SLA s arkivuddannelse Modul 1. Arkivadministration

Transkript

1 Den danske arkivstruktur Arkivloven Tilgængelighed Tavshedspligt Ophavsret Klausulering Udlån Servicering af brugerne

2 Vore mange venner (ABM) Ny samarbejdsmuligheder og relationer ARKIVER -Offentlige - Private Biblioteker Museer

3 Private arkiver Private arkivalier Foreningsdrevne arkiver Selvejende arkiver Biblioteksdrevne arkiver Stadsarkiver 7 arkiver Offentlige arkivalier Private arkivalier Reguleret af Biblioteksloven Museumsdrevne arkiver Reguleret af Museumsloven

4 Rigsarkivet, København Rigsarkivet, København Statens Arkiver Rigsarkivet, Odense - Dansk dataarkiv Rigsarkivet, Viborg - Erhvervsarkivet Rigsarkivet, Aabenraa

5 Statens arkivers formål (Arkivlovens 4) 1. Sikre bevaring af arkivalier 2. Sikre muligheden for kassation 3. Stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder 4. Vejlede borgere og myndigheder i brug af arkivalier Af historisk værdi eller dokumentation af væsentlige administrative forhold eller af retslig betydning for borgere og myndigheder. Skal ske i samarbejde med myndighederne. 5. Forske og formidle forskningen

6 Landsorganisationer SLA (Sammenslutningen af Lokalarkiver) LASS Og de resterende amtskredse Oprettet: 1949 Antal medlemmer: Knap 500 arkiver Webside: danskearkiver.dk ODA (Organisationen af danske arkiver) Oprettet: 2016 Antal medlemmer: 45 arkiver Webside: dkarkiver.dk

7 Arkivsamvirker Arkivsamvirker Tønder kommunes arkivsamvirke Haderslev kommunes arkivsamvirke Sønderborg kommunes lokalhistoriske arkivsamvirke Samrådet for Lokalarkiver i Aabenraa kommune Rødekro lokalhistoriske arkiv Ensted lokalhistoriske arkiv - og resten

8 Historiske foreninger og forskningsinstitutioner i Sønderjylland Historisk Samfund for Sønderjylland Historisk Samfund for Als og Sundeved Lokalhistoriske foreninger (58 foreninger i Sønderjylland). Studieafdelingen/arkivet ved Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig Museum Sønderjylland, ISL-Lokalhistorie Heimatkundliche Arbeitsgemeintschaft für Nordschleswig Archiv/Historische Forschungsstelle der Deutschen Volksgruppe in Dänemark Institut for Grænseregionsforskning. Syddansk Universitet

9 Arkivloven Lovens anvendelsesområde ( 1) 1. Offentlig forvaltning og domstole 2. Anerkendte trossamfund, ministerialbøger 3. Ikke offentlige selskaber, institutioner og foreninger 4. Privatretslige selskaber og organisationer 5. Private arkivalier Hvis: 1) Udgifter betales af staten eller kommuner 2) Ved lov tillagt beføjelser på statens eller kommuners vegne. Hvis: 1) Bevarelse må anses for væsentlige efter arkivloven. Gælder de offentlige arkivers virksomhed. IKKE private arkiver.

10 Private arkivalier. Arkivlovens bestemmelser Statens Arkiver samarbejder med og er i arkivmæssig henseende rådgivende over for andre kulturelle eller videnskabelige institutioner, der indsamler og bevarer private arkivalier som led i deres virksomhed. Kulturministeren nedsætter et udvalg til fremme af dette samarbejde (personarkivudvalget). Ved aflevering af private arkivalier til offentlige arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed. Kulturministeren kan efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsætte nærmere regler om tilgængelighed til materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

11 Statens Arkiver Det Kongelige Bibliotek Nationalmuseet Dansk Folkemindesamling Slots- og Kulturstyrelsen Privatarkivudvalget Kvindehistorisk Samling Arbejderbevægelsens Arkiv og Museum SLA ODA

12 Private arkivalier. Arkivlovens bestemmelser Kulturministeren kan godkende, at institutioner, der uden at være offentlige arkiver indsamler og bevarer private arkivalier som led i deres virksomhed, kan modtage arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger. Godkendelsen forudsætter, at institutionen opfylder de krav vedrørende opbevaring og tilgængelighed. Den, der ejer private arkivalier af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, skal, inden arkivalierne udføres af landet, give Statens Arkiver adgang til kopiering af arkivalierne. Hvis et bo, der tilfalder staten ved arv, rummer arkivalier, skal disse afleveres til Statens Arkiver. Private arkivalier, hvortil ingen kan godtgøre sin ret som ejer, tilhører staten. Finderen af sådanne arkivalier eller den, der får dem i sin besiddelse, skal straks aflevere dem til Statens Arkiver.

13 Arkivloven 5. Statens Arkiver behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet og er rådgivende for offentlige myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer.

14 Kommunale arkivers arbejdsopgaver (Arkivlovens 7) 1. Sikre bevaring af arkivalier 2. Sikre muligheden for kassation Af historisk værdi eller dokumentation af væsentlige administrative forhold eller af retslig betydning for borgere og myndigheder. 3. Stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder Skal ske i samarbejde med myndighederne. 4. Vejlede borgere og myndigheder i brug af arkivalier Samarbejder med Statens Arkiver

15 Arkivloven Aflevering af statslige arkivalier Statens myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund kan kun aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver Private personer, virksomheder eller institutioner, som er i besiddelse af arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal aflevere arkivalierne til Statens Arkiver. Statens ret til arkivalier kan ikke ophøre ved ekstinktion eller hævd.

16 Arkivloven Aflevering af statslige arkivalier Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til kommunale arkiver. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering af kommunale arkivalier til Statens Arkiver. Kommunale arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares, skal afleveres til et offentligt arkiv. Afleveringen skal finde sted senest på det tidspunkt, hvor de pågældende oplysninger ellers skulle slettes af den dataansvarlige myndighed.

17 Arkivloven Tilgængelighed 22. Arkivenheder, der er skabt eller tilvejebragt af den offentlige forvaltning og domstolene, og som er afleveret til offentligt arkiv, er tilgængelige, når arkivenhederne er 20 år gamle. Vedkommende myndighed træffer afgørelse i forbindelse med ansøgning om adgang til arkivalier, der er over 20 år gamle, men som ikke er afleveret til offentligt arkiv. Ansøgningen imødekommes, medmindre de hensyn, der er omtalt i 23-27, foreligger. 23.Arkivenheder, som indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, er tilgængelige, når de er 75 år gamle.

18 Arkivloven Tilgængelighed Arkivenheder, som omfatter sager inden for strafferetsplejen, er tilgængelige, når de er 75 år gamle. Arkivenheder, som indeholder myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, er tilgængelige, når de er 50 år gamle. Arkivenheder, som omfatter materiale, der er tilvejebragt som grundlag for udarbejdelsen af offentlig statistik, er tilgængelige, når de er 50 år gamle. Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en længere tilgængelighedsfrist på højst 60 år for dokumenter hvor det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige samfundsmæssige interesser

19 Arkivloven Tilgængelighed Folkekirkens og de anerkendte trossamfunds ministerialbøger, sønderjyske personregistre og borgerlige ægteskabsbøger, som er afleveret til Statens Arkiver, er tilgængelige, når de er 50 år gamle. Døds-og begravelsesregistre, som er afleveret til Statens Arkiver, er tilgængelige, når de er 10 år gamle. Tilgængelighedsfristen for en arkivenhed, regnes fra en arkivenheds slutningsår. Tilgængelighedsfristen for et dokument regnes fra dokumentets dato.

20 Arkivloven Tilgængelighed Den, der får adgang til benyttelse af arkivalier, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til private eller offentlige interesser.

21 Ophavsretsloven Ophavsrettens genstand og indhold Beskyttede værker 1. Den, som frembringer et litterært eller kunstnerisk værk, har ophavsret til værket, hvad enten dette fremtræder som en i skrift eller tale udtrykt skønlitterær eller faglitterær fremstilling, som musikværk eller sceneværk, som filmværk eller fotografisk værk, som værk af billedkunst, bygningskunst eller brugskunst, eller det er kommet til udtryk på anden måde. Stk.2. Kort samt tegninger og andre i grafisk eller plastisk form udførte værker af beskrivende art henregnes til litterære værker. Stk.3. Værker i form af edb-programmer henregnes til litterære værker.

22 Ophavsretsloven Beskyttelsens indhold 2. Ophavsretten medfører, med de i denne lov angivne indskrænkninger, eneret til at råde over værket ved at fremstille eksemplarer af det og ved at gøre det tilgængeligt for almenheden i oprindelig eller ændret skikkelse, i oversættelse, omarbejdelse i anden litteratur-eller kunstart eller i anden teknik. Stk.2. Som eksemplarfremstilling anses enhver direkte eller indirekte, midlertidig eller permanent og hel eller delvis eksemplarfremstilling på en hvilken som helst måde og i en hvilken som helst form. Som fremstilling af eksemplarer anses også det forhold, at værket overføres på indretninger, som kan gengive det. Stk.3. Værket gøres tilgængeligt for almenheden, når 1) eksemplarer af værket udbydes til salg, udlejning eller udlån eller på anden måde spredes til almenheden, 2) eksemplarer af værket vises offentligt, eller 3) værket fremføres offentligt.

23 Ophavsretsloven Stk.4. Som offentlig fremførelse efter stk.3, nr. 3, anses også 1) trådbunden eller trådløs overføring af værker til almenheden, herunder udsendelse i radio eller fjernsyn og tilrådighedsstillelse af værker på en sådan måde, at almenheden får adgang til dem på et individuelt valgt sted og tidspunkt, og 2) fremførelse i en erhvervsvirksomhed, der finder sted for en større kreds, som ellers måtte anses som ikke-offentlig. 3. Ophavsmanden har krav på at blive navngivet i overensstemmelse med, hvad god skik kræver, såvel på eksemplarer af værket som når dette gøres tilgængeligt for almenheden. Stk.2. Værket må ikke ændres eller gøres tilgængeligt for almenheden på en måde eller i en sammenhæng, der er krænkende for ophavsmandens litterære eller kunstneriske anseelse eller egenart. Stk.3. Sin ret efter denne paragraf kan ophavsmanden ikke frafalde, medmindre det gælder en efter art og omfang afgrænset brug af værket.

24 Ophavsretsloven Bearbejdelser 4. Den, som oversætter, omarbejder eller på anden måde bearbejder et værk, herunder overfører det til en anden litteratur-eller kunstart, har ophavsret til værket i denne skikkelse, men kan ikke råde over det på en måde, som strider mod ophavsretten til det oprindelige værk. Stk.2. Ophavsretten til et nyt og selvstændigt værk, som er frembragt gennem fri benyttelse af et andet, er ikke afhængig af ophavsretten til det oprindelige værk. Offentliggørelse og udgivelse 8. Et værk anses for offentliggjort, når det lovligt er gjort tilgængeligt for almenheden. Stk.2. Et værk anses for udgivet, når eksemplarer af værket med ophavsmandens samtykke er bragt i handelen eller på anden måde spredt blandt almenheden.

25 Ophavsretsloven Midlertidig eksemplarfremstilling 11 a. Det er tilladt at fremstille midlertidige eksemplarer, som 1) er flygtige eller tilfældige, 2) udgør en integreret og væsentlig del af en teknisk proces, 3) udelukkende har til formål at muliggøre enten en mellemmands transmission af et værk i et netværk mellem tredjemænd eller en lovlig brug af et værk og 4) ikke har selvstændig økonomisk værdi. Stk.2. Bestemmelsen i stk.1 gælder ikke for edb-programmer og databaser.

26 Ophavsretsloven Arkiver, biblioteker og museer 16. Offentlige arkiver, offentlige biblioteker og andre biblioteker, der helt eller delvis finansieres af det offentlige, samt statslige museer og museer, der er godkendt efter museumsloven, må gengive og sprede eksemplarer af værker til brug i deres virksomhed i overensstemmelse med bestemmelserne i stk.2-6, såfremt det ikke sker i erhvervsøjemed. Dette gælder dog ikke for edb-programmer i digital form bortset fra computerspil. Stk.2. Institutionerne må fremstille eksemplarer i sikkerheds-og beskyttelsesøjemed. Stk.3. Såfremt et eksemplar i en institutions samling er ufuldstændigt, må institutionen fremstille eksemplarer af de manglende dele, medmindre værket kan erhverves i almindelig handel eller hos udgiveren. Stk.4. Biblioteker må fremstille eksemplarer af udgivne værker, der bør være tilgængelige i bibliotekets samlinger, men som ikke kan erhverves i almindelig handel eller hos udgiveren.

27 Ophavsretsloven SLA s arkivlederuddannelse Stk.3. De i stk.2 nævnte institutioner må overføre og udlevere eksemplarer af pligtafleverede værker, der er udsendt i radio og fjernsyn, filmværker og værker, der er offentliggjort i elektroniske kommunikationsnet, til forskningsformål, såfremt værket ikke kan erhverves i almindelig handel. Sådanne eksemplarer må ikke udnyttes på anden måde. 16 b. Offentlige biblioteker og andre biblioteker, der helt eller delvis finansieres af det offentlige, kan på bestilling i digital form gengive artikler fra aviser, tidsskrifter og samleværker, kortere afsnit af bøger og andre udgivne litterære værker samt illustrationer og noder, som er gengivet i tilslutning til teksten, såfremt betingelserne for aftalelicens efter 50 er opfyldt. Bestemmelsen i 1. pkt. omfatter ikke udsendelse i radio eller fjernsyn eller tilrådighedsstillelse af værker på en sådan måde, at almenheden får adgang til dem på et individuelt valgt sted og tidspunkt, jf. 2, stk.4, nr. 1, 2. led. 22. Af et offentliggjort værk er det tilladt at citere i overensstemmelse med god skik og i det omfang, som betinges af formålet.

28 Ophavsretsloven 27. Når eksemplarer af værker beskyttet efter denne lov er indgået til en forvaltningsmyndighed eller domstol i forbindelse med dens virksomhed, er ophavsretten ikke til hinder for, at andre forlanger aktindsigt i eksemplarer af værker, herunder forlanger afskrift eller kopi, i overensstemmelse med lovgivningens bestemmelser herom. Det samme gælder for værker, som er frembragt inden for den pågældende forvaltningsmyndighed eller domstol. Stk.2. Ophavsretten er ikke til hinder for, at arkivalier, der er afleveret til et offentligt arkiv eller en institution, som efter kulturministerens bestemmelse kan sidestilles hermed, gøres tilgængelige for almenheden i overensstemmelse med arkivlovgivningens bestemmelser herom. Der må dog ikke udleveres kopier af private arkivalier. Stk.3. Retten til videre udnyttelse af værker, hvortil der i henhold til stk.1 eller 2 er givet adgang, eller hvoraf der er udleveret afskrifter eller kopier, afhænger af de i øvrigt gældende regler.

29 Ophavsretsloven Ophavsrettens overgang til andre Almindelige bestemmelser 53. Ophavsmanden kan med de begrænsninger, der følger af 3 og 38, helt eller delvis overdrage sine rettigheder efter denne lov. Stk.2. Overdragelse af eksemplarer indbefatter ikke overdragelse af ophavsretten. Stk.3. Har ophavsmanden overdraget en ret til at udnytte værket på en bestemt måde eller ved bestemte midler, giver overdragelsen ikke erhververen ret til at udnytte værket på andre måder eller ved andre midler. Stk.4. Bestemmelserne i om overdragelse af ophavsret kan fraviges ved aftale mellem parterne, medmindre andet er fastsat i de enkelte bestemmelser. 54. Erhververen har pligt til at udnytte værket. Ophavsmanden kan hæve aftalen, hvis erhververen ikke har udnyttet værket inden en rimelig tid eller senest inden 5 år efter det tidspunkt, hvor aftalen er opfyldt fra ophavsmandens side.

30 Ophavsretsloven 55. Hvis aftalen ikke udtrykkeligt specificerer enkelte udnyttelsesformer, som omfattes af overdragelsen, kan ophavsmanden med rimeligt varsel opsige overdragelsen af rettighederne til de uspecificerede udnyttelsesformer, der ikke er iværksat af erhververen, inden 3 år er forløbet fra det tidspunkt, hvor aftalen er opfyldt fra ophavsmandens side. Bestilte portrætbilleder 60. Ophavsmanden kan ikke udøve sine rettigheder til et bestilt portrætbillede uden samtykke fra bestilleren.

31 Ophavsretsloven Ophavsrettens gyldighedstid 63. Ophavsretten til et værk varer, indtil 70 år er forløbet efter ophavsmandens dødsår eller for de i 6 omhandlede værker efter længstlevendes dødsår. For filmværker varer ophavsretten dog, indtil 70 år er forløbet efter dødsåret for den længstlevende af følgende personer: 1) Den ledende instruktør, 2) drejebogsforfatteren, 3) dialogforfatteren og 4) komponisten til musik, som er specielt frembragt til brug i filmværket. Stk.2. Når et værk er offentliggjort uden angivelse af ophavsmandens navn, alment kendte pseudonym eller mærke, varer ophavsretten, indtil 70 år er forløbet efter udgangen af det år, da værket blev offentliggjort. Består værket af flere dele, bind, hæfter, numre eller serier, gælder der en særskilt beskyttelsestid for hver enkelt del.

32 Ophavsretsloven Stk.3. Hvis ophavsmanden i løbet af det nævnte tidsrum bliver angivet i overensstemmelse med 7, eller hvis det bliver oplyst, at han er død, før værket blev offentliggjort, regnes gyldighedstiden efter stk.1. Stk.4. For værker, som ikke er offentliggjort, og hvis ophavsmand ikke er kendt, varer ophavsretten i 70 år efter udgangen af det år, hvor værket blev skabt. 64. Når et værk ikke tidligere har været udgivet, har den, som for første gang lovligt offentliggør eller udgiver værket efter udløbet af den ophavsretlige beskyttelse, rettigheder til værket svarende til de økonomiske rettigheder, der i loven er tillagt den, der frembringer et litterært eller kunstnerisk værk. Beskyttelsen varer, indtil 25 år er forløbet efter udgangen af det år, hvor offentliggørelsen eller udgivelsen fandt sted.

33 Ophavsretsloven Fremstillere af fotografiske billeder 70. Den, som fremstiller et fotografisk billede (fotografen), har eneret til at råde over billedet ved at fremstille eksemplarer af det og ved at gøre det tilgængeligt for almenheden. Stk.2. Retten til et fotografisk billede varer, indtil 50 år er forløbet efter udgangen af det år, da billedet blev fremstillet.

34 Tavshedserklæring Arkivet skal ikke være lokalsamfundets sladdercentral. Der er ikke tale om en juridisk bindende erklæring. Skal højne medarbejdernes bevidsthed og forsigtighed i omgang med fortrolige oplysninger. Overtrædelse af tavshedspligten bør altid medføre bortvisning. Originalblanket kan rekvireres på SLA s sekretariat.

35 Kontakten til brugerne Et hyggeligt miljø: Arkivet skal være røgfrit af hensyn til brandfare og andre læsesalsgæster. Frokosten skal ikke nydes sammen med arkivalierne. Gør læsesalen til en behagelig oplevelse. Læsesalen skal altid være overvåget. Hæng ikke originale billeder op på væggene. Brug kopier. Hav et godt håndbogsbibliotek med generelle værker, opslagsbøger og registraturer. Hav et opslagsværk med informationer til gæsterne og gæsterne imellem.

36 Kontakten til brugerne Telefoniske henvendelser: Start med at nævne arkivets og eget navn. Hav altid en blyant og blok liggende ved siden af telefonen. Lav et ringbind med forespørgsler.

37 Kontakten til brugerne Bed om et brev eller en mail: Korte og ukomplicerede spørgsmål kan klares med det samme. Større og komplicerede spørgsmål bør stiles pr. brev eller mail. Træf evt. en særlig aftale. Overvej hvor lang tid I vil bruge til at besvare et spørgsmål. I skal ikke lave folks slægtsforskning. Større spørgsmål kan evt. udføres mod betaling. Et klar svar: Det vigtigste skal komme først. Sig nej til kancellisprog.

38 Kontakten til brugerne Husk andre samlinger: Henvis til andre arkivinstitutioner eller museer. Anskaf de relevante registraturer fra andre institutioner. Arkivets medarbejdere bør også kunne henvise til vigtige generelle værker, opslagsværker og den lokalhistoriske litteratur.

39 Kontakten til brugerne Større grupper: Større grupper bør aftale tid i forvejen. Bed om oplysninger vedrørende antallet af deltagere. Er der plads nok? Forlang tid til forberedelse af besøg! Hvad er gruppens forudsætninger? Forventer de at få noget skriftligt med hjem? Har arkivet ressourcer til arbejdet? Gruppen bør arbejde særskilt fra læsesalen, så de ikke forstyrrer. Nye brugere: Bør gives en kort introduktion til arkivet og dets samlinger.

40 Udlån Arkivet er ikke et bibliotek. Udlån til private bør ikke finde sted. Arkivet kan udlåne til godkendte arkiver som f.eks. Rigsarkivet, landsarkivet m.v. I givet fald skal der opstilles krav om f.eks. Brandsikker boks og kontant overvågning af læsesalen. Ikke alt kan lånes ud som f.eks. fotokopisamlinger, mikrofilm og materiale, der er i en meget dårlig stand. Man kan lave fotokopier. Bør altid foretages af en arkivmedarbejder af hensyn til arkivalierne.

41 Arkivlokaler Skal sikre imod: Fysisk nedbrydning. Fysisk beskadigelse. Uvedkommende adgang.

42 Nedbrydningsfaktorer Store temperatur-og temperatursvingninger 10 o -30 o C Luftfugtighed 40% -60%. Ild og vand. Dyr og svampe. Luftforurening. Sollys (gælder især fotografisk materiale).

43 Nedbrydningsfaktorer Omgivelserne må ikke udgøre en sikkerhedsrisiko. Der skal være gode adgangsforhold til arkivet - også for handicappede. Der skal være god adgang mellem læsesal og magasin. Der må ikke være vandrør og elinstallationer i magasinet. Der må ikke være vinduer i magasinet. Gæsterne må ikke have adgang til arkivalierne i magasinet.

44 Sikkerhed og kontrol Arkivet bør være sikret med: Lås. Tyverialarm. Brandalarm.

45 Læsesal Læsesalen skal ligge tæt ved magasinet. Der skal være let adgang for gangbesværede. Der skal være gode arbejdspladser med borde, stole, lamper og stik til PC er. Bord til kort og tegninger. Mikrolæseapparat. Lysbord. God skiltning. Fotokopieringsmaskine.

46 Inventar Reoler med minimum 90 cam afstand (compaktusreoler). Kortskabe. Litteratur Grethe Ilsøe: Om arkivlokaler. Råd og vejledning ARKI:VARIA (Kan købes på Rigsarkivet, København) Charlotte S.H. Jensen: Arkivets takt og tone. Et SLA-kompendium om arkivet og brugerne SLA 1993.