Generalforsamling 2017

Transkript

1 Generalforsamling 2017 Hej svømmere, forældre og venner af Skærbæk Svømmeklub. Har i ris, ros eller nogle ideer til os vil vi gerne høre om det tirsdag den 21. feb. kl i Skærbæk Fritidscenter på vores årlige generalforsamling. Svømmeklubben er vært med kaffe og kage. Dagsorden ifølge vedtagter: 1. Valg af dirigent 2. Formands beretning 3. Fremlægning af regnskab, godkendelse 4. Budget 2017/18 og fastsættelse af kontingent 5. Indkomne forslag: - Vedtægtsændring: Bestyrelsen forslag er at foreningen ændrer sin ledesform til triologi princippet 6. Valg af bestyrelses medlemmer + suppleanter 7. Eventuelt Evt. indkommende forslag skal være formanden Frank Gätje i hænde skriftlig, senest 8 dage før. Frank Gätje Vinumvej 66, 6780 Skærbæk eller mail@s-s-k.dk Information om triologiprincippet - hvad er det? - hvorfor? side 2 Information om vedtægtsændring side 3 Udkast af den nye forretningsorden / vedtægter fra side 4 af

2 Bestyrelsen forslag er at foreningen ændrer sin ledesform til triologi princippet. Hvad er det og hvorfor skal det nu være sådan?? 1. Hvorfor Lige som de fleste foreninger, har også vi det svært med til at rekruttere fler frivillige hjælper, træner osv. For at gøre det nemmer for os selv og mer attraktiv til alle potentielle frivillige vil vi gerne ændre nogle ting. Ved at reducere den daglige ledelse til tre personer, bliver møderne mere effektive og beslutningsgangen hurtigere. Den nye struktur gør ledelsen i stand til at reagere mere fleksibelt på udfordringer, som foreningen møder i fremtiden. Erfaringen og undersøgelser (fra DGI) siger, at flere vil være frivillige ledere, hvis opgaverne er overskuelige, kortvarige og sjove. Den nye ledelsesstruktur gør det lettere at skaffe frivillige, fordi de oplever, at arbejdet er sjovere, mere spændende og mere effektivt end tidligere. Tre mennesker kan holde kortere og mere beslutningsdygtige møder end 4-10 personer. Og man påtag sig kun de opgaver man er interesseret i. En anden grund er at vi i år 2017 for første gang har haft mer som 700 medlemmer. Vores nuværende Bestyrelse er en arbejdende bestyrelse dvs. at opgaver som opstå i klubben bliver normalt ordnet fra bestyrelsen selv. Men med så mange medlemmer bliver det næsten umuligt. Arbejd og ansvar skal fordeles på fler hoveder. Ledelsen skal og kan udelukkende udøve ledelse. Ledergruppen har to primære opgaver: At tage organisatoriske og økonomiske beslutninger samt at hjælpe de enkelte udvalg organisatorisk. 2. Hvad er triologi Vores nuværende bestyrelse: Formand, 2. Formand, Kasse, Sekretær, Alm. Medlem, 2 Suppleanter. Disse 7 personer skal lave alle organisatoriske opgaver og udføre dem. Det betyder at alle bestyrelsesmedlemmer har mange forskellige opgaver bland andet også mange som man er ikke særligt interesseret i. Desuden bliver man valgt for 2 år. Trilogie princippet: 3 personer + 2 suppleanter (som er kun med til møder når det handler om stører økonomiske beslutninger) skal tage organisatoriske og økonomiske beslutninger samt at hjælpe de enkelte udvalg organisatorisk. Opgaver bliver løst af de forskellige udvalg hvor 3 frivillige som er interesseret i den ene opgave arbejder sammen. I de forskellige udvalg kan man arbejde med på de opgaver man ønsker så lange man har lyst og tid til det.

3 Udkast vedtægter / ændringer Der kommer ny vedtægter til afstemmning ved generalforsamling pga. den nye ledelses struktur. Væsentlig ændringer er: Ændring af foreningens formålsparagraf: Før var vi begrænset til aktiviteter med tilknytning til svømning. Nu er det åben til alle idræt fx. også til aktiviteter på strand, triatlon, duatlon, osv. Begrundning: Der bliver mer og mer dyrket individuel sport. Når vi ikke vil tabe tilslutning skal vi være åben for det hvad medlemmer efterspørge. Foreningen skal være tilknyttet DGI eller en special forbund (DSU) Begrundning: Igennem DGI eller DSU er vi altid den rigtige forsikringsdækning til en fordelagtig pris. I svømning er de to forbund også arrangør af uddannelser og stævner som man kan deltage i meget billiger når man er medlem hos dem. Ændring af ledelses foreningsstruktur Begrundning se side 2 Kontingent festsattes af ledergruppen. Begrundning: Det giver muligheden for at etablere ny hold midt i en sæson fx. til jul uden at det var planlagt allerede på sidste generalforsamling. Det giver ledelsen mulighed for regulere kontingentet når der er får få deltager på et hold i stedet for at nedlægge det.

4 Vedtægter Skærbæk Svømmeklub 1: NAVN OG HJEMSTED Foreningens navn er Skærbæk Svømmeklub. Foreningen er hjemmehørende Skærbæk, i Tønder Kommune. Foreningen er stiftet den : FORMÅL Foreningens formål er ved idræt og andet kulturelt virke at fremme den enkeltes og fællesskabets sundhed og trivsel. 3: ARBEJDSOMRÅDE Foreningen kan tage de aktiviteter på programmet, som ledergruppen vurderer, der er behov for i henhold til formålsparagraffen. 4: TILHØRSFORHOLD Foreningen er tilsluttet DGI, samt specialforbund under Danmarks Idrætsforbund og er dermed undergivet disse organisationers vedtægter. 5: MEDLEMSSKAB Som medlemmer kan optages alle der vedkender sig disse vedtægter. Ledergruppen kan udelukke et medlem, når den finder grund hertil. Det udelukkede medlem kan indbringe udelukkelsen på førstkommende generalforsamling. 6: GENERALFORSAMLING. Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen, der afholdes hvert år i februar måned. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 14 dages varsel og indkaldes ved annoncering i dagspressen. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 10 dage før generalforsamlingens afholdelse. Fremmødte medlemmer, der er fyldt 15 år, og som har været medlem af foreningen i mere end 3 mdr. har stemmeret. Stemmeret kan udøves af alle medlemmer, dog skal medlemmer under 15 år være ifølge en af forældrene. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Trænere, ledere og udvalgsmedlemmer er alle medlemmer af foreningen. Valgbar til ledelse og ledergruppen, er enhver der kan vedgå sig disse vedtægter. Ingen kan vælges mod sin vilje. Beretninger og visioner for de enkelte aktivitetsudvalg skal være på foreningens hjemmeside senest 8 dage før generalforsamlingen og kan drøftes på generalforsamlingen. På generalforsamlingen afgøres alle sager ved almindelig stemmeflertal. Ved afstemning om udelukkelse af et medlem samt ved ændring af disse vedtægter, kræves mindst 2/3 af de afgivne gyldige stemmer for forslaget. Skriftlig afstemning kan efter ønske foretages. Navneændring skal yderligere godkendes på en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling med det ene punkt på dagsordenen. Forslag og valg af revisorer skal være skriftlige hvis blot en ønsker det. Der føres protokol over vedtagne beslutninger. Den ordinære generalforsamling skal som minimum have følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Aflæggelse af ledelsens beretning og vision for fremtiden ved formanden. 3. Forelæggelse af det reviderede regnskab 4. Behandling af indkomne forslag. 5. Valg til ledelsen i henhold til vedtægterne 6. Valg af revisorer. 7. Eventuelt. 7: EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når formanden eller flertallet af ledergruppen finder det fornødent, samt når mindst 25% af foreningens stemmeberettigede medlemmer stiller skriftligt krav herom med forslag til dagsorden.

5 Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at kravet herom er modtaget, og den skal indvarsles i lighed med den ordinære generalforsamling. 8: LEDELSE Foreningens daglige drift varetages af 1 formand, 1 økonomiformand og 1 aktivitetsformand, der udgør ledelsen. Disse 3 personer udgør sammen med 2 supplerende medlemmer ledergruppen. Ledergruppen fordeler opgaver og ansvar mellem sig. Formanden vælges på generalforsamlingen for 2 år i lige år, økonomiformand og aktivitetsformand vælges for 2 år i ulige år. De 2 supplerende medlemmer vælges årligt og sidder for 1 år ad gangen. Hvis der sker frafald i ledelsen, skal en af de 2 supplerende medlemmer træde ind. Ledergruppen finder selv et supplerende medlem, der kan varetage posten indtil næste generalforsamling. Ledergruppen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede. Ved økonomiske beslutninger udover den daglige drift, samt ved budgetgodkendelse skal hele ledergruppen være til stede. Vedtagelse i ledergruppen kræver, at over halvdelen af gruppens medlemmerne stemmer herfor. Der føres protokol over vedtagne beslutninger. 9: UNDERUDVALG Ledergruppen opretter og nedlægger aktivitets- og underudvalg og udpeger medlemmer til disse udvalg. Udvalgene skal bestå af 3-5 personer. Ved et udvalgs nedsættelse defineres udvalget virkeområde og udvalgets ramme og retningslinjer fastlægges. Udvalgene er budget ansvarlige, men har ingen økonomisk kompetence, udover det af ledergruppen godkendte budget. Udvalgene har pligt til at holde ledelsen orienteret om arbejdet i udvalgene, samt ret og pligt til at deltage i møder med ledergruppen i henhold til forretningsordenen. Personer i ledergruppen kan ikke samtidig sidde som formand for et aktivitetsudvalg. 9: KONTINGENT Foreningens kontingent fastsættes af ledergruppen 10: HÆFTELSE Foreningens medlemmer og ledelse hæfter IKKE personligt for de af foreningen indgåede forpligtelser, for hvilke alene foreningen hæfter med dens formue. Foreningens medlemmer har ikke nogen økonomisk forpligtelse over for foreningen udover kontingentforpligtelsen. Foreningens medlemmer har ikke krav på nogen del af foreningens formue eller udbytte af nogen art. 11: ANSVAR. Foreningen tegnes ved underskrift af formanden i foreningen med 1 fra ledergruppen. Dog ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom samt ved optagelse af lån, af den samlede ledergruppe. 12: REGNSKABSÅR OG REVISION. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Regnskabet fremlægges i revideret stand på generalforsamlingen. Revision foretages af eksternt revisionsfirma, der vælges hvert år på generalforsamlingen efter indstilling fra ledergruppen. Revision foretages mindst 1 gang årligt. 13: OPLØSNING Beslutningen om foreningens ophør kan kun træffes på en med det formål særlig indkaldt generalforsamling. Vedtagelse skal ske med 3/4 majoritet af de fremmødte afgivne gyldige stemmer. I tilfælde af foreningens ophør træffer generalforsamlingen beslutningen om anvendelse af foreningens evt. formue m.m. Som dog under alle omstændigheder skal anvendes til idrætslige, almene formål i Skærbæk området. Således vedtaget d. XXXXX XXXXXXXXX Dirigent

6 Godkendt forretningsorden efter triologi princippet Som retningslinier for ledergruppens arbejde gælder sammen med foreningens vedtægter følgende: Ledelsen: Ledergruppen som vælges på generalforsamlingen består af 5 personer: 1 formand 1 økonomifmd. 1 aktivitetsfmd. 2 supplerendemedlemmer Formand, økonomifmd. og aktivitetsfmd. udgør ledelsen som varetager den daglige drift under ansvar overfor den samlede ledergruppe og generalforsamlingen. De fordeler opgaverne og ansvaret mellem sig. De 2 supplerende medlemmer skal være ledelsens sparringspartnere og kan være med til at afgøre organisatoriske og økonomiske beslutninger. Alle poster i ledergruppen og udvalg er ulønnede. Omkostningsgodtgørelse i forbindelse med ledelses- og udvalgsarbejdet for foreningen dækkes mod bilag. Ledergruppens medlemmer har fri kontingent og kan deltage i alle aktiviteter. Der kan være ansat en forretningsfører der bliver aflønnet, til at lave den daglige bogføring og årsregnskab m.m. Møder: Ledelsen forventes at holde møde ca. 10 gang per året. Det bliver aftalt efter behov. Hele ledergruppen (inkl. suppleanter) holder møder efter behov Udvidet ledelsesmøde med alle udvalg 1-2 gange pr. år. I forbindelse med ledelses møder kan enkelte eller flere udvalg være repræsenteret og deltage helt eller delvist i mødet. Mødedatoer bliver festlagt fra ledelsen efter behov Der skal udsendes dagsorden senest 5 dage før. Administrationsdvalg Ledelsen kan oprette små ad hoc udvalg til at klare løbende mindre opgaver i foreningen. Eksempelvis udvalg til at arrangere fester, sportsdage, sociale arrangementer o.lign. Der skal være faste udvalg eller festansætte til tage sig af kontorarbejde (medlemsdatabase, telefon, marketing, kursustilmelding) ligesom opgaverne i svømmeudvalg (træneransvarligt, stævneorganisation, dommeransvarligt) Aktivitetsudvalg Alle idrætsgrene styres af et aktivitetsudvalg, som på samme måde som ledelsen, består af 3-5 personer. Udvalget skal sammen med økonomiudvalget, for hver sæson eller arrangement, udarbejde budget, der skal godkendes af bestyrelsen. Ved indkøb udover budgettet skal dette forud godkendes af ledelsen og ved større beløb (over kr. 3000,-) af ledergruppen (ledelse + suppleanter). Udvalget må ikke selv lave sponsoraftaler eller kontakte sponsorer, uden forudgående aftale med ledelsen/ sponsorudvalget. Det er udvalgets ansvar at holde ledelsen orienteret om udvalgets aktiviteter. Ledelsen skal være orienteret om udvalgsmøder og må deltage. Dette skal meddeles udvalgsformanden inden mødet. Udvalget har pligt til at bidrage til fællesskabet i foreningen, samt i div. arrangementer, hvor foreningen indgår. Medlemmer i et aktivitetsudvalg skal deltage i foreningens generalforsamling, hvor der også kan stilles spørgsmål til udvalgets beretning. Det er kun nødvendig vis der er fler som et aktivitetsudvalg Nye tiltag Foreningen skal altid være parat til at tage imod nye ideer og hjælpe disse på vej. Ledelsen kan give økonomisk støtte og organisatorisk hjælp i startfasen.