Afdelingsbestyrelsen

Transkript

1 Velkommen i Afdelingsbestyrelsen Til dig, der er valgt ind i afdelingsbestyrelsen og derfor valgt til at varetage beboernes interesser i din afdeling.

2 Indholdsfortegnelse / 03 Afdelingsbestyrelsens 5 bud 04 Hvad indebærer arbejdet? 05 Dagligdagen 06 Hvad er en almen boligorganisation? 07 Virksomhedsstruktur 08 Ansvar og opgaver 09 Afdelingsbestyrelsens opgaver 12 Afdelingsmødets kompetence 14 Administrationens opgaver 16 Kurser/nyttige links INFO / Om FællesBo FællesBo er en almen boligorganisation, som blev etableret den 1. januar 2010 ifm. en fusion mellem Herning Boligselskab, Herning AndelsBoligforening og administrationsselskabet FællesBo. FællesBo er i dag Herning Kommunes største boligorganisation med boliger. Vi tilbyder boliger i etagebyggerier, rækkehuse og mindre parcelhuse. FællesBos administration er beliggende i Herning, og virksomheden beskæftiger 90 medarbejdere, hvoraf de 31 er ansat i administrationen. For yderligere information:

3 Afdelingsbestyrelsens 5 bud 1. Du er valgt til at træffe beslutninger og planlægge IKKE til at administrere! 2. Du er tillidsmand for ALLE beboerne også for de psykiske syge og mentalt handicappede, de unge, de nye og de gamle danskere. Du skal altså varetage alle dine vælgeres interesser! 3. Du er beboernes kontaktled til organisationsbestyrelsen og administrationen! 4. Du skal fungere som igangsætter fx aktiviteter i afdelingen ikke nødvendigvis selv udføre alle de praktiske opgaver! 5. Du skal vide (og vise), at andre beboeres holdninger og meninger er lige så meget værd som dine også selv om du sidder i afdelingsbestyrelsen! 3

4 Hvad indebærer arbejdet i en afdelingsbestyrelse i FællesBo? Hvilken indflydelse og hvilke opgaver har en afdelingsbestyrelse? Som medlem af afdelingsbestyrelsen er du valgt til at varetage beboernes interesser i din afdeling. Man kan sige, at du skal fungere som tillidsmand for alle beboerne i afdelingen. Det er afdelingsbestyrelsen, der i samarbejde med beboerne sikrer, at afdelingen er et godt sted at bo for alle beboerne. Afdelingsbestyrelsen skal også sikre, at beboernes ønsker formuleres til forslag, der kan behandles på afdelingsmødet. For at du kan yde beboerne den bedste rådgivning, er det vigtigt, at du kender de sammenhænge, som afdelingsbestyrelsen arbejder i. Vi vil med denne folder derfor forsøge at give dig et overblik over afdelingsbestyrelsens arbejdsopgaver, afdelingsmødets kompetencer samt administrationens opgaver. Uddrag af forretningsorden for afdelingsbestyrelsen. Tavshedspligt stk. 19 Afdelingsbestyrelsens medlemmer har fuld tavshedspligt om personfølsomme oplysninger samt oplysninger af forretningsmæssige årsager. Tavshedspligten omfatter alle personer, som deltager i afdelingsbestyrelsens arbejde. Uanset ovenstående bestemmelser kan afdelingsbestyrelsens beslutninger refereres dog således at afdelingsbestyrelsen kan beslutte, at en konkret beslutning ikke må bekendtgøres (herunder refereres) før et nærmere angivet tidspunkt. Har du yderligere spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte den ansvarlige Service- Inspektør for din afdeling. 4

5 Afdelingsbestyrelsen skal have visioner for udviklingen af livet i afdelingen og skal ikke administrere og kontrollere På det første afdelingsbestyrelsesmøde efter det årlige afdelingsmøde er det kutyme/normalt, at de valgte bestyrelsesmedlemmer konstituerer sig og fordeler posterne (kasserer, sekretær etc.) mellem sig. På den måde kan man lette arbejdet i bestyrelsen, men det enkelte medlem kan ikke derved afskrive sig noget ansvar, idet ansvaret stadig hviler på hele bestyrelsen. Det anbefales, at afdelingsbestyrelsen finder et niveau for deres egen indsats. Hvor tit er der behov for afdelingsbestyrelsesmøder, møder med administrationen, skal Service- Inspektøren deltage ved afdelingsbestyrelsesmøder osv. Afdelingsbestyrelsen bør også diskutere, hvad den overordnede målsætning er for afdelingen. Hvor skal afdelingen hen og hvorfor? Det kan være en god idé at diskutere målene nogle år ud i fremtiden for at sikre, at afdelingen også de næste år bliver, som beboerne ønsker. Og netop beboernes ønsker er vigtige at kende for afdelingsbestyrelsen. Som vi skrev i indledningen, er afdelingsbestyrelsen valgt til at varetage beboernes interesse i afdelingen. Det er derfor vigtigt at være lydhør overfor beboerne, så afdelingsbestyrelsen ved, hvad der rører sig blandt beboerne. Samtidig er kommunikationen fra afdelingsbestyrelsen og ud til beboerne også rigtig vigtig. Beboerne har krav på at vide, hvad der sker i afdelingen. Ifølge Bekendtgørelse om normalvedtægter for en almen boligorganistion med almene boligafdelinger, 19 stk. 4 SKAL afdelingsbestyrelsen offentliggøre dagsordenen samtidig med eller kort tid efter, at der indkaldes til afdelingsbestyrelsesmøde. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder skal være offentliggjort senest 4 uger efter afdelingsbestyrelsesmødets afholdelse. På findes en skabelon til referatet fra afdelingsbestyrelsesmødet, som med fordel kan benyttes. Offentliggørelsen af dagsorden og referat kan ske ved omdeling til alle beboerne, opslag i opgangene/vaskeri/beboerhus eller på afdelingshjemmesiden på Vi vil opfordre til, at dagsorden og referater altid offentliggøres på afdelingshjemmesiden, da alle beboere har mulighed for at tilgå denne. Administrationen står for upload til afdelingshjemmesiderne, så det eneste jeres afdelingsbestyrelse skal gøre er at sende et word-dokument eller pdf-fil til: Heidi Riis Jensen på mail: hrj@faellesbo.dk eller Heidi Kjær Mikkelsen på mail: hkm@faellesbo.dk Samarbejde med administrationen Det er vigtigt med et godt og velfungerende samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og administrationen, hvor dialogen holdes i en god tone. Det er både afdelingsbestyrelsens og administrationens mål, at driften af afdelingen kører godt, og at opgaverne løses til alles tilfredshed. 5

6 Hvad er en almen boligorganisation? En almen boligorganisation er en fælles betegnelse for en organisation, der administrerer og opfører almene boliger med støtte fra det offentlige. Alle almene boliger er underlagt de samme regler og krav til drift og beboerindflydelse. I en almen boligorganisation skal ingen tjene på huslejen. Huslejen retter sig efter udgifterne på en måde, så den er tilstrækkelig stor til at dække afdelingens omkostninger. Det vil sige prioritetsydelser samt udgifter til administration, skatter og afgifter samt vedligeholdelse og henlæggelser til for eksempel fornyelser og istandsættelser mm. Hver enkelt afdeling i en boligorganisation er en selvstændig økonomisk enhed. Det betyder, at afdelingens økonomiske midler ikke kan bruges andre steder i boligorganisationen. Alle afdelinger betaler et administrationsbidrag. Dette administrationsbidrag betales som et beløb pr. lejemål for administration af boligerne og afdelingen. Administrationsbidraget skal kun dække de faktiske omkostninger til administrationen. 6

7 Strukturen i en almen boligorganisation Boligorganisationens øverste myndighed er repræsentantskabet, som er ansvarlig for en lang række områder som fx beslutning om byggepolitik, køb eller salg af ejendomme, godkendelse af årsregnskab og vedtægter. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere områder ud til organisationsbestyrelsen. Repræsentantskabet udgøres af organisationsbestyrelsen samt mindst én repræsentant fra hver afdeling. Repræsentanter fra hver afdeling vælges på afdelingsmødet, og antallet af repræsentanter afhænger af afdelingens størrelse. De valgte beboere/repræsentanter må gerne være afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Organisationsbestyrelsen vælges af repræsentantskabet og har ansvaret for den overordnede ledelse af boligorganisationen og alle afdelingernes drift. Øverste myndighed i afdelingerne er afdelingsmødet. På afdelingsmødet træffes beslutninger om alle forhold vedrørende driften og livet i afdelingen. Det er også på afdelingsmødet, at der vælges en afdelingsbestyrelse til at repræsentere beboerne i afdelingen. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. Organisationsdiagram Repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Administrationen Afdelingsmøde Afdelingsmøde Afdelingsmøde Afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen 7

8 Ansvar og opgaver KOMMANDOVEJEN 1 Afdelingsbestyrelsen foreslår 2 Afdelingsmødet beslutter 3 Administrationen udfører Det er vigtigt at slå fast, at afdelingsbestyrelsen ikke har noget juridisk og økonomisk ansvar. Afdelingsbestyrelsen skal fremlægge alle sine forslag og ideer til afdelingsmødet og kan kun arbejde videre med de forslag, som afdelingsmødet godkender. 8

9 Afdelingsbestyrelsens opgaver Føre tilsyn med afdelingen Påse at der er god orden i afdelingen husorden Fremlægge og godkende budgettet Foreslå arbejder og aktiviteter i afdelingen Tovholder på de vedtagne forslag Afvikler afdelingsmødet Føre tilsyn med afdelingen Sammen med ServiceInspektøren og ejendomsfunktionæren deltager afdelingsbestyrelsen i afdelingens årlige statusmøde/markvandring, hvor man gennemgår bygningerne og udearealernes vedligeholdelsesstand. Herefter udarbejder administrationen en vedligeholdelsesplan, som indarbejdes i budgettet. Vedligeholdelsesplanen rækker minimum 10 år frem. Påse at der er god orden i afdelingen husorden Det er afdelingsbestyrelsens pligt at påse, at der er god orden i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen skal ikke selv udføre kontrol, men skal overordnet følge med i livet i afdelingen og være med til at skabe tryghed, så afdelingen bliver et rart sted at bo. Beboerklager samt overtrædelse af husordenen er ikke en opgave, som afdelingsbestyrelsen skal håndtere, men derimod administrationens ansvar. Afdelingsbestyrelsen skal derfor altid henvise beboerne til administrationen ved overtrædelse af husordenen. Fremlægge og godkende budgettet Afdelingsbestyrelsen godkender det endelige budgetforslag, som administrationen har udarbejdet. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet til beboernes godkendelse. Foreslå arbejder og aktiviteter i afdelingen Afdelingsbestyrelsen fremlægger de overordnede rammer for arbejder og aktiviteter i afdelingen til godkendelse på afdelingsmødet. Det gælder både større arbejder, der vedrører den almindelige vedligeholdelse, og arbejder der vedrører den egentlige planlagte bygningsvedligeholdelse. Beboeraktiviteter er med til at styrke det sociale liv i afdelingen. En afdeling med et godt socialt liv giver ofte beboerne tryghed og er med til at styrke beboernes interesse og ansvarsfølelse for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen kan enten selv igangsætte de sociale aktiviteter eller støtte evt. ildsjæle, som gerne vil tilbyde sin hjælp. Da mulighederne er mange, bør afdelingsbestyrelsen i fællesskab aftale, hvad der er vigtigst at have fokus på. Typiske aktiviteter er sommerfest, fastelavnsfest, fællesspisning, petanqueklub, billardklub samt lektiecafé. 9

10 Tovholder på de vedtagne forslag Når de foreslåede arbejder og aktiviteter er godkendt på afdelingsmødet, er afdelingsbestyrelsen forpligtet til at få opgaverne formidlet videre til administrationen. Herefter skal Service- Inspektøren/administrationen i samarbejde med afdelingsbestyrelsen sørge for, at beslutningerne føres ud i livet. ServiceInspektøren udarbejder kvartalsrapporter, hvori aktiviteterne er planlagt for året. Da afdelingsbestyrelsen ikke har det formelle ansvar, betyder det også, at den ikke kan indhente tilbud og indgå bindende aftaler med håndværkere og andre leverandører. Denne opgave ligger hos administrationen, som indhenter tilbud samt rekvirerer eventuelle håndværkere. Afvikler afdelingsmødet Mindst 1 gang om året indkaldes afdelingens beboere til et ordinært afdelingsmøde. Det er afdelingsbestyrelsens opgave at indkalde til det ordinære afdelingsmøde, senest 4 uger før det afholdes. Administrationen kan hjælpe med udarbejdelse af indkaldelse, print samt omdeling til samtlige beboere. Afdelingsbestyrelsen sørger for, at der tages referat fra afdelingsmødet, og at dette offentliggøres for alle beboerne efterfølgende. Afdelingsbestyrelsen er også forpligtet til at sende referatet til administrationen. FællesBo lægger dagsordner og referater på afdelingshjemmesiderne. Afdelingbestyrelsen er valgt til at træffe beslutninger og planlægge IKKE til at administrere! 10

11

12 Afdelingsmødets kompetence Afdelingsmødets kompetence Godkender afdelingens driftsbudget Godkender forslag om arbejder og aktiviteter Fastlægger afdelingens husorden Fastlægger afdelingens vedligeholdelsesreglement - A/B vedligeholdelsesordning? Råderetsregler Godkender iværksættelse af forebyggende socialt arbejde Træffer beslutning om evt. urafstemning Vælger afdelingsbestyrelsen Beslutter om der holdes 1 eller 2 ordinære afdelingsmøder (regnskabs- og budgetmøde. Ved 2: Hvilket er et valgmøde?) Vælger evt. repræsentantskabsmedlemmer Kan uddelegere kompetence til beboergrupper Aktiviteter og arbejder, som er godkendt på afdelingsmødet, kan ikke ændres på et møde i afdelingsbestyrelsen. Evt. ændringer kan kun ske på et nyt afdelingsmøde. 12 Afdelingens husorden I en bebyggelse, med mange beboere, er man fælles om mange ting og derfor mere eller mindre afhængige af hinanden. Derfor er det naturligt at opstille visse regler for at medvirke til at skabe et godt miljø blandt beboerne. Afdelingens husorden er udtryk for de normer og regler, som afdelingens beboere beslutter. Husordenen skal godkendes af beboerne på afdelingsmødet. Vedligeholdelsesreglement Vedligeholdelsesreglementet er en beskrivelse af, hvem der skal vedligeholde hvilke dele af boligen. Samtidig er det en beskrivelse af, hvilken standard boligerne skal have ved overtagelsen, i bo-perioden og ved fraflytningen. Det er beboerne, som på et afdelingsmøde fastlægger standarden. Afdelingsmødet skal også beslutte, hvilken vedligeholdelsesording, der er gældende i afdelingen. Er det en A- eller B-vedligeholdelsesordning? Råderetsregler Beboere i en almen bolig har ret til at forbedre og/eller forandre sin bolig efter egne ønsker og behov. Der er i lovgivningen 3 muligheder til formålet: Individuel råderet Installationsretten Kollektiv råderet Afdelingsmødet skal godkende en ramme for arbejder, som ligger uden for den enkelte beboers individuelle råderet og installationsret. Når afdelingsmødet har besluttet, hvilke arbejder der er tilladt, skal der udarbejdes et katalog, så alle beboere har mulighed for at se, hvilke arbejder, der er tilladt.

13 Afdelingsmødet er beboernes mulighed for selv at præge forhold vedrørende driften og livet i den afdeling, hvor de bor. Derfor er det vigtigt, at så mange beboere som muligt deltager i afdelingsmødet.

14 Administrationens opgaver Udarbejdelse af afdelingens budget samt regnskab At føre afdelingsmødets beslutninger ud i livet i samarbejde med afdelingsbestyrelsen Indhentning af pristilbud Rekvirering af håndværkere Håndtering af husordenssager Boligernes indvendige vedligeholdelsesstand Håndtering af beboerklager Drift og vedligeholdelse inde og ude i afdelingen Vedligeholdelse af afdelingen Ledelse af ejendomsfunktionærerne Udarbejdelse af afdelingens budget samt regnskab På baggrund af afdelingens årlige statusmøde/ markvandring, som foretages i samarbejde med afdelingsbestyrelsen, ejendomsfunktionæren og ServiceInspektøren, udarbejder administrationen afdelingens budget. Administrationen udarbejder regnskabet på baggrund af årets indtægter og udgifter i afdelingen. At føre afdelingsmødets beslutninger ud i livet i samarbejde med afdelingsbestyrelsen De aktiviteter og arbejder, som afdelingsmødet har besluttet skal gennemføres, er afdelingsbestyrelsen forpligtet til at formidle videre til administrationen. Herefter er administrationen ansvarlig for, at beslutningerne føres ud i livet. Det betyder, at indhentning af pristilbud er administrationens opgave. Rekvirering af håndværkere Al henvendelse til håndværkere og andre eksterne leverandører foretages af administrationen. Husordenssager Det er administrationen, som beboerne skal kontakte ved husordensovertrædelser. Administrationen har herefter pligt til at behandle problemet. Afdelingsbestyrelsen har pligt til at følge med i livet i afdelingen og være med til at skabe tryghed, så afdelingen bliver et rart sted at bo. Afdelingsbestyrelsen skal ikke håndtere husordenssager, men derimod underrette administrationen, så snart den bliver opmærksom på forhold, som ikke er i orden. Boligernes indvendige vedligeholdelse Beboerne sørger i boperioden for boligens indvendige vedligeholdelse med hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling. Vedligeholdelse af inventar, gulve samt tekniske installationer foretages af administrationen, når og i det omfang det vurderes nødvendigt. 14

15 Håndtering af beboerklager Klager fra beboere ved fx overtrædelse af husordenen behandles af administrationen. Hvis afdelingsbestyrelsen modtager en klage fra en beboer, skal klagen overdrages til administrationen, som herefter tager sig af sagen. Drift og vedligeholdelse inde og ude i afdelingen Administrationen udarbejder en drifts- og vedligeholdelsesplan, som beskriver det planlagte arbejde minimum 10 år frem i tiden. Det er administrationens opgave at sørge for, at planen følges. Vedligeholdelse af afdelingen Administrationen er ansvarlig for, at vedligeholdelsen af udearealerne, miljøstationer, garager mm. sker i forhold til driftsplanen. Ledelse af ejendomsfunktionærerne Administrationen har ansvaret for at ansætte, afskedige og lede ejendomsfunktionærerne. Det er ServiceInspektøren, som har ledelsesansvaret over for ejendomsfunktionærerne ikke afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen skal derimod tage kontakt til administrationen, hvis der er noget, som den ikke er tilfreds med. Det er FællesBos opgave at administrere, kontrollere og udføre opgaverne. Det kræver dog, at afdelingsbestyrelsen videregiver de aktiviteter og arbejder, som afdelingsmødet har godkendt. 15

16 Kurser for afdelingsbestyrelser Der arrangeres mange kurser for afdelingsbestyrelser. Det er både kurser arrangeret af FællesBo og BL. FællesBo afholder hvert år i februar måned kursusweekend for alle repræsentantskabs- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Udgiften til dette kursus afholdes af FællesBo. Derudover tilbyder BL forskellige kurser, som du som afdelingsbestyrelsesmedlem kan tilmelde dig. Al tilmelding BL kurser skal ske gennem FællesBo. Udgifter til de lokale kurser i BL s 6. Kreds betales af FællesBo. For deltagelse i øvrige BL kurser har afdelingsbestyrelserne mulighed for at få udgiften til 1-3 medlemmer pr. år dækket af FællesBo. Antallet af deltagere er afhængig af antal lejemålsenheder i afdelingen. Ønsker afdelingsbestyrelsen at deltage i flere BL kurser udover det som FællesBo afholder udgiften til skal afdelingen selv betale for deltagelse til dette. Nyttige link? På kan du finde generelle informationer til brug for både afdelingsbestyrelser og beboere i FællesBo. Du kan finde yderligere informationer om arbejdet i en afdelingsbestyrelse på BL s hjemmeside Her kan du også downloade app en Ny i afdelingsbestyrelsen, så du altid har den med til møder. App en kan downloades i Google play og i App Store til din smartphone. FællesBo Nygade Herning Telefon: Fax: post@faellesbo.dk