Vejledning i udbud af rengøringsopgaver November 2012

Transkript

1 Vejledning i udbud af rengøringsopgaver November 2012 Udbudsportalen.dk Weidekampsgade København S Post@udbudsportalen.dk

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning Udbud af kommunale rengøringsopgaver Planlægning af udbudsprocessen Målsætninger for udbuddet Projektteam Ydelsens omfang Afgrænsning af institutioner Fastlæggelse af serviceniveau Vinduespolering Serviceydelser/facility management Oprydning og klargøring Materiel Udarbejdelse af processtrategi Udbudsform Tidsplan Opdeling i delaftaler Kontraktens varighed og mulighed for forlængelse Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Evalueringsmodel Eventuel overdragelse af medarbejdere

3 3.4.9 Sociale klausuler Kontrolbud Udarbejdelse af udbudsmateriale Udbudsvilkår Orientering Krav til afgivelse af tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Håndtering af forbehold Alternative tilbud Vedståelsesfrist Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Baggrundsmateriale Kravspecifikation Funktionskrav eller aktivitetsbaserede krav Den udbudte opgave og serviceniveau Krav til rengøringsmidler, miljø mv Krav til beklædning Krav til sprog Kvalitetskontrol Arbejdsmiljøkrav Oprydning og klargøring Kontraktudkast Specifikke kontraktvilkår

4 4.5 Tilbudsliste Gennemførelse af udbudsprocessen Offentliggørelse Udvælgelse af tilbudsgivere Kommunikation med tilbudsgiverne Evaluering af tilbud Indgåelse af kontrakt Aktindsigt Kontraktopfølgning

5 1 Indledning Denne vejledning har til formål at inspirere og understøtte de kommuner, der ønsker at udbyde rengøringsområdet i kommunen eller en del af dette. Vejledningen beskæftiger sig med den praktiske håndtering af planlægning og gennemførelse af en udbudsforretning. Formålet har været at lave en forholdsvis kort og konkret vejledning, især målrettet de personer, der er beskæftiget med at udbyde rengøringsområdet, dvs. såvel fagfolk som personer i indkøbsafdelingen i kommunerne. Vejledningen behandler de specifikke forhold, der gør sig gældende ved et rengøringsudbud, og det er hensigten, at det med en almindelig faglig indsigt i opgaveområdet og et godt kendskab til udbudsreglerne, er muligt at udforme et konkret udbudsmateriale ud fra vejledningen. Vejledningen består af 3 dele: 1. Planlægning af udbudsprocessen (kapitel 3) 2. Udarbejdelse af udbudsmateriale (kapitel 4) 3. Gennemførelse af udbudsprocessen (kapitel 5) Vejledningen indeholder for hver af de 3 dele en beskrivelse af de særlige forhold og problemstillinger, der er relevante ved udbud af rengøring. Vejledningen indeholder indledningsvist inspiration til en række overvejelser, som kommunen skal være særlige opmærksom på ved udbud af opgaven, og der er således stor fokus på planlægningen af udbudsprocessen. Formålet med vejledningen har samtidig været at komme med konkrete anbefalinger ved udarbejdelse af udbudsmaterialet, og vejledningen indeholder derfor forslag til formuleringer i udbudsmaterialet. Udformningen af kravene i udbudsmaterialet vil dog i alle tilfælde være afhængig af den konkrete situation og kommunens individuelle behov og ønsker. Vejledningen supplerer Udbudsportalens hovedvejledning: Udbud- trin-for-trin, som gennemgår de generelle udbudsregler i Udbudsdirektivet 2004/18/EF. Ved mere generelle udbudsretlige problemstillinger henvises derfor til "trin for trin"- vejledningen eller andet vejledningsmateriale på Udbudsportalens hjemmeside, hvor disse forhold vil være uddybende behandlet. Udbudsrådet har i oktober 2012 publiceret en analyse af effekterne af konkurrence om kommunal rengøring, samt et værktøj til udbud med funktionskrav på facility management området, som der med fordel også kan søges inspirations i. Vejledningen er udarbejdet for Udbudsportalen af COWI A/S. 5

6 2 Udbud af kommunale rengøringsopgaver De kommunale rengøringsopgaver omfatter alle de bygninger, som kommunen ejer, lejer eller på anden måde har inddraget til at kunne levere de kommunale ydelser. De omfattede bygninger er f.eks.: Skoler SFO'er daginstitutioner dagpleje klubber botilbud administrationsbygninger biblioteker materielgårde offentlige toiletter plejehjem dag- og genoptræningscentre sportshaller o. lign. (både offentlige ejede og selvejende institutioner). Rengøringsopgaven består af den daglige rengøring af de interne arealer, og opgaven udføres enten af lokalt ansat personale, af en central rengøringsenhed i kommunen eller af eksterne leverandører. I flere kommuner vil en del af rengøringen være overladt til eksterne leverandører, samtidigt med at den resterende del af rengøringen varetages af lokalt ansat personale eller en central rengøringsenhed i kommunen. 3 Planlægning af udbudsprocessen Benjamin Franklins læresætning Failing to plan is planning to fail gør sig også gældende for udbud af rengøringsopgaver. Vigtigheden af at planlægge udbuddet grundigt kan ikke fremhæves nok. Planlægningen øger chancerne for, at kommunen får sine målsætninger med udbuddet opfyldt, og omvendt vil manglende planlægning øge risikoen for, at kommunen ikke opnår de resultater, der var ønsket. En uheldig konsekvens kan endvidere være, at kommunen risikerer at udbuddet må gå om, hvis der er begået fodfejl i udbudsprocessen. For at sikre at kommunen har forberedt udbudsprocessen tilstrækkeligt, anbefales det derfor, at kommunen opstiller og følger en detaljeret projektplan for udbudsprocessen, som mindst omfatter nedenstående punkter: Målsætninger for udbuddet (3.1) Projektteam (3.2) 6

7 Ydelsens omfang (3.3) Udbudsstrategi (3.4) 3.1 Målsætninger for udbuddet Inden planlægningen og arbejdet med udbuddet igangsættes anbefales det, at kommunen gør sig klart, hvad udbuddets målsætninger er. De mange valg og beslutninger, der skal tages undervejs i udbudsprocessen, bør hele tiden afspejle udbuddets målsætninger, og det er derfor vigtigt, at målsætningerne er på plads inden arbejdet med udbuddet påbegyndes. Målsætningerne for udbuddet vil ofte være politisk bestemte og kan omfatte mange forskellige forhold. Typisk vil en del af målsætningerne være at spare penge på rengøringsområdet. Målsætningerne kan dog også være, at der ønskes mere kvalitet for de samme penge, eller at der ønskes miljøvenligere rengøring, mindre nedslidning af personalet, ensartet rengøringsniveau på alle kommunens institutioner osv. 3.2 Projektteam Det anbefales, at der inden udbudsprocessen starter nedsættes et projektteam til at planlægge og gennemføre udbuddet. For at sikre at der er de rigtige kompetencer til stede i projektteamet, skal det indledningsvis identificeres, hvilke ressourcer og afdelinger, der skal være repræsenteret i projektteamet. Herudover er det vigtigt, at det afklares, hvilken form for politisk inddragelse, der skal være undervejs i udbudsprocessen, og at få fastlagt projektteamets ansvar og kompetencer entydigt ift. politikerne. Det bør eksempelvis afklares, om byrådet skal godkende udbudsmaterialet, inden det sendes ud til tilbudsgiverne og om valg af leverandør skal godkendes politisk mv. Såfremt rengøringsopgaven på nuværende tidspunkt varetages af internt personale i kommunen (enten lokalt ansat eller i en central funktion) er det vigtigt, at der inddrages ressourcer, der skal varetage den interne informationsformidling, så det sikres, at alle medarbejdsgrupper bliver informeret om processen. Personalekontoret bør bl.a. så tidligt som muligt inddrages for at få afklaret, om virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse for det berørte personale. Personalekontoret kan endvidere bistå med viden om de kollektive overenskomster vedrørende information og inddragelse af SU/MED-udvalg. Følgende ressourcer vil kunne bidrage til projektteamets arbejde: Indkøber/jurist med erfaring inden for den udbudstekniske/juridiske del af processen En person med erfaring og kendskab til den praktiske arbejdsproces på rengøringsområdet En medarbejder fra forvaltningen Informationsmedarbejder (hvis der er intern rengøring) En person med økonomividen Repræsentant fra MED-udvalget (hvis der er intern rengøring) 7

8 Person med adgang til tegningsmateriale på de omfattede bygninger/steder Repræsentanter fra de enkelte sektorer (skole, fritid, administration mv.) Det er ikke nødvendigt, at alle disse personer er en fast del af projektteamet, men de vil kunne bidrage med vigtig information til processen. Såfremt der ikke internt i kommunen findes ledige ressourcer til ovenstående områder, kan kommunen overveje at benytte ekstern bistand.. Kommunen vil dog under alle omstændigheder skulle bidrage med viden om varetagelse af området i kommunen - f.eks. om de politiske beslutningsgange og ønsker til serviceniveauet. Såfremt der skal afgives kontrolbud, skal der ligeledes udpeges ressourcer, der kan varetage denne del. Kontrolbuddets deltagere skal være isoleret i forhold til udbudsgruppen, og det er derfor vigtigt, at man får fordelt ressourcerne fornuftigt, så der er tilstrækkelig med viden i både udbudsprojektteamet og kontrolbudsprojektteamet. Det kan ligeledes være relevant at benytte ekstern bistand til udarbejdelse af kontrolbuddet. For mere information om kontrolbud henvises til afsnit og Udbudsportalens trin-fortrin vejledning. 3.3 Ydelsens omfang Et vigtigt punkt i planlægningen af et udbud er selv sagt at tage stilling til hvilke institutioner og hvilke ydelser, udbuddet skal omfatte et spørgsmål, der oftest besluttes politisk. Ved et rengøringsudbud skal der særligt tages stilling til: Afgrænsning af institutioner (3.3.1) Serviceniveauet (3.3.2) Vinduespolering (3.3.3) Materiel (3.3.4) Nedenfor er de enkelte punkter gennemgået Afgrænsning af institutioner Et vigtigt punkt i planlægningen af et udbud af rengøring er at afgøre, hvilke institutioner, der skal være en del af udbuddet. Til brug for denne afklaring bør kommunen overveje følgende: Hvilke typer af institutioner skal med i udbuddet? Skal handicapområdet med i udbuddet? Kan de enkelte institutioner fravælge deltagelse? Skal de selvejende institutioner (børnehaver, haller mv.) deltage? Hvordan opdeles rengøringen på pleje- og dagcentre? Det vil være forskelligt fra kommune til kommune, hvad der er hensigtsmæssigt at medtage i udbuddet, og afgrænsningen vil ofte hænge tæt sammen med målsætningerne for udbuddet. Hvis en del af formålet med 8

9 udbuddet er at få ensartet rengøringen på institutionerne, vil det tale for, at alle institutionerne tages med i udbuddet. I overvejelserne kan også indgå, om institutionerne har samme behov for rengøring. Hvis en enkelt institutionsgruppe har et anderledes behov end de andre grupper, kan det tale for at denne tages ud af udbuddet eller alternativt, kan der laves en særskilt delaftale på denne institutionsgruppe, se nærmere under Hvis kommunen vælger, at visse af institutionerne ikke skal være en del af udbuddet, bør kommunen tage stilling til, hvordan rengøringen for disse institutioner fremadrettet skal håndteres om rengøringen skal fortsætte som hidtil eller, om det vil være en fordel med justeringer. Kommunen kan evt. beslutte, at serviceniveauet skal være det samme på alle institutioner, så der opnås ensartethed på trods af, at visse institutioner ikke er med i udbuddet Fastlæggelse af serviceniveau Når der er taget beslutning om, hvilke institutioner, der skal med i udbuddet, vil den næste store beslutning omhandle den ønskede kvalitet af rengøringen. Rengøringskvaliteten har oftest stor indflydelse på de priser leverandørerne kan tilbyde, og det er derfor meget vigtigt at definere og fastlægge præcist, hvilket kvalitetsniveau, der ønskes. Her skal kommunen huske på målsætningerne for udbuddet. Var det alene en reduktion af pris, en ensartethed i rengøringen eller et højere/lavere/uændret kvalitetsniveau? Hvis formålet er at spare penge på rengøringsområdet, skal der tages højde for dette, når serviceniveauet fastlægges. Et højt serviceniveau vil kunne fordyre ydelsen. Uanset om formålet med udbuddet er at spare penge eller at ændre på kvalitetsniveauet, er det vigtigt at få klarlagt, hvilket serviceniveau kommunen har i forvejen, og hvad dette koster for kommunen. Hvis ikke kommunen har klarlagt dette, bliver det svært at få afklaret, om målsætningerne for udbuddet bliver realiseret. Kommunen bør få klarlagt: Hvilket serviceniveau er der i dag i kommunen, og hvad koster det? Hvilket serviceniveau ønskes der fremover i kommunen, og hvad må det koste? Det kan være svært at få defineret det eksisterende serviceniveau, da der er forskellige opfattelser fra person til person af, hvad der er "god kvalitet". Det kan derfor være en god ide at anvende en objektiv standard til at lave en kvalitetsmåling af den eksisterende rengøring på 2-3 steder pr. sektor 1. Resultatet af kvalitetsmålingen vil give et klart billede af, hvilken rengøringsstandard kommunen får leveret på nuværende tidspunkt. 1 f.eks. 1-2 skoler, 3-5 daginstitutioner, 1-2 administrative bygninger osv. 9

10 Mange rengøringsfirmaer har deres egen kvalitetsstandard, som de bruger til at fastlægge kvalitetsniveauerne med, men det er også muligt at anvende en objektiv kvalitetsstandard som eksempelvis INSTA 800. DS/INSTA : INSTA 800 er en fælles nordisk standard for rengøringskvalitet. Kvaliteten fastlægges ved en specifikation af, hvor mange urenheder/fejl, der accepteres i et lokale. Standarden har 5 kvalitetsniveauer, hvor 1 er den laveste kvalitet og 5 er den højeste. Et lokale tildeles en karakter fra 1-5, ud fra hvor rent, der skal være i lokalet. Standarden viser: - Hvordan kvalitetsniveauerne skal være efter udført rengøring - Hvordan bygningens forskellige lokaler inddeles i kvalitetsprofiler - Hvordan man for hvert lokale sætter kvalitetsniveauet for objektgrupperne Gulv, Inventar, Væg og Loft. - Hvordan kvalitetsniveauet måles og kontrolleres. Standarden kan bl.a. findes hos Dansk Standard på De forskellige kvalitetssystemer beskriver, hvordan man får beregnet det eksisterende rengøringsniveau. Det eksisterende kvalitetsniveau fastlægges ved at Kommunen opmåler størrelsen af de forskellige lokaler og laver en optælling af fejl i lokalet. Hvad der er en fejl er defineret i kvalitetssystemet - det kan eksempelvis være en plet på bordet eller støv på en overflade. Antallet af fejl i lokalet afgør, hvilket rengøringsniveau lokalet har. Det vil kræve nogle ressource at få indkøbt systemet og at få indsamlet de nødvendige oplysninger til systemet, men til gengæld giver systemet et mere præcist billede af det eksisterende rengøringsniveau end, hvis en eller flere personer fysisk inspicerer lokalerne og subjektivt vurderer deres kvalitetsniveau. Når man har fået fastlagt, hvilket kvalitetsniveau den eksisterende rengøring har, bliver det relevant at se på, hvilke omkostninger kommunen har til den eksisterende rengøring. Det kan lyde som en meget simpel opgave, men det viser sig ofte i praksis, at det ikke er helt så simpelt endda. Det kan nemlig være svært at fremskaffe nøjagtige tal for disse omkostninger eftersom f.eks. skoler og sportshaller kan have personale, der udfører andre opgaver end rengøring, og det er ikke altid adskilt, hvilke omkostninger, der hører til 10

11 rengøringen. En måde at få et bedre overblik på kan være at bede personalet skønne, hvor mange timer de bruger på rengøring det pågældende sted. Når kommunen har fået klarhed over det eksisterende serviceniveau og omkostningerne hertil, kan kommunen begynde at se på, hvilket serviceniveau, der er realistisk at opnå inden for den acceptable økonomiske ramme. Dette kan gøres ved at udarbejde forskellige konsekvensberegninger med f.eks. 3 forskellige kvalitetsniveauer og derved finde frem til et passende niveau. Der er udarbejdet elektroniske rengøringssystemer, f.eks. Rengøringssystemet (Data Know How), som ved indtastning af oplysninger om rengøringsarealet og inventaret kan beregne, hvad de forskellige kvalitetsniveauer kommer til at koste. Kommunen kan også vælge at tage udgangspunkt i den eksisterende tid, der bruges pr. m2 og udregne en pris pr. m2. Tiden kan så justeres i forhold til det ønskede kvalitetsniveau og budgettets størrelse Vinduespolering Flere kommuner udbyder vinduespolering sammen med rengøringsydelsen, og det kan være relevant at tage stilling til, om rengøringsudbuddet også skal omfatte vinduespolering. Vinduespolering har ikke umiddelbart sammenhæng til rengøringsydelsen, da vinduespoleringen kræver andre kompetencer. Det er derfor ofte forskellige firmaer, der kan tilbyde henholdsvis rengøring og vinduespolering. Uanset at det er forskellige firmaer, der tilbyder rengøring og vinduespolering, kan det være relevant at tage vinduespoleringsydelsen med i udbuddet, da kommunen kan spare ressourcer ved kun at lave ét udbud frem for to. Hvis vinduespoleringen tages med i udbuddet, anbefales det, at udbuddet deles op i to delaftaler - en for rengøringsydelsen og en for vinduespoleringen, se afsnit Hvis ikke vinduespoleringen holdes adskilt i en delaftale, kan det skade konkurrencen i udbuddet, da mange firmaer ikke vil være i stand til at levere begge ydelser Serviceydelser/facility management Serviceydelser kan omfatte gardinvask, måtte vask, afrydning efter møder, køkkentjeneste, posthåndtering m.v. Kommunen bør tage stilling til, om serviceydelser, og i givet fald hvilke, der skal være en del af udbuddet. Om serviceydelser skal medtages som en del af ydelsen afhænger bl.a. af, om kommunen har andre og mere fordelagtige - muligheder for at få udført de pågældende opgaver. Kommunen bør i den forbindelse overveje, om det er mere hensigtsmæssigt, at opgaverne udføres af f.eks. internt personale i kommunen eller af en anden ekstern leverandør, der er specialiseret i den pågældende ydelse. I overvejelsen bør indgå; hvad der er mest hensigtsmæssigt i forhold til kommunens størrelse, 11

12 hvilke institutioner, der er omfattet af udbuddet, hvordan kommunen er organiseret. På et rådhus i en stor kommune vil der eksempelvis ofte være en intern servicefunktion, der tager sig af afrydning efter møder, hvorimod der på mindre administrationsbygninger eller en skole kan være behov for, at denne funktion bliver varetaget af rengøringsleverandøren. I overvejelserne bør også indgå, at jo flere kontrakter, der skal håndteres, jo mere arbejde skal der lægges i kontraktopfølgningen. For udbud af facility management opgaver henvises i øvrigt til Udbudsrådets værktøj til udbud med funktionskrav på facility management området Oprydning og klargøring En forudsætning for at der kan blive gjort rent, er, at der er ryddet op, så det er muligt for rengøringspersonalet at komme til arealerne, inventaret mv. Oprydning og klargøring er ikke en del af rengøringsydelsen medmindre, der er indgået aftale om, at leverandøren også skal varetage denne funktion. For at sikre enighed mellem kommunen og leverandøren om, hvornår der er ryddet op og klargjort, kan der med fordel udarbejdes et afsnit i kravspecifikationen, som nærmere beskriver dette, se afsnit Ud over at opnå klarhed i kontrakten med leverandøren er det vigtigt, at brugerne på de enkelte institutioner mv. orienteres om, hvad de skal gøre for, at der er klar til at blive gjort rent. Hvis brugerne har været forvænte med, at rengøringspersonalet i større eller mindre omfang har taget sig af klargøringen, kan det tage tid at få brugerne til at vænne sig til den nye procedure. Flere kommuner har haft gode erfaringer med at udarbejde en manual til brugerne på de omfattede institutioner, som beskriver, hvad de skal gøre for at der er klart til at blive gjort rent Materiel Såfremt kommunen hidtil selv har varetaget rengøringen, og derfor har personale ansat til rengøring (enten lokal ansat eller centralt ansatte personer), skal der tages stilling til, hvad der skal ske med materiel, som f.eks. gulvmaskiner, rengøringsvogne, mopper, vaskemaskiner, støvsugere o. lign. Kommunen skal tage stilling til, om leverandøren selv skal medbringe materiel til rengøringsopgaven, eller om leverandøren skal eller kan overtage kommunens materiel til en pris, som kommunen angiver i udbudsmaterialet. Det skal fremgå af udbudsmaterialet, hvilken en af løsningerne, der vælges. Hvis der på de enkelte institutioner er opstillet vaskemaskiner til vask af mopper, skal det også angives i udbudsmaterialet, om leverandøren må anvende disse maskiner, eller om leverandøren er forpligtet til at opstille egne maskiner. En mulig løsning, som ofte ses anvendt, er at lade leverandøren anvende maskinerne med et krav om, at såfremt maskinen går i stykker i kontraktperioden, skal leverandøren selv erstatte maskinen med en ny. 12

13 Kommunen bør give tilbudsgiverne mulighed for at besigtige materiellet inden tilbudsafgivelse. 3.4 Udarbejdelse af processtrategi Kommunen bør fastlægge de overordnede rammer for udbudsprocessen og behandle de centrale udbudsstrategiske overvejelser og valg, der skal tages stilling til i forbindelse med planlægning af udbudsprocessen. I strategien for udbuddet bør der tages stilling til følgende: Valg af udbudsform Tidsplan for gennemførelse af udbudsprocessen Overvejelser om opdeling i delaftaler Kontraktens varighed og eventuel mulighed for forlængelse Overvejelser om proces for inddragelse og evt. overdragelse af medarbejdere Eventuel brug af sociale klausuler Fastlæggelse af udvælgelseskriterier Fastlæggelse af tildelingskriterium og eventuelle underkriterier Fastlæggelse af evalueringsmodel Eventuel udarbejdelse af kontrolbud Kontraktstyring Det kan være en fordel at få byrådets godkendelse af strategien, så der er politisk opbakning til de valg, der er truffet i strategien Udbudsform Udførelse af bygningsrengøring er en tjenesteydelse omfattet af bilag IIA nr. 14 i Udbudsdirektivet. Kontrakten skal derfor gennemføres efter EU's udbudsregler, såfremt kontraktværdien overstiger tærskelværdien, hvilket ofte vil være tilfældet, navnlig hvis det er en flerårig kontrakt. Ved opgørelse af den forventede kontraktværdi skal værdien af eventuelle delaftaler sammenlægges, og værdien skal ses over hele kontraktperioden inklusiv eventuelle optioner på forlængelse af kontrakten. Efter Udbudsdirektivets procedureregler er der hovedsagelig to relevante udbudsformer; begrænset udbud og offentligt udbud. Udbudsformen vælges på baggrund af en række forhold, herunder antallet af potentielle leverandører. Ved et offentligt udbud har alle interesserede leverandører mulighed for at afgive tilbud. Ved et begrænset udbud gennemføres en prækvalifikation, hvor deltagerantallet begrænses inden afgivelse af tilbud. Dette kan være en fordel ved komplicerede ydelsesområder, således at kun egnede tilbudsgivere får mulighed for at afgive tilbud. Ligeledes kan det navnlig være en fordel at gennemføre en prækvalifikation, hvis der forventes at være mange deltagere i udbuddet, så der ikke skal bruges ressourcer på at behandle mange tilbud. Ved udbud af rengøringsopgaver vil der typisk være 9-12 firmaer, der byder på opgaven - fordelt 13

14 med 5-6 landsdækkende firmaer, 2-3 mellemstore firmaer og 1-3 lokale firmaer. Det vil derfor oftest være en fordel at begrænse feltet af tilbudsgivere via en prækvalifikation. Det anbefales således, at udbud af rengøringsopgaver udføres som et begrænset udbud. Udbudsportalens trin-for-trin vejledning beskriver samtlige tilgængelige udbudsformer Tidsplan Tidsplanen for udbudsprocessen er afhængig af det konkrete udbud, og vil bl.a. afhænge af den valgte udbudsform, omfanget af politisk inddragelse og kommunens ressourcer til udarbejdelse af udbudsmateriale. Det er en fordel, at det er de samme medarbejdere, som er med ved planlægning og udarbejdelse af udbudsmateriale som ved gennemførelse af udbudsprocessen, herunder særligt evaluering af tilbud. Tidsplanen bør derfor så vidt muligt tage højde for projektteamets ferieperioder. Det anbefales at indregne god tid til gennemlæsning og kvalitetssikring af udbudsmaterialet. Hvis udbuddet gennemføres som et udbud med funktionskrav, jf. afsnit , skal der oftest ikke bruges så meget tid på at udarbejde kravspecifikationen - til gengæld kræves der mere tid til evaluering af tilbuddene. Tidsplanen bør tage højde for dette. Ved fastlæggelse af tidspunktet for kontraktstart bør ferieperioder undgås, da det er vigtigt, at de relevante personer på institutionerne, der skal bistå med at håndtere praktiske spørgsmål i opstartsperioden, er til stede. På en skole vil det således være uhensigtsmæssigt med kontraktstart i perioden juli-august. Det kan også være relevant at tage højde for udløb af overenskomstperioder, hvis der skal ske overdragelse af medarbejdere. Der kan med fordel indregnes en mobiliseringsperiode i tidsplanen, så der er tid for den nye leverandør til at forberede sig på opgaven. Dette gælder særligt, hvis der skal ske overdragelse af personale. Mobiliseringsperiode bør i så fald være på mindst 3 måneder, eller hvad der måtte være gældende i det konkrete tilfælde i henhold til aftaler, overenskomster og lignede, så der er tid til at varsle eventuelle vilkårsændringer overfor de berørte medarbejdere. En mobiliseringsperiode vil oftest give større chance for en gnidningsfri kontraktopstart Opdeling i delaftaler Kommunen bør tage stilling til, om opgaven skal udbydes i en eller flere delaftaler. Dette afhænger af politiske ønsker, markedsmæssige forhold, kommunens størrelse og de omfattede ydelser. På rengøringsområdet er det almindeligt, at et udbud bliver delt op på baggrund af geografi og ikke institutionstyper. Dette skyldes, at den geografiske opdeling giver bedre mulighed for udnyttelse af ressourcerne og dermed billigere tilbud. Typisk fortages opdelingen i 2-5 forskellige distrikter afhængig af kommunens størrelse. 14

15 Hver delaftale bør have en størrelse på mindst m2 i rengøringsareal, hvis der skal opnås stordriftsfordele. Optimalt bør distrikternes størrelse ligge på m2, da dette giver den bedste udnyttelse af ressourcer og dermed en bedre pris. Fordelen ved at opdele opgaven i mindre aftaler er, at mindre virksomheder har mulighed for at byde på opgaven hvilket typisk ikke er muligt, hvis rengøringen udbydes som en samlet enhed. Endvidere er det en fordel at have mere end én leverandør af rengøring i kommunen, såfremt der opstår problemer med den ene kontrakt i kontraktperioden. Ulempen er omvendt, at opdeling i delaftaler betyder, at der bliver flere kontrakter, der skal håndteres følges op på. Kommunen bør derfor overveje dette i forhold til de ressourcer, som kommunen har til rådighed i kontraktopfølgningsfasen. Hvis vinduespolering er med i udbuddet, bør dette være en delaftale for sig, da mange virksomheder ikke udfører både vinduespolering og rengøring, jf. afsnit Kontraktens varighed og mulighed for forlængelse Der bør allerede ved planlægning af udbuddet tages stilling til varigheden af den udbudte kontrakt, og om der skal være mulighed for at forlænge den. Den optimale kontraktvarighed vil afhænge af den konkrete opgave, men i beslutningen bør bl.a. indgå overvejelser om, hvilken betydning kontraktvarigheden har for de priser, der kan opnås, herunder hvilke investeringer i materiel, som leverandøren er nødt til at foretage. Heroverfor skal afvejes kommunens ønsker til fleksibilitet i forhold til at kunne stoppe et samarbejde, der ikke fungerer optimalt, og hvor mange ressourcer kommunen har til at skulle lave udbud med kortere mellemrum. På rengøringsområdet vil leverandøren ofte afskrive sine investeringer i materiel over en 3-årig periode, og kontraktperioden bør derfor som udgangspunkt være minimum 3 år. Investeringerne i materiel er forholdsvist begrænsede på rengøringsområdet, og lange kontrakter vil derfor ikke være nødvendige. Dette gælder særligt, hvis kommunen stiller sit materiel til rådighed for leverandøren. Aftaler på 3-5 år anses på rengøringsområdet for at være rimelige for både kommunen og leverandøren. For at sikre fleksibilitet kan kommunen vælge at have en grundperiode kombineret med optioner på forlængelse af kontrakten. Dette giver kommunen mulighed for at stoppe samarbejdet efter grundperiodens udløb, såfremt der i kontraktperioden opstår situationer, der ikke var tiltænkt eller den politiske dagsorden ændrer sig. Kommunen skal dog være opmærksom på, at leverandøren kun regner med den for ham sikre kontraktperiode, når prisen for opgaven udregnes. Det bør også indgå i overvejelserne, om der skal være politisk behandling i forbindelse med anvendelse af hver enkelt forlængelsesoption. En rimelig balance mellem de forskellige modsatrettede hensyn vil ofte være en grundperiode på 3 år, med mulighed for forlængelse i 2 x 1 år. Forlængelsesoptionerne skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet. 15

16 3.4.5 Udvælgelseskriterier Samlet set er rengøringsområdet i en kommune blandt de kommunale funktioner, som berører stort set alle ansatte i kommunen, og en lang række af borgerne. Det er et område, hvor leverancesikkerhed spiller en stor rolle. Det er derfor vigtigt, at overveje, hvilke leverandører på markedet, der vil være egnede til at udføre rengøringen og eventuelt hvilke mindstekrav, leverandøren som minimum skal opfylde for at komme i betragtning til opgaven. Til brug for disse overvejelser kan projektteamet stille sig selv følgende spørgsmål: - Hvordan sikrer vi, at en valgt leverandør er i stand til at opretholde den ønskede leveringssikkerhed igennem hele kontrakten? - Hvordan sikrer vi, at en valgt leverandør har økonomisk ballast til at imødekomme eventuelle investeringer ved opstart? - Hvordan sikrer vi, at en valgt leverandør har den fornødne erfaring til at håndtere en kunde af bestemt størrelse og omfang? Ved udvælgelsen af egnede Ieverandører vil det oftest være relevant at se på både økonomisk og teknisk egnethed. Den økonomiske egnethed kan vurderes på baggrund af økonomiske nøgletal, eksempelvis oplysninger om virksomheden omsætning eller egenkapitalens størrelse. Den tekniske egnethed kan bl.a. vurderes på baggrund af, hvilke referencer leverandøren har inden for rengøringsopgaver. For at sikre den optimale leveringssikkerheden sammenholdt med kommunens ønske om en effektiv og målrette udbudsproces, bør det overvejes, om der skal opstilles mindstekrav for at kunne deltage i udbuddet. Mindstekravene skal dog stå i et rimeligt forhold til omfanget af den udbudte opgave, og kommunen bør være opmærksom på, at anvendelsen af mindstekrav kan skade konkurrencen i udbuddet ved at mindre virksomheder, der egentligt godt kunne varetage opgaven, udelukkes. De anvendte mindstekrav bør derfor ligge på et niveau, der er rimeligt efter en afvejning af de to hensyn. Kommunen bør endvidere begrænse sig til kun at stille strengt nødvendige dokumentationskrav til ansøgerne, da for mange dokumentationskrav øger risikoen for ukonditionsmæssige ansøgninger. Ved anvendelse af udbudsformen "begrænset udbud" skal der i udbudsbekendtgørelsen angives, hvor mange ansøgere (mindsteantal eller interval), kommunen vil prækvalificere. Herudover skal det i udbudsbekendtgørelsen angives, hvilke kriterier kommunen vil anvende til at begrænse antallet af prækvalificerede, hvis der modtages flere ansøgninger end det angivne antal. Det anbefales, at denne udvælgelse foretages på baggrund af en samlet vurdering af ansøgernes økonomiske og tekniske/faglige kompetencer. Konkrete eksempler på udvælgelseskriterier og mindstekrav er givet i afsnit

17 3.4.6 Tildelingskriterium Kommunen skal beslutte, om tildeling af kontrakten skal ske på baggrund af tildelingskriteriet "laveste pris" eller "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". En generel beskrivelse af de to kriterier kan findes i Udbudsportalens trin-for-trin vejledning. Begge tildelingskriterier bliver anvendt på rengøringsområdet, men der er dog langt de fleste, der anvender tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud", da der ofte vil være et ønske om, at leverandøren konkurrerer på forhold ud over prisen. Laveste pris kan benyttes i tilfælde, hvor kommunen har oplistet en række mindstekrav til opgaveløsningen, og hvor der ikke konkurreres på meropfyldelse af kravene, men alene på pris. Selv om de fleste kommuner ønsker at spare på omkostningerne til rengøring, og et udbud typisk er delvist begrundet i en besparelse, så er det vigtigt at være bevidst om, at pris og kvalitet tit hænger sammen. Hvis kommunen vælger at anvende det økonomisk mest fordelagtige tilbud som tildelingskriterium, skal kommunen opstille underkriterier hertil. Underkriterierne skal afspejle kommunens målsætninger for udbuddet. Relevante underkriterier ved udbud af rengøring kan være: Pris Drift og levering Kvalitetsstyring og kontrol Miljøforhold Arbejdsmiljø Model for samarbejde mellem kommunen og leverandøren Plan for overtagelse af opgaven, herunder håndtering af medarbejdere, der virksomhedsoverdrages Underkriterierne må ikke vedrøre tilbudsgivernes generelle egnethed, da dette rettelig er en del af udvælgelsen. Udbyder kan opstille delkriterier under de enkelte underkriterier. Eksempelvis kan "håndtering af sygefravær" og "vikardækning/afløsning ved fravær" anvendes som delkriterier til underkriteriet "drift og levering". Under hvert underkriterium skal kommunen uddybe, hvad kommuner lægger vægt på, for at tilbudsgiverne får kendskab til det konkurrencegrundlag, tilbuddene vil blive vurderet på. Endvidere skal vægtningen af hvert underkriterium angives, jf. neden for i afsnit Til brug for evalueringen af tilbuddene skal tilbudsgiver indsende beskrivelser el.lign. af de forhold, som vil blive tillagt vægt i vurderingen. I udbudsmaterialet skal kravene til beskrivelserne så vidt muligt fremgå, så det sikres, at tilbuddene evalueres på et ens grundlag. Det kan være en god idé at udarbejde en skabelon/tilbudsliste som en del af udbudsmaterialet for at sikre, at alle leverandører afgiver ensartede oplysninger Konkrete forslag til formulering af tildelingskriteriet med underkriterier er givet i afsnit

18 3.4.7 Evalueringsmodel Det valgte tildelingskriterium ligger til grund for evalueringsmodellen. Evalueringsmodellen skal sikre, at tilbuddene kan sammenlignes på et ensartet grundlag med henblik på at finde ud af, hvilken tilbudsgiver, der har afgivet tilbud med laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Hvis kommunen har valgt tildelingskriteriet laveste pris, skal det fastlægges, hvordan prisen beregnes og dermed hvilken pris, der skal ligge til grund for evalueringen. Det anbefales, at samtlige udgifter forbundet med rengøringen skal indgå ved evalueringen af tilbud. Pris på eventuelle optioner/tilkøbsydelser skal også indgå i evalueringen. Afhængig af optionens indhold, og sandsynligheden for at benytte optionen, kan det besluttes, at optionen indgår med en lavere procentdel end hovedydelsen i den samlede vurdering. Priskriteriet kan uddybes yderligere ved at tage højde for prissætningen for ekstraydelser f.eks. hovedrengøring og oprydning/klargøring. Inden disse elementer tages med i tildelingskriterierne skal det afvejes, i hvor stor grad de påvirker det samlede tilbud. Hvis hovedrengøring f.eks. forventes at udgøre 5 % af det samlede budget, bør vægtningen af prisen for hovedrengøring kun indgå med vægtningen 5 % ved beregning af den samlede hovedtilbudssum. Tilbudsposterne skal fremgå af en tilbudsliste, jf. afsnit 4.5. Hvis kommunen har valgt tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal der for hvert underkriterium udarbejdes en konkret vurdering af det enkelte tilbud. Det kan være en fordel at udarbejde en pointmodel, som kan ligge til grund for evalueringen af tilbuddene med henblik på at sikre en objektiv og systematisk vurdering af tilbuddene. Pointmodellen for de kvalitative parametre kan eksempelvis være en skala fra 0 til 10, hvor karakteren 10 tildeles tilbud, som på den bedst tænkelige måde opfylder det, som kommunen har beskrevet, at kommunen lægger vægt på i tildelingen. Karakteren 0 tildeles tilbud, der alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav i udbudsmaterialet, og som ikke herudover indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til de valgte underkriterier. Ved pointmodel for pris skal det fastlægges hvilken pris, der ligger til grund for evalueringen på samme måde som hvis tildelingskriteriet er laveste pris. Der er beskrevet mulige pointmodeller for pris i Udbudsportalens vejledning "Tilbudsvurdering og pointtildeling - hvad må man?" Det anbefales, at pointmodellen ikke offentliggøres i udbudsmaterialet, men at det alene beskrives, hvad der ligger til grund for evalueringen af tilbud. Kommunen skal også tage stilling til, hvilken vægt de enkelte kriterier skal have. Vægtningen afspejler kommunens målsætninger for udbuddet og er et vigtigt signal til tilbudsgiverne om, hvad der er vigtigt for kommunen. Kommunen skal være opmærksom på, at hvis et underkriterium får en meget lille vægt, er der risiko for, at tilbudsgiverne ikke prioriterer dette i forhold til de andre kriterier. Hvis f.eks. prisen gives en 18

19 meget høj vægt, vil det betyde, at de øvrige faktorer vil have svært ved at opveje tilbuddet med den laveste pris. Kommunen bør så overveje, om der i stedet skal anvendes tildelingskriteriet "laveste pris". Ved anvendelse af det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det på rengøringsområdet særligt vigtigt at finde den rette balance mellem pris og kvalitet, da en lav pris kan have uheldige konsekvenser for arbejdsmiljøet og resultere i nedslidning af medarbejderne. Herudover kan en lav pris give grund til bekymring for, om leverandørens medarbejdere får den mindsteløn, som de har krav på. Se mere om anvendelse af arbejdsklausuler i afsnit Hvis kommunen ønsker at pris skal vægte meget i evalueringen af tilbuddene, kan det være hensigtsmæssigt at indarbejde underkriterier, der vedrører arbejdsmiljøet. Se mere i afsnit Eventuel overdragelse af medarbejdere Uanset om det er første gang kommunen udbyder rengøringen, eller om der er tale om et genudbud, skal det fremgå af udbudsmaterialet, hvis lov om virksomhedsoverdragelse (VOL) finder anvendelse. Loven er ufravigelig, hvilket betyder, at anvendelsen af loven finder anvendelse i samtlige tilfælde, hvor medarbejdere reelt overdrages efter lovens bestemmelser. Udbudsmaterialet skal orientere tilbudsgiveren herom og indeholde samtlige relevante vilkår, således at tilbudsgiveren kan medtage dette ved beregningen af tilbuddet. Finder loven anvendelse har dette også betydning for kommunens rolle i udbudsprocessen, da de involverede medarbejdere skal orienteres efter lovens bestemmelser og efter øvrige bestemmelser, som måtte følge af aftaler, overenskomster og lignende. Disse vurderinger bør derfor foretages allerede ved fastlæggelse af udbudsstrategien. Hvis der er tale om et førstegangs udbud vil vurderingen blive foretaget af kommunen. Er der derimod tale om et genudbud, vil vurderingen i første omgang blive foretaget af den eksterne leverandør. Kommunen bør dog ikke ukritisk lægge denne vurdering til grund, men forholde sig nærmere til vurderingen. Hvorvidt lov om virksomhedsoverdragelse finder anvendelse vil bero på en vurdering af en række forhold, som er fastlagt via domspraksis. En del af vurderingen vil blandt andet være at se på, om der reelt overdrages materiel og ansatte til den nye leverandør. Finder overdragelse af medarbejdere sted, skal tilbudsgiverne have oplysning om medarbejdernes løn-, ansættelses- og arbejdsvilkår. Oplysninger skal anonymiseres og beskrives så præcist som muligt. Kommunen skal være opmærksom på, at reglerne om information og inddragelse af SU/MED, herunder Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering, skal iagttages. Dette indebærer bl.a., at SU/MED skal inddrages inden, der træffes endelig beslutning om udbud af rengøringsopgaven, og at der løbende i processen skal ske en inddragelse af SU/MED. 19

20 Særligt ved et førstegangsudbud vil der som regel opstå stor usikkerhed blandt de eksisterende medarbejdere hos kommunen. For at minimere denne usikkerhed skal kommunen, som også angivet i VOL, sikre, at der i hele processen sker en løbende orientering af medarbejderne. Det skal klart meldes ud til medarbejderne, hvornår de vil blive orienteret. Eksempelvis kan der med fordel planlægges informationsmøder med medarbejderne kort tid efter, at forhold vedrørende udbuddet har været behandlet på byråds- eller udvalgsmøder. Gælder særlige aftaler eller regler for forløbet, som f.eks. fastsat i samarbejdsaftaler, overenskomster eller lignende, skal disse naturligvis følges. Hvis VOL finder anvendelse, risikerer leverandøren at blive påført meromkostninger, f.eks. til virksomhedsoverdragede medarbejdere, der har bedre ansættelsesvilkår efter en offentlig overenskomst end den overenskomst, som leverandøren er omfattet af. Kommunen kan vælge at lade leverandøren indregne disse meromkostninger i sit tilbud eller at afholde disse udgifter for leverandøren, så leverandøren ikke skal indarbejde disse omkostninger i sit tilbud. Hvis kommunen ønsker klarhed over, hvor meget leverandøren indregner i sit tilbud, kan kommunen lave en særskilt post i tilbudslisten, hvor leverandøren skal angive denne omkostning. På Udbudsportalen.dk kan du læse mere om virksomhedsoverdragelse og medarbejderforhold, herunder finde vejledninger og skabeloner, der kan benyttes i udbudsmaterialet Sociale klausuler Kommunen bør tage stilling til, om leverandøren skal pålægges sociale forpligtelser ved udførelse af opgaven. Ofte vil kommunen have en politik om dette. Sociale klausuler er en betegnelse for en social forpligtelse, der pålægges leverandøren, således at denne eksempelvis forpligtes til at ansætte et bestemt antal medarbejdere på særlige vilkår. Formålet med de sociale klausuler er at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Sociale klausuler bliver flittigt brugt på rengøringsområdet. Sociale klausuler bliver formuleret som et kontraktkrav, som skal overholdes af leverandøren ligesom de øvrige betingelser i kontrakten. Kommunen fastsætter selv de sociale klausuler, men det skal holdes for øje, at klausulen skal være proportionel med opgaven og sagligt begrundet i kommunens sociale hensyn. Du kan læse mere om sociale klausuler og finde hjælp til formulering af disse på Udbudsportalens hjemmeside Kontrolbud Inden udbuddet igangsættes, bør der tages stilling til, hvorvidt der skal udarbejdes et kontrolbud fra kommunen. Byrådet vil ofte have taget stilling hertil. Det er almindeligt, at der udarbejdes et kontrolbud i de tilfælde, hvor kommunen i forvejen har ansat personale til rengøring, hvad enten de er ansat lokalt på de enkelte institutioner eller ansat i en central rengøringsenhed. 20

21 De personer, der varetager opgaven med at skrive kontrolbuddet, må ikke være involveret i gennemførelse af selve udbudsprocessen - og omvendt, jf. afsnit 3.2. Såfremt kommunen ønsker at afgive kontrolbud, skal det fremgå af udbudsmaterialet. Der findes særlige regler for udarbejdelse af kontrolbud, som der kan læses mere om på Udbudsportalen.dk. 21

22 4 Udarbejdelse af udbudsmateriale Udbudsstrategien vil danne grundlag for udarbejdelse af udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet ved udbud af rengøring vil ofte bestå af: Udbudsvilkår (4.1) Eventuelt baggrundsmateriale (4.2) Kravspecifikation (4.3) Kontraktvilkår (4.4) Tilbudsliste (4.5) Herudover skal der udarbejdes en udbudsbekendtgørelse, hvis opgaven overstiger EU s tærskelværdier, og dermed er omfattet af Udbudsdirektivet, jf. afsnit 5.1. Det er vigtigt, at kommunen giver sig god tid til at udarbejde udbudsmaterialet, da det udgør fundamentet for konkurrencen og det efterfølgende kontraktforløb. Udbudsmaterialet skal formuleres så klart og entydigt som muligt for at undgå misforståelser og diskussioner om konkurrencegrundlaget. En klar og præcis beskrivelse af opgavens omfang giver desuden leverandøren bedre mulighed for at prissætte opgaven. I det følgende er ovenstående dokumenter oplistet, og der er givet forslag til indhold og relevante emner. Enkelte steder er der givet forslag til konkrete formuleringer. De enkelte formuleringer afhænger naturligvis af forholdene i de enkelte udbud og den vedtagne strategi, og skal derfor tilpasses det enkelte udbud. Udbud af rengøring vil ofte være omfattet af EU's udbudsregler og nedenstående tager derfor udgangspunkt i, at der er tale om et begrænset udbud efter Udbudsdirektivet. 4.1 Udbudsvilkår Udbudsvilkårene beskriver proceduren for udbuddet og de regler, der gør sig gældende under selve udbudsprocessen. Udbudsvilkårene er alene relevante ved gennemførelse af udbuddet og skal ikke anvendes, når kontrakten er indgået. Det anbefales derfor, at udbudsvilkårene er et særskilt afsnit/dokument i det samlede udbudsmateriale. De følgende afsnit ( ) behandler kort de enkelte afsnit i udbudsvilkårene Orientering Udbudsbetingelserne bør indledningsvist give tilbudsgiverne oplysninger om ordregivers navn og adresse, udbuddets målsætninger, opgavens omfang, udbudsform og en oplistning af udbudsmaterialets dokumenter. 22

23 4.1.2 Krav til afgivelse af tilbud Udbudsvilkårene skal indeholde en række praktiske oplysninger om krav til formalia og indhold af tilbud samt fristen for afgivelse af tilbud. Krav til afgivelse af tilbud skal formuleres klart og entydigt, så tilbudsgiveren nemt kan overskue, hvilke dokumenter der skal medsendes, og hvordan tilbuddet skal udformes. Det anbefales at hjælpe tilbudsgiverne ved at udforme standarderklæringer, som tilbudsgiverne kan anvende, så det bliver så simpelt som muligt at afgive tilbud. Eksempelvis kan det være en hjælp for tilbudsgiverne, hvis der bliver oprettet et skema i tilbudslisten, hvorpå tilbudsgiverne skal udfylde oplysninger vedr. udvælgelses- og tildelingskriterierne. Ligeledes er det en fordel at indsætte en skabelon på en tro og love erklæring vedrørende ubetalt forfalden gæld til det offentlige og eventuelle udelukkelseskriterier i tilbudslisten, som tilbudsgiveren blot skal udfylde og underskrive. Det er vigtigt, at dokumenter til brug for vurderingen af egnetheden og evaluering af tilbud er beskrevet klart, så tilbudsgiverne ved, hvad de skal give oplysninger om.. Der bør ikke stilles flere dokumentationskrav end nødvendigt. Mange dokumentationskrav giver en høj risiko for ukonditionsmæssige tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet I udbudsvilkårene bør også beskrives mulighederne for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Dette er nærmere beskrevet i afsnit Håndtering af forbehold Kommunen tage stilling til, om tilbudsgiver må tage forbehold for kravspecifikationen og kontraktens bestemmelser. Der kan ikke tages forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold over for ikke-grundlæggende elementer kan blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver bør opfordres til at søge uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud. Se i øvrigt Udbudsportalens trin-for-trin vejledning for håndtering af tilbud med forbehold Alternative tilbud Kommunen skal tage stilling til om alternative tilbud tillades. Et alternativt tilbud er et tilbud, hvor tilbudsgiveren foreslår en anden løsning end den, der er beskrevet i udbudsmaterialet. Alternative tilbud anvendes i situationer, hvor ordregiver ønsker tilbudsgivernes bud på nye måder at løse opgaven på. Hvis alternative tilbud tillades, skal det fremgå af udbudsvilkårene, hvilke mindstekrav det alternative tilbud skal opfylde. 23

24 I stedet for alternative tilbud kan det generelt anbefales, at anvende funktionskrav, hvis der ønskes mulighed for at tilbudsgiveren har større metodefrihed i forhold til selv at løse opgaven Vedståelsesfrist Kommunen skal tage stilling til, hvor lang tid tilbudsgiverne skal vedstå deres tilbud. Længden af vedståelsesfristen bør tage højde for, hvor lang tid kommunen forventer, at det vil tage at finde en vinder af udbuddet. I denne beregning skal kommunen tage højde for evt. politisk godkendelse, standstill perioden samt risikoen for en eventuel klagesag. Omvendt bør vedståelsesfristen ikke være unødig lang af hensyn til tilbudsgiverne. En vedståelsesfrist på 2-5 måneder anbefales Udvælgelseskriterier Ved et begrænset udbud vil udbuddet være opdelt i to faser - en prækvalifikationsfase og en tilbudsfase. I prækvalifikationsfasen skal der opstilles udvælgelseskriterier, som har til formål at frasortere virksomheder, der ikke er egnede til at varetage den udbudte opgave. Som nævnt i afsnit vil det ved udvælgelsen af egnede Ieverandører på rengøringsområdet oftest være relevant at se på både økonomisk og teknisk egnethed. Den økonomiske egnethed kan vurderes på baggrund af virksomhedernes økonomiske nøgletal og kan eksempelvis formuleres således: Tilbudsgiver skal give oplysning om: - tilbudsgivers omsætning de seneste 3 afsluttede regnskabsår. - tilbudsgivers egenkapital de seneste 3 afsluttede regnskabsår Den tekniske egnethed kan bl.a. vurderes på baggrund af, hvilke referencer leverandøren har inden for rengøringsopgaver. Det anbefales derfor, at leverandørerne bedes indsende en liste over de betydeligste rengøringsopgaver udført indenfor de seneste 5 år. Kravet kan eksempelvis formuleres således: Tilbudsgiver skal vedlægge ansøgningen: - en liste med de betydeligste rengøringsopgaver tilbudsgiver har udført inden for de seneste 5 år. Listen skal angive en beskrivelse af opgaven, herunder opgavens størrelse opgjort i m2, kontraktsum, udførelsestidspunkt og kunden for alle opgaverne. 24

25 Som nævnt i afsnit kan det være relevant at opstille mindstekrav for at kunne deltage i udbuddet. Et relevant mindstekrav kunne være, at der stilles krav om, at leverandøren skal have varetaget mindst 1 opgave af samme størrelse som den udbudte opgave (f.eks m2). Et mindstekrav kan eksempelvis formuleres således: Tilbudsgiver skal kunne dokumentere at have udført mindst 1 opgave, hvor det samlede rengøringsareal var mindst m2. Det kan også være relevant at stille krav til omfanget af leverandørens materiel, hvis ikke kommunens eget materiel skal anvendes. Det bør dog være rådigheden over materiellet og ikke ejerskabet af det, der er afgørende. Desuden må kommunen kun kræve, at leverandøren har materiel fra kontraktstart og ikke fra tilbudsfristpunktet Tildelingskriterium Tildelingskriteriet skal fremgå af udbudsvilkårene, på baggrund af det i udbudsstrategien fastlagte, jf. afsnit Det skal ligeledes fremgå, hvad tilbuddene nærmere vil blive evalueret på Laveste pris Ved anvendelse af tildelingskriteriet laveste pris kan teksten i udbudsvilkårene lyde således: Tildelingskriteriet er laveste pris. Den samlede tilbudssum i tilbudslistens afsnit [xx] lægges til grund for evalueringen. Ordregiver lægger vægt på den laveste pris Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Ved anvendelse af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" skal der for hvert underkriterium angives, hvad tilbudsgiver skal redegøre for, og hvad kommunen lægger vægt på, når tilbuddene evalueres. 25

26 Teksten i udbudsvilkårene kan opstilles således: Kriterier Vægt Bemærkning Pris 50 % Den samlede tilbudssum i tilbudslistens afsnit [xx] lægges til grund for evalueringen. Der lægges vægt på den laveste pris. Den tilbudte m2-ydelse sammenholdes med den forventede m2-ydelse på hvert sted. Den leverandør, der ligger tættest på den forventede m2-ydelse vil få den højeste score. Følgende formel anvendes: Point FoY = Forventet ydelse, TY = Tilbudets ydelse, N = Antal steder 1 N FoY TY 1 FoY 2 Ydelse (m 2 pr. time) 20 % Dette underkriterium "ydelse (m 2 pr. time)" er et eksempel på, hvordan man i tildelingskriterierne kan tage højde for både pris og kvalitet samtidigt med, at man i vurderingen belønner de leverandører, der ligger tæt på den rengøringstid, som kommunen anser for at være den korrekte balance mellem effektivitet, kvalitet og minimering af nedslidning af personalet. For at man kan bruge denne model kræver det, at man først har beregnet den forventede rengøringstid pr. sted, jf. afsnit 3.3.2, og oplyser dette i udbudsvilkårene. Kvalitetsstyring og kontrol 10 % Neden for er givet et eksempel på anvendelse af formlen. Tilbudsgiver skal angive antallet af timer afsat til lokalledelse, statusmøder og kvalitetskontrol. Der lægges vægt på, at der tilbydes så mange timer som muligt. Tilbudsgiver skal beskrive: Drift & levering 10% Håndtering af sygefravær Vikardækning/afløsning ved fravær Hvordan leverandører vil opretholde leverancen og en sikker drift Dokumentation for at de opgivne timer pr. sted bliver leveret Der lægges vægt på, at der sikres en stabil og ensartet leverance. 26

27 Kriterier Vægt Bemærkning Tilbudsgiver skal beskrive: Miljø & Forhold 10 % Hvordan personalet bliver instrueret til at anvende produkter og arbejdsredskaber Hvilke rengøringsmidler, der anvendes Hvordan nedslidning af personalet minimeres Hvordan medarbejdere håndteres ved virksomhedsoverdragelse Der lægges vægt på anvendelse af miljørigtige metoder & midler og for personalet skånsomme arbejdsmetoder. Herudover lægges der vægt på, at leverandøren udviser forståelse for at håndtere medarbejderne på en hensigtsmæssig ogskånsom måde i forbindelse med virksomhedsoverdragelse. Eksempel på udregning af formlen: (kriterier ydelse pr. m2): Sted Tilbud Beregning Samlet point Tilbud Distrikt Sted nr Navn Gsn daglig areal Forventet m2 ydelse Opgivet daglig timer Beregnet m2 ydelse (FoY- TY)/FoY Opløftte t i potens 1- resultat Tilbud 1 Distrikt Sted 1 624,25 146,52 4, ,063 0,0651 0,0042 0,9958 0,99576 Tilbud 1 Distrikt Sted ,00 382,46 12, ,000-0,0064 0,0000 1,0000 0,99996 Tilbud 1 Distrikt Sted ,00 495,25 2, ,818 0,1748 0,0306 0,9694 0,96945 Tilbud 1 Distrikt Sted 4 455,23 120,50 3, ,066 0,0794 0,0063 0,9937 0,99370 Tilbud 1 Distrikt Sted ,33 286,31 28, ,940-0,0153 0,0002 0,9998 0,99977 Ovenstående tabel er blot fiktive tal der skal illustrere hvordan modellen bliver beregnet. Alle tal bliver bearbejdet elektronisk, hvorfor udregningerne anvender flere decimaler end der vises i ovenstående tabel. 4.2 Baggrundsmateriale Samlet point for tilbud 1 for distrikt 1 4,95863 Kommunen har pligt til at sørge for, at tilbudsgiverne kan afgive tilbud på et oplyst grundlag, og udbudsmaterialet bør derfor vedlægges relevant baggrundsinformation om opgaven. Ved et rengøringsudbud bør der fremlægges tegninger af de arealer, der skal rengøres, så tilbudsgiverne kan danne sig et indtryk af opgavens omfang. Det kan være en ganske tidskrævende proces at fremskaffe og opdatere tegningerne eftersom kommunes bygninger ombygges og renoveres løbende, og de senest opdaterede tegninger ikke altid er arkiveret der, hvor det forventes. Der bør derfor sættes god tid af til denne opgave. 27

28 Da kommunen har ansvaret for, at udbudsmaterialet er retvisende, bør kommunen gennemgå og kontrollere, at tegningsmaterialet er tidssvarende. Kommunen bør samtidig tage stilling til, hvordan det sikres, at tegningsmaterialet opdateres løbende i kontraktperioden. Kommunen kan vælge selv at varetage denne opgave eller at lade leverandøren gøre dette. Hvis opgaven overlades til leverandøren er det vigtigt, at kommunen skriver ind i kontrakten, at leverandøren skal gøre dette løbende og sende opdateret materiale til kommunen. Andet relevant baggrundsmateriale kan være oplysninger om medarbejdernes løn- og ansættelsesvilkår, såfremt medarbejdere overdrages. 4.3 Kravspecifikation I kravsspecifikationen angives de krav til rengøringen, som kommunen vil have, at leverandøren lever op til. Det er altså her, at det ønskede serviceniveau, krav til beklædning, krav til rengøringsmidler mv. beskrives. Nedenfor behandles en række krav til rengøringen, og der gives eksempler på formuleringer af krav. Generelt skal kommunen være opmærksom på, at skrappe krav til leverandøren kan fordyre ydelsen og/eller skade konkurrencen i udbuddet, da det vil kunne afholde leverandører fra at byde på opgaven Funktionskrav eller aktivitetsbaserede krav Kommunen bør tage stilling til, om kravene til udførelse af opgaven skal beskrives ved: Aktivitetsbaserede krav, eller Funktionskrav Ved aktivitetsbaserede krav beskrives de aktiviteter, der ønskes udført ved rengøringen. Ved anvendelse af funktionskrav stilles i stedet krav til det ønskede resultat af rengøringen. Ved funktionsudbud stilles der således ikke krav til, hvordan leverandøren skal gøre rent og hvor ofte. Som en mellemting mellem disse to typer af krav, kan der anvendes krav, som ikke er rene funktionskrav, men dog overlader en større grad af metodefrihed til leverandøren. Ved sådanne delvise funktionskrav vil der stadig være beskrevet aktiviteter, der skal udføres, men leverandøren overlades større frihed i forhold til udførelsesmetoden. Det kan eksempelvis være, at det overlades til leverandøren, hvordan rengøring bedst kan opnås på områder med meget højt til loftet (sportshaller, foyer eller lign.) Hvorvidt der anvendes funktionskrav eller aktivitetsbaserede krav, skal indtænkes i hele udbudsprocessen og den efterfølgende kontraktopfølgning, så der er sammenhæng i dokumenterne og processen fra den indledende planlægning af udbudsprocessen frem til selve kontraktperioden. 28

29 Forskellen på funktionskrav og aktivitetsbaserede krav kan illustreres således 2 : Funktionskrav : - Lokalerne skal være rengjorte, så de overalt i normal åbningstid fremstår pæne og rene. - Lokaler skal fastholdes i en rengøringsmæssig stand, så der ikke opstår behov for ekstrarengøring. Aktivitetsbaserede krav: - Trægulve: Den daglige rengøring foretages ved afstøvning med moppe eller støvsuger. - Servicearbejder: Daglig rengøring af store kaffeautomater ved tømning af opsamlingsbakke, aftørring af udvendige flader og aftørring af indvendige flader på udsatte steder Overvejelser om anvendelse af funktionskrav Udbud på funktionskrav har forskellige fordele, som kort beskrives nedenfor. Funktionskrav bør dog kun anvendes, hvor det giver mening, og dette afsnit giver derfor et overblik over de overvejelser, som kommunen bør gøre sig. Generelt kan følgende fordele ved at anvende funktionskrav nævnes: Ansvaret for at nå det ønskede resultatet lægges over på leverandøren. Derved undgås dyre tilkøbsydelser Leverandøren får større metodefrihed og kan optimere sin ydelse med en evt. billigere pris til følge Konkurrencen i udbuddet styrkes, da et udbud på funktionskrav ofte vil være mere attraktivt at deltage i for leverandørerne Der skal bruges færre ressourcer til kontraktopfølgningen Umiddelbart er rengøring et egnet område for funktionskrav, da det er muligt at definere et ønsket resultat for rengøringen og overlade valg af rengøringsmetode til leverandøren. Der er dog stadig en overvejende brug af aktivitetsbaserede krav på rengøringsområdet, hvilket formentlig skyldes, at der er blandende erfaringer med at anvende funktionskrav på rengøringsområdet. 2 I Udbudsrådets vejledning fra oktober 2012 til udbud med funktionskrav på facilities management-området er givet eksempler på udformning af funktionskrav på forskellige niveauer. 29

30 Erfaringer fra udbud med funktionskrav, der ikke har været succesfulde, har primært omhandlet problemer med at håndtere den efterfølgende kontraktopfølgning og sammen med leverandøren at opnå en fælles forståelse for, hvornår der er tilstrækkeligt rent. Anvendelse af funktionskrav kræver, at både kommunen og leverandøren er klar hertil. Særligt på leverandørsiden kræver det en høj grad af modenhed, hvilket også omfatter den enkelte medarbejder, der skal forholde sig til, hvornår der er tilstrækkeligt rent i stedet for, hvor ofte der skal støvsuges. Hvis udbuddet skal baseres på funktionskrav er det således vigtigt, at kommunen på forhånd tager stilling til, hvordan kontraktopfølgningen skal håndteres. Kommunen kan i den forbindelse prøve at imødegå de udfordringer, der kan opstå ved at få en tættere dialog med leverandøren om kvalitetsniveauet og få leverandøren til konkret at forholde sig til, hvordan han vil sikre en forståelse af dette også på medarbejderniveau Den udbudte opgave og serviceniveau De indledende overvejelser i udbudsprocessen omhandler, hvilke ydelser, som skal være en del af udbuddet. Herefter kan de nærmere vilkår for udførelse af opgaverne beskrives. Detaljeringsgraden af disse krav afhænger af, om der anvendes aktivitetsbaserede krav eller funktionskrav. Anvendes aktivitetsbaserede krav, skal det bl.a. fremgå af kravspecifikationen: - På hvilke dage, der skal gøres rent på hvert sted - På hvilke tidspunkter må/kan der gøres rent - Om der på visse områder på skolerne/hallerne skal gøres rent udenfor skolens/hallens normale åbningstid - Hvilke steder det er nødvendigt med weekend rengøring - Om der er årlig hovedrengøring - Hvor tit, der skal udføres rengøring, og hvilke aktiviteter (fremgår af rengøringsbeskrivelse) - Hvordan gulvene skal behandles og vedligeholdes - Hvordan rengøringen på områder med f.eks. meget højt til loft skal håndteres (sportshaller, foyer o.lign.) - Findes der steder, hvor der skal tages specielle hensyn (ex. handicapområdet) 30

31 Angivelsen af, hvilke aktiviteter, der skal udføres hvornår, angives typisk i en rengøringsbeskrivelse, der kan se således ud: Krav til rengøringsmidler, miljø mv. Kommunen kan i kravspecifikationen stille krav til rengøringsmidlerne for derigennem at sikre, at rengøringspersonalet og miljøet belastes så lidt som muligt. Ofte vil der politisk være fokus på miljøet, og kommunen kan have en miljøpolitik, der kræver, at der bliver stillet miljøkrav i udbuddet. Kravene kan variere fra at de anvendte rengøringsmidler blot skal leve op til miljølovgivningen i Danmark, til at virksomheden skal være ISO certificeret, eller at der skal udarbejdes et grønt regnskab. Der stilles ofte krav om, at rengøringsmidlerne skal være godkendt ifølge en fælles miljømærkning, såsom Svanen, Blomsten eller tilsvarende. Kravet kan gradueres, så rengøringsmidlerne kun skal opfylde en del af kriterierne i en bestemt miljømærkning. Det anbefales, at det som minimum fremhæves, at rengøringsmidlerne skal leve op til miljølovgivningen i Danmark. Hvis kommunen ønsker frihed til at bede leverandøren om at anvende andre rengøringsmidler end de rengøringsmidler, som leverandøren anvender, skal det skrives ind i kontrakten, og der bør tages stilling til, om kommunen afholder de eventuelle ekstraomkostninger, som det kan påføre leverandøren. Hvis 31