Revisionen har nu foretaget en stikprøvevis gennemgang af udregningen og har efterfølgende tilkendegivet, at beregningerne er i orden.

Transkript

1 Notat pr. 30. april 2010 Margit Tang Møller Acadre Foreløbig status på afdækningen af problemstillinger vedr. servicebetaling og administration af beboerkasser i botilbud på handicap- og psykiatriområdet I forbindelse med drøftelser og udregningen af beboernes servicebetaling i de enkelte botilbud på handicap- og psykiatriområdet har områdelederen i område vest og socialchefen erfaret, at der gennem en længere årrække har været en række forhold, som er kritisable og ikke er i overensstemmelse med serviceloven, og som medfører, at der er behov for en ændring i den nuværende praksis. Socialchefen har tidligere givet voksen- og plejeudvalget en kort orientering om de konstaterede forhold, og det er blevet besluttet at bede kommunens revision, Ernst & Young, om revisionsmæssig bistand til at afdække fejl og mangler. Nedsat arbejdsgruppe Med henblik på at få afdækket de kritisable forhold er der nedsat følgende arbejdsgruppe, der har til opgave at sikre, at administration af beboermidler fremover varetages i overensstemmelse med gældende lovgivning. Arbejdsgruppen består af: Revisor Connie Guldager Områdeleder Bjarne Knudsen Økonomimedarbejder Inge Mårtensson Intern revisor Anni Petersen Socialchef Margit Tang Møller. Den frivillige servicebetaling Fra 2010 er der fastlagt overordnede regler for beregning af den frivillige servicebetaling. De overordnede regler er godkendt af kommunens revision. De enkelte botilbud har efterfølgende foretaget en konkret beregning af taksterne på baggrund af de senest kendte regnskabstal tillagt aktuel fremskrivning. Revisionen har nu foretaget en stikprøvevis gennemgang af udregningen og har efterfølgende tilkendegivet, at beregningerne er i orden. Der vil blive indgået en skriftlig kontrakt med alle brugerne. Denne kontrakt revideres mindst 1 gang årligt. 1

2 Rengøring i brugernes egen bolig Nogle botilbud har henvist brugerne til at benytte et rengøringsfirma til rengøring i brugernes egen bolig. Begrundelsen herfor har været, at brugerne er optaget i et socialpædagogisk tilbud, der ikke omfatter rengøring. Denne lovfortolkning har tilsyneladende været gældende i adskillige år og omfatter både kommunale bofællesskaber samt amtskommunale botilbud, der i forbindelse med kommunesammenlægningen pr. 1. januar 2007 er overført til kommunal drift. Gældende lovgivning Kommunernes Landsforening oplyser følgende: Brugerne kan få dækket behovet for rengøring gennem både 83 (hjemmehjælp) og 85 (socialpædagogisk støtte). Forskellen vil være, om hjælpen gives for brugeren ( 83) eller sammen med brugeren som socialpædagogisk træning. Det kan ikke besluttes, at et socialpædagogisk tilbud pr. definition ikke yder rengøring til brugeren, hvis brugeren har et behov, som serviceloven siger, at kommunen skal dække. Hvis brugeren selv skal betale rengøringen, er det en betingelse, at brugeren ikke har behov for hjælpen (ikke opfylder kriterierne i 83 og 85). I den situation kan brugeren beslutte, at vedkommende ikke selv vil gøre rent, men gerne vil betale for at få det gjort (analog med andre borgere, der køber sig til hjemmerengøring). Der skal i hvert enkelt tilfælde ske en konkret vurdering af, hvorvidt brugerne i henhold til kommunens visitationsregler er omfattet af ydelser til hjemmehjælp. I forbindelse med undersøgelse af sagen har der været taget kontakt til Socialministeriet og KL. Socialministeriet Socialministeriet kan over for Norddjurs Kommune oplyse følgende: Der er ikke nogen form for automatik mellem servicelovens 85 til bevilling af socialpædagogisk bistand og servicelovens 83 til praktisk bistand (hjemmehjælp). 85 indeholder ikke rengøring. En bevilling af praktisk bistand i henhold til 83 kan alene bero på en konkret og individuel vurdering og visitation. Såfremt en borger med støtte efter 85 ikke er berettiget til praktisk bistand, kan de ligesom andre borgere bestille hjemmeservicefirma til at varetage rengøringen. KL KL er på nuværende tidspunkt ikke færdig med at undersøge sagen. 2

3 Rengøringspraksis i de enkelte tilbud Nedenstående tabel viser praksis i de enkelte tilbud: Antal lejere samt årstal for opstart af tilbud Anvendt praksis for rengøring hos den enkelte beboer Område Vest Bostedet Kærvang Ørsted 18 (2004) Siden opstarten er alle brugere blevet henvist til brugerne kan visiteres til rengøring. Bostedet Skovvang Ørsted 14 (1994) Opstart med rengøring. Ændret praksis i 1996 til at henvise brugerne til at få gjort rent af et rengøringsfirma. Det vurderes, at alle brugerne kan visiteres til rengøring. Bofællesskabet Stadionparken Allingåbro Bofællesskabet Broagervej Allingåbro Bofællesskabet Centervej 18 Auning Bofællesskabet Centervej 20 Auning 8 (1997) Siden opstarten er alle brugere blevet henvist til 6 (2004) Siden opstarten er alle brugere blevet henvist til 12 (2004) Siden opstarten er alle brugere blevet henvist til 10 (1998) Siden opstarten er alle brugere blevet henvist til Bofællesskabet Åparken Ørum 6 (1990) Siden opstarten er alle brugere blevet henvist til Bofællesskabet Kornvænget Ørum 6 (1998) Siden opstarten er alle brugere blevet henvist til Bofællesskabet Valmuevej Glesborg 10 (2001) 7 får hjælp i bofællesskabet til rengøring. Øvrige 3 har efter eget ønske valgt hjemmeservice. Bofællesskabet Oasen Glesborg 6 (1995) 4 får hjælp i bofællesskabet til rengøring. Øvrige 2 har efter eget ønske valgt hjemmeservice. Område Øst Botilbud Dolmer Have (2001) 8 personer får hjælp til rengøring. Øvrige 2 er henvist til rengøringsfirma. Bofællesskabet Dolmer 10 (1990) 1 person får gjort rent efter personer får hjælp til rengøring og 3 personer er henvist til rengøringsfirma. Bofællesskabet Ålunden Grenaa 10 (1999) 1 person er visiteret til rengøring efter 83. De øvrige 9 kan selv gøre rent. Rengøringsfirma er benyttet i nogen grad. 3

4 Bofællesskabet Mellemgården Grenaa 5 (1997) Alle 5 personer er i stand til at gøre rent. Rengøringsfirma er benyttet i nogen grad. Bofællesskabet Kløvervangen 17, Grenaa 4 (2009) Der gøres rent sammen med pædagogen. Ingen brugerbetaling. Bostedet Trekanten, Grenaa 27 (1984) Der gøres rent sammen med pædagogen. Ingen brugerbetaling. Tilbagebetaling Tilbagebetaling kan komme på tale, hvis kommunen uretmæssigt har påført borgeren en udgift. Det vil kræve en individuel vurdering af den enkelte borgers behov. Det er gruppens vurdering, at der i visse tilfælde uretmæssigt er påført borgerne en udgift, der bør tilbagebetales. Hvor mange personer og hvilke udgifter er omfattet af tilbagebetalingskrav På nuværende tidspunkt kan det ikke detaljeret oplyses hvilke personer, der har et retskrav om tilbagebetaling. For at vurdere dette, skal der ske en visitation i hver enkelt sag. Der skal foretages en konkret visitation til rengøringshjælp af de enkelte brugere, ligesom borgernes faktiske udgifter skal dokumenteres. Fremadrettede tiltag Der vil være stor fokus på området fremadrettet. Kommunalbestyrelsen har godkendt servicepakkerne for 2010 og der er beregnet en pris for de valgfrie ydelser. Der er indgået en skriftlig kontrakt med de enkelte brugere/lejere om valg af servicepakke. Denne kontrakt revideres 1 gang årligt. Prisen for servicepakkerne revideres og fastlægges 1 gang årlig. Med virkning fra 2010 indgås en skriftlig aftale med den enkelte beboer om rengøring. I løbet af maj måned foretages en egentlig visitation til rengøring samt en gennemgang af den enkelte brugers afholdte udgifter til rengøringshjælp. Konsekvenser for det enkelte botilbud Opstart af rengøringsopgaven vil medføre en omlægning af indsatsen. I de situationer, hvor det ikke er muligt at oplære brugerne til rengøringsopgaven, vil der være behov for at ændre indsatsen fra socialpædagogisk indsats til en rengøringsindsats. 4

5 Frivillig servicebetaling i de enkelte botilbud Ultimo 2009 kan der konstateres følgende over- og underskud: Institution Overskud/underskud Saldo pr. 1. januar 2007 Centervej 18, Auning Centervej 20, Auning Åparken Ørum * Kornvænget Ørum * Skovvang * Kærvang * Kærvang 1 og * I alt * Der foreligger ikke nogle oplysninger omkring startsaldo pr. 1. januar 2007 Lovgivning Kommunen skal 1 gang årligt fastlægge taksterne for den frivillige servicebetaling i henhold til det faktiske regnskab. Kommunen må ikke have overskud på de leverede ydelser. Et eventuelt underskud kan ikke genopkræves. Indtægter og udgifter vedrørende servicepakkerne skal gå i nul over en 4-årig periode. Årsag til over- og underskud Ved overgang til Norddjurs Kommune er der i alle de berørte bofællesskaber sket en udskiftning af teamledere og i nogen grad også i ansatte økonomimedarbejdere. Dette kan være en medvirkende årsag til ændret konteringspraksis. Det store underskud på Kornvænget skyldes primært, at der er optaget 2 unge beboere, som ikke har haft mulighed for at betale til servicepakken. Det kan konstateres: at forbruget ikke har været tilpasset det aktuelle antal borgere at bogføringen kan være behæftet med fejl og tilfældigheder således, at der ikke har været tilstrækkelig konsekvens i at registrere præcist på det enkelte bofællesskab. Anbefaling Servicepakkerne er udmeldt og der er indgået skriftlig kontrakt med brugerne. Det må derfor konstateres, at forholdene er bragt i orden fra og med Der er derfor grundlag for at se fremad og få den gamle gæld afviklet så let og smidigt som muligt og mest retfærdigt i forhold til de enkelte brugere. Det anbefales, at der hurtigst muligt sker tilbagebetaling til brugerne. På grundlag af usikkerhed om konteringsreglerne anbefales tilbagebetaling således: 5

6 De 22 beboere i bofællesskaberne i Auning tilbagebetales i alt kr Pengene tilbagebetales til de beboere, der har boet i tilbuddene over en 4-årig periode, således at de beboere, der har boet hele året, får det fulde beløb tilbage pr. år. Der tilbagebetales i forhold til antal beboede måneder. Beboerne i bofællesskaberne Åparken og Kornvænget i Ørum skal ikke have noget tilbage. Kr ,- afskrives. Beboerne i bofællesskaberne Kærvang og Skovvang i Ørsted tilbagebetales med i alt kr ,- til ligelig fordeling blandt de 32 beboere. Fremadrettet kontrol internt og eksternt Følgende tiltag skal implementeres: stor fokus på området fremadrettet udarbejdelse af en intern regnskabsinstruks opstramning på kontrol og konteringsregler sikring af, at personalet i de enkelte tilbud får den fornødne viden og forståelse for regnskabsføring og dokumentationskrav at kommunens interne og eksterne revision løbende vil kontrollere udviklingen at der vil blive foretaget ledelsestilsyn både ved områdeleder og socialchef. Beboerkasser uden for kommunens bogføring Det kan konstateres, at der i bofællesskaberne i Stadionparken og Broagervej i Allingåbro har været oprettet konti i de lokale pengeinstitutter. Der er konstaterer følgende uhensigtsmæssigheder: der er sket udlån til enkelte beboere der mangler kvitteringer for udlånene der er ikke som krævet 2 underskrifter det fremgår ikke af kolonnebogen, hvornår udlæggene/udlånene er opstået ingen fyldestgørende dokumentation af de enkelte udgiftsposter afholdt udgifter til eksempelvis shaver og andre personlige fornødenheder. Områdelederen har straks lukket bankkontiene. Efterfølgende er nogle af pengene tilbageført til beboerne. Vurdering og tiltag Administrationen af pengemidler i bofællesskabet har været præget af, at der blandt personalet ikke har været den fornødne forståelse for dokumentationskrav. Den anvendte praksis har været gældende i tidligere Rougsø Kommune og videreført i Norddjurs Kommune. 6

7 Det skønnes ikke muligt at foretage en dybere analyse af området. Der er heller ikke grundlag for at tro, at der er foregået uregelmæssigheder med svigagtig hensigt. Det indstilles derfor, at restbeløbet på bankindestående straks udbetales til beboerne ved ligelig fordeling. Fremover oprettes der ikke konti i pengeinstitutter. 7