Microsoft Dynamics C5 Version Applikation II

Transkript

1 Microsoft Dynamics C5 Version 2012 Applikation II Copyright 2011 Microsoft. C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Der tages forbehold for tryk- og stavefejl. Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Danmark Tlf.: ,

2 Indholdsfortegnelse Indledning Dimensioner Oprettelse og tilknytning af afdelinger, bærer og formål Opsætning vedr. dimensioner i kontoplanen Parametre vedr. dimensioner Dimensionsbalancer Huskeliste: Dimensioner Opgaver: Dimensioner Fordelingskonti Fordelingskonti Parametre vedr. fordeling Huskeliste: Fordelingskonti Huskeliste: Fordelingskonti med dimensioner Opgaver: Fordeling Valutastyring Fordele ved valutastyring i C Valutakartoteket Parametre vedr. valuta Valutastyring i Finansmodulet Kursregulering Præsentationsvaluta Huskeliste: Valutastyring Opgaver: Valutastyring Rykkerskrivelser Rykkerbreve Procedure ved udskrivning af rykkerbreve Huskeliste: Rykkerskrivelser Opgaver: Rykkerskrivelser Rentenotaer Procedure ved beregning af renter og udskrivning af rentenotaer Huskeliste: Rentenotaer Opgaver: Rentenotaer

3 6. Standard aktionslister Standard Aktionslister Lokale aktionslister Huskeliste: Standard aktionslister Opgaver: Standard aktionslister Kørsler og aktionslister Formålet med kørsler og aktionslister Kørselstyper Opsætning og afvikling af kørsler Oprettelse af nye aktioner Værktøj til at undersøge proces og elementnavne Huskeliste: Kørsler og aktionslister Opgaver: Kørsler og aktionslister Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger Elektronisk udveksling af betalingsinformationer Forudsætning for udlæsning af kreditorbetalinger Forudsætning for indlæsning af debitor indbetalinger Huskeliste: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger Opgaver: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger Opsætning af Ordre- og Indkøbsmodulerne Grupper Tekster Parametre vedrørende ordrer Parametre vedrørende Indkøb Huskeliste: Tilpasning af Ordre- og Indkøbsmodulerne Opgaver: Tilpasning af Ordre- og Indkøbsmodulerne Ordrekartotek og ordrearkiv Oprettelse af ordre fra Debitormodulet Oprettelse af ordre fra Ordrekartoteket Arbejdsgangen i forbindelse med ordrer Ordrearkiv Huskeliste: Ordrekartotek og ordrearkiv Opgaver: Ordrekartotek og ordrearkiv Indkøbskartotek og indkøbsarkiv

4 Oprettelse af indkøb fra Kreditormodulet Oprettelse af indkøb fra Indkøbskartoteket Oprettelse af indkøb fra Ordrekartoteket Arbejdsgangen i forbindelse med Indkøb Indkøbsarkiv Huskeliste: Indkøbskartotek og indkøbsarkiv Opgaver: Indkøbskartotek og indkøbsarkiv Mængdemæssig styring af indkøb Beholdningsstatus på indkøb Ændring af beholdningsstatus på indkøb Skematisk oversigt over beholdningsstatus og effekten heraf Antalsstyring ved varemodtagelse Antalsstyring ved købsfakturering Huskeliste: Mængdemæssig styring af indkøb Opgaver: Mængdemæssig styring af indkøb Mængdemæssig styring af ordrer Beholdningsstatus på ordrer Ændring af beholdningsstatus på ordrer Skematisk oversigt over beholdningsstatus og effekten heraf Antalsstyring i forbindelse med varelevering Antalsstyring i forbindelse med fakturering Huskeliste: Mængdemæssig styring af ordrer Opgaver: Mængdemæssig styring af ordrer Ordre- og Indkøbskladder Tilføjelse af ordre- og indkøbslinjer Oprettelse af ordrer og indkøb via kladderne Funktioner i Ordre- og indkøbskladder Huskeliste: Ordre- og indkøbskladder Opgaver: Ordre- og indkøbskladder Periodiske kørsler i Ordre og Indkøb Efterberegning af totaler Sortering af linjer Komprimering af linjer Kopiering af linjer

5 Prisopdatering af linjer Fjernelse af nedlagte ordrer/indkøb Huskeliste: Periodiske kørsler i Ordre og Indkøb Opgaver: Periodiske kørsler i Ordre og Indkøb Masseopdatering og masseudskrifter Masseudskrifter Masseopdatering Fordele ved masseopdatering og masseudskrifter Huskeliste: Masseopdatering og masseudskrifter Opgaver: Masseopdatering og masseudskrifter Rabatstyring Generelt om rabatstyring Opsætning af rabataftaler Kæderabat Prioritering af rabatter Rabat og valuta Opsætning af rabataftaler via Debitor- og Kreditorkartotekerne Kombinerede rabatter (mængderabatter) Huskeliste: Rabatstyring Opgaver: Rabatstyring Opsætning Lagermodulet Varegrupper Enhedsbetegnelser Prisgrupper Parametre Huskeliste: Opsætning Lagermodulet Opgaver: Opsætning Lagermodulet Lagerkladder Oprettelse/vedligeholdelse af lagerkladder Arbejdsgangen i lagerkladder Parametre vedrørende lagerkladder Bogføring i lagerkladder Opgaver: Lagerkladder Styklister og samlelister

6 Styklister Samlelister Parametre vedrørende styk- og samlelister Huskeliste: Styklister og samlelister Opgaver: Styklister og samlelister Varesporing Køb og salg af vare med varesporing Udskrivning af varespor Opgaver: Varesporing Prisændrings- og efterberegningskørsler Efterberegning Prisændring Huskeliste: Prisændrings- og efterberegningskørsler Opgaver: Prisændrings- og efterberegningskørsler Fordeling af hjemtagelsesomkostninger mv Omkostningskoder Fordeling af hjemtagelsesomkostninger Huskeliste: Fordeling af hjemtagelsesomkostninger mv Opgaver: Fordeling af hjemtagelsesomkostninger mv Lagerreguleringskørsler og lagerafmærkning Automatisk lagerregulering Lagerafmærkning Åbenpostredigering Værdiregulering af åbne tilgange Huskeliste: Lagerreguleringskørsler og lagerafmærkning Opgaver: Lagerreguleringskørsler og lagerafmærkning Behovsberegning Generelt om behovsberegning Disponeringsparametre Behovsberegning Overfør forslag til Indkøb Huskeliste: Behovsberegning Opgaver: Behovsberegning Budgetberegning

7 Standardfelter Opsætning Budgetberegningskladden Huskeliste: Budgetberegning Opgaver: Budgetberegning Salgsbudgettering Opsætning Standardværdier Salgsbudgetteringskladden Huskeliste: Salgsbudgettering Opgaver Lånebudgettering Huskeliste: Lånebudgettering Opgaver: Lånebudgettering Rentebudgettering Udarbejdelse af rentebudgetter Huskeliste: Rentebudgettering Opgaver: Rentebudgettering Appendix - Provisionsberegning Huskeliste: Provisionsberegning Opgaver: Provisionsberegning Appendix - Afgiftshåndtering Sammenhæng mellem ordrer og afgiftslinjer Hvordan bliver afgiften beregnet? Hvem skal afholde afgiften? Afgiftsgrupper og -koder Afgiftslinjer Styk- og samlelister med afgifter Afgiftsposteringer Huskeliste: Afgiftshåndtering Opgaver: Afgiftshåndtering Appendix Genvejstaster Værktøjslinjen Generelle genvejstaster

8 Navigation i C Vedligeholdelse af stamdata Søgning og filtrering af poster Øvrige genvejstaster

9 Indledning Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Applikation II. Kurset er berammet til 3 dage. Kursusmaterialet er udarbejdet til version Kommentarer og rettelser til materialet modtages gerne, så vi løbende kan forbedre det. Målgruppe Kurset henvender sig til konsulenter, der skal arbejde med rådgivning, tilpasning og/eller udvikling af programmet. Forudsætninger Det forudsættes at kursisterne har deltaget på kurset Applikation I eller har tilsvarende viden. Formål Kurset bygger videre på kurset C5 Applikation I. Udover de mere avancerede funktioner i grundmodulerne behandles modulerne Ordre og Indkøb. Deltagere skal kunne: Benytte de mere avancerede faciliteter i Finans-, Debitor-, og Kreditor- og Lagerkartotekerne Oprette afdelingsregnskaber og fordelingskonti Opsætte valutahåndtering Oprette ordrer, indkøb, styk- og samlelister Benytte periodiske kørsler i Lager, Ordre og Indkøb Foretage Opsætning af Lager, Ordre og Indkøb Og kende til: Muligheder i Ordre- og Indkøbsarkiverne Opsætning og kørsel af aktionslister Provisions- og behovsberegning Kreditorbetalinger Beskrivelse af materialet Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller funktion i C5. Det skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus. Til hver lektion findes en Huskeliste, der giver et hurtigt overblik over fremgangsmåden og de taster, der bruges til at udføre funktionen. Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden. Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig til den datafil, der undervises i. 9

10 1. Dimensioner Formål Formålet med lektionen er, at lære deltagerne om opsætning og brug af dimensioner. Emner Efter denne lektion, skal deltagerne kunne: Oprette dimensioner afdeling, bærer og formål Tilknytte dimensioner til konti Og kende til: Hvordan man bogfører med dimensionsangivelse Afdelingsregnskab For at skabe en dimension mere i finanskontoplanen ud over kontonummer, kan der i C5 oprettes afdelinger. Denne kode skal købes separat (Dimensioner). Hvis man ikke ønsker at angive afdeling for alle posteringer er dette muligt. Kontonummer Afdeling 1 Afdeling 2 Afdeling 3 Fordelen ved at benytte afdelinger er bl.a.: Der kan udskrives afdelingsopdelte balancer, således at virksomheden altid har overblik over indtægter, udgifter og overskud pr. afdeling. Der kan budgetters indtægter og udgifter pr. afdeling. Man kan til enhver tid søge oplysninger om posteringer på en bestemt afdeling, dvs. de fleste udskrifter kan afgrænses og/eller sorteres på afdeling. Bærer og Formål Til rapportering og styring på forskellige segmenter kan der foruden afdelinger anvendes Bærer og Formål som dimensioner. De oprettes under Generelt/Kartotek/Dimensioner/Bærer og Generelt/Kartotek/Dimensioner/Formål. 10

11 Oprettelse og tilknytning af afdelinger, bærer og formål Oprettelse Da dimensioner er generelle for hele virksomheden, finder man kartoteket til at vedligeholde afdelinger, bærer og formål via Generelt/Kartotek/Dimensioner. Dimensioner oprettes ligesom alle andre kartoteksposter ved at trykke F2 eller bruge Tilføj postknappen. For f.eks. at oprette en afdeling kræves blot, at man angiver en kode for afdelingen, samt en betegnelse. Denne kode kan fremover tilknyttes posteringer i C5. Koden, forkortelsen, for dimensioner (afdelinger, bærer og formål) kan være alfanumerisk, det vil sige, at man både kan bruge tal og bogstaver i koden. Jo mere sigende koden er, desto nemmere er det at overskue dimensionsregnskabet i C5, da det oftere er koden, man ser på skærmen end betegnelsen for dimensionen. Tilknytning På hver enkel finanskonto i C5 kan man angive en eller flere dimensioner. Denne dimensionsangivelse vil fremover blive brugt som forslag til, hvilken dimension en postering på den givne konto skal tilknyttes. Koden tilknyttes hver enkelt konto på Opsætning-fanen i kontoplanen. Opsætning vedr. dimensioner i kontoplanen C5 kan sættes op på forskellige måder, alt efter hvorledes man ønsker at benytte faciliteten dimensioner På hver enkelt finanskonto kan man angive, om det skal være tvunget at bruge afdeling, bærer og/eller formål ved postering på kontoen eller ej. Dette angives i Tvungen-feltet, i Finans/kartotek/Kontoplan på Opsætning-fanen. Hvis man siger ja/sætter kryds, vil man ikke kunne postere på kontoen uden at angive dimensionen. Når man foretager en postering på en konto med tvungen dimension, behøver man ikke nødvendigvis at angive den kode, der er angivet som forslag i feltet i Finans/Kartotek/Kontoplan på Opsætningfanen. Det der angives i dette felt, er kun et forslag til hvilken dimension, der som standard skal benyttes på kontoen. Parametre vedr. dimensioner Under Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring findes der parametre der vedrører dimensioner. Tvungen afdelingsbalance Hvis parameteren er sat til ja, vil afdelingskoden blive hentet fra Debitor/kreditorkartoteket ved opdatering af ordrer/indkøb/projekter. På de tilhørende linjer (gælder også for kladder) vil feltet Afdeling være skjult, mens dimensioner hentes fra kartotekerne Ordre/Indkøb/Projekt og derved sikres afdelingsbalance. Ved opdatering af dimensioner af igangværende ordre, ordrelinjer, indkøb, indkøbslinjer, projekter og projektlinjer fra Generelt/Kartotek/Dimensioner/Opdater dimensioner, vil dimensioner fra Debitorkartotek/Kreditorkartotek bliver overført til Ordre-/indkøbs- og Projektkartotek og videre til linjer. Såfremt Kartotekerne ikke har angivet en afdeling kommer der ingen afdeling med over. Hvis kartotekerne ikke har bærer og/eller formål vil disse hentes fra lagerkartotek, såfremt varerne er oprettet med dimensioner. 11

12 Hvis parameteren er sat til nej, vil Ordre-/indkøbs- og Projektkartoteker bruge dimensioner fra Debitor-/kreditorkartotek. Journal, Statusposter i Finans samt Debitor/kreditor posteringer vil hente dimensioner fra Ordre- og Indkøbskartotekerne. Lagerposteringer og driftsposter i Finans vil hente fra ordre-/indkøbslinjer. Ved opdatering af dimensioner af igangværende ordre, ordrelinjer, indkøb, indkøbslinjer, projekter og projektlinjer fra Generelt/Kartotek/Dimensioner/Opdater dimensioner, vil dimensioner fra Debitorkartotek/Kreditorkartotek bliver overført til Ordre-/indkøbs- og Projektkartotek og videre til linjer. Hvis kartotekerne ikke har dimensioner vil disse hentes fra lagerkartotek, såfremt varerne er oprettet med dimensioner. Dimensionsbalancer Når du har bogført med dimensionsangivelse, kan du udskrive balancer fordelt pr. dimension. Hvorvidt der er tale om én eller flere dimensioner, har ikke nogen betydning. Du finder dimensionsopdelte balancer via Finans/Rapporter/Balancer/Dimensionsbalance. Felterne er stort set de samme som under balancer uden afdelinger. Der er dog yderligere felter. Felt Afdeling Bærer Formål Spec Beskrivelse Felterne benyttes til afgrænsning af dimensioner. Vil man have balancen udskrevet for samtlige dimensioner, er det ikke nødvendigt at udfylde felterne. Vil man have udskrevet alt. Både det der er bogført med og uden dimensionsangivelse, skal man lade Fra-feltet være tomt og udfylde Til-feltet med koden på den sidste dimension. Her er der tre valgmuligheder: Blank: Post: Balance: Her udskrives én balance med det totale beløb for de afgrænsede afdelinger, bærere og formål. Vælges post vil balancen blive opdelt i dimensioner pr. post, dvs. pr. konto. For hver konto kommer en total, samt en opsplitning af hvorledes totalen er opdelt på dimensioner. Her bliver balancerne udskrevet pr. dimension. Dvs. en balance for hver dimension. Resten af felterne er de samme, som under balancer uden dimensioner Det er også de samme balancer, man kan hente via Hent-knappen. Derudover kan du også afgrænse på dimensioner på de fleste rapporter i C5. Dette gøres ved at indsætte Afdeling, Bærer og/eller formål-feltet som afgrænsningsfelt vha. F2. NB! Hvis man ønsker at udskrive en kontospecifikation via Finans/Rapporter/Periodisk/Kontospecifikation, skal der afgrænses ud for Afdeling, Bærer og/eller Formål ellers vil posteringer med dimensionsangivelse ikke blive udskrevet. 12

13 Huskeliste: Dimensioner Funktion Fremgangsmåde Tast Opret afdeling Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Afdeling. Opret bærer Opret formål Tilknyt afdeling, bærer eller formål til finanskonto Tilknyt afdeling, bærer eller formål til debitor eller kreditor Tilknyt afdeling, bærer eller formål til en vare Udskriv dimensionsbalance Parametre Opret vha. F2 eller ved at gå til en tom linje. Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Bærer. Opret vha. F2 eller ved at gå til en tom linje. Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Formål. Opret vha. F2 eller ved at gå til en tom linje. Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan og fanen Opsætning. For hver enkelt konto kan angives: Afdeling: Hvilken afdeling skal foreslås i kassekladden ved postering på kontoen. Tvungen afd: Skal der angives afdeling ved postering på kontoen. Tilsvarende kan vælges vedr. bærer og formål. Vælg Debitor/Kartotek/Debitor eller Kreditor/Kartotek/Kreditor og Opsætning-fanerne. I Afdeling-feltet, angives hvilken afdeling posteringer skal tilknyttes. På samme måde benyttes felterne Bærer og Formål. Vælg Lager/Kartotek/Lager og Opsætning-fanen. Angiv i Afdeling-feltet hvilken afdeling posteringer foretaget i lagerkladden skal tilknyttes ved postering på varen. På samme måde benyttes felterne Bærer og Formål. Vælg Finans/Rapporter/Balancer/Dimensionsbalance. Foretag yderligere tilpasning af balancen med hensyn til: Afgrænsning af konti Afgrænsning af kolonner Angiv datointervaller Vælg budgetlag (vælg evt. flere budgetlag) Afgræns afdelinger Vælg Post eller Balance i Spec-feltet. Vælg Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring og vælg ja/nej til parameteren Tvungen afdelingsbalance F2 F2 F2 ALT+F8 ALT+H MELLEMRUM ALT+F8 ALT+H ALT+F8 ALT+H ALT+H SPACE 13

14 Opgaver: Dimensioner Opgave 1: Opret afdeling Opret nedenstående afdeling: Kode UDV Afdeling Udviklingsafdelingen Opgave 2: Tilføj afdeling på finanskonti Følgende konti skal i kontoplanen tilknyttes Administrationsafdelingen: 5010 Kontorartikler 5050 Telefon (F) Følgende konti skal i kontoplanen tilknyttes Udviklingsafdelingen: 2520 Ekstern udvikling Opgave 3: Bogføring af finansbilag med afdelingsangivelse Der skal bogføres et bilag på køb af div. kontorartikler dags dato til en værdi af 5000,- kr. Bogfør dette bilag via kassekladden og brug kontoen for kontorartikler og kassen. Kan man herefter se i posteringsoversigten på konto 5010, at der er bogført med afdelingsangivelse? Opgave 4: Bogføring af købsfaktura med afdelingsangivelse Vi har modtaget en indkøbsfaktura for udviklingsarbejde fra vores leverandør Forum System. Bogfør dette indkøb på kr. + moms via Kreditor/Dagligt. Brug finanskonto 2520 på linjen, der bogføres uden varenummer. Posten skal tilknyttes udviklingsafdelingen, hvorfor denne afdeling angives på indkøbslinjen. Fakturaen har nummer og er dateret dags dato. Opgave 5: Udskriv dimensionsbalancer Udskriv en dimensionsbalance som indeholder en samlet balance, hvor beløbene er udspecificeret pr. post pr. afdeling for indeværende regnskabsår. 14

15 2. Fordelingskonti Formål Formålet med lektionen er, at lære deltagerne om opsætning og brug af fordelingskonti. Emner Efter denne lektion, skal deltagerne kunne: Oprette fordelingskonti. Og kende til: Hvordan man fordeler posteringer Fordelingskonti Der er nogle tilfælde, hvor man gerne vil fordele posteringer til to eller flere konti, f.eks. ved bogføring af omkostninger såsom husleje og varme, som deles blandt afdelinger. Dvs. at et kontonummer skal sættes op på en måde, så et beløb der posteres, vil blive fordelt til andre konti, ud fra et bestemt beløb eller en procentsats. Fordeling af beløb eller procentdel. Fordelingsmetode Værdi Posteringsbeløb Beløb der fordeles videre Beløb ,- 50,- Procent ,- 500,- Eksempel på fordeling af husleje En virksomhed ønsker at fordele en udgift til husleje mellem henholdsvis ejeren af virksomheden og virksomheden selv. Dette skal gøres fordi, en del af ejendommen huser virksomheden og den anden del bruges som beboelse af ejeren personligt. Fordelingen af ejendommen er opgjort til 50/50. Bogholderen opretter derfor 3 konti i kontoplanen: Konto 100 Husleje Konto 200 Virksomhedens husleje andel Konto 300 Ejerens husleje andel Derefter laves der fordeling på konto 100, således at denne sender 50 % videre til konto 200 og 50 % videre til konto

16 Konto 100 Husleje 50 % 50 % Konto 200 Virksomhedens andel Konto 300 Ejerens andel Når huslejeopkrævningen skal bogføres gøres dette på konto 100 og f.eks. banken. Konto 100 fordeler så automatisk 50 % videre til konto 200 og 300, jvf. opsætningen af fordelingen, således at saldoen på konto 100 forbliver 0. Valgfrit antal niveauer Fordeling kan foretages i et ubegrænset antal led nedefter. Hvis vi skal holde os til ovenstående eksempel, så kunne man f.eks. lade virksomhedens andel blive fordelt til andre konti fra konto 200. Fordeling og moms Hvis der er moms med i samtlige posteringer, som er en del af fordelingen, er der ingen problemer i C5. Har man derimod en fordeling, hvor der skal løftes moms af nogle af beløbene, men ikke af andre, skal man derimod passe på. Hvis vi ser på ovenstående eksempel, vil der med en momskode på konto 100 blive løftet moms af det fulde beløb før fordeling. Det vil sige, at det er beløbet uden moms, der fordeles videre med 50 % til konto 200 og 50 % til konto 300. Hvis det kun er virksomhedens andel der skal betales moms af, er det nødvendigt at gøre som beskrevet nedenfor. Bemærk! Er det ikke alle posteringer, der skal løftes moms af, må man ikke angive momskode på kontoen øverst i fordelingshierarkiet. Hvad man derimod skal gøre, er manuelt at fordele momsen videre til momskontoen. Eksempel på manuel fordeling af momsen Nedenfor ses et eksempel på manuel fordeling af momsen til momskontoen. Der tages udgangspunkt i forrige eksempel: Konto 100: 50 % viderefordeles til konto % viderefordeles til konto 300 Konto 200: 20 % viderefordels til momskontoen Man kunne også angive en momskode på konto 100 og så blot gøre følgende: Konto 100: 50 % viderefordeles til konto % viderefordeles til konto 300 Konto 300: -25 % viderefordeles fra momskontoen 16

17 Fordeling til afdelinger Man kan vælge at lade en postering blive viderefordelt til en bestemt afdeling. Ydermere kan man angive, at det udelukkende er, hvis der bliver posteret på en bestemt afdeling, at der skal fordeles. Postering med eller uden afdelingsangivelse? Fordeles fra afd. Til afd. Sker der en fordeling? Nej angivet: Afd. 1 2 Nej Nej ikke angivet 2 Ja Ja: Afdeling 1 angivet: Afd. 1 2 Ja Ja: Afdeling 1 ikke angivet 2 Nej Ja: Afdeling 1 angivet: Afd. 2 1 Nej Fra og til fordelingskontoen må ikke være den samme Til tider ønsker man, at lade posteringer på en konto fordele videre til samme konto, blot med afdelingsangivelse. Eksempelvis således: Der posteres på konto 3010 Annoncer uden afdelingsangivelse. På konto 3010 Annoncer ønskes en viderefordeling til konto 3010/Administrationsafdelingen og konto 3010/Produktionsafdelingen. Dette kan ikke lade sig gøre. C5 vil ikke tillade, at der fordeles til kontoen selv hverken med eller uden afdelingsangivelse. Løsningen er, at oprette en ekstra konto, f.eks Annonceomk. til fordeling, hvorfra man så kan fordele videre til konto 3010 med afdelingsangivelser. På tilsvarende vis kan der oprettes fordeling til dimensionerne Bærer og Formål. Parametre vedr. fordeling I C5 er der en parameter der bestemmer, om programmet skal benytte fordeling eller ej. Hvis man vil benytte fordeling, skal man sætte et kryds/sige Ja til parameteren Brug fordelingskonti via Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring. Når man installerer C5, står denne parameter som standard til Nej, det vil sige, at selv om man opretter fordelingsprocedurer, vil der ikke blive foretaget fordelinger. 17

18 Huskeliste: Fordelingskonti Funktion Fremgangsmåde Tast Opret fordelingskonto Åben Finans/Kartotek/Kontoplan og vælg den konto der skal fordeles fra. Vælg Fordeling-knappen. Udfyld Fordelingskonti-felterne i skærmbilledet: Konto: Hvilken konto skal der fordeles videre til. Fordeling: Procentdel eller fast beløb. Værdi: Angiv hvilken procentdel eller hvilket beløb der skal viderefordeles. Bemærkning: Angiv gerne en forklarende tekst til, hvorfor der fordeles til en anden konto, så andre brugere af systemet kan gennemskue fordelingsproceduren. Skal der fordeles videre til flere konti, så skift til næste linje. Når du er færdig med fordeling i dette niveau godkendes. ALT+F ALT+H MELLEMRUM F8 F3 Parameter vedr. fordeling HUSK: Skal du fordele til næste niveau, skal du forlade fordeling og finde frem til den konto i fordelingen, der skal fordeles fra i næste niveau. For at overhovedet at kunne fordele, skal bogføringsparameteren Brug fordelingskonti være sat til Ja. MELLEMRUM 18

19 Huskeliste: Fordelingskonti med dimensioner Funktion Fremgangsmåde Tast Opret fordelings-konto med afdeling Åben Finans/Kartotek/Kontoplan og vælg den konto der skal fordeles fra. Vælg Fordeling-funktionsknappen. Udfyld Fordelingskonti-felterne i skærmbilledet: Fra: Hvis det kun er posteringer bogført med en bestemt afdeling, der skal viderefordeles, angiver man denne afdeling her. Er det kun posteringer uden afdelingsangivelse, der skal viderefordeles, skal dette felt være tomt osv. Konto: Hvilken konto skal der fordeles videre til. Afdeling: Skal postering fordeles videre til en bestemt afdeling, så angives denne afdeling her. Fordeling: Procentdel eller fast beløb. Værdi: Angiv hvilken procentdel eller hvilket beløb der skal viderefordeles. Bemærkning: Angiv gerne en forklarende tekst til, hvorfor der fordeles til en anden konto, så andre brugere af systemet kan gennemskue fordelingsproceduren. Skal der fordeles videre til flere konti, så skift til næste linje. Når du er færdig med fordeling i dette niveau godkendes. HUSK: Skal du fordele til næste niveau, skal du forlade fordeling og finde frem til den konto i fordelingen, der skal fordeles fra i næste niveau. ALT+F ALT+H ALT+H ALT+H MELLEMRUM F3 19

20 Opgaver: Fordeling Opgave 1: Opret konti Opret følgende finanskonti. Undlad at tilknytte en momskode til kontoen: 4009: Varme til fordeling (drift) Opgave 2: Opret fordeling Opret følgende fordelingsprocedurer: Fra konto Til konto Sats 4009 Varme til fordeling 4010 Varmeafregning 60 % 4009 Varme til fordeling Varme privat andel 40 % Fra konto Til konto Sats 4010 Varmeafregning Indgående moms 20 % Tjek desuden at bogføringsparameteren Brug fordelingskonti er markeret. Opgave 3: Bogfør på fordelingskonto Indtast følgende bilag i en kassekladde. Brug konto 4009 Varme til fordeling og banken. NB! Bilaget skal bogføres uden at angive en momskode på posteringen, da fordelingen ellers bliver forkert. Demofirma ApS Bregnerødvej Birkerød Betegnelse Midtkraft A/S. Dags dato Faktura: Beløb Fjernvarmeforbrug for 1. kvartal 8.000,00 Varebeløb Moms Fakturabeløb 8.000,00 25 % ,00 Opgave 4: Undersøg om fordeling er sket korrekt Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan og kontrollér at varmeregningen er blevet posteret og viderefordelt korrekt til de rigtige konti. Tip: Dette gøres vha. Posteringer-knappen og derefter Transaktion-knappen. Opgave 5: Ekstra opgave - Opret fordeling med afdeling Virksomheden ønsker at huslejeomkostningerne automatisk skal fordeles ud på de enkelte afdelinger i forbindelse med at huslejen bogføres. 20

21 Opret finanskonto 4029: Husleje til fordeling (drift). Moms = Køb Opret følgende fordelingsprocedurer: Fra konto Til konto Afdeling Sats 4029 Husleje til fordeling 4030 Husleje Adm 10 % 4029 Husleje til fordeling 4030 Husleje Indk 5 % 4029 Husleje til fordeling 4030 Husleje Prod 50 % 4029 Husleje til fordeling 4030 Husleje Salg 15 % 4029 Husleje til fordeling 4030 Husleje Udv 20 % Indtast og bogfør en huslejeregning dateret dags dato på kr. inkl. moms i en kassekladde. Benyt konto 4029 og banken. Kontrollér om fordelingen er foretaget. 21

22 3. Valutastyring Formål: Formålet med denne lektion er, at give et overblik over, hvilke fordele der er ved brug af valutastyring i C5, samt hvordan den mest nødvendige opsætning af valuta foretages. Emner Efter denne lektion skal kursisten: Vide hvorledes man opretter og vedligeholder valutaer i C5 Vide hvorledes man vælger præsentationsvaluta Og kende til: Standard og sekundære valutaer Hvordan der bogføres i fremmed valuta Fordelene ved valutastyring i C5. Fordele ved valutastyring i C5 I C5 kan man operere med flere forskellige valutaer. NB! I versioner før C5 vers. 4.0 kræver dette tilkøb af licenskoden Valuta. Fordelene ved at bruge valutastyring i C5 er i store træk disse: Du kan foretage automatisk kursregulering af udvalgte konti. Du kan rapportere i valgfri valuta ved hjælp af funktionaliteten Præsentations-valuta. Du kan registrere købs og salgsfakturaer i fremmed valuta. Hvis kostpriser og/eller salgspriser er angivet i en anden valuta end valutaen på debitoren/kreditoren, sørger C5 selv for at omregne priserne ud fra valutakurserne angivet i programmet. I forbindelse med registrering af betalinger fra/til debitorer/kreditorer, kan C5 selv holde styr på eventuelle kursdifferencer, hvis man benytter sig af åben post udligning. I posteringsjournalerne i modulerne Finans, Debitor og Kreditor opdateres felter med beløb i fremmed valuta, standardvaluta og evt. kursdifference. Opdatering af kurser fra Danmarks Nationalbank Valutakartoteket Man opretter de valutaer man vil arbejde med i Valutakartoteket, der findes via Generelt/Kartotek/Valuta. Det er også her, at kurserne for hver valuta vedligeholdes. Valutakoder I den øverste del af skærmbilledet oprettes de valutaer, virksomheden ønsker at anvende med en kode (forkortelse) for valutaen. Det anbefales at benytte de internationale forkortelser (DKK = danske kroner, EUR = euro, USD = amerikanske dollars osv.), idet der i givet fald er mulighed for at hente valutakurserne elektronisk fra Nationalbankens hjemmeside. 22

23 For at gøre udskrifter og posteringslister mere overskuelige, er der mulighed for at angive et Prefix eller et Postfix til de enkelte valutaer. Disse betegnelser betyder, at C5 kan angive en lede tekst lige foran beløb (prefix) eller lige efter beløb (postfix) når der benyttes præsentationsvaluta. Læs mere herom senere i denne lektion. Felterne 1, 10, 100 osv. benyttes til at angive, hvorledes beløb skal afrundes på fakturaer i den enkelte valuta. F.eks. kan du i 10-feltet ud for DKK angive 0,25. Dette vil bevirke at fakturasaldi mellem 1,00 og 9,99 DKK afrundes til hele 25-ører. I 100-feltet kan man angive 1,00, dette betyder så at alle fakturasaldi mellem 10,00 og 99,99 DKK afrundes til hele kroner. I Tab og Vind-felterne skal der angives finanskonti til bogføring af kurstab og kursgevinster. Disse kontonumre benyttes automatisk, når der foretages en kursreguleringskørsel. Disse felter skal udfyldes for hver valuta. Valutakurser For hver eneste valuta skal du angive og vedligeholde kurserne for denne valuta. Dette gøres i den nederste del af skærmbilledet, der kan opfattes som den daglige valutatabel og gør at beløb der registreres i udenlandsk valuta, omregnes til standardvaluta ud fra posteringens valutakode og gældende kurs og omvendt. Standardvalutaen i virksomheden registreres med kurs 100. Dette vil oftest være DKK. Det vil sige, fører jeres virksomhed regnskab i danske kroner, så skal valutakursen for DKK altid være 100. I Kommentar-feltet kan evt. anføres, at denne kurs ikke må slettes eller ændres. HUSK: Du må ikke slette evt. tidligere opdaterede kurser da disse stadig kan anvendes. Tilføj i stedet nye kurser på de efterfølgende linjer. Hent valutakurser fra Nationalbankens hjemmeside Nye valutakurser kan hentes og indlæses elektronisk i C5 vha. oplysninger på Nationalbankens hjemmeside. Dette kræver at feltet O er markeret ud for de valutakoder hvor der ønskes at hente valutakurser samt at der er internet adgang. Valutakurserne hentes via knappen Hent valuta og herefter knappen Hent kurser. Herved bliver oversigten opdateret med kurserne fra nationalbanken. Når knappen Opdater vælges opdateres de valutakurser der har en markering i feltet O i oversigten. De nye kurser kan herefter ses i den nederste del af skærmbilledet i Valutakartoteket i C5. Parametre vedr. valuta Man skal i C5 angive, hvilke valutaer man ønsker at benytte som standardvaluta og sekundærvaluta. Dette angives via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans. Standardvaluta Standardvaluta er den primære valuta, for de flestes vedkommende DKK. Sekundær valuta Sekundær valuta skal angives, hvis du vil have mulighed for at opdatere bogførte beløb i en anden valuta end standardvalutaen. Det kunne eksempelvis være USD, hvis virksomheden er et datterselskab af en amerikansk koncern. Læs mere om sekundær valuta nedenfor. 23

24 Valutastyring i Finansmodulet Man kan for hver konto, angive hvilken valuta der er standard på denne konto. Det kan være beholdningskonti i fremmed valuta, som f.eks. en bankkonto i EUR. Denne valutakode vil blive foreslået ved posteringer på kontoen i kassekladden. Man skal for hver enkelt finanskonto tage stilling til, om beløbene på kontoen må blive kursreguleret. Hvis ikke der er sagt ja/sat kryds i Kursreguleres-feltet, vil kontoen ikke blive kursreguleret i forbindelse med en kursreguleringskørsel. NB! På de konti der forbinder de forskellige moduler, f.eks. debitorsamlekonti og kreditorsamlekonti, bør man ikke sige ja/sætte kryds i Kursreguleres-feltet, idet saldiene på disse konti skal kursreguleres via kursreguleringskørslerne i Debitor- og Kreditormodulerne. Sekundær valuta I Finanskartoteket på Opsætning-fanen er det muligt, at få opdateret en sekundær valuta, så du altid har mulighed for at se saldoen i en anden valuta. Via Finansparametre skal der angives en valuta i Sekundær valuta-feltet og Opdatér sekundær valutabeløb-feltet skal markeres. Den valuta der angives, kommer til at stå i feltnavnet i finanskartoteket; vælger du EUR, kommer feltet der vises til at hedde Saldo i EUR. Efterberegning af sekundær valutabeløb Når du tager funktionen med sekundære valutabeløb i brug, er du nødt til at køre en efterberegning af tidligere bogførte beløb. Det gør du via Finans/ Periodisk/ Primo/Ultimo/ Efterberegn sekundære beløb. NB! Har du lige angivet en sekundær valuta under finansparametre, skal du enten lukke C5 eller skifte regnskab, før du kan efterberegne sekundære valutabeløb. Kursregulering Man bør være påpasselig med at angive, at en finanskonto skal kursreguleres. Finanskonti, som indgår i konteringsopsætningen i andre moduler, f.eks. under Debitor, Kreditor og Lager, bør ikke indgå i kursreguleringskørsler. Hvis de gør dette, kan dette skabe uoverensstemmelser mellem Finansmodulet og de andre moduler. Eksempel Debitor samlekonti kursreguleres via Finansmodulet og saldoen ændres. Men de debitorer, der har posteringer i fremmed valuta vil ikke blive reguleret. Det vil sige, at den akkumulerede saldo for debitorer i Debitormodulet forbliver uændret. Hermed vil finansafstemningen resultere i en difference mellem Finans- og Debitormodulerne. Hvis du skal kursregulere finanskonti, der indgår i finansopsætningen i de forskellige moduler, bør dette gøres via Debitor eller Kreditor/Periodisk/Kursregulering. Herved reguleres både på kontiene i Debitor- og Kreditormodulerne, samt f.eks. debitorsamlekontiene og kreditorsamlekontiene i Finansmodulet. Vil du undersøge om der er difference mellem Finansmodulet og ét af de andre moduler, kan du til hvert modul via Rapporter/Periodisk/Finansafstemning finde en finansafstemningsrapport, f.eks. Debitor/Rapporter/Periodisk/Finansafstemning. 24

25 Præsentationsvaluta Ved udskrivning af rapporter i C5, kan du vælge, hvilken valuta udskriften skal være i. Dette er uafhængigt af, hvilke valutaer posteringerne er opdateret i. Inden udskrift kan man trykke CTRL+W og vælge i hvilken valuta man ønsker udskriften, samt med hvilken kursdato. Idéen med at anvende præsentationsvaluta kunne være, at man som datterselskab skal kunne vise et regnskab i USD for moderselskabet i USA. Prefix og Postfix Som tidligere beskrevet kan Prefix- og Postfix-felterne i Valutakartoteket benyttes, når der tales om præsentationsvaluta. Ved valutaen USD angives f.eks. $i Postfix-feltet. Hvis der herefter vælges USD som præsentationsvaluta og der udskrives en posteringsliste i USD, vil beløb blive udskrevet efterfulgt af $ f.eks. 100,00$. Hvis $ angives i Prefix-feltet vil beløbene blive udskrevet som $100,00. 25

26 Huskeliste: Valutastyring Funktion Fremgangsmåde Tast Oprettelse af valutaer Valutakurser Opsætning af Finansparametre vedrørende valuta Vælg Generelt/Kartotek/Valuta. Opret de valutaer, der skal anvendes i øverste skærmbillede. Følgende felter kan angives: Prefix: Teksten i dette felt, kommer foran beløb i denne valuta på udskrifter (eks.: $for USD). Postfix: Teksten i dette felt, kommer efter beløb i denne valuta på udskrifter. Tekst: En beskrivende betegnelse for valutaen, f.eks. valutaens navn. 1, 10, 100 : Skal fakturaer afrundes indenfor disse intervaller? Hvis ja, angiv hvorledes, f.eks. 0,25 eller 1,00. Tab og Vind: Her angives de konti, hvor kurstab og kursgevinster skal bogføres automatisk. Disse konti skal angives!! I nederste del af skærmbilledet angives og vedligeholdes kurserne for hver valuta. Der angives: Fra dato: Fra hvilken dato skal den pågældende kurs gælde (gælder indtil ny kurs tilføjes i tabellen). Kurs: Hvilken kurs skal gælde. I sidste felt på linjen ses hvilken valuta kursen angives i. (vil som oftest være DKK). Kommentar: Man kan evt. tilknytte kommentarer til de enkelte kurser. Valutakurserne kan opdateres elektronisk via informationer fra nationalbankens hjemmeside, ved at vælge knappen Hent valuta og herefter Hent kurser og Opdater. Vælg Finans/Tilpasning/Parametre/Finans. Udfyld disse felter: Standard valuta: Angiv hvilken valuta regnskabet føres i. Sekundær valuta: Angiv hvilken valuta du vil se som sekundær valuta. F2 ALT+H SHIFT+F8 ALT+H ALT+H 26

27 Funktion Fremgangsmåde Tast Opsætning af finanskonti, der skal kursreguleres. I kontoplanen via Finans/Kartotek/ Opsætning-fanen er der følgende felter, som har relevans i forbindelse med valuta: Valuta: Forslag til hvilken valuta, der normalt skal bogføres med på denne konto. Kursreguleres: Skal kontoen indgå i en evt. kursreguleringskørsel afviklet via Finans/Periodisk/Kursregulering? ALT+H MELLEMRUM NB! Konti der indgår i finansopsætningen med andre moduler, bør ikke kursreguleres. Kursregulering Vælg Finans/Periodisk/Kursregulering. Efterberegn sekundær valutabeløb Præsentationsvaluta Afgræns hvilke konti, der skal med i reguleringen. Godkend afgrænsningen. Afgræns hvilke valutaer, samt perioden for reguleringen. Angiv om reguleringen skal bogføres i Finans og indtast eventuelt det ønskede bilagsnummer. Godkend afgrænsningen. Via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans svares ja/sættes kryds ud for Opdatér Sekundær valutabeløb. Skrift regnskab eller luk C5 ned. Regnskaber skiftes via Generelt/Dagligt/Skift regnskab. For at danne sekundær valuta, vælges Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Efterberegn sekundære beløb. Afgræns på periode m.m. Vælg Værktøjer/Sæt præsentationsvaluta. Angiv den ønskede valuta + kursdato. Dette skal gøres før udskrivning af rapporter m.m. ALT+H F3 ALT+H MELLEMRUM F3 MELLEMRUM CTRL+W 27

28 Opgaver: Valutastyring NB! I dette opgavesæt er det meget vigtigt, at man benytter de angivne datoer. Opgave 1: Styring af valutakurser Angiv følgende kurser (DKK for 100 USD): Fra dato Kurs Åbningskurs 582,00 05.mm.åå 590,00 10.mm.åå 588,00 Opgave 2: Kursregulering i Finans Opret finanskonto Lån i USD. Sæt Valuta-feltet til USD og afkryds feltet Kursreguleres. Firmaet har optaget et lån på ,- USD pr. 01.mm.åå. Bogfør lånet via en kassekladde. Benyt konto (kredit) og bankkontoen (debet). Foretag en kursregulering. Afgræns på konto 21030, USD og 01.mm.åå-05.mm.åå. Kursreguleringen skal bogføres i Finans med bilagsnr. 99 Udskriv en posteringsliste, der viser bogføringen af kursreguleringen. Dette gøres ved at indsætte feltet Posttype som afgræsning, og afgræns på posttypen Difference samt datoerne 01.mm.åå og 05.mm.åå. Opgave 3: Automatisk bogføring af kurstab/-gevinst Valutakoden på vor debitor RBK Møbler - konto skal ændres til USD. Lav en faktura til RBK Møbler på 10 stk. P4 stole med stålben. Fakturadatoen skal være d. 05.mm.åå. D. 10.mm.åå modtager vi betaling for fakturaen fra RBK Møbler. De har overført pengene til vores bankkonto. Bogfør betalingen via en kassekladde og udlign i den forbindelse fakturaen. Kontrollér at der er sket en automatisk bogføring af kurstab/gevinst. Dette gøres f.eks. via Finans/Kartotek/Kontoplan og knapperne Posteringer og Transaktion. 28

29 4. Rykkerskrivelser Formål At kursisterne får kendskab til C5 s funktioner omkring udskrivning af rykkerbreve og tilskrivning af rykkergebyrer. Emner Efter denne lektion, skal kursisten kunne: Udskrive rykkere med rykkergebyrer Udskrive rykkerlister Sætte notater på rykkerbreve Rykkerbreve Via Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev er der mulighed for at udskrive rykkere til et udvalg af debitorer, som ikke har indbetalt forfaldne fakturaer. Under Debitor/Kartotek/Debitorer/knappen Udskriv/Rykkerbreve kan der ligeledes udskrives rykkerbreve, hvis man f.eks. kun ønsker at udskrive et rykkerbrev til én kunde. Forudsætning For at kunne udskrive rykkere til kunder, er det en forudsætning, at feltet Max. rykker på fanen Opsætning i Debitorkartoteket er udfyldt med en rykkerkode på den/de kunder, hvortil der ønskes at udskrive rykkerbreve. Ved bogføring af indbetalinger fra debitorerne skal fakturaerne udlignes. Tekster på rykkerbreve Tekster på rykkerbreve defineres via Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor, som notat til rykkerkoderne. Der findes følgende rykkerkoder. Rykkerskrivelse (Rykkerbrev pr. debitor) Rykker 1 Rykker 2 Rykker 3 Rykker 4 Incasso Rykkertekster indtastes som et notat ved at placere bjælken på rykkerteksten og åbne Notat-feltet (ALT+N). Hvis der udskrives rykkere på forskellige sprog, skal der indtastes et notat pr. sprog. Øverst i højre del af skærmbilledet står der f.eks. engelsk. I så fald kan der nedenfor angives rykkernes navne på engelsk, samt eventuelle notater på engelsk via notaterne ud for de engelske navne. Der skiftes sprog vha. Skift sprog-knappen. Hvilket sprog der vælges ved udskrivning af rykkerne bestemmes af den enkelte debitors sprog i Sprog-feltet i Debitorkartoteket. 29

30 Procedure ved udskrivning af rykkerbreve Når der skal udskrives rykkere til én eller flere debitorer gøres følgende: Åbn rykkeroversigten Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev eller Debitor/Kartotek/Debitorer/knappen Udskriv/Rykkerbreve Dan rykkerliste Vælg knappen Dan rykkerliste i rykkeroversigten, for at gøre følgende: Foretage en eventuel afgrænsning på f.eks. kundenumre eller kundegrupper Angive kriterierne for at kunden skal have en rykker m.m. Angive datoen der skal benyttes på rykkerbrevene Vælge om du ønsker at danne nye rykkere eller genudskrive gamle rykkere C5 gennemløber herefter debitorernes åbne posteringer og tildele rykkerkoder til de forfaldne poster. Debitorpostens rykkerkode, angivet i Max rykker-feltet på debitoren i Debitorkartoteket, bestemmer, hvilken rykkerskrivelser der må udskrives til debitoren. C5 opdaterer rykkeroversigten med de kunder der skal rykkes og viser de forfaldne poster med rykkerkoder på disse kunder. Fravælg kunder og/eller forfaldne poster Såfremt der er kunder som man af én eller anden grund ikke ønsker at rykke, så fjernes markeringen i feltet V ud for den/de kunder. Hvis der er forfaldne posteringer man ønsker at undlade på rykkerbrevet, så fjernes markeringen i feltet V ud for disse forfaldne poster. Udskriv rykkerliste Vælg knappen Udskriv liste i rykkeroversigten for at udskrive en rykkerliste, såfremt du ønsker at rykke kunderne pr. telefon. Udskriv rykkerbreve Vælg knappen Rykkerbrev pr. kode eller Rykkerbrev pr. kunde i rykkeroversigten: Rykkerbrev pr. kode Rykkerbrev pr. kunde Udskriver ét rykkerbrev pr. debitor, pr. valuta, pr. kode Udskriver ét rykkerbrev pr. debitor, pr. valuta Rykkergebyrer I forbindelse med udskrivningen af rykkerbrevene kan det vælges, om der skal tilskrives rykkergebyrer. I givet fald kan det vælges hvilken kassekladde gebyrerne skal overføres til. NB! Husk at kassekladden med rykkerne skal bogføres manuelt, før at gebyrerne tilskrives kundernes saldi. 30

31 Eksempel på rykkerbrev pr. kode En debitor har 2 forfaldne poster, og Max rykker-feltet = Rykker4. Den ene forfaldne post får tildelt rykkerkode 1 og den anden rykkerkode 4. Ved udskrivning af et Rykkerbrev pr. kode til denne debitor, vil der blive udskrevet to rykkere; nemlig rykker 1 og rykker 4. Havde der i Max rykker-feltet kun stået Rykker 3, var der ligeledes blevet udskrevet to rykkere, idet rykker 4 i fald blot ville være udskriftet med en rykker 3. 31

32 Huskeliste: Rykkerskrivelser Funktion Fremgangsmåde Tast Forudsætninger for at der kan udskrives rykkere Udskrivning af rykkere Der skal angives rykkerkoder på debitorerne i Debitor/Kartotek/Debitorer i Max. Rykker-feltet. Eventuelle tekster til rykkerskrivelserne indtastes under Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor. Markér den pågældende rykkerkode, åbn Notat-feltet og skriv teksten her. Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev Dan rykkerliste Fravælg eventuelt de debitorer og poster der ikke skal rykkes ved at fjerne markeringen i feltet V Udskriv rykkerliste og/eller Rykkerbreve pr. kunde eller pr. kode ALT+H ALT+N ALT+T MELLEMRUM ALT+S ALT+. /ALT+O 32

33 Opgaver: Rykkerskrivelser Opgave 1: Udsendelse af rykkerskrivelser Notat på rykkerskrivelser Angiv et notat på alle rykkerskrivelser (Rykkerskrivelse, Rykker1, Rykker 2 osv.) for danske kunder. Bestem selv teksten. Udskriv rykkere Dan rykkerlisten. Vælg at alle kunder skal rykkes og angiv f.eks. 3, 13, 23 dage osv. ud for rykkerkoderne Udskriv ét rykkerbrev pr. debitor til skærmen. 33

34 5. Rentenotaer Formål At kursisterne får kendskab til C5 s funktioner omkring tilskrivning af renter og udskrivning af rentenotaer. Emner Efter denne lektion, skal kursisten kunne: Foretage rentetilskrivning Udskrive rentenotaer Sætte notater på rentenotaer Forudsætninger Rentetilskrivning funktionen bruges til, at tilskrive renter på for sent indbetalte beløb fra kunderne. Korrekt rentetilskrivning kræver opsætning af rentesatser og betalingsbetingelser, samt angivelse af disse på hver enkelt debitor i Debitorkartoteket. Samtidig skal der også oprettes en rentekladde til formålet. For at C5 kan beregne renterne korrekt skal der i forbindelse med bogføring af debitorindbetalinger benyttes udligning, således at betalinger og fakturaer udlignes med hinanden. NB! Renteberegningen beregner renter pr. rentedato og max. for en måned ad gangen. Skal der beregnes renter for mere end en måned, må kørslen gentages. Procedure ved beregning af renter og udskrivning af rentenotaer Opsætning af rentesatser Rentesatser oprettes og vedligeholdes under Debitor/Tilpasning/Rentesatser. I forbindelse med oprettelsen af rentesatser kan der angives forskellige kriterier for hvornår og hvor lidt der skal tilskrives i renter: Forfalden Rentebeløb Minimum Her indtastes det beløb, der som minimum skal være forfalden på debitor før der tilskrives renter. Her indtastes det beløb, der som minimum skal være beregnet som rentebeløb på en kunde før renten medtages i rentekladden. Hvis renten på en kunde f.eks. beregnes til 2,50 kr. og der i feltet her står 5,- kr. så medtages kunden ikke i rentekladden. Her indtastes det beløb, der som minimum skal tilskrives i rente, såfremt den forfaldne saldo er større end beløbet i feltet Forfalden og rentebeløbet er større end beløbet i feltet Rentebeløb. Hvis renten er beregnet til 49,- kr. og der i feltet her står 50,- kr. så vil rentebeløbet automatisk være lig med 50,- kr. Rente kladde Rente kladden vælges under Debitor/Dagligt/Rente kladde, og benyttes både til beregning af renterne, bogføring af renterne samt udskrivning af rentenotaerne. NB! Såfremt der ikke er oprettet en rentekladde i forvejen, gøres dette under Finans/Tilpasning/Kladdenavne ved at oprette en kladde med type = Renteberegning. 34

35 Renteberegning Renteberegningen foretages i rentekladden ved at vælge knappen Beregn renter. Der findes følgende renteberegningsmetoder: Debitorer med forfalden saldo Der tilskrives rente, hvis debitor har en forfalden saldo pr. den dato, renten beregnes. Der tages ikke hensyn til, om debitor har haft en forfalden saldo i 3 eller 30 dage. Renten er den samme og vil blive beregnet af det forfaldne beløb. Højeste forfaldne saldo Hele måneden scannes og det undersøges, om debitor har overskredet betalingsbetingelserne i løbet af måneden. Der beregnes da rente på den højeste forfaldne saldo i måneden. (Debitorer med Saldi = 0,00 kan altså godt få tilskrevet renter.) Renten bliver altså beregnet af det højeste forfaldne beløb i måneden. Løbende forfalden saldo For hver dag i måneden, hvor der er en forfalden saldo, vil der blive beregnet rente for disse dage. Renterne pr. dag vil blive lagt sammen og tilskrevet. Renten vil derfor være afhængig af, om debitor har haft en forfalden saldo i 3 eller 30 dage. Check og udskriv kladde Check rentekladden vha. knappen Check kladde og ret eventuelle fejl før renterne bogføres og rentenotaerne udskrives. En kassekladde med renterne kan udskrives vha. knappen Udskriv/Kassekladde. Udskrivning af rentenotaer Rentenotaerne udskrives vha. knappen Udskriv/Rentenota. Tekster på rentenotaer Bemærkninger på rentenotaen indtastes via Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor som et notat på teksten Rentenota. Bemærkningerne kan indtastes i forskellige sprog. Genudskrivning af rentenotaer Rentenotaerne kan genudskrives vha. menupunktet Debitor/Rapporter/Ekstern/Rentenota. Bogføring af renterne Renterne bogføres i rentekladden ved at vælge knappen Bogfør. 35