Dato: Vor ref.: SLS Referat fra 5. møde i teletolkeimplementeringsgruppen

Transkript

1 Dato: Vor ref.: SLS Referat fra 5. møde i teletolkeimplementeringsgruppen Dato: Torsdag den 14. januar 2010 Sted: Deltagere: MedCom Peter Thuesen, Region Nordjylland Axel Pallesen, Region Midtjylland Gert Madsen Jensen, Region Midtjylland Erik Knudsen, Århus Kommune Jesper Piculell, Århus Kommune Houle Bækdal, Århus Kommune Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Eva Lund, Odense Universitetshospital Jacob Hempler, Odense Kommune Mads Nybroe, Odense Kommune Anette Dahl Høm, Region Sjælland Laila Kjærulff, Region Sjælland Morten Holm Andersen, Region Sjælland Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Jan Stokkebro Hansen, Region Hovedstaden Morten Kjeldgaard, Netplan Vicky lacour, Devoteam Hans Sørensen, NetDesign Stina Lou Sørensen, MedCom Lone Høiberg, MedCom Susanne Noesgaard, MedCom Peder Illum, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Arne Larsen, Region Nordjylland Mogens Engsig-Karup, Region Midtjylland Keivan Baghchei, Region Syddanmark Claus Duedal Pedersen, Odense Universitetshospital Bente Christensen, Kolding Kommune Bente Christiansen, Region Sjælland Jørgen Kehler, Region Sjælland Frode Sejlund, KMD Henrik Thuren Jensen, Profdoc Rikke Viggers, MedCom Referat: 1. Velkomst og godkendelse af sidste referat v/stina Velkomst v. Stina Lou, som er ny projektleder på teletolkeprojektet. Stina er halv tid i MedCom og

2 halv tid i Center for Folkesundhed i Region Midtjylland. Også velkommen til Odense Kommune, som er nye i gruppen. Kort gennemgang af dagsordenen. Kort præsentationsrunde. Referatet fra sidste møde: Annette Lyneborg Nielsen pointerede, at det er LifeSize-udstyr, Region Hovedstaden har lejet. Lone Høiberg lovede at undersøge lovgivningen omkring fælles forretning imellem kommuner og regioner. Har haft kontakt med tandpinevagten i Region Sjælland, som overhovedet ikke er stødt ind i problemer desangående. Lone rundsendte Lov om kommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder og kommuners og regioners deltagelse i selskaber - Der skulle udpeges regionskandidat til projektstyregruppen, og der er et navn på vej via Danske Regioner. 2. Præsentation af føranalysen v/devoteam Vicky præsenterede resultaterne af føranalysen. 8 spydspidsafdelinger har deltaget i undersøgelsen 4 afdelinger, som primært bruger tolke akut og 4 afdelinger, som primært bruger tolke planlagt. Der er stor variation i behovet for anvendelsen af tolke og i hvilke sprog, der anvendes. Det er en udfordring at få nok tolkninger til, at der er en tilstrækkelig datamængde til en solid analyse af, hvordan patienter og personale har oplevet videotolkning. Der er ingen data på, hvor mange tolkninger, der aflyses. Der bruges ikke telefontolkninger på spydspidsafdelingerne. Ingen afdelinger udleverer i dag information til patienterne om brugen af tolke hverken på dansk eller andet sprog. Arbejdsgangen på de 8 afdelinger var faktisk ret ens. Vicky gennemgik en skitse over arbejdsgangen. Ved fremmødetolkning går tolken ofte med patienten ud og får en ny tid i skranken, men man har ikke helt gennemtænkt, hvordan dette skal håndteres ved en teletolkning. Efteranalyse: Dataregistreringsmateriale er udsendt til alle afdelinger. Herlev har givet udtryk for, at spørgeskemaet var lidt langt. De har udarbejdet et nyt, kortere layout, men der er ikke ændret i spørgsmålene. Det er aftalt, at spørgeskemaer til patienterne håndteres på den måde, at OUHtolkene ringer patienterne op og interviewer dem. Spørgeskemaerne er oversat. Fristen på det udsendte materiale er ikke gældende. Ny tidsplan sendes ud til spydspidsafdelingerne fra Devoteam, da det er vurderet, at det er vigtigt at få datamateriale nok. Se i øvrigt præsentation og rapport, som sendes ud med referatet. 3. Opfølgning på option 4 v/peder og Stina På teknikmøde i sidste uge konkluderede man, at der ikke er nogen funktionsmæssig forskel på Cisco og MMX. MedCom har en kontrakt med NetDesign, og de tilbyder Cisco. Hvis man i stedet vælger MMX, vil det tage noget længere tid at få op at køre, bl.a. fordi ordren forventes at skulle gennem en EU-udbudsproces. Cisco vil kunne sættes op og køre i løbet af 1 måneds tid, da det er en option i kontrakten. Region Midtjylland vil gerne vide, hvilke funktioner Cisco kan tilbyde og tidshorisonten. Peder gennemgik hvert enkelt delønske fra Region Midtjylland. Det centrale knudepunkt kan ikke give oplysninger om opkaldsvarighed, da oplysningerne mistes ved viderestilling. Ellers ville alle parter skulle vælge det samme system. Vi havde en lang diskussion omkring dette. Avanceret konferencestyring Cisco Call Management kan være på plads i løbet af 1. kvartal

3 Teletolkeprojektet finansierer opbygningen. 4. Status på teknik v/peder Teknikgruppen er glade for at kunne deltage i implementeringsgruppemødet endnu engang. Tidligere var videokonferencelandskabet som isolerede øer, og kommunikation på tværs gav våde sko. Det nye landskab skal laves med respekt for lokale/regionale udviklingstiltag. Man skal kunne tilbyde en mulighed for at komme i gang, uden først selv at skulle investere dyrt i infrastrukturkomponenter. Målet er at understøtte lokal udvikling, at gøre kommunikation på tværs af systemer lettere samt at tilbyde flerpartskonferencer i høj kvalitet. Det er et tilbud ikke et krav. VDX er etableret med grundfunktionalitet. Der er mulighed for registrering af endepunkter, mulighed for flerpartskonferencer, kommunikation på SDN og internet. Man er begyndt at oprette zoner til routning af trafik mellem regioner. Der er et forum for erfaringsudveksling mellem parterne videoteknikgruppen. Der er stadig nogle problemer med kvaliteten af videokonferencer via SDN, og det har formentlig noget med krypteringen af VPN-linjerne at gøre. De regioner, der kører på faste forbindelser, har ikke de samme problemer. På sigt er det dog meningen, at det hele skal foregå på det nye SDN ikke pga. sikkerhed, men pga. kvalitet. Det er også forberedt, at der kan laves quality of service på SDN, således at man kan prioritere trafikken. Der skal opbygges en avanceret konferencestyring for at understøtte skills based routing (fx en gruppe af arabiske tolke i stedet for en bestemt tolk) på tværs af platforme. Der skal opbygges en central adressebog med oplysninger og presenceinformationer fra lokale systemer i første omgang skal det undersøges, om det overhovedet kan lade sig gøre. Mobile videokonferencer skal undersøges. Brug af collaborationværktøjer i første omgang WebEx skal undersøges. Video bliver formentlig mainstream-teknologi ligesom mobiltelefoni alle har en. Mange platforme vil kunne snakke sammen MSN, Skype, Spontania, WebEx og VSee. Efterhånden som mobilnettet bliver udbygget, vil mobilanvendelse vokse. Region Hovedstaden kommer igennem til OUH s call center, men der er problemer med at komme videre fra call centeret til tolkene. Der arbejdes med det lokalt. 5. Bordet rundt v/alle De sidste 2 implementeringsgruppemøder har været rigtig tekniktunge, og erfaringerne fra de 2 møder har også vist, at der er rigtig stort behov for, at de 2 grupper taler tæt sammen. Stina er dog af den mening, at det nu er rigtig vigtigt, at de 2 grupper nu går ud og arbejder hver især med det, de nu er sat i verden for. Annette Lyneborg Nielsen synes dog, at hun har rigtig meget ud af det, så man måske kunne holde noget af mødet fælles og så efterfølgende skilles. Eller man kunne overveje at sende en teknikrepræsentant til alle implementeringsmøderne. Styregruppen kunne måske også tage nogle af de overordnede diskussioner. Næste møde er planlagt til maj måned, og hvis vi er kommet i gang på det tidspunkt, kan vi måske nøjes med en teknikrepræsentant, men hvis vi ikke er i gang, er der nok behov for, at begge grupper samles igen. Århus Kommune: Har i lang tid været i gang med at designe på deres pilotprojekt. Mangler i øjeblikket en underskrift fra en direktør i Århus Kommune så skulle aftalen være på vej til MedCom. Er i gang med at lave en ABT-fondsansøgning i forhold til sprogteletolkning på beskæftigelsesområdet ansøgningen skal være indsendt 1. februar, og de vil få svar hen over sommeren. Vil i første omgang tage fat i de største kommuner. 3

4 Region Midtjylland: Har fået implementeret hele platformen, som teletolkningerne skal gennemføres på. Anvender Movi 3 som teknologi. Tolkebureauerne skal i første omgang blot anskaffe sig nogle PC er og web-kameraer. 3 tolkebureauer er med. Det bliver ikke over SDN, men via det åbne internet, men tolkeudbyderne bliver koblet op på regionens netværk. Der skal køres en test i næste uge. Det bliver Svangreambulatoriet på Skejby Sygehus, der deltager. Når testen er gennemført og er gået godt, igangsættes piloten. De vil afteste E20 og bærbar computer. Eva har dårlig erfaring med MovieClient mellem OUH og regionsgården i Vejle, men Susanne har gode erfaringer med MovieClient hjemmefra til MedCom. Region Hovedstaden: Afventer i spænding at kunne komme helt igennem til tolkene på OUH. Opstartsdatoen er udskudt nogle gange. Håber, at NetDesign får løst nogle af problemerne i morgen. Tester på 3 forskellige slags udstyr Polycom, LifeSize og E20. Annette vil gerne præsentere LifeSize-udstyret på et tidspunkt. Har en meget aktiv implementeringsenhed på Herlev. De har en teknisk afdeling, som har prøvet at udvikle et stativ, som kan bære udstyret, så man ikke behøver at bruge 7000 kr. på et rullebord. Annette vil gerne sende skitse over udstyret. På Herlev er de meget strikse med, hvordan udstyret skal bruges, hvor tæt det må være på patienter m.m. Annette er i øjeblikket ved at undersøge, om det er nogle regler, Herlev selv har opfundet, eller om der er noget lovgivningsmæssigt. Har også fået sponsoreret nogle specielle servietter til rengøring af udstyret. Region Hovedstadens tolkeudbud er ved at være tilendebragt, og der er valgt 4 leverandører for 2 år. Region Sjælland: Primær Sundhed har fundet en tolk og en praksis, som kan deltage i projektet. Region Sjælland er ved at få underskrevet samarbejdsaftale. Vil gerne snakke med OUH. Vil ligeledes tale med Holbæk-tolken. Vil ligeledes gerne snakke med andre, så man får glæde af stordriftsfordele. I forvejen er der skåret ind til benet i regionen, så mange tolkninger allerede i dag foregår som telefontolkninger, så man går mere efter kvalitet, stordriftsfordele m.m. end besparelser. Region Nordjylland: Peter Thuesen er ny projektleder i implementeringsgruppen, da Lene har fået andre opgaver. Peter er også teknisk projektleder, så området er ikke nyt for ham. Region Nordjylland har samme problemstilling som mange af de øvrige, da de ikke kan komme igennem til OUH. Ellers er projektet formaliseret, og samarbejdsaftale er underskrevet. Kører også med E20. Odense Kommune: Er lige startet op 1. december. Har fundet nogle lokaler, hvor de skal køre det fra. Har deres egne tolke. Kørte i går deres første rigtige tolkning mellem en tolk og en borger. Der er stor opbakning. Der er nedsat en følgegruppe. Håber på lidt flere fastansatte tolke frem for freelance-tolke. Regner med at flytte sammen med OUH s tolke. Odense og OUH er blevet enige om at være ét projekt og ikke 2. Region Syddanmark: Har fået projektorganisationen op at stå og afholder snart 2. projektledermøde med projektledere fra andre steder i regionen. Når der er hul igennem, skal de andre sygehuse i regionen også i gang. Har fået ny tolkeudbyder på Fyn fra 1. januar gældende for 1 år. Herefter skal hele regionen lave et samlet udbud. Er godt i gang med udbredelse. Kolding Kommune har også underskrevet samarbejdsaftale. 6. Projektet i 2010 v/lone Næste implementeringsgruppemøde er planlagt til maj måned, men hvordan får implementeringsgruppen orientering om de ting, der sker teknisk fx en Cisco-løsning, som skulle 4

5 være klar i løbet af 1. kvartal 2010? Der vil blive indkaldt til møde i implementeringsgruppen, hvis der er behov for det. 1. fase er ved at være afsluttet bortset fra at vi mangler den kliniske afprøvning. Der er lavet en indtil videre-faseafslutningsrapport. Der er blevet lavet et review af business casen. Der er færre praksis med i projektet end først antaget. De sidste leverancer fra fase 1 vil blive leveret i starten af Der er et overlap mellem fase 1 og 2. Aktuelle risici: Flere regioner skal i gang med udbud og skal huske at tænke teletolkning ind i udbuddet. Annette Lyneborg Nielsen foreslår, at Region Hovedstaden stiller deres kravspecifikation til rådighed for andre regioner. Tolkning via SDN giver en bedre kvalitet, hvis der anvendes en fast forbindelse i stedet for VPN. Evalueringsrapporten er ikke udarbejdet endnu, men der er bekymring for, om der er datamateriale nok. Der er noget lovgivningsmæssigt fra sommeren 2011, hvor personer, der har boet i landet mere end 7 år, selv skal betale for tolkningen. Hvordan vil det påvirke tolkeområdet? Der er også en potentiel risiko omkring, hvorvidt teletolkning vil blive anvendt. Lone gennemgik leverancerne i fase 2. Den gode teletolkesamtale er under udarbejdelse, men man vil gerne have nogle af projektets erfaringer med i dokumentationen. Der er nedsat en gruppe, der arbejder med den. Der findes andet materiale Tolkeguide 2008 og Bruger du tolke, som findes på MedComs hjemmeside på MedCom fortsætter med undervisning i det omfang, der er brug for det. Undervisningen kan både arrangeres hos MedCom, men kan også gennemføres lokalt. Der ønskes en beskrivelse af indholdet i en sådan undervisning. MedCom sender en beskrivelse ud sammen med referatet samt gør den tilgængelig via hjemmesiden. Der skal udpeges 10 pilotkommuner og 10 pilotpraksis. Der skal leveres noget trafikstatistik via videoknudepunktet samt statistik over teletolkninger, der er foregået lokalt. Implementeringsgruppemedlemmerne giver udtryk for et behov for at få beskrevet det organisatoriske omkring fakturering og måling af trafik. På næste møde bliver der sat tid af til at diskutere dette. Stina vil gerne lave udkast til et Excel-ark, hvor man kan registrere og modtager gerne input fra gruppedeltagerne til punkter. Annette Lyneborg Nielsen mener ikke, at tidsplanen med udbredelse til 25 % i 2010 kan nås, når klinisk afprøvning er forsinket. Stina tager den med til projektstyregruppen, som formentlig vil løfte den videre til programstyregruppen. Der foreslås implementeringsgruppemøder i april samt den 20/9 og 30/11. Herudover foreslås temadage med fokus på sygehusene i maj/juni én afholdt i Region Hovedstaden og én afholdt i Region Nordjylland samt en temadag i oktober. Temadagene er tænkt som indsamling af erfaringer fra spydspidsafdelingerne og de afdelinger, der i øvrigt er i gang. Temadagen i oktober var tænkt for nye afdelinger. 7. Evt. Der sendes ny dato for næste implementeringsgruppemøde formentlig i april. Datoen bliver mandag den 19. april Vi tager forud for mødet stilling til, hvorvidt der er behov for fælles møde med teknikgruppen, eller vi kan nøjes med en repræsentant. 5