedhæftede fil oprettet i Microsoft Access F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

37 Post Figur 27 Programikon for vedhæftet fil Hvis du modtager postmeddelelser med vedhæftede filer, vil Indbakken vise en papirclip som ikon. Vedhæftede filer vises med en papirclip Figur 28 Introduktion.doc Ver F.M.T. 35

38 Post Microsoft Outlook Introduktion Usikre filer Der er visse filtyper som Outlook protesterer mod at sende, blandt andet Access databaser samt *.exe og *.com filer. Figur 29 Ligeledes kan du ikke selv modtage vedhæftede filer af denne type. Som standard er Outlook blokeret mod.exe,.com og.mdb filer for at sikre dig mod virus. Du kan i kapitel 20 på side 197 se hvorledes du kan ændre opsætningen af Outlook, så du kan modtage denne type filer F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

39 Post Figur 30 Modtage vedhæftede filer Hvis du modtager post med vedhæftede filer, kan du vælge at gemme de vedhæftede filer eller at åbne de vedhæftede filer. Læse vedhæftede filer Hvis du vil læse en vedhæftet fil, skal du markere postemnet i Indbakken. Marker den e- mail som har en vedhæftet fil Højreklik med musen på det markerede emne og vælg hurtigmenuen Vis vedhæftede filer. Figur 31 Du har nu mulighed for at læse indholdet i den vedhæftede fil, uden at åbne det postemne som filen er vedhæftet. Hvis du åbner en postmeddelelse som indeholder en vedhæftet fil, kan du åbne den vedhæftede fil ved at dobbeltklikke på den. Introduktion.doc Ver F.M.T. 37

40 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 32 Du kan læse vedhæftede filer ved at dobbeltklikke på dem, eller ved at højreklikke og vælge Åbn Gemme vedhæftede filer Ønsker du at gemme vedhæftede filer, skal du markere emnet i indbakken. Aktiver derefter menuen Filer/Gem vedhæftede filer. Du kan nu vælge hvilke filer du vil gemme, eller du kan gemme alle de vedhæftede filer på én gang. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

41 Post Figur 34 Videresende vedhæftede filer Du kan videresende s du har modtaget, men du kan også videresende vedhæftede filer du har modtaget. Hvis du videresender en du har modtaget, og meddelelsen indeholder vedhæftede filer, vil både de vedhæftede filer og den originale meddelelse blive videresendt. Hvis du kun ønsker at videresende de(n) vedhæftede fil(er) skal du gemme den vedhæftede fil og derefter vedhæfte den i en ny postmeddelelse. Hvis de vedhæftede filer er Word dokumenter eller Excel regneark, så kan disse filtyper videresende direkte fra det originale program som en vedhæftet fil. I Figur 193 er der åbnet et vedhæftet Excel regneark. Derefter er menuen Filer/Send til aktiveret og undermenuen Send som vedhæftet fil er valgt. Vedhæftet fil fra en som videresende til en anden person Sende post som er privat, fortrolig eller personlig Du kan angive om din postmeddelelse skal opfattes som fortrolig, privat eller personlig, ved at angive en følsomhed for meddelelsen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 39

42 Post Microsoft Outlook Introduktion Opret den ønskede postmeddelelse og klik på knappen Indstillinger. Angiv i feltet Følsomhed den ønskede indstilling. Figur 35 Angiv her en ønskede følsomhed Gemme postmeddelelser i kalenderen Hvis du modtager en postmeddelelse, som du skal reagere på, på et bestemt tidspunkt eksempelvis en indkaldelse til et møde eller lignende, kan du trække postmeddelelsen over på ikonet Kalender. Du kan derefter åbne kalenderen, og redigere datoen eller tidspunktet. Følge op på en modtaget postmeddelelse Du kan følge op på meddelelser du skal reagere på, på et bestemt tidspunkt. Højreklik med musen på den pågældende meddelelse i Indbakken og vælg Opfølgning F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

43 Post Figur 36 Højreklik på meddelelsen og vælg Opfølgning Figur 37 Husk også at vælge tidspunkt Postmeddelelsen vil nu vise ikonet opfølgningsflag. Figur 38 Angiv derefter hvorledes og hvornår du vil følge op på meddelelsen. Opfølgningsflag Introduktion.doc Ver F.M.T. 41

44 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 39 Opret opfølgningsnotifikation med ny postmeddelelse Du kan vælge at indsætte en opfølgningsnotifikation i en postmeddelelse du sender. Derved vil modtager af meddelelsen automatisk se en opfølgningsnotifikation på den ønskede tid. Indtast den meddelelse du vil sende. Klik på knappen Opfølgning. Klik på denne knap Vælg dato og klokkeslæt for opfølgningen. Figur 40 Når en fremkommet il modtager, vil den vise opfølgningsnotifikationen øverst i meddelelsen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

45 Post Figur 41 Her vises notifikationen for opfølgningen Figur 42 Sende postmeddelelse med responsknapper Du kan oprette meddelelser som indeholder et foruddefineret svar sådanne svar kaldes for responsknapper. Opret en ny postmeddelelse. Klik på knappen Indstillinger. Klik på Indstillinger Klik på feltet Anvend responsknapper. Introduktion.doc Ver F.M.T. 43

46 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 43 Marker dette felt Indtast det svar, som modtageren skal reagere på F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

47 Post Figur 44 Afslut dialogboksen med Luk, og send derefter din meddelelse. Figur 45 Når modtager læser en, vil dette billede blive vist: Introduktion.doc Ver F.M.T. 45

48 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 46 Denne linje viser responceknapper Det er her meningen at brugeren besvare meddelelsen ved at klikke på den ønskede responceknap. Omdirigere svar til en kollega Når du opretter en postmeddelelse, kan du omdirigere et eventuelt svar til en kollega eksempelvis til din sekretær. Opret en ny postmeddelelse. Klik på knappen Indstillinger. Marker feltet Send svar til, og vælg din kollegas navn fra knappen Vælg navne F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

49 Post Figur 47 Marker dette felt og vælg modtager fra knappen Vælg navne Vælg navne Når du vælger et navn fra knappen Vælg navne, vil dit eget navn automatisk blive vist det betyder at du, samt den person du udvælger, modtager svaret. Du vil derfor selv modtage svaret samtidig med at svaret sendes til den person du udvælger. Hvis du ikke selv ønsker svaret, eksempelvis fordi du har ferie eller er bortrejst, skal du fjerne dig selv fra listen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 47

50 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 48 Det eget navn udvælges som standard F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

51 Post Figur 49 Kladder Post som oprettes men som ikke sendes, gemmes automatisk under Mine genveje i mappen Kladder. Hvis du skriver en og gemmer den uden at sende den, vil den automatisk blive placeret i mappen Kladder. Du kan senere åbne meddelelsen i mappen Kladder og efterfølgende sende den. Sortere post Du kan sortere din post på to måder. Du kan enten klikke på de grå feltknapper som vises øverst i Indbakken, eller du kan anvende rullelisten for Visning. Sortere efter feltknapper Hvis du vil sortere din post efter afsender, skal du klikke én gang på feltknappen Afsender. Introduktion.doc Ver F.M.T. 49

52 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 50 Klik på denne feltknap for at sortere efter afsender Sortere efter visning Du kan filtrere dine meddelelser ved hjælp af knappen Aktuel visning. Højreklik på en værktøjsknap eller en menu og vælg menupunktet Avanceret. Figur 51 Vælg Avanceret Du ser nu en ny værktøjslinje. Aktiver knappen Aktuel visning og vælg eventuelt Efter afsender F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

53 Post Figur 52 Dine meddelelser er nu filtreret efter afsendernavne. Figur 53 Filtrerede meddelelser Outlook opretter en gruppevisning, som grupperer din post fra de forskellige afsendere. Introduktion.doc Ver F.M.T. 51

54 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 54 Slette post Du sletter post fra indbakken ved at markere det eller de emner der skal slettes, og taster [Delete]. Du kan markere flere emner i Indbakken ved hjælp af [Ctrl] tasten. Hold [Ctrl] tasten nede og klik på de emner der skal markeres for sletning. Du kan markere flere emner ved hjælp af [Ctrl] tasten Udskrive en Du kan udskrive en til din printer. Aktiver menuen Filer/Udskriv for at udskrive meddelelsen. Vis udskrift Du kan også se en kopi af det du ønsker at udskrive fra menuen Filer/Vis udskrift som viser en kopi af meddelelsen samt navnene på eventuelt vedhæftede filer F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

55 Post Figur 55 Vis udskrift Postkasse ejerens navn vises altid øverst i meddelelsen Vedhæftede filer udskrives ikke. Tip! Hvis du vil udskrive en vedhæftet fil skal du åbne den først. Du kan også åbne en og højreklikke på en vedhæftet fil for at udskrive den. Anvende signaturer ved oprettelse af s Du kan oprette og anvende forskellige signaturer i Outlook. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger og klik på fanen Postformat. Introduktion.doc Ver F.M.T. 53

56 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 56 Postformat Signaturer Nederst til højre ser du en knap for signaturer, klik på denne knap F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

57 Post Figur 57 Klik her Klik derefter på knappen Ny for at oprette et navn til din signatur. Figur 58 Klik her når du har indtastet navnet Introduktion.doc Ver F.M.T. 55

58 Post Microsoft Outlook Introduktion Klik på knappen Næste for at oprette din signatur. Figur 59 Når du klikker på Udfør bringes du et skærmbillede tilbage F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

59 Post Figur 60 Når du klikker på OK knappen føres du tilbage til fanen Postformat. Introduktion.doc Ver F.M.T. 57

60 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 61 Du kan vælge mellem flere signaturer Næste gang du opretter en ny , vil du se din signatur i indholdsruden. Figur 62 Signaturen vises automatisk F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

61 Post Figur 63 Anvende Guiden regler Du kan oprette forskellige regler for postmeddelelser du modtager. Reglerne kan enten omfatte afsender eller indhold. Aktiver menuen Funktioner/Guiden regler. Guiden regler Klik på knappen Ny for at oprette en regel. Introduktion.doc Ver F.M.T. 59

62 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 64 Hvis du får adgang til dine Postkasse via en Server, vil de regler du opretter blive gemt på serveren dermed sikrer du dig at reglerne kan anvendes, uanset om du tilkobler dig serveren fra forskellige arbejdsstationer. I det viste eksempel skal alle nye (samt tidligere) postmeddelelser fra afsender SCALEO600 flyttes til mappen Private s F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

63 Post Figur 65 Vælg afsender og destinationsmappe her Vælg eller opret den regel du ønsker at anvende. Figur 66 Klik på Næste når du har valgt afsender og destinatioonsmappe Introduktion.doc Ver F.M.T. 61

64 Post Microsoft Outlook Introduktion Når du klikker på Næste får du mulighed for at vælge en eller flere betingelser. Figur 67 Her vælger du dine betingelser Når du klikker på Næste får du mulighed for at vælge hvad der skal ske med dine meddelelser F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

65 Post Figur 68 I det næste billede kan du vælge en eller flere undtagelser. Figur 69 Vælg en eller flere undtagelser Introduktion.doc Ver F.M.T. 63

66 Post Microsoft Outlook Introduktion I det næste billede skal du give reglen et navn. Figur 70 Du har også mulighed for at køre reglen på de meddelelser du allerede har modtaget fra den udvalgte afsender. Ønsker du at anvende reglen på tidligere meddelelser skal du markere feltet Kør reglen nu F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

67 Post Figur 71 Marker dette felt for at køre reglen på tidligere meddelelser Introduktion.doc Ver F.M.T. 65

68 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 72 Klik her for at køre reglen på gamle s Figur 73 Disse s er flyttet over i private s F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

69 Post Figur 74 Hvis post skal flyttes til bestemte mapper, skal du først oprette den eller de pågældende mapper fra mappelisten. Derefter anvender du Guiden regler til at flytte meddelelserne. Uønsker post Hvis du ønsker at slette eller afvise post med et bestemt indhold eller fra bestemte personer, skal du anvende menuen Uønsket . Aktiver Indbakken. Aktiver menuen Handlinger/Uønsket . Opret den eller de regler du ønsker at anvende. Denne form for afvisning af s kaldes også for at anvende et spam filter. Udbakke Hvis du ikke har en åben forbindelse til firmaets Exchange server eller til din Internet udbyder (hvis du sender hjemme fra) når du sender en , vil meddelelsen automatisk blive placeret i din Udbakke. I samme øjeblik du får forbindelse til firmaets Exchange server (når du arbejder i firmaet) eller til din Internet udbyder (når du arbejder Introduktion.doc Ver F.M.T. 67

70 Post Microsoft Outlook Introduktion hjemme fra) vil meddelelsen blive sendt, og flyttes fra Udbakken til mappen Sendt post. Post der placeres i Udbakken kan tilbagekaldes, så længe de vises i Udbakken. Du annulleres fremsendelsen af en ved at slette den fra udbakken. Figur 75 Post i Udbakken kan slettes dermed sendes de ikke Standardsvar Hvis du er ude af kontoret, på ferie eller er syg, kan du oprette et standardsvar som afsendes én gang til hver person du modtager post fra. Oprette standardsvar til postmeddelelser Aktiver menuen Funktioner/Ikke til stede-assistent F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

71 Post Figur 76 Ikke til stedeassistent Introduktion.doc Ver F.M.T. 69

72 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 77 Indtast det svar du ønsker der skal sendes til afsenderne. Figur 78 Når du igen er disponibel, skal du huske at frakoble Ikke til stedeassistent F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

73 Post Figur 79 Du behøver ikke at slette dit svar det kan gemmes til en anden gang. Du skal blot huske at klikke i feltet Jeg er til stede i øjeblikket. Kvittering for modtaget eller læst post Når du sender en postmeddelelse, kan du indstille Outlook til at du skal have en kvittering når postmeddelelsen er modtaget, eller at du skal have en kvittering når postmeddelelsen er læst. Du kan også aktivere begge former for kvittering. Du kan sætte denne indstilling for en enkelt meddelelse eller for alle postmeddelelser du sender. Hvis du kun skal have en kvittering for en bestemt meddelelse du sender, skal du starte med at oprette den ønskede meddelelse. Klik derefter på knappen Indstillinger. Marker hvilken form for kvittering du ønsker fra feltet Indstillinger for svar og registrering. Angiv her hvilken form for kvittering du ønsker Introduktion.doc Ver F.M.T. 71

74 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 80 Tilbagekalde en meddelelse Hvis du sender en meddelelsen og pludselig finder ud af, at meddelelsen er forkert, eller den ikke skulle være sendt, kan du tilbagekalde den, hvis følgende betingelser er opfyldt: 1. Modtager skal anvende Microsoft Outlook. 2. Modtager skal være online det vil sige at Outlook skal være aktiv. 3. Meddelelsen må ikke være læst. 4. Modtager skal være logget på samme lokalnet som du selv. Hvis disse betingelser er opfyldt, kan du tilbagekalde en således: Skift til mappen Sendt post fra dit Outlook panel. Åbn den som skal tilbagekaldes. Aktiver menuen Handlinger/Tilbagekald denne meddelelse. Du vil nu se denne dialogboks: F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

75 Post Figur 81 Du har nu mulighed for at slette meddelelsen hvis den ikke er læst, eller at erstatte den med en ny meddelelse. Hvis du vælger at erstatte meddelelsen med en ny meddelelse, vil den originale meddelelse blive vist, hvorefter du kan redigere teksten. Hvis du anmoder om at få en kvittering for om tilbagekaldelsen lykkeds, vil du se denne kvittering i din Indbakke. Ikon for at tilbagekaldensen lykkeds Figur 82 Sende en meddelelse igen Hvis du har sendt en , og den af en eller anden årsag ikke er modtaget, kan du sende den igen. Skift til mappen Sendt post. Åbn den meddelelse som skal sendes igen. Aktiver menuen Handlinger/Send denne meddelelse igen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 73

76 Post Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

77 Adgang til post via Internettet 6. Adgang til post via Internettet Figur 83 Hvis du er koblet på en Exchange Server, kan du høre din administrator (spørg IT-folkene), om du har adgang til din Post, Kalender og offentlige kontaktpersoner via Internettet. Det er muligt at opsætte en Exchange Server, så brugerne kan få adgang til deres post og kalender via Internettet. Denne opkobling kaldes for Outlook Web-access. Hvis du har adgang her til, skal du blot starte din Internet browser typisk Explorer, og indtaste postserverens adresse i adresselinjen. Hvis du eksempelvis er ansat på Rigshospitalet, og hospitalet har en Internet adresse som er og postserveren hedder Mailserver1, skal du typisk indtaste denne adresse i Explorers adresselinje: Du vil efterfølgende se en velkomstside, hvor du skal indtast dit navn og adgangskode her skal du typisk indtaste samme navn og adgangskode, som du logger på med på din arbejdsplads. Det er også muligt at du skal indtaste serverens IP adresse (Internet Protocol), som vist i eksemplet nedenfor: Her er indtastet en IP adresse efterfulgt af Exchangeserverens navn Hvis du opnår adgang til serveren, vil du efterfølgende skulle indtaste dit brugernavn og adgangskode, eksempelvis som vist nedenfor: Introduktion.doc Ver F.M.T. 75

78 Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook Introduktion Figur 84 De funktioner du har adgang til i Outlook via Internettet, er begrænsede i forhold til Outlook XP. Du har imidlertid adgang til din Indbakke, så du kan læse og sende post, din kalender samt de offentlige adressekartoteker som er placeret på serveren. Figur 85 viser Indbakken fra Outlook Web-access. Du anvender værktøjsknapperne oven for Indbakken til at oprette postmeddelelser eller besvare indkomne meddelelser. Figur 85 Klik her for at oprette en ny meddelelse Indbakken F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

79 Adgang til post via Internettet Figur 86 viser kalenderen fra Outlook Web-access. Figur 86 Kalender Figur 87 viser kontaktpersoner fra Outlook Web-access. Figur 87 Mappeoversigt Kontaktpersoner Figur 88 viser mappeoversigten fra Outlook Web-access. Introduktion.doc Ver F.M.T. 77

80 Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook Introduktion Figur 88 Mappeoversigt Figur 89 og Figur 90 viser de indstillinger du kan ændre på i Outlook Web-access. Figur 89 Indstillinger F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

81 Adgang til post via Internettet Figur 90 Log af Når du ønsker at forlade systemet, skal du klikke på Log af som vises i Outlook panelet. Du vil se en meddelelse hvor du anbefales at lukke din Explorer Figur 91 Introduktion.doc Ver F.M.T. 79

82 Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

83 Kalender 7. Kalender Figur 92 Du anvender Kalender værktøjet til at registrere aftaler. Disse aftaler kan vare 5 minutter eller flere dage eller de kan gentages i faste intervaller. Oprette aftaler Skift til Kalender og klik på knappen Ny. Klik her for at oprette en ny aftale Tip! Du kan oprette en aftale ved at taste [Ctrl]+[n]. Du skal blot huske først at klikke på Kalender i Outlook panelet. Indtast en aftalebeskrivelse og definer hvor længe aftalen skal vare. Introduktion.doc Ver F.M.T. 81

84 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 93 Indast emne og angiv varighed Klik på knappen Gem og luk, for at afslutte. Din aftale vises nu i kalenderen. Figur 94 Aftale i kalenderen Oprette tilbagevendende aftaler Tilbagevendende aftaler i Outlook, er aftaler som forløber i faste intervaller, eksempelvis dagligt, ugevis, månedsvis eller årligt F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

85 Kalender Du kan eksempelvis registrere en tilbagevendende aftale, hvis din bil skal til service 1 gang hver 3 måned. Aktiver menuen Handlinger/Ny tilbagevendende aftale. Figur 95 Vælg Handlinger/Ny tilbagevendende aftale Indtast det ønskede interval samt tid og startdato. Figur 96 Angiv hvor ofte aftalen skal forekomme Indtast en beskrivelse for aftalen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 83

86 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 97 Indsæt et emne for aftalen Aftalen vises i din kalender med et gentagelsessymbol. Figur 98 Symbol for tilbagevendende aftale F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

87 Kalender Figur 99 Oprette aftaler for en hel dag Hvis en aftale varer hele dagen, skal du angive det, når du opretter aftalen. Angiv hvis aftalen varer hele dagen Aftalen vises øverst i kalenderen for den pågældende dag. Figur 100 Denne aftale varer hele dagen Du kan få Outlook til at vise en påmindelse på skærmen inden aftalen indtræffer. I Figur 99 er påmindelsen sat til 18 timer. Introduktion.doc Ver F.M.T. 85

88 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 101 Påmindelse til aftale Figur 102 Oprette aftaler for en uge eller mere Hvis en aftale forløber over en uge kan du enten angive start og sluttidspunkt, samt tidsinterval, som vist i Figur 102, eller du kan angive start og slutdato og derefter markere hele dagen, som vist i Figur 103. Angiv start og sluttidspunkt eller F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

89 Kalender Figur 103 angiv hele dagen samt start og slutdato Figur 104 Autodatoer Når du opretter en aftale, kan du få Outlook til automatisk at finde den ønskede dato. Forestil dig at du den 26. maj 2003 ønsker at opretter en aftale, eksempelvis med din revisor. Du er ved at oprette en aftale den Introduktion.doc Ver F.M.T. 87

90 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Du har imidlertid netop fået at vide, at revisoren først kan mødes med dig om 3 uger. Du kan i Outlook indtaste starttidspunkt som Figur uger fra i dag Hvis du indtaster 3 uger fra i dag Outlook vil automatisk sætte starttidspunktet for aftalen til den 9. juni Figur 106 Outlook beregner selv hvornår de tre uger er passeret F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

91 Kalender Figur 107 Ændre eksisterende aftaler Du kan ændre en aftale på 2 måder: 1. Dobbeltklik på aftalen. 2. Klik én gang på aftalen og aktiver menuen Filer/Åbn/Markerede emner som vist i Figur 107. Marke aftalen og vælg menuen Filer/Åbn/Markerede emner Indtast derefter dine korrektioner. Indkalde andre til en aftale Du kan oprette aftaler hvor du indkalder andre til aftalen/mødet. Opret en almindelig aftale uden at lukke den. Introduktion.doc Ver F.M.T. 89

92 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 108 Opret en almindelig aftale uden at lukke den Klik på knappen Inviter deltagere. Figur 109 Klik på Inviter deltagere Klik på knappen Til for at udvælge deltagerne F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

93 Kalender Figur 110 Klik på Til for at udvælge deltagerne Udvælg de ønskede deltagere fra adressekartoteket. Figur 111 Udvælg de ønskede deltagere Afslut dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer med OK knappen. Klik derefter på knappen Send, for at sende invitationen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 91

94 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 112 Afslut ved at klikke på Send Aftalen vil nu blive vist i afsenders kalender. Figur 113 Invitationen vises omgående i afsenders kalender Hos modtagerne vises der nu en invitation i deres Indbakke F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

95 Kalender Sådan accepteres en mødeindkaldelse Figur 114 Invitation tilo møde i modtagers Indbakke Modtagerne skal åbne postmeddelelsen, og vælge om de vil acceptere eller afslå mødeindkaldelsen. Figur 115 Klik på knappen Accepter for at acceptere mødeindkaldelsen Deltageren får nu mulighed for at sende et standard svar, eller at tilpasse svaret. Introduktion.doc Ver F.M.T. 93

96 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 116 Accepter Send svaret nu På dette tidspunkt vil aftalen blive indsat i deltagerens kalender. Figur 117 Hos afsender vil der nu indgå en postmeddelelse, at deltageren har accepteret mødet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

97 Kalender Figur 118 Denne deltager har accepteret mødet Mødedeltagere er forhindret i mødet Hvis du ønsker at invitere andre og de er optaget, kan du vælge at Outlook automatisk skal find et passende tidspunkt. Åbn eller opret aftalen. Klik på fanen Tidsplan. Figur 119 Klik på Tidsplan Marker alternativknappen Vis deltagernes tidsplaner. Introduktion.doc Ver F.M.T. 95

98 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 120 Klik på tilføj andre Vælg Tilføj fra Adressekartotek. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

99 Kalender Figur 122 Luk dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer med OK knappen. Du ser nu dette billede: Figur 123 Denne bjælke viser mødetidspunktet Hvis deltagerne er optaget på mødetidspunktet, vil dialogboksen Møde vise dette billede: Introduktion.doc Ver F.M.T. 97

100 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 124 Blå bjælker betyder at deltageren er optaget Du klikker på knappen Næste Autotidspunkt, for at få Outlook til at finde et passende tidspunkt. Figur 125 Få Outlook til at finde tidspunktet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

101 Kalender Figur 126 Angive tidspunkt som ledig, optaget m.m. Når du opretter en aftale, kan du bestemme hvorledes aftalen skal opfattes, dersom andre prøver at invitere dig til et møde. Du har mulighed for at vælge: Ledig Foreløbig Optaget Ikke til stede Opret den ønskede aftale. Højreklik med musen på den pågældende aftale og vælg hvorledes du ønsker at være disponibel. Introduktion.doc Ver F.M.T. 99

102 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 127 Angiv her hvorledes aftalen skal opfattes af andre Rediger arbejdsdagens længde Hvis du vil ændre arbejdsdagens længde skal du aktivere menuen Funktioner/Indstillinger F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

103 Kalender Figur 128 Klik her Klik på knappen Kalenderindstillinger. Introduktion.doc Ver F.M.T. 101

104 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 129 Angiv arbejdsdagens længde F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

105 Gruppe tidsplaner 8. Gruppe tidsplaner Figur 130 Du kan i Outlook XP oprette en gruppetidsplan. En gruppetidsplan er eksempelvis en tidsplan for de ansatte i din afdeling. Du opretter en gruppetidsplan fra menuen Handlinger/Vis tidsplaner for gruppe. Figur 131 Klik på knappen Ny for at oprette en tidsplan for en gruppe. Når du klikker på OK knappen ser du dette billede: Introduktion.doc Ver F.M.T. 103

106 Gruppe tidsplaner Microsoft Outlook Introduktion Figur 132 Klik på knappen Tilføj andre. Figur 133 Vælg om deltagerne skal tilføjes fra en offentlig mappe (mapper placeret på Serveren) eller fra adressekartoteket. I Figur 134 er der valgt adressekartotek F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

107 Gruppe tidsplaner Figur 134 Du kan fra knappen Indstillinger vælge hvilke oplysninger du vil se for gruppen. Figur 135 Indstillinger Når du gemmer og lukker vinduet, føres du tilbage til Outlook. Du kan nu åbne gruppens tidsplan fra menuen Handlinger. Introduktion.doc Ver F.M.T. 105

108 Gruppe tidsplaner Microsoft Outlook Introduktion Figur 136 Da gruppens medlemmer får opdateret deres postkasser og kalendere via Serveren, vil du se de aktuelle aftaler for hvert gruppemedlem. Figur 137 Du kan ved hjælp af knappen Arranger mødet vælge forskellige indstillinger F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

109 Gruppe tidsplaner Figur 138 Arranger mødet Introduktion.doc Ver F.M.T. 107

110 Gruppe tidsplaner Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

111 Give andre tilladelse til at åbne ens kalender 9. Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Figur 139 Hvis din kalender gemmes på en Exchange server, kan du give andre tilladelse til at åbne den, så de kan se dine aftaler. Marker din kalender i Outlook panelet. Højreklik på kalenderen og vælg menuen Egenskaber. Som standard har ingen bruger ret til at åbne din kalender. Du kan ændre tilladelsesniveauet for Standard, så alle har lov til at åbne din kalender. Klik på Tilføj for at give en eller flere brugere lov til at åbne din kalender Hvis det skal være udvalgte personer som skal have lov til at åbne din kalender, skal du klikke på knappen Tilføj, og vælge de brugere der har lov til at åbne din kalender. Introduktion.doc Ver F.M.T. 109

112 Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 140 Du kan efterfølgende angive hvilket tilladelsesniveau den udvalgte bruger har F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5