Årsrapport 2009/2010

Transkript

1 Årsrapport 2009/2010

2 2 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / INDHOLDSFORTEGNELSE INDHOLDsfortegnelse 3 Profil 4 Positionering til fremtiden 7 Hoved- og nøgletal 8 Året kort fortalt 9 Ledelsens beretning 9 Udviklingen i virksomheden 12 Kommunikation 14 Konvolut 17 Regnskabsberetning 19 Risikoforhold 22 Aktionærforhold 25 Samfundsansvar 27 Corporate governance 30 Bestyrelse, direktion og koncernledelse 32 Påtegninger 36 Regnskab, koncern 86 Året kort fortalt (engelsk, svensk og finsk) 89 Hoved- og nøgletal (engelsk) 90 Koncernoversigt Vores mål Det er InterMails mål at blive en ledende nordisk aktør inden for produktion, it-ydelser og logistik i forbindelse med digital og postbaseret markedskommunikation. Inden for Kommunikation er det målet at sætte branchestandarden og blive Nordens førende leverandør af integrerede løsninger til effektiv eksekvering af direkte markedskommunikation. Inden for Konvolut er det målet at udbygge forretningsområdets position som en af Nordens førende leverandører og partnere inden for konvolutter og pakkemateriale til større printbureauer, trykkerier, e-handels- og postordreselskaber.

3 INTERMAIL I NORDEN / ÅRSRAPPORT 2009/ Intermail i Norden Åbo Oslo Helsingfors Stockholm Huskvarna Kungsbacka Oskarshamn Hedensted Helsingborg København Eksekvering af direkte markedskommunikation og innovative løsninger til postbaseret forsendelse InterMail er en nordisk baseret virksomhed, der leverer løsninger til eksekvering af direkte markedskommunikation og samlede forsendelseskoncepter. InterMail-koncernen har to divisioner, Kommunikation og Konvolut. Kommunikationsdivisionen er en af de største udbydere i Norden af fulfilment-services, mailhåndtering og it-baserede loyalitetssystemer. Divisionen omfatter Lettershop Mailservice med base i Danmark, og StroedeRalton med base i Sverige. InterMail er tillige den næststørste aktør på det nordiske marked for konvolutproduktion og -tiltrykning, og Konvolutdivisionen har produktion i Oskarshamn (Sverige) og Åbo (Finland), hvor der produceres ca. 1,4 mia. konvolutter om året. InterMail har hovedkontor i Danmark og havde ved udgangen af 2009/ medarbejdere i Danmark, Sverige og Finland. Selskabet er noteret på NASDAQ OMX Copenhagen og indgår i SmallCap-indekset.

4 4 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / POSITIONERING TIL FREMTIDEN Positionering til fremtiden Gennem det seneste halvandet år har InterMail været under forandring til en markeds- og kundefokuseret virksomhed. Vi har lagt en treårig strategi, som danner rammen for denne proces, og har nu afsluttet det første år i strategiperioden. I det første år har vi i store træk nået de mål, som vi satte os ved regnskabsårets begyndelse. Vi arbejder med tre forhold, der skal transformere InterMail til en lønsom virksomhed med en bæredygtig forretningsplatform. For det første sker der en omfattende strukturforandring. For det andet er vi i færd med at dreje virksomhedens primære opmærksomhed til at fokusere på kunder og deres behov. For det tredje udvikler vi vores ledelses- og virksomhedskultur med det mål at gøre de menneskelige ressourcer i InterMail til en væsentlig konkurrenceparameter. Vi er kommet langt i denne omstilling af virksomheden men er endnu ikke helt i mål. En slankere og mere effektiv virksomhed Som led i den omfattende strukturforandring er koncernens aktiviteter blevet opdelt i to selvstændige divisioner Konvolut og Kommunikation. Den nødvendige slankning og effektivisering af begge disse forretningsområder er blandt andet gennemført ved at reducere antallet af produktionsenheder og etablere en fælles nordisk organisation for hver division. Samtidig har vi arbejdet målrettet med at modernisere og strømline vores interne arbejdsprocesser og produktionsflow. Effektiviseringer af arbejdsgange og sammenlægning af produktionen har i kombination med en faldende omsætning medført, at den samlede medarbejderstab er reduceret fra ca. 650 for to år siden til nu 455 ansatte. Slankningen af virksomheden er også sket for at reducere selskabets omkostninger og reducere balancen. Et middel til at nedbringe balancen har været at afhænde nogle af selskabets ejendomme og grunde og i stedet leje de lokaler, som er nødvendige for virksomhedens produktion og øvrige aktiviteter. I det forløbne år er balancen og den rentebærende gæld blevet nedbragt i overensstemmelse med vores mål. Markedsdrejning og kundefokusering Det andet centrale hovedpunkt i omlægningen af virksomheden er markedsdrejning og kundefokusering. Vi er kommet langt med at dreje vores fokus mod markedets og kundernes krav. Men det er ikke noget, man nogensinde bliver færdig med. Vi er i færd med at skabe en kultur, hvor vi hele tiden forbedrer os og retter vores fulde opmærksomhed mod kundernes behov og udviklingen på markederne. Øget kundefokus handler i vid udstrækning om at Vi er i en periode, hvor kommunikationsformerne ændrer sig med en sådan hast, at det kan være vanskeligt for vores kunder at overskue, hvordan de kommunikerer bedst og mest effektivt. Hvad virker, og hvad kan betale sig? Skal man vælge digital kommunikation med sine kunder, eller har det størst effekt at udsende trykt materiale? Som specialister i praktisk eksekvering af virksomheders dialog med deres kunder kan vi i InterMail svare på mange af disse spørgsmål.

5 POSITIONERING TIL FREMTIDEN / ÅRSRAPPORT 2009/ rykke tættere på kunderne, og InterMail har gennemført salgstræning af kundevendte medarbejdere. InterMails oprindelige forretningsområde var fremstilling af konvolutter og postemballage. Her råder vi selvsagt over betydelig ekspertise, men der er sket meget siden, og Inter- Mail tilbyder i dag også en omfattende palet af avancerede kommunikationsløsninger. De it-baserede løsninger forventes fremover at blive vækstmotoren i InterMail. Stærkere ledelse og udviklingsorienteret kultur InterMail har gennem årene i vid udstrækning udviklet sig via opkøb af virksomheder med decentral ledelse, og et led i omlægningen af virksomheden har været at gennemføre en transformation til en tæt sammenspillet koncern med integrerede fællesfunktioner og to selvstændige forretningsområder. Der er i dag i de to divisioner etableret en fælles nordisk ledelse for de enkelte funktioner, som ikke længere opererer land for land, men netop pan-nordisk.

6 6 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / POSITIONERING TIL FREMTIDEN Denne omlægning har krævet en betydelig udvikling på ledersiden, hvor en række ledere har fået nye ansvarsområder. InterMail har i den forbindelse iværksat et lederudviklingsprogram, som i alt 35 ledere er ved at gennemføre. Markedsforholdene inden for vores forretningsområder har i de sidste par år været særdeles udfordrende, og faldet i omsætningen har været uundgåeligt. Men markedsudviklingen er nu engang, som den er, og InterMail må tilpasse sig og identificere nye muligheder. Det er vi i fuld gang med, og vi er klar til at tage fat på år to i vores strategi. Strømliningen af virksomheden og slankningen af vores balance gør os nu bedre i stand til at fokusere på det, virksomheden er god til og giver os øget frihed til at forfølge en udviklingsorienteret strategi og dermed skabe basis for fornyet vækst. Flemming Breinholt CEO Strategiplanens tre hjørnestene 1. Ændre virksomhedens platform sammenlægge produktionen i rentable enheder strømline arbejdsgange og produktionsflow reducere omkostninger og medarbejderantal ( ) Reducere balancen 2. Fokus på kunden ( ) skabe performancebaseret salgskultur 3. Styrke ledelse og kultur One company to divisioner ( ) Salg og kundefokus ( ) Lederudvikling

7 HOVED- OG NØGLETAL / ÅRSRAPPORT 2009/ Hoved- og nøgletal (1.000 DKK) 2005/ / / / /10 Resultatopgørelse Nettoomsætning Resultat før afskrivninger, finansielle poster, skat og særlige poster (EBITDA) Afskrivninger Resultat af primær drift før særlige poster (EBIT) Resultat af primær drift efter særlige poster Resultat før skat og særlige poster Resultat før skat (EBT) Årets resultat (NOPLAT) InterMail A/S andel af koncernens resultat Balance, ultimo Aktiver, ultimo Egenkapital koncernen, ultimo Moderselskabets andel af egenkapitalen, ultimo Egenkapital moderselskabet, ultimo Langfristede forpligtigelser Kortfristede forpligtigelser Pengestrøm Årets pengestrøm fra driftsaktivitet (CFFO) Investeringer Årets investeringer i immaterielle og materielle anlægsaktiver, netto Nøgletal Aktuel EPS (EPS Basic) Cash flow pr. aktie a 20 kr. (CFPS) Børskurs, ultimo EBITDA-margin, % EBIT-margin, % Afkast af investeret kapital inkl. goodwill, % (ROIC) Egenkapitalforrentning, % (ROE) Soliditetsgrad, koncernen, % 34,5 30,3 25,0 22,4 24,8 Soliditetsgrad, moderselskabet, % 49,9 38,0 33,2 36,5 35,9 Gennemsnitligt antal medarbejdere Antal medarbejder, ultimo Payout-ratio, % Udbytte pr. aktie, kr. (DPS) Nøgletallene er udarbejdet i overensstemmelse med Den Danske Finansanalytikerforenings Anbefalinger og Nøgletal 2010.

8 8 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / ÅRET KORT FORTALT Året kort fortalt Den forretningsmæssige udvikling InterMail fastlagde i begyndelsen af regnskabsåret 2009/10 en treårig strategiplan, der skal sikre virksomheden en stærkere markedsposition og en væsentlig forbedring af indtjeningen. Som led i strategien er der i 2009/10 gennemført en lang række aktiviteter. Disse har blandt andet omfattet en intensiveret salgsindsats, yderligere samling og effektivisering af den nordiske produktion samt en øget fokusering på produkter, der kan sikre fremtidig vækst på et marked, hvor digital kommunikation bliver mere og mere dominerende. Disse aktiviteter har medført en forbedring af den underliggende drift. Markedsvilkårene har fortsat været udfordrende for InterMail i det forløbne år. Faldende postmængder og fortsat tilbageholdenhed inden for direct marketing har haft en negativ effekt på omsætningen inden for Inter- Mails to divisioner Kommunikation og Konvolut. Den økonomiske udvikling Omsætningen i 2009/10 blev på 540 mio. kr. mod 591 mio. kr. i 2008/09. Faldet i omsætningen kan tilskrives et fald i den underliggende aktivitet inden for både Kommunikation (37 mio. kr.) og Konvolut (12 mio. kr.) samt frasalg af grafiske aktiviteter i Kommunikationsdivisionen. Valutakursudviklingen har haft en positiv effekt på omsætningen på ca. 23 mio. kr. Resultat af primær drift før særlige poster, EBIT, blev 6 mio. kr. i 2009/10 mod -10 mio. kr. året før. Forbedringen kan primært tilskrives effektivisering af produktionen samt generelle omkostningsbesparelser. Omkostningerne i forbindelse med restrukturering af virksomheden har udgjort ca. 9 mio. kr. Salg af bygning i Oskarshamn har medført en regnskabsmæssig gevinst på ca. 22 mio. kr. Resultat før skat blev 2 mio. kr. i 2009/10 mod -30 mio. kr. året før. Før særlige poster blev resultat før skat på -10 mio. kr. Årets resultat blev i 2009/10 på 6 mio. kr. mod -22 mio. kr. året før. Omsætning og resultat i 2009/10 er i overensstemmelse med de senest angivne forventninger (meddelelse af 26. august 2010). Egenkapitalen var ved udgangen af regnskabsåret 124 mio. kr. svarende til en soliditetsgrad på 25%. Forventninger til 2010/11 I 2010/11 forventes der fortsat udfordrende markedsforhold på de områder, hvor InterMail opererer blandt andet som følge af et fortsat generelt fald i postmængden og udsigt til relativ lav økonomisk vækst med tilbageholdenhed hos virksomhederne til følge. InterMail fortsætter i 2010/11 de aktiviteter, der skal styrke virksomhedens markedsposition, herunder effektivisering af produktionen, en intensiveret kunde- og markedsorientering af virksomheden samt optimering af de interne processer. Inden for Kommunikation forventes omsætningen i 2010/11 at blive højere end omsætningen i 2009/10 blandt andet som følge af en øget omsætning af itbaserede løsninger, og der forventes ligeledes en forbedring af indtjeningen. Inden for Konvolut vil der i regnskabsåret 2010/11 være fokus på at øge markedsandelene og fastholde omsætningen. Der forventes en højere omsætning end i 2009/10 og en væsentlig forbedring af indtjeningen. På denne baggrund forventes InterMails samlede omsætning i 2010/11 at blive i niveauet 550 mio. kr. mod 540 mio. kr. i 2009/10. EBITDA forventes at blive i niveauet 40 mio. kr. og resultat før skat omkring nul. Endvidere forventes der et positivt cash flow fra driften i niveauet 40 mio. kr. Nettoomsætning, mio. kr. 800 REsultat af primær drift før særlige poster (EBIT), mio. kr. 20 Egenkapital, mio. kr /06 06/07 07/08 08/09 09/ /06 06/07 07/08 08/09 09/ /06 06/07 07/08 08/09 09/10

9 LEDELSENS BERETNING / ÅRSRAPPORT 2009/ Ledelsens beretning InterMail har i det forløbne år fortsat tilpasningen af virksomheden med henblik på at opnå den bedst mulige position på et marked præget af ændringer i kølvandet på den økonomiske krise og den gradvise overgang fra papirbaseret til digital kommunikation. Udviklingen i virksomheden Ændringerne i InterMail forløber som planlagt og begynder nu at give resultater i form af bedre bearbejdning og betjening af kunder, højere effektivitet, en organisation, som samarbejder på tværs af de nordiske lande, samt en stærkere og mere resultatorienteret organisation. Tilpasningen i InterMail har blandt andet betydet etablering af to divisioner, nedbringelse af antallet af produktionssteder, øget koordinering og effektivisering på tværs af divisionerne, øget fokus på at udvikle it-baserede produkter samt en markant markedsdrejning af virksomheden, så fokus rettes mod salg og kunder. Samtidig er antallet af medarbejdere nedbragt til 455 ved udgangen af 2009/10 en reduktion på 90 i forhold til året før. De mange aktiviteter i virksomheden har medvirket til at bremse faldet i omsætningen, men omsætningen i 2009/10 blev lavere end året før (539,7 mio. kr. mod 590,5 mio. kr.) grundet en lavere underliggende aktivitet i begge divisioner samt frasalg af grafiske aktiviteter. Trods faldet i omsætningen lykkedes det at forbedre indtjeningen, og resultatet før skat blev på 1,6 mio. kr. mod -29,7 mio. kr. året før. Endvidere er InterMails balance og gæld blevet nedbragt. Treårig strategiplan I begyndelsen af regnskabsåret 2009/10 blev der fastlagt en ny ramme for InterMails aktiviteter i de kommende tre år. I planen er indeholdt en række væsentlige forandringer i InterMail forandringer som skal medvirke til at styrke selskabets markedsposition og øge indtjeningen. Nøgleordene i strategiplanen er markedsdrejning og kundefokusering, opbygning af stærke kompetencer og differentiering i forhold til konkurrenter, effektivisering af den samlede drift samt styrkelse af ledelse, organisation, kultur og værdier. De overordnede satsninger og fokusområder var følgende: Det nuværende underskud skal vendes til et nulresultat allerede i 2009/10. Status: Dette mål blev nået for det samlede resultat før skat. Før særlige poster på 11,4 mio. kr. udgjorde resultat før skat dog -9,8 mio. kr. grundet faldende aktivitet og omkostninger i forbindelse med omstrukturering. InterMails aktiviteter opdeles i to selvstændige divisioner, som har egne mål samt egen struktur og ledelse, men som også lever i harmoni med hinanden. Status: Denne opdeling er som planlagt blevet gennemført i det forløbne år, og de foreløbige erfaringer med opdelingen er positive. Der sker en markedsdrejning og kundefokusering af hele virksomheden i stedet for den hidtidige produktionsorientering. Status: Der er anvendt betydelige ressourcer på at sikre den planlagte markedsdrejning i det forløbne år blandt andet i form af en omfattende uddannelsesindsats for alle de medarbejdere, der arbejder med salg. Markedsdrejningen begynder nu at medføre synlige resultater i form af flere kunder og øget salg til eksisterende kunder. Morgendagens største udfordring for alle virksomheder er evnen til at få loyale kunder og fastholde dem på en kosteffektiv måde. At skaffe nye kunder er i alle brancher langt mere kostbart end at gensælge til eksisterende kunder.

10 10 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / LEDELSENS BERETNING Der sker en styrkelse af de ledelsesmæssige kompetencer. Status: Der er påbegyndt lederuddannelse for InterMails samlede lederteam, ligesom der er ansat nye medarbejdere på flere betydende poster herunder er der ansat en ny divisionsdirektør i Kommunikation. De to øverste lederniveauer har afsluttet forløbet. Der arbejdes kontinuerligt med effektivisering og optimering af sortiment, produktion og interne processer. Status: Over en periode er den nordiske produktion blevet centraliseret på færre produktionssteder, og der sker nu en samordning af produktionen på tværs af de nordiske lande. Samtidig sker der en løbende effektivisering af de enkelte produktionsenheder, en optimering af processer samt en tilpasning af sortimentet. Målene for den treårige strategiperiode er følgende: InterMail skal være kendt for markedsorientering, nærhed til kunderne og høj service. InterMail vil opnå en organisk vækst, der er højere end konkurrenternes ved hjælp af levering af stærke løsninger, stort lokalt kendskab og engagement. InterMail vil etablere langvarige relationer med sine kunder blandt andet via it-baserede løsninger. InterMail stræber efter at få en ledende rolle inden for sine to divisioner Kommunikation og Konvolut. Økonomisk er det målet at opnå en stigende omsætning inden for Kommunikation og en stabilisering af omsætningen inden for Konvolut samt at opnå en markant forbedring InterMails tre-årige strategiske omlægning År /10: Omstrukturering og slankning År /11: Ny nordisk organisation på plads Skarpere ledelse og salgsfokus Balance nedbringes År /12: Operationel excellence Kraft til organisk og akkvisitiv vækst af de økonomiske resultater og en egenkapitaldækning i niveauet 40%. IT-systemer Overgangen til det nye it-system, som tidligere blev implementeret inden for det grafiske område, og som voldte virksomheden store problemer og ikke planlagte færdiggørelsesomkostninger, er nu fuldt gennemført i Lettershop Mailservice, og flere selskaber forventes i løbet af det kommende regnskabsår ligeledes at overgå til det nye system. Incitamentsprogrammer Det er en del af InterMails strategi at etablere incitamentsprogrammer for at sikre fælles mål hos ledelse, medarbejdere og aktionærer. InterMails incitamentsordninger omfatter Aktieoptionsprogram for direktion og ledende medarbejdere Bonusprogram for direktion og ledende medarbejdere Medarbejderaktier Optionsprogram Bestyrelsen i InterMail A/S besluttede i december 2006 at etablere et optionsprogram for virksomhedens daværende direktion (to personer) og ledende medarbejdere (op til 11 personer). I incitamentsprogrammet kunne der oprindeligt tildeles i alt optioner. Bestyrelsen er ikke omfattet af programmet. Da de opstillede resultater for tildeling af optionerne ikke er opnået, er der hverken i 2006/07, 2007/08, 2008/09 eller 2009/10 tildelt optioner. Yderligere oplysninger vedrørende programmet fremgår af note 7 i koncernregnskabet. Programmet er udløbet. Bonusprogram Selskabets administrerende direktør er omfattet af en kontant bonusordning, der fastlægges en gang om året. Muligheden for at oppebære bonus forudsætter realisering af forud fastsatte finansielle og virksomhedsmæssige mål. I det enkelte regnskabsår kan bonus udgøre op til et beløb svarende til 12 måneders løn. Der er ligeledes etableret et bonusprogram for den personkreds, der også er omfattet af optionsprogrammet. Tildelingen af den kontante bonus sker årligt og er principielt baseret på opfyldelse af forretningsspecifikke mål for de enkelte deltagere i programmet. Der er ikke udbetalt bonus under dette bonusprogram i 2009/10, og de hidtidige programmer er udløbet.

11 LEDELSENS BERETNING / ÅRSRAPPORT 2009/ Kernen i det, vi tilbyder vores kunder, er effektiv eksekvering af virksomhedens dialog med deres kunder. Medarbejderaktier InterMail har løbende udstedt medarbejderaktier senest i Ved udgangen af regnskabsåret ejede 232 danske medarbejdere aktier. Bestyrelsen vurderer løbende initiativer til at sikre fælles interesser mellem alle de nordiske medarbejderne og InterMails øvrige interessenter. EU-kommissionens undersøgelse EU-kommissionen gennemførte i september 2010 inspektioner hos en række virksomheder inden for papir- og konvolutindustrien i Europa, herunder hos InterMail. Der pågår i øjeblikket en undersøgelse af de indsamlede oplysninger, og InterMail har derfor endnu ikke kendskab til undersøgelsens resultat. Undersøgelsen forventes dog ikke at belaste InterMail væsentligt. Forventninger til 2010/11 I 2010/11 forventes der fortsat udfordrende markedsforhold inden for de områder, hvor InterMail opererer blandt andet som følge af et fortsat generelt fald i postmængden og udsigt til forholdsvis lav økonomisk vækst. Den økonomiske vækst forventes at blive lavest i Danmark, mens væksten i Sverige forventes at ligge højere. I Konvolut vil der i 2010/11 være fokus på at videreføre den målrettede markedsdrejning og det intensiverede salgsarbejde samt videreudvikle nye forsendelseskoncepter. Denne indsats skal medvirke til at vinde markedsandele inden for konvolutter samt fremme salget af nye forsendelseskoncepter. Ligeledes vil der løbende blive arbejdet med at optimere produktionen og nedbringe arbejdskapitalen. Omsætningen i 2010/11 forventes at blive i niveauet 310 mio. kr. mod 305 mio. kr. i 2009/10. På denne baggrund forventes InterMails samlede omsætning i 2010/11 at blive i niveauet 550 mio. kr. mod 540 mio. kr. i 2009/10. Der forventes et EBITDA i niveauet 40 mio. kr. (31 mio. kr. i 2009/10) og resultat før skat omkring nul. Endvidere forventes der et positivt cash flow fra driften i niveauet 40 mio. kr. De igangsatte initiativer med henblik på at styrke InterMails markedsposition, herunder effektivisering af produktionen, en intensiveret kunde- og markedsorientering af virksomheden samt optimering af de interne processer, vil blive videreført i regnskabsåret 2010/11. Inden for Kommunikation vil der i 2010/11 være fokus på at videreudvikle den fælles nordiske salgskultur og den nordiske organisation, og der vil blive arbejdet målrettet på at skabe en mere klar positionering af divisionen og et større kendskab til divisionens ydelser i markedet. Der vil ske en øget indsats for at udvikle de digitale løsninger ikke mindst loyalitetssystemet Relation Plus. De digitale løsninger forventes at blive den fremtidige vækstmotor i Inter- Mail både i forhold til eksisterende og nye kunder. Det forventes endvidere, at der i det kommende år vil være stigende aktivitet inden for direct marketing. I Kommunikation forventes omsætningen i 2010/11 at blive i niveauet 240 mio. kr. mod 235 mio. kr. i 2009/10.

12 12 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / LEDELSESBERETNING / KOMMUNIKATION Kommunikation Kommunikation har i det forløbne år arbejdet på at styrke sin position som leverandør af helhedsløsninger til eksekvering af dialogmarkedsføring. Som led i denne positionering har der været fokus på markedsdrejning, etablering af en fælles nordisk organisation i de to divisioner og bearbejdning af markedet for it-baserede loyalitetssystemer med henblik på at danne basis for en væsentlig styrkelse af omsætningen på dette område. 2008/ /10 Omsætning, eksterne kunder 277,1 235,2 Resultat af primær drift før særlige poster (EBIT) -8,4 0 Resultat før skat (EBT) -13,8-3,9 Markedsforhold fortsat udfordrende Virksomhederne i Norden har også i det forløbne år været tilbageholdende med at investere i markedsføringskampagner og anden direkte markedskommunikation. De danske kunder er mest tilbageholdende, mens aktiviteten i Sverige er højere som følge af, at Sverige er kommet hurtigere ud af krisen end Danmark. Samtidig bliver en stadig større del af den markedskommunikation digital, hvilket lægger et generelt pres på udsendelsen af trykt materiale. Under disse markedsforhold er det vigtigt for InterMail at positionere sig som leverandør af effektive it-baserede løsninger til dialogmarkedsføring, ligesom det er vigtigt at kunne præsentere løsninger, der hjælper kunderne til at reducere omkostninger og samtidig øge effektiviteten af deres markedsrettede kommunikation. Fokus på salg InterMail har arbejdet aktivt på at bearbejde kunder og markeder for at fastholde omsætning og tiltrække nye kunder. Aktiviteterne har blandt andet omfattet: Større fokus på salg af it-baserede løsninger Øget fokus på salg af fakturahåndteringssystemet Let-System Business Flere kunderettede aktiviteter Udarbejdelse af nyt markedsføringsmateriale Uddannelse af salgsorganisation Forøgelse af salgsressourcerne Den intensiverede salgsindsats har ført til indgåelse af flere store aftaler herunder en rammeaftale med et ledende teleselskab i Danmark og store ordrer i forbindelse med det svenske valg. Bilindustrien har været hårdt ramt af krisen, og det har påvirket InterMails salg til denne kundegruppe i de sidste par år. Aktiviteten er nu atter på vej op, og Kommunikation arbejder aktivt på at positionere sig over for dette segment blandt andet overvejes det at udarbejde et bilmodul til Relation Plus. Også retail-segmentet har været hårdt ramt af krisen, men aktiviteten i dele af dette segment er atter stigende. Vision Vores vision er at sætte branchestandarden og blive Nordens førende leverandør af integrerede løsninger til effektiv eksekvering af direkte markedskommunikation. Mission Vores mission er at hjælpe vores kunder med at optimere og automatisere deres direkte markedskommunikation på tværs af distributionskanaler. Det gør vi ved at levere erfaring, kompetencer og fuldt integrerede løsninger. Hermed opnår kunderne høj kvalitet og omkostningseffektivitet, kombineret med fleksibilitet til at reagere på muligheder i markedet. Det er målet i de kommende år at udvikle Kommunikation til InterMails vækst- og indtjeningsmotor samt at opnå stigende omsætning og indtjening.

13 LEDELSESBERETNING / KOMMUNIKATION / ÅRSRAPPORT 2009/ InterMail ser loyalitetssystemet Relation Plus som en central vækstmotor for selskabet i de kommende år. Loyalitetssystemet er en væsentlig døråbner til nye kunder, hvor InterMail efterfølgende har mulighed for at tilbyde en række af koncernens øvrige produkter, der er væsentlige for kunden for at få fuldt udbytte af Relation Plus. InterMail har både fået nye kunder, men også mistet omsætning med eksisterende kunder i dette segment i det seneste år. Bearbejdningen af markedet for it-baserede værktøjer til kundeloyalitet har givet god fremgang på dette område, og Kommunikation er i forhandlinger omkring leverancer af det it-baserede værktøj til dialogmarkedsføring Relation Plus til kunder i Norden samt tillægsydelser til eksisterende kunder. Kommunikation søger at bearbejde alle typer kunder, der arbejder med loyalitetskoncepter eller kortordninger. Det er ikke mindst kunder inden for bank, finans og retail. Det vurderes, at der over de kommende år er et stort potentiale inden for disse segmenter. Tilpasning af produktionskapacitet Som følge af de udfordrende markedsvilkår er der i det forløbne år sket en række strukturelle tilpasninger inden for Kommunikation. Disse omfatter følgende: Den samlede produktionskapacitet er reduceret Det tidligere joint venture, IMG Vest, omfattende salg af grafiske produkter er afhændet til den tidligere medejer Lukning af kontor i Göteborg Fortsat integration af aktiviteterne på tværs af divisionen og yderligere arbejdsdeling med henblik på at effektivisere processer. Resultatet før skat blev i 2009/10 på -3,9 mio. kr. mod -13,8 mio. kr. året før. Fokus i 2010/11 I 2010/11 vil der blive fokuseret på yderligere at videreudvikle den fælles nordiske salgskultur, og ligeledes at videreudvikle den nordiske organisation og det nordiske lederteam. Salgsindsatsen over for eksisterende og potentielle kunder vil blive intensiveret, og der vil blive arbejdet målrettet på at skabe en mere klar positionering af divisionen og et større kendskab til divisionens ydelser. Det er målet at styrke tilstedeværelsen i både Danmark og Sverige samt fremadrettet at udvide aktiviteterne til også at omfatte Norge og Finland. Der vil ske en øget indsats for at udvikle de digitale løsninger ikke mindst loyalitetssystemet Relation Plus. De digitale løsninger forventes at blive den fremtidige vækstmotor i InterMail både i forhold til eksisterende og nye kunder. Det forventes, at der vil blive stigende aktivitet inden for direct marketing i det kommende år, og InterMail vil søge at udvide forretningsomfanget med eksisterende kunder og ligeledes tiltrække nye kunder. Disse tilpasninger har bidraget til en styrkelse af rentabiliteten for forretningsområdet, og aktiviteterne vil ligeledes påvirke koncernens resultat positivt fremadrettet. Økonomiske resultater Omsætningen i Kommunikation blev i 2009/10 på 235,2 mio. kr. mod 277,1 mio. kr. i 2008/09. Omsætningen er negativt påvirket af salget af IMG Vest (ca. 22 mio. kr.) samt et generelt fald i aktiviteten, mens udviklingen i valutakurser har påvirket omsætningen positivt med ca. 8 mio. kr. Omsætningen i Sverige har været som forventet, mens omsætningen i Danmark har været lavere end forventet. EBIT blev i 2009/10 på 0 mio. kr. mod -8,4 mio. kr. i 2008/09. Det forbedrede resultat kan primært henføres til effektivisering af produktionen samt en generel tilpasning af organisationen til det lavere aktivitetsniveau. Relation Plus er meget mere end et gængs CRM-system. Relation Plus samler alle data om kundens køb samt data fra andre kilder og oversætter disse store mængder af information om en kunde til effektive loyalitetsprogrammer, som giver loyale kunder og mersalg.

14 14 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / LEDELSESBERETNING / KONVOLUT Konvolut Konvolut har i det forløbne år arbejdet på at styrke sin markedsposition, vinde markedsandele og dermed i videst muligt omfang at opretholde sin omsætning. For at nå disse mål har der været fokus på intensivering af salgsaktiviteterne, forøgelse af salget af emballagekoncepter til e-handel, fortsættelse af markedsdrejningen, styrkelse af den fælles nordiske organisation samt på at høste gevinsterne ved sammenlægningen af produktionen. 2008/ /10 Omsætning, eksterne kunder 313, 4 304,6 Resultat af primær drift før særlige poster (EBIT) 2,6 10,9 Resultat før skat (EBT) 2,0 28,4 Udfordrende markedsforhold Den generelle digitalisering af kommunikationen betyder, at der over de seneste år er sket et gradvist fald i postmængden på InterMails markeder og dermed også et fald i efterspørgslen efter konvolutter. Dette fald fortsatte i det forløbne regnskabsår, og det vurderes, at efterspørgslen efter konvolutter er faldet med ca. 10% i Danmark og med 3-5% på de øvrige nordiske markeder. At faldet i efterspørgslen i Danmark er større end i de øvrige nordiske lande skyldes blandt andet, at digitaliseringen af kommunikationen i den offentlige sektor i Danmark er længere fremme end i de øvrige nordiske lande, at den økonomiske vækst i de øvrige nordiske lande er højere end i Danmark, ligesom der er forskellige brevpræferencer. InterMails kunder har i regnskabsåret fortsat været tilbageholdende med at gennemføre postbaserede markedsføringskampagner, ligesom stadig flere virksomheder vælger at digitalisere større dele af deres kunderettede kommunikation. InterMail er påvirket af denne udvikling, men har formået at fastholde sin markedsandel i det vigende marked. Der er udsigt til et fortsat fald i efterspørgslen efter konvolutter over de kommende år. Det forventes at medføre overkapacitet hos de væsentligste konvolutproducenter og ligeledes fortsat konkurrence. Fokus på salg Der er i 2009/10 sket en betydelig markedsdrejning af Konvolut-organisationen, og som led heri er salgsindsatsen over for både eksisterende og potentielle kunder blevet intensiveret. Den øgede markedsdrejning har i det forløbne år blandt andet givet anledning til følgende aktiviteter: Øget kommunikation om kunder og kunderelationer Fælles tilgang til nordiske kunder Løbende måling af indsats og resultater. Ledere, salgsansvarlige, sælgere og salgssupport har gennemført en salgsuddannelse med henblik på at skabe øget kundefokus og større aktivitet på markedet hos eksisterende og potentielle kunder Den øgede salgsindsats har medført tilgang af en række nye kunder i både Danmark, Sverige og Finland. Salgsindsatsen har også betydet mersalg til en række eksisterende kunder og generel større kundekontakt. For at understøtte salgsindsatsen og gøre det endnu nemmere for kunderne at bestille konvolutter er etableringen af en ny web-portal igangsat. Web-portalen forventes sat i drift i januar Der er ligeledes fokus på at udvikle og markedsføre nye produkter, der kan kompensere for faldet i omsætningen af konvolutter. Denne indsats er især koncentreret om Skan- Pack-løsningerne, som omfatter alle former for emballage til postforsendelser. Dette marked er et vækstmarked blandt andet som følge af den stigende aktivitet inden for elektronisk handel. For at øge omsætningen af SkanPackprodukterne er salgsressourcerne blevet udvidet, nye kunder I 2009/10 har vi gennemført en stor omstilling i Konvolutdivisionen, hvor vi har effektiviseret og skærpet hele organisation. Produktionen er effektiviseret bl.a. ved at samle InterMail på færre produktionssteder, og vi har investeret i uddannelse af sælgere og supportfunktioner, så vi kan blive en stærkere partner for vores kunder.

15 LEDELSESBERETNING / KONVOLUT / ÅRSRAPPORT 2009/ er identificeret, der er etableret et nyt koncept for salg af produkterne, og der er iværksat flere kampagner. Omsætningen af SkanPack-løsningerne har været stigende i regnskabsåret, og det er målet, at disse produkter skal udgøre minimum 10 % af omsætningen i Konvolut. Produktudviklingen har også omfattet udvikling af digitalt printbare konvolutter med henblik på at tage del i markedet for digital trykning, samt udvikling af EasyBox paknings- og forsendelseskoncept til store aftagere af konvolutter. Konceptet giver udbytte for kunderne i form af lavere fragt, mindre lagerplads og lettere anvendelse i produktionen. Primære aftagere af dette koncept er store printbureauer. Løbende tilpasning af konvolutproduktionen Udviklingen på konvolutmarkedet har nødvendiggjort en række strukturelle tilpasninger inden for Konvolut, og inden for de sidste par år er der sket væsentlige ændringer på produktionssiden. Produktionen af konvolutter i Danmark er ophørt, og flytning af størstedelen af den danske produktion til selskabets fabrik i Oskarshamn i Sverige blev afsluttet i slutningen af 2009 og forløb som planlagt. Herefter har der været fokus på at optimere produktionen i Oskarshamn yderligere, så InterMail kan få fuldt udbytte af samlingen af produktionen på den svenske fabrik. Dette arbejde forløber som planlagt og giver de forventede gevinster herunder et bedre output og en bedre kapacitetsudnyttelse. Udover flytningen af produktionen har Konvolutdivisionen styrket samarbejdet med eksterne producenter. InterMail har udvidet samarbejdet med den norske konvolutproducent Jansson & Bjelke med henblik på at sikre, at Konvolut dækker hele det nordiske marked. Konvolut har i 2009/10 påbegyndt produktion af konvolutter til Jansson & Bjelke, hvilket har styrket positionen i Norge. Derudover er der sket en styrkelse af samarbejdet i Finland med den nordiske papirproducent Arctic Paper, der i 2009 producerede mere end tons kvalitetspapir. Økonomiske resultater Omsætningen i Konvolut blev i 2009/10 på 304,6 mio. kr. mod 313,4 mio. kr. i 2008/09. Det er således stort set lykkedes at fastholde omsætningen på et faldende marked. Udviklingen i SEK har haft en positiv effekt på omsætningen på ca. 15 mio. kr. EBIT blev i 2009/10 på 10,9 mio. kr. mod 2,6 mio. kr. i 2008/09. Forbedringen af resultatet kan primært henføres til effektivisering af produktionen i forbindelse med samlingen af konvolutproduktion på to fabrikker, omkostningsbesparelser samt i mindre omfang styrkelsen af SEK. Resultatet før skat blev i 2009/10 på 28,4 mio. kr. mod 2,0 mio. kr. året før. Heri er indeholdt en regnskabsmæssig gevinst i forbindelse med salg af ejendomme på ca. 23 mio. kr. samt omkostninger i forbindelse med restrukturering på ca. 6 mio. kr. Fokus i 2010/11 Den målrettede markedsdrejning og det intensiverede salgsarbejde fortsættes i det kommende regnskabsår. Denne ind- Vision Vores vision er at udbygge vores position som en af Nordens førende leverandører og partnere inden for konvolutter og pakkemateriale til større printbureauer, trykkerier, e-handels- og postordreselskaber. Mission Vores mission er at tilbyde vores kunder et komplet og konkurrencedygtigt kvalitetssortiment af konvolutter og pakkematerialer. Ved løbende at styrke vores sortiment, øge vores kvalitet, forbedre produktiviteten samt øge vores betydning for kunden kan vi forøge vores markedsandel.

16 16 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / LEDELSESBERETNING / KONVOLUT Den digitale tidsalder betyder ikke kun tilbagegang for alle fysiske distributionsprodukter. SkanPack er InterMails emballageprogram, der tilbyder virksomheder kreativ og skræddersyet pakning til både konventionelle forsendelser og det, der skal være lidt ud over det sædvanlige. Et voksende marked, der udløses af den stigende internethandel. sats skal medvirke til at vinde markedsandele inden for konvolutter samt fremme salget af nye forsendelseskoncepter. Konvolut vil fortsat primært fokusere på de nordiske lande og derudover betjene kunder, der måtte have brug for divisionens ydelser i andre regioner. Aftalen om at producere konvolutter for Jansson & Bjelke forventes at danne et godt udgangspunkt for udviklingen af InterMails position i Norge. Samtidig vil der blive arbejdet med optimering af produkter og varemærker. Det er målet at stabilisere omsætningen trods den forventede lavere efterspørgsel efter konvolutter. Efter samlingen af produktionen på den svenske fabrik arbejdes der nu med løbende at optimere produktionen blandt andet ved at etablere et bedre work flow i hele produktionen. Dette skal også medvirke til at nedbringe lagre og arbejdskapital.

17 REGNSKABSBERETNING / ÅRSRAPPORT 2009/ Regnskabsberetning InterMail koncernens årsrapport for regnskabsåret 2009/10 omfatter moderselskabet InterMail A/S, alle direkte og indirekte ejede datterselskaber samt associerede virksomheder. Årsrapporten aflægges i overensstemmelse med International Financial Reporting Standards som godkendt af EU samt yderligere danske oplysningskrav til årsrapporter for børsnoterede virksomheder, jf. NASDAQ OMX Copenhagens oplysningskrav til årsrapporter for børsnoterede selskaber og IFRSbekendtgørelsen udstedt i henhold til årsregnskabsloven. Resultatopgørelsen Omsætning Den samlede omsætning udgjorde i 2009/10 539,7 mio. kr. mod 590,5 mio. kr. året før, svarende til et fald på 50,8 mio. kr. Omsætningen har været negativt påvirket af generelt faldende aktivitet på InterMails markeder og frasalget af de grafiske aktiviteter i IMG Vest (ca. 22 mio. kr.), mens styrkelsen af SEK mod DKK har haft en positiv effekt (ca. 23 mio. kr.). Faldet i omsætningen som følgende af lavere aktivitet kan således opgøres til ca. 50 mio. kr. Omkostninger Produktionsomkostningerne udgjorde 380,3 mio. kr. mod 425,6 mio. kr. i 2008/09, svarende til et fald på 45,3 mio. kr. Reduktionen i omkostningerne skyldes dels et lavere vareforbrug som konsekvens af den lavere omsætning, dels den kraftige reduktion i antallet af medarbejdere som følge af de strukturelle tilpasninger i virksomheden. Bruttoresultatet blev 159,5 mio. kr. mod 164,9 mio. kr. i 2008/09, svarende til et fald på 3,2%. Salgs- og distributionsomkostninger faldt med 6,5% til 102,0 mio. kr. fra 109,5 mio. kr. i 2008/09. Administrationsomkostninger udgjorde 51,8 mio. kr. mod 65,6 mio. kr. i 2008/09, svarende til et fald på 21%. Faldet kan tilskrives generelle omkostningsbesparelser samt en reduktion i antallet af medarbejdere. Resultat af primær drift før afskrivninger (EBITDA) EBITDA blev i 2009/10 på 30,9 mio. kr. mod 18,2 mio. kr. året før, svarende til en stigning på 70%. Det forbedrede resultat skyldes en væsentlig forbedring af produktiviteten som følge af nedlukning af konvolutproduktionen i Danmark, og den grafiske produktion i InterMail Graphic samt reduktion i antallet af medarbejdere i alle andre selskaber. Resultat af primær drift før særlige poster Resultat af primær drift før særlige poster blev på 5,6 mio. kr. mod -10,2 mio. kr. året før. Forbedringen af resultatet kan tilskrives den ovenfor omtalte forbedring af produktiviteten, generelle omkostningsreduktioner samt reduktion i antallet af medarbejdere. Særlige poster Regnskabet er i 2009/10 præget af to væsentlige særlige poster. Den ene er salget af ejendommen i Oskarshamn, Sverige, hvor OP Kuvert har sin produktion. Salget af denne ejendom medførte en gevinst på 22,5 mio. kr. Den anden post er omkostninger til nedlukning af aktiviteter i InterMail Graphic samt omkostninger relateret til flytning af konvolutproduktion i Søborg til konvolutfabrikken i Oskarshamn (ca. 8 mio. kr.), jf. note 8. EBIT og EBIT-relaterede nøgletal er beregnet før særlige poster. Resultat af primær drift efter særlige poster (EBIT) Resultat af primær drift efter særlige poster blev på 16,9 mio. kr. mod -11,8 mio. kr. året før. Forbedringen af resultatet kan tilskrives de ovenfor omtalte forhold. Finansielle poster De finansielle nettoudgifter udgjorde i 2009/10 16,2 mio. kr. mod 18,4 mio. kr. i 2008/09. Reduktionen skyldes væsentligst, at der er afdraget på lån i forbindelse med salget af ejendommen i Oskarshamn. Resultat før skat Resultat før skat blev 1,6 mio. kr. mod -29,7 mio. kr. i 2008/09, og overskudsgraden (EBIT) blev 1% mod -2% i 2008/09. Skat Skat af årets resultat udgjorde en indtægt på 4,8 mio. kr. mod 7,9 mio. kr. i 2008/09. Årets resultat Koncernresultatet blev 6,4 mio. kr. mod -21,8 mio. kr. i 2008/09.

18 18 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / REGNSKABSBERETNING Balancen Goodwill Goodwill er i balancen opført til aktuelle valutakurser med 61,1 mio. kr. og vedrører i det væsentligste InterMails investering i Lettershop Mailservice A/S og Stroede Ralton AB. Goodwillvurderingen ultimo 2009/10 har ikke givet anledning til nedskrivninger, jf. note 13. Øvrige Immaterielle anlægsaktiver Der er i regnskabsåret aktiveret 0,8 mio. kr. og afskrevet 1,8 mio. kr. på koncernens ERP-system, som nu er taget i brug i Lettershop Mailservice, jf. note 14. Materielle Anlægsaktiver I regnskabsåret 2009/10 er der sket væsentlige ændringer i sammensætningen af anlægsaktiver som konsekvens af salget af ejendommen i Oskarshamn samt overførslen af aktiver bestemt for salg på i alt 29,0 mio. kr. Balancen var ultimo 2009/10 på 498,0 mio. kr. mod 525,4 mio. kr. året før. Styrkelse af SEK har medført en stigning i balancen på ca. 25 mio. kr. De materielle anlægsaktiver var ved regnskabsårets udgang 223,1 mio. kr. mod 276,9 mio. kr. året før. Likviditet Koncernens likvider udgjorde 15,1 mio. kr. ved udgangen af regnskabsåret, hvilket er et fald på 5,3 mio. kr. i forhold til det foregående år. Det er ledelsens vurdering, at InterMail har det fornødne likviditetsberedskab til gennemførelse af selskabets fortsatte drift og de planlagte aktiviteter. Gæld Koncernens samlede rentebærende gæld udgjorde ultimo regnskabsåret 263,8 mio. kr. mod 298,2 mio. kr. året før. Pengestrømsopgørelse Årets pengestrøm fra driften udgjorde 6,2 mio. kr. mod 8,0 mio. kr. året før. Dette er lavere end forventet, hvilket skyldes det forringede driftsresultat. Pengebindingerne i varelagre har været faldende som følge af en stram opfølgning og lukning af produktionssteder, og InterMail koncernens betalingsbetingelser over for leverandører bliver løbende skærpet. Pengestrømmen fra investeringer var 34,2 mio. kr. mod 12,1 mio. kr. året før. Dette skyldes væsentligst salget af ejendommen i Oskarshamn samt salg af enkelte, ældre maskiner. Pengestrømmen fra finansiering udgjorde -47,6 mio. kr. mod -11,2 mio. kr. året før. Dette skyldes dels ordinære afdrag på den rentebærende gæld, dels ekstraordinært afdrag i forbindelse med salget af ejendommen i Oskarshamn.

19 RISIKOFORHOLD / ÅRSRAPPORT 2009/ Risikoforhold Det er et centralt mål for InterMails ledelse at sikre, at koncernens risikoforhold til enhver tid er tilfredsstillende belyst, og at InterMail har politikker og procedurer, der sikrer en så effektiv styring af de identificerede risici som muligt. InterMails forretning indebærer en række kommercielle og finansielle risici, som kan have en negativ effekt på virksomhedens fremtidige aktiviteter og resultater. InterMail arbejder løbende med at identificere disse risici, og hvor der er mulighed for det, søger virksomheden i videst muligt omfang at imødegå og begrænse risici. Nedenfor er beskrevet de væsentligste identificerede risici. Beskrivelsen er ikke nødvendigvis udtømmende, og der er ikke tale om en prioriteret rækkefølge, ligesom effekten af den nuværende krise ikke er specifikt omtalt. InterMail har endvidere etableret interne kontrol- og risikostyringssystemer i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Kommercielle risici Markedsforhold Den generelle konjunkturudvikling har indflydelse på udviklingen i InterMails omsætning og resultat, og en konkjunkturnedgang påvirker virksomhedens samlede kundegrundlag og dermed efterspørgslen efter virksomhedens produkter og serviceydelser i negativ retning. InterMail søger blandt andet at imødegå de generelle konjunkturrisici ved løbende at udvikle sine produkter, sprede kundekredsen over mange brancher og tilbyde virksomhedens kunder løsninger, der bidrager til at skabe besparelser og effektivisere kundens processer samt tilføre kunden reel værdi. Det fortsatte fald i traditionel papirbaseret kommunikation medfører en faldende efterspørgsel efter konvolutter som følge af den faldende postmængde og medfører ligeledes øget priskonkurrence som følge af overkapacitet. InterMail gennemfører løbende strukturelle ændringer i virksomheden samt udvikler sine produkter og services med henblik på at tilpasse sig markedsforholdene. Som led i at mindske selskabets eksponering inden for papirbaseret kommunikation har InterMail investeret i en række nye produktområder inden for andre former for kommunikation, herunder it-baserede loyalitetssystemer. Gennem proces- og produktionsoptimering søges det ligeledes løbende at sikre, at InterMail til enhver tid kan fastholde sin konkurrenceevne. InterMails omsætning og indtjening er afhængig af priserne på råvarer (papir) og andre produktionsmaterialer. Kundeforhold InterMail samarbejder med en lang række kunder i Norden, som arbejder inden for mange forskellige sektorer. De ti største kunder udgør ca. 15% af omsætningen, og den største enkeltkunde udgør ca. 5% af omsætningen. Bortfald af omsætningen med en eller flere af de største kunder vil kunne få væsentlig betydning for selskabets samlede indtjening. Der er indgået rammeaftaler med en række kunder. Disse aftaler fastlægger de overordnede vilkår for samarbejdet. Forsikringsforhold Det er InterMails forsikringspolitik at afdække alle store risici, hvor det er muligt, og løbende evaluere nye risici og potentielle afdækningsmuligheder. Bestyrelsen gennemgår én gang om året forsikringspolitikken, og denne tilpasses efter behov. De væsentligste risici, der kan forsikres, knytter sig til risikoen for brand og anden tingskade på InterMails produktionsanlæg. De enkelte produktionsanlæg er dækket af en omfattende all-risk forsikring, der blandt andet omfatter brandskade og driftstab. Virksomhedens forsikringer dækker også ansvar i bred forstand, herunder erhvervsansvar. Implementering af nye it-systemer indebærer risici, blandt andet som følge af eventuel negativ påvirkning af den løbende drift og ikke planlagte ekstraomkostninger. InterMail søger at reducere disse risici via nøje planlægning, og har senest opnået vigtige erfaringer vedrørende implementering af nye it-systemer i forbindelse med overgangen til en ny it-platform i Lettershop Mailservice og InterMail Graphic. Der forventes således ikke at være væsentlige risici i forbindelse med overgangen til en ny it-platform i de øvrige selskaber i koncernen. Miljøforhold InterMail søger i udøvelsen af sin virksomhed at vurdere og begrænse de miljømæssige påvirkninger og tilstræber både direkte og indirekte at bidrage til et bæredygtigt miljø. Den direkte miljøpåvirkning fra InterMail er meget begrænset, da selskabets aktiviteter omfatter konvolutproduktion, konvoluttryk, kuvertering, pakning og serviceydelser. Selskabet er ikke involveret i miljøsager. InterMail har alle nødvendige miljøgodkendelser og er ikke omfattet af lov om aflæggelse af grønne regnskaber.

20 20 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / RISIKOFORHOLD Selvom InterMail lever op til gældende miljøkrav, har opnået en række miljøcertificeringer og generelt ikke vurderes at have væsentlige miljømæssige risici, kan der ikke gives garantier for, at der ikke ved uheld kan ske påvirkninger af det ydre og det indre miljø. Medarbejdere Vanskeligheder med at tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere på alle niveauer i virksomheden kan være en barriere for vækst og effektiv drift. InterMail søger aktivt at imødegå sådanne problemer ved at tilbyde udfordrende jobindhold, en markedskonform grundløn og incitamentsordninger til belønning af en særlig indsats. Finansielle risici Udviklingen i InterMails resultat og egenkapital er påvirket af en række finansielle risici, herunder valuta-, rente-, likviditetsog kreditrisici. InterMail har centraliseret styringen af finansielle risici i koncernens finansfunktion, der samtidig fungerer som servicecenter for alle dattervirksomheder. InterMail anvender lejlighedsvis afledte finansielle instrumenter, primært valuta- og renteswaps samt termins- og optionskontrakter til afdækning af en række af de finansielle risici, der kan henføres til koncernens kommercielle aktiviteter. Generelt vælges den mindst komplicerede risikoafdækningsmetode. Koncernen foretager ikke spekulative dispositioner. De finansielle risici og styringen heraf er uddybet i note 24, side 65. Kontrol- og risikostyringssystemer Intern kontrol Bestyrelsen og koncernledelsen har det overordnede ansvar for koncernens risikostyring og interne kontroller og definerer de overordnede krav, politikker, bemyndigelser, procedurer til forretningsgange og interne kontroller i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, it og skat. Herunder også overholdelse af relevant lovgivning og anden regulering. De vedtagne politikker, manualer og procedurer er tilgængelige på koncernens intranet, og overholdelsen heraf indskærpes løbende. Der foretages løbende stikprøvevis overvågning og kontrol af overholdelsen. Risikostyring kan ikke fjerne de kommercielle risici, som virksomheden arbejder under. Hensigten med koncernens risikostyring og interne kontroller er derfor at skabe en effektiv styring snarere end at eliminere risikoen for fejl og mangler i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen. Koncernens risikostyrings- og interne kontrolsystemer kan alene skabe rimelig, men ikke fuld sikkerhed for, at uretmæssig brug af aktiver, tab og/eller væsentlige fejl og mangler kan undgås i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Koncernens selskaber rapporterer hver måned finansielle data samt kommentarer vedrørende den økonomiske og forretningsmæssige udvikling til den centrale finansfunktion. Herfra foretages der en konsolidering af koncernens regnskab og rapportering til koncernledelsen. I samme forbindelse bliver der også gennemført controlling af rapporterede regnskabsinformationer for alle selskaber i koncernen. Controllingen varetages af controllere tilknyttet hver division, som har indgående kendskab til både forretnings- og regnskabsmæssige forhold i de enkelte selskaber i divisionen. Governance-strukturen for de finansielle rutiner, herunder præcisering af ansvarsområder for de enkelte ledelseslag samt den finansielle organisation, er reguleret ved hjælp af nedskrevne forretningsgange, der tilsikrer en ensartet og struktureret styring af hele koncernen. Den forretningsmæssige og økonomiske udvikling samt risici drøftes på møder mellem koncernledelsen og divisionsdirektøren for den enkelte division en gang om måneden. Beslutninger med henblik på reduktion og/eller eliminering af risici baseres på en vurdering af væsentlighed og cost/benefit-analyser. Der er minimumskrav til forsvarlig sikring af aktiver og til afstemninger og regnskabsanalytisk gennemgang, herunder løbende vurdering af performance og opfyldelsen af vedtagne KPI er (Key Performance Indicators) m.v. Revisionsudvalg Revisionsudvalgets opgaver bliver indtil videre varetaget af den samlede bestyrelse. Det væsentligste formål er at vurdere, om InterMail har en veletableret regnskabspraksis, skriftlige politikker og beskrivelse af forretningsgange på alle væsentlige forretningsområder samt tilstrækkelige interne kontrolprocedurer. Endvidere vurderer bestyrelsen, om der er tilfredsstillende kontroller omkring de væsentlige itsystemer, og om disse er i overensstemmelse med it-politikken. Der er etableret en række interne kontroller, hvor CFO en og controlleren for den enkelte division årligt foretager en objektiv, uafhængig vurdering af tilstrækkeligheden og effektiviteten af divisionens interne kontroller og kvaliteten heri. På baggrund heraf samt input fra bestyrelsen fastlægges en revisionsplan for året. Controlleren for den enkelte division

21 RISIKOFORHOLD / ÅRSRAPPORT 2009/ har ansvaret for udførelsen og rapporteringen af den udførte revision. Rapporteringen indeholder observationer og konklusioner samt forslag til forbedringer af de interne kontroller på hvert revideret område. Bestyrelsen og direktionen vurderer løbende væsentlige risici og interne kontroller i forbindelse med koncernens aktiviteter og deres eventuelle indflydelse på regnskabsaflæggelsesprocessen. Bestyrelsen har lagt det internationale anerkendte COSO-framework til grund for arbejdet med risikostyring og interne kontroller. Bestyrelsen foretager mindst én årlig vurdering af koncernens organisationsstruktur og bemanding på væsentlige områder, herunder områder i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen inkl. blandt andet it og skat. Den generalforsamlingsvalgte revision rapporterer eventuelle væsentlige svagheder i koncernens interne kontrolsystemer i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen i revisionsprotokollen til bestyrelsen. Mindre væsentlige forhold rapporteres i management letters til direktionen. Bestyrelsen/revisionsudvalget overvåger, at direktionen reagerer effektivt på eventuelle svagheder og/eller mangler og at aftalte tiltag i relation til styrkelse af risikostyring og interne kontroller implementeres som planlagt. Det er direktionens opgave at følge op på implementeringen af konstaterede svagheder i datterselskaber og på forhold, der er omtalt i management letters m.v. Revision Forud for den årlige generalforsamling foretager bestyrelsen en kritisk vurdering af revisionens kompetencer, uafhængighed m.v. Herefter er det bestyrelsens opgave at indstille en uafhængig revision til generalforsamlingen. Den uafhængige revision skal varetage aktionærernes og offentlighedens interesser.

22 22 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / AKTIONÆRFORHOLD Aktionærforhold Aktiekapitalen i InterMail udgjorde ved udgangen af 2009/10 nominelt kr. fordelt på A-aktier og B-aktier a 20 kr. Der er ikke sket ændringer i aktiekapitalen i det forløbne regnskabsår. Aktiekapital og stemmerettigheder A-aktier B-aktier Total Antal aktier Aktiekapital Stemmer, antal Stemmer, % InterMail B-aktien er noteret på NASDAQ OMX Copenhagen, og kursen lå ved regnskabsårets afslutning på 33,0 mod 40,0 ved udgangen af forrige regnskabsår. Aktiekursen faldt således med 17,5% i regnskabsåret 2009/10, mens SmallCap-indekset på NASDAQ OMX Copenhagen var uændret. Ved udgangen af 2009/10 var markedsværdien af InterMail 38 mio. kr. Der blev i regnskabsåret omsat B-aktier (2008/09: ) via NASDAQ OMX Copenhagen, svarende til ca. 6,0% af det samlede antal B-aktier. Ejerforhold Ultimo regnskabsåret var der registreret 500 navnenoterede aktionærer, som ejede i alt 87% af aktiekapitalen i InterMail. Aktiekurs InterMail Small Cap indekseret OMX Copenhagen indekseret 20 okt dec feb apr jun aug. 2010

23 AKTIONÆRFORHOLD / ÅRSRAPPORT 2009/ Følgende aktionærer har over for InterMail oplyst at eje mere end 5% af selskabets aktiekapital: Andel af Andel af kapital, stemmer, % % PKA, Hellerup 16,1 5,2 InterMail Danmark Fonden, Avedøre 14,7 44,3 DK Invest af 8/12/09 Holding Aps, Hørsholm 14,6 4,7 Johannes Madsen-Mygdal, Rungsted 11,0 26,2 Ida Madsen-Mygdal, Klampenborg 7,0 2,2 Maria Madsen-Mygdal, Svendborg 6,1 2,0 Anne Madsen-Mygdal, Klampenborg 2,4 6,2 Medlemmer af selskabets bestyrelse og direktion ejede pr. 30. september % af aktiekapitalen jf. note nr. 23 i moderselskabets regnskab. 230 af virksomhedens medarbejdere er aktionærer i selskabet gennem en medarbejderaktieordning. InterMail ejede pr. 30. september 2010 ikke egne aktier. Vedtægterne indeholder ingen særlige regler vedrørende ændringer af selskabets vedtægter. Det er således udelukkende aktieselskabslovens bestemmelser, der er gældende på dette område. Udbytte Bestyrelsen har på baggrund af en vurdering af blandt andet sammensætningen af selskabets kapitalstruktur, årets resultatudvikling, forventninger til de kommende års resultater, investeringsmuligheder og forventninger til markedsudviklingen besluttet at indstille til generalforsamlingen, at der ikke udbetales udbytte for 2009/10. at have en kontinuerlig dialog med disse. Aktionærer, analytikere, investorer og andre interessenter kan henvende sig til: InterMail, Stamholmen 70, 2650 Hvidovre, tlf IR-ansvarlige: CEO Flemming Breinholt, flemming.breinholt@intermail.dk, og CFO Henrik Starup, henrik.starup@intermail.dk. Generalforsamling Selskabets ordinære generalforsamling afholdes onsdag den 26. januar 2011 kl på Stamholmen 70, 2650 Hvidovre. Bestyrelsesbeslutninger og forslag til generalforsamlingen Udbytte og resultatdisponering Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, at der for regnskabsåret 2009/10 ikke udbetales udbytte (se også ovenfor). Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, at årets koncernresultat på 6,4 mio. kr. overføres til næste år. Øvrige forslag Der vil blive stillet forslag om bemyndigelse til bestyrelsen til på InterMails vegne at erhverve egne aktier op til 10% af aktiekapitalen. Der stilles endvidere forslag om indførelse af en aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmer samt ændring af valgperioden til ét år mod p.t. to år. Endelig vil der blive stillet forslag til en række vedtægtsændringer som følge af den nye selskabslov. Investor relations InterMail lægger vægt på at videregive åben og relevant information om selskabets økonomiske udvikling, aktiviteter og strategi til aktionærer og øvrige interessenter, og ønsker

24 24 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / AKTIONÆRFORHOLD Selskabsmeddelelser i 2009/ december 2009 Årsrapport 2008/ december 2009 Storaktionærmeddelelse 12. januar 2009 Salg af IMG Vest 14. januar 2009 Indkaldelse til ordinær generalforsamling 26. januar 2010 Delårsrapport for 1. kvartal 2009/ januar 2010 Forløb af ordinær generalforsamling 21. januar 2010 Delårsrapport for 2. kvartal 2009/10 1. juli 2010 Salg af ejendom i Sverige 13. august 2010 Foreløbig meddelelse 26. august 2010 Delårsrapport for 3. kvartal 2009/ august 2010 Finanskalender for 2010/11 Finanskalender for 2010/ december 2010 Seneste dato for optagelse af et bestemt emne på dagsordenen for den ordinære general forsamling den 26. januar december 2010 Årsrapport 2009/ januar 2011 Delårsrapport for 1. kvartal 2010/ januar 2011 Ordinær generalforsamling 25. maj 2011 Delårsrapport for 2. kvartal 2010/ august 2011 Delårsrapport for 3. kvartal 2010/2011

25 SAMFUNDSANSVAR / ÅRSRAPPORT 2009/ Samfundsansvar InterMail bestræber sig på at drive sin virksomhed på en forsvarlig måde og ønsker at leve op til lovgivningen i de lande og lokalsamfund, hvor der udøves virksomhed. Inter- Mail arbejder med konkrete målsætninger og politikker på en række relevante områder og er i færd med at udmønte dette arbejde i en overordnet politik for integration af samfundsansvar i koncernens strategi og aktiviteter. Målet med arbejdet med samfundsansvar i InterMail er blandt andet at sikre gode samarbejdsrelationer med kunder og leverandører, øge effektiviteten i virksomheden, mindske spildet, reducere forretningsmæssige risici samt styrke virksomhedskulturen. Det er centralt for InterMail at kunne agere med høj troværdighed og levere kvalitet i serviceydelser og produkter, og InterMail ønsker at fremstå som en troværdig og attraktiv samarbejdspartner for alle interessenter i de lande, hvor der udøves virksomhed. FN s Global Compact referenceramme InterMails arbejde med samfundsansvar tager udgangspunkt i principperne i FN Global Compact s ti internationalt anerkendte principper og standarder for samfundsansvar. De ti principper vedrører menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Svanemærket Svanen er Nordisk Ministerråds miljømærke for produkter, der ikke er fødevarer de såkaldte non-food produkter. Svanemærket viser, at varerne er blandt de mindst miljøbelastende i den pågældende varegruppe. Mærket sætter grænser for udledning af giftige stoffer og for indholdet af uøn skede stoffer i varen. For en svanemærket tryksag gælder følgende: En lav udledning af forurenende stoffer til luft og vand Et mindre og kontrolleret forbrug af kemikalier i produktionen At papiret er fremstillet med lav miljøbelastning At tryksagen er fremstillet med meget lidt papirspild At tryksagen er let at genanvende. Kilde: Dansk Reklameguide I forhold til InterMails forretning er det primært hensynet til medarbejdere og miljø, der prioriteres højt. InterMail overvejer at tilslutte sig FN s Global Compact. Over de kommende år vil InterMail udarbejde konkrete politikker for samfundsansvar og ligeledes sætte arbejdet med samfundsansvar yderligere i system, så det i videst muligt omfang understøtter selskabets forretning. Medarbejdere InterMail betragter sine medarbejdere som et meget vigtigt aktiv og ønsker derfor at skabe gode muligheder for medarbejderne. InterMail ønsker at være en god arbejdsplads med plads til forskellighed. InterMail tilbyder derfor alle nuværende og kommende medarbejdere ens muligheder uanset køn, alder, etnicitet samt religiøs og politisk overbevisning. InterMail tilbyder løbende sine medarbejde videreuddannelse inden for deres respektive fagområde eller opnåelse af færdigheder, der på anden vis kan være kompetencegivende. Det motiverer medarbejderne og er med til at udvikle virksomhedens samlede kompetencer. Samtidig arbejder InterMail på at skabe et godt arbejdsmiljø, herunder at undgå støjgener og forebygge stressrelateret sygdom. InterMail arbejder desuden på at nedbringe antallet af arbejdsulykker, og målet er helt at undgå ulykker i arbejdstiden. InterMail bestræber sig på at skabe en sund balance mellem job og privatliv og har udarbejdet politikker for fx barsel, sygdom og syge børn, omsorg og pension. Miljø InterMail vurderer løbende sine miljømæssige påvirkninger og tilstræber både direkte og indirekte at bidrage til et bæredygtigt miljø ved at begrænse de miljømæssige påvirkninger. InterMail har udarbejdet interne procedurer og rutiner, der skal sikre, at lovgivningens krav til miljø bliver overholdt. Virksomhedens to konvolutfabrikker er certificeret efter ISO Endvidere er disse samtidig certificerede efter Kvalitetsstyringssystemet ISO 9001, ligesom den svenske fabrik er certificeret efter de svenske arbejdsmiljøregler AFS Derudover har InterMail opnået Svanemærket for en række af sine produkter og søger aktivt at fremme anvendelse af miljørigtige produkter.

26 26 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / SAMFUNDSANSVAR InterMails finske konvolutfabrik, Turun Kirjekuoritehdas OY, er desuden som den eneste finske konvolut- og papirleverandør godkendt af FSC (Forest Stewardship Council). FSC er det eneste globale certificeringssystem for skovbrug, som har bred tilslutning fra miljøorganisationerne. FSC s certificeringssystem for sporbarhed, CoC (Chain of Custody) gør det muligt at følge træet fra skov til færdigt produkt. Alle virksomheder, som behandler, forædler eller handler med FSCcertificerede træprodukter, skal have et sporbarhedscertifikat. InterMail bestræber sig løbende på at nedbringe sit samlede forbrug af vand, gas og el. Endvidere vil InterMail aktivt arbejde med genanvendelse af papirmateriale, dels internt i virksomheden men også eksternt ved at sikre returanvendelse. For koncernens enheder vurderes det løbende, om en egentlig miljøcertificering vil være nyttig.

27 CORPORATE GOVERNANCE / ÅRSRAPPORT 2009/ Corporate governance InterMail tilstræber at leve op til en høj standard inden for corporate governance. Målet er at sikre, at InterMail ledes på en sådan måde, at virksomheden bedst muligt lever op til sine forpligtelser over for aktionærer, kunder, medarbejdere, myndigheder samt øvrige interessenter, og at den langsigtede værdiskabelse understøttes. I april 2010 offentliggjorde Komitéen for god selskabsledelse reviderede anbefalinger for god selskabsledelse, og NASDAQ OMX Copenhagen implementerede disse i Regler for udstedere af aktier ultimo maj De nye anbefalinger er gældende for regnskabsår, der starter den 1. januar 2010 eller senere, og InterMail vil i det kommende regnskabsår forholde sig til og indarbejde de nye anbefalinger. Nedenstående redegørelse af baseret på de anbefalinger, der var gældende frem til maj InterMail følger generelt disse anbefalinger med undtagelse af længden af valgperioden for generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer, ligesom der ikke er fastsat nogen aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmerne. Bestyrelsen stiller på den kommende ordinære generalforsamling forslag om indførelse af en aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmer samt ændring af valgperioden til ét år mod p.t. to år. Samspil med aktionærer og andre interessenter InterMails ledelse ønsker at opretholde en god og åben kommunikation og dialog med aktionærer og øvrige interessenter. Selskabet mener, at en høj grad af åbenhed i formidlingen af oplysninger om selskabets udvikling understøtter selskabets arbejde og en fair værdiansættelse af selskabets aktier. Dialogen med aktionærer og interessenter finder sted via udsendelse af delårsrapporter og øvrige meddelelser fra selskabet samt via møder med investorer, analytikere og med pressen. Desuden har alle aktionærer ret til at deltage og stemme på generalforsamlingen, der er selskabets øverste besluttende myndighed, hvis de senest fem dage før generalforsamlingen har løst adgangskort. Aktionærer har samtidig mulighed for at afgive fuldmagt til bestyrelsen eller andre til hvert punkt på dagsordenen. Generalforsamlingen giver aktionærerne mulighed for at stille spørgsmål direkte til bestyrelse og direktion, ligesom aktionærerne inden for en angiven frist kan stille forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling. Via InterMails hjemmeside har interessenterne enkel adgang til information om selskabet. Delårsrapporterne og andre meddelelser er tilgængelige umiddelbart efter offentliggørelsen. Hjemmesiden indeholder desuden materiale, som anvendes i forbindelse med præsentationer. Aktieklasser og stemmerettigheder InterMails aktiekapital er opdelt i A- og B-aktier. A-aktierne har 10 stemmer pr. aktie a 20 kr., mens B-aktierne har 1 stemme pr. aktie a 20 kr. Ifølge selskabets vedtægter kan ingen aktionærer eller aktionærgrupper på B-aktier stemme for mere end 20% af selskabets aktiekapital, uanset ejerandel. A-aktierne er ikke omsætningspapirer og ikke noteret på NASDAQ OMX Copenhagen. Ifølge InterMails vedtægter skal A- og B-aktier afhændes til samme pris ved en eventuel aktieoverdragelse. Bestyrelsen har drøftet ejerstrukturen med selskabets A-aktionærer. Både A-aktionærerne og bestyrelsen finder indtil videre, at den nuværende ejerstruktur er hensigtsmæssig i forbindelse med eksekveringen af selskabets strategi. Hvis der fremsættes et tilbud om overtagelse af selskabets aktier, vil bestyrelsen i overensstemmelse med lovgivningen formidle tilbuddet til aktionærerne ledsaget af bestyrelsens kommentarer. Bestyrelsens arbejde Bestyrelsen er ansvarlig for InterMails overordnede ledelse og behandler alle forhold vedrørende InterMails overordnede udvikling, herunder mål og strategier, organisation, budgetter, risikoforhold, forslag om fusion, køb og salg af virksomheder samt større udviklings- og investeringsprojekter. De generelle retningslinjer for bestyrelsens arbejde er fastlagt i en forretningsorden, som mindst én gang årligt gennemgås og tilpasses efter behov. Forretningsordenen indeholder blandt andet procedurer for direktionens rapportering, bestyrelsens arbejdsform samt en beskrivelse af bestyrelsesformandens opgaver og ansvarsområder. Bestyrelsen mødes efter en fast plan og derudover, når det er nødvendigt. Der har i 2009/10 været afholdt seks møder, hvoraf ét var et strategimøde. Der har været to afbud til bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen modtager såvel løbende som ad hoc orientering om selskabets forhold herunder en fast månedlig rapportering. Det er et krav, at der er et revisionsudvalg i børsnoterede virksomheder, og at dette udvalg skal have mindst ét uafhængigt medlem med kvalifikationer inden for regnskabsvæsen og/eller revision. Bestyrelsen i InterMail har besluttet kollektivt at påtage sig revisionsudvalgets opgaver. Bestyrelsens sammensætning Ifølge InterMails vedtægter skal bestyrelsen bestå af tre til syv generalforsamlingsvalgte medlemmer. Bestyrelsen består for øjeblikket af fem medlemmer, der alle er generalforsamlingsvalgte. De generalforsamlingsvalgte medlemmer vælges af generalforsamlingen for to år ad gangen, men

28 28 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / CORPORATE GOVERNANCE bestyrelsen stiller på den kommende ordinære generalforsamling forslag om ændring af valgperioden fra to til ét år. Der er ikke fastsat nogen aldersgrænse for de generalforsamlingsvalgte medlemmer af bestyrelsen, men bestyrelsen stiller på den kommende ordinære generalforsamling forslag om indførelse af en aldersgrænse. Bestyrelsen vælger af sin midte en formand og en næstformand. Oplysninger om de enkelte bestyrelsesmedlemmer findes på side i årsrapporten. Bestyrelsen søger gennem sit arbejde at understøtte forretningsudviklingen og den strategiske ændring fra produktionsfokus til kundefokus og nye services. Johannes Madsen-Mygdal er ikke uafhængig, jf. NASDAQ OMX Copenhagens anbefalinger for god selskabsledelse, da han har været administrerende direktør for selskabet indtil udgangen af august Bestyrelsens formand, N. E. Nielsen, er partner i Bech-Bruun, der er en af flere juridiske rådgivere for InterMail. I forbindelse med indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer sker der en vurdering af, hvilken viden og professionel erfaring der er behov for med henblik på at sikre tilstedeværelse af de nødvendige kompetencer i bestyrelsen. Der sker i forbindelse med indstillingen ligeledes en beskrivelse af de opstilledes kandidaters baggrund og særlige kompetencer. Samtidig arbejder bestyrelsen på at opnå en sammensætning, så dens medlemmer bedst muligt supplerer hinanden i forhold til alder, baggrund, køn m.v. med henblik på at sikre et kompetent og alsidigt bidrag til bestyrelsesarbejdet i InterMail. Bestyrelsens medlemmer har bred erfaring inden for generel virksomhedsledelse, grafisk produktion, markedsføring og nye kommunikationsformer. Direktionen Direktionen ansættes af bestyrelsen, der fastsætter direktionens ansættelsesvilkår. Direktionen er ansvarlig for den daglige drift, herunder InterMails aktivitets- og driftsmæssige udvikling og resultater samt interne anliggender. Bestyrelsens delegering af ansvar er fastlagt i forretningsordenen og i Selskabslovens regler. Udover InterMails direktion, som ved udgangen af regnskabsåret bestod af én person, har virksomheden en nordisk koncernledelse, der er ansvarlig for områderne Kommunikation, Konvolut og økonomi. Vederlag til bestyrelse og direktion Hvert medlem af bestyrelsen modtager et fast årligt vederlag, og det samlede årlige vederlag til bestyrelsen godkendes af generalforsamlingen i forbindelse med godkendelse af årsrapporten. I regnskabsåret 2009/10 udgjorde vederlaget til bestyrelsen kr., heraf kr. til formanden. Bestyrelsen vil på den kommende ordinære generalforsamling foreslå, at honoraret til både bestyrelsesformanden og hvert af de øvrige bestyrelsesmedlemmer forøges med kr. pr. år. Der er ikke etableret incitaments programmer eller andre bonusordninger for bestyrelsen. Aflønningen af direktionen fastlægges af bestyrelsen. Aflønningen er fastsat, så den afspejler markedsniveauet og de opnåede resultater. I 2009/10 bestod aflønningen til direktionen af en grundløn inklusive sædvanlige goder som bil og telefon samt deltagelse i incitamentsprogrammet omtalt på side 10 og i note 6. Direktionens samlede vederlag udgjorde i 2009/10 2,4 mio. kr. Direktionens ansættelsesforhold, herunder aflønning og fratrædelsesvilkår, vurderes at være i overensstemmelse med sædvanlig standard for stillinger af denne karakter og medfører ikke særlige forpligtelser for selskabet. Evaluering af bestyrelse og direktion Der gennemføres løbende en selvevaluering med henblik på at forbedre bestyrelsens og direktionens arbejde og dermed styrke grundlaget for virksomhedens videre udvikling. Evalueringen omfatter blandt andet en vurdering af bestyrelsens og direktionens indsats, samarbejde og kompetencer samt kvaliteten af rapporteringen fra direktionen til bestyrelsen. Den seneste evaluering fandt sted i september Evalueringsprocessen forestås af formanden for bestyrelsen. Risikostyring Det er bestyrelsens opgave at kontrollere, at der sker en effektiv risikostyring, herunder at væsentlige risici identificeres, at der opbygges systemer til risikostyring, samt at der fastlægges risikopolitik og risikorammer. Politikkerne for den operationelle og finansielle risikostyring vedtages af bestyrelsen, og rapportering vedrørende væsentlige risici indgår i den løbende rapportering til bestyrelsen. I den forbindelse henvises til side 19 i årsrapporten, hvor de væsentligste risikofaktorer er beskrevet. Direktionen er ansvarlig for den løbende risikostyring, herunder kortlægning og vurdering af de enkelte risici, som er involveret i InterMails forretningsaktiviteter. Revision I overensstemmelse med de gældende regler for børsnoterede danske selskaber vælges en eller to uafhængige revisionsfirmaer. Bestyrelsen har vurderet, at selskabet kun har behov for ét revisionsfirma, der varetager aktionærernes og

29 CORPORATE GOVERNANCE / ÅRSRAPPORT 2009/ den almindelige offentligheds interesser. Rammerne for revisionens arbejde herunder honorering, revisionsrelaterede arbejdsopgaver samt ikke revisionsrelaterede arbejdsopgaver er beskrevet i en aftale indgået mellem bestyrelsen og revisionen. Revisionen indberetter væsentlige forhold direkte til bestyrelsen på bestyrelsesmøder samt i revisionsprotokollen. I forbindelse med gennemgangen af årsrapporten gennemgås regnskabspraksis på de væsentligste områder, ligesom bestyrelsen og revisionen drøfter revisionens observationer.

30 30 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / BESTYRELSE, DIREKTION OG KONCERNLEDELSE Bestyrelse, direktion og koncernledelse Bestyrelse N. E. Nielsen, født 1948 Advokat Formand for bestyrelsen Indtrådt i bestyrelsen i 1992, senest genvalgt i 2009 Formand for bestyrelsen for: Ambu A/S Charles Christensen A/S Danica-Elektronik A/S Gammelrand Holding A/S MK af 2010 A/S Pele Holding A/S P.O.A. Ejendomme A/S Satair A/S SCF Technologies A/S Torm A/S Medlem af bestyrelsen for: Weibel Scientific A/S Alle ovennævnte med tilhørende selskaber Særlige kompetencer: Generel ledelse bl.a. som formand for børsnoterede selskaber med international forretning samt selskabsretlige forhold. Nelly Andersen, født 1960 Executive Vice President i OgilvyOne Worldwide Indtrådt i bestyrelsen i 2007, senest genvalgt i 2010 Medlem af bestyrelsen for: OgilvyOne Worldwide Særlige kompetencer: International ledelseserfaring og særligt kendskab til marketing, direct mail og dialogmarkedsføring både i Norden og på verdensplan. Monica Caneman, født 1955 Indtrådt i bestyrelsen i 2010 Formand for bestyrelsen for: Arion Bank hf Fjärde AP-fonden Linkmed AB SOS International AS Medlem af bestyrelsen for: Investment AB Öresund Orexo AB Point International AB Poolia AB SAS AB Schibsted ASA Securia AB SSP AB Særlige kompetencer: Generel ledelse og finansielle forhold samt bred erfaring fra bestyrelsesarbejde i nordiske virksomheder inden for mange forskellige brancher.

31 BESTYRELSE, DIREKTION OG KONCERNLEDELSE / ÅRSRAPPORT 2009/ Jan Holm Møller, født 1945 Direktør i Foresight Indtrådt i bestyrelsen i 1995, senest genvalgt i 2010 Medlem af bestyrelsen for: Grønnegårds Teatret Habro Finans A/S Sjællands Symfoniorkester Særlige kompetencer: Generel erfaring fra ledelse af internationale virksomheder med base i Norden. Særligt kendskab til markedsføring og salg via ansættelse i internationale reklamebureauer. Johannes Madsen-Mygdal, født 1951 Indtrådt i bestyrelsen i 1977, senest genvalgt i 2009 Formand for bestyrelsen for: MonbergSørensen A/S Medlem af bestyrelsen for: Emballageindustriens Arbejdsgiver- og Brancheforening Industriens Pensionsforsikring A/S Laurits Andersens Fond Særlige kompetencer: Generel ledelse og særligt kendskab til direct mail samt konvolutproduktion og grafisk industri. Direktion Flemming Breinholt CEO Ansat i InterMail i 2009 Koncernledelse Flemming Breinholt CEO Formand for bestyrelsen for: CAPRES A/S Selskaber i InterMail koncernen Medlem af bestyrelsen for: Jansson & Bjelke A/S Ray Andersson Divisionsdirektør, Kommunikation Henrik Bo Matthiesen Divisionsdirektør, Konvolut Henrik Starup CFO

32 32 ÅRSRAPPORT 2009/2010 / PÅTEGNINGER Påtegninger Ledelsens regnskabspåtegning Bestyrelse og direktion har dags dato behandlet og godkendt årsrapporten for 2009/10 for InterMail A/S. Årsrapporten er aflagt i overensstemmelse med International Financial Reporting Standards som godkendt af EU og yderligere danske oplysningskrav til årsrapporter for børsnoterede selskaber. Vi anser den valgte regnskabspraksis for hensigtsmæssig, således at årsrapporten giver et retvisende billede af koncernens og moderselskabets aktiver og passiver, finansielle stilling pr. 30. september 2010 samt resultat af koncernens og moderselskabets aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1. oktober september Det er endvidere vores opfattelse, at ledelsesberetningen indeholder en retvisende redegørelse for udviklingen i koncernens og moderselskabets aktiviteter og økonomiske forhold, årets resultat og af koncernens og moderselskabets finansielle stilling som helhed og en beskrivelse af de væsentligste risici og usikkerhedsfaktorer, som koncernen står overfor. Årsrapporten indstilles til generalforsamlingens godkendelse. Hvidovre, den 17. december 2010 Direktion Flemming Breinholt CEO Bestyrelse N. E. Nielsen Johannes Madsen-Mygdal Formand Næstformand Nelly Andersen Monica Caneman Jan Holm Møller

33 PÅTEGNINGER / ÅRSRAPPORT 2009/ Den uafhængige revisors påtegning og udtalelse Til aktionærerne i InterMail A/S Påtegning på koncernregnskab og årsregnskab Vi har revideret koncernregnskabet og årsregnskabet for InterMail A/S for regnskabsåret 1. oktober september 2010 omfattende resultatopgørelse, totalindkomstopgørelse, balance, egenkapitalopgørelse, pengestrømsopgørelse og noter for såvel koncernen som selskabet. Koncernregnskabet og årsregnskabet udarbejdes efter International Financial Reporting Standards som godkendt af EU og danske oplysningskrav for børsnoterede selskaber. Ledelsens ansvar for koncernregnskabet og årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for at udarbejde og aflægge et koncernregnskab og årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med International Financial Reporting Standards som godkendt af EU og danske oplysningskrav for børsnoterede selskaber. Dette ansvar omfatter udformning, implementering og opretholdelse af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge et koncernregnskab og et årsregnskab, der giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl, samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Revisors ansvar og den udførte revision Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om koncernregnskabet og årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført vores revision i overensstemmelse med danske revi sionsstandarder. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at koncernregnskabet og årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation. et retvisende billede, men henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af virksomhedens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af ledelsen anvendte regnskabspraksis er passende, om de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af koncernregnskabet og årsregnskabet. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vor konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Konklusion Det er vores opfattelse, at koncernregnskabet og årsregnskabet giver et retvisende billede af koncernens og selskabets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 30. september 2010 samt af resultatet af koncernens og selskabets aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1. oktober september 2010 i overensstemmelse med International Financial Reporting Standards som godkendt af EU og danske oplysningskrav for børsnoterede selskaber. Udtalelse om ledelsesberetningen Ledelsen har ansvaret for at udarbejde en ledelsesberetning, der indeholder en retvisende redegørelse i overensstemmelse med danske oplysningskrav for børsnoterede selskaber. Revisionen har ikke omfattet ledelsesberetningen, men vi har i henhold til årsregnskabsloven gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den gennemførte revision af koncernregnskabet og årsregnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med koncernregnskabet og årsregnskabet. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i koncernregnskabet og i årsregnskabet. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i koncernregnskabet og årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for virksomhedens udarbejdelse og aflæggelse af et koncernregnskab og et årsregnskab, der giver København, den 17. december 2010 T H E I L L A N D E R S E N Statsautoriseret RevisionsPartnerselskab Ove Frederiksen statsautoriseret revisor Michael Winther Rasmussen statsautoriseret revisor

34 34 ÅRSRAPPORT 2009/2010 InterMail har taget et stort spring fremad i det forløbne år og er under forandring til en markeds- og kundefokuseret virksomhed. En ny organisation er på plads og balancen slanket, så vi nu er klar til ny vækst.

35 ÅRSRAPPORT 2009/