Procesfortælling for sags- og dokumentområdet

Transkript

1 Procesfortælling for sags- og dokumentområdet

2 > Procesfortælling for sags- og dokumentområdet Dette dokument kan frit anvendes af alle. Citeres der fra dokumentet i andre publikationer til offentligheden, skal der angives korrekt kildehenvisning. Denne publikation er udarbejdet af Rambøll Management Consulting for OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet. Kontaktperson for OIO-udvalget: Udgivet af: IT- & Telestyrelsen Holsteinsgade København Ø Telefon: Fax: Publikationen kan hentes på IT- & Telestyrelsens hjemmeside: Palle Aagaard paa@itst.dk. Direkte telefon:

3 > Procesfortælling for sags- og dokumentområdet OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet 3. marts 2010

4 Indhold > Indledning 5 Forord 5 Baggrund 5 Målgruppe 5 Læsevejledning 5 Referencer 6 Kriterier for casen 7 Casen som den ser ud i Borgeren melder sig ledig 8 Ansøgning om kontanthjælp 8 Aktivering 8 Bevilling af kontanthjælp 9 Borgeren misligholder sin aktiveringsaftale 9 Konklusion 9 Casen som den kunne se ud i Baggrund 11 Borgeren melder sig ledig 11 Ansøgning om og bevilling af kontanthjælp 12 Aktivering 13 Borgeren misligholder sin aktiveringsaftale 14 Konklusion 14 Bilag 1 Procesdiagram for case i 2009 Bilag 2 Procesdiagram for case i 2015

5 Indledning > Forord OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet forestår i 2009 og 2010 udarbejdelsen af nye standarder for sags- og dokumentområdet. Forud er gået en årrække, hvor ESDH systemer på FESD rammeaftalen (Fællesoffentlig Sags- og Dokumenthåndtering) er blevet implementeret i mange offentlige myndigheder. Dette har været med til at konsolidere markedet for ESDH og har øget trygheden og udbyttet for den enkelte myndighed ved ESDH anskaffelser og implementeringer. Samtidig har dette dog også udstillet behovet for udveksling af data internt i myndigheder, såvel som mellem myndigheder. Et behov som ikke umiddelbart kan dækkes af faste løsninger, hvad enten det drejer sig om flere løsninger leveret af samme leverandør eller udvikling af integrationer mellem flere proprietære løsninger. Det er derfor en forudsætning for den fortsatte effektivisering af Danmark ved hjælp af digitalisering, at de forskellige services kan udveksle data ved brug af fællesoffentlige standarder. Baggrund OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet blev nedsat i januar Udvalget har ansvaret for standardiseringen af sags- og dokumentområdet inden for stat, regioner og kommuner. Standardiseringsarbejdet er rettet mod alle it-løsninger med behov for sags- og dokumentdannelse, dvs. det retter sig både mod fagsystemer og ESDH-løsninger. Det konkrete standardiseringsarbejde foretages af arbejdsgrupper, som er nedsat under OIO-udvalget. Det overordnede formål med standardiseringen under OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet er at understøtte en bedre sammenhæng og klarere arbejdsdeling mellem ESDH-løsninger og fagsystemer, og at skabe forudsætninger for bedre og billigere løsninger, der i højere grad kan målrettes myndighedernes behov. Målgruppe Målgruppen for procesfortællingen er myndigheder, konsulentvirksomheder og leverandører, som indkøber, rådgiver om og leverer it-løsninger, der i en eller anden grad administrerer sager og dokumenter til styring og dokumentation af arbejdsgange og forvaltning. Målgruppen repræsenterer således både en forretnings- og forvaltningsmæssig indsigt og interesse samt en it- og systemmæssig indsigt og interesse både i et strategisk perspektiv og i et operationelt perspektiv. Læsevejledning Dette dokument er opbygget efter følgende struktur: Indledningsvis beskrives kriterierne og udgangspunktet for casen. 5

6 > Dernæst beskrives casen som den ser ud i 2009 og afslutningsvis beskrives casen som den kunne se ud i Referencer Dette dokument refererer til Sag og Dokument-standarderne, som kan læses i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdets gruppe på digitaliser.dk: 6

7 Kriterier for casen > For at underbygge påstanden om, at forbedringspotentialet ved anvendelsen af standarderne på sags- og dokumentområdet er reelt, er der udvalgt en konkret case fra en kommune, som er blevet analyseret. Denne case er udvalgt på baggrund af følgende kriterier: Den skal være reproducerbar Den skal involvere en borger og/eller virksomhed Den skal involvere en sagsbehandler i den ansvarlige myndighed Den skal inkludere et element af skøn (ikke automatiseret sagsbehandling) Den skal involvere en leder, der skal monitorere sagsbehandlingen Den skal involvere en sagsbehandler i en anden forvaltning og/eller myndighed Den skal involvere både ESDH system og andre systemer, fx fagsystemer. Den skal formodes at eksistere i år 2015 Casen tager udgangspunkt i, hvordan en konkret kommune i Danmark håndterer sagsbehandlingen af en borger med dansk baggrund på minimum 25 år, fra denne melder sig ledig, ansøger om kontanthjælp og til kontanthjælpen bevilges. Indeholdt er desuden en beskrivelse af sagsbehandlingen, hvis den ledige ikke følger sin aktiveringsplan og kommunen skal afgøre, om kontanthjælpen skal inddrages. Baggrunden for at anvende netop denne case er dens kompleksitet og involvering af flere forskellige afdelinger internt i kommunen. Desuden anvendes forskellige fagsystemer og øvrige systemer, hvor der er potentiale for større integration i fremtiden. Casen danner således et udgangspunkt for en vurdering og fremskrivning af arbejdsgangene til en fremtid, hvor der med fællesoffentlige standarder vil kunne lægges op til en noget mere sammenhængende og sømløs sagsbehandling. 7

8 Casen som den ser ud i 2009 > Borgeren melder sig ledig En borger, Henrik Møller, er kommet i en situation, hvor han bliver nødt til at melde sig ledig. For at melde sig ledig, skal borgeren personligt møde op i kommunens Jobcenter. I Jobcentret tager en sagsbehandler på vagt imod Henrik, og der starter herefter en sagsbehandling i Jobcentret. Sagsbehandleren kontrollerer, om Henriks personlige oplysninger er korrekte og registrerer ham herefter som kontanthjælpsansøger. Dette sker i et fagsystem (KMD Opera), der er tilpasset sagsbehandlingen af ledige. Sagsbehandleren registrerer forskellige oplysninger om Henrik, herunder to jobs til søgning, udfyldning af beskæftigelsespotentiale og udarbejdelse af jobmatch. Afslutningsvist oprettes en jobplan i KMD Opera. Jobplanen printes i tre eksemplarer; et til Henrik, som skal medbringes ved ansøgningen om kontanthjælp i Servicecentret, et til Servicecentret, der transporteres til Servicecentret via kommunens interne postfordeling, og endelig et til ESDH-systemet (Acadre), der underskrives af Henrik og herefter skannes ind i ESDH-systemet. Samtidig med dette sendes jobplanen via til to personer ansat ved Jobbroen; en til projektlederen og en til en af jobkonsulenterne. Jobplanen sendes desuden pr. til lederen af Jobcentret og til sagsbehandleren i Servicecentret. Sagsbehandleren vurderer berettigelsen af kontanthjælp. Sagen sendes efterfølgende til den sagsbehandler som udbetaler kontanthjælpen. Henrik Møller henvises til Jobbroen med henblik på aktivering og har nu meldt sig ledig. Ansøgning om kontanthjælp Henrik Møller medtager sin printede kopi af jobplanen til Servicecentret, hvor han henvender sig personligt til en sagsbehandler på vagt. I Servicecentret udleveres skema til ansøgning om kontanthjælp (der desuden kan findes elektronisk på internettet). Sagsbehandleren yder ligeledes råd og vejledning om hvilke andre ydelser som evt. ville kunne søges. Henrik udfylder kontanthjælpsansøgningen og skal desuden vedlægge en del dokumentation til denne. Før Servicecentret har modtaget al den nødvendige dokumentation fra Henrik, bl.a. lønsedler fra de sidste 3 måneder, formueoplysninger mv., kan sagsbehandlingen og vurderingen af, hvorvidt han er berettiget til kontanthjælp, ikke startes. Da Henrik sandsynligvis ikke på forhånd har medbragt al den nødvendige dokumentation, må Henrik tage hjem igen, fremfinde de nødvendige dokumenter og returnere med disse. Alternativt kan Henrik eftersende dokumentationen til kommunen pr. post eller . Aktivering Henrik Møller henvender sig nu på Jobbroen hos kommunen. Her anvises han til den relevante jobkonsulent, der udarbejder en aktiveringsplan for ham. 8

9 > Aktiveringen kan omfatte vejledning, mulighed for uddannelse og arbejde, jobtræning, danskuddannelse eller særlige uddannelsesaktiviteter, og Henrik Møller er forpligtet til at følge aktiveringsplanen for at være berettiget til kontanthjælp. Bevilling af kontanthjælp Nu kan den egentlige sagsbehandling gå i gang i Servicecentre. Sagen bliver i første omgangs vurderet hos en nøgleperson som vurderer hvorvidt Henrik Møller skal have bevilget kontanthjælp eller have afslag. Nøglepersonen verificerer oplysningerne og laver en informationssøgning om Henrik i et system (KMD Sag), for at se om der skulle være forhold, som har betydning for sagsbehandlingen. Efter denne undersøgelse tages beslutning om, hvorvidt Henrik er berettiget til kontanthjælp. Er han det, gives sagen videre til relevant sagsbehandler. Sagsbehandleren registrerer herefter enten bevillingen eller afslaget i et fagsystem (KMD Aktiv) samt iværksætter udbetaling af kontanthjælp via Henriks NemKonto. Sagsbehandleren opretter tillige et brev til Henrik i fagsystemet (KMD Aktiv), der sendes til ham pr. post (via KMD On Demand). Der oprettes ligeledes notat om sagsopfølgning mv. i fagsystemet (KMD Aktiv) så opfølgning sker lovmæssigt. Borgeren misligholder sin aktiveringsaftale Henrik Møller er tilknyttet en jobkonsulent på Jobbroen, der holder øje med, om han overholder aktiveringsplanen. Hvis Henrik udebliver fra aktivering eller på anden måde misligholder aftalen, kontakter jobkonsulenten Jobcentret via telefon eller . Jobcentret registrerer Henriks misligholdelse i et fagsystem (KMD Opera). Jobcentret sender herefter en til sagsbehandleren i Servicecentret, med indstilling om sanktion og periode, eller manglende rådighed, der træffer afgørelse om, hvorvidt kontanthjælpen skal nedsættes eller stoppes. Sagsbehandleren registrerer et eventuelt ophør af kontanthjælp i et fagsystem (KMD Aktiv) og opretter tillige et brev til Henrik Møller med besked om ophør, der sendes pr. post (via KMD On Demand). Konklusion Denne arbejdsgangsbeskrivelse af sagsbehandlingen af en ledig på en kommune i Danmark viser, at er der et betydeligt potentiale for optimering af hele sagsforløbet, såvel proces- som systemmæssigt. Arbejdsgangene er unødigt komplekse og ikke præget af en lean tilgang, selvom den pågældende kommune dog tilstræber at anvende dette princip i deres arbejdsgangstilrettelæggelse. Langt størstedelen af den dokumentation som borgeren skal medbringe som vedlæg til sin ansøgning om kontanthjælp, kan kommunes sagsbehandlere allerede selv indhente via borgerens samtykke i forbindelse med kontanthjælpsansøgningen, men det påhviler altså alligevel den ledige selv at medbringe dette til Servicecentret. 9

10 > De tre myndigheder, der er med i denne procesfortælling, henholdsvis Jobcentret, Jobbroen og Servicecentret, anvender som det eneste fælles system det samme ESDH-system (Acadre), men som det fremgår af arbejdsgangsbeskrivelsen, så bliver dette i praksis ikke anvendt i selve sagsbehandlingen. Som udgangspunkt skal kommunens sagsbehandling skabe så meget værdi for borgerne som muligt. Ser man på værdikæden i arbejdsgangen ud fra et borgernært synspunkt, bør arbejdsgangene ændres, så der påhviler borgeren den mindst mulige belastning, samtidig med at data så vidt muligt kun registreres et sted og én gang og er direkte tilgængelige for næste led i sagsbehandlingen for at minimere omkostningerne ved hele sagsforløbet. Som arbejdsgangen er nu, så er det mest registreringer, der finder sted i systemerne, mens langt de fleste informationer flyttes af mennesker. Se procesdiagram for denne case i bilag 1. 10

11 Casen som den kunne se ud i 2015 > Baggrund For at øge værdien af sagsbehandlingen og minimere belastningen af både sagsbehandlere og ikke mindst borgere, er der opstillet følgende præmisser, som den fremtidige arbejdsgang skal overholde. Informationer, der allerede er digitale, og som findes i systemer som overholder de fællesoffentlige standarder, skal ikke konverteres til analoge informationer og så digitaliseres igen eller indtastes på ny. Informationer skal så vidt muligt kun hentes fra kilden og ikke fra andre redundante kilder eller systemer, men kan dog godt duplikeres til andre systemer for behandling. Systemer skal selv hente informationer om sagsbehandling, oprette sager samt hente relevante data, således at forarbejdet til det næste trin i arbejdsgangen allerede er gjort, helst helt uden sagsbehandler- eller borgerindblanding. Arbejdsfordelingen mellem fagsystemer og ESDH er i den aktuelle case fastsat således, at ESDH systemet er det fælles system, hvor alle sager og dokumenter skal kunne findes 1. Det skal således være muligt at få et overblik over alle de sager, en borger måtte have med myndigheden, alene ved at søge i ESDH systemet. Fagsystemerne er der, hvor den forvaltningsspecifikke sagsbehandling finder sted. I disse systemer kan der registreres særlige oplysninger for det konkrete sagsområde, og der kan foretages beregninger. Således minimeres risikoen for, at der udvikles samme eller overlappende funktionalitet ergo bruges systemerne hver især, til det de er bedst til. Borgeren melder sig ledig Henrik Møller er desværre på ny blevet ledig. Han møder personligt op i kommunens Jobcenter, hvor en sagsbehandler på vagt tager imod ham. Sagsbehandleren kontrollerer, om Henriks personlige oplysninger er korrekte og registrerer ham som kontanthjælpsansøger i f.eks. en ESDH klient, der er et interface til fælles systemerne ESDH kerne, stamdata, klassifikationer og myndighedsdata. I denne proces indsamles information om hvilken sag, der er blevet oprettet, hvilket emne sagen drejer sig om og hvilken type behandling, der foretages (i henhold til KL Emnesystematik). 1 Det er naturligvis op til den enkelte myndighed at beslutte, hvordan den konkrete arbejdsdeling mellem it-løsningerne i myndigheden skal være. 11

12 > Videre indsamles oplysninger om borgeren, Henrik Møller, der er part i sagen, og information om hvilken myndighed og sagsbehandler, der skal udarbejde sagen i Jobcentret. Nu er sagen klar til faglig behandling, og ESDH kernen udsteder en hændelse, der abonneres på af et fagsystem, der er tilpasset behandling af ledige. Dermed oprettes en for de to systemer fælles reference for den aktuelle sag, og fagsystemet får alle informationer, der er nødvendige for sagens behandling. Sagsbehandleren registrerer forskellige oplysninger om Henrik, herunder to jobs til søgning, udfyldning af beskæftigelsespotentiale og udarbejdelse af jobmatch. Afslutningsvist oprettes en jobplan i fagsystemet, som Henrik underskriver elektronisk på en trykfølsom skærm. Indtil videre er denne arbejdsgang, på nær den elektroniske underskrift, den samme, som den var i Fagsystemet udsteder en hændelse således at jobplanen, som Henrik elektronisk har underskrevet, tilknyttes som dokument på sagen i ESDH kernen. Idet alle kommunens sagsbehandlere har adgang til ESDH systemet er der ikke længere behov for hverken at sende jobplanen pr. e- mail eller printe og skanne den. Der er heller ikke behov for at printe en kopi til Henrik Møller, for der leveres en kopi af jobplanen til Henriks digitale dokumentboks. Henrik Møller henvises til Jobbroen med henblik på aktivering, og han har nu meldt sig ledig. Ansøgning om og bevilling af kontanthjælp Henrik Møller skal nu ansøge om kontanthjælp. Dette kan han gøre hjemmefra eller via en terminal i kommunens Servicecenter. Han går ind på hjemmesiden Borger.dk, hvor han kan finde et elektronisk ansøgningsskema og vejledning hertil. Han udfylder ansøgningsskemaet og underskriver det med sin digitale signatur (NemID 2, afløser for OCES 3 ). Henrik giver samtidig elektronisk samtykke til at kommunen kan indhente den nødvendige dokumentation for sagens behandling. Han bliver samtidig gjort opmærksom på, hvilken dokumentation han selv skal fremskaffe og sende til Servicecentret via sin digitale dokumentboks. Den digitale dokumentboks knytter ansøgningen med samtykke, ansøgeren (Henrik Møller), hans bopælskommune og emne/behandling sammen og danner et advis, som ESDH systemet abonnerer på. 2 Mobil, digital signatur, som både kan anvendes på de offentlige hjemmesider og hos netbankerne og andre private virksomheder. 3 Offentlige Certifikater til Elektronisk Service 12

13 > ESDH systemet opretter en sag og indhenter og registrerer stamdata på parten (Henrik Møller). Via sit samtykke har Henrik udstedt en elektronisk attest til kommunen, som gør ESDH systemet i stand til, fra Henriks digitale dokumentboks, at trække kontanthjælpsansøgningen og den øvrige dokumentation til sagen, fx fra eindkomstregistret 4, samt den dokumentation Henrik selv har fremskaffet. Fagsystemet i Servicecentret abonnerer på hændelser vedr. kontanthjælpsansøgninger fra ESDH systemet, og opretter en sag med reference til alle de hentede dokumenter. Sagsbehandleren i Servicecentret får et advis om, at der ligger en sag klar til behandling i fagsystemet. Sagsbehandleren kan fremsøge og kontrollere kontanthjælpsansøgningen samt øvrig dokumentation. Såfremt sagsbehandleren konstaterer fejl eller mangler, sendes der en besked til Henrik Møllers digitale dokumentboks. Når al dokumentation er tilvejebragt og kontrolleret, foretager sagsbehandleren en vurdering af kontanthjælpsansøgningen. Her kan det være nødvendigt at søge på andre sager i ESDH systemet, som Henrik Møller evt. har, og som kan have betydning for vurderingen. Sagsbehandleren bevilger nu Henrik kontanthjælp og registrerer afgørelsen i fagsystemet, der tillige sender en kopi til Henriks digitale dokumentboks. Sagsbehandlerens afgørelse vedr. kontanthjælp får fagsystemet til at udstede en hændelse, som ESDH systemet abonnerer på. ESDH systemet tilknytter afgørelsen som dokument til sagen i ESDH systemet og afslutter automatisk sagen. Sagsbehandleren registrerer i fagsystemet, at kontanthjælpen skal overføres til Henrik Møllers NemKonto. Aktivering Henrik Møller henvender sig nu på Jobbroen hos kommunen. Her anvises han til den relevante jobkonsulent, der udarbejder en aktiveringsplan for Henrik. Aktiveringen kan omfatte vejledning, mulighed for uddannelse og arbejde, jobtræning, danskuddannelse eller særlige uddannelsesaktiviteter, og Henrik Møller er forpligtet til at følge aktiveringsplanen for at være berettiget til kontanthjælp. Idet Jobbroen er en del af kommunen, kan jobkonsulenten fremsøge jobplanen i ESDH-systemet og udarbejde aktiveringsplanen i samme 4 eindkomst er et register, der stort set indeholder de samme indkomstoplysninger, som fremgår af ansattes lønsedler. Registret indeholder også indkomstoplysninger om SU, pension, sociale ydelser som kontanthjælp og lignende. 13

14 > system eller i et fagsystem og sende den til Henriks digitale dokumentboks. Aktiveringsopgaven kan være udliciteret til private udbydere, og i så fald er det ikke sikkert, at disse uden videre kan få adgang til de kommunale systemer. I så fald kan der enten stilles begrænset adgang til rådighed til de relevante systemer, fx via webløsninger, eller det kan være nødvendigt at anvende sikker e-post. Borgeren misligholder sin aktiveringsaftale Henrik Møller er tilknyttet en jobkonsulent på Jobbroen, der holder øje med, om han overholder aktiveringsplanen. Hvis Henrik udebliver fra aktivering eller på anden måde misligholder aftalen, registrerer jobkonsulenten dette i sit fagsystem og sender et dokument til Henriks digitale dokumentboks. Fagsystemet udsteder en hændelse, som både ESDH systemet og fagsystemet i Jobcentret abonnerer på. ESDH systemet opretter en sag herom og tilknytter brevet som dokument, mens fagsystemet alene registrerer misligholdelsen. Sagsbehandleren i Servicecentret får et advis om, at sagen er oprettet. Sagsbehandleren fremsøger sagen, læser begrundelsen i dokumentet, og træffer afgørelse om, hvorvidt kontanthjælpen skal stoppes. Sagsbehandleren registrerer et eventuelt ophør af kontanthjælp i fagsystemet, og opretter tillige et dokument til Henrik Møller med besked om ophør af udbetaling af kontanthjælp, der også sendes til Henrik Møllers digitale dokumentboks. Igen sikrer fagsystemets hændelse herom, at ESDH systemet kan tilknytte dokumentet til sagen. Sagsbehandleren angiver i fagsystemet, at kontanthjælpsudbetalinger til Henrik Møllers NemKonto skal ophøre. Konklusion Sagsforløbet er nu tilrettelagt sådan, at det overholder lean princippet om at opgaver følges. Frem for at blive skubbet gennem processen, trækkes den af den næste ressource i sagsforløbet. Forudsætningen for at dette fungerer, er alene, at adviseringerne sendes til de relevante sagsbehandlere i de forskellige instanser, idet borgeren jo er den gennemgående part. Al dokumentation som overhovedet kan trækkes via de systemgenerede attester trækkes af myndigheden selv, og det er derfor et minimum af informationer, som sagsbehandlerne og borgeren personligt må tilvejebringe. 14

15 > Systemerne går skridtet længere end den præjournalisering 5, som allerede nu er mulig. Dokumenter færdigjournaliseres på automatisk oprettede sager, når hændelsen tilsiger dette, og sagerne afsluttes også automatisk, når systemet selv eller andre systemer generer en sagsafsluttende hændelse. Dertil kommer, at den enkelte sagsbehandler ikke i samme grad skal overvåge indbakker, det være sig papirs- eller e-postbakker, og heller ikke skal holde øje med om adviseringer er sendt af sted til alle, og om sager skal forberedes til eller fremsøges til behandling. Borgeren skal nu alene henvende sig personligt, når der er tale om skønsmæssig sagsbehandling og vurdering, fx af hans potentiale eller behov. Al anden sagsbehandling kan borgeren ordne hjemmefra eller via kommunernes kvikskranker/servicebutikker, biblioteker og øvrige institutioner. For både borgerens og sagsbehandlernes vedkommende frigøres tid, som fx kan bruges på bedre sagsbehandling, effektivisering af arbejdsgange samt jobsøgning. Se procesdiagram for denne case i bilag 2. 5 Se, redigere og tilføje kendte og foreslåede metadata om forsendelsen via en præjournaliseringsfunktion. Sagsbehandleren kan berige præjournaliseringen med yderligere information evt. hentet fra selve e- posten eller vedhæftede dokumenter. 15

16 Bilag 1: Case Kontanthjælp 2009 A Egedal Kommune Borger Henvender sig pers. til Jobcenter Medtager underkrevet kopi Henvender sig pers. til Servicecenter Udfylder og finder dokumentation Modtager henvisning til aktivering (print) Modtager afgørelse (print) kontanthjælp Fortsætter på 2009B Jobcenter Fagkyndig Sagsbeh. Leder Kontrollerer og behandler Job plan Printer og Indhenter Indhenter underskrift underskrift Sender print med post Sender pdf med Job plan Modtager og behandler /pdf Henviser til aktivering Henvisning Fagsyst. (KMD Opera) Medarb. Registrerer oplysninger Danner Jobplan Modtager print med post Scanner og journaliserer Job plan Job plan Udleverer kontanthjælps -ansøgning K- ans. Tjekker ans. og dokumentation Nej OK? Ja Videresender dokumentation Effekturer Afg. Servicecenter Fagkyndig sagsbeh. ESDH Registerer sag Modtager og behandler /pdf Vurderer og afgør K- ans. K- ans. Personoverblik (KMD Sag) Søger sagsforhold på person Fagsys. (KMD Aktiv) Job plan Registrerer sag Sender afgørelse Bestiller evt betaling Jobbroen Projektleder Jobkonsulent Modtager og behandler /pdf Modtager og behandler /pdf Melder sig ledig Ansøger om kontanthjælp

17 Case Kontanthjælp 2009 B Egedal Kommune Borger Fortsat fra på 2009A Henvender sig pers. til JobBro Aktiveringsplan Medtager underkrevet kopi Følger plan? Nej Ja Modtager kontanthjælp Modtager stopafgørelse (print) JobBroen Jobkonsulent Fagsyst. Kontrollerer og behandler Registrerer oplysninger Printer og Indhenter underskrift Danner Aktiverings plan Overvåger misligholdelse JobCenter Fagkyndig sagsbeh. Fagsyst. (KMD Opera) Modtager besked om misligholdelse pr el. tlf. Servicecenter Fagkyndig sagsbeh. ESDH Personoverblik (KMD Sag) Medarb. Registrerer misligholdelse Videresender misligholdelse Modtager besked om misligholdelse pr el. tlf. Fagsys. (KMD Aktiv) Registerer misligholdelse Sender stopafgørelse Afbryder betaling Akltiveres Misligholdelse opdages

18 Bilag 2: Case Kontanthjælp 2015 A Borger Henvender sig pers. til Jobcenter Via Internnetklient Borger finder vejledning i kontanthjælp Udfylder ansøgning og giver samtykke med elektronisk underskrift Fortsætter på 2015 B Borger.dk Dok.Boks Fælles services Servicecenter Jobcenter Fagsyst. Medarb. Fagkyn -dig sagsbeh. Fagsys. ESDH. kerne Stam data Myndighedsdata Klassifikationer SAG PART Medarbejder Kontrollerer og opretter sag Via ESDH klient Stamdata findes KLE nr findes Sag oprettes Opretter sag om ledighed Fagkyndig sagsbeh. Fælles reference Tjekker ans. og dokumentation KLASSIFI- KATION Sagsbeh. tilknyttes Behandler sag Registrerer oplysninger ORGANI- SATION Borger underskriver jobplan elektronisk Danner Jobplan Job plan Distribuerer Jobplan Tilknytter Jobplan til sag om ledighed Placerer jobplan i ledigs indbakke Job plan Henviser til aktivering Tilknytter henvisning Jobplan afsluttet Henvisning Placerer henvisning hos ledig Adviserer ledig Ansøgning og samtykke præsenteres Opretter sag Registrerer advisering Placerer ansøgning og samtykke hos ledig og hos kommune Afslutter ansøgning og samtykke SAG Fælles reference OK? Efterlyser mangler Opretter sag om kontanthjælp PART Stamdata findes Nej Adviserer kommune Ja Sagsbeh. tilknyttes Vurderer og afgør Søger sagsforhold på person ORGANI- SATION Tilknytter dokumenter Leverer dokumenter Registrerer afgørelse Sender afgørelse Leverer sagsforhold på person Adviserer ledig SAG Tilknytter afgørelse Placerer afgørelse hos ledig Bestiller evt betaling Afg. Ansøgning afsluttet Adviserer ledig Melder sig ledig Ansøger om kontanthjælp

19 Case Kontanthjælp 2015 B Borger Fortsat fra på 2009A Henvender sig personligt til JobBro Følger plan? Nej Ja Modtager kontanthjælp JobBroen Jobkonsulent Fagsyst. Kontrollerer og behandler Registrerer oplysninger Ledig underskriver aktiveringsplan Danner Aktiverings plan Distribuerer Aktiveringsplan Overvåger misligholdelse Registrerer misligholdelse Adviserer Dok.Boks Fælles services Servicecenter Jobcenter Fagsyst. Medarb. Fagsys. ESDH. kerne Stam data Aktiveringsplan Akltiveres Medarbejder Myndighedsdata Klassifikationer Tilknytter Aktiveringsplan til sag om ledighed Placerer Aktiveringsplan i ledigs indbakke Adviserer ledig Registrerer misligholdelse Registerer misligholdelse Sagsbehandler kvalificerer misligholdelse Aktiverer sagsbehandler Stopafgørelse Aktiveringsplan Sender stopafgørelse Placerer Stopafgørelse i ledigs indbakke Misligholdelse opdages Adviserer ledig Afbryder betaling Stopafgørelse Tilknytter Stopafgørelse til sag om ledighed