Undersøgelse af kommunens ejendomsadministration.

Transkript

1 Nordfyns Kommune Jan Karnøe 4. juni 2008 Undersøgelse af kommunens ejendomsadministration. 1. Kommunens ejendomme. De ejendomme (bygninger og grunde), som kommunen ejer, kan rubriceres indenfor 5 kategorier: 1. bygninger som bruges af kommunen selv i kommunens daglige drift (eks. administrationsbygninger, skoler, daginstitutioner, klinikker, dagcentre, træningslokaler) 2. bygninger som ejes af kommunen, men lejes ud (ældreboliger, tjenesteboliger, almindelige lejeboliger) 3. bygninger som midlertidigt står tomme 4. grunde til udlejning til private 5. grunde til den kommunale drift eller til salg Formålet med denne undersøgelse er at beskrive kategori 2, 3 og 4 med henblik på at konstatere, om drift og administration er optimal, eller om kommunen kan opnå fordele ved at gribe tingene anderledes an. Hver enkelt bygning indenfor kategori 2 og 3 er beskrevet med hensyn til Adresse, type, tilstand og anvendelse Evt. udlejningsadministration Viceværtfunktion, ud- og indvendig løbende vedligeholdelse, fraflytningsvedligeholdelse samt vedligeholdelse af udendørsarealer. Beskrivelserne er vedlagt sammen med en samlet liste. Formålet med, at kommunen ejer en bygning, skal indlysende være, at rådighed over bygningen er et middel til, at kommunen kan varetage sine opgaver, og at det er billigere end at leje den. Kommunen kan godt være forudseende i sine anskaffelser, men spekulation i køb, prisstigninger og salg må ligge udenfor det kommunale opgavefelt. Kommunens grunde til udlejning fremgår af bilag, der oplister grundene med hensyn til anvendelse, adresse og årlig leje. 2. Kommunens bygninger udenfor egen drift. Kommunens udlejningsbygninger er:

2 Adresse Type Boligareal/ vurdering Solgården Ældrecenter med kvm Skovvej 1, 40 ældreboliger Fredensbo Vestergade 59 og Bakkevænget 12-48, Særslev, Gambo Farsbøllevej 18, Tørresøvej 27, Skovgyden 33, Vestergade 19, Stenløkkevej 1 b og c, Bryggerivej 4, Svelvikparken 67 A, Odensevej 10, Vestergade 16, Vestergade 16 b, Øvrige: Havnearealer i Bogense Ældrecenter med 18 ældreboliger 10 ældreboliger til demente Parcelhus med 2 lejligheder med fælles indgang 1-families parcel- 685 kvm kvm kvm og 68 kvm hus families parcelhus 96 kvm Parcelhus ombygget til 2 plejeboliger 1-families parcelhus 1-families andelsbolig Butik, erhvervslejemål Udlejet til Nordfyns Museum og Lokalhistorisk Arkiv Udlejet til Arriva, chaufførstue med bad og toilet 42 og 56 kvm kvm kvm 97 kvm. 959 kvm ,5 kvm Bemærkning Evt. ombygning under vurdering Nyt plejecenter på vej Mindste lejlighed vakant Beboet af enlig Tidligere pedelbolig, bebos af enken. Den ene bolig er vakant På Søndersø Biblioteks matrikel uden udskilningsmulighed Udlejet

3 Bygning som midlertidigt står tom: Adresse Type Boligareal/ vurdering Søndergade 96, Hovedbygning til gård Bemærkning Ligger i industrikvarter, tidl. avlsbygninger bruges af Vejafdelingen, Nislevgårdspillene opbevarer rekvisitter i hovedbygningen. I bilag 1 er en oversigt over, hvordan de administrative og tekniske funktioner bestrides. Herudover er et oplysningsark for hver enkelt adresse, boliger med fotos. Oplysningerne giver anledning til følgende bemærkninger: Porteføljen. Sammensætningen af kommunale boliger til udlejning er noget blandet. Udover de nævnte plejeboliger er der en lang række andre plejeboliger, som administreres af private boligselskaber. Ved at holde et mindre antal i kommunalt regi, er der ikke volumen i opgaven til at holde et højt professionelt niveau i boligadministrationen der er tale om små biopgaver for de fleste involverede. Der har sikkert oprindeligt været sunde socialpolitiske grunde til at købe parcelhuse til husning af borgere med boligbehov, men status er, at der er ringe flow i udlejningen. Normalt er stabile lejere godt, men når de bliver siddende, er der så sjældent ledige lejemål at sætte nye lejere ind i, og så forsvinder manøvremulighederne. Hertil kommer at der ikke er nogen klar målsætning vedligeholdelsesmæssigt for disse ældre parcelhuse, så de er i dårlig stand, og 2 lejligheder er vakante, fordi de ikke uden større investeringer er tjenlige til genudlejning. Der er 2 erhvervslejemål. Odensevej 10 i Søndersø kan ikke udmatrikuleres fra biblioteket, og Vestergade 16 b i Bogense udgør en mindre del af bygningen, den tidligere jernbanestation, som huser museum og lokalhistorisk arkiv. Huslejeopkrævning Huslejen opkræves for plejeboligernes vedkommende ved træk via pensionssystemet (maskinelt) og ellers via girokort udsendt af Borgerservice eller PBS, i alle tilfælde sker bogføringen maskinelt. Det væsentlige er, at ansvaret for at følge op på manglende betaling er entydigt fastlagt, og dette er under etablering. På Gambo og Fredensbo opkræver Økonomi lejerne i ældreboligerne individuelt for el, vand og varme Ophør af lejemål, istandsættelse og slutopgørelse udgør et særligt felt. Det skal foregå professionelt og oftest hurtigt for at sikre hurtig genudlejning og undgå konflikter om den endelige afregning.

4 Lejekontrakt Boliglovgivningen er meget kontant beskyttende overfor lejer, hvis udlejer ikke til punkt og prikke efterlever sine pligter. Det er derfor vigtigt (udover hensynet til god service), at udlejningssager håndteres korrekt og professionelt. Huslejekontrakt vedr. ældreboliger indgås på institutionen, hvad der er praktisk for lejer, men personalet på institutionen er ikke uddannet til at vejlede herom. Indskud Indskud skal sikre, at der er penge til at foretage renovering af boligen ved ophør af lejemålet. Det er derfor mindre hensigtsmæssigt, at der ikke er opkrævet depositum i alle tilfælde, selv når der er tale om ubemidlede lejere. Ved fraflytning indgår indskuddet i første række til evt. husleje i opsigelsesperioden og istandsættelse af det lejede, så det er klar til genudlejning. Istandsættelsen udføres af private håndværkere efter opdrag fra Bygningsafdelingen. Et evt. restbeløb af indskuddet bruges så til afdrag på evt. gæld for udskudt ejendomsskat (afklares i Borgerservice). En eventuel rest udbetales til den fraflyttede lejer eller boet herefter. Viceværtfunktionen Det er afgjort ikke hensigtsmæssigt at anvende højt uddannede og specialiserede bygningsmedarbejdere som viceværter til opgaver, som kan udføres af mindre uddannede medarbejdere, ligesom det næppe heller er rationelt at viceværtfunktionen er fordelt på mange forskellige medarbejdere medmindre sparet kørsel kan motivere det. Endelig bør snitfladen mellem viceværtfunktion og egentlig bygningsvedligeholdelse opstrammes, så der sikres ensartede principper for og samlet prioritering af bygningsvedligeholdelsen. Pasning af udearealer. Niveauet skal ikke nødvendigvis være ens overalt, men det vil nok være hensigtsmæssigt at få beskrevet, hvordan det skal være hvert enkelt sted, så et tilfældigt præg forsvinder. Der er tilløb til stykvise udbud, og det er nok den dyreste form, især hvis plejeniveauet er flydende beskrevet. Hvis kommunen fortsat skal have udlejningsboliger, ville være mere rationelt at få beskrevet plejeniveauet på alle relevante adresser og derefter lave et samlet udbud med internt kontrolbud (med bud fra Park & Vej på lige fod med private firmaer). 3. Udlejning af grunde. Kommunen har et ganske stort antal grunde til udlejning, først og fremmest ved Bogense Havn og Marina, men også kolonihaver, grunde overtaget fra Fyns Amt ved Hasmark, grunde hvorpå forenings-klubhuse ligger og antennemaster er placeret og endelig grunde, der forpagtes ud til landbrugsdrift. I bilag 2 er en komplet oversigt over udlejede boliger (ekskl. ældreboliger) og arealer omfattende:

5 Boliger 7 Erhvervslejemål 11 Fiskeskure 18 Bortforpagtning til landbrug 35 Camping 3 Foreninger 7 Kolonihaver Museum 1 Venterum 1 Ørredsø 1 Garage/parkering 1 Kiosk 2 Bådelag 1 Udlejningen er blevet samlet i Borgerservice i Bogense, hvilket giver mulighed for en mere rationel drift deraf, så der kan blive sammenhæng i hele porteføljen med hensyn til procedurer, leje, opkrævningsterminer, løbetider, kontraktformuleringer, m.m. Harmoniseringen må ske fortløbende, når kontrakter udløber. Administrativt er det godt med lange kontraktperioder, men det nedsætter kommunens handlefrihed og der er risiko for, at lejen distancerer sig fra markedsniveauet. 4. Samlet konklusion/indstilling. Det indstilles: at udlejningen af ældreboligerne ved Fredensbo og Gambo udbydes i offentlig licitation. at udlejningen på Solgården forbliver i kommunalt regi indtil beboerne overføres til andre boliger. at udlejningen i de øvrige boliger forbliver i kommunalt regi, men at ejendommene (med undtagelse af erhvervslejemålene) sælges ved vakance, eller hvis lejeren kan overtage på markedsvilkår. Herudover sker en intern afklaring af en rationel viceværtfunktion, udendørs plejeniveau og centraliseret bygningsvedligeholdelse. Bilag: Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Oversigt over bestridelse af administrative funktioner, underbilag for hvert enkelt boliglejemål med fotos af parcelhuse. Oversigt over udlejningsboliger og administration heraf Oversigt over udlejede grunde.