INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 26. maj 2016 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 2. juni 2016 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Økonomi kl. 17:15 17:30 a. Driftstilskud til afdelingerne (B) 2. Organisation kl. 17:30 18:30 a. Godkendelse af forretningsorden (B) * b. Konstituering (B) * c. Opsamling på og evaluering af repræsentantskabsmødet (D) * d. Status energistrategi (O) * e. Opfølgning på dialogmøde den 23. maj vedr. organisationsstruktur (B) f. Orientering fra udvalgene (O) 3. Afdelinger kl. 18:30 18:50 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Udpegning af pilotafdelinger vedr. udearealer (B) * c. Principielle problemstillinger ift. afdelingsbestyrelsens tavshedspligt (B) * 4. Administration kl. 18:50 19:15 a. Orientering fra administrationen (O) * 5. Mødeevaluering kl. 19:15 19:20 a. Skriv på BKÅ Portalen (B) 6. Kommende møder kl. 19:20 19:30 a. Bestyrelsesseminar den juni 2016 (O) * b. Emner til næste ordinære møde, der holdes den 18. august 2016 (B) c. Mødeplan 2016 (O) * d. Uddannelse (O) 7. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Driftstilskud til afdelingerne DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Vi er i gang med afdelingsbudgetterne for Vi skal betale tilskud til hjemfald til afdeling 24 Kirkedammen, 27 Frydenlund, 29 Kalmargade, 60 Paludan-Müllers Vej og 61 Chokoladen ifølge lovgivningen. De dækkes af dispositionsfonden. Derudover er der 5 afdelinger inkl. afdeling 81 Finlandsgade 2 der får tilskud fra arbejdskapitalen i Vi er færdig med budgetterne for disse afdelinger for Afdeling 34 og 39 i Hårup er lovet tilskud til og med 2023 og 2026 mens afdeling 41 i Hjortshøj og afdeling 42 i Løgten tages op hvert år. INDSTILLING Det indstilles at tilskud til afdeling 34 Salonikivej aftrappes fra kr. i år til kr. i 2017, afdeling 39 Attikavej aftrappes fra kr. til kr. i Det indstilles afdeling 41 Virupvej i Hjortshøj som døjer med et underskud bevilges et tilskud på kr. mod kr. i år. Lejen forventes forhøjet med 3 % i Det indstilles at tilskuddet i afdeling 42 Hjelmagerparken bevilges et tilskud på kr. mod kr. i år. De blev nødt til at udskifte vandrør allerede sidste år på grund af kobber i vandet. De er også nødt til at udskifte vinduer i ungdomsboligerne allerede nu. Begge dele har medført en lejeforhøjelse. Lejen forventes forhøjet med 2 % i 2017.

3 NOTAT TIL PKT. 2.a Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter.

4 Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere. 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand, næstformand samt et bestyrelsesmedlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særskilt vederlag for byggeudvalgets arbejde.

5 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og -sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. Stk. 8. På dagsordenen optages på alle ordinære møder orientering fra afdelingerne, udvalgene og administrationen. Stk. 9. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde. 7 Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden.

6 8 Afstemning Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 9 Direktørens rolle På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret Århus og de tilknyttede organisationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. 10 Seminar Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger i relation til organisationens strategiske fokusområder samt evt. emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. Derudover afholdes et seminar for bestyrelsens medlemmer i maj/juni måned, efter det ordinære repræsentantskabsmøde. 11 Forhandlingsprotokollen Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et

7 flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. 15 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. 16 Tavshedspligt Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt.

8 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordnen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse. Således vedtaget den 14. august 2014

9 NOTAT TIL PKT 2.b Konstituering DATO 26. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen skal hvert år foretage en række konstitueringer. i) Forretningsudvalg Ifølge forretningsorden består forretningsudvalget af formand og næstformand samt ét medlem valgt af organisationsbestyrelsen. Siden 30. maj 2013 har Johnny Defeuth Eriksen været valgt. ii) Byggeudvalg Organisationsbestyrelsen har nedsat byggeudvalg vedr. nybyggeri på Helsingforsgade (Olav Bertelsen og Rasmus Berlin) samt på Finlandsgade/Paludan-Müllers Vej (Søren Høgsberg og Henrik Autzen). Der nedsættes byggeudvalg ved beslutning om evt. øvrige kommende nybyggeriprojekter. Der er nedsat byggevalg vedr. renoveringen i afdeling 23 Nydamsparken (Johnny Eriksen og Henrik Autzen) samt afdeling 54 Norsgade (Chris Mikkelsen og Anne Tidemand-Dal). Herudover er afdelingsbestyrelsen repræsenteret begge steder. Bestyrelsen bør udpege en afløser for Anne Tidemand-Dal for den resterende del af byggeperioden i Norsgade. iii) AARHUSbolig repræsentantskab Alle boligorganisationer i AARHUSbolig har hver tre repræsentanter. Organisationsbestyrelsen forholdt sig sidst til repræsentanterne på sit møde den 22. maj Repræsentanterne er Søren Høgsberg (også formand for bestyrelsen i AARHUSbolig), Aske Ryge Holm og Henrik Autzen (suppleant til AARHUSboligs bestyrelse). Der bør også udpeget som minimum én suppleant til repræsentantskabet. På nuværende tidspunkt er Kristine Simonsen (1. suppleant) og Rasmus Berlin (2. suppleant). iv) Kontaktpersoner til afdelingerne

10 Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hver afdeling for at støtte afdelingerne samt sikre den bedst mulige kommunikation. I den forbindelse udpeges også et bestyrelsesmedlem som støtte for hver enkelt afdeling for de bestyrelsesmedlemmer, der har et års anciennitet eller kortere. Flg. fordeling af afdelinger indstilles: Afdeling Kontakt Kontakt Mentor Chr. Molbechs Vej Aske Aske Ryge Holm Henrik 37 Istedgade Aske Aske Ryge Holm Søren 49 Fredensgade Aske Aske Ryge Holm Olav 56 Katrinebjergvej Aske Aske Ryge Holm Olav 17 Kongsvang Aske Aske Ryge Holm Johnny 27 Frydenlund Aske Aske Ryge Holm Henrik Trøjborg Aske Aske Ryge Holm Johnny 47 Julsøvej Aske Aske Ryge Holm Johnny 12 Majdalen/19 Tamperdalsvej Henrik Henrik Autzen 13 Hammershusvej Henrik Henrik Autzen 16 Hammershusvej Henrik Henrik Autzen 25 Reginehøj Henrik Henrik Autzen 28 Lindholmparken Henrik Henrik Autzen 48 Skæring Parkvej Henrik Henrik Autzen 55 Skæring Parkvej Henrik Henrik Autzen 63 Skæring Parkvej Henrik Henrik Autzen 06 Risvang Allé Johnny Johnny Eriksen 24 Kirkedammen Johnny Johnny Eriksen 53 Julsøvej Johnny Johnny Eriksen 57 Åvænget Johnny Johnny Eriksen 23 Nydamsparken Johnny Johnny Eriksen 67 Hørretløkken Johnny Johnny Eriksen 2/6

11 Afdeling Kontakt Kontakt Mentor Damgårdstoften Johnny Johnny Eriksen 38 Visbjerg Hegn Johnny Johnny Eriksen 11 Helge Rodes Vej Kristine Kristine Simonsen 36 Hallssti Kristine Kristine Simonsen 46 Vistoftparken Kristine Kristine Simonsen 51 Fredericiagade Kristine Kristine Simonsen 52 Viborgvej Kristine Kristine Simonsen 58 Ranunkelvej Kristine Kristine Simonsen 70 Ranunkelvej Kristine Kristine Simonsen 42 Hjelmagerparken Kristine Kristine Simonsen 30 Nørreskovvej Olav Olav Bertelsen 32 Nørreskovvej Olav Olav Bertelsen 22 Illerupvej Olav Olav Bertelsen 31 Rydevænget Olav Olav Bertelsen 34 Salonikivej/39 Attikavej Olav Olav Bertelsen 35 Skelagervej Olav Olav Bertelsen 62 Skejbyparken Olav Olav Bertelsen 73 Virup Skovvej Olav Olav Bertelsen 01 Jens Baggesens Vej Anne Peter Lykke Nielsen Søren 03 Viggo Stuckenbergs Vej/05 Otto Benzons Vej Anne Peter Lykke Nielsen Rasmus 08 Vilhelm Bergsøes Vej Anne Peter Lykke Nielsen Rasmus 15 Peter Fabersvej osv. Anne Peter Lykke Nielsen Rasmus 44 Hjulby Hegn Anne Peter Lykke Nielsen Olav 72 Rønnevangen Anne Peter Lykke Nielsen Kristine 50 Brendstrupvej Rasmus Rasmus Berlin 41 Virupvej Rasmus Rasmus Berlin 3/6

12 Afdeling Kontakt Kontakt Mentor Kappelvænget/Torpevænget Rasmus Rasmus Berlin 54 Norsgade Rasmus Rasmus Berlin 59 Høegh-Guldbergs Gade Rasmus Rasmus Berlin 60 Paludan-Müllers Vej Rasmus Rasmus Berlin 61 Chokoladen Rasmus Rasmus Berlin 75 Herningvej Rasmus Rasmus Berlin 02 Haugesundsvej osv. Søren Søren Høgsberg 07 Vestre Ringgade Søren Søren Høgsberg 10 Dalstien osv. Søren Søren Høgsberg 20 Norgesparken Søren Søren Høgsberg 26 Vestre Ringgade Søren Søren Høgsberg 29 Kalmargade Søren Søren Høgsberg 33 Vestre Ringgade Søren Søren Høgsberg Organisationsbestyrelsen besluttede den 4. januar 2012, at de overordnede formål med kontakten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som: At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelingerne i organisationen At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed. På bestyrelsesmødet den 7. maj 2015 opstillede organisationsbestyrelsen sine nærmere forventninger til kontaktpersonerne rolle, i prioriteret rækkefølge: 4/6

13 1. Konsulent for afdelingsbestyrelserne, evt. spørge dem til råds i strategiske spørgsmål 2. Opsøgende ift. nye eller dårligt fungerende afdelingsbestyrelser, herunder deling af viden om afdelingerne også med administrationen 3. Integrere kontaktpersonordningen fx ved at gruppere sig på dialogmøder osv., måske særligt udpeget dialogmøde, hvor det er på dagsordenen det kunne være dialogmødet i oktober. 4. Gerne deltage i afdelingsmøderne Det er vigtigt at understrege, at kontaktpersonen har en politisk rolle i modsætning til den faglig bistand, som hentes i administrationen og at det ikke altid er kontaktpersonen, der forventes at være den udfarende. Der sendes oplysning om kontaktpersonordningen til afdelingsbestyrelserne, og i den forbindelse beskrives også ovenstående forventningsafstemning. v) Kontaktpersoner til udvalgene Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hvert udvalg for at støtte udvalgene samt sikre den bedst mulige kommunikation. Om muligt bør det være et medlem af udvalget. Der indstilles på den baggrund flg. kontaktpersoner til udvalgene: Udvalg Bladudvalget Demokratiudvalget IT- og Multimedieudvalget Kommunikationsudvalget Kursusudvalget Energiudvalget Råderetsudvalget Ungdomsboligudvalget Kontaktperson Søren Høgsberg Olav Bertelsen Johnny Eriksen Kristine Simonsen Henrik Autzen Aske Ryge Holm Peter Lykke Nielsen Rasmus Berlin Nybyggeri- og renoveringsudvalget Henrik Autzen vi) Varmecentralen Århus Vest Boligkontoret Århus har på linje med AAB, AlmenBo Aarhus og Boligforeningen Ringgården en repræsentant i bestyrelsen for Varmecentralen Århus Vest. Søren Høgsberg har siden 30. maj 2013 repræsenteret Boligkontoret Århus. 5/6

14 vii) Styregruppen for de boligsociale helhedsplaner Indtil nu har Johnny Defeuth Eriksen repræsenteret alle boligorganisationer i styregruppen for den boligsociale helhedsplan for Frydenlund og Henrik Autzen tilsvarende for Vandtårnsområdet. Da det er en fælles udpegning for boligorganisationerne, kan disse ikke uden videre omkonstitueres. viii) Styregruppen for aarhusvest.dk Indtil nu har Olav Bertelsen siddet for organisationsbestyrelsen i styregruppen for den fælles portal for Møllevangskvarteret samt helhedsplanerne i Frydenlund og Herredsvang. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen gennemfører de beskrevne konstitueringer. 6/6

15 NOTAT TIL PKT 2.c Opsamling på repræsentantskabsmøde 19. maj 2016 DATO 26. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet den 19. maj 2016 kan sammenfattes med følgende beslutninger: Beretning: Godkendt. Regnskab 2015: Godkendt. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom: Godkendt med den foreslåede tilføjelse af, at bemyndigelse til salg kun vedrører erhvervsejendomme. Sammenlægning af afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej og 5 Otto Benzons Vej: Godkendt. Beboerdemokratisk sammenlægning af afdeling 48 og 63 Skæring Parkvej: Godkendt. Nedlæggelse af afdeling 21 Paludan-Müllers Vej og 81 Finlandsgade med henblik på etablering af nye boliger: Godkendt. Afvikling af tilvalgsordningen: Godkendt. Valgt som næstformand: Henrik Autzen blev valgt for to år. Valgt til organisationsbestyrelsen: Johnny Defeuth Eriksen, Kristine Simonsen og Rasmus Berlin blev valgt for to år samt Peter Lykke Nielsen for ét år. Valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen for ét år: Dorthe Nielsen (1. suppleant), Hans-Jørgen Krickhahn (2. suppleant) og Brian Kristensen (3. suppleant). Valgt som kredsdelegerede (udover bestyrelsen, der er fødte medlemmer): Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Brian Helge Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Dorthe Nielsen, afdeling 17 Kongsvang Grethe Rasmussen, afdeling 67 Hørretløkken Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Heidi Wulff Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej

16 Kim Assentoft, afdeling 1 Jens Baggesens Vej Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Kirsten Thomsen, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Per H. Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Robert Wesley Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Thomas Hou Mandsfeldt, afdeling 25 Reginehøj Godkendelse af revisor: Revisionsinstituttet blev godkendt. Udvalgene nedsættes fremover efter proceduren vedtaget i Flg. har meldt sig til udvalgene på repræsentantskabsmødet og alle udvalg er således besat: Demokratiudvalg Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Olav Wedege Bertelsen, afdeling 9/14/18 Trøjborg Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn IT- og multimedieudvalg Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Philip Damkær Mouritsen, afdeling 19 Tamperdalsvej Brian Helge Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Dan Villiom P Christiansen, afdeling 13 Hammershusvej Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Henrik Degn Thomsen, afdeling 33 Gustav Wieds Vej m.fl. Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Johnny Defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Kommunikationsudvalg Brian Helge Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Johnny Defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Thomas Mandsfeldt, afdeling 25 Reginehøj Kursusudvalg Søren Bach Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Christian Autzen, afdeling 17 Kongsvang Johnny Defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Heidi Erler, afdeling 73 Virup Skovvej Energiudvalg Hans Jørgen Nielsen, afdeling 16 Hammershusvej Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Aske Ryge Holm, afdeling 1, Jens Baggesens Vej m.fl. Allan Andreasen, afdeling 18 Trøjborgvej Nybyggeri og renoveringsudvalg Peter Arvid Hjarsen Dahl, afdeling 25 Reginehøj Per H. Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Thomas Hou Mandsfeldt, afdeling 25 Reginehøj Henrik Christian Autzen, afdeling 17 Kongsvang 2/11

17 Råderetsudvalg Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Heidi Wulff Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Allan Andreasen, afdeling 18 Trøjborgvej Børge Boldreel Sørensen, afdeling 2 Haugesundsvej m.fl. Grethe Jørgensen, Afdeling 25 Reginehøj Dorte Bech Tiedeman, Afdeling 13 Hammershusvej Redaktionsudvalg Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.fl. Søren Bach Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.fl. Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin, afdeling 3/5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej Søren Bach Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Lucas Saif Auda, afdeling 48 Skæring Parkvej INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes evaluere repræsentantskabsmødet. Derudover bedes organisationsbestyrelsen træffe beslutning om tid og sted for afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde Det indstilles, at mødes holdes torsdag den 18. maj. Det indstilles, at mødet holde i Turbinehallen igen, og at der justeres lidt på den praktiske afvikling. 3/11

18 Bilag: Vedtægter for Boligkontoret Århus Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål 1 Boligorganisationens navn er boligorganisationen Boligkontoret Århus. stk. 2. Organisationen har hjemsted i Århus Kommune. 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2: Medlemskab og kapitalforhold 4 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. Kapitel 3: Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 5 Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens organisationsbestyrelse og én repræsentant for hver afdeling samt yderligere én repræsentant for hver påbegyndt 100 lejemålsenheder udover de første 50, jf. 11 og 14. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne. stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende afdelingerne: 4/11

19 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en afdeling. 6) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 18 stk. 2. stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. 6 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede. 7) Godkendelse af revisor. 8) Eventuelt. stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. 7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst fire ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ¼ af repræsentantskabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 11 stk. 4, 5. pkt. stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. 8 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest to uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest én uge før mødet, jf. 7 stk. 1. stk. 2. Ud over repræsentantskabets medlemmer har medlemmer af afdelingsbestyrelser og organisationens udvalg adgang med taleret til repræsentantskabsmødet. Endelig har direktør samt evt. indbudte medarbejdere adgang med taleret. 5/11

20 9 Hvert medlem af repræsentantskabet har én stemme. Stemmeretten kan kun udøves ved personligt fremmøde. 10 Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsentantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden to uger. På dette møde kan forslaget uanset antallet af fremmødte vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Organisationsbestyrelsen 11 Bestyrelsen består af ni medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger syv medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges særskilt en formand, jf. stk. 2. Endelig vælges et medlem og en personlig suppleant af og blandt organisationens medarbejdere. stk. 2. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet blandt repræsentantskabets medlemmer. stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden for den magistratsafdeling, hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår fire i lige år og tre i ulige år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. stk. 5. Afgår formanden inden valgperiodens udløb konstitueres næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. stk. 6. Repræsentantskabet vælger herudover et antal suppleanter for de seks menige bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden for disse er ét år, og genvalg kan finde sted. stk. 7. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. En indtrådt suppleant er på valg ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af medarbejderne, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. 6/11

21 stk. 8. Suppleant indkaldes til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. stk. 9. Bestyrelsen træffer nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv ved en forretningsorden. 12 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 14 stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. 13 Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når to medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har direktøren adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst et antal medlemmer er til stede, således at der samlet er mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer til stede. stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 7/11

22 Kapitel 4: Afdelingernes ledelse 14 Hvert år afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst fire ugers varsel til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og stk. 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt. stk. 3. Fremsætter mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i 16 stk. 4. stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden fem måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træffer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af afdelingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet, samt hvorledes der vælges suppleanter hertil. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. 16 stk. 3, træffer anden beslutning. stk. 7. Indtræder en suppleant, er denne på valg ved førstkommende ordinære afdelingsmøde. stk. 8. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst ¼ af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog 18 stk. 3, 5. pkt. 8/11

23 15 Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regnskabsmøde, jf. 14 stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. 14 stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før afdelingsmødet. 16 Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde. stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De personer, der er nævnt i pkt., har ikke stemmeret. Organisationens ledelse kan beslutte, at andre kan deltage i mødet med taleret. stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og stk. 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være administrationen i hænde senest to uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest én uge før mødet. stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har to stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 17 Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelingsmødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gældende årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. 9/11

24 stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Fastsætter afdelingsmødet ikke en husorden for afdelingen er organisationens husordens regler gældende for afdelingen. stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. 18 Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der bebos af svage og plejekrævende ældre, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbestyrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at to eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse. stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møderne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest fire uger efter mødets afholdelse. stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organisationens ledelse. stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. Kapitel 5: Valg af revisor 19 Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der godkendes på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. 10/11

25 Kapitel 6: Årsregnskab 20 Regnskabsåret for boligorganisationen og dens afdelinger er kalenderåret. stk. 2. Årsregnskabet består af særskilte regnskaber for organisationen og dens enkelte afdelinger. 21 Hvis der er ansat en direktør, forelægger denne udkast til årsregnskabet for bestyrelsen. stk. 2. Det godkendte regnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor. Hvis der er ansat en direktør, underskriver denne også regnskabet. 22 Det godkendte årsregnskab skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning indsendes til kommunalbestyrelsen til gennemgang. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Landsbyggefonden. Kapitel 7: Likvidation 23 Likvidation af boligorganisationen eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fastsat herom for almene boligorganisationer. Disse vedtægter suppleres med reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Således vedtaget på repræsentantskabsmødet den 21. maj /11

26 NOTAT TIL PKT 2.d Status på energistrategi DATO 26. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen vedtog på sit møde den 13. april 2013 følgende som en del af energistrategien for Boligkontoret Århus på baggrund af en dialog med energiudvalget: A. Drift af de enkelte afdelinger og administrationen af disse: Driften af boligområderne skal ressourceoptimeres, bl.a. ved energibesparende tiltag, og generelt være præget af hensyn til miljøet. Det samme gør sig gældende for administrationen. B. Fra et energi- og klimaperspektiv er det vigtigt at se på positive ændringer i adfærd. Der er brug for at sætte fokus på den enkelte husholdnings energiforbrug og udvikle metoder til at nå beboerne i forhold til deres energiadfærd. C. Ved nybyggeri skal der tænkes energi og bæredygtighed ind fra starten af projekteringsfasen. Alt nybyggeri skal opføres som minimum efter energiklasse 2020-standard. D. Det samme gør sig gældende ved renovering af de eksisterende boliger. Det er her de helt store energigevinster kan indhøstes, men også her de største udfordringer ligger. Især i forhold til økonomi. Det er af yderste vigtighed at der altid tænkes i de samlede huslejeomkostninger, når f. eks. energirenovering af en afdeling eller bolig overvejes. Ofte vil en mindre huslejestigning kunne accepteres hvis udgifterne til forbrug falder tilsvarende. Målsætningen er, at alle renoveringer af klimaskærmen eller tekniske installationer fører til en reduktion i afdelingens samlede energiforbrug, og dermed i beboernes udgift til el og varme. Implementering På mødet den 9. januar 2014 besluttede bestyrelsen flg. implementering: A. Der indgås aftale med LokalEnergi om energisyn af afdelingerne samt administrationsbygningen, som identificerer energibesparelser og -forbedringer med korte tilbagebetalingstider. Energisynsrapporten samt energimærke lægges til grund for markvandringen i hver afdeling. Den tekniske chef er ansvarlig for, at der følges op, og initiativerne implementeres. Succeskriterieret er, at der i foråret 2015 er udarbejdet energisynsrapporter eller foreligger gældende energimærke på alle boligafdelinger, og at disse inddrages i arbejdet med vedligeholdelsesplanen for 2016.

27 Der er allerede indgået aftale med MinEnergi om etablering af elektronisk registreringssystem for forbrug, som forventes i drift 1. kvartal Som forberedelse til hver markvandring udarbejder inspektøren evt. i samarbejde med varmemesteren et kortfattet oplæg til afdelingsbestyrelsen om de væsentligste punkter og arbejder til drøftelse, herunder energioptimerende tiltag. Den relevante økonomimedarbejder udarbejder i 2014 forslag til økonomisk fremtidssikringsstrategi for afdelingen. Der er allerede opstillet mål, om at der på afdelingsmøderne i 2014 vedtaget fremtidssikringsstrategier i 90 pct. af boligafdelingerne. Administrationen afklarer på et senere tidspunkt den mest hensigtsmæssige kompetencefordeling mellem inspektører, ejendomsfunktionærer og eksterne konsulenter på energiområdet. Der arbejdes sideløbende med energiproducerende teknologier som fx solceller der, hvor det måtte være rentabelt, eller hvis afdelingsbestyrelsen har et særligt ønske herom. Energi- og miljøudvalget kan inddrages i denne proces. B. Det drøftes og besluttes i organisationsbestyrelsen, om der skal afvikles en konkurrence mellem afdelingerne. Administrationen og Kvarteret udbreder løbende energispareråd. I takt med implementeringen af MinEnergi gøres nøgletal for energiforbrug og -besparelser tilgængelige for afdelingsbestyrelse, varmemester og inspektør. Sideløbende hermed følges udviklingen hos forsyningsselskaberne for at gøre forbrugstal tilgængelige på lejemålsniveau. Begge initiativer vil tidligst kunne søges realiseret fra ultimo 2015 og er helt afhængige af eksterne samarbejdspartnere. C. Alt nybyggeri bygges som minimum i energiklasse D. Ved alle renoveringer af klimaskærm og tekniske installationer udføres beregning af anslået energibesparelse. Projekter uden besparelse fremlægges ikke. Succeskriteriet er, at dette gælder alle forslag fremlagt på de ordinære afdelingsmøder i Både det økonomisk mest optimale og det energimæssigt mest optimale løsning fremlægges for afdelingsbestyrelsen og gerne også afdelingsmødet. Hvor det er meningsfuldt overvejes inddragelse af ekstern finansiering og/eller Landsbyggefondens garantiordning. Der skal foreligge en dokumenteret energibesparelse, som skal sælges til energiselskaberne eventuelt via Energi- og miljøudvalget bistår evt. med dialog med afdelingsbestyrelser og afdelingsmøder om forslagene. Status Status på denne implementering ser kortfattet således ud: 2/3

28 A. Der er udarbejdet såvel energisynsrapport (i 2014) og energimærkning (løbende) på alle afdelinger (med få begrundede undtagelser), og der er på den baggrund iværksat en lang række energibesparende tiltag, ligesom yderligere energibesparelser ligger i vedligeholdelsesplanerne for de kommende år. Der er tilsvarende iværksat en række energibesparende tiltag i administrationsbygningen. Der blev i 2014 vedtaget fremtidssikringsstrategier i godt 90 pct. af afdelingerne. Der er etableret elektronisk aflæsning via MinEnergi, men der afventes stadig en teknisk løsning fra særligt forsyningsselskaberne ift. at kunne få adgang til detaljerede data på afdelingsniveau. Der afventes ligeledes jf. digitaliseringsstrategien en økonomisk forsvarlig løsning på at få samlet adgang til energiforbrugsdata på lejemålsniveau. Der er etableret solceller i afdeling 8 Vilhelm Bergsøes Vej, 27 Frydenlund og 73 Virup Skovvej. De videre skridt ift. solceller analyseres nærmere i lyset af den nylige lovændring på området. Øvrige energiproducerende teknologier tænkes primært at være relevante ifbm. nybyggeri. B. Bestyrelsen besluttede ikke at gennemføre en konkurrence. Der er løbende energispareråd i Kvarteret. Jf. ovenfor afventes stadig en teknisk løsning ift. indsamling og præsentation af energidata. Det kan oplagt indtænkes ift. et kommende beboerweb, jf. digitaliseringsstrategien, og det igangværende arbejde med en ny BKÅ Portalen. C. Bestyrelsen har vedtaget en byggepolitik, der bl.a. indeholder krav om 2020-standard, men som på en række punkter er mere vidtgående bl.a. med fokus på DGNB-certificering. D. Der beregnes anslåede energibesparelser på alle relevante projekter, ligesom fremsættelsen af alternative, mere vidtgående forslag drøftes med afdelingsbestyrelsen. Her kan der overvejes en mere forpligtende model. Energibesparelser sælges i udbud. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter yderligere indsatser i energistrategien ifbm. planlægning af revisionen af fremtidssikringsstrategierne i december Forinden indhentes input fra energiudvalget. 3/3

29 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering vedr. afdelinger DATO 26. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 1 Jens Baggesens Vej m.fl. En række erhvervslejemål i afdelingerne er blevet screenet for de tekniske muligheder for at konvertere disse til boliger ved lejeledighed. Det kan umiddelbart ikke lade sig gøre for lejemålene i afdeling 1, men derimod for alle de undersøgte lejemål i afdeling 15. Det er målsætningen, at konverteringen kan gennemføres efter en konkret vurdering ved opsigelse jf. bestyrelsens beslutning herom. Der kan muligvis være en udfordring ved at konvertere til familieboliger, da afdelingerne er beliggende i postdistrikt Der bør indledes dialog med kommunen herom i lyset af det meget lille omfang. Alternativt kan der evt. etableres ungdomsboliger, om end disponeringen af lejemålene er mindre egnet til dette. Afdeling 9/14/18 Trøjborg Afdeling 10 Dalstien m.fl. Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 16 Hammershusvej Skade på skur afsluttet Massivvandskade udbedret på Sæterstien 11. Skaden opstod i utætte gavle. Forarbejde vedr. forslag til tagudskiftning igangsat. Brugsvandsvekslere er blevet for små efter at affaldvarme har sænket fremløbstemperaturen. Der findes en løsning. Brugsvandsvekslere er blevet for små efter at affaldvarme har sænket fremløbstemperaturen. Der findes en løsning.

30 Afdeling 28 Lindholmparken Afdelingen har i en længere årrække opkrævet et gebyr for hundehold til etablering og drift af et hundetoilet. Administrationen har løbende påpeget overfor afdelingsbestyrelsen, at der ikke er hjemmel til gebyret, men det er fortsat godkendt af afdelingsmøderne. Tilsynet med almene boliger i Aarhus Kommune har imidlertid udtalt sig om sagen og finder heller ingen hjemmel, og derfor er opkrævningen stoppet i marts Der vil ske tilbagebetaling til de beboere, der har betalt gebyret i den mellemliggende periode. Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 33 Gustav Wieds Vej m.fl. Afdeling 34/39 Salonikivej og Attikavej Afdeling 35 Skelagervej Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 48 Skæring Parkvej Afdeling 50 Brendstrupvej Afdeling 51 Fredericiagade Afdeling 53 Julsøvej Afdeling 61 Chokoladen Afdeling 73 Virup Skovvej Undersøgelser omkring udskiftning af stigestrenge i gangsat Gårdforskønnelse i gang. Plan sendt til Gårdudvalg Licitationen d vedrørende badeværelsesrenoveringen gav desværre ikke væsentligt lavere priser selvom sagen denne gang var udbudt i fagentreprise. Derfor ender det nok med, at der bliver indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor beboerne skal tage stilling til om de kan acceptere en huslejestigning på ca. kr. 975,- i stedet for den allerede godkendte stigning på kr. 655,-. Maling af skure opstartes i uge 21 Brandskade under afslutning Kontrakt med entreprenør underskrevet, afventer byggetilladelse Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde om omstødelse af beslutning om demokratisk sammenlægning med afdeling 63 den 9. juni. Nye køkkener starter op uge 22 Maling af nabomur sættes i gang snarest samt cykeloverdækning sættes i gang i samarbejde med bestyrelse Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde 6. juni om valg af afdelingsbestyrelse. Udskiftning af tag vedtaget på ekstraordinært afdelingsmøde Stadig problemer med vand fra tage i flere lejligheder. Personalesituationen er stadig uvis da grundejerforeningen ikke kan finde ud af. om de vil have os til at vedligeholde de grønne arealer. 2/3

31 Generelt Der afholdes et rammeudbud på ADK (adgangskontrol) anlæg. Willis står for udarbejdelse og Vitani bliver leverandør. Udbud skal sikre at vi de næste par år har en installatør som kan håndtere det. Vi oplever flere steder at de gamle dørstationer går ned. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

32 NOTAT TIL PKT 3.b Udpegning af pilotafdeling vedr. udearealer DATO 26. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MA PROBLEMSTILLING Som en del af fokus på Fælles i strategien har organisationsbestyrelsen sat sig flg. for: B. Ude er godt. Udearealerne er en utrolig vigtig ramme om vores liv og en vigtig konkurrenceparameter for en almen boligafdeling. Men udearealer skal være andet og mere end friserede græsplæner. Klog planlægning af udearealer skaber rum, hvor mennesker mødes, trives og føler sig trygge. Målet er at udvikle nye former for udearealer i afdelinger, der strategisk vil tænke med! Dette blev udmøntet ved flg. ambition: Bestyrelsen udpeger fire pilotafdelinger, hvor organisationen afholder en del af udgiften til en gennemgang af udearealer med fagfolk fx landskabsarkitekter, forsikringsrådgivere med ekspertise i tryghed mv., så der i dialog med afdelingsbestyrelser og beboere tilvejebringes fire planer for modernisering af udearealerne. Betragtes langtidsplanerne er der imidlertid kun ét projekt de næste fire år, nemlig fornyelse af haveanlæg i 2017 i afdeling 22 Illerupvej, pt. budgetteret til kr. Ser man på undersøgelsen af fraflytteres baggrund for at flytte, træder flg. afdelinger frem: Afdeling For ringe udenomsarealer - fx mht. beplantning, legeplads, grønne områder e.l. Boligområdet er ikke trygt nok 22 Illerupvej 17% 29 Kalmargade 10% 19% 31 Rydevænget 25% 45 Torpevænget/Kappelvænget 56% Baseret herpå og på et ønske fra afdelingsbestyrelsen, bør der være et særligt fokus på afdeling 29 Kalmargade. Trygheden i afdeling 45 Torpevænget/Kappelvænget er vokset betydeligt i det seneste 1½ års besvarelser.

33 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilger op til til bistand fra landskabsarkitekt og/eller forsikringsrådgivere med ekspertise i tryghed mv. til udarbejdelse for plan for fornyelse af udearealerne i samarbejde med bestyrelsen i afdeling 22 Illerupvej. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilger op til til bistand fra landskabsarkitekt og/eller forsikringsrådgivere med ekspertise i tryghed mv. til udarbejdelse for plan for driftsmæssig forbedring og optimering af udearealerne i samarbejde med bestyrelsen i afdeling 29 Kalmargade. På baggrund af arbejdet udarbejder administrationen en rapport om erfaringerne fra de to projekter. 2/2

34 NOTAT TIL PKT 3.c Principielle problemstillinger ift. afdelingsbestyrelsens tavshedspligt DATO 26. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Problemstillingen blev drøftet på mødet den 12. maj. BL udtaler flg. ift. problemstillingen: Det fremgår af 5, stk. 2 i persondataloven, at Indsamling af oplysninger skal ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål, og senere behandling må ikke være uforenelig med disse formål.. Det saglige formål med en klage er, at vurdere om der kan pålægges sanktioner eller andre handlemåder efter lov om lejes eller 85, stk. nr. 3-4 eller 90. I ovennævnte bestemmelser bruges udlejer. Udlejer må i denne forbindelse være dem der har ansvaret for boligorganisationens daglige drift. Dvs. administrationen som fortager den daglige drift efter organisationsbestyrelsens anvisninger. Der er derfor ingen hjemmel til at lade afdelingsbestyrelsen modtage og behandle klager. (Heller ikke, efter min opfattelse, LAB 39). En videregivelse af oplysningerne vil dermed efter min opfattelse være i strid med 5, stk. 2. Derudover fremgår det af lovens 5, stk. 1 at oplysninger skal behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik. Det må antages for stærkt tvivlsomt om udlevering af personfølsomme oplysninger til afdelingsbestyrelsen vil i overensstemmelse med god databehandlerskik. Der vil dog efter min opfattelse kunne være saglige og konkrete grunde, hvor man kan forsvare at forelægge klagen for afdelingsbestyrelsen. Dette kunne f.eks. være i de tilfælde, hvor afdelingsbestyrelsen kunne virke som konfliktløser eller hvor afdelingsbestyrelsen vil kunne rede tråde u i forbindelse med et speget sagsforløb, men så vil det være en konkret vurdering fra sag til sag. Udover de ovenfor nævnte juridiske betragtninger er der selvfølgelig en lang række etiske og moralske konsekvenser af at udlevere husordenklager til afdelingsbestyrelsen.

35 Dog ser jeg intet problem i at afdelingsbestyrelsen får orientering (f.eks. kvartalsvis) om at afdelingen har haft 12 klager, hvoraf de 4 drejede sig om støj, 3 om overtrædelse af parkeringsregler og 5 klager som var modklager over de andre indgivne klager. 1 af klagerne har medført at en lejer har fået gjort sit lejemål betinget af beboerklagenævnet, og 1 lejemål er ophævet på grund af betalingsmisligholdelse. Min anbefaling er at klager indgives til administrationen, alternativt afleveres i en lukket konvolut, og at man kun i meget konkrete tilfælde vælger at præsentere afdelingsbestyrelsen for hele klager. INDSTILLING Det indstilles på den baggrund, at: Afdelingsbestyrelsen som udgangspunkt ikke orienteres om konkrete klager og besvarelser, men kun om den overordnede mængde af og emne for klager i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen kan efter en konkret vurdering inddrages i nærmere drøftelser i sagen under iagttagelse af såvel tavshedspligt som persondatalov. Afdelingsbestyrelsen opfordres til at slette/destruere sit arkiv over klagesager, også af hensyn til persondataloven 2/2

36 NOTAT TIL PKT 4.a Orientering fra administrationen DATO 26. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Personale A. Som det skete sidst i 2013, er der indhentet børneattester på alle medarbejdere, der har jævnlig kontakt med børn i deres arbejde. Der var naturligvis ingen anmærkninger. B. Den årlige medarbejderdag blev afviklet den 24. maj i Tørring med hyggeligt samvær og samarbejdsøvelser. Administration C. Der er iværksat et udredningsarbejde i regi af AARHUSbolig, hvor det kortlægges i hvilket omfang der er udfordringer med at leve op til kravene i den nye persondataforordning. På baggrund af disse resultater vil der, formodentlig primo 2017, blive forelagt en indstilling til bestyrelsen om kortlægning og evt. justeringer i Boligkontoret Århus regi. Udlejning D. I forlængelse af organisationsbestyrelsens diskussion om værdien af erhverv i boligområderne, er der rettet henvendelse til Fællessekretariatet med henblik på i fællesskab at indsamle viden og forskning på området med særlig fokus på forhold, som boligorganisationen kan påvirke. E. I forbindelse med den løbende spørgeskemaundersøgelse blandt fraflytterne kan der nu tegnes et tydeligere billede af årsagerne til beboernes fraflytning. Med forbehold for at der er et meget lille besvarelsesgrundlag, kan der alligevel anes nogle mønstre i data:

37 Afdeling Jeg har fået tilbudt en anden bolig, jeg ikke kunne sige nej til Boligens kvalitet er for ringe Jeg er blevet skilt eller flytter sammen med min partner på en anden adresse Gener fra naboer - fx støj eller husdyr For ringe udenomsarealer - fx mht. beplantning, legeplads, grønne områder e.l. Jeg skal flytte pga. arbejde, uddannelse eller lignende Boligområdet er ikke trygt nok Jeg har brug for en mindre bolig Jeg har brug for en større bolig Jeg har ikke muligheder nok for at tilpasse min bolig som jeg ønsker Huslejen er for høj 1 32% 14% 23% 14% 9% 4 67% 7 67% 8 29% 57% 12 25% 25% 50% 25% 13 29% 29% 14 57% 57% 29% 15 33% 22% 44% 16 50% 33% 17 22% 22% % 20 67% 22 33% 17% 25% 17% 17% 23 28% 16% 12% 8% 24 25% 38% 25% 25 46% 46% 15% 15% 27 40% 28 40% 29 29% 10% 10% 10% 29% 19% 19% 24% 30 67% 31 25% 50% 25% 25% 33 67% % 35 50% 33% 37 43% 29% 29% 43% 43% 38 29% 29% 41 17% 50% 17% % 44 67% 45 44% 17% 11% 17% 28% 56% 47 30% 30% 60% 48 60% 40% 40% 40% 56 33% 33% 57 33% 33% 50% 59 57% 60 33% 61 25% 25% 67% 75 55% 18% 36% 18% 2/3

38 F. Der er udarbejdet en ny årlig flytterapport til afdelingsbestyrelserne som skal give et bedre overblik og beslutningsgrundlag for afdelingsbestyrelsen i forbindelse med istandsættelse ved fraflytning. Hidtil har afdelingsbestyrelsen været henvist til at sidde og gætte sig vej på baggrund af konkrete bilag fra konkrete istandsættelser uden at få overblik og på kanten af personlige oplysninger, som kun kommer fraflytter ved. Rapporten angiver i tal og grafer (se eksempel som bilag): Hvor mange flytninger har afdelingen for hver boligtype i forhold til sammenlignelige afdelinger (alder, tæt-lav/etage, ungdoms/familieboliger)? Hvor lang tid bor beboerne i den enkelte boligtype? Hvad koster en fraflytning typisk fraflytter i mislighold og i saldo på flytteopgørelsen? Hvad koster en fraflytning typisk afdelingen? Fra det tidspunkt afdelingen overgik til elektronisk syn kan afdelingens udgifter også opdeles på de forskellige håndværk. Det skal bruges som grundlag for, at afdelingsbestyrelsen kan indstille niveau for istandsættelse til afdelingsmødet. Rapporten afventer kommentarer fra kommunikationsudvalget, hvorefter den kan udsendes til afdelingsbestyrelserne. G. Delebilsprojektet søsættes primo juni i Skæring med annoncering fra Boligkontoret Århus: INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3