Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse og MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kommune

Transkript

1 Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Århus Kmmune Brgmesterens Afdeling Brgmesterens Afdeling Juni 2009

2 Indhld Indhld Indledning Definitin af begreber Frmålet med retningslinierne Hvilke pgaver er mfattet af retningslinierne Hvedprincipperne fr MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Retningsliniernes pbygning MED-indflydelse g MED-bestemmelsesprcessen ved et typisk udbud i Århus Kmmune MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune i versigtsfrm MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Trin fr trin Trin A Overrdnet pgaveversigt Trin B Overrdnet pgaveversigt Trin C Overrdnet pgaveversigt Generelt vedrørende prcessen MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved større udbudsrunder i Århus Kmmune MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved større udbudsrunder i Århus Kmmune i versigtsfrm MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved større udbudsrunder i Århus Kmmune i versigtsfrm supplement til den under punkt 2 beskrevne prces Trin A Overrdnet pgaveversigt Undtagelser Infrmatin... 15

3 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side 3 1. Indledning Nærværende retningslinier er udarbejdet fr at fastlægge de hvedprincipper fr medindflydelse g medinddragelse, sm magistratsafdelingerne i Århus Kmmune skal følge i frbindelse med gennemførelse af førstegangs udbud af driftspgaver, sm mfatter persnale. Retningslinierne er udarbejdet med udgangspunkt i gældende lve g regelsæt, Rammeaftale m medindflydelse g medbestemmelse mellem Kmmunernes Landsfrening (KL) g Kmmunale tjenestemænd g Overenskmstansatte (KTO) samt prtkllatet m medarbejdernes inddragelse g medvirken ved mstilling. Fr så vidt angår de mråder i retningslinierne sm ikke er bligatriske i henhld til gældende lve, regler g rammeaftaler har Århus Kmmune indtil videre besluttet, at nærværende retningslinier skal være gældende. Nærværende retningslinier skal ses g anvendes i sammenhæng med Retningslinier fr udbud g udlicitering af driftspgaver i Århus Kmmune. 1.1 Definitin af begreber Ved udbud frstås gennemførelse af førstegangs udbud af driftspgaver, sm mfatter persnale, dvs. mindst 1 fastansat medarbejder. Det mfattede persnale kan være ansat i en eller flere magistratsafdelinger. Såfremt de udbudte driftspgaver sm følge af udbuddet vergår til en ekstern leverandør, vil et eventuelt efterfølgende udbud af pgaverne være at betragte sm udbud af tjenesteydelser, sm ikke falder ind under nærværende retningsliniers definitin af udbud. Såfremt udbuddet annulleres uanset årsagen g driftspgaverne frtsat varetages af fastansatte medarbejdere i Århus Kmmune, vil efterfølgende udbud af driftspgaverne, sm mfatter persnale, være mfattet af nærværende retningsliniers definitin af udbud. Dg pstartes MED-prcessen i sidstnævnte tilfælde på trin B, jf. figurerne i afsnit 2.1 g afsnit 3.1. Ved større udbudsrunder frstås en situatin, hvr Århus Byråd beslutter, at der skal gennemføres udbud af et antal driftspgaver i Århus Kmmune g/eller ske en vurdering af mulighederne fr gennemførelse af udbud af et antal driftspgaver i Århus Kmmune, der eventuelt kan mfatte flere magistratsafdelinger. Ved kntrlberegning frstås en pgørelse af mkstningerne ved at fasthlde pgavevaretagelsen, sm den finder sted før udbuddet. Kntrlberegningen anvendes til sammenligning med indkmne eksterne tilbud g eget bud. Kntrlberegningen udarbejdes jævnfør Retningslinier fr prissætning g mkstningspgørelse i Århus Kmmune.

4 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side 4 Udbudsmaterialet er det materiale, sm udsendes til ptentielle tilbudsgivere g sm bl.a. indehlder en kravspecifikatin af den fremtidige pgaveløsning. Kravspecifikatinen kan gdt afvige fra det sm er gældende før udbuddet g dermed fra måden hvrpå pgaverne er blevet løst g rganiseret før udbuddet. Ved eget bud frstås en pgørelse af mkstningerne ved den pgavevaretagelse, sm Århus Kmmunes egen udfører lægger til grund fr sit eget tilbud i udbudsrunden (eget bud). Eget bud skal beregnes i henhld til Retningslinier fr prissætning g mkstningspgørelse i Århus Kmmune samt Retningslinier fr udbud g udlicitering af driftspgaver i Århus Kmmune. Ved større mstillingsprcesser frstås større rganisatriske ændringer, der kan få betydning fr medarbejdernes arbejds- g persnalemæssige frhld, fr eksempel i frbindelse med udbud/udlicitering, privatisering samt ved udmøntning af aftale- eller lvbestemt pgaveflytning mellem ffentlige myndigheder, selskabsdannelser, ratinaliseringer, effektivisering, indførelse af nye interne styrefrmer g/eller intern mrganisering. Ved prjektgruppe, udbudsgruppe eller udbudsprjektgruppe frstås den gruppe, sm er nedsat af Århus Kmmune til at frberede udbud, udarbejde udbudsmateriale g/eller gennemføre udbud. Ved FællesMED frstås det øverste medindflydelses- g medbestemmelsesudvalg i Århus Kmmune. Ved hved medarbejderudvalg HMU frstås det øverste medindflydelses- g medbestemmelsesudvalg i de enkelte magistratsafdelinger. Ved lkalt medarbejderudvalg LMU frstås de lkale medindflydelses- g medbestemmelsesudvalg, der er relevante fr den aktuelle prces. Ved MED-følgegruppe frstås en eventuel følgegruppe nedsat af FællesMED til at repræsentere FællesMED g følge medarbejderinddragelsen i større udbudsrunder eller stre tværgående udbud. MED-følgegruppen fungerer i den frbindelse sm repræsentant fr FællesMED i frbindelse med løsning af eventuelt pståede prblemstillinger angående medarbejderinddragelsen undervejs i prcesfrløbet. MED-følgegruppen refererer til FællesMED. Ved MED-arbejdsgruppe frstås en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra ledelse g medarbejdere, nedsat af HMU g sm refererer til HMU.

5 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side Frmålet med retningslinierne Nærværende retningslinier er udarbejdet i henhld til 8 stk. 3 i Rammeaftale m medindflydelse g medbestemmelse. Frmålet med retningslinierne er at fastlægge de hvedprincipper fr MED-indflydelse g MED-bestemmelse, sm magistratsafdelingerne i Århus Kmmune skal følge ved udbud af driftspgaver. Retningslinierne er tiltrådt af FællesMED i Århus Kmmune den 11. juni Retningslinierne vedrører MED-indflydelse g MED-bestemmelse i hele udbudsprcessen fra beslutning m pstart af udbud g udarbejdelse af udbudsmateriale til sammenligning af tilbud g indgåelse af aftale. Prcedurerne beskrevet i retningslinierne anvendes herudver i relevant mfang ligeledes ved større mstillingsprcesser. 1.3 Hvilke pgaver er mfattet af retningslinierne Nærværende retningslinier vedrører udbud af driftspgaver i Århus Kmmune, sm mfatter persnale, jf. venstående definitin af udbud. Retningslinierne skal i øvrigt ses i sammenhæng med rammer, regler g retningslinier udstukket af Århus Byråd. Nærværende retningslinier beskriver alene de relatiner Århus Kmmune har til MED-systemet i frbindelse med afhldelse af udbud. De prcesser g pgaver, der i øvrigt varetages internt i Århus Kmmune g/eller den aktuelle prjektgruppe fr udbud samt de relatiner, sm Århus Kmmune har i øvrigt i frbindelse med udbuddet beskrives ikke i nærværende retningslinier. Nærværende retningslinier vil tillige i relevant mfang blive anvendt i frbindelse med større mstillingsprcesser, sm ikke er en direkte følge af udbud af driftspgaver i Århus Kmmune. I relatin til sådanne større mstillingsprcesser drøftes eventuelle tillempninger af retningslinierne til den aktuelle mstillingsprces g den knkrete udmøntning heraf i det/de relevante HMU er. 1.4 Hvedprincipperne fr MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune I henhld til nærværende retningslinier er hvedprincipperne fr MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved afhldelse af udbud af driftspgaver eller større udbudsrunder i Århus Kmmune følgende: Hvis der gennemføres udbud inddrages HMU fr den relevante magistratsafdeling g FællesMED rienteres via referater fra HMU Hvis der gennemføres større udbudsrunder inddrages FællesMED

6 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side 6 Hvis magistratsafdelingerne indenfr de retningslinier Byrådet udstikker beslutter, at der skal gennemføres en udbudsrunde fr en given driftspgave inddrages HMU. De faglige rganisatinernes repræsentanter deltager ikke i udarbejdelse af udbudsbekendtgørelsen g udbudsmaterialet/beslutninger vedr. udbudsmaterialet. De medarbejdere, sm skal deltage i udarbejdelsen af eget bud må, af hensyn til det udbudsretslige princip m ligebehandling af byderne, ikke deltage i udarbejdelsen af udbudsmaterialet g/eller MED-systemets synspunkter/anbefalinger knyttet hertil. Når udbudsprjektgruppen/bestiller indhenter plysninger g/eller inddrager rådgivning fra den kmmunale enhed, der hidtil har udført pgaven, skal dette ske på en sådan måde, at kmmunens egen pgaveløsning ikke favriseres. Ligeledes må en sådan kmmunikatin ikke give en intern udfører mulighed fr at påvirke udbudsbetingelserne til egen frdel. Af samme grund er det gså indskrevet i retningslinierne fr udbud (side 11) at intern tilbudsgiver er stillet verfr det vilkår at få udbudsmaterialet m.m. på samme tid sm andre tilbudsgivere. Før udsendelsen til alle tilbudsgiverne er udbudsmaterialet således ikke tilgængeligt hverken i endelig frm eller i frm af udkast fr hverken MEDsystemet eller de medarbejdere/den enhed sm skal udarbejde eget bud. Der er imidlertid ikke nget til hinder fr, at medarbejderne eller deres rganisatiner eller andre i øvrigt fremfører ønsker til indhldet af udbudsmaterialet i verensstemmelse med den under punkt 2.2 beskrevne prces fr MED-indflydelse g MED-bestemmelse, så længe en sådan prces ikke fører til, at en eventuel intern byder favriseres. 1.5 Retningsliniernes pbygning Retningslinierne er pbygget således, at punkt 2 med underpunkter beskriver MED-indflydelses g MED-bestemmelsesprcessen ved gennemførelse af et typisk udbud i Århus Kmmune. Punkt 3 med underpunkter beskriver de dele af MED-indflydelses g MED-bestemmelsesprcessen sm er specielle fr en større udbudsrunde i Århus Kmmune. MED-indflydelses g MEDbestemmelsesprcessen fr en større udbudsrunde er således beskrevet under punkt 2 med de mdifikatiner, sm følger af punkt MED-indflydelse g MED-bestemmelsesprcessen ved et typisk udbud i Århus Kmmune Det er magistratsafdelingernes ansvar - indenfr de retningslinier Byrådet udstikker - at beslutte hvrdan g hvrnår, der skal gennemføres udbud af en gi-

7 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side 7 ven driftspgave. Afdelingerne har dg mulighed fr at uddelegere ansvar til frvaltninger, sektrer mv. Fruden magistratsafdelingerne kan Byrådet gså beslutte at iværksætte et udbud eller en udbudsrunde. Nærværende retningslinier anvendes i henhld til afgrænsningen i afsnit 1.3 ved gennemførelse af førstegangs udbud af driftspgaver, sm mfatter persnale, uanset m beslutningen m udbud/udlicitering er truffet af Byrådet eller en magistratsafdeling. Beslutning m udbud/udlicitering af pgaver, der mfatter mere end 5 fuldtidsstillinger, skal frelægges Byrådet. Ved udbud i Århus Kmmune er hvedelementerne i den udbudsprces, sm kmmunen gennemfører følgende: Beslutning m at starte et udbud / en udbudsrunde eventuelt i frm af en principbeslutning med efterfølgende beslutningsprces knyttet til udmøntning heraf Udarbejdelse af udbudsmateriale Udarbejdelse af kntrlberegning Udarbejdelse af annnce i henhld til annnceringspligt eller udarbejdelse af udbudsbekendtgørelse (EU-udbud) Udarbejdelse af eget bud Sammenligning af tilbud Afgørelse af, hvem der skal have pgaven, herunder: Eventuel byrådsbeslutning Stand-still peride Aftaleindgåelse Implementering af aftale g kntrl af pgaveudførelsen Retningslinier fr udbud g udlicitering af driftspgaver i Århus Kmmune beskriver nærmere, hvrledes det kan fastlægges hvem der i Århus Kmmune kan have ansvaret fr de frskellige faser. I nedenstående afsnit 2.1 g 2.2 beskrives i versigtsfrm hvrledes MEDindflydelse g MED-bestemmelsesprcessen frløber parallelt med frløbet af et udbud i Århus Kmmune.

8 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune i versigtsfrm Århus Kmmune MED-systemet Trin A* Påtænkt udbud frudfr indstilling til Århus Byråd vedrørende udbud Emnet kmmer på dagsrdnen fr HMU til drøftelse Indstilling til Byrådet bilagt evt. udtalelse fra HMU Trin B* Etablering af udbudsprjektgruppe Magistratsafdelingens ledelse sætter emnet på dagsrdnen fr HMU til drøftelse Udarbejdelse af udbudsmateriale, annncer m.v. HMU kan følge prcessen direkte, nedsætte en MEDarbejdsgruppe til frmålet eller verdrage kmpetencen til LMU Høring af LMU i relevant mfang Færdiggørelse af udbudsmateriale, herunder kravsspecifikatin Trin C Udarbejdelse af kntrlberegning Intern udførerenhed udarbejder internt bud Bestiller sammenligner tilbud g vælger/indstiller valg af leverandør Emnet kmmer løbende på dagsrdnen fr HMU til rientering *) Såfremt der freligger en plitisk beslutning/aftale m gennemførelse af et udbud (der mfatter mere end 5 fuldtidsstillinger), inddrages HMU, når der er udarbejdet en indstilling sm udmønter beslutningen/aftalen til vedtagelse i Byrådet. HMU kan i frlængelse heraf afgive udtalelse, der vedlægges indstillingen til Byrådet sm bilag.

9 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Trin fr trin Trin A Overrdnet pgaveversigt Trin A vedrører frløbet p til en beslutning m gennemførelse af udbud, med mindre der er tale m en særlig situatin, hvr det uden frudgående drøftelser plitisk besluttes at gennemføre udbud. Et eksempel på sidstnævnte kan være plitiske aftaler g beslutninger truffet i frbindelse med budgetfrhandlinger i Århus Byråd. Århus Kmmune I frbindelse med vervejelser m udarbejdelse af indstilling til Århus Byråd m gennemførelse af udbud tilser Århus Kmmune (Magistratsafdelingen) i relatin til MED-systemet, at: MED-systemet adviseres m magistratsafdelingens vervejelser m eventuelt at indstille til Århus Byråd, at der gennemføres udbud af en given driftspgave. Adviseringen sker ved, at emnet ptages på dagsrdnen i magistratsafdelingens HMU til drøftelse En eventuel skriftlig erklæring g/eller mindretalsudtalelse fra HMU/LMU bilægges indstillingen til Århus Byråd MED-Systemet MED-Systemet inddrages under trin A på følgende vis: HMU drøfter magistratsafdelingens vervejelser m udbud g afgiver efter ønske skriftlig erklæring g/eller mindretalsudtalelse sm bilægges magistratsafdelingens eventuelle indstilling til Århus Byråd. Drøftelserne bør bl.a. mfatte HMU s synspunkter vedr. tilrettelæggelse af pgaverne g frhldene fr de berørte medarbejdere HMU rienterer FællesMED ved fremsendelse af kpi af mødereferater Trin B Overrdnet pgaveversigt Trin B iværksættes, når det er besluttet, at der skal gennemføres et udbud. Århus Kmmune I frbindelse med udarbejdelsen af udbudsmateriale til brug fr gennemførelse af udbud tilser Århus Kmmune (Magistratsafdelingen) i relatin til MED-systemet, at: MED-systemet - sideløbende med etablering af en udbudsprjektgruppe i regi af Århus Kmmune (Magistratsafdelingen) - adviseres m, at der er igangsat

10 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side 10 en udbudsprces fr et nærmere angivet mråde. Adviseringen sker ved, at magistratsafdelingens ledelse sætter emnet på dagsrdnen i HMU til drøftelse Magistratsafdelingen giver HMU en skriftlig rientering m hvilke pgaver/pgavemråder, der frventes udbudt En eventuel skriftlig redegørelse g/eller mindretalsudtalelse fra HMU med anbefalinger g/eller synspunkter vedr. udbudsmaterialets kravspecifikatin m.v. indgår i udbudsprjektgruppens vervejelser frinden endelig fastlæggelse af udbudsmaterialets udfrmning I tilfælde hvr det endelige udkast til udbudsmateriale/kravspecifikatin frelægges Århus Byråd g/eller Magistratsafdelingens ledelse til gdkendelse bilægges en eventuel skriftlig erklæring g/eller mindretalsudtalelse fra HMU indstillingen MED-Systemet MED-Systemet inddrages under trin B på følgende vis: HMU drøfter magistratsafdelingens beslutning m udbud HMU beslutter hvrvidt HMU selv ønsker at udarbejde anbefalinger/synspunkter vedr. udbuddet, eller pgaven løses enten via nedsættelse af en MED-arbejdsgruppe under HMU bestående af repræsentanter fra ledelse g medarbejdere eller ved delegering af pgaven til LMU. HMU drager ved arbejdets udførelse herunder MED-arbejdsgruppens sammensætning - msrg fr, at der ikke pstår habilitetsprblemer i frhld til magistratsafdelingens eventuelle afgivelse af eget bud HMU kan vedtage et kmmissrium g en arbejdsplan fr MEDarbejdsgruppens arbejde. Dette sker i givet fald med udgangspunkt i vedlagte bilag 1 Udkast til Kmmissrium HMU eller MED-arbejdsgruppen kan med henblik på eventuel udarbejdelse af skriftlig udtalelse med anbefalinger/synspunkter drøfte de i bilag 1 Udkast til Kmmissrium - anførte emner HMU igangsætter i relevant mfang prcessen i frhld til LMU/-erne fr de berørte pgavemråder. HMU rienterer LMU m en eventuel MEDarbejdsgruppes kmmissrium samt LMU s frpligtelser angående bidrag til g pgaver i den videre prces HMU beslutter hvrvidt der skal afgives skriftlig udtalelse g/eller mindretalsudtalelse fra HMU. Det færdige materiale med anbefalinger/synspunkter verdrages til Århus Kmmunes udbudsprjektgruppe med henblik på at dette efterfølgende indgår i de videre vervejelser vedr. udbudsmaterialets udfrmning. Århus Kmmunes udbudsprjektgruppe kan, hvis det af hensyn til princippet m ligebehandling af byderne, vælge at lade udtalelsen fra HMU

11 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side 11 indgå sm bilag til udbudsmaterialet eller på anden vis gøre udtalelsen tilgængelig fr byderne. Såfremt HMU beslutter, at der skal afgives skriftlig udtalelse til udbudsprjektgruppen, sendes udkast til udtalelse (efter behandling sm beslutningspunkt i HMU) i høring hs berørte LMU. HMU behandler høringssvarene fra LMU erne g afgiver samlet udtalelse HMU rienterer FællesMED ved fremsendelse af kpi af mødereferater Trin C Overrdnet pgaveversigt Trin C iværksættes, når udbuddet er igangsat g prækvalifikatinsrunden g/eller udbudsmaterialet er ffentliggjrt. Århus Kmmune I frbindelse med gennemførelsen af udbuddet tilser Århus Kmmune (Magistratsafdelingen) i relatin til MED-systemet, at: MED-systemet rienteres løbende m frløbet af udbudsprcessen. Orienteringen vil af hensyn til princippet m ligebehandling af alle bydere skulle baseres på ffentligt tilgængelige plysninger indtil udbuddet er afsluttet, g der er indgået aftale med en leverandør. Udbudsmaterialet efter ffentliggørelse gøres tilgængeligt fr HMU g eventuelt FællesMED - såfremt dette ønskes. MED-Systemet MED-Systemet inddrages under trin C på følgende vis: HMU rienteres løbende m frløbet af udbudsprcessen. Dette sker ved at punktet ptages på dagsrden til rientering. HMU rienterer FællesMED ved fremsendelse af kpi af mødereferater 2.3 Generelt vedrørende prcessen Det er hensigten med en tidlig inddragelse af MED-systemet at give medarbejderne den frnødne tid til at drøfte de arbejds- g persnalemæssige knsekvenser ved udbud, herunder frberede drøftelsen. Denne inddragelse af MED-systemet g knsekvenserne heraf er ikke til hinder fr, at Århus Kmmune (Magistratsafdelingen) sideløbende frtsat arbejder med at tilvejebringe det frnødne beslutningsgrundlag. Fr at verhlde det udbudsretslige princip m ligebehandling af byderne må de medarbejdere, sm skal deltage i udarbejdelsen af eget bud, ikke deltage i ud-

12 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side 12 arbejdelsen af udbudsmaterialet g/eller MED-systemets synspunkter/anbefalinger knyttet hertil jf. venfr. Udbudsprjektgruppen skal imidlertid indhente plysninger m den måde pgaverne løses på g rganiseres før et evt. udbud g det vil være plagt, at den enhed, sm hidtil har løst pgaven er behjælpelige med, at disse plysninger tilgår udbudsprjektgruppen herunder deltager i udarbejdelsen af en beskrivelse af hvrledes pgaverne hidtil har været løst g rganiseret. Udarbejdelse af udbudsmaterialet er netp af hensyn til ligebehandlingsprincippet en pgave fr bestiller. Det kan dg i ngle situatiner være hensigtsmæssigt at inddrage rådgivning fra den kmmunale enhed, der hidtil har udført pgaven, g den rådgivning kan vedrøre frmulering af detaljerede krav pga. specialviden eller frslag til frbedring af arbejdsgange. 3. MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved større udbudsrunder i Århus Kmmune Såfremt det vervejes indstillet til Århus Byråd, at der skal gennemføres en større udbudsrunde frløber MED-indflydelse g MED-bestemmelsesprcessen i stre træk sm beskrevet under punkt 2. Nedenstående diagram viser prcessen g i afsnit 3.2 beskrives i versigtsfrm de supplerende prcesser, der er til det under punkt 2 beskrevne MED-indflydelse g MED-bestemmelsesfrløb.

13 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved større udbudsrunder i Århus Kmmune i versigtsfrm Århus Kmmune MED-systemet Trin A* Påtænkt udbud frudfr indstilling til Århus Byråd vedrørende udbud Emnet kmmer på dagsrdnen fr FællesMED til drøftelse Indstilling til Byrådet bilagt evt. udtalelse fra FællesMED FællesMED kan følge prcessen direkte eller nedsætte en MED-følgegruppe til frmålet Høring af HMU g LMU i relevant mfang Trin B* Etablering af udbudsprjektgruppe Magistratsafdelingens ledelse sætter emnet på dagsrdnen fr HMU til drøftelse Udarbejdelse af udbudsmateriale, annncer m.v. HMU kan følge prcessen direkte, nedsætte en MEDarbejdsgruppe til frmålet eller verdrage kmpetencen til LMU Høring af LMU i relevant mfang Færdiggørelse af udbudsmateriale, herunder kravsspecifikatin Trin C Udarbejdelse af kntrlberegning Intern udførerenhed udarbejder internt bud Bestiller sammenligner tilbud g vælger/indstiller valg af leverandør Emnet kmmer løbende på dagsrdnen fr HMU til rientering *) Såfremt der freligger en plitisk beslutning/aftale m en udbudsrunde (der mfatter mere end 5 fuldtidsstillinger), inddrages FællesMED, når der er udarbejdet en indstilling sm udmønter beslutningen/aftalen til vedtagelse i Byrådet. FællesMED kan i frlængelse heraf afgive udtalelse, der vedlægges indstillingen til Byrådet sm bilag.

14 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved større udbudsrunder i Århus Kmmune i versigtsfrm supplement til den under punkt 2 beskrevne prces Såfremt det vervejes at indstille til Århus Byråd, at der skal gennemføres en større udbudsrunde frløber MED-indflydelse g MED-bestemmelsesprcessen i stre træk sm beskrevet under punkt 2. Nedenstående beskrives i versigtsfrm de supplerende prcesser, der er til det under punkt 2 beskrevne MEDindflydelse g MED-bestemmelsesfrløb supplementet vedrører trin A i MEDindflydelse g MED-bestemmelsesprcessen Trin A Overrdnet pgaveversigt Trin A vedrører frløbet p til en beslutning m gennemførelse af en større udbudsrunde, med mindre der er tale m en særlig situatin, hvr det uden frudgående drøftelser plitisk besluttes at gennemføre en større udbudsrunde. Et eksempel på en særlig situatin kan være plitiske aftaler g beslutninger truffet i frbindelse med budgetfrhandlinger i Århus Byråd. I sådanne særlige situatiner ændres nedenstående drøftelse i FællesMED til rientering af FællesMED. Århus Kmmune I frbindelse med vervejelser m udarbejdelse af indstilling til Århus Byråd m gennemførelse af en større udbudsrunde tilser Århus Kmmune i relatin til MED-systemet, at: MED-systemet adviseres m vervejelserne m eventuelt at indstille til Århus Byråd, at der gennemføres en større udbudsrunde. Adviseringen sker ved, at emnet ptages på dagsrdnen i FællesMED til drøftelse En eventuel skriftlig erklæring g/eller mindretalsudtalelse fra FællesMED bilægges indstillingen til Århus Byråd MED-Systemet MED-Systemet inddrages under trin A på følgende vis: FællesMED drøfter vervejelserne m udbud g afgiver efter ønske skriftlig udtalelse g/eller mindretalsudtalelse sm bilægges den efterfølgende indstilling til Århus Byråd FællesMED kan efter eget ønske vælge at nedsætte en MED-følgegruppe til at repræsentere FællesMED g følge medarbejderinddragelsen i relatin til den aktuelle udbudsrunde FællesMED kan vedtage et kmmissrium g en arbejdsplan fr MEDfølgegruppens arbejde FællesMED s g/eller MED-følgegruppens drøftelser bør bl.a. mfatte:

15 Århus Kmmune Fælles retningslinier vedrørende MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune Juni 2009 Side 15 Tilrettelæggelse af pgaverne, herunder beskrivelse af den nuværende pgaveløsning g evt. fastlagte målsætninger herfr Øknmi, herunder mkstningerne ved nuværende g fremtidig pgavevaretagelse g følgemkstninger Persnalebehv, herunder persnalets frhld i frbindelse med eventuel vergang til anden/privat arbejdsgiver Uddannelsesbehv g krav til berørte medarbejdere Arbejdsmiljøfrhld Teknik, herunder inddragelse af ekstern bistand FællesMED igangsætter i relevant mfang prcessen i frhld til HMU/-erne i de berørte magistratsafdelinger. FællesMED rienterer HMU m en eventuel MED-følgegruppes kmmissrium samt HMU s frpligtelser angående bidrag til g pgaver i den videre prces. HMU erne hører i relevant mfang LMU erne fr de berørte pgavemråder HMU erne rienterer FællesMED g MED-følgegruppen ved fremsendelse af kpi af mødereferater Såfremt FællesMED beslutter, at der skal afgives skriftlig udtalelse, afgiver FællesMED samlet udtalelse eventuelt efter høring hs HMU g LMU. 4. Undtagelser Der er sm udgangspunkt ingen udbud (jf. Definitinen af udbud side 3), sm er undtaget fra nærværende regelsæt. Skulle der derimd pstå situatiner hvr der af tidsmæssige eller andre årsager pstår behv fr at fravige den i nærværende retningslinier fastlagte prces fr MED-indflydelse g MED-bestemmelse ved udbud i Århus Kmmune, kan dette kun ske efter aftale mellem frmand g næstfrmand fr FællesMED. 5. Infrmatin Eventuelle spørgsmål kan rettes til Brgmesterens Afdeling Juridisk Knsulent Sidsel Harder Nyb, telefnnr eller Øknmisk Knsulent Vivi Knudsgaard Helstrup, telefnnr