Med dette indkalder bestyrelsen for Ejerforeningen Isefjord medlemmerne til. Ordinær generalforsamling

Transkript

1 Ejerforeningen Isefjord Holbæk, den 1. maj 2009 Med dette indkalder bestyrelsen for Ejerforeningen Isefjord medlemmerne til Ordinær generalforsamling Mandag den 18. maj 2009 klokken i fællesrummet medbring venligst egen stol* Dagsorden: Valg af dirigent a) Bestyrelsens aflæggelse af beretning for det senest forløbne år. b) Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsregnskab og status med påtegning af revisor, v. administrator Nicki Frøiland, DEAB c) Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår v. Nicki Frøiland d) Valg af medlemmer til bestyrelsen for en to års periode. På valg er: Marianne Sørensen modtager valg Per S. Simonsen modtager ikke genvalg e) Valg af suppleant for bestyrelsen for et år. På valg er Mette Cords modtager valg f) Valg af revisor og revisorsuppleant. Bestyrelsen foreslår genvalg af Dansk Revision og John Ellebæk g) Behandling af indkomne forslag: 1) Børge Christensen foreslår vedtægternes, 6 Generalforsamling, ændret således: Foreningens ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af Maj måned foreslås ændret til..afholdes hvert år inden udgangen af april. 2) Børge Christensen foreslår endvidere vedtægternes, 13 Bestyrelsen; ændret således: Nyt: Formanden vælges af generalforsamlingen Bestyrelsen består af 1-4 medlemmer, der vælges af generalforsamlingen. Bestyrelsen vælges for en 2-årig periode foreslås ændret til bestyrelsen består af 3 eller 5 medlemmer, der vælges af generalforsamlingen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer foreslås ændret til Bestyrelsen konstituerer sig med næstformand og sekretær. Valgbare er medlemmer, der er bosiddende på Ahlgade 4 A G

2 - 2 - Desuden vælges 1 suppleant foreslås ændret til Desuden vælges 1 2 suppleanter for 1 år. 3) Lars Eschricht fremsætter følgende: Forslag nr. 1: Opsætning af Elmålere i hver enkelt opgang LE s Kommentarer: I hver opgang er der varmemåler (antager jeg). Målerne aflæses og betales af lejlighederne i opgangen. D.v.s. at lejlighederne i opgang 4G betaler for varme og strøm forbrugt i opgang 4G og vice versa. Forslag nr. 2: Da der falder kastanjer ned på bilerne og laver buler i dem, bør der opsættes carporte uden sidebeklædning. I første omgang for P-pladserne 25 til 33 og 41 til 44 (nævnte pladser includeret). De øvrige P-pladser kan med tiden få carporte efter samme regler. Forslag nr. 3: I den sydligste del af P-pladsen er en flisebelagt affaldsplads. Der bør opføres et cykel- og affaldsskur samme sted dedikeret opgangene 4E, 4F og 4G Herudover er der inden fristens udløb ultimo marts indkommet et forslag til emner på dagsordenen fra Aniela Pawlak og Børge Christensen. Bestyrelsen vil bestræbe sig på at besvare disse spørgsmål i årsberetningen under punkt a) 4) Forslag til beslutning om investering i Fællesrummet og nedsættelse af udvalg. 5) Nedsættelse af gårdlaug h) Eventuelt Med venlig hilsen og på gensyn Bestyrelsen for Ejerforeningen Isefjord

3 Referat fra generalforsamling Dato: 19. maj 2009 Sted: Fællesrummet Kl Fremmødte fra lejlighed 2,3,4,5,12,13,14, 15,16,17,18,20,21,22,25,26,27,28,29,30,31,32,34,35,39,40,41.42 samt Henrik Hansen med 11 lejligheder. Per Simonsen bød velkommen! Til dirigent blev valgt Flemming Dalum, til referent Karsten Nordqvist fra DEAB, og som stemmetællere, Nicki Frøiland og Karsten Nordqvist fra DEAB. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt i henhold til vedtægterne. Første punkt er bestyrelsens beretning. Her havde Børge Christensen en udmelding om, at generalforsamlingen var ulovlig i henhold til vedtægternes 7, idet et forslag fra Børge Christensen ikke var delt ud inden generalforsamlingen. Forslagene er med i dagsordenen. Dirigenten forespurgte forsamlingen om det var i orden at uddele forslaget, og der blev brugt fem minutter på at gennemlæse forslaget. Forsamlingen var enig i dette, og forslaget blev delt rundt. Herefter forespurgte dirigenten, om generalforsamlingen kunne fortsætte. Her ønskede forsamlingen at stemme om det videre forløb. Afstemningens udfald var: 8 nej 1 blanke 30 ja. Herefter fortsatte generalforsamlingen. Ad. 1. Formanden orienterede om årets gang med 1 års gennemgangen med MTH og bygherre, og her er 213 udestående punkter reduceret til ca. 11. punkter. De sidste punkter ser også ud til at finde en løsning, således at alle forhold bliver bragt i orden. Energimærkning er under udarbejdelse fra bygherres side. Grunert fra Bolius har lavet en rapport vedr. altanerne. Denne blev runddelt, og indholdet blev oplæst. Der løber vand ind ved velux vinduerne i taget. Der er fundet en løsning på dette. Problemer med baggrundskald fra elevatorerne er løst I kældergulvene er der store svindrevner. Disse er ikke udbedret endnu, men der samarbejdes med bygherre og rådgiver om problemet. Formanden har lovet, at selv om han træder ud af bestyrelsen i dag, så gør formanden listen færdig med bygherre og rådgivere.

4 Renovationen opkræves nu fremover over fællesomkostningerne. De nye beholdere som kommunen Har vedtaget der skal bruges fremover er betalt. Tømmedagen er ændret fra mandag til torsdag, så beholderne kan nå at komme ned igen inden weekenden. Der er lavet en ny aftale med gartneren. Den nye aftale indeholder vedligeholdelse af alt det grønne, men fliser og p-areal er taget ud. Det skal beboerne selv holde. Til gengæld er der sparet kr ,00. Der vil blive købt udstyr, således at beboerne har det rigtige materiel til opgaven. Vandafgiften opkræves fremover over fællesudgifterne. Der har været talt om etablering af andre låse i hoveddørene samt etablering af dørspioner. Dette har en pris af kr ,00 pr. dør. Bestyrelsen har valgt, ikke at gøre mere ved dette, da det er oplyst fra leverandøren, at såfremt der ændres på dørens konstruktion, så bortfalder garantien. Altanafskærmning af glas. Ni beboere vil gerne have disse afskærmninger. Der opfordres til, at der tages hensyn på p-pladserne. Bestyrelsen sørger for, at referater fra bestyrelsesmøder er tilgængelige i mappe, som indtil videre opbevares hos bestyrelsen. Bestyrelsen sørger for opsalg i opgangene om vigtige informationer. TV net m.v. En prøve i en periode hos udvalgte beboere har vist, at nettet fungerer rimeligt tilfredsstillende. Formanden gennemgik emner til dagsordenen som var omdelt først på generalforsamlingen: 1. Referater findes i ringbind tilgængeligt for alle 2. Fejl og mangler er gennemgået tidligere i beretningen 3. Der køres en sag, Der arbejdes videre 4. Sussi og Marianne arbejder med brandmateriel 5. Rengøring/vicevært kommer under eventuelt 6. Nicki og Sussi arbejder på en afslutning af varmeregnskabet for 2007/2008. Herefter sluttede formanden sin beretning og der kunne stilles spørgsmål. Schultz havde en kommentar vedr. altanerne. De skal bare virke, og det der er lavet er ikke godt nok. Lars oplyste, at altan i 4 G er splittet ad for at se hvordan den er konstrueret. Schultz oplyste, at muren ved hans lejlighed er drivvåd. MTH er ikke vendt tilbage. Herefter almindelig diskussion omkring altanerne. Lars havde en kommentar til hoveddørene, idet de flere steder gabte, og om dette kunne være et problem ved en evt. brand. Da det er branddøre, er der et bånd i døren der udvider sig, og båndet lukker fuldstændig tæt.

5 Emnet P-pladser blev taget op, og det var fremme, om det skulle være mere tydeligt at hver enkelt havde sin egen plads. Enighed om, at alle må tage hensyn og forsøge at snakke sammen. Betak nævnte, at der måske burde være et skilt i porten, der angav højden, idet flere lastbiler er kørt på. Dette tages op af den nye bestyrelse. Efter indflytning af flere beboere er der kommet flere cykler til, og det kniber med at få ryddet op.. Bestyrelsen følger op, at der er uddelt husorden til alle. Der henstilles selvfølgelig til alle, at cyklerne sættes ordentligt. Børge spurgte til den større reparation der er foretaget af skraldeelevatoren, hvem der havde betalt, og bestyrelsen oplyste, at det har bygherre. Børge spurgte om der ved påfyldning af vand på varmeanlægget blev brugt blødt vand. Bestyrelsen svarede, at der ved større påfyldninger blev der brugt transportable blødgøringsanlæg. Ved almindelige små efterfyldninger var det bare almindeligt vand. Lars nævnte, at det er meget tidligt at indgangsdørene til hver opgang er blevet slidt og delvist ødelagte. Bestyrelsen er opmærksom på problemet, men fænomenet må betragtes som almindeligt slid og ælde. Herefter blev beretningen godkendt. Ad 2. Nicki fra DEAB gennemgik årsregnskabet for Regnskabet udviste et underskud på kr ,00. Posten renovation, rengøring trappevask indeholder korrekt kun renovation og vinduespudsning og rengøring og trappevask ligger under vicevært. Der var et spørgsmål, om udgiften til Bolius også gjaldt det indvendige, men det gjaldt kun det udvendige. Den indvendige gennemgang er betalt af den enkelte ejer. Herefter blev regnskabet godkendt. Ad 3. Nicki fra DEAB gennemgik budgettet for Der var udleveret skema på forhøjelsen af den månedlige indbetaling således at forhøjelsen i indeværende år vil blive opkrævet som et engangsbeløb den 1/7 og underskuddet for 2008 vil blive opkrævet den 1/7 2009, over 12 måneder. Der var forslag om, at der fremover var budget for 2 år, således at alle kunne være forberedt på evt. stigninger tidligere. Nicki oplyste, at dette vil blive indarbejdet til næste år.

6 Herefter blev budgettet godkendt. Ad 4. Formand Per Simonsen afgik som formand og bestyrelsesmedlem i år. Der skal derfor vælges to nye bestyrelsesmedlemmer. Følgende kandidater stillede op: Per Møller Lars Eschricht Marianne Sørensen Marianne fik 31 stemmer Lars fik 28 stemmer Per fik 19 stemmer Lars og Marianne blev valgt som nye bestyrelsesmedlemmer. Ad 5. Valg af suppleant. Følgende kandidater stillede op: Mette Cordsen Per Møller Mette fik 23 stemmer Per fik 16 stemmer Mette blev valgt som suppleant. Ad 6. Frank Petersen fra Revisorgruppen og John Ellebek blev valgt som henholdsvis revisor og revisorsuppleant. Ad 7. Børge Christensen var kommet med forslag til vedtægtsændringer. Alle forslag var delt ud på forhånd. Det første punkt, ændring om tidspunkt for afholdelse af generalforsamlingen blev der stemt om. 14 ja stemmer og 25 nej stemmer. Forslaget ikke vedtaget. Det andet punkt, som bestod af flere generelle ændringer i forbindelse med valg af bestyrelse på generalforsamlingen blev der stemt om. 10 ja stemmer og 29 nej stemmer.

7 Det tredje punkt, forslag 1, trak Lars tilbage, idet det vil blive for kompliceret og for dyrt at etablere. Forslag 2, carporte blev diskuteret, og det blev besluttet, at den nye bestyrelse arbejder videre omkring udformning, ansøgning til kommune samt evt. priser. Forslag 3 cykelskur i den afdelingen ved 4E, 4 F og 4G er er rigtig god ide, og kan aflaste den store cykelparkering. Det blev besluttet, at den nye bestyrelse kigger på projektet, men det bliver ikke med det samme, da økonomien ikke tillader dette. Forslag 4, indretning af fællesrum. Sussi har udarbejdet og udleveret plan for rummet sammen med økonomien i dette. Der er ikke penge på budgettet til de store investeringer i år, men er der frivillig arbejdskraft til at opsætte lyddæmpende loft, er man meget velkommen. Der er penge til de lyddæmpende plader. Forslag 5. I forbindelse med besparelsen på gartneren skal foreningens medlemmer nu selv sørge for renholdelse af fliser og p-plads. Per Porsborg er blevet gårdlaugsformand og efterlyser frivillig arbejdskraft. Alle er velkomne, og det er også en hjælp at sørge for kaffe og kage. Tilmelding til Per Porsborg. Såfremt der ikke kommer frivillige vil arbejdet gå tilbage til gartneren med deraf følgende højere fællesudgifter. Ad 8. Evt. Der var jævnt utilfredshed med trappevasken. Nicki fra DEAB meddelte, at dette selvfølgelig skal være i orden. DEAB forsøger at sætte trappevaskeren på kursus og DEAB følger op, at trappevaskeren også er der de timer der er afsat. Det er også vigtigt, at alle flytter deres måtte på vaskedagen. Der vaskes trapper hver anden fredag. Der var en del diskussion omkring telefoni, bredbånd og TV signaler. Det virker ikke optimalt. Desværre var Henrik Hansen (udbyder af Dansk Net) gået, så der var ikke mulighed for at få en kommentar. Bestyrelsen tager fat på Henrik Hansen og der arbejdes videre med de to tilbud fra andre udbydere. Herefter sluttede generalforsamlingen For referat Karsten Nordqvist DEAB I/S